Một số kinh nghiệm quản lý công văn đi, công văn đến của nhân viên văn thư ở trường THCS

Công tác văn phòng là một bộ phận thực hiện chức năng giúp việc, phục vụ cho nhà trường, là địa điểm giao tiếp và các hoạt động khác của nhà trường, thủ trưởng đơn vị, văn phòng là bộ nhớ, bộ lộc của thủ trưởng cơ quan. Các vấn đề thông tin được cán bộ văn phòng, văn thư thu thập sàng lọc, nghiên cứu, đề xuất chuyển đến thủ trưởng và ngược lại. Các ý kiến chỉ đạo của thủ trưởng đều được cán bộ văn phòng truyền đạt theo dõi, kiểm tra việc thực hiện. Ngoài ra văn phòng còn là bộ mặt của cơ quan, đơn vị nơi giải quyết các công việc với cơ quan khác, là cầu nối giữa cơ quan nhà nước với nhân dân… Xuất phát từ những lý do trên, tôi rất trăn trở làm thế nào để quản lý và bảo quản tốt các loại công văn đi, công văn đến trong nhà trường? Chính vì vậy tôi đã mạnh dạn nghiên cứu đề tài “Một số kinh nghiệm quản lý công văn đi, công văn đến của nhân viên văn thư ở trường THCS”

MỤC LỤC PHẦN MỘT: ĐẶT VẤN ĐỀ Lý chọn đề tài Mục đích nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Phạm vi, kế hoạch nghiên cứu PHẦN HAI: NỘI DUNG Cơ sở lý luận Cơ sở thực tiễn Một số kinh nghiệm quản lý công văn đi, công văn đến 3.1 Kinh nghiệm quản lý công văn 3.2 Kinh nghiệm quản lý công văn đến Kết PHẦN BA: KẾT LUẬN - KHUYẾN NGHỊ TÀI LIỆU THAM KHẢO PHẦN I ĐẶT VẤN ĐỀ Lý chọn đề tài 1/18 Trang 2 3 5 6 16 17 18 Ngay từ ngày đầu nước nhà giành độc lập, Hồ Chí Minh, Chủ tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa ký Thông đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 cơng tác cơng văn, giấy tờ, Người rõ "tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết quốc gia" đánh giá "tài liệu lưu trữ tài sản qúy báu, có tác dụng lớn việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch cơng tác phương châm sách mặt trị, kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu công tác quan trọng" Xác định ý nghĩa to lớn tầm quan trọng công tác lưu trữ xã hội nghiệp xây dựng, bảo vệ Tổ quốc, ngày 17 tháng năm 2007, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 1229/QĐ-TTg Ngày truyền thống ngành Lưu trữ Việt Nam lấy ngày 03 tháng 01 hàng năm "Ngày Lưu trữ Việt Nam" Đối với quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan trọng nhiều Do đó, quan, tổ chức thành lập, công tác văn thư, lưu trữ tất yếu hình thành "huyết mạch" trọng hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Mặc dù công tác văn thư, lưu trữ có từ lâu, tồn song song với chiều dài lịch sử dân tộc, chiều dài lịch sử hình thành quan, tổ chức trách nhiệm thực thuộc tất cá nhân quan, tổ chức Nhưng nay, suy nghĩ khơng người, cơng tác có từ vài năm trở lại cơng việc vụ, giấy tờ đơn người làm văn thư, lưu trữ nên chưa có quan tâm, trọng, đầu tư xứng đáng Đây suy nghĩ, quan niệm chưa đánh giá công tác văn thư, lưu trữ, cần thiết phải nhìn nhận lại Trong giai đoạn trước tình hình ngày phát triển, đổi đất nước, thông tin ngày phát triển vũ bảo nói chung ngành giáo 2/18 dục Đào tạo riêng cơng tác văn thư, văn phòng đòi hỏi phải có số kiến thức định để xử lý tốt thông tin, công việc cách kịp thời hiệu Là đơn vị trường học, dù lĩnh vực phải cần có phận tiếp nhận, xử lý thông tin (Văn bản, Chỉ thị; Thông tư; Thông báo; thông báo…) cấp ban ngành đến đơn vị có nhiệm vụ phản hồi (Báo cáo, thơng báo thơng tin