Hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty TNHH Thuơng mại và Dịch vụ Ngọc Hà.docx

Hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty TNHH Thuơng mại và Dịch vụ Ngọc Hà

LỜI NÓI ĐẦU

Quá trình đổi mới cơ chế quản lý kinh tế từ kế hoạch hoá tập trung, baocấp sang cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước theo định hướng XHCN

là động lực thúc đẩy nền kinh tế Việt Nam phát triển, hội nhập với các nướctrong khu vực và trên thế giới Điều đó đặt ra yêu cầu cấp bách phải đổi mới,hoàn thiện hệ thống các công cụ quản lý kinh tế mà trong đó kế toán là một bộphận cấu thành quan trọng Kế toán có vai trò quan trọng đối với quản lý tàisản, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh trong từng doanh nghiệp, lànguồn thông tin, số liệu tin cậy để Nhà nước điều hành nền kinh tế vĩ mô, kiểmtra, kiểm soát hoạt động của các doanh nghiệp, các khu vực Vì vậy, đổi mới,hoàn thiện công tác kế toán để phù hợp và đáp ứng với yêu cầu nhận định củaquá trình đổi mới cơ chế quản lý là một vấn đề thực sự bức xúc và cần thiết

Hạch toán kế toán là một bộ phận quan trọng trong hệ thống công cụquản lý tài chính, nó có vai trò tích cực trong việc điều hành, quản lý và kiểmsoát các hoạt động kinh tế Trước yêu cầu đổi mới của cơ chế quản lý, nhànước phải hoàn thiện công tác quản lý kinh tế trong đó có công tác hạch toán

kế toán Hệ thống kế toán Việt Nam ra đời và chính thức được áp dụng từ ngày01/01/1996 cùng với luật thuế GTGT ngày 01/01/1999 cho tất cả các doanhnghiệp trên phạm vi toàn quốc thay cho hệ thống kế toán cũ

Trong điều kiện kinh tế thị trường hiện nay, với sự cạnh tranh của cácdoanh nghiệp, các tổ chức, các Công ty… chuyên kinh doanh sản xuất các loạimặt hàng tương tự nhau diễn ra hết sức gay gắt Vì vậy, thị trường là vấn đềsống còn của các doanh nghiệp, mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanhnghiệp đều phải gắn liền với thị trường cho nên bản thân các doanh nghiệp phảitìm nguồn mua và tiêu thụ hàng hoá của họ để tồn tại và phát triển

Kinh doanh trong cơ chế thị trường gắn trực tiếp với mục tiêu lợi nhuận

Vì vậy, trong điều kiện cạnh tranh thực hiện chính sách bán hàng và tổ chức

của doanh nghiệp Nó cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho hoạt động bánhàng Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động kinh doanh củadoanh nghiệp có ý nghĩa rất quan trọng.

Quan tâm đến vấn đề này và đã được sự giúp đỡ của Công ty TNHH TM

& DV Ngọc Hà - nơi em thực tập, em chọn đề tài: “Hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà ” làm chuyên đề thực tập của mình.

Mục tiêu của chuyên đề này là tìm hiểu công tác kế toán tiêu thụ hànghoá và xác định kết quả kinh doanh của Công ty Trên cơ sở đó đối chiếu vớichế độ kế toán của Việt Nam và từ đó rút ra những ưu điểm và hạn chế trongcông tác tổ chức kế toán

Bài viết này gồm 2 chương chính:

Chương I: Tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán tiêu thụ hàng

hoá và xác định kết quả tiêu thụ ở Công ty TNHH TM &

DV Ngọc Hà.

Chương II: Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác hạch

toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà.

Do kinh nghiệm thực tế còn nhiều hạn chế nên bản chuyên đề này khôngthể tránh khỏi những thiếu sót Vì vậy, em mong nhận được sự góp ý của cácthầy, cô giáo và các anh, chị tại phòng kế toán của Công ty TNHH TM & DVNgọc Hà để em hoàn thiện tốt hơn nữa bản chuyên đề này

Em xin chân thành cảm ơn !

Chương 1

TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU

CÔNG TY TNHH TM & DV NGỌC HÀ.

I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH TM & DV NGỌC HÀ

Tên đơn vị : Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Ngọc Hà

Trụ sở chính : Số 7 - Ngõ 2 - Nguyễn Ngọc Nại - Q Thanh Xuân - TP Hà NộiĐiện thoại : +84 (4).5653074

Fax : +84 (4).5653661

Email : ngochacorp@vnn.vn

Website : ngochatrading.com.vn

 Chi Nhánh tại Hải Dương

Địa chỉ : Số 185 - Nguyễn Thượng Mẫn - P Bình Hàn - TP Hải DươngĐiện thoại : +84 (320).842449

