Hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty CP dược phẩm Viêt Hà.doc

Hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty CP dược phẩm Viêt Hà

DANH SÁCH SƠ ĐỒ, BẢNG, BIỂU

Sơ đồ 1: Sơ đồ hạch toán bán buôn qua kho theo hình thức gửi bán

Sơ đồ 2: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ bán buôn trực tiếp qua kho

Sơ đồ 3: Sơ đồ hạch toán bán buôn chuyển thẳng có tham gia thanh toán

Sơ đồ 4: Sơ đồ hạch toán bán buôn chuyển thẳng không thanh toán

Sơ đồ 5: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá

Sơ đồ 7: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ bán hàng trả góp

Sơ đồ 8: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ giảm trừ doanh thu

Sơ đồ 9: Sơ đồ hạch toán chi phí bán hàng

Sơ đồ 10: Sơ đồ hạch toán chi phí quản lý

Sơ đồ 11: Sơ đồ hạch toán xác định kết quả tiêu thụ

Sơ đồ 12: Sơ đồ khái quát kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ:

Sơ đồ 13 : Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty Cổ phần DP Việt Hà

Sơ đồ 14: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần DP Việt Hà

Sơ đồ 15: Sơ đồ tổ chức ghi sổ của công ty

Biểu số1: Các sản phẩm của công ty phân phối trong năm 2006

Biểu số 2: Một số chỉ tiêu tài chính của Công ty năm 2004-2005

Biểu số 3 Hoá đơn ( GTGT )

Biểu số4 Sổ chi tiết tài khoản

Biểu số 5 Sổ cái tài khoản

Tài khoản: 632 -" Giá vốn hàng bán"

Biểu số 6 Sổ cái tài khoản

Tài khoản: 641 - Chi phí bán hàng

Biểu số 7 Sổ cái tài khoản

Tài khoản: 642 - Chi phí quản ký doanh nghiệp

Biểu số 8 Sổ cái tài khoản

Tài khoản: 911 - "Xác định kết quả kinh doanh"

Biểu số 9 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

1

DANH MỤC NHỮNG TỪ VIẾT TẮT

DP: Dược phẩm

TK: Tài khoản

QLDN: Quản lý doanh nghiệp

LỜI NÓI ĐẦU

Cùng với sự phát triển chung của các thành phần kinh tế khác, thànhphần kinh tế tư nhân ngày càng khẳng định vị trí quan trọng của mình trongnền kinh tế của đất nước

Mục tiêu của việc kinh doanh là lợi nhuận, bên cạnh đó cũng không ítrủi ro, để có được thành công đòi hỏi các nhà doanh nghiệp phải tìm tòinghiên cứu thị trường, trên cơ sở đó ra quyết định đưa ra mặt hàng gì Đểphản ánh và cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho Giám đốc nhằm đưa

ra quyết định đúng đắn, kịp thời, phù hợp với tình hình thực tế đòi hỏi phảitổ chức tốt công tác hạch toán kế toán nói chung và công tác kế toán tiêuthụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ nói riêng một cách khoa học, hợplý

Qua quá trình thực tập tổng hợp và đi sâu tìm hiểu ở Công ty Cổ phần

DP Việt Hà em đã lựa chọn đề tài nghiên cứu:

"HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HOÁ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DP VIỆT HÀ”

Mục tiêu của chuyên đề này vận dụng lý luận hạch toán kế toán và kiếnthức đã học ở trường vào nhu cầu thực tiễn về kế toán tiêu thụ và xác địnhkết quả tiêu thụ tại Công ty, từ đó phân tích những điều còn tồn tại, nhằmgóp một phần nhỏ vào công việc hoàn thiện công tác kế toán ở đơn vị Trong chuyên đề này tập trung đánh giá tình hình chung ở đơn vị vềquản lý và kế toán, phân tích quy trình kế toán tiêu thụ và xác định kết quảtiêu thụ ở đơn vị và phương hướng, biện pháp giải quyết các vấn đề thực tếcòn tồn tại Chuyên đề ngoài phần mở đầu và phần kết luận được chia làm

Phần III: MỘT SỐ NHẬN XÉT KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN

CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT

3

QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨMVIỆT HÀ

Do những hạn chế về trình độ và thời gian nên chuyên đề không tránhkhỏi những khiếm khuyết nhất định, nên em mong được các thầy cô cùngcác cán bộ của Công ty nơi em thực tập thông cảm

Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn Cô giáo: Bùi Thị Minh Hải

cùng các anh chị trong Công ty Cổ phần DP Việt Hà đã giúp đỡ chỉ bảo emtrong suốt quá trình thực hiện chuyên đề này

