Quy trình lập và luân chuyển chứng từ hàng tồn kho của công ty cổ phần sông đà 11

Phần A: Quy trình lập luân chuyển chứng từ hàng tồn kho Công ty Cổ phần Sông Đà 11, bất cập quy trình đề xuất cải thiện để thực tốt I – Giới thiệu Công ty Cổ phần Sông Đà 11: Công ty Cổ phần Sông Đà 11 thành lập từ năm 1961 với tiền thân đội điện, nước thuộc Công ty Xây dựng thuỷ điện Thác Bà Với bề dầy truyền thống 50 năm xây dựng trưởng thành, ngày Công ty Cổ phần Sông Đà 11 trở thành đơn vị kinh doanh có hiệu quả, tình hình tài lành mạnh hàng đầu Tập đồn Sơng Đà Ngành nghề truyền thống xây lắp hệ thống đường dây tải điện, trạm biến áp đến cấp điện áp 500kv; thí nghiệm hiệu chỉnh nhà máy thủy điện, Xây dựng hệ thống cấp nước thị khu cơng nghiệp; tổng thầu xây dựng cơng trình thủy điện vừa nhỏ, sản xuất kinh doanh điện thương phẩm, vật liệu xây dựng, đầu tư, kinh doanh đô thị khu cơng nghiệp Mơ hình tổ chức cơng ty gồm: Hội đồng quản trị, Ban tổng giám đốc điều hành, Phòng Tài kế tốn, phòng kinh tế kế hoạch, phòng kỹ thuật giới, phòng tổ chức hành chính, phòng dự án chi nhánh trực thuộc cơng ty Trong suốt q trình phát triển mình, Cơng ty Cổ phần Sơng Đà 11 ln quan tâm đến cơng tác xây dựng hồn chỉnh hệ thống quy chế, quy trình tác nghiệp để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty xuyên suốt, kịp thời, kiểm soát rủi ro mang lại hiệu cao Hiện nay, với vai trò kế tốn trưởng Cơng ty, trực tiếp chủ trì tham gia xây dựng, hoàn thiện ận hành Quản trị hoạt động hệ thống quy trình tác nghiệp Công ty, với lĩnh hội kiến thức môn học Quản trị hoạt động đào tạo theo Chương trình đào tạo Thạc sỹ Quản trị kinh doanh quốc tế Việt Nam Đại học Griggs, tơi xin lựa chọn phân tích “Quy trình lập luân chuyển chứng từ hàng tồn kho Quy trình ln chuyển lưu trữ chứng từ kế tốn Cơng ty” nhằm góp phần nâng cao hiệu hoạt động tác nghiệp, quản lý kinh tế Cơng ty II – Mơ tả “Quy trình lập luân chuyển chứng từ hàng tồn kho” Công ty Cổ phần Sông Đà 11 áp dụng nay: Quản lý mua hàng, nhập kho: Mục đích Quy trình: Nhằm xác nhận số vật tư, sản phẩm, hàng hoá nhập kho làm ghi thẻ kho, toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan ghi sổ kế tốn 1.1 Đối với vật tư mua mới: a) Các bước thực việc mua vật tư: Thứ nhất, Phòng Kỹ thuật giới vào hợp đồng ký kết với chủ đầu tư, khối lượng công việc cần thi cơng tiến hành bóc tách chi tiết loại vật tư, lập bảng dự trù vật tư trình Tổng giám đốc Công ty duyệt làm sở mua vật tư, sau chuyển Bảng dự trù vật tư đến Phòng Kinh tế kế hoạch Phòng Tài Kế toán Thứ hai, sở khối lượng vật tư duyệt mua, Phòng Kinh tế kế hoạch phải xem xét thị trường tìm kiếm vật tư chất lượng tốt, giá hợp lý, lập hồ sơ mời chào giá phải xem xét 03 đơn vị cung cấp khác nhau, tập hợp đủ 03 báo giá 03 đơn vị khác trình Hội đồng duyệt giá Công ty Quản trị hoạt động phê duyệt giá nhà cung cấp (Hội đồng duyệt giá gồm Tổng giám đốc phòng cơng ty) Thứ ba, sau Hội đồng duyệt giá công ty ký duyệt đầy đủ tiến hành thương thảo ký kết Hợp đồng với đơn vị cung cấp vật tư chọn Hợp đồng ký phải đảm bảo nguyên tắc theo quy định