Chứng từ kế toán QUy trình lập và luân chuyển chứng từ kế toán một số giải pháp hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán

Mục Lục Phần I: Chứng từ kế toán Định nghĩa chứng từ kế toán………… .1 Phân loại chứng từ kế toán…………………………………… Nội dung yêu cầu chứng từ kế toán…………………….3 Phần II :Quy trình lập luân chuyển số chứng từ kế tốn chủ yếu…………………………………………………………………….4 Mục đích – u cầu…………………………………………… Một số quy định chứng từ………………………………… Lập luân chuyển chứng từ kế toán………………………… Kiểm tra chứng từ…………………………………………… Lưu trữ chứng từ…………………………………………… Ví dụ minh họa……………………………………………… Phần III : Một số giải pháp nhằm hồn thiện hệ thống chứng từ kế tốn……………………………… PHẦN I: CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Định nghĩa chứng từ kế toán Theo điều Luật kế toán Việt Nam quy định “Chứng từ kế toán giấy tờ, vật mang tin phản ánh cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh thực hoàn thành để ghi sổ kế toán “ Bản chứng từ chứng minh tính hợp pháp đồng thời phương tiện thông tin kết nghiệp vụ kinh tế Phân loại chứng từ kế toán Việc phân loại chứng từ kế toán tiến hành theo nhiều tiêu thức khác nhau: theo hình thức tính chất chứng từ, theo địa điểm lập chứng từ, mức độ phản ánh chứng từ, quy định quản lý chứng từ vv…Tương ứng với tiêu thức chứng từ kế toán chia thành loại khác • Căn vào tính chất hình thức chứng từ chứng từ kế tốn chia thành: chứng từ thông thường (chứng từ giấy) chứng từ điện tử Chứng từ điện tử chứng từ kế toán thể dạng liệu điện tử, mã hóa mà khơng bị thay đổi q trình truyền qua mạng máy tính vật mang tin băng từ đĩa từ loại thẻ toán Các đơn vị, tổ chức sử dụng chứng từ điện tử giao dịch toán điện tử phải có điều kiện: + Có chữ ký điện tử người đại diện theo pháp luật, người ủy quyền người đại diện theo pháp luật đơn vị , tổ chức sử dụng chứng từ điện tử toán điện tử + Xác lập phương thức giao nhận chứng từ điện tử kỹ thuật vật mang tin + Cam kết hoạt động diện chứng từ điện tử lập khớp với quy định • Phân loại theo địa điểm lập chứng từ: Theo cách phân loại chứng từ kế toán phân chia thành chứng từ bên chứng từ bên ngoài: + Chứng từ bên trong: chứng từ kế toán phận đơn vị lập phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho v.v… + Chứng từ bên ngoài: chứng từ kế toán phản ánh nghiệp vụ kinh tế có liên quan đến tài sản đơn vị cá nhân đơn vị khác lập chuyển đến giấy báo nợ, báo có ngân hàng, hóa đơn bán hàng người bán Việc phân loại chứng từ theo địa điểm lập sở xác định trách nhiệm vật chất với hoạt động kinh tế phát sinh phản ánh chứng từ • Phân loại theo mức độ phản ánh chứng từ: Theo cách phân loại chứng từ kế toán chia thành loại: chứng từ gốc chứng từ tổng hợp + Chứng từ gốc (chứng từ ban đầu): chứng từ phản ánh trực tiếp nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sở để kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ nghiệp vụ kinh tế + Chứng từ tổng hợp: chứng từ lập sở chứng từ gốc phản ánh nghiệp vụ kinh tế có nội dung kinh tế giống Sử dụng chứng từ tổng hợp có tác dụng thuận lợi ghi sổ kế toán, giảm bớt khối lượng công việc ghi sổ Tuy nhiên việc sử dụng chứng từ tổng hợp yêu cầu phải tốn kèm theo chứng từ gốc có giá trị sử dụng sổ ghi kế tốn thơng tin kinh tế • Phân loại theo yêu cầu quản lý chứng từ nhà nước: Chứng từ kế toán chia thành: chứng từ kế tốn bắt buộc chứng từ mang tính chất hướng dẫn + Chứng từ bắt buộc: chứng từ phản ánh nghiệp vụ kinh tế thể quan hệ kinh tế pháp nhân có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi Loại chứng từ nhà nước tiêu chuẩn hóa quy cách biểu mẫu, tiêu phản ánh áp dụng cho tất lĩnh vực, thành phần kinh tế + Chứng từ kế toán mang tính chất hướng dẫn: chứng từ sử dụng nội đơn vị Nhà nươc hướng dẫn tiêu đặc trưng để ngành, thành phần kinh tế vận dụng vào trường hợp cụ thể Các ngành, lĩnh vực thêm, bớt số tiêu đặc thù thay đổi biểu mẫu cho thích hợp với việc ghi chép yêu cầu nội dung phản ánh, phải đảm bảo tính pháp lí cần thiết chứng từ Phân loại theo nội dung kinh tế hướng dẫn - Chứng từ kế toán tài sản tiền - Chứng từ kế toán hàng tồn kho - Chứng từ kế toán tài sản cố định - ………… Nội dung yêu cầu chứng từ kế toán Các yếu tố yếu tô bắt buộc chứng từ kế tốn phải có như: - Tên gọi chứng từ - Số chứng từ ngày, tháng, năm lập chứng từ - Tên, địa cá nhân, đơn vị thành lập nhận chứng từ - Nội dung tóm tắt nghiệp vụ kinh tế - Số lượng, đơn giá số tiền nghiệp vụ kinh tế tài ghi số, tổng số tiền chứng từ kế toán dùng để thu chi tiền ghi số chữ - Chữ kí người lập người chịu trách nhiệm tính xác nghiệp vụ PHẦN II : QUY TRÌNH LẬP VÀ LUÂN CHUYỂN MỘT SỐ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CHỦ YẾU Mục đích- yêu cầu - Luân chuyển chứng từ trình vận động chứng từ kể từ phát sinh (lập chứng từ) đến kết thúc tổ chức đưa vào lưu trữ Việc tổ chức luân chuyển chứng từ cách hợp lý tạo điều kiện thuận lợi việc kiểm tra, kiểm soát, không bị ách tắc khâu công việc, nhằm đẩy nhanh tiến trình thực cơng việc - u cầu qui trình luân chuyển chứng từ mối quan hệ nội phòng ban quan hệ phận công ty phải thống biểu mẫu, thời gian, thông tin cung cấp, thông tin phản hồi cần phải tôn trọng nghiêm túc thực Một số quy định chung chứng từ Điều 17 Lập chứng từ 1.Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động nghiệp vụ thi hành án dân phải lập chứng từ kế toán Mọi số liệu ghi sổ kế tốn phải có chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp chứng minh Chứng từ kế toán phải lập đủ số liên lập lần với thực tế thời gian, địa điểm, nội dung số tiền nghiệp vụ kinh tế phát sinh Trường hợp chứng từ in hỏng, in thiếu liên, viết sai phải huỷ bỏ cách gạch chéo (X) vào tất liên không xé rời liên khỏi cuống Điều 18 Nội dung chứng từ Chứng từ kế toán đơn vị lập nhận từ bên vào phải có nội dung chủ yếu sau đây: 1.1 Tên gọi chứng từ như: Biên lai thu tiền, Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Giấy đề nghị tạm ứng ; 1.2 Ngày, tháng, năm lập chứng từ, số hiệu chứng từ; 1.3 Tên, địa đơn vị, cá nhân lập chứng từ; 1.4 Tên, địa đơn vị cá nhân nhận chứng từ; 1.5 Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; 1.6 Số lượng, đơn giá số tiền nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh, tổng số tiền ghi số ghi chữ; 1.7 Chữ ký, họ tên người lập, người duyệt người có liên quan đến chứng từ; 1.8 Đối với loại chứng từ kế tốn mang tính hướng dẫn, nội dung chủ yếu trên, đơn vị kế tốn nghiệp vụ thi hành án bổ sung số nội dung cho phù hợp với nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoạt động thi hành án dân Đối với khoản mua sắm số lượng ít, giá trị nhỏ, người bán khơng lập hố đơn mua vật tư, dịch vụ đối tượng bán hàng không diện lập hố đơn người mua phải lập “Bảng kê mua hàng” Bảng kê mua hàng phải ghi rõ họ, tên, địa người mua; tên, số lượng hàng hoá, dịch vụ mua số tiền thực tế trả phải kế toán kiểm tra, xác nhận, Thủ trưởng đơn vị ký duyệt Bảng kê mua hàng chứng từ hợp pháp, hợp lệ dùng làm để toán ghi sổ kế toán Đối với chứng từ liên quan đến thu tiền nộp ngân sách nhà