Chứng từ kế toán, quy trình lập và luân chuyển chứng từ hàng tồn kho
Trang 1MỤC LỤC
A/ LỜI MỞ ĐẦU B/ NỘI DUNG
1 Khái quát chung về chứng từ hàng tồn kho
2 Quy trình lập và luân chuyển chứng từ hàng tồn kho a Quy trình tổ chức phiếu nhập kho
b Quy trình tổ chức phiếu xuất kho
III Ví dụ thực tế về quy trình lập và luân chuyển chứng từ HTK
1 Phiếu nhập kho2 Phiếu xuất kho
C/ LỜI KẾT
Trang 2A/ LỜI MỞ ĐẦU
Như chúng ta đã biết quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của các đơn vị là tổng hòa của các hoạt động cụ thể phát sinh làm cho tài sản, nguồn hình thành tài sản của đơn vị biến động - các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị bao gồm nhiều loại có nội dung kinh tế phát sinh ở thời gian, địa điểm khác nhau tác động đến sự biến động của tài sản, nguồn hình thành tài sản theo các chiều hường khác nhau và mức độ khác nhau Để quản lý các loại tài sản, điều hành hoạt động của đơn vị thì các nhà quản lý phải có thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý, kế toán là một công cụ quản lý ở đơn vị cần thiết phải thực hiện chứng từ hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tức là phải lập chứng từ cho từng nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và tổ chức thông tin phục vụ công tác quản lý của các bộ phận trong đơn vị Hay chính là thực hiện các chứng từ kế toán Sau đây chúng ta sẽ đi tìm hiểu rõ về chứng từ kế toán, cùng đó là quy trình lập và luân chuyển chứng từ hàng tồn kho
Trang 3Do đó nội dung cơ bản chững từ kế toán phải có những yếu tố đặc trưng cho hoạt động kinh tế về nội dung, quy mô, thời gian, địa điểm phát sinh, các yếu tố thể hiện trách nhiệm của cá nhân, bộ phận đối với những hoạt động kinh tế xảy ra
2 Nội dung và yêu cầu của chứng từ kế toán
a Nội dung
Các yếu tố cấu thành nội dung của bản chứng từ bao gồm:
*Các yếu tố cơ bản: là các yếu tố bắt buộc mọi chứng từ kế toán phải có
-Tên gọi chứng từ: Tất cả các chứng từ kế toán đều phải có tên gọi nhất định như phiếu thu, phiếu nhập kho… nó là cơ sở để phục vụ việc phân loại chứng từ, tổng hợp số liệu một cách thuận lợi Tên gọi chứng từ được xác định trên cơ sở nội dung kinh tế của nghiệp vụ phản ánh trên chứng từ đó.
- Số chứng từ và ngày, tháng, năm lập chứng từ: Khi lập các bản chứng từ phải ghi rõ số chứng từ và ngày, tháng lập chứng từ Yếu tố này được đảm bảo phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian nhằm giúp việc cho kiểm tra được thuận lợi khi cần thiết.
- Tên, địa chỉ, của cá nhân, của đơn vị lập và nhận chứng từ Các yếu tố này giúp cho việc kiểm tra về mặt địa điểm các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và là cơ sở để xác định trách nhiệm đối với nghiệp vụ kinh tế.
- Nội dung tóm tắt của nghiệp vụ kinh tế: Mọi chứng từ kế toán đều phải ghi tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nó thể hiện tính hợp lệ, hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế Nội dung nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ không được viết tắt, không được tẩy xóa, sủa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng chỗ trống phải gạch chéo.
Trang 4- Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế tài chính ghi bằngsố, tổng số tiền của chứng từ kế toán dung để thu chi tiền ghi bằng số và chữ.
- Chữ ký của người lập và người chịu trách nhiệm về tính chính xác của nghiệp vụ Các chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế thể hiện quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân phải có chữ ký của người kiểm soát( kế toán trưởng) và người phê duyệt ( thủ trưởng đơn vị) đóng dấu của đơn vị.