Công ty quy định pháp luật b) Các bước thực nhập vật tư: Thứ nhất, nhập vật tư vào kho, người nhập vật tư phải mang đầy đủ chứng từ đến phòng Kỹ thuật giới để làm thủ tục nhập vật tư, vật tư nhập có đủ chứng từ sau: - Giấy yêu cầu mua vật tư Tổng giám đốc duyệt; - Biên xét duyệt giá ký duyệt; - Hợp đồng kinh tế ký kết - Biên kiểm nghiệm chất lượng vật tư, hàng hố; - Hố đơn tài hợp lệ, hợp pháp (Bản gốc) - Các chứng từ liên quan khác (nếu có) Thứ hai, trước nhập vật tư phận Ban kiểm nghiệm phải tiến hành kiểm tra chất lượng, chủng loại, giá cả, quy cách hàng hoá Nếu theo hợp đồng Biên duyệt giá cho phép nhập kho Thứ ba, vào hố đơn đơn vị bán hàng, Phòng vật tư giới có trách nhiệm lập phiếu nhập kho Phiếu nhập kho lập 03 liên, người lập có trách nhiệm đánh số phiếu nhập kho sau chuyển 02 liên cho người nhập hàng Quản trị hoạt động Thứ tư, người nhập hàng mang hoá đơn kèm theo 02 liên phiếu nhập kho tới Thủ kho để nhập hàng Sau thủ kho kiểm tra số lượng, chất lượng chủng loại hàng hoá phải ghi vào cột thực nhập ký nhận vào 03 liên phiếu nhập 01 liên phiếu nhập trả cho người nhập, 01 liên thủ kho có trách nhiệm vào thẻ kho định kỳ hàng tuần chuyển cho kế toán vật tư để hoạch toán Kèm theo phiếu nhập kho hoá đơn người bán, Biên kiểm nghiệm vật tư, giấy yêu cầu mua vật tư, Hợp đồng kinh tế, biên duyệt giá Thứ năm, người nhập hàng có trách nhiệm mang hố đơn mua hàng kèm theo phiếu nhập kho đến kế toán toán để làm thủ tục tốn cơng nợ sau hồn thành thủ tục nhập kho; kế toán kiểm tra, hoá đơn phiếu nhập kho để ghi sổ Thứ 6, định kỳ hàng tuần kế toán theo dõi vật tư có trách nhiệm đối chiếu số phiếu nhập theo chứng từ toán (đã ghi vào thẻ kho chương trình kế tốn máy vi tính) với phiếu nhập kho theo chứng từ nhận từ thủ kho để phát trường hợp thủ kho thiếu phiếu nhập chưa vào thẻ kho tiếp liệu viên chưa mang chứng từ hóa đơn đến tốn nợ 1.2 Nhập vật tư, dụng cụ từ sản xuất sau xuất dùng không dùng hết thu hồi lý tài sản, thu hồi phế liệu sản xuất: Thứ nhất, vào Giấy yêu cầu nhập vật tư đội lập, phận kiểm nghiệm chất lượng vật tư tiến hành kiểm nghiệm, đánh giá ghi rõ ràng số lượng, tỷ lệ % vật tư thu hồi, phòng vật tư lập phiếu nhập gồm 03 liên sau giao cho người nhập 02 liên để mang tới thủ kho nhập hàng Quản trị hoạt động Thứ hai, người nhập mang 02 liên tới thủ kho nhập hàng, 01 liên thủ kho giữ định kỳ giao cho kế toán vật tư kèm theo giấy yêu cầu nhập vật tư để ghi sổ kế toán, 01 liên người nhập vật tư giữ để cuối tháng toán vật tư dùng để toán lương, hay yêu cầu cụ thể khác theo tính chất vật liệu đem nhập Kế tốn ghi sổ theo phiếu nhập Thứ ba, định kỳ kế tốn vật tư có trách nhiệm đối chiếu với phận kế toán ghi sổ theo phiếu nhập Quản lý xuất kho: Mục đích quy trình: Theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư, thành phẩm, hàng hóa xuất kho cho phận sử dụng đơn vị, làm để hạch tốn chi phí sản xuất kinh doanh, tính giá thành sản phẩm kiểm tra việc sử dụng, thực định mức tiêu hao vật tư Thứ nhất, đồng chí đội trưởng, tổ trưởng vào tình hình thực tế cơng việc cần thi công lập giấy yêu cầu xuất