Theo điều 4 luật kế toán Việt Nam quy định: “ Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin ( băng từ, đĩa từ …) phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán ”. Bản chứng từ là chứng minh về tính hợp pháp đồng thời là phương tiện thông tin về kết quả của nghiệp vụ kinh tế. b) Nội dung cơ bản của một bản chứng từ: *) Nội dung cơ bản của một bản chứng từ bao gồm các yếu tố cơ bản và các yếu tố bổ sung - Các yếu tố cơ bản: Là các yếu tố bắt buộc phải có trong tất cả các loại chứng từ, là căn cứ chủ yếu đảm bảo sự chứng minh về tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ, là cơ sở để chứng từ thực hiện chức năng thông tin về kết quả của nghiệp vụ. Các yếu tố cơ bản bao gồm:
Trang 1Đề tài 2: quy trình lập và luân chuyển chứng từ về bán hàng
I – khái niệm, nôi dung và ý nghĩa của một chứng từ kế toán
1 - Khái niệm & các yếu tố cơ bản của một chứng từ
a) khái niệm:
Theo điều 4 luật kế toán Việt Nam quy định: “ Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin ( băng từ, đĩa từ …) phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán ”
Bản chứng từ là chứng minh về tính hợp pháp đồng thời là phương tiện thông tin về kết quả của nghiệp vụ kinh tế
b) Nội dung cơ bản của một bản chứng từ:
*) Nội dung cơ bản của một bản chứng từ bao gồm các yếu tố cơ bản và các yếu tố bổ
sung
- Các yếu tố cơ bản: Là các yếu tố bắt buộc phải có trong tất cả các loại chứng từ, là căn
cứ chủ yếu đảm bảo sự chứng minh về tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ, là cơ sở để chứng từ thực hiện chức năng thông tin về kết quả của nghiệp vụ Các yếu tố cơ bản bao gồm:
+ Tên chứng từ: Khái quát loại nghiệp vụ được chứng từ phản ánh.
+ Tên, địa chỉ của đơn vị, cá nhân lập chứng từ: là yếu tố giúp cho việc kiểm tra
về mặt địa điểm của các NVKT PS và cơ sở để xác định trách nhiệm đối với nghiệp vụ kinh tế
+ số chứng từ & ngày tháng năm lập chứng từ: Ngày tháng ghi trên chứng từ là
yếu tố quan trọng chứng minh tính hợp lý về mặt thời gian, là căn cứ để xác định thời gian ghi sổ kế toán, thời gian lưu trữ và huỷ chứng từ Số chứng từ bao gồm ký hiệu và số thứ tự của chứng từ
+ Nội dung kinh tế cụ thể của nghiệp vụ: cần ghi đầy đủ, ngắn gọn nhưng phải
đảm bảo tính thông dụng và dễ hiểu
+ Quy mô của nghiệp vụ về số lượng, giá trị (chỉ tiêu giá trị được viết đồng thời
bằng số và bằng chữ)
Trang 2+ Tên, chữ ký của người lập & chịu trách nhiệm thi hành và phê duyệt nghiệp vụ:
trên chứng từ tối thiểu phải có hai chữ ký, những đối tượng thực hiện nghiệp vụ phải ký trực tiếp, không được ký qua giấy than Trong trường hợp liên quan đến tư cách pháp nhân của đơn vị kế toán thì phải có tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của đơn
vị và đóng dấu đơn vị
- Các yếu tố bổ sung: Là các yếu tố không bắt buộc đối với bản chứng từ, là các yếu tố có vai trò thông tin thêm nhằm làm rõ các đặc điểm cá biệt của từng loại nghiệp vụ hay góp phần giảm nhẹ hoặc đơn giản hoá công tác kế toán, ví dụ:
+ Quan hệ của chứng từ đến các sổ sách kế toán, tài khoản kế toán
+ Quy mô kế hoạch hay định mức của nghiệp vụ.
+ Phương thức thực hiện (phương thức thanh toán).
+ Thời gian bảo hành vv
II ) Quá trình lập và luân chuyển chứng từ về bán hàng.
