Hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại Công Ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính.DOC

Hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại Công Ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính

MỤC LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT VẮT

DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU

10 ERP : Enterprise Resource Planning

11 ESW : Education Soft Ware.

12 GTGT :Giá trị gia tăng.

19 VAT : Thuế giá trị gia tăng.

20 VOIP : Voice over Internet Protocol

21 WTO : World Trade Organization.

DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU

Sơ đồ

Sơ đồ 01: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý và hoạt động kinh doanh của Công ty cổ

phần thế giới máy tính

Sơ đồ 02 : Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Công ty cổ phần thế giới máy tính

Sơ đố 03: Sơ đồ qui trình xử lý số liệu của phần mềm kế toán accnet

Sơ đồ 04 : Qui trình xử lý sổ sách kế toán theo hình thức nhật ký chung theo

Sơ đồ 05 : Qui trình kinh doanh hàng hóa tại Công ty cổ phần thế giới máy tính

Sơ đố 06: Quy trình luân chuyển chứng từ trong nghiệp vụ bán hàng tại Công ty cổ

phần thế giới máy tính

Sơ đồ 07: Kế toán chi tiết hàng hóa tồn kho theo phương pháp thẻ song song

Bảng

LỜI MỞ ĐẦU

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay với xu hướng toàn cầu hoá và hợp tác hoá, tạo nên một môi trường có nhiều thuận lợi nhưng chứa không ít những khó khăn về sự cạnh tranh mạnh mẽ quyết liệt giữa các doanh nghiệp Đặc biệt với xu thế phát triển mạnh mẽ như vũ bão của công nghệ thông tin hiện đại của thế giới, đòi hỏi các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực này phải có sự nắm bắt nhanh, áp dụng một cách có hiệu quả, biến thuận lợi - thời

cơ – thách thức thành cơ hội phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh cho doanh nghiệp mình.

Trong công cuộc công nghiệp hoá - hiện đại hoá của Việt Nam, chúng

ta đã đề râ chiến lược phát triển công nghệ thông tin là một chiến lược mũi nhọn, có khả năng đáp ứng được nhu cầu về thông tin trong quản lý nhà nước

và trong tất cả các hoạt động kinh tế - chính trị - văn hóa – xã hội Nắm bắt được ưu thế này, các Công ty tin học lần lượt ra tạo nguồn cung dồi dào và phục vụ được nhu cầu hội nhập thế giới của Việt Nam Công Ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính cũng ra đời trong hoàn cảnh đó.

Mang trên mình là mô hình doanh nghiệp thương mại, do vậy hoạt động kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa là một trong những thành phần chủ yếu của doanh nghiệp, một khâu không thể thiếu được trong mỗi chu kỳ kinh doanh Không chỉ có vậy, hiệu quả của phần hành này còn quyết định tới sự thành công hay thất bại, tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh giúp doanh nghiệp xác định được lãi (lỗ) qua các kỳ kinh doanh, có thể xác định được nguyên nhân là do đâu, chủ yếu do hoạt động nào – do mặt hàng nào… Như vậy, các thông tin được cung cấp từ kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh

là vô cùng quan trọng và cần thiết, nó giúp cho nhà quản lý đưa ra được những chính sách và chiến lược phù hợp để tiếp tục trên đà phát triển

Công Ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính là một Công ty như vậy, hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin, có mô hình là doanh nghiệp thương mại Như các doanh nghiệp khác đều đặt ra cho mình mục tiêu, kế hoạch, chiến lược “ hiệu quả bán hàng và kết quả bán hàng cao nhất”.

Với khát khao được tìm hiểu sâu hơn về thực tiễn hoạt động công tác

kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh, và được sự giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ công nhân viên Công Ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính cùng sự chỉ bảo tận tình của cô giáo hướng dẫn, em đã chọn đề tài chuyên đề của

mình: “Hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại Công Ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính”

Kết cấu chuyên đề

Phần I : Khái quát chung về hoạt động kinh doanh và hoạt động tổ chức

kế toán tại Công Ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính.

Phần II : Kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại Công Ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính.

Phần III : Phưong hướng hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại Công Ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính.

Mặc dù đã cố gắng nhưng với kiến thức và hiểu biết còn hạn chế nên chuyên đề không thể tránh được nhiều sai sót và khiếm khuyết Em rất mong nhận được sự góp ý, chỉ dẫn của cố giáo Đặng Thuý Hằng, các cô chú anh chị trong Công ty để em hoàn thành tốt chuyên đề của mình.

Em xin chân thành cảm ơn !

PHẦN I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG KINH DOANH

VÀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

THẾ GIỚI MÁY TÍNH

1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẨN THẾ GIỚI MÁY TÍNH

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty.

Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính được thành lập và hoạt động theo quyết định số 0103001397 của Sở Kế Hoạch và Đầu Tư thuộc Uỷ Ban Nhân Dân Thành Phố Hà Nội ngày 25 tháng 9 năm 2002 với chức năng dịch vụ, cung cấp phần mềm máy tính, phần mềm giáo dục và thiết bị văn phòng, dựa trên sự hợp tác của những

kỹ sư làm việc trong các ngành khoa học cơ bản, khoa học ứng dụng như : công nghệ thông tin, thiết kế công nghiệp, công nghệ giải trí, kỹ thuật xây dựng Công ty có một quá trình hình thành và phát triển với nhiều thay đổi do biến động của tình hình kinh doanh cũng như xu thế của thị trường

Hiện nay Công ty có tên Công ty Cổ phần Thế giới Máy Tính với tên giao dịch quốc tế : COMPUTER WORLD JOINT- STOCK COMPANY

Tên viết tắt : CWORLD

Trụ sở chính đặt tại : P102-K7A - TT BÁCH KHOA – P BÁCH KHOA-

Tháng 04 – 2002 Thành lập với tên Công ty TNHH Nam Long, ban đầu thành lập Công ty chỉ là một trụ sở nhỏ làm nơi giao dịch để thực hiện các dự án về các thiết bị máy tính cung cấp theo đơn đặt hàng của khách hàng quen thuộc.

Trong những ngày đầu mới thành lập, Công ty còn gặp khá nhiều những khó khăn như :cơ sở vật chất còn hạn chế, vốn kinh doanh ít, vốn bị chiếm dụng lớn do chưa có được chính sách hợp lý, đội ngũ nhân viên trình độ nghiệp vụ còn hạn chế do tuổi nghề còn non trẻ - ít kinh nghiệm, các trang thiết bị còn thiếu thốn lạc hậu Công

ty lúc này chủ yếu cung cấp các thiết bị văn phòng, các phần mềm máy tính, thiết bị ngoại vi, cung cấp các dịch vụ tư vấn kỹ thuật …theo các đơn đặt hàng quen của khách hàng quen, các dự án kinh doanh

Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính là một doanh nghiệp nhỏ tự bươn chải trong cơ chế thị trường mạnh mẽ, cùng với những biến động khách quan về giá cả thường là có xu hướng lạm phát cả trong nước nói riêng và quốc tế nói chung ; tỷ giá ngoại tệ thay đổi; chính sách chế độ Nhà nước tác động mạnh mẽ đến quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty Cùng với xu thế hợp tác hóa toàn cầu hoá, đến tháng

05 – 2002 Công ty trở thành đại lý cấp I của các hãng máy tính và thiết bị công nghệ thông tin lớn như IBM, HP, COMPAG, D-LINK, US-ROBOTIC và đại lý phân phối độc quyền thiết bị mã vạch các hãng : METROLOGIC (USA), DATAMAX (USA), PEGASUS ( TAIWAN) tại miền bắc Việt Nam Đến tháng 07 – 2002 Chính thức hợp tác với Công ty Lạc Việt ( Công ty phần mềm lớn nhất Việt Nam) trong triển khai giải pháp quản lý doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning), áp dụng những công nghệ mới như : mã vạch, từ, cảm ứng, vân tay

Dưới sự chỉ đạo sát sao của ban lãnh đạo Công ty với mục tiêu chiến lược rõ ràng

và có tính khả thi, sự phấn đấu nỗ lực không ngừng của toàn thể cán bộ trong Công ty, Công ty đã tồn tại và không ngừng lớn mạnh và hoàn thiện nên đến tháng 10 – 2002, Công ty chính thức cổ phần hoá Công ty và đổi tên thành Công ty Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính

Trong quá trình hoạt động với nỗ lực của nhà quản lý cùng cán bộ công nhân viên, Công ty muốn mở rộng lĩnh vực hoạt động và đối tác Vì vậy tháng 11 – 2002

Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính đã phát triển thêm lĩnh vực hoạt động mới: Giải pháp tự động hóa quản lý, ứng dụng công nghệ mã vạch vào quản lý sản xuất, quản

lý chất lượng, quản lý nhà hàng – khách sạn…Tháng 04 – 2003 , Công ty tiếp tục hợp tác với IBM để trở thành đại lý phân phối độc quyền hệ thống bán hàng tự động cho Nhà hàng – siêu thị - khách sạn của IBM ( P.O.S) tại miền bắc Việt Nam

Khi đã có chỗ đứng trên thị trường và có những bạn hàng, đối tác kinh doanh quen thuộc, Công ty đã tìm được cho mình một lĩnh vực mà thị trường còn tiềm năng

đó là thị trường phần mềm giáo dục Đến tháng 01-2004 Công ty đã chuyển sang hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực cung cấp phầm mềm giáo dục Cụ thể Công ty đưa những phương pháp giáo dục tiên tiến của nước ngoài về Việt Nam, kết hợp với Bộ Giáo Dục Đào Tạo, Vụ giáo dục mầm non, Công ty IBM ( bộ phận phát triển) để Việt hóa và triển khai tại Việt Nam Hợp tác với Công ty VSion Global của Singapore trong lĩnh vực phần mềm giáo dục, đặc biệt là cho giáo dục mầm non và tiểu học Tháng 07 –

2004 Hợp tác với Công ty Informan và Netnam trong lĩnh vực VOIP Tháng 10 – 2004 Phát triển thành công một loạt phần mềm cho giáo dục Mầm non : Phần mềm Quản lý Dinh Dưỡng Nutrikids ; Phần mềm vui học Kidsmart ; Phần mềm Quản lý và chăm sóc trẻ em Babycare ; Mạng Website cho các trường Mầm non trên toàn quốc ; và còn nhiều giải pháp khác cho giáo dục mầm non

Hiện nay, Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính đã đạt được một số những thành tựu đáng ghi nhận, trong đó có một số chỉ tiêu phát triển toàn diện như nguồn nhân lực, tăng trưởng vốn trong đầu tư đa kỳ, thị phần ổn định ngày càng mở rộng và đặc biệt là giành được ngày càng nhiều sự tin cậy của các đối tác kinh doanh cũng như của quý khách hàng

Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính là đơn vị tiên phong ứng dụng Công nghệ thông tin vào trong hệ thống giáo dục ở Việt Nam, Công ty hiện đang cung cấp các phần mềm, các giải pháp giáo dục đồng bộ, với mong muốn góp phần đưa hệ thống giáo dục Việt Nam tiếp cận với những phương pháp dạy và học tiên tiến nhất

Với phương châm “đầu tư cho giáo dục, đầu tư cho tương lai” Công ty luôn cố gắng cùng với toàn bộ ngành giáo dục góp phần tạo một tương lai Việt Nam tươi sáng, do vậy mục tiêu phát triển của Công ty là :

“Nghiên cứu, cung cấp và phát triển hệ thống đồng bộ giải pháp công nghệ thông tin dành cho giáo dục từ cấp học mầm non- tiểu học – trung học cơ sở- phổ thông cơ sở- đại học và sau dại học Thông qua đó góp phần xây dựng một hệ thống giáo dục có sự liên kết giữa các cấp học, với những phương pháp giảng dạy và môi trường học tập tiên tiến Tất cả đều nhằm mục tiêu chính đó là : Nâng cao chất lượng giáo dục đào tạo của cả hệ thống giáo dục quốc dân” 1

1.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty.

1.1.2.1.Loại hình doanh nghiệp.

Công ty cổ phần thế giới máy tính hoạt động theo mô hình Công ty cổ phần, dựa trên sự góp vốn của các thành viên trong hội đồng quản trị của Công ty, hoạt động theo chế độ hạch toán độc lập, có con dấu riêng, giao dịch theo điều lệ tổ chức

và hoạt động của Công ty, có tư cách pháp nhân theo qui định pháp luật Việt Nam, có tài khoản riêng tại Ngân hàng, tự chủ và độc lập về tình hình tài chính của mình

Hội đồng quản trị có quyền quyết định cao nhất trong Công ty, có quyền bầu ra giám đốc và miễn nhiệm, bãi nhiệm giám đốc, họ cũng là người đưa ra chiến lược phát triển Công ty và điều hành chung mọi hoạt động bởi bộ máy phân cấp chức năng của mình

Hoạt động của Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính theo nguyên tắc: dân chủ- công khai - thống nhất - tôn trọng và tuân thủ theo pháp luật, nhằm mục đích phát triển kinh doanh, bảo toàn và tăng trưởng vốn góp các thành viên, giải quyết việc làm và nâng cao đời sống cho các cán bộ trong Công ty, thực hiện đầy đủ nghĩa

vụ đối với Nhà nước theo qui định của pháp luật

1.1.2.2.Lĩnh vực hoạt động kinh doanh.

Qua nhiều thay đổi thăng trầm và thích ứng với tình hình của Công ty và thị trường, hiện nay ngành nghề kinh doanh chính của Công ty là :

1 Trích trong tài liệu Company File do Phòng Kế toán Công ty cung cấp

Buôn bán, lắp đặt thiết bị, linh kiện, phần mềm máy tính, phần mềm tự động hóa.

◊ Thiết kế cài đặt phần mềm tin học

◊ Cung cấp dịch vụ tư vấn, chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực tin học

◊ Đại lý mua bán, đại lý ký gửi của các nhà cung cấp thiết bị tin học nổi tiếng

◊ Giải pháp doanh nghiệp ERP(Enterprise Resource Planning)

◊ Tư vấn và cung cấp thiết bị công nghệ, công nghệ thông tin (IT- Equipments)

◊ Mã vạch ứng dụng - tự động hóa BA-A ( Barcode Applied – Automation)

◊ Điện thoại Internet ( VOIP)

◊ Phần mềm giáo dục ESW ( Education Soft Ware)

◊ Hệ thống an ninh cho toà nhà BSS ( Building Security System)

Hiện nay chủ yếu Công ty chuyên kinh doanh mảng chính là phần mềm giáo dục, và các giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin vào hệ thống giáo dục của Anh,

Mỹ, Singapore như IBM, Microsoft, Riverdeep, Promthean…Hiện nay CWorld đang vương lên dẫn đầu trong thị trường CNTT giáo dục Việt Nam Các sản phẩm chủ yếu phần mềm mầm non và tiểu học

 Với bậc học mầm non( preschool) Phần mềm giảng dạy mầm non: Nhà

thám hiểm trẻ KIDSMART, Ngôi nhà văn học chữ viết HAPPY KID, Kể chuyện bé nghe , Bé sáng tạo Kidpix,

• Phần mềm dinh dưỡng mầm non: phần mềm NUTRIKIDS…

• Phần mềm quản lý trẻ mầm non : phần mềm BABYCARE…

• Các Phần mềm Giáo dục khác như: Mầm Non ICT, Babygrowtest…

Với bậc học Tiểu học( Primary) :

Cung cấp giải pháp giáo dục đồng bộ với mô hình “Lớp học tương tác” của Promethean Đây là mô hình giáo dục tiến tiến, được áp dụng tại nhiều quốc gia hàng đầu thế giới như Anh, Mỹ…

Hiện nay Công ty vẫn có doanh thu từ các sản phẩm( ERP, IT- Equipments, BA-A, VOIP, ESW, BSS) nhưng không đem lại nhiều lợi nhuận, bởi các khoản thu

này còn phải chi để bù đắp cho các khoản đầu tư mua phần mềm bản quyền từ nước ngoài, đào tạo nhân viện, tiếp cận thị trường

1.1.3 Kết quả hoạt động một số năm gần đây.

BẢNG SỐ 01 : KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH BA NĂM GẦN ĐÂY

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI MÁY TÍNH

Đơn vị : VNĐ

1.Tổng số vốn 2,650,750,980 2,741,680,822 2,850,907,546Vốn cố định 1,855,525,686 1,891,759,767 1,995,635,282

6.Thuế thu nhập doanh

nghiệp nộp cho Nhà nước 93,694,938 106,643,726 92,474,222

Căn cứ vào bảng kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính, có thể đánh giá được khái quát tình hình tài chính Công ty qua các năm được thể hiện qua hai chỉ tiêu đặc trưng dưới đây :