vật tư trình lên phòng Kỹ thuật giới xin cấp vật tư Trưởng phòng Kỹ thuật giới vào số lượng vật tư yêu cầu xem xét với kế hoạch định mức tiêu hao tính tốn thấy phù hợp ký duyệt vào giấy yêu cầu cấp vật tư Thứ hai, đồng chí tổ, đội trưởng trình lên Tổng giám đốc (hoặc người ủy quyền) ký duyệt chuyển đến phân viết phiếu Phòng Kỹ thuật giới Thứ ba, Bộ phận viết phiếu vào yêu cầu Tổng giám đốc duyệt viết 03 liên phiếu xuất kho Phiếu xuất viết đầy đủ tiêu (tên nhãn hiệu quy cách vật tư, số lượng, đơn vị tính, người nhận, người xuất vật tư, Quản trị hoạt động tên cơng trình, hạng mục cơng trình cần sử dụng vật tư đó) Người viết phiếu viết xong phiếu trình Trưởng phòng Kỹ thuật giới Tổng giám đốc (hoặc người ủy quyền ký duyệt) Thứ tư, người nhận vật tư mang 02 liên phiếu xuất đến kho để nhận vật tư Thủ kho sau kiểm tra đầy đủ tiêu phiếu xuất tiến hành xuất vật tư trách nhiệm ghi rõ ràng số lượng vật tư thực xuất, đơn vị tính; vật tư có từ 02 đơn vị tính trở lên phải quy đổi cho thống với đơn vị tính thẻ kho Sau kiểm nhận số lượng, chất lượng thực nhận, người nhận thủ kho phải ký vào 03 liên phiếu xuất kho Thủ kho đánh số hiệu phiếu giữ lại 01 liên để vào thẻ kho sau chuyển cho kế toán vật tư để hạch toán, 01 liên người nhận đưa nộp cho đội trưởng cán kỹ thuật phụ trách cơng trình để kiểm tra số lượng, chất lượng vật liệu đưa từ kho đến nơi sử dụng đồng thời làm để lập báo cáo toán vật tư sử dụng hàng tháng II – Những bất cập quy trình tác động tới công tác quản lý công ty cổ phần Sông Đà 11 ý kiến đề xuất nhằm hồn thiện quy trình này: Cơng ty cổ phần sơng đà 11 với ngành nghề hoạt động thi công xây lắp, giá trị sản lượng năm gần từ 400 đến 500 tỷ đồng/năm, giá trị vật tư đầu vào chiếm từ 30 đến 40% sản lượng Do cơng tác quản lý vật tư đóng vai trò quan trọng, nhận thức tầm quan trọng này, hàng năm công ty thường xuyên sửa đổi, bổ xung cho phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh, theo ý kiến cá nhân tơi, quy trình tồn số bất cập cần sửa đổi bổ xung để việc thực tốt Quá trình mua vật tư: Quản trị hoạt động - Quá trình bóc tách vật tư bước khởi đầu quy trình giữ vai trò quan trọng quy trình dừng lại phận phòng kỹ thuật giới bóc tách lập dự trù mua vật tư trình Tổng giám đốc phê duyệt mua mà chưa có phận khác có chun mơn kiểm tra trước trình Tổng giám đốc phê duyệt chưa có chế tài quy trách nhiệm cụ thể xẩy sai xót quy trình tiềm ẩn nhiều rủi ro thực tế thời gian qua công ty xảy việc bóc tác vật tư phòng kỹ thuật bị sai, điều khơng ảnh hưởng tới chi phí vật tư đầu vào mà ảnh hưởng lớn đến hiệu kinh tế, tiến độ thi công cơng trình phải dừng thi cơng thiếu vật tư - Quy trình quy định bắt buộc phòng kinh tế phải tập hợp báo giá nhà cung cấp để trình hội đồng duyệt giá cơng ty phê duyệt thương thảo ký kết hợp đồng mua vật tư Quy định tương đối chặt chẽ, nhiên lại gây chậm trễ hồn thiện thủ tục khơng cần thiết Cơng ty nên quy định quy trình tác nghiệp vật tư, thiết bị máy móc có niêm yết giá công khai, mặt hàng đặc chủng nhà cung cấp khơng cần thiết phải có đến báo giá giá trị từ cần phải thực