Chứng từ kế toán được lập hoặc thu nhận từ bên ngoài, sau đó nó được chuyển đến bộ phận kế toán của đơn vị có liên quan, nó sẽ được kiểm tra và sử dụng làm căn cứ ghi sổ, cuối cùng thì sẽ được lưu trữ, bảo quản và sau khi hết thời hạn lưu trữ theo qui định đối với từng loại chứng từ, nó sẽ được huỷ Đây chính là bốn bước trong qui trình luân chuyển chứng từ được thể hiện trên Hình 1
Sử dụng ghi sổ kế toán Kiểm tra chứng từ Lập hoặc thu nhận chứng từ
Trang 3Hình 1 Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán
- Trong bước lập, tiếp nhận chứng từ kế toán cần lưu ý những điểm sau:
Thứ nhất, mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến
hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh Nội dung chứng
từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số
Thứ hai, chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho
mỗi chứng từ Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất
cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ
Thứ ba, các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo
nội dung quy định cho chứng từ kế toán
Thứ tư, mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy
định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật Tất cả các chữ ký trên chứng từ
kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ
ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó
Trang 4Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách kế toán để giao dịch với khách hàng, ngân hàng, chữ ký kế toán trưởng được thay bằng chữ ký của người phụ trách kế toán của đơn vị đó Người phụ trách kế toán phải thực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán trưởng
Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc người được uỷ quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền)
và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ
ký đã đăng ký với kế toán trưởng Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) không được ký “thừa uỷ quyền” của người đứng đầu doanh nghiệp Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác
Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Tổng Giám đốc (và người được uỷ quyền) Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký
Những cá nhân có quyền hoặc được uỷ quyền ký chứng từ, không được ký chứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký
Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Tổng Giám đốc (Giám đốc) doanh nghiệp quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản
- Trong bước kiểm tra chứng từ kế toán, cần lưu ý những điểm sau:
Thứ nhất, tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên
ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và
Trang 5xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi
sổ kế toán
Thứ hai, những nội dung cần kiểm tra trong chứng từ bao gồm:
(1) kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu
tố ghi chép trên chứng từ kế toán
(2) kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan
(3) kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán
Thứ ba, khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành
vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện, đồng thời báo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành Chẳng hạn khi kiểm tra một Phiếu chi phát hiện có vi phạm chế độ, kế toán không xuất quỹ
- Trong bước sử dụng chứng từ để ghi sổ kế toán cần lưu
ý mấy điểm sau:
Thứ nhất, đối với những chứng từ kế toán lập không đúng
thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục
và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ
Thứ hai, sau khi kiểm tra, nhân viên kế toán thực hiện việc
tính giá trên chứng từ và ghi chép định khoản để hoàn thiện chứng từ
Thứ ba, chỉ khi nào chứng từ kế toán đã được kiểm tra và hoàn chỉnh
mới được sử dụng để làm căn cứ ghi sổ
Trang 6- Đối với bước bảo quản, lưu trữ và huỷ chứng từ kế toán cần lưu ý: Thứ nhất, chứng từ kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an
toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ
Thứ hai, chứng từ kế toán lưu trữ phải là bản chính Trường hợp tài
liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp có xác nhận; nếu bị mất hoặc bị huỷ hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp hoặc xác nhận
Thứ ba, chứng từ kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn mười hai
tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán
Thứ tư, người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách
nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán theo thời hạn sau đây:
a) Tối thiểu năm năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính
b) Tối thiểu mười năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác
c) Lưu trữ vĩnh viễn đối với chứng từ kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng
Thứ năm, chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ,
tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ,
bị tịch thu và ký xác nhận trên chứng từ sao chụp; đồng thời lập biên bản ghi
rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và
ký tên, đóng dấu
Thứ sáu, cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải
lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và
ký tên, đóng dấu
Trang 7Ngoài ra, trong khi sử dụng, quản lý, in và phát hành biểu mẫu chứng
từ kế toán cần lưu ý:
- Một là, tất cả các đơn vị phải sử dụng mẩu chứng từ kế toán thuộc loại bắt buộc theo quy đinh trong chế độ kế toán dành cho đơn vị Trong quá trình thực hiện, các đơn vị không được sửa đổi biểu mẩu chứng từ thuộc loại bắt buộc Với một số loại chứng từ, đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi hình thức mẩu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị
- Hai là, mẫu chứng từ in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng, mục nát Séc và giấy tờ có giá phải được quản lý như tiền 1)Quy trình tổ chức hóa đơn GTGT
Tổ chức, cá nhân khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ phải lập hóa đơn giá trị gia tăng Hóa đơn là căn cứ để người bán xuất kho sản phẩm tính khối lượng hàng hóa, dịch
vụ cung cấp cho người mua
Đối với người mua hàng: hóa đơn này là căn cứ để thanh toán, tiến hành các thủ tục nhập kho, là căn cứ pháp lý để vận chuyển hàng hóa trên đường Nếu không có hóa đơn này thì hàng hóa vận chuyển trên đường có thể coi là bất hợp pháp
Bộ Tài Chính quy định mẫu hóa đơn, tổ chức in, phát hành về sử dụng hóa đơn bán hàng < hóa đơn GTGT > Trường hợp tổ chức hoặc cá nhân tự in hóa đơn thì phải được
cơ quan tài chính có thẩm quyền chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện
Trong khi sử dụng, quản lý, in và phát hành biểu mẫu hóa đơn cần lưu ý:
˖ Một là, tất cả các doanh nghiệp đều phải sử dụng thống nhất mẫu hóa đơn quy
định trong chế độ kế toán này
˖Hai là, mẫu hóa đơn in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng,
nát Séc và giấy tờ có giá phải được quản lý như tiền phải in chính uỷ quyền in và phát
hành Ba là, đối với các biểu mẫu hóa đơn hướng dẫn, các doanh
nghiệp có thể mua sẵn hoặc tự thiết kế mẫu, tự in, nhưng phải đảm bảo các nội dung chủ yếu của hóa đơn
* Quy trình xử lý và luân chuyển hóa đơn giá trị gia tăng
- Hóa đơn do bộ phận kế toán hoặc bộ phận kinh doanh lập thành 3 liên ( đặt giấy than viết một lần )_ người lập phiếu ký
+ liên thứ nhất được lưu tại quyển
+ liên thứ hai giao cho khách hàng mua bán hàng hóa, dịch vụ.