trên…) q trình hoạt động đơn vị Với tính chất đặc thù ngành Giáo dục Đào tạo, việc tiếp nhận loại văn bản, công văn, thị… nhiều, nên đòi hỏi người làm cơng tác văn thư, văn phòng nhà trường phải biết xếp, xử lý thơng tin cách khoa học, nhanh chóng, xác giúp Thủ trưởng đơn vị kịp thời nắm bắt để có hướng giải công việc cách tốt nhằm giúp đơn vị hồn thành tốt nhiệm vụ Cơng tác văn phòng phận thực chức giúp việc, phục vụ cho nhà trường, địa điểm giao tiếp hoạt động khác nhà trường, thủ trưởng đơn vị, văn phòng nhớ, lộc thủ trưởng quan Các vấn đề thông tin cán văn phòng, văn thư thu thập sàng lọc, nghiên cứu, đề xuất chuyển đến thủ trưởng ngược lại Các ý kiến đạo thủ trưởng cán văn phòng truyền đạt theo dõi, kiểm tra việc thực Ngồi văn phòng mặt quan, đơn vị nơi giải công việc với quan khác, cầu nối quan nhà nước với nhân dân… Xuất phát từ lý trên, trăn trở làm để quản lý bảo quản tốt loại cơng văn đi, cơng văn đến nhà trường? Chính tơi mạnh dạn nghiên cứu đề tài “Một số kinh nghiệm quản lý công văn đi, công văn đến nhân viên văn thư trường THCS” Mục đích nghiên cứu Việc chọn lựa đề tài nghiên cứu nhằm tìm hiểu thực trạng quản lý công văn đi, công văn đến đề xuất số biện pháp quản lý công văn đi, công văn đến cách hiệu công tác văn thư nhà trường THCS Đối tượng nghiên cứu Thực trạng công tác quản lý công văn đi, công văn đến nhà trường; đề xuất số biện pháp quản lý hiệu công văn đi, công văn đến Phương pháp nghiên cứu Để thực đề tài tiến hành sử dụng phương pháp nghiên cứu sau: 4.1 Phương pháp nghiên cứu lý thuyết: 3/18 Khi sử dụng phương pháp tơi phân tích nguồn tài liệu có liên quan đến đề tài nghiên cứu tạp chí, sách báo, nghiên cứu khoa học, tài liệu tâm lý sau tổng hợp nội dung, tài liệu có giá trị để xây dựng đề tài nghiên cứu Với nguồn tài liệu vô phong phú, tơi tiến hành xếp theo trình tự hợp lý để làm rõ vấn đề đặt từ đưa quan điểm, việc làm ưu việt so với cũ tiến hành 4.2 Phương pháp nghiên cứu thực tiễn: Thông qua việc tập hợp lưu trữ công văn đi, cơng văn đến để từ rút kinh nghiệm bổ sung đề tài nghiên cứu Việc lưu trữ công văn đi, công văn đến việc làm đơn giản mà cần có tỉ mỉ tâm huyết, làm việc khoa học cho có hiệu Từ việc làm thực tế tơi rút kinh nghiệm để làm tốt công tác văn thư Phạm vi, kế hoạch nghiên cứu Đề tài tiến hành nghiên cứu công tác văn thư lưu trữ thân đúc rút kinh nghiệm từ năm học (từ năm học 2016 – 2017, năm học 2017 – 2018) PHẦN HAI: NỘI DUNG Cơ sở lý luận: 1.1 Khái niệm công tác văn thư 4/18 Công tác văn thư tất cơng việc có liên quan đến công văn giấy tờ, thảo văn (đối với tài liệu đi) từ tiếp nhận (đối với tài liệu đến) đến giải xong công việc, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan Công tác văn thư công tác quan trọng hoạt động tất quan đoàn thể Muốn thực chức năng, nhiệm vụ quan đồn thể cần phải dùng đến công văn giấy tờ để phổ biến chủ trương, sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại kiện, tượng xảy hoạt động hàng ngày Làm tốt công tác văn thư góp phần đẩy mạnh hoạt động quan, giảm bớt tệ quan liêu giấy tờ - Làm tốt cơng tác văn thư góp phần giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước - Làm tốt công tác văn thư tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ 1.2 Công tác lưu trữ Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động nhà nước, quan đơn vị, quyền