theo quy trình này, với giá trị vật tư nhỏ lẻ không cần thiết Đối với cơng tác nhập kho: - Quy trình nhập kho vật tư công ty cổ phần sông đà 11 tương đối chặt chẽ, giảm thiểu rủi ro cho công ty Tuy nhiên gây khó khăn q trình nhập xuất, đưa vật tư kịp thời vào sản xuất: Công ty quy định phải có hóa đơn tài gốc làm thủ tục nhập hàng, quy đinh nhiều trường hợp gây cản trở trình nhập xuất vật tư đưa Quản trị hoạt động vật tư vào sử dụng kịp thời Công ty nên bổ xung, trường hợp chưa có hóa đơn gốc, cơng ty làm thủ tục tạm nhập kho để làm sở xuất kho kịp thời phục vụ sản xuất kinh doanh giao cho phận tiếp liệu phải có trách nhiệm đơn đốc đối tác hồn tất thủ tục kịp thời - Nên quy định cụ thể vật tư có giá trị nhỏ, sử dụng thời gian ngắn không nên làm thủ tục nhập theo quy trình mà tốn trực tiếp cho lần mua hàng có bàn giao cụ thể cho đối tượng sử dụng để giảm thủ tục giấy tờ không cần thiết Đối với công tác Xuất vật tư: - Các trình tự thủ tục tương đối chặt chẽ, nhiên nhiều thủ tục giấy tờ, gây nhiêu thời gian không cần thiết cho đội, phận sản xuất việc nhận vật tư - Công ty nên có quy định phân cấp, ủy quyền mạnh mẽ việc cấp phát vật tư: Để rút ngắn thời gian, quy trình nên quy định giấy yêu cầu vật tư Tổng giám đốc phê duyệt cần viết phiếu xuất ký đến phòng kỹ thuật sau tập hợp phiếu xuất ngày lâu trình Tổng giám đốc ký duyệt chứng từ người yêu cầu vật tư đội trưởng, tổ trưởng người ủy quyền hợp lệ Phần B: Những áp dụng nội dung môn học vào doanh nghiệp: Loại bỏ lãng phí doanh nghiệp: Phương pháp sản xuất Lean (Lean Manufacturing – Lean Production) phương pháp sản xuất xem mang lại hiệu Phương thức sản xuất Lean có nhiều tên gọi cách nhìn nhận khác nhau, Quản trị hoạt động chẳng hạn gọi phương thức sản xuất Toyota (TPS), phương thức Just In Time (JIT), phương thức sản xuất không dự trữ (Zero Inventory) Mục tiêu phương thức sản xuất Lean hoàn tồn loại bỏ lãng phí xảy q trình sản xuất từ cho phép cải thiện hệ thống sản xuất tối ưu, tinh gọn (theo nghĩa từ Lean) Với phương pháp Lean, doanh nghiệp sản xuất giảm chi phí sản xuất, tăng sản lượng đầu ra, rút ngắn thời gian sản xuất Nhiều khái niệm Lean Manufacturing bắt nguồn từ Hệ thống sản xuất Toyota (TPS) dần triển khai xuyên suốt hoạt động Toyota từ năm 1950 Cụm từ “Lean Manufacturing” hay “Lean Production” bắt đầu hình thành có nghiên cứu học giả Mỹ đại học công nghệ Massachusset tiến hành vào cuối năm 80 kỷ trước Nghiên cứu tập trung đánh giá thành công phương thức sản xuất doanh nghiệp Nhật đặc biệt công ty ô tô Toyota Là Công ty hoạt động chuyên xây lắp có điểm khác biệt, Cơng ty cổ phần Sơng Đà 11 có số lãng phí Trong 07 loại lãng phí nêu trên, tơi thấy Cơng ty Cổ phần Sơng Đà 11 có số loại sau: Lãng phí thời gian phải chờ đợi, trì hồn: Khi phận, cơng nhân thi cơng khơng thể tiến hành cơng việc phải chờ đợi hoàn tất thủ tục chờ nguyên liệu, vật tư Lãng phí vận chuyển: Do việc bố trí kho bãi, nơi tập kết hàng hóa không thuận tiện chưa hợp lý, dẫn đến vận chuyển, di chuyển không cần thiết gây lãng phí Quản trị hoạt động Lãng phí trình hoạt động: Do