* Các yếu tố bổ sung: là các yếu tố không bắt buộc đối với mọi bản chứng
từ, tùy thuộc từng chứng từ để đáp ứng yêu cầu quản lý và ghi sổ kế toán màcó các yếu tố bổ xung khác nhau như phương thức thanh toán, phương thức bán hàng…
b Yêu cầu
Bản chứng từ kế toán là cơ sở ghi sổ kế toán và là cơ sở pháp lý cho mọi thông tin kế toán cung cấp, do đó chứng từ được dùng làm cơ sở ghi sổ kế toán phải là các chứng từ hợp pháp, hợp lệ tức là phải đảm bảo yêu cầu sau:
- Chứng từ kế toán phản ánh đúng nội dung, bản chất và quy mô của nghiệp vụ kinh tế phát sinh Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính không được viết tắt, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo.
- Chứng từ kế toán phản ánh đúng mẫu biểu quy định, ghi chép chứngtừ phải rõ ràng không tẩy xóa, sửa chữa trên chứng từ.
- Chứng từ phải đảm bảo ghi chép đầy đủ các yếu tố cơ bản theo quy định.
- Đối với chứng từ phát sinh ở ngoài lãnh thổ Việt Nam ghi bằng tiếngnước ngoài, khi sử dụng để ghi sổ kế toán ở Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt và bản dịch tiếng Việt phải đính kèm với bản chính bảng tiếng nước ngoài.
3 Phân loại
Trong quá trình hoạt động với tính đa dạng của các nghiệp vụ kinh tế chứng từ kế toán cũng bao gồm nhiều loại khác nhau Do đó để nhận biết đầy đủ các loại chứng từ, thuận tiện cho việc ghi chép trên sổ kế toán và kiểm tra khi cần thiết phải phân loại chứng từ kế toán.
Việc phân loại chứng từ kế toán được tiến hành theo nhiều tiêu thức khác nhau: theo hình thức và tính chất của chứng từ, theo địa điểm lập chứng từ, theo nội dung kinh tế phản ánh trên chứng từ, mức độ phản ánh trên chứng từ, các quy định về quản lý chứng từ… Tương đương với mỗi tiêu thức chứng từ được chia ra thành các loại chứng từ khác nhau
Trang 5a Căn cứ vào tính chất và hình thức của chứng từ (hình thức biểu hiện)
chứng từ kế toán được chia thành:
- Chứng từ thông thường ( chứng từ bằng giấy)
- Chứng từ điện tử: là các chứng từ kế toán được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán Các đơn vị, tổ chức sử dụng chứng từ điện tử phải có các điều kiện:
+ Có chữ ký điện tử của người đại diện theo pháp luật, người được ủy quyền của người đại diện theo pháp luật của đợn vị, tổ chức sử dụng chứng từ điện tử và thanh toán điện tử.
+ Xác lập phương thức giao nhận chứng từ điện tử và kỹ thuật của vậtmang tin.
+ Cam kết về các hoạt động diễn ra do chứng từ điện tử của mình khớp đúng quy định.
b Phân loại theo địa điểm lập chứng từ: theo cách phân loại chứng từ kế
toán được phân chia thành chứng từ bên trong và chứng từ bên ngoài
- Chứng từ bên trong: là chứng từ do kế toán hoặc các bộ phận trong đơn vị lập như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho…
- Chứng từ bên ngoài: là chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế có liên quan đến tài sản của đơn vị nhưng do cá nhân hoặc đơn vị khác lập và chuyển đến như giấy báo nợ, báo có của ngân hàng, hóa đơn bánhàng của người bán…
Việc phân loại chứng từ theo địa điểm lập là cơ sở xác định trách nhiệm vật chất với hoạt động kinh tế phát sinh phản ánh trên chứng từ
c Phân loại theo mức độ phản ánh của chứng từ: theo cách phân loại này
chứng từ kế toán được chia thành 2 loại: chứng từ gốc và chứng từ tổng hợp.- Chứng từ gốc( chứng từ ban đầu): là chứng từ phản ánh trực tiếp nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nó là cơ sở để kiểm tra tính hợp pháp hợp lệ củanghiệp vụ kinh tế.
- Chứng từ tổng hợp: là chứng từ được lập trên cơ sở các chứng từ gốcphản ánh các nghiệp vụ kinh tế có nội dung kinh tế giống nhau Sử dụng chứng từ tổng hợp có tác dụng thuận lợi trong sổ kế toán, giảm bớt khối lượng công việc ghi sổ Tuy nhiên việc sử dụng hợp yêu cầu phải kèm theo chứng từ gốc mới có giá trị sử dụng trong ghi sổ kế toán và thông tin kinh tế.