đồn thể bao gồm tất vấn đề lý luận, thực tiễn pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử nhu cầu đáng khác quan, tổ chức, cá nhân Cơng tác lưu trữ đời đòi hỏi khách quan việc quản lý, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội Vì vậy, cơng tác lưu trữ tổ chức tất quốc gia giới hoạt động nhà nước quan tâm 1.3 Quản lý công văn đi, công văn đến Công văn yếu tố cần thiết hoạt động quản lý quan Đây phương tiện giao tiếp, truyền đạt thị quan trọng việc quản lý phát triển xã hội Vì vậy, hoạt động quản lý cơng văn đến cần có xác, cụ thể kịp thời Cơ sở thực tiễn 2.1 Đặc điểm tình hình chung Nhiều năm trước công tác văn thư lưu trữ nhà trường đặc biệt phần lưu trữ công văn đi, công văn đến chưa thực quan tâm Nhìn chung lưu trữ hồ sơ nhà trường bề bộn nên khó tìm kiếm cần thiết bảo quản không đảm bảo, không gọn gàng ngăn nắp Từ năm 2007 trở lại yêu cầu đổi Nhà nước nhiều mặt hoạt động hành Giáo dục Đào tạo, chương trình Phổ cập giáo dục Tiểu học giáo dục phổ cập độ tuổi, Phổ cập giáo dục 5/18 THCS, chương trình đổi phương pháp dạy học, thay sách giáo khoa ngành Giáo Dục Đào tạo… Nên từ loại văn đạo; Hướng dẫn; Thông tư; Văn chuyên môn ngày nhiều, nhà trường tkhông lưu trữ văn để bảo quản, lưu trữ sử dụng cần thiết 2.2 Thuận lợi Được quan tâm sâu sát ban ngành đoàn thể đạo trực tiếp Lãnh đạo Phòng Giáo Dục & Đào Tạo huyện Thanh Trì, Ban giám hiệu trường THCS Ngọc Hồi Có phối kết hợp chặt chẽ ban ngành đoàn thể, hội cha mẹ học sinh, hội khuyến học, hội cựu giáo chức, góp phần vào xã hội hố giáo dục đồn kết tập thể cán bộ, giáo viên, công nhân viên trường Mỗi cá nhân có ý thức vươn lên thực hết tinh thần trách nhiệm mình, đội ngũ giáo viên yêu nghề, mến trẻ, khoẻ, nhiệt tình, chuẩn kiến thức, kỹ sư phạm có kinh nghiệm công tác giảng dạy lâu năm nghề Trường THCS nơi tơi cơng tác có sở vật chất, thiết bị đồ dùng dạy học ngày trang bị đầy đủ, đáp ứng nhu cầu nghiên cứu, giảng dạy học tập giáo viên học sinh 2.3 Khó khăn Mặc dù có nhiều thuận lợi song việc quản lý, bảo quản lưu trữ hồ sơ sổ sách cơng tác văn phòng gặp khó khăn như: Sắp xếp việc lưu trữ loại văn thư, văn nhà trường chủ yếu thủ công chưa có khoa học Nhân viên văn thư kiêm nhiệm công tác thủ quỹ nhà trường liên quan trực tiếp đến vấn đề thi học phí học sinh ngày nên bề bộn, việc tiếp nhận văn (công văn đến) báo cáo… (công văn đi) chưa khoa học, lưu trữ lộn xộn khó cho việc tìm kiếm cần, có bị thất lạc, bị mất… Một số biện pháp quản lý công văn đi, công văn đến 3.1 Quản lý công văn đi: Bước Kiểm tra văn Trước phát hành văn đi, người làm công tác văn thư cần kiểm tra lại thể thức kỹ thuật trình bày văn Trong trình kiểm tra phát sai xót văn bản, văn thư báo cho người có trách nhiệm xem xét xử lý kịp thời Bước Ghi số, văn ngày phát hành văn * Ghi số văn 6/18 Tất văn nhà trường ghi số theo hệ thống số chung trường Văn thư thống quản l Việc ghi số văn hành thực theo quy định Điểm a, Khoản 1, Điều Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính, đăng ký sau: + Các loại văn bản: Chỉ thị (cá biệt), định (cá biệt), quy định, quy chế, hướng dẫn đăng ký vào số hệ thống số + Các loại văn hành khác đăng ký vào số hệ thống số riêng - Văn mật đăng ký vào số hệ thống số riêng Ví dụ: Số văn số thứ tự đăng ký văn văn thư quan, tổ chức Số văn ghi chữ số Ả-rập, số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm * Ghi ngày phát hành văn Việc ghi ngày, tháng, năm văn quy phạm pháp luật thực theo quy định pháp luật hành Viêc ghi ngày, tháng, năm văn hành thực theo quy định Điểm b, Khoản 1, Điều Thông tư số 01/2011/TT-BNV Ngày, tháng, năm ban hành văn ngày, tháng, năm văn ban hành Ngày, tháng, năm ban hành văn phải viết đầy đủ; số ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; số ngày nhỏ 10 tháng 1, phải ghi thêm số trước, cụ thể: Ví dụ: Hà Nội, ngày 05 tháng năm 2018 Bước Đăng ký văn Văn sau kiểm tra đảm bảo đầy đủ yêu cầu nội dung thể thức đăng ký vào Sổ đăng ký văn Cơ sở liệu quản lý văn máy vi tính Đăng ký văn sổ Sử dụng mẫu sổ đăng kí văn SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI (Theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ) Mẫu sổ Sổ đăng ký văn phải in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm 7/18 a Bìa trang đầu Bìa trang đầu sổ trình bày tương tự bìa trang đầu sổ đăng ký văn đến, khác tên gọi “Sổ đăng ký văn đi” b Phần đăng ký văn Phần đăng ký văn trình bày trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 08 cột theo mẫu sau: Số, ký Ngày Tên loại vàNgười kýNơi nhậnĐơn vị,Số Ghi hiệu tháng trích yếu nội văn người lượng văn văn dung văn nhận bảnbản lưu (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Hướng dẫn đăng ký Cột 1: Ghi số ký hiệu văn Cột 2: Ghi ngày, tháng, năm văn bản; ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước, ví dụ: 05/02, 31/12 Cột 3: Ghi tên loại trích yếu nội dung văn Cột 4: Ghi tên người ký văn Cột 5: Ghi tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn ghi phần nơi nhận văn Cột 6: Ghi tên đơn vị cá nhân nhận lưu Cột 7: Ghi số lượng phát hành Cột 8: Ghi điểm cần thiết khác NỘI DUNG SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐI Năm 20… Quyển số: Từ số…………… Đến số……………………… Từ ngày……… Đến ngày Số, ký Ngày Tên loại Ngày Số Nơi Nơi gửi hiệu tháng trích yếu nội Ký Ghi tháng đến người công văn công công dung công nhận đến nhận văn văn văn (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) Đăng ký văn Cơ sở liệu quản lý văn máy vi tính Nhân viên văn thư ứng dụng CNTT quản lý văn máy tính hệ thống biểu bảng tương ứng sổ ghi chép Việc quản lý máy tính thuận lợi cho việc thay sửa có sai sót 8/18 Khi văn đăng kí đảm bảo nhân viên văn thư in giấy để người có trách nhiệm kí nhận lưu hồ sơn đóng sổ để quản lý theo thời hạn quy ước Bước Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật Nhân Văn nhân theo số lượng xác định phần Nơi nhận văn thời gian quy định Việc nhân văn mật thực theo quy định Khoản 1, Điều Nghị định số 33/2002/NĐ-CP Đóng dấu quan Gồm đóng dấu lên kĩ phụ lục kèm theo đóng dấu giáp lai heo quy định Bước Làm thủ tục phát hành Làm thủ tục phát hành văn Chuyển phát văn Văn phải hoàn thành thủ tục phát hành chuyển phát ngày văn ký, chậm ngày làm việc Đối với văn quy phạm pháp luật phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn Bước Lưu văn Việc lưu văn thực sau: Mỗi văn phải lưu hai bản: gốc lưu Văn thư lưu hồ sơ theo dõi, giải công việc Bản gốc lưu Văn thư đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký Việc lưu giữ, bảo quản sử dụng lưu văn có đóng dấu mức độ mật thực theo quy định hành bảo vệ bí mật nhà nước Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu Văn thư theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan, tổ chức 3.2 Quản lý công văn đến: Bước Tiếp nhận văn đến Tiếp nhận văn đến Khi tiếp nhận văn đến từ nguồn, làm việc Văn thư phải kiểm tra số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận Trường hợp phát thiếu, bì, tình trạng bì khơng ngun vẹn văn chuyển đến muộn thời gian ghi bì (đối với bì văn 9/18 có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn đến phải báo cáo người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết, phải lập biên với người chuyển văn Đối với văn đến chuyển phát qua máy Fax qua mạng, Văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang văn bản; phát có sai sót, phải kịp thời thơng báo cho nơi gửi báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến + Các bì văn đến phân loại xử lý sau: - Loại phải bóc bì: bì văn đến gửi cho quan, tổ chức - Loại khơng bóc bì: bì văn đến có đóng dấu mức độ mật gửi đích danh cá nhân tổ chức đồn thể quan, tổ chức Văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận Những bì văn gửi đích danh cá nhân, văn liên quan đến công việc chung quan, tổ chức cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký - Việc bóc bì văn mật thực theo quy định Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11)ngày 13 tháng năm 2002 Bộ Công an hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CPngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước quy định cụ thể Cơ quan, tổ chức + Việc bóc bì văn phải đảm bảo u cầu: - Những bì có đóng dấu chi mức độ khẩn phải bóc trước để giải kịp thời; - Không gây hư hại văn bản, khơng bỏ sót văn bì, khơng làm số, ký hiệu văn bản, địa quan gửi dấu bưu điện; - Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu văn bì; văn đến có kèm theo phiếu gửi phải đối chiếu văn bì với phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp phát có sai sót, thơng báo cho nơi gửi biết để giải quyết; - Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo văn cần phải kiểm tra, xác minh điểm văn đến mà ngày nhận cách xa ngày tháng văn giữ lại bì đính kèm với văn để làm chứng Đóng dấu “Đến”, ghi số ngày đến Tất văn đến thuộc diện đăng ký Văn thư phải đóng dấu “Đến”; ghi số đến ngày đến (kể đến trường hợp cần thiết) Đối với văn đến chuyển qua Fax qua mạng, trường hợp cần thiết, phải chụp in giấy đóng dấu “Đến” 10/18 Những văn đến không thuộc diện đăng ký Văn thư (văn gửi đích danh cho tổ chức đồn thể, đơn vị cá nhân) chuyển cho nơi nhận mà khơng phải đóng đấu “Đến” Dấu “Đến” dóng rõ ràng, ngắn vào khoảng giấy trống số, ký hiệu (đối với văn có tên loại), phần trích yếu nội dung (đối với công văn) vào khoảng giấy trống ngày, tháng, năm ban hành văn Bước Đăng ký văn đến Văn đến đăng ký Sổ đăng ký văn đến Cơ sở liệu quản lý văn đến máy vi tính Đăng ký văn đến sổ a Lập Sổ đăng ký văn đến Mẫu sổ đăng kí văn đến SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN (Theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ) Mẫu sổ Sổ đăng ký văn đến phải in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm a Bìa trang đầu ………….(1)………… ………….(2)………… SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: 20… (3)… Từ ngày …… đến ngày … (4)……… Từ số ……… đến số ……… (5)……… Quyển số: ….