phận, cán nhân viên có cách giải cơng việc khác thời gian hồn thành cơng việc khác Có thể cuối người hồn thành có người, phận phải dùng nhiều thời hian nguồn lực khác để hồn thành cơng việc Chúng lựa chọn số giải pháp nhằm hạn chế loại lãng phí đó: Giáo dục CBCNV Cơng ty nhận thức rõ lãng phí: Mỗi thành viên phải nhận thức loại lãng phí trách nhiệm việc loại bỏ Bản thân người lãnh đạo công ty phải thực nghiêm túc để nhân viên noi gương học tập Nguyên nhân gây lãng phí nhận dạng cách nào: Lãng phí phát sinh khâu điều hành sản xuất Muốn nhìn lãng phí đòi hỏi phải nhận thức bất cập khâu quản lý điều hành doanh nghiệp: Đây việc quan trọng để xác định lãng phí, khó khơng xác định bất cập quy trình sản xuất kinh doanh mình, khơng biết lãng phí gì, lãng phí khâu Cách làm để loại bỏ lãng phí không cần thiết: a, Thực tốt nguyên tắc 7S điều hành sản xuất: - Sort (Sàng lọc): Luôn ln sàng lọc để xác định khơng cần dùng đến bỏ điều chuyển đến nơi cần thiết - Simplify (Sắp xếp) : Sắp xếp máy phòng ban, phận tác nghiệp xếp, luân chuyển chứng từ cách khoa học 10 Quản trị hoạt động - Shine (Sạch sẽ) : Luôn bảo đảm môi trường làm việc tốt; đảm kho hàng nơi tập kết vật tư, hàng hóa theo yêu cầu bảo quản loại - Standardize (Sẵn sàng): Khi cần thiết cho sản xuất sẵn sàng loại bỏ biến động sản xuất thay đổi cần thiết - Sustain (Sâu sát): Sâu sát chống quan liêu nhằm trì việc thực nhận diện nhu cầu phát triển bất cập hoạt động sản xuất kinh doanh - Safety: (An toàn): Đảm bảo an toàn lao động an toàn người phương tiện sử dụng nhằm đạt hiệu cao - Support (Hỗ trợ): Xây dựng lực lượng phản ứng nhanh sẵn sàng hỗ trợ cho đơn vị, nhân viên trình tác nghiệp b, Kết hợp chặt chẽ việc hồn thiện quy trình với việc khốn cơng việc, thúc đẩy nhân viên có động lực cống hiến Tuy nhiên, trọng việc quản lý linh hoạt, thay đổi quy trình hoạt động cho phù hợp với ngành nghề điều kiện thực tiễn, áp dụng Công nghệ thông tin vào điều hành quản lý hoạt động Công ty c, Tổ chức thực tốt phong trào sáng kiến, ý tưởng cải tiến phong cách làm việc chun mơn hóa công việc d, Thoả mãn kịp thời yêu cầu đơn vị thi công cách hợp lý: Cung cấp vật tư, hàng hóa đầy đủ, nhu cầu sử dụng (Khơng dùng sách cho tất nhu cầu khác nhau) Với tất luận điểm trên, theo doanh nghiệp muốn tồn phát triển chế thị trường phải lựa chọn phương pháp quản lý hợp 11 Quản trị hoạt động lý, tìm điểm bất cập hoạt động máy điều hành phải biết tối ưu nhằm loại bỏ lãng phí không cần thiết để đạt hiệu cao 12 ... Quy trình lập luân chuyển chứng từ hàng tồn kho Công ty Cổ phần Sông Đà 11 áp dụng nay: Quản lý mua hàng, nhập kho: Mục đích Quy trình: Nhằm xác nhận số vật tư, sản phẩm, hàng hoá nhập kho làm... tích Quy trình lập luân chuyển chứng từ hàng tồn kho Quy trình ln chuyển lưu trữ chứng từ kế tốn Cơng ty nhằm góp phần nâng cao hiệu hoạt động tác nghiệp, quản lý kinh tế Cơng ty II – Mơ tả Quy. .. để lập báo cáo toán vật tư sử dụng hàng tháng II – Những bất cập quy trình tác động tới công tác quản lý công ty cổ phần Sông Đà 11 ý kiến đề xuất nhằm hồn thiện quy trình này: Cơng ty cổ phần