Fax : +84 (320).833685

Email : ngochacorphd@vnn.vn

 Chi Nhánh tại Bắc Ninh

Địa chỉ : Số 395 - Nguyễn Trãi - P Bồ Sơn - TP Bắc Ninh

Điện thoại : +84 (241).895796

Fax : +84 (241).853153

Email : ngochacorpbn@vnn.vn

I.1 Khái quát về quá trình hình thành và phát triển của công ty

Từ một cửa hàng văn phòng phẩm hoạt động theo giấy phép Số 01012-57Ngày 06 tháng 09 năm 2000 do Uỷ Ban Nhân Dân Quận Thanh Xuân cấp, đếnngày17 tháng 06 năm 2003, Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Ngọc Hà

(“Công ty Ngọc Hà”) được thành lập theo giấy phép hoạt động Số 0102009050

do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Thành Phố Hà Nội cấp Ngoài ra, để tạo điều kiệnthuận lợi cho việc phục vụ nhiều đối tượng khách hàng khác nhau, ngày 06tháng 01 năm 2005, cửa hàng VPP Lê Diệu Thuý cũng được thành lập và duytrì hoạt động như là một bộ phận kinh doanh của Công ty Ngọc Hà

Ngày 26 tháng 10 năm 2003, Công ty Ngọc Hà mở cơ sở hoạt động tại HảiDương theo giấy phép Số 84-03-HD và đến ngày 06 tháng 04 năm 2006, Công

ty đã đăng ký hoạt động Chi nhánh Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụNgọc Hà tại Hải Dương theo giấy phép Số 0412000058 do Sở Kế Hoạch vàĐầu Tư tỉnh Hải Dương cấp

Ngày 26 tháng 10 năm 2006, Công ty Ngọc Hà mở cơ sở hoạt động tại BắcNinh theo giấy phép Số 48-12-BN và đến ngày 09 tháng 01 năm 2007, Công ty

đã đăng ký hoạt động Chi nhánh Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Ngọc

Hà tại Bắc Ninh theo giấy phép Số 0321000168 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tưtỉnh Bắc Ninh cấp

Trong kế hoạch phát triển mở rộng thị trường thì Công ty đang gấp rút hoàntất thủ tục mở thêm chi nhánh hoạt động tại các tỉnh: Hưng Yên, Vĩnh Phúc

Để mở rộng mối quan hệ với các nhà cung cấp trong và ngoài nước Công ty

đã đặt đại diện thương mại của mình tại Nam Ninh, Trung Quốc

Tháng 10 năm 2005, Công ty Ngọc Hà đã tiến hành đăng ký thương hiệucủa Công ty với Cục Sở Hữu Trí Tuệ thuộc Bộ Khoa Học và Công Nghệ Hồ

Sơ đã được chấp nhận theo công văn số 12743/NH2 ngày 07/04/2006 và đangchờ công bố

I.2 Tổ chức bộ máy quản lý và hoạt động của doanh nghiệp

I.2.1 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty.

Đội ngũ nhân sự gồm các nhân viên được đào tạo chính quy tại các trườngđại học uy tín như: Đại Học Bách Khoa, Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Học Viện

Bộ máy quản lý được sắp xếp bố trí một cách logic khoa học, tạo điều kiệncho Công ty quản lý chặt chẽ tất cả các mặt hoạt động, đảm bảo cho quá trìnhhoạt động kinh doanh thương mại được liên tục và đem lại hiệu quả cao.

Bộ máy quản lý của Công ty gồm:

 Ban giám đốc:

+ Giám đốc công ty

+ 2 phó giám đốc: Phó giám đốc phụ trách kinh doanh tiếp thị bán hàng,

Phó giám đốc phụ trách tài chính và quản lý nhân lực.Mỗi một phòng ban có chức năng riêng biệt, song đều có chức năng tham mưugiúp việc cho Ban giám đốc trong quản lý và điều hành công việc

 Phòng kế toán và phân tích tài chính: có nhiệm vụ hạch toán kế toán và

phân tích tài chính, phản ánh trung thực tình hình tài chính của Công ty,kiểm tra, kiểm soát các hoạt động tài chính của chi nhánh, tổng hợp và phântích hoạch định để đánh giá kết quả kinh doanh, nghiên cứu kết quả và hiệuquả của hoạt động tài chính từ đó tham mưu phương án tốt nhất Về mặtnhân sự có nhiệm vụ quản trị hành chính, quản trị nhân sự, nhiệm vụ phốihợp theo hệ thống

 Phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ sửa chữa, bảo hành sản phẩm, lắp đặt các

máy móc thiết bị, đào tạo các kỹ thuật viên cho tay nghề giỏi để đáp ứng vớicông việc đặt ra

 Phòng kinh doanh và quản lý bán hàng: có nhiệm vụ kinh doanh, tiếp

thị các sản phẩm, thâm nhập thị trường để tìm nguồn tiêu thụ hàng hoá trongkhu vực, quảng bá sản phẩm tới người tiêu dùng, thực hiện các nhiệm vụchăm sóc khách hàng