(6)… Ghi chú: (1): Tên quan (tổ chức) chủ quản cấp trực tiếp (nếu có); (2): Tên quan (tổ chức) đơn vị (đối với số đơn vị); (3): Năm mở sổ đăng ký văn đến; (4): Ngày, tháng bắt đầu kết thúc đăng ký văn sổ; 11/18 (5): Số thứ tự đăng ký văn đến cuối sổ; (6): Số thứ tự sổ Trên trang đầu loại sổ phải có chữ ký người có thẩm quyền đóng dấu trước sử dụng Việc ký đóng dấu thực khoảng giấy trống Từ số đến số Quyển số b) Phần đăng ký văn đến Phần đăng ký văn đến trình bày trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 09 cột theo mẫu đây: Đơn vị Ngày Số Tác Số, kýNgày Tên loại trích Ký Ghi người đến đến giả hiệu tháng yếu nội dung nhận nhận (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) Hướng dẫn đăng ký Cột 1: Ghi theo ngày, tháng ghi dấu “Đến”, ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12 Cột 2: Ghi theo số ghi dấu “Đến” Cột 3: Ghi tên quan, tổ chức ban hành văn họ tên, địa người gửi đơn, thư Cột 4: Ghi số ký hiệu văn đến Cột 5: Ghi ngày, tháng, năm văn đến đơn, thư Đối với ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước; năm ghi hai chữ số cuối năm, ví dụ: 03/01/11, 31/12/11 Cột 6: Ghi tên loại văn đến (trừ cơng văn; tên loại văn viết tắt) trích yếu nội dung Trường hợp văn đến đơn, thư khơng có trích yếu người đăng ký phải tóm tắt nội dung văn đơn, thư Cột 7: Ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn đến ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải người có thẩm quyền Cột 8: Chữ ký người trực tiếp nhận văn Cột 9: Ghi điểm cần thiết văn đến (văn khơng có số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, v.v ) NỘI DUNG SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN Năm 20… Quyển số: Từ số…………… Đến số……………………… Từ ngày……… Đến ngày Ngày tháng Số Nơi gửi đến công Số, ký Ngày tháng 12/18 Nơi Tên loại người trích yếu nội Ký nhận Ghi đến (1) văn (2) (3) hiệu công văn (4) công văn nhận dung công văn (5) (6) (7) (8) (9) Căn số lượng văn đến hàng năm, văn thư lập loại sổ đăng kí cho phù hợp sau: - Trường hợp 2000 văn đến, nên lặp hai sổ: Sổ đăng ký văn đến dùng để đăng ký tất loại văn (trừ văn mật) sổ đăng ký văn mật đến; - Từ 2000 đến 5000 văn đến, nên lập ba sổ, ví dụ: Sổ đăng ký văn đến bộ, ngành, quan trung ương; Sổ đăng ký văn đến quan, tổ chức khác; Sổ đăng ký văn mật đến; - Trên 5000 văn đến, nên lập sổ đăng ký chi tiết theo nhóm quan giao dịch định Số đăng ký văn mật đến; - Các quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo lập sổ đăng ký đơn, thư riêng; - Đối với quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải số lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành cơng u cầu, đề nghị khác quan, tổ chức cơng dân lặp thêm Sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định pháp luật b) Đăng ký văn đến - Phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, xác thông tin cần thiết văn bản; không viết bút chì, bút mực đỏ; khơng viết tắt từ, cụm từ không thông dụng - Mẫu Sổ đăng ký văn đến cách đăng ký văn đến, văn mật đến thực theo hướng dẫn Phụ lục II - Mẫu Sổ đăng ký đơn, thư cách đăng ký đơn, thư thực theo hướng dẫn Phụ lục III Đăng ký văn đến Cơ sở liệu quản lý văn đến máy vi tính a) Yêu cầu chung việc xây dựng Cơ sở liệu quản lý văn đến thực theo quy định hành pháp luật lĩnh vực 13/18 b) Việc đăng ký (cập nhật) văn đến vào Cơ sở liệu quản lý văn đến thực theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm c) Văn đến đăng ký vào Cơ sở liệu quản lý văn đến phải in giấy để ký nhận đóng sổ để quản lý d) Khơng sử dụng máy vi tính nối mạng nội mạng diện rộng để đăng ký văn mật đến Bước Trình, chuyển giao văn đến Trình văn đến Sau đăng ký văn đến, văn thư phải trình kịp thời cho Hiệu trưởng xem xét cho ý kiến phân phối, đạo giải Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận Căn nội dung văn đến; Quy chế làm việc quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ kế hoạch công tác giao cho cá nhân, Hiệu trưởng phân phối văn cho ý kiến đạo giải thời hạn giải văn (nếu cần) Đối với văn đến liên quan đến nhiều cá nhân ghi rõ cá nhân chủ trì, cá nhân phối hợp thời hạn giải cá nhân (nếu cần) Ý kiến phân phối văn ghi vào mục “Chuyển” dấu “Đến” Ý kiến đạo giải (nếu có) thời hạn giải văn đến (nếu có) cần ghi vào phiếu riêng Sau có ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải (nếu có) người có thẩm quyền, văn đến chuyển trở lại Văn thư để đăng ký bổ sung vào Sổ đăng ký văn đến vào trường tương ứng Cơ sở liệu quản lý văn đến Chuyển giao văn đến Căn vào ý kiến phân phối Hiệu trưởng, Văn thư chuyển giao văn đến cho các nhân có trách nhiệm giải Việc chuyển giao văn phải bảo đảm kịp thời, xác, đối tượng, chặt chẽ giữ gìn bí mật nội dung văn Sau tiếp nhận văn đến, văn thư vào Sổ đăng ký, trình Hiệu trưởng xem xét cho ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải quyết.Căn vào ý kiến Hiệu trưởng, văn thư chuyển văn đến cho cá nhân trực dõi, giải Bước Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Giải văn đến 14/18 Khi nhận văn đến văn thư phải phân loại văn theo mức độ Loại văn cần giải cần trình trước để hiệu trưởng có phương án Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Tất văn đến có ấn định thời hạn giải phải theo dõi, đôn đốc thời hạn giải Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người giao trách nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải văn đến Trường hợp quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để quản lý văn Văn thư cần lập Sổ theo dõi việc giải văn đến Đối với văn đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi gửi trả lại nơi gửi theo thời hạn quy định Kết Qua thời gian thực nhiệm vụ phân công làm cán văn thư trường đến nhận thấy đạt hiệu sau: Hồ sơ, sổ sách đầy đủ, lưu trữ có hệ thống, khoa học tạo điều kiện thuận lợi cơng việc tìm kiếm văn hàng ngày văn thư Trong công việc hàng ngày thân hình thành thói quen ngăn nắp, tỉ mỉ cơng việc, xử lí cơng việc trơi chảy khơng bỡ ngỡ Việc quản lý tốt cơng văn đi, cơng văn đến góp phần giúp Ban giám hiệu hoàn thành nhiệm vụ nhiều năm học, báo cáo nộp thời gian quy định Bản thân ln hồn thành tốt nhiệm vụ giao tạo môi trường làm việc thoải mái Trong nhà trường đưa kinh nghiệm công tác quản lý, bảo quản hồ sơ sổ sách, cách lưu trữ công văn - công văn đến cho tất cán bộ, giáo viên, công nhân viên nhân buổi họp hội đồng để đồng chí, đồng nghiệp học hỏi lẫn rút kinh nghiệm quý giá công tác bảo quản lưu trữ loại hồ sơ sổ sách cho cá nhân, hiệu tốt, tạo tính tỉ mỉ, cẩn thận, nhanh gọn tìm kiếm văn Từ kinh nghiệm tơi nhận thấy, muốn có cơng việc đạt hiệu quả, đạt thành tích cao đòi hỏi trước tiên thân cán văn thư phải khơng ngừng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi trao dồi kinh nghiệm, vận dụng cách linh hoạt hồn cảnh thực tế nơi Biến khó thành dễ, thành thói quen mình, cơng việc lúc trôi chảy đạt hiệu