PHẦN I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM VIỆT HÀ

I - TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY

I.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty

Công ty Cổ phần DP Việt Hà có trụ sở tại B3 Tổ 54A – P.Yên Hòa – Q.Cầu Giấy – Hà Nội, được thành lập từ tháng 11 năm 2000 với số đăng kýkinh doanh ………… do Sở Kế hoạch Đầu tư Hà Nội cấp Công ty cótrách nhiệm phân phối các loại dược phẩm phục vụ nhu cầu chăm sóc sứckhoẻ, chữa bệnh cho nhân dân

Với vốn điều lệ là … tỷ đồng, công ty có tư cách pháp nhân , có con dấuriêng và tài khoản Ngân hàng riêng tại Ngân hàng Đầu tư và phát triển.Công ty tự chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh cũng nhưchịu trách nhiệm sđối với các khoản công nợ

Từ khi thành lập đến nay, công ty đã trải qua nhiều khó khăn, đặc biệt lànhững ngày đầu, trong hoàn cảnh chính sách về dược phẩm của Nhà Nướccòn chưa phù hợp với thực tế phát triển của dược phẩm trong cả nước vàhiện nay là sự cạnh tranh gay gắt của cơ chế thị trường và chính sách mởcửa nền kinh tế, nhưng công ty cũng đã có không ít những thành công đángkhích lệ Hiện nay, công ty đã trở thành đơn vị kinh tế độc lập tự tìm đượccho mình hướng đi phù hợp với sự sôi động của thị trường Tuy vậy, Công

ty luôn hướng tới một sự phát triển đa dạng về các sản phẩm có chất lượngtừ các nước phát triển ( Pháp, Đức, Mỹ…) và có xu hướng xây dựng Nhàmáy sản xuất thuốc và các sản phẩm dược trong nước để phục vụ tốt hơncho phần lớn nhân dân Việt Nam

I.2: Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty

I.2.1 Đặc điểm ngành nghề:

Công ty Cổ phần DP Việt Hà nằm trong hệ thống của nghành dược phẩmViệt Nam Có thể nói dược phẩm là 1 ngành sản xuất đặc thù, bởi sản phẩmcủa ngành này là các loại thuốc và các sản phẩm dược phẩm, phục vụ trựctiếp cho nhu cầu về đảm bảo sức khoẻ con người Ngành dược phẩm trong

5

cơ cấu ngành kinh tế của đất nước là một ngành công nghiệp khá quantrọng, đã và đang phát triển tốt Công ty hiện tại chưa tiến hành sản xuấtnhưng hiện tại công ty đang góp phần lớn vào công cuộc tìm đến những sảnphẩm dược phẩm mà sự sản xuất trong nước chưa đủ khả năng đáp ứng.Hiện tại, lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của công ty là phân phối các sảnphẩm dược phẩm nhập khẩu.

I.2.2 Đặc điểm về sản phẩm hàng hoá:

Sản phẩm của công ty là thuốc.Thuốc đảm bảo sức khỏe của con người,hơn thế nữa, ảnh hưởng tới tính mạng con người Đây là đặc trưng tạo ranhiều điểm khác biệt trong quá trình tìm kiếm sản phẩm và kinh doanh củacông ty so với các công ty kinh doanh những mặt hàng khác, như xuất sứcủa sản phẩm, công nghệ sản xuất sản phẩm, các tiêu chuẩn chất lượngquốc tế của sản phẩmv.v…

Do đó, mặc dù công ty nhận thấy nhu cầu về thuốc là thường xuyên, cấpthiết, nhưng công ty không thể tuỳ tiện trong kinh doanh, không thể chỉnghĩ đến lợi nhuận đơn thuần, mà công ty vẫn luôn tính đến yếu tố đạo đứcvà lợi ích Xã hội

Hiện nay, công ty đã và đang phân phối tổng thể trên 10 mặt hàng.Trong đó, mặt hàng chiến lược của công ty là thuốc tiêm (Chiếm 80% tỉtrọng về giá trị) do mặt hàng này có nhu cầu rất lớn

Các mặt hàng chính của công ty được liệt kê trong bảng dưới đây:

Biểu số1: Các sản phẩm của công ty phân phối trong năm 2006

I.2.3 Đặc điểm thị trường kinh doanh:

Thị trường kinh doanh của công ty chủ yếu là thị trường trong nước.Đối với thị trường trong nước, sản phẩm của công ty qua quá trình pháttriển đã xác định được chỗ đứng khá vững chắc, được tiêu thụ rộng rãitrong các viên lớn và đem lại cho Công ty phần lớn tỷ trọng doanh thu Trong những năm gần đây, trong nghành dược diễn ra cuộc cạnh tranh

vô cùng khốc liệt giữa các sản phẩm dược đa dạng từ trung ương đến địaphương, rồi các xí nghiệp sản suất dược quân đội, công an, trường đạihọc, đặc biệt là tình trạng thuốc ngoại đang tràn ngập trên thị trường HàNội và cả nước Điều đáng chú ý là trên khoảng 2/3 thị trường dược kinhdoanh trong vài năm gần đây, các doanh nghiệp tư nhân đang bung rachiếm lĩnh, quảng cáo chào hàng rầm rộ Hơn nữa, một khó khăn chung màhầu hết các công ty gặp phải trong vài năm gần đây là không được Nhànước bảo hộ độc quyền như trước nữa mà phải tự lực hoạt động, vươn lêntìm hướng đi riêng cho mình

Đối với Công ty Cổ phần DP Việt Hà, trong hoàn cảnh đó với sự năngđộng, sáng tạo của toàn thể anh chị em trong công ty, đã đưa công ty vượtqua những khó khăn Vị thế của công ty trên thị trường thuốc hiện nay làkhá chắc chắn Công ty đã rất quan tâm đến hoạt động marketing và khâutiêu thụ sản phẩm, nắm bắt những thông tin luôn chuyển biến không ngừng

7

của thị trường để điều chỉnh chiến lược kinh doanh và bổ sung những sảnphẩm mới có công dụng và hiệu quả cao được người tiêu dùng lựa chọn.Thương hiệu của công ty theo thời gian sẽ in sâu vào tâm trí của người tiêudùng bởi uy tín và chất lượng của các sản phẩm mới, hiệu quả điều trị caotừ những nước có nền sản xuất dược phẩm phát triển.

I.2.4.Đặc điểm về quy mô hoạt động:

Công ty Cổ phần DP Việt Hà thuộc loại công ty thương mại quy mô vừathể hiện ở một số chỉ tiêu sau:

- Tổng nguồn vốn kinh doanh: 4,5 tỷ

- Lao động: 48 nhân viên

- Thu nhập trung bình của nhân viên: 1,5 tr đồng/ tháng

Tổng số lao động trong công ty là 48 người, quản lý là 5 người Nhânviên của công ty được tuyển dụng với những tiêu chí rất cao, và chất lượng.( Bằng cấp, tư cách đạo đức, làm việc, kinh nghiệm…)

I.2.5 Đặc điểm kết quả hoạt động kinh doanh:

Trong sự cạnh tranh khốc liệt của cơ chế mở cửa và sự non trẻ của công

ty mới thành lập, công ty gặp không ít khó khăn, song do sự nỗ lực sáng tạoBan giám đốc, quản lý và của tập thể nhân viên, công ty đã vượt qua nhữngkhó khăn trước mắt để ổn định kinh doanh đẩy mạnh các hoạt dộngmarketing nâng cao chất lượng sản phẩm, nhằm đáp ứng nhu cầu kháchhàng và nhu cầu thị trường

Doanh thu của công ty đã tăng nhanh từ 14 tỷ (2005) lên 24 tỷ đồng(2006) Hiệu quả trong kinh doanh đã giúp công ty giải quyết những khókhăn, tạo được vốn để tái sản xuất kinh doanh, Sản phẩm nhập khẩu vềđược tiêu thụ ở hầu hết các tỉnh thành trong cả nước, đặc biệt là các tỉnhthành phía Bắc

Biểu số 2: MỘT SỐ CHỈ TIÊU TÀI CHÍNH CỦA CÔNG TY

2005/2006 (lần)

I.3 Bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh:

Bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần DP Việt Hà được tổ chức theo môhình trực tuyến chức năng Toàn bộ 48 nhân viên (kể cả lao động hợpđồng) được tổ chức thành 4 đơn vị trực thuộc dưới sự điều hành chung củaban Giám đốc.Mô hình này giúp công ty phát huy được năng lực chuyênmôn của các bộ phận chức năng nhưng vẫn bảo đảm quyền chỉ huy của hệthống trực tuyến

Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban được phân như sau

Sơ đồ 2 : Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty Cổ phần DP Việt Hà

I.3.1 Hội đồng quản trị:

Chủ tịch hội đồng quản trị : có toàn quyền nhân danh công ty , quyếtđịnh những vấn đề có liên quan đến mục đích quyền lợi của công ty phùhợp với pháp luật Chủ tịch hội đồng quản trị là người có cổ phần cao nhấttrong công ty

I.3.2 Giám Đốc

Giám đốc : là ngưòi chịu trách nhiệm phụ trách chung , giám đốc làngười điều hành mọi hoạt động kinh doanh của công ty , có quyền tuyểndụng lao động ,và cũng là ngưòi có quyền quyết định thôi việc đối với cácnhân viên dưói quyền Đưa ra chiến lược phát triển chung của công ty trongmột giai đoạn nhất định

I.3.3 Phòng Kinh doanh:

Chịu sự điều hành trực tiếp của giám đốc

Phòng Kinh doanh gồm 18 cán bộ trong đó có 16 dược sĩ đại học vàtrung cấp chuyên ngành Những cán bộ này có các nhiệm vụ và chức năngsau đây:

- Cùng Giám đốc lập kế hoạch kinh doanh cho từng nhóm trong phòngkinh doanh

-Nhóm Marketing: Gồm những cán bộ có nhiệm vụ khai thác nguồnhàng, tìm bạn hàng để ký hợp đồng với các khách hàng lớn của công ty.-Nhóm cửa hàng: Có nhiệm vụ giới thiệu và bán sản phẩm của công tytới các đại lý và hiệu thuốc

I.3.4 Phòng Nhân sự:

Phòng gồm 3 người Trưởng phòng quản lý nhân sự, điều hành toàn bộcông việc chung của phòng Phòng Nhân sự có nhiệm vụ tuyển dụng,tuyển mộ, lập kế hoạch đào tạo cho nhân viên toàn công ty Giải quyết chếđộ theo quy định của Nhà nước, cũng như chế độ riêng do công ty đề racho nhân viên ký hợp đồng dài hạn Quản lý thời gian làm việc của cácnhân viên trong công ty Là nơi để nhân viên có thể bày tỏ ý kiến của minhvề chính sách của Công ty

I.3.5 Phòng kế toán

Làm nhiệm vụ trực tiếp quản lý tình hình tài chính của công ty Phònggồm 4 nhân viên chịu sự giám sát điều chỉnh của Giám đốc

Trưởng phòng phụ trách hoạt động chung của các kế toán: Tiền mặt, tiềngửi ngân hàng, kế toán kho, kế toán TSCĐ, phương pháp hạch toán củaphòng kế toán gồm

I.4 Phương thức tiêu thụ hàng ở Công ty Cổ phần DP Việt Hà

Công ty Cổ phần DP Việt Hà là một Công ty kinh doanh thương mạivới nhiều mặt hàng đặc thù của ngành dược đó là thuốc.Công ty nhập khẩuthuốc từ nhiều nước có ngành sản xuất dược phẩm phát triển như : HànQuốc, Ấn Độ, Pháp, …với khối lượng nhập lớn Nhằm đạt mục tiêu tối đahoá lợi nhuận Công ty đã áp dụng một số hình thức tiêu thu như sau: Bánbuôn, bán lẻ, bán gửi qua đường bưu điện

I.4.1 Bán buôn

Đặc trưng của bán buôn là bán với số lượng lớn, nhưng hàng hoá đượcbán buôn vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông: Khi nghiệp vụ bán buôn phátsinh là tức là khi hợp đồng kinh tế đã được ký kết, khi hợp đồng kinh tế đãđược ký kết phòng kế toán của Công ty lập hoá đơn( GTGT) , MS 01-GTKT - 3LL Hoá đơn được lập thành ba liên, liên 1 lưu tại gốc, liên 2 giaongười mua, liên 3 dùng để thanh toán Phòng kế toán cũng lập phiếu xuấtkho, phiếu xuất kho cũng được lập thành ba liên

Nếu việc bán hàng thu được tiền ngay thì liên thứ 3 trong hoáđơn( GTGT) được dùng làm căn cứ để thu tiền hàng, kế toán và thủ quỹdựa vào đó để viết phiếu thu và cũng dựa vào đó thủ quỹ nhận đủ số tiềnhàng

Khi kiểm tra số tiền đủ theo hoá đơn GTGT mà người mua thanh toánkế toán thu chi TM và thủ quỹ sẽ ký tên vào phiếu thu, nếu khách hàng yêucầu cho một liên phiếu thu thì tuỳ theo yêu cầu kế toán thu tiền mặt sẽ viết

ba liên phiếu thu sau đó xé một liên đóng dấu và giao cho khách hàng thểhiện việc thanh toán hàng hoá đã hoàn tất

Cân đối với phiếu xuất kho kế toán cũng ghi ba liên Liên một lưu tạicuống , liên hai giao cho thủ kho giữ , liên ba dùng để lưu hành nội bộkhông có giá trị thanh toán và đi đường

Trong phương thức bán buôn có hai hình thức:

11

Bán buôn qua kho : theo hình thức này, Công ty xuất hàng trực tiếp từkho giao cho người mua Người mua cầm hoá đơn GTGT và phiếu xuất dophòng kế toán lập đến kho để nhận hàng Hàng hoá được coi là tiêu thụ khingười mua đã nhận và ký xác nhận trên hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Việcthanh toán hàng có thể bằng tiền mặt, ngân phiếu, séc.