 Phòng giao dịch: có nhiệm vụ nhận và thực hiện tất cả các cuộc trao đổi với

khách hàng, đáp ứng những yêu cầu của khách, và kết hợp chăm sóc kháchhàng

Ban giám đốc( 3 nhân sự )

Phòng kinh doanh

và Quản lý bán hàng

(12 nhân sự )

Phòng kỹ thuật(10 nhân sự)

Phòng kế toán vàPhân tích tài chính (6 nhân sự)

CN Bắc Ninh(12 nhân sự)

CN Hải Dương

(14 nhân sự)

Phòng giao dịch(4 nhân sự)

Phòng vận chuyển(20 nhân sự)

Phòng mua hàng(6 nhân sự)

 Phòng mua hàng: có nhiệm vụ tìm kiếm các nhà cung cấp để đáp ứng nhu

cầu đa dạng hoá sản phẩm của khách hàng, chất lượng tốt, giá cả hợp lý,dịch vụ hoàn hảo

 Phòng vận chuyển: có nhiệm vụ chở và giao hàng tận nơi cho khách hàng

một cách nhanh nhất và tốt nhất

 Ngoài ra Công ty còn có 2 Chi nhánh: Có chức năng hoạt động và hạch toánđộc lập, nhưng chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Ban giám đốc Công ty, dướicác Chi nhánh lại phân ra các bộ phận chức năng Đứng đầu các Chi nhánh

là các Giám đốc điều hành Chi nhánh chịu trách nhiệm trước Công ty vềhoạt động kinh doanh của đơn vị mình

Sơ đồ bộ máy quản lý ở Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà :

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ bộ máy quản lý ở Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà

I.2.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty

Là đơn vị kinh doanh chuyên phân phối và cung cấp các sản phẩm và dịch

máy photo, máy fax; băng dính công nghiệp, dây đai, màng chít; nội thất vănphòng, trường học, bệnh viện; giấy và mực in mã vạch một cách hiệu quả, trọngói và chuyên nghiệp, kết nối trực tiếp giữa các nhà sản xuất với các đơn vị tiêudùng cuối cùng.

Công ty Ngọc Hà cung cấp hàng hoá và dịch vụ cho trên 500 tổ chức, đơn

vị trên địa bàn Hà Nội, Hà Tây, Hải Dương, Bắc Ninh, Đây là các tổ chức,đơn vị thuộc các thành phần kinh tế nhà nước, đầu tư nước ngoài, tư nhân vàđang hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau: Ngân hàng và tổ chức tín dụng,các học viện, trường đại học, cao đẳng, các bệnh viện, các bộ, cơ quan ngang

bộ, sở, cơ quan hành chính sự nghiệp, đại sứ quán, lãnh sự quán, các công tysản xuất, xây dựng, v.v

Phương châm kinh doanh của Công ty Ngọc Hà là „KẾT NỐI CÁC ĐƠN

VỊ TIÊU DÙNG VỚI NHÀ SẢN XUẤT“ Công ty đã và đang xây dựng các mối

quan hệ lâu dài và uy tín với các nhà sản xuất trong và ngoài nước sản xuất cácngành hàng mà Công ty đang kinh doanh Với quy mô hoạt động ngày càng

mở rộng và đầu ra ngày càng tăng cao, Công ty luôn được các nhà sản xuất ưutiên trong việc cung cấp hàng hoá với mức giá cả ưu đãi nhất

Với trên 80 cán bộ nhân viên tốt nghịêp các trường đại học, cao đẳng,trung học chuyên nghiệp Công ty Ngọc Hà luôn hướng phấn đấu không ngừngnâng cao chất lượng hàng hoá và dịch vụ của mình Công ty thường xuyên thuthập phản hồi của khách hàng và tổ chức các chương trình đào tạo liên tục chotất cả các bộ phận của Công ty Không chỉ dừng lại ở việc bán hàng và cungcấp dịch vụ, Công ty luôn thúc đẩy công tác tư vấn cho khách hàng trong việcmua hàng hoá nhằm nâng cao hiệu quả công tác mua hàng của các đơn vị kháchhàng

Công ty cam kết sẽ mang lại chất lượng dịch vụ và hàng hoá ở mức caonhất, không những chỉ đáp ứng được mà còn vượt quá sự mong đợi của quýkhách hàng

Dưới đây là bảng số liệu phản ánh tình hình tăng trưởng và phát triển củaCông ty trong 3 năm trở lại đây:

Phụ ghi: Báo cáo tài chính các năm 2004, 2005, 2006

II ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY

II.1 Tổ chức bộ máy kế toán

Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà là một Công ty có quy mô hoạt độngkinh doanh thương mại tương đối lớn, có địa bàn hoạt động rộng với nhiều đơn

vị trực thuộc Để có thể tổ chức bộ máy kế toán cho phù hợp với sự phân cấpquản lý tài chính của Công ty, ban lãnh đạo cùng với phòng Kế toán và phântích tài chính lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán nửa tập trung, nửa phântán Tiến hành công tác kế toán theo hình thức Nhật ký chung và kế toán hàngtồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá vật liệu và hàng hoáxuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước

Đứng đầu kế toán Công ty là kế toán trưởng Phòng kế toán Công ty đượcđặt dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng Các bộ phận kế toán của Chi nhánh đều

Đối với các Chi nhánh hạch toán độc lập hạn chế Bộ phận này có nhiệm

vụ thu thập xử lý các chứng từ ban đầu sau đó tổ chức hạch toán chi tiết tổnghợp và lập báo cáo định kỳ gửi về phòng kế toán của Công ty theo qui định Kếtoán Công ty kiểm tra và duyệt báo cáo quyết toán để làm căn cứ hạch toántổng hợp toàn Công ty

Phòng Kế toán và phân tích Tài chính Công ty gồm 6 người và tổ chứctheo cơ cấu sau:

 Kế toán trưởng: Người đứng đầu bộ máy kế toán tham mưu chính về công

tác kế toán tài vụ của công ty Kế toán trưởng là người có năng lực trình độchuyên môn cao về tài chính – kế toán, nắm chắc các chế độ hiện hành củanhà nước để chỉ đạo hướng dẫn các bộ phận mình phụ trách ; tổng hợpthông tin kịp thời, chính xác đồng thời cùng ban giám đốc

 Kế toán bán hàng: là kế toán theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hoá , tình

hình nhập xuất tồn hàng hoá Căn cứ vào hoá đơn bán hàng, phiếu nhập kho,phiếu xuất kho, kế toán định khoản và ghi vào sổ sách có liên quan

 Kế toán công nợ kiêm kế toán thanh toán: là kế toán theo dõi và ghi có

các khoản phải thu, phải trả với nhà cung cấp căn cứ vào các chứng từ liênquan kế toán ghi sổ chi tiết theo từng khách hàng Đối với những kháchhàng, nhà cung cấp thường xuyên kế toán mở riêng sổ chi tiết để theo dõi

và ghi sổ các khoản điện, nước, điện thoại, các khoản tạm ứng

 Thủ quĩ kiêm kế toán tài sản cố định: Thể hiện trên sổ sách tình hình tài

sản, số lượng, giá trị tài sản như đất đai, nhà cửa, trang thiết bị máymóc cũng như tình hình biến động của các tài sản đó Thủ quĩ có nhiệm vụgiữ quĩ, thu chi các khoản tiền mặt trong công ty

 Kế toán thuế: Nắm chắc các qui định, luật thuế của nhà nước ban hành để

từ đó hạch toán các khoản thuế phải nộp của doanh nghiệp

 Kế toán tổng hợp: là người chịu trách nhiệm tổng hợp phần hành kế toán

của từng kế toán viên thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh, kiểm tra báo

cáo tài chính các đơn vị, kiểm tra số sách, đôn đốc việc lập báo cáo, xử lýcác bút toán chưa đúng, tổ chức lưu trữ tài liệu kế toán.

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ bộ máy kế toán

II.2 Tổ chức công tác kế toán

Là một đơn vị kinh doanh thương mại, nên Công ty áp dụng chế độ kếtoán mới từ tháng 10/1994 theo dự thảo lần thứ tư của vụ chế độ kế toán Bộ TàiChính Trong quá trình áp dụng thử nghiệm kế toán mới, Công ty đã gặp phảimột số khó khăn như phải xây dựng một hệ thống sổ kế toán, chuyển số dư tàikhoản kế toán cũ sang tài khoản kế toán mới Hiện nay, công tác kế toán củaCông ty đã ổn định việc tổ chức ghi chép hạch toán hợp lý, thông tin cung cấpkịp thời, chính xác, phục vụ có hiệu quả yêu cầu quản lý kinh tế tài chính củaCông ty

Đối với phần hành kế toán hàng tồn kho, Công ty áp dụng phương pháp kêkhai thường xuyên, trị giá vốn vật liệu, hàng hoá, công cụ dụng cụ xuất khođược tính theo giá thực tế, hình thức kế toán Nhật ký chung, nộp thuế giá trị gia

KẾ TOÁN TRƯỞNG

KTTổng

hợp

KTThuế

KTBánhàng

KTCông nợkiêmthanhtoán

Thủ quỹkiêm KTTSCĐ

tăng theo phương pháp khấu trừ Kỳ kế toán nộp báo cáo tài chính gửi lên Cơquan Thuế là năm

II.3 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán

Hệ thống chứng từ được sử dụng tai Công ty gồm:

- Chứng từ lao động và tiền lương gồm;

+ Sổ lương

+ Bảng chấm công

+ Bảng tính lương và thanh toán tiền lương

- Chứng từ về TSCĐ gồm: Thẻ TSCĐ

- Chứng từ sử dụng theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến tiền tệ gồm:

+ Phiếu thu (Mẫu 01-TT-BB)

+ Phiếu chi (Mẫu 02-TT-BB)

+ Giấy báo nợ, có của Ngân hàng

+ Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (Mẫu 03-TT-HD)

+ Giấy thanh toán tiền tạm ứng (Mẫu 04-TT-BB)

+ Biên lai thu tiền (Mẫu 05-TT-HD)

+ Bảng kê thu, chi tiền mặt; tiền gửi Ngân hàng

- Chứng từ về hàng tồn kho gồm:

+ Phiếu nhập kho (Mẫu 01/VT)

+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

- Chứng từ về bán hàng gồm:

* Phiếu đề nghị xuất kho

* Phiếu xuất kho

* Hoá đơn giá trị gia tăng (Mấu số 01GTGT – 3LL) được lập thành 3 liên:+ Liên 1 lưu giữ tại phòng kế toán

+ Liên 2 giao cho khách hàng

+ Liên 3 dùng để thanh toán

Chất lượng công tác hạch toán ban đầu có ý nghĩa quan trọng đối với chấtlượng công tác kế hoạch sau này Chính vì vậy công ty luôn chấp hành đúng hệthống chứng từ và sổ sách của Bộ Tài Chính.

Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hếtnhập số liệu nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung trên máy, sau đó căn cứvào số liệu ghi sổ Nhật ký chung máy sẽ tự động lên các nghiệp vụ phát sinhvào sổ kế toán chi tiết liên quan

II.4 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán

Hệ thống tài khoản Công ty được mở theo quyết định 1141 TC/CĐKT.Ngoài ra, để phục vụ cho việc theo dõi chi tiết, phần lớn các tài khoản được mởthành các tài khoản cấp II, cấp III, và chi tiết cho từng đối tượng Ví dụ: tàikhoản 112 được mở thành các tài khoản như: TK 11211, 11212, (TK 1121 làtài khoản tiền gửi ngân hàng, TK 11211 là TK tiền gửi ngân hàng đầu tư) đểtheo dõi chi tiết tình hình giao dịch, thanh toán tại các ngân hàng mà Công ty cóquan hệ

II.5 Tổ chức hệ thống sổ kế toán

Để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, Công ty áp dụng hình thức

sổ Nhật ký chung Sổ kế toán bao gồm: Sổ kế toán chi tiết và Sổ kế toán tổnghợp

II.5.1 Sổ kế toán tổng hợp.

Để phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế thường xuyên phát sinh tại Công ty

và để tiện cho việc theo dõi chính xác các tài khoản thường xuyên có biếnđộng Công ty đã lựa chọn hình thức sổ kế toán Nhật ký chung Với hình thức

sổ kế toán này, Công ty đã sử dụng sổ Nhật ký đặc biệt, đó là Nhật ký thu tiền,Nhật ký chi tiền Như vậy, với sổ kế toán tổng hợp, Công ty sử dụng 4 sổ kếtoán: Nhật ký chung, Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền, Sổ cái các tà khoản

II.5.2 Sổ kế toán chi tiết.

2 Sổ kho

3 Sổ chi tiết vật liệu, công cụ, sản phẩm, hàng hoá

4 Bảng tổng hợp chi tiết vật, công cụ, sản phẩm, hàng hoá

5 Sổ chi tiết thanh toán với người mua

6 Sổ chi tiết bán hàng

7 Sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh

8 Sổ chi tiết theo dõi thuế giá trị gia tăng

9 Sổ lương

Những sổ kế toán chi tiết trên sử dụng theo mẫu của Bộ Tài Chính banhành theo Quyết định số 1177/TC/QĐ/CĐKT ngày 23/12/1996 và Quyết định

số 144/2001/QĐ-BTC ngày 21/12/1996

II.5.3 Trình tự ghi sổ kế toán tại công ty.

Khi có một nghiệp vụ kinh tế phát sinh, một chứng từ kế toán được lập.Nếu lien quan đến thu tiền, chi tiền thì kế toán sẽ vào sổ Nhật ký thu tiền, Nhật

ký chi tiền Nếu có liên quan đến các sổ kế toán chi tiết khác thì ngoài việc vào

sổ Nhật ký chung, kế toán đồng thời vào các sổ kế toán chi tiết Nghiệp vụ thutiền, chi tiền chỉ ghi chép vào sổ Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền, không ghichép vào Nhật ký chung nữa Công việc này được kế toán thực hiện từ một đếnhai ngày một lần Sau đó cứ 5 ngày một lần, kế toán căn cứ vào số liệu đã ghitrong sổ nhật ký đặc biệt để ghi vào sổ Cái các tài khoản có liên quan đến cácnghiệp vụ phát sinh trong kỳ kế toán