BẢNG SỐ 02 : MỘT SỐ TỶ SUẤT TÀI CHÍNH TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN THẾ GIỚI MÁY TÍNH TÍNH THEO SỐ LIỆU BA NĂM

1 Tỷ suất khả năng sinh lời của vốn kinh

doanh (Lợi nhuận/Vốn kinh doanh) 0.1262 0.1389 0.1158

2 Tỷ suất lợi nhuận ròng (Lợi nhuận

Qua bảng trên cho ta thấy :

* Chỉ tiêu tỷ suất khả năng sinh lời của vốn kinh doanh, chỉ tiêu này phản ánh hiệu quả của Công ty trong việc quản lý tài sản và tạo lợi nhuận Năm 2006, 1 đồng vốn kinh doanh tạo ra lợi nhuận nhiều hơn so với năm 2005 là 0.1389 – 1.1262 = 0.0127(Đ), hay số tương đối tăng 110,06% Điều này cho thấy hiệu quả của Công ty trong việc sử dụng tài sản tạo ra lợi nhuận tăng Nhưng cho đến năm 2007 thì tình hình không khả quan, bởi lúc này năm 2007, 1 đồng vốn kinh doanh tạo ra lợi nhuận

ít hơn so với năm 2006 là 0.1158 - 0.1389 = - 0.0231 (Đ) Đòi hỏi doanh nghiệp cần tìm ra nguyên nhân dẫn tới tình trạng này và khắc phục nhanh chóng, có thể do 1 trong số các nguyên nhân sau :

Sự thay đổi về khả năng sinh lời do môi trường kinh doanh thay đổi

Sự thay đổi về lợi nhuận do thay đổi kết cấu sản phẩm

Sự thay đổi về tài sản do thanh lý, mua mới

Sự thay đổi trong chính sách kế toán liên quan tới doanh thu đánh giá, tài sản

* Chỉ tiêu lợi nhuận ròng đánh giá khả năng sinh lời sau khi trừ đi các khoản giá vốn và chi phí

Năm 2006, 1 đồng doanh thu tạo ra lợi nhuận ít hơn năm 2005 là 0.0255- 0.0326 = - 0.0071(Đ)

Nhưng trong năm 2007 1 đồng doanh thu tạo ra lợi nhuận so với năm 2006 tăng

là : 0.0445 - 0.0255 = 0.019 (Đ) Điều này cho thấy hoạt động của doanh nghiệp trong năm 2007 đã hiệu quả hơn, doanh thu tạo ra lợi nhuân nhiều hơn, cơ thể doanh nghiệp tìm ra nguyên nhân và khắc phục nhược điểm của năm 2006 hoạt động không hiệu quả

Để có được tỷ suất lợi nhuận ròng cao doanh nghiệp cần chú ý tới :

Sự thay đổi về số lượng hàng bán nếu chi phí quản lý và chi phí quản lý cố định

Sự thay đổi về kế toán như vốn hóa chi phí

Sự thay đổi của chi phí bán hàng, chi phí quản lý

Sự thay đổi của các tài khoản như doanh thu, lãi các chi phí bán hàng, quản lý

và so sánh cùng với sự thay đổi của các chỉ tiêu khác như lãi trên nợ dài hạn, chi phí bảo trì sửa chữa trên tổng tài sản cố định, khả năng thanh toán nhanh

1.1.4 Tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty.

Mặc dù mô hình Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính là một mô hình Công ty thương mại nhỏ, nhưng Công ty chia thành các bộ phận rõ ràng với mục tiêu và nhiệm vụ riêng, hoạt động khá linh hoạt và luôn có sự hỗ trợ lẫn nhau.

Hiện nay, Công ty có đội ngũ nhân viên vững về chuyên môn, nhiệt tình, chu đáo với cách phục vụ rất chuyên nghiệp, đáp ứng được thách thức của thời đại công nghệ thông tin và yêu cầu của khách hàng Trong những năm hoạt động (hình thành

và phát triển) vừa qua, Công ty đã có được nhiều bài học đúc kết trong công tác quản

lý - điều hành - hoạt động kinh doanh Đây là một nỗ lực lớn của ban lãnh đạo, cũng như của toàn thể đội ngũ nhân viên trong Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính

Để hoàn thành tốt nhiệm vụ cũng như mục tiêu kinh doanh của Công ty đề ra, Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính đã không ngừng hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy tổ chức quản lý của mình Để phù hợp với mô hình hoạt động, Công ty đã lựa chọn mô hình quản lý tập trung theo cơ cấu trực tuyến - chức năng, cơ cấu gọn nhẹ đem lại hiệu quả công việc cao Mô hình tổ chức bộ máy quản

lý của Công ty thể hiện dưới sơ đồ sau :

SƠ ĐỒ 01: MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ VÀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI MÁY TÍNH.

Liên hệ chức năng

Mỗi một bộ phận hình thành đều có một chức năng và nhiệm vụ riêng, nhưng lại có mỗi quan hệ biện chứng với nhau, tạo nên một hệ thống tổ chức thống nhất Mỗi một bộ phận trong bộ máy tổ chức quản lý được giao một nhiệm vụ cụ thể riêng biệt và phải chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo của Công ty về nhiệm vụ của mình

Để hoàn thành nhiệm vụ của mỗi bộ phận nói riêng và nhiệm vụ của toàn Công ty nói chung, điều này đòi hỏi các bộ phận này phải có mối quan hệ hữu cơ với nhau tạo nên một khối thống nhất, hỗ trợ và cung cấp các thông tin liên quan cho nhau Từ đó, thúc đẩy hiệu quả hoạt động của Công ty ngày càng cao hơn

 Hội đồng quản trị : Có chức năng : hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra.Chức năng hoạch định bao gồm tất cả các hoat động quản trị liên quan đến việc chuẩn bị cho tương lai như : dự báo, thiết lập mục tiêu, đề ra chiến lược, phát triển các chính sách và hình thành các kế hoạch kinh doanh

Chức năng tổ chức bao gồm tất cả các hoạt động quản trị nhằm xác định mối quan hệ giữa trách nhiệm và quyền hạn Những công việc cụ thể là chuyển nhiệm vụ

đã đề ra thành các công việc cần thực hiện, giao cho giám đốc ; kết hợp công việc giữa phòng ban / bộ phận ; uỷ quyền

Chức năng lãnh đạo là quá trình tác động nên người khác để họ đạt được các mục tiêu đã định Các hoạt động cụ thể là lãnh đạo, tạo ra động lực cho các nhóm làm việc chung và trao đổi thông tin

Chức năng kiểm tra gồm tất cả các hoạt động quản lý nhằm đảm bảo cho kết quả thực tế phù hợp với kết quả đã hoạch định Những hoạt động cụ thể là kiểm soát chất lượng, kiểm soát tài chính, kiểm soát bán hàng, kiểm soát hàng tồn kho, kiểm soát chi phí, phân tích những thay đổi thưởng phạt

Giám đốc : Là người đại diện trước pháp luật về mọi hoạt động của Công ty,

là đại diện pháp nhân của Công ty Đồng thời giám đốc là người chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty

 Bộ phận nhân sự : Các chức năng cụ thể của bộ phận này đó là : tuyển dụng, kiểm tra, chọn lọc, định hướng đào tạo phát triển, quan tâm, đánh giá, thưởng

phạt, thăng cấp, thuyên chuyển, giáng cấp và sa thải nhân viên trong Công ty ( phải có sự phê duyệt của ban lãnh đạo), chăm lo đến đời sống của nhân viên.