Trang 6d Phân loại theo nội dung kinh tế phản ánh trên chứng từ
Theo cách phân loại này chứng từ kế toán được chia thành các loại như sau:
- Chứng từ về tiền tệ: phiếu chi, phiếu thu
- Chứng từ về hàng tồn kho: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho- Chứng từ về lao động
- Chứng từ về bán hàng: hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng thông thường, hóa đơn bán lẻ
- Chứng từ về tài sản cố định
e Phân loại theo công dụng của chứng từ
- Chứng từ mệnh lệnh: phản ánh nghiệp vụ kinh tế sẽ xảy ra trong tương lai như lệnh chi, lệnh xuất kho
- Chứng từ thực hiện: phản ánh nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và hoànthành rồi như phiếu thu, phiếu xuất kho
- Chứng từ liên hợp: lệnh chi kiêm phiếu chi
f Phân loại theo yêu cầu quản lý chứng từ của nhà nước:chứng từ kế
toán được chia thành: chứng từ kế toán bắt buộc và chứng từ mang tính chất hướng dẫn.
- Chứng từ bắt buộc: là chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế thể hiện quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi Loại chứng từ này nhà nước tiêu chuẩn hóa về quy cách biểu mẫu, chỉ tiêu phản ánh và áp dụng cho tất cả các lĩnh vực, các thành phần kinh tế.
- Chứng từ kế toán mang tính chất hướng dẫn: là chứng từ sử dụng trong nội bộ đơn vị Nhà nước chỉ hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các ngành, các thành phần kinh tế vận dụng vào từng trường hợp cụ thể Các ngành, các lĩnh vực có thể thêm, bớt một số chỉ tiêu đặc thù hoặc thay đổi mẫu biểu cho thích hợp với việc ghi chép và yêu cầu nội dung phản ảnh, nhưng phải đảm bảo tính pháp lý cần thiết của chứng từ.
4.Quy trình xử lý, luân chuyển chứng từ
Chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh gây ra sự biến động của tài sản ở thời gian và địa điểm khác nhau, nó là vật mang thông tin, do đó để phục vụ công tác kế toán và cung cấp thông tin phục vụ quản lý các chứng từ sau khi lập đều phải tập trung về bộ phận kế toán để xửlý, luân chuyển một cách khoa học
Xử lý, luân chuyển chứng từ là quá trình chuyển giao, sử dụng chứng từ, từ sau khi lập và nhận chứng từ đến khi đưa vào bảo quản lưu trữ Tùy
Trang 7thuộc vào yêu cầu quản lý của từng loại nghiệp vụ kinh tế mà chứng từ đượcchuyển giao cho các bộ phận có liên quan Quá trình xử lý, luân chuyển chứng từ phải đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, tránh trùng lặp, chồng chéo Trình tự xử lý , luân chuyển chứng từ bao gồm các bước sau:
a Kiểm tra chứng từ: tất cả các chứng từ được chuyển đến bộ phân kế
toán đều phải được kiểm tra, đây là khâu khởi đầu để đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, nội dung kiểm tra chứng từ gồm:
- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu các yếu tố ghi chép trên chứng từ.
- Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế ghi trên chứng từ.
- Kiểm tra việc tính toán ghi trên chứng từ.
b Hoàn chỉnh chứng từ: là bước tiếp theo sau khi kiểm tra chứng từ
bao gồm việc ghi các yếu tố cần bổ xung, phân loại chứng từ và lập địnhkhoản trên các chứng từ phục vụ cho việc ghi sổ kế toán.