Cuối mỗi quý, kế toán cộng số liệu trên sổ cái các tài khoản Đồng thời,căn cứ vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết Căn

cứ vào bảng tổng hợp chi tiết, sổ Cái, kế toán tiến hành đối chiếu các số liệutrên hai hệ thống sổ (Sổ tổng hợp và sổ chi tiết) Căn cứ vào sổ Nhật ký, sổ Cáicác tài khoản, kế toán tiến hành lập các báo cáo tài chính cho từng quý

Đặc trưng cơ bản của hình thức này là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chínhphát sinh đều phải ghi vào sổ nhật ký, mà trọng tâm là sổ nhật ký chung, theo

Chứng từ gốc

Sổ Nhật ký

đặc biệt

Sổ Nhật ký chung

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó sau đó lấy

số liệu trên các sổ nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh

Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm có các loại sổ kế toán chủ yếu sauđây: Sổ Nhật ký chung, Nhật ký đặc biệt, Sổ cái và Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung được thể hiện qua sơ đồ

sau:

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung

Ghi cuối tháng, hoặc định kỳGhi chú:

Ghi hàng ngày

II.6 Tổ chức hệ thống Báo Cáo Tài Chính kế toán.

Công ty sử dụng hệ thống báo cáo tài chính theo đúng Quyết định số1141TC/QĐ/CĐTC ngày 01/11/1995 và thông tư 89/2003/TT-BTC ngày09/10/2003 về việc hướng dẫn kế toán thực hiện bốn chuẩn mực ban hành theoQuyết định 149/2003/BTC ngày 31/12/2003 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính:

Hệ thống báo cáo tài chính gồm có:

 Bảng Cân đối kế toán: Mẫu số B01 - DNN

 Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh: Mẫu số B02 - DNN

 Bản Thuyết minh báo cáo tài chính: Mẫu số B09 - DNN

 Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ: Mẫu số B03 - DNN

 Bảng Cân đối tài khoản: Mẫu số F01 - DNNNgoài ra, còn có những báo cáo khác như: Báo cáo thuế (tờ khai thuế giátrị gia tăng, tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp, tình hình thực hiện nghĩa vụđối với ngân sách Nhà nước ), bảng tổng hợp vật tư tồn nhập – xuất – tồn,bảng cân đối số phát sinh, bảng cân đối tài khoản,

Báo cáo tài chính gửi cho các cơ quan có thẩm quyền bao gồm:

 Cơ quan đăng ký kinh doanh

 Cơ quan thống kê

 Cơ quan thuế

Ngoài các báo cáo tài chính ra, cuối mỗi tháng Công ty còn phải lập cácbáo cáo quản trị, để gửi cho Giám đốc Hàng tháng kế toán lập báo cáo thu, báocáo chi trong tháng một cách chi tiết các khoản thu, chi hàng ngày Thông quabáo cáo thu, báo cáo chi, kế toán tổng hợp sẽ lập báo cáo phân tích các khoảnthu, chi

III THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY TNHH TM & DV NGỌC HÀ

III.1 Đặc điểm công tác tiêu thụ hàng hoá tại Công ty.

III.1.1 Đặc điểm hàng hoá tiêu thụ của Công ty.

Hàng hoá chủ yếu của công ty là: Văn phòng phẩm tổng hợp và tạp phẩm;Máy móc, thiết bị văn phòng, sửa chữa, bảo dưỡng; Mực cho máy in, máyphotocopy và máy fax; Nội thất văn phòng, trường học, bệnh viện; Dịch vụ in

ấn, mực in mã vạch, băng dính công nghiệp, dây đai, màng chít

Đặc điểm của những hàng hoá trên là: được cung cấp bởi các nhà sản xuấttrong và ngoài nước, Công ty trực tiếp nhập khẩu các loaị máy móc, mực in,giấy,…sau đó cung cấp cho các đại lý, các đơn vị sử dụng trực tiếp,…

Việc quản lý hàng hoá do phòng kế toán và người quản lý kho thực hiệntrên hai mặt hiện vật và giá trị Việc nhập xuất kho bao giờ cũng có sự có mặtcủa ít nhất cả hai bên Người quản lý kho có nhiệm vụ quản lý và bảo quảnhàng hoá sau khi nhập kho Nếu mất mát, hư hỏng thì người quản lý kho hoàntoàn chịu trách nhiệm

III.1.2 Phương thức bán hàng và thanh toán.