 Bộ phận kinh doanh : Có nhiệm vụ nghiên cứu tình hình thị trường, cập nhật các thông tin về thị trường, đặc biệt chú trọng đến giá cả các loại sản phẩm và dịch vụ mà Công ty đang kinh doanh bởi hiện nay tình hình lạm phát khá cao Tìm hiểu thông tin liên quan đến khách hàng (như nhu cầu của họ về chất lượng – giá cả - bải hành như thế nào…), phát triển - mở rộng khách hàng mới, tìm kiếm thị trường tiềm năng Tìm hiểu nắm bắt các thông tin liên quan tới đối thủ cạnh tranh trên thị trường để từ đó có thể xác định thị phần của doanh nghiệp trong thị trường và có các chính sách hợp lý và kịp thời - biện pháp ứng xử một cách linh hoạt với những biến động phức tạp của thị trường Ngoài ra là một vai trò quan trọng của

bộ phận này là việc xây dựng hình ảnh và thương hiệu cho Công ty trên thị trường, khuếch trương và phát triển sản phẩm - dịch vụ

 Bộ phận nghiên cứu và phát triển : Với nhiệm vụ phát triển sản phẩm, nâng cao chất lượng sản phẩm, kiểm soát tốt giá thành thông qua việc cải tiến phần mềm để giảm chi phí, và thực hiện phát triển lắp đặt phần mềm tại Công ty của khách hàng Nghiên cứu thường là được tổ chức bên trong nội bộ doanh nghiệp, Công ty không thuê ngoài Bộ phận này chịu trách nhiệm nghiên cứu các phần mềm hiện có của nhà cung cấp, xem xét sự tương thích với điều kiện hiện tại của Việt Nam Mặc dù Công ty cũng có tìm hiểu về thị trường nhưng chưa thực sự nghiên cứu phát triển sản phẩm một cách bài bản và chuyên nghiệp

 Bộ phận kế toán : Có trách nhiệm

+Tổ chức và thực hiện công tác kế toán và tài chính của Công ty

+Cập nhật, tìm hiểu các chủ trương chính sách và các quy định của Nhà nước liên quan đến hoạt động quản lý tài chính, kế toán như : Pháp lệnh kế toán, chính sách thuế, các chuẩn mực kế toán, các quyết định, thông tư có liên quan…

+ Kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, hợp lý, hợp lệ của các chứng từ đầu vào

+ Ghi chép sổ sách hạch toán, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày +Đối chiếu công nợ với nhà cung cấp, khách hàng theo định kỳ ( thường là 1 lần/ 1 tháng)

+Đôn đốc và thực hiện thu hồi công nợ theo chính sách đã định; kiểm kê hàng tồn kho, kiểm kê quỹ- két hàng ngày hàng tháng giữa kế toán và thủ quĩ

+Lập và gửi báo cáo hàng tháng về công tác kế toán VAT theo qui định của Nhà nước

+Lưu giữ hồ sơ, chứng từ kế toán; lập và gửi các báo cáo quản trị theo yêu cầu của nhà quản lý định kỳ

1.2 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI MÁY TÍNH

1.2.1.Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty.

Các phòng ban đều đóng vai trò nòng cốt trong việc tổ chức hoạt động của Công ty, trong đó phải kể đến sự đóng góp to lớn của phòng kế toán Với quy mô hoạt động vừa, bộ máy kế toán của Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính được tổ chức theo kiểu tập trung đã hỗ trợ cho việc kiểm tra, giám sát hoạt động của các phòng ban cho ban lãnh đạo Công ty Nhờ vậy, ban lãnh đạo đưa ra các quyết định khen thưởng, phạt tới các phong ban, cá nhân một cách chính xác Đồng thời, bộ máy

kế toán là cánh tay đắc lực hỗ trợ cho mọi quyết định quản lý của hội đồng quản trị

và ban giám đốc của Công ty thông qua việc cung cấp các thông tin chính xác, kịp thời

Xuất phát từ đặc điểm tổ chức kinh doanh và tổ chức quản lý, công tác kế toán của Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính được tổ chức theo hình thức tập trung Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính tổ chức bộ máy kế toán thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán Toàn bộ công việc kế toán được tập trung tại phòng kế toán của Công ty Phòng kế toán phải thực hiện toàn bộ công tác kế toán

từ thu thập thông tin, xử lý chứng từ, ghi sổ kế toán và lên báo cáo Tổ chức bộ máy

kế toán được thực hiện theo sơ đồ sau:

SƠ ĐỒ 02 : SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI MÁY TÍNH.

Phòng kế toán thực hiện việc kế toán tổng hợp và chi tiết đối với các nghiệp

vụ kinh tế tài chính phát sinh tại Công ty Hiện nay các nhân viên của phòng kế toán của Công ty đều có trình độ cao đẳng, đại học, trung cấp về lĩnh vực kế toán Bộ phận kế toán được tổ chức hoạt động khá linh hoạt, phù hợp với quy mô và đặc điểm hoạt động của Công ty

 Kế toán trưởng :

“Kế toán trưởng Công ty là người chịu trách nhiệm tổ chức công tác, ghi chép

sổ sách kế toán một các chính xác, phản ánh đúng và đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của toàn Công ty”2

Giám sát đánh giá kết quả công việc của kế toán các bộ phận

Kiểm tra, kiểm soát, tập hợp số liệu của toàn Công ty, lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế, các báo cáo phân tích về tài chính và quản trị

Lập các chứng từ, sổ sách, báo cáo khác.

2 Trích trong Điều lệ tài chính do phòng kế toán cung cấp tại Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính

Kế toán trưởngLên bảng lương cuối thángTổng hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Tổng hợp giá vốn, doanh thu, xác định kết quả kinh doanh và lên báo cáo

Kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ

Kế toán tài sản cố định và công cụ dụng cụ

Thủ quỹ

 Thủ quỹ : Có nhiệm vụ quản lý tiền mặt cho Công ty ; hàng ngày, căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi nhận được từ kế toán, thủ quỹ kiểm tra tính hợp lệ của từng phiếu thu - phiếu chi để thu – chi theo nội dung đó Đồng thời, cuối ngày thủ quỹ sẽ đối chiếu và kiểm tra sổ sách so với số lượng tiền thực tế (được xác định thông qua kiểm kê cuối ngày) cùng kế toán xác định số tiền còn tồn trong quỹ Cuối tháng hoặc khi có yêu cầu của giám đốc, thủ quỹ kiểm kê và lập báo cáo quỹ để trình kế toán trưởng và giám đốc về tình hình thu chi tiền mặt Công ty Thủ quỹ có trách nhiệm đảm bảo giá trị sử dụng của các khoản tiền mặt nhập quỹ (tiền thật, séc có tiền bảo chứng, ngân phiếu còn hạn lưu hành…)

 Kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ Công ty : Có nhiệm vụ :Cung cấp đầy đủ, kịp thời, đáng tin cậy những thông tin cần thiết để quản trị bán hàng và công nợ với khách hàng

Theo dõi doanh thu, doanh thu thuần, lãi gộp

Nợ phải trả, đã trả, phải thu, đã thu và công nợ còn lại với từng khách hàng Cung cấp thông tin cần thiết để ghi các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính liên quan đến công nợ với khách hàng và bán hàng :trên báo cáo kết quả kinh doanh; trên bảng cân đối kế toán(chỉ tiêu phải thu khách hàng, khách hàng trả trước)

 Kế toán hàng tồn kho và thanh toán với người bán : Nhiệm vụ

Theo dõi thời hạn của các khoản phải thu, phải trả người bán

Tính toán được các khoản chiết khấu, các khoản thưởng trong quá trình thanh toán với người bán

Tổng hợp được nợ phải thu, phải trả, nợ đến hạn, quá hạn ; đối với công nợ bằng ngoại tệ phải tuân thủ nguyên tắc ngoại tệ

Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn hàng hóa trên thẻ kho hàng kỳ, tính giá vốn hàng hóa xuất kho trong kỳ và lên báo cáo hàng hóa tồn kho

 Kế toán tài sản cố định và công cụ dụng cụ : Có nhiệm vụ

Cung cấp đầy đủ, kịp thời, đáng tin cậy những thông tin cần thiết cho các nhà quản

lý để quản trị tài sản cố định theo : nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại, nguồn hình thành của tài sản cố định, tình hình tăng - giảm tài sản cố định theo nơi sử dụng

Cung cấp thông tin cần thiết để tạo lên các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính liên quan đến tài sản cố định (chỉ tiêu nguyên giá, giá trị hao mòn trên bảng cân đối kế toán ; nguyên nhân tăng, giảm tài sản cố định ở bản thuyết minh)

Tạo ra chứng từ hợp lệ, hợp lý để hạch toán chi phí khấu hao tài sản cố định

 Kế toán tiền mặt - ngân hàng - tiền lương :

Đối với kế toán tiền mặt : Kế toán có nhiệm vụ tiếp nhận và kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ làm cơ sở để lập phiếu thu- chi ; Lập phiếu thu - chi ; Thu nhận và kiểm tra phiếu thu- chi ( sau khi thủ quỹ đã thực hiện thu- chi), thực hiện lập các báo cáo quỹ hàng ngày và hàng tháng theo yêu cầu nhà quản lý ; Ghi sổ

kế toán tiền mặt ; Đối chiếu sổ kế toán tiền mặt với sổ quỹ và sổ cái tài khoản tiền mặt