nước, chưa quy định chế độ đơn vị muốn tự in phải quan có thẩm quyền đồng ý văn phải thực theo quy định chế độ quản lý, phát hành sử dụng hoá đơn Bộ Tài quy định Chứng từ chụp: Chứng từ lưu phận kế toán nghiệp vụ thi hành án dân phải Trong trường hợp chứng từ có 01 mà phải lưu hồ sơ kế tốn hồ sơ thi hành án hồ sơ kế tốn lưu chính, hồ sơ thi hành án lưu Chứng từ chụp phải chụp từ chính, sau chụp, Thủ trưởng đơn vị xác nhận vào chứng từ chụp Bản chứng từ chụp sau Thủ trưởng đơn vị xác nhận coi chứng từ hợp pháp để lưu hồ sơ thi hành án Chấp hành viên Chứng từ điện tử: Kế toán nghiệp vụ thi hành án dân sử dụng chứng từ điện tử có phát sinh chứng từ điện tử trình thi hành án theo quy định pháp luật kế toán Điều 19 Mẫu chứng từ kế toán bắt buộc mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn Mẫu chứng từ kế toán bắt buộc mẫu chứng từ đặc biệt có giá trị tiền gồm: Séc, Biên lai thu tiền, Tín phiếu, Trái phiếu, Cơng trái loại chứng từ kế toán bắt buộc khác Mẫu chứng từ bắt buộc quan nhà nước có thẩm quyền quy định nội dung, kết cấu mẫu mà đơn vị kế toán phải thực biểu mẫu, nội dung, phương pháp ghi tiêu áp dụng thống cho đơn vị kế toán đơn vị kế toán Mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn mẫu chứng từ kế tốn quan nhà nước có thẩm quyền quy định; nội dung quy định mẫu, đơn vị kế tốn bổ sung thêm tiêu thay đổi hình thức mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép yêu cầu quản lý đơn vị Điều 20 Các hành vi nghiêm cấm chứng từ kế toán Bán tài sản sung cơng khơng lập hố đơn chứng từ khơng giao hoá đơn cho khách hàng; Xuất, nhập quỹ; xuất nhập tài sản, vật chứng tiêu huỷ tài sản khơng lập chứng từ kế tốn; Giả mạo chứng từ kế tốn để tham tiền quỹ, tài sản thi hành án; Hợp pháp hoá chứng từ kế toán; Chủ tài khoản, Kế toán trưởng người có liên quan ký sẵn tên chứng từ chưa ghi đủ nội dung; Xuyên tạc cố ý làm sai lệch nội dung, chất nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh; Sửa chữa, tẩy xoá chứng từ kế toán; Huỷ bỏ chứng từ trái quy định chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định; Sử dụng biểu mẫu chứng từ không quy định; 10 Trường hợp vi phạm nội dung quy định điều phải bị xử lý theo quy định pháp luật Điều 21 Trình tự xử lý chứng từ kế tốn Tất chứng từ kế toán đơn vị lập hay nhận từ bên phải tập trung phận kế toán Bộ phận kế toán phải kiểm tra chứng từ sau kiểm tra xác minh tính pháp lý chứng từ sử dụng để ghi sổ kế toán Thực phân loại, xếp, bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán Đối với chứng từ kế toán lập không thủ tục, không nội dung số, chữ viết khơng rõ ràng kế tốn phải trả lại cho người lập để làm lại bổ sung thêm cho hồn chỉnh, sau dùng để toán ghi sổ kế toán Điều 22 Xử lý chứng từ kế toán bị hư hỏng Mọi trường hợp mất, hư hỏng chứng từ kế toán phải báo cáo với Thủ trưởng đơn vị biết để có biện pháp xử lý kịp thời Riêng trường hợp Biên lai thu tiền chứng từ khác có giá trị tiền phải báo cho Cơ quan Tài Cơng an địa phương biết số hiệu, số lượng tờ bị mất, hoàn cảnh bị có biện pháp thơng báo vơ hiệu hoá chứng từ kế toán bị để tránh bị lợi dụng Điều 23 Hệ thống chứng từ kế toán thi hành án Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng cho đơn vị kế toán nghiệp vụ thi hành án thực theo quy định Luật kế toán, Nghị định 128/2004/NĐ-CP ngày 31 tháng năm 2004 Chính phủ, theo quy định Thơng tư này văn khác Điều 24 Danh mục chứng từ kế toán, mẫu chứng từ kế toán, giải thích nội dung phương pháp lập chứng từ kế toán thực theo