Bán buôn vận chuyển thẳng: Theo phương thức này Công ty cử ngườiở phòng kinh doanh đi đến cảng hoặc sân bay để nhận hàng sau đó làm thủtục nhận hàng, khi thủ tục nhận hàng đã xong phòng kế toán lập hoá đơnGTGT gồm ba liên sau đó xé liên hai và ba giao cho phòng kinh doanh.Phòng kinh doanh cử người mang hoá đơn tới người mua hàng đồng thờivận chuyển thẳng số hàng hoá đã có HĐ GTGT cho người mua ( khôngqua kho ) Hàng hoá được coi là tiêu thụ khi người mua nhận đủ hàng kýxác nhận trên chứng từ bán hàng của Công ty, việc thanh toán tiền hàng cóthể bằng séc, TM, ngân phiếu hoặc chuyển khoản

I.4 2 Bán lẻ

Hình thức bán lẻ được áp dụng tại văn phòng Công ty và tại kho Công

ty thực hiện bán lẻ theo phương thức thu tiền tập trung tức là khi phát sinhnghiệp vụ bán lẻ hàng hoá thì kế toán hàng hoá lập hoá đơn GTGT Trườnghợp nếu bán lẻ tại Công ty thì kế toán hàng hoá lập hoá đơn GTGT lấy đầyđủ chữ ký của người mua, thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng sau đó dựa vào

HĐ GTGT kế toán thu chi sẽ viết phiếu thu chi với số tiền đủ theo hoá đơn( nếu KH trả hết một lần ) Trường hợp bán lẻ nhưng khách yêu cầu manghàng tới tận nhà thì kế toán hàng hoá cũng lập hoá đơn GTGT sau đó giaocho người mang hàng 2 liên: Liên 2( liên đỏ) giao cho khách hàng, liên 3(liên xanh ) có giá trị để thanh toán Sau khi đã giao hàng và thu tiền song,người được phân công đi giao hàng có trách nhiệm nộp số tiền đó chophòng kế toán kèm hoá đơn GTGT ( liên 3 - liên xanh)

I.4.3 Phương thức bán buôn qua đường bưu điện.

Theo phương thức này sau khi nhập khẩu một số lô hàng nào đó vềCông ty gửi các thư chào hàng, có thể bằng điện thoại, Fax tới các tỉnh, TPnơi có các Nhà thuốc mua buôn Khi một Công ty, Nhà thuốc nào đó cónhu cầu về một mặt hàng nào đó có thể gọi điện cho Công ty để cùng thoả

thuận về mặt hàng hoá, chất lượng và giá cả Nếu những thương lượng đóđược thoả thuận giữa hai bên (có thể 3 bên ) tiến hành lập các hợp đồngmua bán Dựa vào hợp dồng mua bán, kế toán hàng hoá lập hoá đơnGTGT, phiếu xuất kho sau đó, phòng kinh doanh mang hàng đi gửi (có thểgửi qua đường tàu, đường hàng không…) tới địa chỉ của khách hàng muabuôn.

Việc thanh toán cũng phụ thuộc vào sự thoả thuận của hai bên có thểbằng tiền mặt cũng có thể bằng chuyển khoản Thông thường số tiền màbên mua thanh toán đợt một bằng 95% giá trị của hợp đồng mua bán, sốcòn lại sẽ trả sau

- Phương hướng và kế hoạch trong thời gian tới

+Mở rộng nhập khẩu nhiều loại thuốc cung cấp cho các đơn vị cónhu cầu

+ Nhập dây chuyền công nghệ sản xuất thuốc viên và tiêm để tiếnhành sản xuất trong nước nhằm giảm giá thành của thuốc, giải quyết vấn đềvề sự leo thang của giá thuốc trên thị trường hiện nay

+Nhập khẩu các loại thiết bị y tế

I.5 Tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán Công ty Cổ phần

DP Việt Hà

I.5.1.Bộ máy kế toán:

Phòng kế toán của công ty gồm 4 người, được phân công nhiệm vụ cụthể , tạo thành một bộ máy kế toán hoàn chỉnh, hoạt động trên nguyên tắctập trung, có nhiệm vụ tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện cáccông tác kế toán trong phạm vi công ty, giúp lãnh đạo công ty tổ chức côngtác quản lý và phân tích hoạt động kinh tế, hướng dẫn chỉ đạo và kiểm tracác bộ phận trong công ty, thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép, hạch toántheo chế độ và chuẩn mực

Sơ đồ 14: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần DP Việt Hà

13

KẾ TOÁN TRƯỞNG

Kế toán

hàng hoá

Kế toán tổng hợp

Kế toán kiêm Thủ quĩ

Kế toán công nợ

Đứng đầu bộ máy kế toán là Kế toán trưởng Kế toán trưởng có nhiệmvụ quản lý điều hành phòng kế toán, chỉ đạo thực hiện triển khai công táctài chính kế toán của Công ty, tổ chức thiết lập các văn bản, biểu mẫu báocáo tài chính, tham mưu cho Giám đốc xây dựng các kế hoạch tài chính,chiến lược kinh doanh, lập kế hoạch tài chính tín dụng, kế hoạch chi phíkinh doanh, giải quyết quan hệ về tài chính, tín dụng với các đơn vị liênquan, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc.