c Chuyển giao và sử dụng chứng từ ghi sổ kế toán: các chứng từ kế
toán sau khi được kiểm tra, hoàn chỉnh đảm bảo tính hợp pháp cần đượcchuyển giao cho các bộ phận có nhu cầu thu nhận, xử lý thông tin về nghiệp vụ kinh tế phản ánh trên chứng từ Các bộ phận căn cứ chứng từ nhận được tập hợp làm cơ sở ghi sổ kế toán Quá trình chuyển giao, sử dụng chứng từ phải tuân thủ đường đi và thời gian theo quy định
d Đưa chứng từ vào bảo quản lưu trữ: chứng từ kế toán là cơ sở
pháp lý của mọi số liệu, thông tin kế toán, là tài liệu lịch sử về hoạt đông của doanh nghiệp Vì vậy sau khi sử dụng làm cơ sở ghi sổ kế toán, các chứng từ phải được tổ chức bảo quản, lưu trữ theo đúng quy định của nhà nước Đối với chứng từ điện tử là các băng từ, đĩa từ, thẻ thanh toán phải được sắp xếp theo thứ tự thời gian, được bảo quản với đủ điều kiện kỹ thuật chống thoái hóa chứng từ điện tử và chống tình trạng truy cập thông tin bất hợp pháp từ bên ngoài Đồng thời chứng từ điện tử trước khi đưa vào lưu trữ phải in ra giấy để lưu trữ theo quy định về lưu trữ tài liệu kế toán.
Trang 8II Chứng từ hàng tồn kho
1 Khái quát chung về chứng từ hàng tồn kho
Như chúng ta đã biết hầu hết tất cả các doanh nghiệp đều có hàng tồn kho Hàng tồn kho của doanh nghiệp bao gồm rất nhiều loại như: nguyên vậtliệu, công cụ - dụng cụ, thành phẩm, bán thành phẩm Hàng tồn kho của doanh nghiệp có thể được coi như là một lượng vốn của doanh nghiệp nằm một chỗ không được sử dụng Nó ảnh hưởng tới hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Đã có rất nhiều doanh nghiệp thất bại trong kinh doanh vì không quản lý, xử lý được hàng tồn kho một cách hợp lý Chính vì vậy quản lý hàng tồn kho là một công việc khá quan trọng của mỗi doanh nghiệp.
Để quản lý hàng tồn kho, kế toán sử dụng chứng từ là phiếu nhập kho và phiếu xuất kho để hạch toán cho tất cả các loại hàng tồn kho Đồng thời, để theo dõi cho từng loại hàng tồn kho tại kho, thủ kho mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lượng cho từng loại hàng; còn tại phòng kế toán, kế toán mở sổ chi tiết để theo dõi cho cả về mặt số lượng và giá trị của từng loại, từng thứ hàng tồn kho tương ứng với thẻ kho đã mở.
2 Quy trình lập và luân chuyển chứng từ hàng tồn kho
Như đã nói ở trên, để quản lý hàng tồn kho, kế toán sử dụng chứng từ kế toán là phiếu nhập kho và phiếu xuất kho để hạch toán cho tất cả các loại hàng tồn kho Chính vì vậy việc đi nghiên cứu quy trình lập và luân chuyển chứng từ hàng tồn kho chính là đi nghiên cứu xem việc lập và luân chuyển phiếu nhập kho và phiếu xuất kho diễn ra như thế nào
a Quy trình tổ chức phiếu nhập kho
Trong kế toán, phiếu nhập kho được gọi là chứng từ thực hiện, vì nóchứng minh nghiệp vụ về nhập kho một loại hàng tồn kho nào đó Phiếunhập kho là do kế toán hoặc người phụ trách viết khi muốn cho vật tư, sảnphẩm, hàng hóa nhập kho Để nhập kho, phải có chứng từ thể hiện rõ nguồngốc của việc nhập kho mà ghi sổ cho phù hợp(chứng từ nguồn) Chứng từnguồn về hàng tồn kho có nhiều loại, nhưng cơ bản bao gồm: hóa đơn muahàng, hóa đơn GTGT, biên bản bàn giao sản phẩm sản xuất hoàn thành, giấygiữ hộ tài sản Vậy làm thế nào để người quản lý kiểm soát được hàng nhậpkho? Thông thường quy trình luân chuyển phiếu nhập kho gồm những bướcsau:
Bước 1: Người giao hàng (có thể là nhân viên phụ trách thu mua, nhân
viên sản xuất của DN hoặc người bán) đề nghị giao hàng nhập kho.
Trang 9Bước 2: Ban kiểm nhận lập biên bản nhận cho nhập kho vật tư, hàng
hóa, sản phẩm Ban kiểm nhận bao gồm thủ kho, kế toán vật tư, cán bộ phụtrách bộ phận, người đề nghị giao hàng.