Đối với kế toán tiền gửi ngân hàng : Có nhiệm vụ phản ánh kịp thời mọi khoản thu- chi - lãi tiền gửi ngân hàng ; thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu giữa số dư tài khoản tiền gửi Ngân hàng (TGNH) và số liệu sổ kế toán tiền gửi ngân hàng nhằm phát hiện và xử lý nhanh chóng - kịp thời mọi chênh lệch (nếu có) ; tuân thủ các quy định về chứng từ và thủ tục hạch toán TGNH ; thông qua việc hạch toán kế toán thực hiện chức năng kiểm soát với các khoản chi tiêu

Đối với tiền lương và khoản trích theo lương : Kế toán có nhiệm vụ quản lý và theo dõi về mặt số lượng - thời gian làm việc của từng nhân viên trong Công ty để có căn cứ tính lương, lập bảng thanh toán lương, ghi chép kế toán tổng hợp tiền lương, quỹ…

* Mối quan hệ giữa bộ phận kế toán và phòng ban khác trong Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính : Mỗi một phòng ban trong bộ máy tổ chức quản lý của Công ty thực hiện những nhiệm vụ khác nhau và phải chịu trách nhiệm trước nhà quản lý của Công ty về nhiệm vụ của mình Để hoạt động của Công ty trở thành một khối thống nhất, hoạt động hiệu quả, thúc đẩy hoạt động ngày càng cao hơn thì điều

này đòi hỏi các phòng ban này phải có mối quan hệ hữu cơ với nhau, cung cấp các thông tin liên quan để hoàn thành nhiệm vụ của mỗi phòng ban nói riêng và nhiệm vụ của toàn Công ty nói chung

1.2.2.Tổ chức vận dụng chế độ kế toán tại Công ty

Chế độ kế toán hiện nay Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính đang áp dụng là chế độ kế toán theo Quyết đinh số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20 tháng 3 năm

2006 của Bộ Tài Chính đã được cập nhật, bổ sung theo những thay đổi của chế độ và thiết kế cho phù hợp với đặc thù hoạt động của Công ty

Niên độ kế toán của Công ty trùng với năm dương lịch, bắt đầu từ ngày

01-01 và kết thức là 31-12 hàng năm Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán : Đồng Việt Nam Nguyên tắc chuyển đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam sử dụng trong kế toán theo tỷ giá giao dịch thực tế phát sinh

Công ty thực hiện thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

Phương pháp kế toán tổng hợp hàng tồn kho là phương pháp kế khai thường xuyên.Phương pháp chi tiết hàng tồn kho là phương pháp thẻ song song

Phương pháp xác định giá trị hàng hóa nhập, xuất kho

+ Giá nhập kho hàng hóa là giá thực tế mua hàng và các chi phí trực tiếp liên quan đến việc mua hàng

+ Giá xuất kho được xác định theo phưong pháp giá bình quân sau mỗi lần nhập.Phương pháp khấu hao tài sản cố định là phương pháp khấu hao đều

Sổ kế toán sử dụng theo hình thức Nhật ký chung

Chế độ chứng từ, chế độ tài khoản, chế độ sổ sách và chế độ báo cáo kế toán đều được sử dụng tuân theo chế độ kế toán Việt Nam hiện hành, được cập nhật theo những thay đổi mới nhất trong chế độ Hình thức sổ kế toán hiện nay Công ty sử dụng là hình thức Nhật ký chung với trình tự hạch toán được ghi trên sơ đồ dưới đây Hiện nay Công ty đang thực hiện phương pháp kế toán máy theo phần mềm kế toán Accnet Qui trình kế toán máy được thể hiện trên sơ đồ sau :

SƠ ĐỐ SỐ 03: SƠ ĐỒ QUI TRÌNH XỬ LÝ SỐ LIỆU CỦA PHẦN MỀM

KẾ TOÁN ACCNET.

Dựa vào các chứng từ kế toán phát sinh, kế toán viên chỉ cần nhập các số liệu đầu vào, phần mềm kế toán sẽ tự động kết chuyển vào báo cáo và sổ sách khi có yêu cầu của người sử dụng Với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán Accnet, công tác kế toán được tiến hành thành công, thuận tiện, cung cấp kịp thời thông tin cho các đối tượng quan tâm và phục vụ công tác quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty

1.2.2.1 Tổ chức hệ thống chứng từ tại Công ty.

Công ty cổ phần thế giới máy tính sử dụng hệ thống chứng từ theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính sử dụng hệ thống chứng từ về các hoạt động kinh doanh và dịch

vụ, các chính sách về tiền lương và các hoạt động khác (vì Công ty là một Công ty thương mại và dịch vụ, hoạt động theo mô hình Công ty cổ phần) Một số hệ thống chứng từ kế toán áp dụng tại Công ty như sau :

Nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Các tệp nhật kýChừng từ kế toán

Các tệp sổ cái

Sổ sách kế toánBáo cáo tài chính

+ Chứng từ tiền tệ : Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ - giấy báo có của ngân hàng, giấy đề nghị tạm ứng, giây đề nghị thanh toán tạm ứng…

+ Chứng từ nhập hàng: Đơn đặt mua hàng của khách hàng, phiếu nhập kho…+ Chứng từ bán hàng : hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho,biên bản bàn giao kiêm bảo hành, hoá đơn GTGT

+ Chứng từ về hàng tồn kho : Phiếu nhập kho, thẻ kho

+ Chứng từ lao động tiền lương : bảng chấm công, phiếu chấm công bổ sung, phiếu làm thêm giờ, bảng thanh toán tiền lương và tiền thưởng

+ Chứng từ về tài sản cố định ( TSCĐ) : biên bản bàn giao TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ bảng tính và phân bổ khấu hao…

1.2.2.2 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán tại Công ty.

Nhằm quản lý và thực hiện đúng chế độ kế toán và chuẩn mực kế toán hiện hành, căn cứ theo tình hình thực tế kinh doanh của Công ty Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính sử dụng hệ thống tài khoản theo quyết định mới QĐ 15/2006 của Bộ Tài Chính với

hệ thống tài khoản liên quan đến lĩnh vực hoạt động kinh doanh hàng hoá và dịch vụ của Công ty Để dễ dàng cho quá trình theo dõi và hạch toán, Công ty còn mở hệ thống tài khoản cấp 3 chi tiết theo các đối tượng tuỳ phần hành

1.2.2.3 Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán.

Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính sử dụng hệ thống sổ sách kế toán theo hình thức Nhật ký chung để quản lý các nghiệp vụ kế toán phát sinh và tổ chức ghi sổ theo quy trình xử lý của phần mềm kế toán Accnet

Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ phát sinh kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy qua giao diện của phần mềm Accnet, đầu tiên là ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào

Nhật ký chung, sau đó phần mềm sẽ tự động đưa dữ liệu do kế toán nhập đó vào các tệp chi tiết để theo dõi đối tượng quản lý và vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán đã thiết lập sẵn tương ứng Đến cuối tháng các tệp số liệu chi tiết sẽ được tổng hợp và ra bảng tổng hợp chi tiết để đối chiếu so sánh với sổ cái tài khoản tương ứng( do kế toán tiến hành) Qui trình thực hiện thông qua kế toán máy cũng tương tự như qua các bước kế toán thủ công, chỉ khác là khi sử dụng phần mềm kế toán máy người dùng chỉ nhập số liệu ban đầu, còn khi cần thông tin hay tổng hợp số liệu thì sẽ do phần mềm kế toán tự thực hiện làm cho công tác kế toán đơn giản hơn so với thủ công Trình tự xử lý trong chương trình thông qua các bước như sơ đồ :

SƠ ĐỒ SỐ 04 : QUI TRÌNH XỬ LÝ SỔ SÁCH KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG THEO PHẦN MỀM ACCNET.

Sổ quỹ

Chứng từ kế toán

Bảng cân đối tài khoản

Báo cáo tài chínhBáo cáo quản trị

Ghi hàng ngày

Ghi cuối ngày

Đối chiếu, kiểm tra

1.2.2.4 Hệ thống báo cáo tài chính.

 Hệ thống báo cáo tài chính.

Hiện nay, Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính sử dụng hệ thống báo cáo tài chính theo quy định hiện hành của Bộ Tài Chính, bao gồm 4 báo cáo cơ bản là : Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính

Định kỳ vào cuối mỗi tháng theo yêu cầu của nhà quản lý, kế toán trưởng tiến hành tổng hợp số liệu và lên báo cáo tài chính để trình giám đốc xem xét về tình hình

sử dụng tài sản, nguồn vốn cũng như tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty trong mỗi tháng, quý, năm dưới sự hỗ trợ của phần mềm kế toán Accnet Vào cuối mỗi tháng, kế toán sau khi lên báo cáo kế toán đồng thời sẽ in ra một bản lưu vào tủ

hồ sơ để lưu trữ để đảm bảo không mất số liệu

 Hệ thống báo cáo quản trị.