quy định Phụ lục số 01 kèm theo Thông tư Lập luân chuyển chứng từ kế toán - Chứng từ gốc cơng ty lập từ ngồi vào phải tập trung vào phận kế tốn cơng ty, kế toán viên phụ trách phần hành cần phải kiểm tra kỹ chứng từ đó, sau kiểm tra xác minh dùng chứng từ để ghi sổ kế tốn - Trình tự ln chuyển chứng từ kế tốn bao gồm bước sau : Lập chứng từ kế toán phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chứng từ Kiểm tra chứng từ Ghi sổ Lưu trữ chứng từ - Trình tự thời gian luân chuyển chứng từ qui định sau : ♦ Chứng từ thu –chi : - Căn vào chứng từ gốc kế hoạch thu chi duyệt, kế toán toán lập phiếu thu, chi theo mẫu qui định - Phiếu thu, chi coi hợp lệ ghi đầy đủ nội dung in phiếu có đầy đủ chữ ký Giám Đốc người ủy quyền, kế toán trưởng, thủ quỹ, người nhận hay người nộp tiền - Phiếu thu- chi lập thành 03 liên : + Liên (liên ) chuyển cho thủ quỹ để xác nhận công việc làm sở đối chiếu với kế toán tiền mặt + Liên giao cho người nộp hay người nhận tiền + Liên lưu giữ cùi lưu để ghi sổ kế toán - Cuối ngày, thủ quỹ tổng hợp phiếu thu, chi thực (hoặc lập bảng kê giao nhận chứng từ khối lượng phát sinh nhiều) để đối chiếu bàn giao lại chứng từ cho kế toán - Chứng từ thu, chi lưu giữ phòng kế tốn cơng ty người trực tiếp phụ trách phần hành (phần việc) chịu trách nhiệm bảo quản • Ngun tắc tạm ứng tốn: - Người nhận tạm ứng phải công nhân viên cơng ty Tiền tạm ứng cho mục đích phải sử dụng cho mục đích đó, khơng chuyển giao tiền tạm ứng cho người khác Sau hoàn thành công việc, người nhận tạm ứng phải lập tốn tạm ứng đình kèm chứng từ gốc để tốn Số tạm ứng chi khơng hết phải nộp lại quỹ hạn quy định - Phải toán dứt điểm tạm ứng đợt trước cho tạm ứng kỳ sau ♦ Chứng từ ngân hàng: - Sổ phụ ngân hàng, giấy báo nợ, báo có chứng từ kế toán dùng để phản ánh nghiệp vụ kinh tế vào sổ sách kế toán làm sở để đối chiếu với ngân hàng có phát sinh chênh lệch Khi phát sinh nghiệp vụ liên quan đến ngân hàng, vào chứng từ gốc, kế toán phần hành liên hệ ngân hàng để làm thủ tục Định kỳ cuối tháng tiến hành đối chiếu số dư với ngân hàng để kịp thời phát chênh lệch để điều chỉnh - Chứng từ ngân hàng kế toán phụ trách nghiệp vụ ngân hàng chịu trách nhiệm lưu giữ bảo quản ♦ Chứng từ nhập- xuất kho vật tư, hàng hố : - Theo qui định cơng ty, chứng từ nhập- xuất kho vật tư, hàng hóa phòng kinh doanh lập sở phiếu đề nghị xuất vật tư hoá đơn bán hàng hàng hoá xuất kho phiếu đề nghị nhập lại vật tư, hóa đơn người bán hàng hoá nhập kho - Phiếu nhập, xuất kho lập thành 03 liên : + Liên : Liên có đính kèm chứng từ gốc giao cho phòng kế toán làm sở toán ghi sổ kế toán + Liên : Giao cho thủ kho để làm sở nhập, xuất vật tư ghi sổ, thẻ kho + Liên : Lưu giữ cùi lưu phòng kinh doanh - Cuối ngày (hoặc định kỳ từ 03-05 ngày), thủ kho tập hợp chứng từ nhập, xuất kho (hoặc lập bảng kê tổng hợp chứng từ ) tiến hành đối chiếu số lượng vật tư hàng hoá nhập, xuất kho với kế toán phụ trách theo dõi vật tư, hàng hoá đồng thời bàn giao lại chứng từ để kế toán lưu trữ - Hàng tháng, sau tiến hành kiểm kê, đối chiếu số thực tế tồn kho số liệu ghi sổ sách kế toán, xác định chênh lệch tìm ngun nhân để có biện pháp xử lý, phòng kinh doanh bàn giao lại tồn cùi lưu chứng từ nhập xuất kho để phòng kế tốn tổ chức đưa vào lưu trữ - Phiếu nhập xuất kho coi hợp lệ ghi đầy đủ nội dung in phiếu có đầy đủ chữ ký trưởng phó phòng kinh doanh, người phụ trách cung tiêu, thủ kho, người nhận người giao hàng, - Nếu mua vật tư, hàng hóa nhập kho cơng ty, tốn phải chuyển giao tồn chính, hóa