+ liên thứ ba do thủ kho dữ lại ghi thẻ kho, cuối ngày hoặc cuối kỳ giao cho kế
toán để ghi sổ
Trang 8- Chyển hóa đơn cho kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị ký duyệt Nếu hóa đơn thanh toán tiền ngay, phải đến bộ phận kế toán làm thủ tục nộp tiền ( tiền mặt, séc ),
- Người mua nhận hàng hóa, sản phẩm_ ký vào hóa đơn, còn nếu vận chuyển, dịch
vụ thì khi công việc vận chuyển dịch vụ hoàn thành, khách hàng mua dịch vụ ký vào hóa đơn
- Bảo quản lưu trữ & hủy hóa đơn:
Thứ nhất, hóa đơn phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ
Thứ hai, hóa đơn lưu trữ phải là bản chính Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp có xác nhận; nếu bị mất hoặc bị
huỷ hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp hoặc xác nhận
Thứ ba,hóa đơn phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn mười hai tháng, kể từ ngày
kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán
Thứ tư, người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo
quản, lưu trữ tài liệu kế toán theo thời hạn sau
Thứ năm, chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong hóa đơn Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp hóa đơn bị tạm giữ, bị tịch thu và ký xác nhận trên chứng từ sao chụp; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại hóa đơn bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu
Mẫu hóa đơn GTGT (liên 2 ):
Trang 92) Quy trình tổ chức phiếu xuất kho.
Phiếu xuất kho được gọi là chứng từ thực hiện, vì nó chứng minh cho nghiệp vụ về xuất kho một loại hàng tồn kho nào đó
Trang 10Phiếu xuất kho là do kế toán hoặc người phụ trách viết khi muốn xuất vật tư, sản phẩm, hàng hóa
Khi xuất kho, phải căn cứ vào các nguyên nhân xuất thông qua các chứng từ nguồn bao gồm: Lệnh xuất kho, phiếu xin lĩnh vật tư, hóa đơn bán hàng, hợp đồng cung cấp sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ
Quy trình luân chuyển Phiếu xuất kho:
Bước 1: Người có nhu cầu về vật tư, sản phẩm, hàng hóa lập giấy xin xuất hoặc ra lệnh xuất đối với vật tư, sản phẩm, hàng hóa
Bước 2: Chuyển cho chủ doanh nghiệp (Giám đốc) hoặc phụ trách đơn vị duyệt lệnh xuất
Bước 3: Phụ trách bộ phận hoặc kế toán vật tư căn cứ vào đề nghị xuất hoặc lệnh xuất tiến hành lập Phiếu xuất kho
Bước 4: Chuyển Phiếu xuất kho cho thủ kho tiến hành xuất vật tư, sản phẩm, hàng hóa; sau đó, ký vào Phiếu xuất kho rồi giao chứng từ lại cho kế toán vật tư
Bước 5: Khi nhận Phiếu xuất kho, chuyển cho Kế toán trưởng ký duyệt chứng từ rồi ghi sổ kế toán
Bước 6: Trình Phiếu xuất kho cho thủ trưởng (Giám đốc) ký duyệt chứng từ, thường là trình ký theo định kỳ, vì chứng từ đã được duyệt xuất ngay từ đầu, nên thủ trưởng chỉ kiểm tra lại và ký duyệt
Bước 7: Kế toán vật tư sẽ tiến hành bảo quản và lưu giữ chứng từ
ví dụ về mẫu phiếu xuất kho
Trang 11Hình 3: mẫu phiếu xuất kho.