Bên cạnh các báo cáo tài chính bắt buộc phải lập, Công ty còn xây dựng hệ thống báo cáo quản trị để phục vụ công tác quản lý chung của Công ty Các báo cáo quản trị gồm có :

* Báo cáo về doanh thu:

Báo cáo chi tiết doanh thu từng chương trình thực hiện hoàn thành trong tháng.Báo cáo chi tiết doanh nhu nhận tạm ứng từ khách hàng

* Báo cáo quỹ:

Sổ quỹ Dự án/Chi nhánh

Biên bản kiểm quỹ hàng tháng

* Báo cáo công nợ:

Bảng kế chi tiết công nợ khách hàng

Bảng tổng hợp công nợ khách hàng

Biên bản đối chiếu công nợ

* Báo cáo chi phí:

Bảng kê chi phí thực hiện từng dự án hoàn thành

Bảng kê chi tiết chi phí các dự án đang thực hiện

* Báo cáo tiền lương:

Bảng lương Dự án/Chi nhánh

Đề nghị phân bổ lương cho từng dự án

Bảng kê chi phí lao vụ thuê ngoài

* Báo cáo thuế

Bảng kê chi tiết hóa đơn đầu vào

Bảng cân đối thuế đầu vào – đầu ra

Tờ khai thuế GTGT của Dự án/Chi nhánh

Bảng quyết toán lãi lỗ dự án

* Báo cáo về KQKD và phân phối lợi nhuận

Quyết toán về lãi lỗ dự án hoàn thành

Đề nghị phân chia lợi nhuận

* Căn cứ vào các báo cáo chi tiết của các Kế toán bộ phận , kế toán tổng hợp thực hiện việc tổng hợp số liệu và lập những báo cáo tổng hợp trên

* Báo cáo thuế GTGT

* Quyết toán tháng

* Ghi chép sổ sách kế toán toàn Công ty

* Lập các báo cáo tổng hợp về: doanh thu, chi phí, phân chia lợi nhuận

* Lập các báo cáo khác theo yêu cầu

PHẦN II

KẾ TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HÓA VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI MÁY TÍNH.

2.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TIÊU THỤ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY.

2.1.1 Đặc điểm hàng hóa tiêu thụ của Công ty.

Trong các hoạt động của Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính, hoạt động kinh doanh hàng hóa là hoạt động chủ yếu mang lại nguồn thu cho Công ty Hàng hóa là một trong các yếu tố đầu vào quan trọng đảm bảo cho quá trình hoạt động kinh doanh diễn ra một cách liên tục và có hiệu quả cao

Các mặt hàng, dịch vụ kinh doanh chủ yếu tại Công ty bao gồm :

 Phần mềm giải pháp doanh nghiệp : Hệ phần mềm trực quan ERP (Enterprise Resource Planning) – Intuitive là một giải pháp hệ thống xuyên suốt để quản trị nguồn lực doanh nghiệp, quản lý nhân sự công lương ( HRP), Quản lý kế toán Accnet, quản lý quan hệ với khách hàng (CRM), hỗ trợ ra quyết định (Decision Support) thương mại điện tử (e- Business) và những công cụ cần thiết khác

 Tư vấn và cung cấp thiết bị công nghệ thông tin : Tư vấn và cung cấp giải pháp trọn gói về phần cứng và phần mềm, thiết kế và triển khai lắp đặt mạng, tích hợp hệ thống, quản lý dữ liệu

Dịch vụ bảo trì, bảo dưỡng hệ thống mạng máy tính lớn của : IBM, HP, COMPAQ

Cho thuê thiết bị công nghệ thông tin : Máy tính, máy chiếu …

Đào tạo hướng dẫn về công nghệ thông tin

điện thoại sẵn có trong doanh nghiệp mà không cần đầu tư mới mà doanh nghiệp còn

có khả năng quản lý chặt chẽ toàn bộ hệ thống VOIP như khi đang sử dụng tổng đài thông thường

 Phần mềm giáo dục

Chương trình vui học KIDSMART – nhà thám hiểm trẻ

Phần mềm dinh dưỡng NUTRIKIDS : Công cụ đắc lực hỗ trợ cho các cấp dưỡng viên, các bà nội trợ

Hàng hóa của Công ty chủ yếu mua về nhập kho trước khi tham gia vào quá trình lưu chuyển hàng hóa tiếp theo Vì vậy mà yêu cầu về công tác bảo quản, lưu trữ hàng hóa tại kho tại Công ty được hết sức chú trọng Trong kho đều có đủ sản phẩm kinh doanh của Công ty để thuận lợi cho việc bốc dỡ, vận chuyển và tiêu thụ Việc quản lý hàng hóa tại kho được thực hiện trên máy tính (cả trên phần mềm kế toán

Accnet và Excel) Công ty đã sử dụng mỗi một danh mục mặt hàng là một mã hóa riêng (sử dụng phương pháp mã hóa kiểu ký tự) điều này giúp cho người sử dụng có thể nhận diện, tra cứu nhanh chóng, không gây nhầm lẫn, dễ nhớ, tiết kiệm bộ nhớ.

Dưới đây là một vài ví dụ về danh mục hàng hóa phầm mềm giáo dục và danh mục khách hàng của Công ty

CÔNG TY CP THẾ GIỚI MÁY TÍNH

P12-K7A-TT BÁCH KHOA-P BK-Q HBT- HÀ NỘI

TỪ ĐIỂN VẬT TƯ

ĐVT Mua Bán Tồn Tài khoản Tài khoản Tài khoản TK Giá vốn ĐVT khi Số ĐV tồn kho Đơn giá ĐVT khi bán Số ĐV tồn kho

Tài sản Có Chi phí KD Doanh thu hàng bán mua trong 1 ĐV mua bán trong 1 ĐV bán

Loại Vật tư: PMMN - Phần mềm mầm non

Vật tư: PMMN- HAPPY - Kidsmart - happykids

Vật tư: PMMN- SAMMY - Kidsmart - Sammy

Vật tư: PMMN- TRUDY - Kidsmart - Trudy

Vật tư: PMMN- BAILEY - Ngôi nhà Bailey - TA

Vật tư: PMMN- KIDPIX - Phần mềm bé làm hoạ sĩ

Vật tư: PMMN- MILLIE - Kidsmart - Millie

Vật tư: PMMN- THINGS - Kidsmart - Things

Vật tư: PMMN-BABYCAR - Phần mềm quản lý Babycare

Vật tư: PMMN-BANGHEK - Bộ Bàn Ghế Kidssmard

Vật tư: PMMN-SAMMYTA - Phần mềm sammy TA

Vật tư: PMMN-THIKITA - Phần mềm Thikinthings TA

Vật tư: PMMN-TRUDYTA - Phần mềm trudy TA

BIỂU 02: MẪU DANH MỤC KHÁCH HÀNG (GIAO DIỆN PHẦN MỀM ACCNET).

CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI MÁY TÍNH

P12-K7A-TT BÁCH KHOA-P BK-Q HBT- HÀ NỘI

CIANHLINH Cty-TV&DVKT Anh LinhTNHHTM 23 Ngô Thì Nhậm 101300761 04- 8254031 903457736

CKIBD Cty IBD 87 Lĩnh Nam - Hai Bà Trưng 101360288 04-9437248

CKLACVIET Cn.Cty CP Tin Học Lạc Việt 185 Giảng Võ - Đống Đa 301448733001 04- 5121846 04- 5121848

CKSONHA Cty TNHH Cơ Kim Khí Sơn Hà 360 Đường Giải Phóng - Thanh

CKTHANHNAM CtyTNHH Thương Mại Thanh Nam 3B Láng Hạ - Ba Đình - Hà nội 100954306 04- 5145888 04- 5144413 CPBANPNQD Ban phụ nữ quân đội

CPDLSACH Tổng Công ty Sách Việt Nam 44 Tràng Tiền - Hoàn Kiếm 0100109829-1 0913048118

CPDLTBAN Cty Sách thiết bị tràng An P29B1 Tập thể Giảng Võ - Ba

Đình 101186696 04- 2670099 0913226082VKCNMDAUTU CTY CNMới đầu tư 220 Bà Triệu Phường Lê Đại