Bước 3: Kế toán vật tư hoặc phụ trách bộ phận sẽ tiến hành lập phiếu
nhập kho theo hóa đơn mua hàng, phiếu giao nhận sản phẩm với ban kiểmnhận.
Bước 4: Người lập phiếu, người giao hàng và phụ trách bộ phận ký vào
phiếu nhập kho.
Bước 5: Chuyển phiếu nhập kho cho thủ kho tiến hành việc kiểm nhận,
nhập hàng, ghi sổ và ký phiếu nhập kho.
Bước 6: Chuyển phiếu nhập kho cho kế toán vật tư để ghi sổ kế toán.Bước 7: Kế toán vật tư tổ chức bảo quản và lưu trữ phiếu nhập.b Quy trình tổ chức phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho được gọi là chứng từ thực hiện, vì nó chứng minh chonghiệp vụ về xuất kho một loại hàng tồn kho nào đó Phiếu xuất kho là do kếtoán hoặc người phụ trách viết khi muốn xuất vật tư, sản phẩm, hàng hóa.
Khi xuất kho, phải căn cứ vào các nguyên nhân xuất thông qua các chứng từ
nguồn bao gồm: Lệnh xuất kho, phiếu xin lĩnh vật tư, hóa đơn bán hàng, hợpđồng cung cấp sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ Vậy làm thế nào để người quảnlý kiểm soát được hàng xuất kho? Thông thường quy trình luân chuyểnphiếu xuất kho gồm những bước sau:
Bước 1: Người có nhu cầu về vật tư, sản phẩm, hàng hóa lập giấy xin
xuất hoặc ra lệnh xuất đối với vật tư, sản phẩm, hàng hóa.
Bước 2: Chuyển cho chủ doanh nghiệp (Giám đốc) hoặc phụ trách đơn
vị duyệt lệnh xuất.
Bước 3: Phụ trách bộ phận hoặc kế toán vật tư căn cứ vào đề nghị xuất
hoặc lệnh xuất tiến hành lập phiếu xuất kho.
Bước 4: Chuyển phiếu xuất kho cho thủ kho tiến hành xuất vật tư, sản
phẩm, hàng hóa; sau đó ký vào phiếu xuất kho rồi giao chứng từ lại cho kếtoán vật tư.
Bước 5: Khi nhận phiếu xuất kho, chuyển cho Kế toán trưởng ký duyệt
chứng từ rồi ghi sổ kế toán.
Bước 6: Trình phiếu xuất kho cho thủ trưởng(Giám đốc) ký duyệt chứng
từ, thường là trình ký theo định kỳ, vì chứng từ đã được duyệt xuất ngay từđầu, nên thủ trưởng chỉ kiểm tra lại và ký duyệt.
Bước 7: Kế toán vật tư sẽ tiến hành bảo quản và lưu giữ chứng từ.
Trên đây là một số nét chủ yếu về quy trình luân chuyển các chứng từhàng tồn kho dành cho doanh nghiệp mà bọn em đã tìm hiểu được Tuynhiên, cũng tùy thuộc vào từng doanh nghiệp: quy mô, cơ cấu tổ chức quảnlý, ngành nghề kinh doanh mà trong thực tế quy trình lập và luân chuyển
Trang 10hàng tồn kho có thể khác đi, thu gọn hơn Nhưng nói chung cơ bản là gồmnhững bước trên.
III Ví dụ thực tế về quy trình lập và luân chuyển chứngtừ HTK
1 Phiếu nhập kho
Đơn vị: Công ty Xây dựng An Thành Mẫu số: 01- VTĐịa chỉ: Số 30-Yết Kiêu-Hà Nội Ban hành theo QĐ số15/2006/QĐ-BTC
Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 02 tháng 11 năm 2010Số: 20
Nợ: TK 152 Có:TK 331Họ tên người giao hàng:Đoàn Gia Vị
Theo: hóa đơn GTGT số 0268001 ngày 02/11/2010 của Công ty kinh doanh thép vàvật tư Hà Nội Số 50-Cầu Giấy- Hà Nội.
Nhập tại kho: Công ty Xây dựng An Thành Địa điểm: Kho Nguyên vật liệu
Tên, nhãn hiệu,quy cách, phẩmchất vật tư ( sảnphẩm, hàng hoá)
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Nguyễn Văn An Đoàn Gia Vị Phạm Duy Nguyễn Văn Tu