Hoàn thiện hệ thống kế toán tiêu thụ hàng hóa tại Công ty cổ phần Thế giới máy tính
MỤC LỤC
Kết quả hoạt động một số năm gần đây
* Chỉ tiêu tỷ suất khả năng sinh lời của vốn kinh doanh, chỉ tiêu này phản ánh hiệu quả của Công ty trong việc quản lý tài sản và tạo lợi nhuận. Điều này cho thấy hoạt động của doanh nghiệp trong năm 2007 đã hiệu quả hơn, doanh thu tạo ra lợi nhuân nhiều hơn, cơ thể doanh nghiệp tìm ra nguyên nhân và khắc phục nhược điểm của năm 2006 hoạt động không hiệu quả.
Tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty
Tìm hiểu nắm bắt các thông tin liên quan tới đối thủ cạnh tranh trên thị trường để từ đó có thể xác định thị phần của doanh nghiệp trong thị trường và có các chính sách hợp lý và kịp thời - biện pháp ứng xử một cách linh hoạt với những biến động phức tạp của thị trường. Bộ phận nghiên cứu và phát triển : Với nhiệm vụ phát triển sản phẩm, nâng cao chất lượng sản phẩm, kiểm soát tốt giá thành thông qua việc cải tiến phần mềm để giảm chi phí, và thực hiện phát triển lắp đặt phần mềm tại Công ty của khách hàng.
TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI MÁY TÍNH
Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty
Đối với kế toán tiền mặt : Kế toán có nhiệm vụ tiếp nhận và kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ làm cơ sở để lập phiếu thu- chi ; Lập phiếu thu - chi ; Thu nhận và kiểm tra phiếu thu- chi ( sau khi thủ quỹ đã thực hiện thu- chi), thực hiện lập các báo cáo quỹ hàng ngày và hàng tháng theo yêu cầu nhà quản lý ; Ghi sổ kế toán tiền mặt ; Đối chiếu sổ kế toán tiền mặt với sổ quỹ và sổ cái tài khoản tiền mặt. Đối với kế toán tiền gửi ngân hàng : Có nhiệm vụ phản ánh kịp thời mọi khoản thu- chi - lãi tiền gửi ngân hàng ; thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu giữa số dư tài khoản tiền gửi Ngân hàng (TGNH) và số liệu sổ kế toán tiền gửi ngân hàng nhằm phát hiện và xử lý nhanh chóng - kịp thời mọi chênh lệch (nếu có) ; tuân thủ các quy định về chứng từ và thủ tục hạch toán TGNH ; thông qua việc hạch toán kế toán thực hiện chức năng kiểm soát với các khoản chi tiêu.
Tổ chức vận dụng chế độ kế toán tại Công ty
Qui trình thực hiện thông qua kế toán máy cũng tương tự như qua các bước kế toán thủ công, chỉ khác là khi sử dụng phần mềm kế toán máy người dùng chỉ nhập số liệu ban đầu, còn khi cần thông tin hay tổng hợp số liệu thì sẽ do phần mềm kế toán tự thực hiện làm cho công tác kế toán đơn giản hơn so với thủ công. Định kỳ vào cuối mỗi tháng theo yêu cầu của nhà quản lý, kế toán trưởng tiến hành tổng hợp số liệu và lên báo cáo tài chính để trình giám đốc xem xét về tình hình sử dụng tài sản, nguồn vốn cũng như tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty trong mỗi tháng, quý, năm dưới sự hỗ trợ của phần mềm kế toán Accnet.
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TIấU THỤ HÀNG HểA TẠI CễNG TY
Đặc điểm hàng hóa tiêu thụ của Công ty
Với quan hệ rộng rãi và chặt chẽ với các hãng sản xuất thiết bị tin học văn phòng hàng đầu thế giới trong lĩnh vực máy tính, thiết bị mạng, phần mềm giải pháp doanh nghiệp,…trong nhiều năm qua Công ty là đại lý uỷ quyền chính thức của HP tại Việt Nam về sản phẩm ( PC, Server, Storage Back – up, Printer, Plotter , Scanner, Ink – Cartridge, Paper, Film…), đại lý uỷ quyền chính thức của IBM tại Việt Nam ( PC, Server, Notebook, Storage Back – up, IBM Sure one, IBM Pos 500, IBM Kios…), đại lý uỷ quyền chính thức của thiết bị mạng D- Link ( Networking equipment : Nic, Switch, Router, Wireless with Gigabit, Technology),đại lý phân phối độc quyền thiết bị mã vạch các hãng : METROLOGIC (USA), DATAMAX (USA), PEGASUS ( TAIWAN)…. Công ty đã sử dụng mỗi một danh mục mặt hàng là một mã hóa riêng (sử dụng phương pháp mã hóa kiểu ký tự) điều này giúp cho người sử dụng có thể nhận diện, tra cứu nhanh chóng, không gây nhầm lẫn, dễ nhớ, tiết kiệm bộ nhớ.
PHIẾU XUẤT KHO Số 0000000027
- MẪU SỔ CÁI TÀI KHOẢN 156
-Biên bản thanh lý hợp đồng được hình thành khi toàn bộ hàng hóa theo hợp đồng đã được chuyển giao cho khách hàng, toàn bộ số tiền phải thanh toán cho hợp đồng của khách hàng cũng như toàn bộ các điều khoản đã được thực hiện khi kết thúc hợp đồng thì hai bên sẽ tiến hành lập biên bản thanh lý hợp đồng. Sau khi xuất hoá đơn VAT kế toán lập phiếu xuất kho, một liên giao cho khách hàng, sau đó một liên được gửi cho thủ kho làm căn cứ để xuất kho hàng hóa và căn cứ vào đó để ghi số lượng xuất kho vào thẻ kho của loại hàng hóa liên quan. Định kỳ đến cuối tháng thủ kho sẽ tổng hợp tình hình nhập - xuất để tính ra số tồn kho trên từng thẻ kho, trên thẻ kho hàng húa chỉ được theo dừi về mặt số lượng dựa trờn phần mềm và cuối thỏng thẻ kho được đối chiếu với sổ chi tiết hàng húa do kế toỏn kho theo dừi về mặt số lượng.