Hành 101491971VKDTDUONG Khách sạn Đại Dương 16 Nguyễn Đức Cảnh Lê Chân

Cty TNHH, thị trường ứng dụng CNTT tại VN được cho là có tiềm năng lớn nhưng mới chỉ trong giai đoạn khởi đầu Các cơ quan Nhà nước hiện đang chiếm khoảng 30% chi tiêu cho CNTT của quốc gia Năm 2006, kế hoạch ngân sách cho các đề án,

dự án CNTT của Nhà nước khoảng 9.500 tỉ đồng (tương đương 600 triệu USD), nhưng chỉ giải ngân được 1.900 tỉ đồng Cộng thêm khoản chi của các địa phương, tổng ngân sách chi tiêu cho CNTT của Nhà nước đạt khoảng 190 triệu USD, chiếm khoảng 28% thị trường Năm năm qua, thị trường PM VN luôn đạt mức tăng trưởng trên 40%/năm Năm 2006, doanh số thị trường PM trong nước đạt khoảng 285 triệu USD, thị trường nội dung số đạt khoảng 93 triệu USD Ngay cả những chuyên gia nước ngoài như ông Chris Atkinson - Tổng Giám đốc Microsoft Đông Nam Á đánh giá cao sự phát triển của thị trường phần mềm Việt Nam và khẳng định trong tương lai, Việt Nam sẽ là thị trường phần mềm lớn”3 Với thị trường đầy triển vọng và tiềm năng hiện tại và tương lai điều này đòi hỏi Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính phải

có nhiều hướng phân bổ thị trường, phương thức bán hàng cũng như chính sách giá

cả phù hợp theo từng đối tượng khách hàng mà Công ty đề ra

Mua hàng là khâu đầu tiên trong 1 chu trình hoạt động, nên việc mua hàng được tổ chức và thực hiện tốt hay không sẽ ảnh hưởng rất lớn đến việc tiêu thụ hàng hóa và kết quả của hoạt động tiêu thụ hàng hóa của Công ty sau này Bắt đầu của giai đoạn mua hàng là việc tìm kiếm đối tác cung cấp, đối tác vận chuyển được Công ty

Cổ Phần Thế Giới Máy Tính quan tâm rất nhiều Công tác này đòi hỏi : tìm được nguồn cung cấp đảm bảo - lâu dài - đều đặn, chất lượng hàng hóa phù hợp, giá cả hợp

lý, vận chuyển đảm bảo an toàn chất lượng theo yêu cầu với mức chi phí thấp nhất

Hàng hóa sau khi đã mua về nhập kho của Công ty thì điều hết sức quan trọng đặt ra cho nhiệm vụ của phòng kinh doanh đó là việc tìm kiếm thị trường và khách hàng để tiêu thụ sản phẩm Điều này phải đảm bảo tính hợp lý giữa doanh thu và chi phí mang lại lợi nhuận cao đồng thời có thể cạnh tranh với thị trường Hiện nay, thị trường tiêu thụ hàng hóa của Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính mở rộng khắp các tỉnh phía Bắc, các khách hàng của Công ty ngày càng phong phú hơn, không chỉ là

3 Tài liệu được lấy từ Profile Company do phòng kinh doanh cung cấp.

các bạn hàng quen thuộc, thương hiệu của Công ty đã có trên thị trường do vậy các tổ chức, đơn vị, trường học đã tìm đến với Công ty mua sản phẩm, nhờ tư vấn kỹ thuật

và các dịch vụ khác Các khách hàng quen thuộc của Công ty như : Tổng Công ty Dệt May Việt Nam ( Vinatex), Công ty Đầu tư và Phát triển nhà Hà Nội ( Handico), Nhà xuất bản Giáo dục, Công ty Toyota Hoàn Kiếm - Giải Phóng, Ban quản lý toà nhà Vincom, Ghoshi Thăng Long, Trường Mầm Non Tân Triều, Trường Smart Kid …

2.2 CÁC PHƯƠNG THỨC BÁN HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI MÁY TÍNH.

2.2.1 Các phương thức bán hàng tại Công ty.

2.2.1.1 Quy trình kinh doanh hàng hóa tại Công ty.

Mô hình Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính là một doanh nghiệp thương mại và dịch vụ, do vậy chức năng chính của Công ty là khâu trung gian chu chuyển hàng hóa từ nhà sản xuất đến tay người tiêu dùng cuối cùng, trực tiếp cung cấp dịch

vụ thông qua nhiều cấp, kênh phân phối Hiện nay, phòng kinh doanh và phòng kế toán đảm nhiệm chính về hoạt động kinh doanh hàng hóa của Công ty, cùng với sự hợp tác hài hoà với các phòng ban khác Mỗi bộ phận đều có chức năng - nhiệm vụ riêng, được phân công, phân nhiệm rõ ràng - cụ thể trong hoạt động kinh doanh hàng hóa Qui trình kinh doanh hàng hóa của Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính được thể hiện dưới sơ đồ dưới đây :

SƠ ĐỒ SỐ 05 : QUI TRÌNH KINH DOANH HÀNG HÓA TẠI

CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI MÁY TÍNH

Phòng kinh doanh: phụ trách việc xây dựng kế hoạch kinh doanh và phương

án kinh doanh hàng hóa; duy trì quan hệ với khách hàng quen thuộc và tìm kiếm khách hàng - thị trường mới; tiến hành giao dịch và ký kết hợp đồng kinh tế với các nhà cung cấp ; nhận hàng - nhập hàng hóa - vận chuyển hàng về nhập kho; tiến hành giao hàng hóa cho khách hàng; đồng thời có thể kiểm tra được chất lượng hàng hóa trong quá trình mua bán đảm bảo tránh được rủi ro và uy tín với khách hàng Đề xuất giá bán phù hợp cho từng mặt hàng theo từng thời điểm và tình hình thị trường, từng đối tượng khách hàng

Phòng kế toán : Thực hiện các giao dịch, theo dõi thanh toán trong quá trình kinh doanh hàng hóa bao gồm : thanh toán với nhà cung cấp, thanh toán với khách

Phòng kinh

doanh

Phòng nghiên cứu

và phát triển

Phòng KD

& Phòng

kế toán

Phòng kinh doanh

Nghiên cứu

và hoàn thiện sản phẩm cho phù hợp với k.hàng

Tiêu thụ hàng hóa

Thanh lý hợp đồng với khách hàng

Liên hệ trực tuyếnLiên hệ chức năng

hàng Dựa trên các chứng từ có được thông qua các giao dịch, kế toán thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tính toán và ghi chép đảm bảo tính chính xác- đầy đủ- hợp lý giá trị hàng hóa mua và chi phí phát sinh liên quan, để từ đó có căn cứ tính giá trị của các mặt hàng nhập kho và giá vốn hàng bán ; phản ánh doanh thu tiêu thụ hàng hóa, cũng như các khoản giảm trừ doanh thu, doanh thu thuần, và xác định kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty.

Phòng nghiên cứu và phát triển với chức năng và nhiệm vụ : Nghiên cứu và kiểm tra, đánh giá chất lượng hàng hóa của các nhà cung cấp, phát triển cho phù hợp với điều kiện từng khách hàng đảm bảo tính khả thi khi thực hiện, hỗ trợ cho hoạt động bán hàng, thực hiện các dịch vụ sau bán hàng theo chính sách của Công ty Ngoài ra còn tư vấn cho Giám đốc - bộ phận kinh doanh về xu hướng phát triển công nghệ thông tin, các đặc điểm cũng như kỹ thuật của công nghệ mới có thích ứng với điều kiện Việt Nam từng thời kỳ hay không

Phòng kinh doanh tiến hành tìm kiếm - giao dịch - ký kết hợp đồng với nhà cung cấp và khách hàng Sau đó cùng với phòng kế toán tiến hành nhận hàng hóa Hàng hóa khi tiến hành bàn giao nhân viên phòng kinh doanh kiểm tra chất lượng, sau đó sẽ được bảo quản trong kho của Công ty Khi hàng hóa được bán thì được giao cho khách hàng tại Công ty khách hàng hoặc được giao tại Công ty của khách hàng Sau khi toàn bộ điều khoản của một hợp đồng giao kết được hai bên thực hiện xong thì hai bên sẽ tiến hành thanh lý hợp đồng và một hợp đồng kinh tế coi như được hoàn thành Định kỳ thường là hàng năm, phòng kinh doanh sẽ xây dựng kế hoạch kinh doanh cho cả năm và cho từng tháng một Vào cuối tháng mỗi tháng, phòng kinh doanh sẽ đề ra chỉ tiêu và doanh số ước tính cho tháng sau