cao Cơng tác văn thư, văn phòng mặt quan đơn vị nên trước tiên người làm công tác phải nhạy bén, phương pháp làm việc khoa học, nhanh chóng, xác phải trực tiếp xử lý cơng việc với thái độ hồ nhã, ân cần siêng 15/18 Phải thực yêu cơng việc, xem việc làm tạo điều kiện để quan hoàn thành nhiệm vụ * Bài học kinh nghiệm: Là người làm công tác văn thư cần phải khơng ngừng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi trao dồi kinh nghiệm, vận dụng cách linh hoạt hoàn cảnh thực tế nơi Biến khó thành dễ, thành thói quen mình, cơng việc lúc trôi chảy đạt hiệu cao, ln có tính kiên trì học hỏi nâng cao trình độ chun mơn Cơng tác văn thư mặt quan đơn vị nên trước tiên người làm công tác phải nhạy bén, phương pháp làm việc khoa học, nhanh chóng xác… Áp lực công việc người làm công tác văn thư lớn nên đòi hỏi người làm cơng tác phải bình tĩnh có phương pháp khoa học giải cơng việc nhanh chóng mang tính kiên trì Người làm cơng tác văn thư ln ln trực tiếp xử lý công việc với thái độ phải hoà nhã, ân cần, siêng năng, khơng nóng nảy người làm cơng tác văn thư phải thật yêu quý công việc, xem việc làm tạo điều kiện cho lãnh đạo, cho tập thể để quan hoàn thành tốt nhiệm vụ năm học PHẦN III KẾT LUẬN, KHUYẾN NGHỊ Các cấp Lãnh đạo cần quan tâm đầu tư sở vật chất, phòng làm việc nhằm phục vụ tốt cho công tác văn thư nhiều tạo điều kiện đủ sở vật chất để phục vụ cho công tác lưu trữ loại hồ sơ nhà trường ngày tốt 16/18 Cần cung cấp thêm trang thiết bị để phù hợp với tiến khoa học giai đoạn Cần mở khóa đào tạo ngắn hạn cho cán văn thư, văn phòng trường thành phố tập huấn học tập chuyên môn nghiệp vụ Để người làm cơng tác văn thư, văn phòng an tâm cơng tác, cấp lãnh đạo cần có chế độ đãi ngộ hợp lý Nội dung tất kinh nghiệm trình thực cơng tác văn thư việc “Quản lý Lưu trữ bảo quản tốt công văn đi- Công văn đến trường” mà thân đã, tìm tòi suy nghĩ, nghiên cứu, đúc kết nhiều năm làm công tác “Văn thư” đưa biện pháp thực sáng tạo Đây mản đề tài nhiều mẻ, q trình tìm tòi học hỏi chắn nhiều thiếu sót, mong đóng góp anh, chị đồng nghiệp để đề tài ngày hoàn thiện Rất mong đóng góp ý kiến chân thành quý thầy cô Hội đồng khoa học cấp ngành để hồn thiện cơng tác “Quản lý lưu trữ bảo quản tốt công văn - công văn đến” ngày đạt hiệu cao TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư Luật lưu trữ Năm 2011 Nghiệp vụ văn thư lưu trữ Tác giả: Hồng Lê Minh NXB Văn hóa - thông tin 17/18 Cẩm nang công tác văn thư lưu trữ Tác giả: Vũ Tươi (hệ thống) Nhà xuất Thế giới Tạp chí Dạy học ngày Giáo dục giá trị kĩ sống cho học sinh Trung học sở Tác giả: PGS - TS Nguyễn Thị Mỹ Lộc (NXB Đại học Quốc gia Hà Nội 2012 Nghiệp vụ quản lý trường THCS tập - trường cán quản lý giáo dục TP Hồ Chí Minh Năm 2003 18/18 ... tài Một số kinh nghiệm quản lý công văn đi, công văn đến nhân viên văn thư trường THCS Mục đích nghiên cứu Việc chọn lựa đề tài nghiên cứu nhằm tìm hiểu thực trạng quản lý công văn đi, công văn. .. công văn đến đề xuất số biện pháp quản lý công văn đi, công văn đến cách hiệu công tác văn thư nhà trường THCS Đối tượng nghiên cứu Thực trạng công tác quản lý công văn đi, công văn đến nhà trường; ... Một số biện pháp quản lý công văn đi, công văn đến 3.1 Quản lý công văn đi: Bước Kiểm tra văn Trước phát hành văn đi, người làm công tác văn thư cần kiểm tra lại thể thức kỹ thuật trình bày văn