SỔ NHẬT KÝ BÁN HÀNG
MẪU SỔ CÁI TÀI KHOẢN 511
Xảy ra trong trường hợp khi xuất hàng bán cho khách hàng, nếu số hàng bán không đúng chủng loại, quy cách, số lượng, không đảm bảo thông số kỹ thuật- chất lượng … như trong thoả thuận giữa hai bên trước đó thì khách hàng có thể trả lại một phần hoặc toàn bộ số hàng hóa đã mua đó. Tuỳ từng trường hợp của khách hàng, Công ty có hình thức thanh toán khác nhau : trường hợp khách hàng đã thanh toán, Công ty trừ vào tiền hàng thừa hoặc trừ vào tiền hàng của đơn đặt hàng sau, hoặc bù trừ công nợ trước đó…. Chi phí bán hàng thường bao gồm : Chi phí nhân viên thuộc bộ phận bán hàng, chi phí khấu hao tài sản cố định(TSCĐ), chi phí bảo hành, chi phí sửa chữa TCSĐ, chi phí dịch vụ -mua ngoài, chi phí bao bì - vật liệu, chi phí công cụ- dung cụ- đồ dùng, chi phí bằng tiền khác.
MẪU SỔ CÁI TÀI KHOẢN 641
Chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phí phát sinh chung cho toàn bộ hoạt động của Công ty bao gồm : chi phí nhân viên quản lý ; chi phí vật liệu - dụng cụ quản lý;. Để phản ánh các loại chi phí này, Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính sử dụng tài khoản 642. Toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp được tập hợp vào tài khoản 642 theo từng nội dung cụ thể.
SỔ CÁI TỔNG HỢP
Kế toán xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa
Việc xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa thường được thực hiện vào thời điểm là cuối tháng, sau khi đã hoàn thành mọi công việc như nhập chứng từ, phân bổ các loại chi phí cho các hoạt động tương ứng khi đó kế toán mới có đủ các số liệu cần thiết để tổng hợp. Phần mềm kế toán sẽ thực hiện các bút toán kết chuyển tự động, và kết chuyển số liệu vào sổ cái tài khoản 911 và các sổ khác liên quan theo khai báo của kế toán sử dụng trong phần mềm.
SỔ CÁI TÀI KHOẢN 911 CÔNG TY CP THẾ GIỚI MÁY TÍNH
Một nhà quản lý chỉ có thể quản lý tốt được khi có thông tin cần thiết – quan trọng chính xác từ bộ phận kế toán( các thông tin như : thị trường – tình hình tiêu thụ, các thông tin trực tiếp về sản phẩm, kết quả lãi, lỗ của hoạt động kinh doanh…) của Công ty, thông qua việc hạch toán tình hình tài chính bằng việc phản ánh chính xác, đầy đủ và kịp thời, nhanh chóng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh lên : chứng từ, sổ sách. + Hiện nay, Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính không sử dụng các tài khoản dự phòng do đó không đánh giá được chính xác giá trị thực của hàng hóa trong kho của Công ty và sự biến động của giá cả trên thị trường ảnh hưởng đến hàng hoá, nhất là khi hàng hóa của Công ty nhạy bén với thị trường, do là mặt hàng nhập khẩu giá cả không ổn định do tỷ giá hối đoái. Tuy nhiên báo cáo vẫn chưa thể hiện được được chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho từng mặt hàng ,để cú thể theo dừi được chi phớ bỏ ra để tiờu thụ mặt hàng đú như thế nào và cú thể cho nhà quản trị biết được chi phí nào là nguyên nhân gây ra việc kinh doanh mặt hàng đó không có lãi, từ đó nhà quản lý có thể tiến hành dự toán cho lượng mua hàng hóa cho kì tiếp theo hoặc đưa ra quyết định có nên tiếp tục kinh doanh mặt hàng đó.
MẪU BÁO CÁO BÁN HÀNG BÁO CÁO BÁN HÀNG
Hoặc đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán những tổ chức kinh tế hoặc đang làm thủ tục giải thể hoặc lâm vào tình trạng phá sản, người nợ bị cơ quan pháp luật truy tố,giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án hoặc mất tích - bỏ trốn, án … Công ty dự kiến mức tổn thất không thu hồi để trích lập dự phòng và xác định mức trích theo công thức trên. • Về hình thức bán hàng : Việc quảng cáo sản phẩm ra bên ngoài còn chưa phong phú và thu hút được nhiều đối tượng quan tâm( chỉ quảng cáo trên VTV2 với tần suất rất ít, và ít người xem truyền hình trên kênh này), Website của Công ty chưa cập nhật những thay đổi hàng ngày hoặc những sự kiện công nghệ thông tin lớn, mà đặc biệt hiện nay lượng khách hàng truy cập qua trang Web ngày càng nhiều. Một thực trạng còn tồn tại ở Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính là đội ngũ nhân viên chưa thực sự làm việc hết mình cho Công ty, còn tình trạng đứng núi này trông núi khác, nhiều nhân viên làm được một thời gian đã rời bỏ Công ty, điều này làm cho Công ty thiệt hại rất nhiều : mất thời gian để đào tạo lại nhân viên mới và làm quen với công việc, bị mất đi những người làm việc có kinh nghiệm đã quen với môi trường làm việc của Công ty.