2.2.1.2 Phương thức bán hàng của Công ty.

Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính với vai trò là doanh nghiệp thương mại, với mặt hàng kinh doanh đa dạng, nhiều đối tượng khách hàng nên Công ty cũng đã đang và sẽ áp dụng khá nhiều phương thức bán hàng khác nhau sao cho phù hợp với từng đối tượng khách hàng và điều kiện thị trường

Trong đó phương thức tiêu thụ trực tiếp qua kho( bán lẻ hàng hóa) là phương thức mà doanh số bán chiếm tỷ trọng khá cao so với tổng doanh số bán hàng của Công ty và phù hợp với đặc điểm hàng hóa mà Công ty kinh doanh Hình thức bán hàng trực tiếp qua kho là hình thức bán hàng chiếm tỷ trọng lớn khoảng 80% - 90% trong tổng doanh số trung bình qua các năm Phương thức tiêu thụ trực tiếp qua kho chính là việc bán thẳng hàng hóa đến tay người tiêu dùng Khách hàng chủ yếu của phương thức này là khách lẻ, cơ quan, tổ chức, khối Công ty, trường học có nhu cầu lắp đặt hệ thống máy tính, cài đặt phần mềm …

Hiện nay Công ty đang áp dụng một số hình thức bán hàng đóng vai trò rất quan trọng như :

Giới thiệu sản phẩm qua mạng Internet : Đây là phương thức ngày càng trở lên phổ biến bởi hiện nay công nghệ thông tin đang phát triển khá mạnh mẽ Khách hàng có nhu cầu về hàng hóa và dịch vụ có thể xem chi tiết thông tin về hàng hóa trên Website của Công ty(www.thegioimaytinh.com.vn) Phương thức này Công ty mới đưa vào áp dụng, do vậy chưa có hiệu quả cao và chưa có sự đầu tư lớn

Lập kênh phân phối tại khách hàng : Công ty phải cố gắng duy trì mối quan hệ tốt với bạn hàng thân thiết và hợp tác với họ, biến họ trở thành các trung gian bán các sản phẩm của Công ty tới các khách hàng của họ Công ty đã đưa ra các chính sách phù hợp để khuyến khích kênh phân phối rất tiềm năng này

Xây dựng chuỗi các cửa hàng giới thiệu sản phẩm: Đây là phương pháp phân phối mạnh, nhằm gây dựng hình ảnh của Công ty, phương thức này mới chỉ trong kế hoạch dài hạn của Công ty, còn thực tế chưa được triển khai

Phương thức bán hàng Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính đang áp dụng hiện nay đã, đang và sẽ góp phần đưa mặt hàng của Công ty đến được nhiều khách hàng mới mẻ hơn, và giúp cho Công ty có chỗ đứng trong thị trường công nghệ thông tin

2.2.2 Chính sách kinh doanh và các phương thức thanh toán tại Công ty

Cổ Phần Thế Giới Máy Tính.

2.2.2.1 Chính sách kinh doanh của Công ty.

Mỗi Công ty đều có những chính sách, cách thức khác nhau để mở rộng thị trường và thu hút khách hàng Trong đó thu hút khách hàng là một trong những nhiệm vụ và chiến lược quan trọng giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh phát triển tại Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính Việc đề ra chính sách chiếm lĩnh thị trường như thế nào là điều vô cùng quan trọng trong việc kinh doanh của Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính nói riêng và các Công ty nói chung trong thị trường công nghệ thông tin ẩn chứa nhiều tiềm năng nhưng cũng chứa đựng phần nhiều cạnh tranh gay gắt này Hiện nay Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính đã xây dựng nhiều chính sách linh hoạt phù hợp với thị trường, từng đối tượng khách hàng.

• Chính sách giá cả : Giá cả là một vấn đề mà khách hàng quan tâm nhất trong việc mua hàng hóa nào đó, và nó cũng là một vấn đề mang tính nhạy cảm Vì vậy Công ty đã đưa ra chính sách giá như sau :

Công ty tiếp tục duy trì chính sách giá cao Chính sách giá cao sẽ có những thuận lợi sau:

Nhằm duy trì mức lợi nhuận

Có thể cung cấp được mức chiết khấu hấp dẫn cho khách hàng

Nhằm khẳng định thương hiệu, xuất xứ của sản phẩm và để chứng tỏ mức giá phù hợp với chất lượng của sản phẩm

Mức giá như vậy sẽ phù hợp với các hoạt động bán hàng qua khách hàng

• Chính sách giá chiết khấu : Công ty tiếp tục duy trì mức chiết khấu và áp dụng thêm mức chiết khấu luỹ tiến để thúc đẩy bán hàng, nhưng đồng thời cũng là khoản làm giảm doanh thu, vì vậy việc đặt ra chính sách cần phải hợp lý Chính sách chiết khấu của Công ty được phân loại cho từng khách hàng, tức là mức chiết khấu phân biệt cho từng đối tượng khách hàng theo từng mặt hàng Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính sử dụng 2 công cụ là chiết khấu thanh toán và chiết khấu hoa hồng nhằm mục đích thúc đẩy bán hàng và thu hồi vốn nhanh Ngành mầm non nói riêng và ngành giáo dục nói chung hoặc lớn hơn nữa là các đơn vị Nhà nước có đặc điểm là thanh toán chậm và phức tạp trong khâu quyết định mua Các khoản chi phí trong

thanh toán chậm đã buộc Công ty phải tính đến các phương án kích thích trả nhanh.

Dưới đây là một ví dụ chiết khấu thanh toán giành cho sản phẩm mầm non :

BẢNG 03 : CHIẾT KHẤU THANH TOÁN

Chiết khấu thanh toán

Dưới 1 tháng Ngoài 1 tháng

• Chính sách bảo hành: Nếu chính sách bảo hành tốt thì Công ty sẽ thu hút được lượng khách hàng nhiều hơn và giữ chân được khách hàng cũng như tạo lòng tin của khách hàng về chất lượng hàng hóa, Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính đã và đang cố gắng đưa ra chính sách này cho phù hợp Hiện nay, một trong những dịch vụ hậu mãi đã trở nên khá phổ biến đó là chính sách bảo hành và đó là một chính sách đảm bảo độ tin cậy của khách hàng đối với chất lượng sản phẩm của Công ty Hiện nay Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính thực hiện một số chính sách bảo hành sản phẩm nổi bật như sau :

Dịch vụ bảo trì đa dạng

BẢNG 04: DỊCH VỤ BẢO TRÌ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI MÁY TÍNH

Cấp

dịch vụ Chi tiết Thiết Bị

Dịch vụ chi tiết ( trong vòng 12 tháng )

Cấp I 8giờ x 5 ngày

PC, Low- end Printer/ Scanner( Loại 1)

Trong thời gian từ 8h-17h, ngày làm việc

từ thứ 2 đến thứ 6, có mặt chậm nhất sau

2 tiếng kể từ khi có điện thoại

Cấp II 8 giờ x 5 ngày

PC, Notebook, Server, Low-end Printer/ Scanner, High- end Printer(Loại 2)

Trong thời gian từ 8h-17h, ngày làm việc

Trong thời gian từ 8h-17h, ngày làm việc

từ thứ 2 đến chủ nhật, có mặt chậm nhất sau 2 tiếng kể từ khi có điện thoại, có máy thay thế khi bảo hành máy

Cấp IV 24 giờ x 7 ngày

PC, Notebook, Server, High- end Printer

( Loại 4)

Trong thời gian 24h/24h, ngày làm việc

từ thứ 2 đến chủ nhật, có mặt chậm nhất sau 3 tiếng kể từ khi có điện thoại với thời gian ngoài giờ hành chính có máy thay thế khi bảo hành máy

** Chú ý: Khu vực hoạt động bán kính 15 km xung quanh trung tâm bảo hành của Công ty

2.2.2.2.Các phương thức thanh toán tại Công ty.

Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính thực hiện phương thức thanh toán theo

sự thoả thuận giữa hai bên trong hợp đồng kinh tế ký kết có thể là tiền mặt hoặc tiền chuyển khoản ( ngày càng được ưu tiên hơn)

Có thể là thanh toán đặt cọc trước tiền hàng đối với những khách vãng lai khi chuyển giao hàng phải thanh toán toàn bộ Với khách hàng mua với số lượng lớn thì

có thể thanh toán chậm sau một khoảng thời gian nhất định sau khi người mua nhận được hàng( khoảng thời gian thanh toán chậm dài hay ngắn tuỳ thuộc vào thoả thuận