Tuy thành lập chưa lâu song Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà cũng

đã dần khẳng định được vị trí của mình trên thị trường Những sản phẩm hànghoá, dịch vụ của Ngọc Hà phần lớn được cung cấp cho những khách hàng quenthuộc trên địa bàn Hà Nội và ngoại tỉnh

Công ty đã thực hiện một phương thức bán hàng là phương thức tiêu thụtrực tiếp Với phương thức bán hàng này hình thức thanh toán là:

Bán hàng thanh toán ngay: Bằng tiền mặt, séc hoặc chuyển khoản sau khi

đã lập hóa đơn bán hàng tại phòng kế toán

Bán hàng trả chậm: Công ty cho phép một số khách hàng thanh toánchậm trong một thời gian nhất định

Hai hình thức này được áp dụng linh hoạt tùy theo từng đối tượng kháchhàng Công ty chia ra 2 loại khách hàng: khách hàng có hợp đồng mua bán lànhững khách hàng chính, còn lại là những khách hàng lẻ Khách hàng chínhđược mua chịu và được hưởng một tỷ lệ chiết khấu theo giá trị hàng mua trênhóa đơn tăng dần Với khách hàng quen thời hạn tín dụng rộng rãi hơn Thôngthường Công ty cho khách hàng chịu từ 30 - 50 ngày

III.2 Tổ chức công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ ở Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà

III.2.1 Chứng từ hạch toán tiêu thụ hàng hoá.

Kế toán sử dụng những chứng từ sau để hạch toán:

- Phiêú đề nghị xuất kho

- Phiêú xuất kho

- Hóa đơn giá trị gia tăng

- Phiếu thu

- Giấy báo có của ngân hàng

Khi khách hàng đến mua hàng, kế toán sẽ lập hóa đơn giá trị gia tăng loại

3 liên lớn theo mẫu của Bộ tài chính

Nếu khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt (thường là khách hàng lẻ,

số lượng ít chiếm từ 3 - 5% doanh thu) sau khi thu tiền kế toán kiêm thủ quỹ sẽđóng dấu "Đã thanh toán" Đối với khách hàng thường xuyên có hợp đồng, phátsinh quan hệ mua bán chịu, kế toán sẽ đóng dấu "bán chịu", nếu đổi hàng dosản phẩm hỏng kế toán sẽ đóng dấu "Đã thanh toán"

Hóa đơn giá trị gia tăng gồm 3 liên và được luân chuyển như sau:

- Liên 1 (màu tím): Nếu khách hàng thanh toán ngay thì tạm lưu ở chỗthủ quỹ Cuối ngày, căn cứ vào số tiền ghi trên hóa đơn, thủ quỹ sẽ lập phiếuthu sau đó chuyển cho kế toán tiêu thụ để ghi sổ Nếu là hóa đơn bán chịu thì kếtoán ghi sổ chi tiết TK 331 (Phải thu của khách hàng), sổ chi tiết 5112 (Doanhthu bán hàng) Cuối tháng, sau khi ghi chép đẩy đủ số liệu vào sổ chi tiết, đối

Giá vốn thực

tế xuất kho

Số lượng hàng xuất khoGía đơn vị bình quân

Gía đơn vị bình quân cả kỳ dự trữGiá trị thực tế hàng tồn đầu kỳ Giá trị thực tế hàng nhập trong kỳ

Số lượng hàng thực tế tồn đầu kỳSố lượng hàng thực tế nhập trong kỳ

+ Liên 3 (màu xanh) Hóa đơn này được vào sổ giao nhận chứng từ định

kỳ thủ kho gửi lên kế toán tiêu thụ, kế toán tiêu thụ phân loại hóa đơn, vớikhách hàng lẻ thì lập cùng phiếu thu, với khách hàng mua chịu thì phân loạitheo đơn vị khách hàng và lưu lại

III.2.2 Hạch toán giá vốn hàng bán

Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà đã sử dụng phần mềm kế toán nênPhòng Kế toán đã tính giá sản phẩm bán hàng theo phương pháp giá đơn vịbình quân cả kỳ dự trữ Theo phương pháp này kế toán căn cứ vào số liệu tổnghợp trên bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn để xác định giá vốn của số hàng hoá

đã xuất kho

Biểu số 01:

Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà

Địa chỉ: Số 7, Ngõ 2, Nguyễn Ngọc Nại, TX, HN

PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT KHO

Ngày: 09/12/2006

Kinh doanh: Duy

Địa chỉ: 381 Quang Trung - Hà Đông

Điện thoại: 034.511221

Đ.Giá (chưaVAT)

Biểu số 02:

Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà

Địa chỉ: Số 7, Ngõ 2, Nguyễn Ngọc Nại, TX, HN

PHIẾU XUẤT KHO

Ngày 09 tháng 12 năm 2006 Nợ:

Số phiếu: 24329 Có:

Họ và tên người mua hàng: Chị Yến

Đơn vị thanh toán: Công ty TNHH Hoàng Yến

Địa chỉ: Số 381 Quang Trung - Hà Đông

Lý do xuất kho: Xuất bán

Xuất tại kho: Kho Công ty

(Ký, họ tên)

Thủ kho

(Ký, họ tên)

Kế toán bán hàng

(Ký, họ tên)

Thủ trưởng đơn vị

(Ký, họ tên)

Biểu số 03:

Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà

Địa chỉ: Số 7, Ngõ 2, Nguyễn Ngọc Nại, TX, HN

BẢNG KÊ LUỸ KẾ NHẬP XUẤT TỒN

Thành tiền

Số lượng

Thành tiền

Số lượng

Thành tiền

Số lượng

Thành tiền

XK 70/90

10060004

Biểu số 04:

Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà

Địa chỉ: Số 7, Ngõ 2, Nguyễn Ngọc Nại, TX, HN

BẢNG KÊ GIÁ VỐN HÀNG HOÁ BÁN RA THÁNG 12

Biểu số 05:

Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà

Địa chỉ: Số 7, Ngõ 2, Nguyễn Ngọc Nại, TX, HN

SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢNTài khoản: 632 – Giá Vốn hàng bán

Biểu số 06:

Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà

Địa chỉ: Số 7, Ngõ 2, Nguyễn Ngọc Nại, TX, HN

SỔ NHẬT KÝ CHUNG Tháng 12 năm 2006

Phát sinhnợ

Phát sinhcó

SốhiệuNgày

DT bán hàng Giấy A4 BBXK 70/90





156 632

131 511 3331

29.500.000

38.500.000

29.500.000

35.000.000 3.500.000

Cộng mang sang

Biểu 07:

Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà

Địa chỉ: Số 7, Ngõ 2, Nguyễn Ngọc Nại, TX, HN

SỔ CÁI TÀI KHOẢN

TKĐốiứng

Phát sinhnợ

Phátsinhcó

Số dưSố

hiệu Ngày

09/12 105 09/12

Giá vốn Giấy A4 BB XK 70/90

10 156 29.500.000

Cộng phát sinh

Phát sinh luỹ kế

III.2.3 Hạch toán doanh thu bán hàng

Kế toán bán hàng

Khi xuất hàng để bán nhân viên kinh doanh chuyển đề nghị xuất hàng với

đầy đủ các thông tin trên phiếu “Phiếu đề nghị xuất kho” <Biểu số 01> Kế toán bán hàng lập phiếu xuất kho (Biểu số 02) 03 liên và viết hoá đơn GTGT 03 liên (Biểu số 08)

Căn cứ vào: Đề nghị xuất kho kế toán bán hàng lập Phiếu xuất kho (trên phần mềm kế toán), hạch toán nghiệp vụ bán hàng và viết hoá đơn GTGT.

Do hàng ngày phát sinh nhiều nghiệp vụ thu chi tiền hàng nên để tiện theodõi công nợ phải thu, phải trả kế toán Công ty đã sử dụng TK 131 “Phải thu củakhách” và TK 331 “Phải trả người bán” để theo dõi Do đó, tất cả các nghiệp vụ

có liên quan đến thu tiền hàng đều phản ánh vào bên Nợ TK 131 đến khi thu tiềnmới phản ánh số tiền thu được vào bên Có TK 131

Biểu số 08:

HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-3LL

GIÁ TRỊ GIA TĂNG KM/2006B Liên 2: Giao cho khách 0024329

Ngày 09 tháng 12 năm 2006

Đơn vị bán: CÔNG TY TNHH TM & DV Ngọc Hà

Địa chỉ: Số 7 – Ngõ 2 – Phố Nguyễn Ngọc Nại – Thanh Xuân - H à Nội

Điện thoại: 04.5653074 MST: 0101394777

Họ và tên người mua hàng:

Tên đơn vị: Công ty TNHH Hoàng Yến

Địa chỉ: 381 Quang Trung - Hà Đông - Hà Tây

Cộng tiền hàng 35.000.000Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 3.500.000

Tổng cộng tiền thanh toán 38.500.000

Bằng chữ: Ba mươi tám triệu năm trăm nghìn đồng./.

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Hàng ngày căn cứ vào Liên 3 phiếu xuất kho, thủ kho phản ánh số lượnghàng xuất kho vào cột xuất trên sổ kho mở chi tiết cho từng mã vật tư

Biểu số 09:

Địa chỉ: Số 7, Ngõ 2, Nguyễn Ngọc Nại, TX, HN

THẺ KHOTháng 12/2006 Vật tư: 10060004 – Giấy A4 BB XK 70/90

1000 30.000.000

08/12 08001 Nhập 1000 29.000 29.000.000 2000 59.000.000 09/12 24329 Xuất 1000 29.500 29.500.000 1000 29.500.000

Đối với những khách hàng chưa thanh toán hết tiền hàng kế toán mở sổ chi

tiết công nợ cho từng khách hàng

Biểu số 10:

Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà

Địa chỉ: Số 7, Ngõ 2, Nguyễn Ngọc Nại, TX, HN

SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢTài khoản: 131 - Phải thu của khách

Mã khách: Công ty TNHH Hoàng Yến

Địa chỉ: Số 7, Ngõ 2, Nguyễn Ngọc Nại, TX, HN

SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢNTài khoản: 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