- Kế toán hàng hoá Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập xuất tồn nguyên

vật liệu, hàng hoá, thành phẩm, tình hình bán hàng, tiêu thụ hàng hoá củadoanh nghiệp

- Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ theo dõi phần thanh toán tiền lương, bảo

hiểm xã hội, tài sản cố định, tập hợp chi phí toàn doanh nghiệp và tính giáthành sản phẩm

- Kế toán kiêm thủ quĩ: Có nhiệm vụ giữ tiền mặt, căn cứ vào chứng từ

gốc hợp lệ để thu hoạch chi tiền mặt Thủ quĩ ghi phần thu, chi tiền mặt vàocuối ngày và đối chiếu với số liệu của kế toán thanh toán tiền mặt Ngoài racòn làm công việc kế toán

- Kế toán công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi công nợ và cung cấp thông tin

về tình hình công nợ của Công ty một cách nhanh chóng và chính xác Toàn nhân viên của phòng kế toán chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Kế toántrưởng

I.5.2 Tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần DP Việt Hà

I.5.2.1 Chứng từ áp dụng.

Chứng từ ở Công ty sử dụng là bộ chứng từ do bộ tài chính phát hànhnhư phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, hoá đơn bánhàng , hoá đơn GTGT…

I.5.2.2 Hệ thống tài khoản kế toán của Công ty áp dụng :

Hệ thống tài khoản kế toán của Công ty áp dụng thống nhất hệ thốngtài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định 1141TC-QĐ/CĐKT ngày 1-11-1995 của Bộ tài chính

I.5.2.3 Hệ thống sổ sách, báo cáo kế toán.

* Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ:

+ Nội dung

Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chépcác nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian (nhật ký) Sổ nàydùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, qiản lý chứng từ ghi sổ,vừa để kiểm tra, đối chiếu số liệu với Bảng Cân Đối số phát sinh

+ Kết cấu và phương pháp ghi chép:

Cột 1: Ghi số liệu của chứng từ ghi sổ

Cột 2: Ghi ngày tháng lập chứng từ ghi sổ

Cột 3: Ghi số tiền của chứng từ ghi sổ

Cuối trang sổ cộng luỹ kế để chuyển sang trang sau

Đầu trang sổ phải ghi số cộng trang trước chuyển sang

Cuối tháng, cuối năm, kế toán cồng tổng số tiền phát sinh trên Sổ Đăngký chứng từ ghi sổ, lấy số liệu đối chiếu với Bảng cân đối phát sinh

* Sổ cái

+ Nội dung

Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phátsinh theo tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán ápdụng cho doanh nghiệp

15

Số liệu ghi trên sổ Cái dùng để kiểm tra, đối chiếu với số liệu ghi trênsổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết dùng để lập cácBáo cáo Tài chính

Công ty Cổ phần DP Việt Hà dùng những sổ cái sau phục vụ cho quátrình hạch toán kế toán tiêu thụ, và xác định kết quả tiêu thụ: Sổ Cái TK

Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các chi tiêu chi tiết về tìnhhình tài sản, vật tư, tiền vốn, tình hình hoạt động và kết quả kinh doanh củadoanh nghiệp, và làm căn cứ để lập Báo cáo Tài Chính

Trong Công ty mở những sổ chi tiết sau:

- Sổ chi tiết hàng hoá

- Thẻ kho hàng hoá

- Sổ chi tiết chi phí trả trước, chi phí phải trả

- Sổ chi tiết thanh toán với người bán, người mua …

- Sổ chi tiết tiêu thụ

tập hợp bảng kê, sổ chi tiết, từ đó đưa vào sổ cái, sổ tổng hợp chi tiết, lênbảng cân đối phát sinh, cuối quý lên báo cáo Tài Chính.

Sơ đồ 15: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC GHI SỔ CỦA CÔNG TY

: Ghi hàng ngày

: Ghi cuối tháng

: Đối chiếu, kiểm tra

Nhìn vào sơ đồ ta thấy kế toán Công ty có một số thiếu sót khi sửdụng hình thức chứng từ ghi sổ và những thiếu sót này em xin đưa ra mộtsố nhận xét và kiến nghị ở phần III của chuyên đề này

Bảng cân đối tài khoản

Báo cáo tài chính

PHẦN II KẾ TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HÓA VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦ N DƯỢC PHẨM VIỆT HÀ

II.1 Đặc điểm của quá trình tiêu thụ

Việc bán hàng của Công ty chủ yếu được tổ chức thực hiện trên 3phương thức: Bán buôn, bán lẻ, bán qua đường bưu điện Tuỳ vào từngphương thức giao hàng, hình thức thanh toán mà kế toán bán hàng( tiêuthụ) cũng khác nhau

Mặt khác, hàng tháng quá trình tiêu thụ cũng không giống nhau việctiêu thụ diễn ra không được đều đặn, doanh thu bán hàng có tháng nhiềutháng ít Đó là điều tất nhiên

II.1.1 Kế toán tiêu thụ hàng hoá theo phương thức bán buôn.

Khi Công ty nhập khẩu một lô hàng nào đó khi hàng đã về tới kho hoặchàng đang đi đường về bộ phận bán hàng của Công ty sẽ gửi thư chào hàng(có thể trực tiếp gọi điện thoại) tới các khách mua buôn của Công ty Quaviệc trao đổi về nhu cầu mua bán của hai bên và trên cơ sở đơn hỏi hàng vàthư chào hàng của Công ty đưa ra, hai bên sẽ đàm phán và ký kết hợpđồng( hợp đồng mua bán) , căn cứ vào hợp đồng đã ký kết hay đơn đặthàng đã được phê duyệt bởi Giám đốc, phòng kế toán lập hoá đơn giá trịgia tăng Hoá đơn giá trị gia tăng (Biểu số 2) vừa là hoá đơn bán hàng, vừalà căn cứ để xuất kho, vừa là căn cứ để hạch toán doanh thu Đối với ngườimua hàng làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán.Hoá đơn gía trị gia tăngđược lập làm 3 liên (kê giấy than viết 1 lần) :

Liên 1: Lưu tại quyển hoá đơn gốc do phòng kế toán giữ để theo dõihàng ngày

Liên 2: Giao cho khách hàng làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toánđơn vị mua

Liên 3 : Giao cho thủ kho dùng để ghi sổ kho sau đó chuyển cho kếtoán ghi sổ và làm thủ tục thanh toán

Trên mỗi hoá đơn bán hàng có đầy đủ họ tên khách hàng, địa chỉ, hìnhthức thanh toán, khối lượng đơn giá của từng loại hàng hoá bán ra, tổngtiền hàng, thuế giá trị gia tăng và tổng số tiền phải thanh toán.

Sau khi lập hoá đơn giá trị gia tăng nhân viên phòng kinh doanh sẽ cầmhoá đơn này xuống kho làm thủ tục xuất hàng Ở kho, khi nhận được hoáđơn, thủ kho sẽ ghi vào sổ kho theo số lượng hàng được bán Sổ kho do thủkho mở hàng quý và mở chi tiết cho từng loại hàng hoá Thủ kho có nhiệmvụ theo dõi chi tiết hàng hoá nhập, xuất, tồn và sau ghi vào sổ kho, thủ khomang hoá đơn GTGT đến cho phòng kế toán Đến cuối tháng, thủ kho tínhsố tồn kho từng loại hàng hoá để đối chiếu với phòng kế toán

Ở phòng Kế toán: Sau khi nhận được chứng từ về tiêu thụ hàng hoá dothủ kho mang tới, kế toán kiểm tra tính pháp lý rồi ký duyệt Mỗi loạithuốc đều được kế toán cho một mã riêng nên khi nhận được hoá đơn giátrị gia tăng kế toán phải tra mã của mặt hàng được bán để nhập vào máy vitính Kế toán tiêu thụ sủ dụng sổ chi tiết hàng hoá, bảng tổng hợp nhập xuấttồn, sổ chi tiết doanh thu bán hàng (Biểu số 3, 4, 5) để theo dõi hàng hoá vềsố lương và giá trị

Ví dụ:

Cụ thể: Ngày 5 Tháng 12 Năm 2006

Giữa Công ty Cổ phần DP Việt Hà và Bệnh viện 103 có hợp đồngmua bán thuốc 400 lọ thuốc Trexofin 1g giá bán 20 953 380 đ chưa baogồm thuế (thuế VAT 5 %)

Theo như hợp đồng ký kết giữa hai bên, Bệnh viện 103 sẽ thanh toáncho Công ty Cổ phần DP Việt Hà theo hình thức trả bằng tiền mặt Do vậycăn cứ vào hợp đồng và hoá đơn GTGT kế toán hàng hoá hạch toán nhưsau:

Cũng trong ngày 5/12/2006 Công ty nhận được tiền do Bệnh viện 103trả tiền hàng Khi đó kế toán công nợ lập phiếu thu tiền hàng Căn cứ vàophiếu thu ngày 5/12/2006, kế toán công nợ ghi định khoản:

Nợ TK 1111: 22 000 000đ Có TK 131: 22 000 000đ

Biểu số 3 HOÁ ĐƠN ( GTGT ) Mẫu số: 01 GTKT-3LL

Liên 3: (Dùng để thanh toán)

Họ, tên người mua:……

Đơn vị: Khoa Dược Bệnh viện 103

Địa chỉ: Hà Đông – Hà Tây

Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

( Ký, họ tên ( Ký, ghi rõ họ, tên) ( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên)

21

Biểu số 4 SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN

TÀI KHOẢN: 511 - "DOANH THU BÁN HÀNG"

TỪ NGÀY : 01/12/2006 ĐẾN NGÀY 31/12/2006

Dư nợ đầu kỳ: 0

Chứng từ

Lập, ngày tháng năm

Người ghi sổ

II.1.2 Kế toán tiêu thụ hàng hoá theo phương thức bán lẻ.

Theo phương thức này viêc bán lẻ chủ yếu diễn ra tại văn phòng củaCông ty, và thường khách hàng xem hàng nếu đồng ý về chất lượng và giácả thì sẽ mua hàng và trả tiền ngay, tuy nhiên doanh thu bán lẻ thườngkhông lớn Nếu việc bán lẻ phát sinh qua điện thoại hoặc qua Fax nghĩa làkhách hàng gọi điện trực tiếp tới phòng kinh doanh của công ty về việcmua một loại hàng hoá nào đó và yêu cầu chuyển tới tận nơi, khi đó phòngkế toán sẽ viết HĐ GTGT và xé 2 liên( liên 2 và liên 3) cho người giao

hàng( thường là nhân viên phòng kinh doanh và phòng kỹ thuật) và yêucầu người mua hàng ký vào để thể hiện tính hợp lệ, hợp pháp của hoá đơn.Ví dụ: Ngày 10/11/2006 Công ty TNHH DP Đa Phúc tới văn phòngcủa công ty xem hàng và đã mua 100 hộp Ery 250mg Đơn giá 128 571 đ/hộp( chưa VAT) Công ty Đa Phúc đồng ý mua và sẽ thanh toán bằng tiềnmặt Khi đó kế toán hàng hoá lập định khoản:

II 1.3 Tiêu thụ theo phương thức gửi qua đường bưu điện

Phương thức này thường phát sinh với những khách hàng buôn hay bạnhàng quen thuộc của Công ty, đã có sự tin cậy và hiểu biết về nhau Trongtrường hợp các khách hàng của Công ty đều là khách hàng ở Thành Phố HồChi Minh, TP Đã Nẵng… Ví dụ như: Công ty Lập Thanh, Công ty ĐôngPhú, Công ty Sài Thành…

Ví dụ : Ngày 16/12/2006 Công ty Sài Thành tại Đà Nẵng đã mua củaCông ty Việt Hà 1000 lọ Cefacyxim 1g đơn giá 47 619đ/ lọ chưa thuế( VAT 5%).Theo như thường lệ Công ty Việt Hà sẽ viết hoá đơn ( GTGT)sau đó xé liên 2 gửi kèm hàng hoá vào cho Công ty Sài Thành, việc chuyểnhàng này thực hiện bởi nhân viên phòng kinh doanh Hàng sẽ được đónghộp sau đó chuyển ra ga Hà Nội và gửi vào Công ty Sài Thành

23

Về hình thức thanh toán: Công ty Sài Thành sẽ thanh toán bằng hìnhthức chuyển khoản.

Khi phát sinh nghiệp vụ tiêu thụ kế toán hàng hoá lập định khoản sau:Nợ TK 632: 43 517 000đ

Cụ thể: Vào ngày31/12/2006 để phục vụ cho công việc quyết toán thuếGTGT kế toán công ty đã lập bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ

bán ra như sau: ( Kèm theo tờ khai, Thuế GTGT) Biểu số 6, 7, 8

Việc tiêu thụ hàng hoá cuả Công ty có thể thu được tiền ngay cũng cóthể khách hàng chấp nhận nợ, vì vậy để việc theo dõi công nợ với người

mua được chính xác, kế toán Công ty đã sử dụng TK 131 – “ Phải thu của

khách hàng” để theo dõi công nợ Điều này có nghĩa là mọi nghiệp vụ liênquan đến công nợ phải thu đều được thể hiện qua TK 131 Để phục vụ choviệc cung cấp thông tin về công nợ một cách nhanh chóng, chính xác, kếtoán công ty còn sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người mua, sổ chi tiết

TK 131, bảng tổng hợp TK 131