đơn mua hàng, hố đơn VAT để làm sở toán giải trình với quan chức cần thiết, phòng kinh doanh giữ lại photocopy chứng từ gốc để phục vụ cho việc đối chiếu, kiểm tra nội bô - Nếu mua vật tư, hàng hóa để bán trực tiếp cho người mua phải có hợp đồng hóa đơn đính kèm - Nếu mua vật tư xuất thẳng cho cơng trình, phải có bảng dự trù vật tư Giám đốc ký duyệt kèm theo hóa đơn VAT - Đối với vật tư, hàng hoá mua để bán thẳng trực tiếp cho người mua xuất thẳng cho cơng trình (khơng qua kho) khơng lập phiếu nhập xuất kho mà làm thủ tục toán trực tiếp, (việc cần phải thống lại xin ý kiến Ban Giám Đốc) ♦ Hoá đơn bán hàng, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: - Căn vào hợp đồng mua bán, hợp đồng xây dựng, bảng toán khối lượng cơng trình hồn thành, biên nghiệm thu bàn giao, phiếu đề nghị xuất hàng cho cơng trình sau đối chiếu, phòng kinh doanh tiến hành lập hoá đơn bán hàng (GTGT) hay phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội ghi rõ số lượng, gía trị thông tin cần thiết khác - Sử dụng hóa đơn sau : + Thời điểm lập hoá đơn: Hoá đơn phải lập cung cấp hàng hoá, dịch vụ Khi lập hoá đơn, phải phản ảnh đầy đủ nội dung, tiêu in sẵn mẫu hoá đơn, gạch chéo phần bỏ trống (nếu có) từ trái qua phải Việc lập hố đơn viết tay Trường hợp viết sai cần huỷ bỏ hố đơn gạch chéo để huỷ bỏ khơng xé rời khỏi hố đơn phải lưu đầy đủ liên số hoá đơn + Hoá đơn phải sử dụng theo thứ tự, từ số nhỏ đến số lớn, không dùng cách số + Các trường hợp bán hàng hoá, dịch vụ sau khơng bắt buộc phải lập hố đơn: + Trường hợp bán lẻ hàng hoá, cung ứng dịch vụ cho người tiêu dùng có giá trị 100.000 đồng người mua khơng u cầu lập giao hố đơn Nếu người mua hàng yêu cầu giao hoá đơn người bán hàng phải lập giao hố đơn theo quy định + Hàng hoá bán lẻ cho người tiêu dùng có giá trị mức quy định khơng phải lập hố đơn phải lập bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ theo quy định + Hoá đơn dùng để xác định doanh thu bán hàng, thuế GTGT phải nộp sở để xác định công nợ, khoản phải thu khách hàng - Hoá đơn bán hàng hoá, dịch vụ : + Liên mầu tím : gốc lưu hố đơn( phòng Kinh doanh ) + Liên mầu đỏ : (giao khách hàng) + Liên mầu xanh : Gửi phòng tài kế tốn để làm sở thu tiền, khai báo doanh thu lập tờ khai thuế GTGT hàng tháng - Hoá đơn phải ghi đầy đủ tiêu, nội dung theo quy định phải nguyên vẹn - Số liệu, chữ viết hố đơn phải rõ ràng, đầy đủ, xác theo quy định, khơng bị tẩy xố, sửa chữa - Các hố đơn tài sau sử dụng hết, gốc lưu hoá đơn phải chuyển giao cho phòng kế tốn để phục vụ cho việc kiểm tra quan chức tổ chức đưa vào lưu trữ ♦ Các chứng từ kế toán khác : Chủ yếu chứng từ kế toán tổng hợp, bao gồm bảng phân bổ chi phí, chứng từ kết chuyển Chứng từ ghi sổ bút toán kết chuyển doanh thu, chi phí Các chứng từ kế tốn tổng hợp lập tổ chức lưu trữ Kiểm tra chứng từ - Các phận trước lập chứng từ gửi đến phòng, ban liên quan phải tiến hành kiểm tra chứng từ - Nội dung việc kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm : Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ tiêu phản ánh chứng từ Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ nghiệp vụ kinh tế phát sinh Kiểm tra tính xác số liệu, thông tin chứng từ Kiểm tra việc chấp hành qui chế quản lý nội người lập, kiểm tra, xét duyệt loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh - Khi kiểm tra chứng từ kế tốn phát có hành vi vi phạm qui định, sách, chế độ, thể lệ kinh tế tài nhà nước công ty phải từ chối thực (xuất quỹ, toán, xuất kho…) báo cho lãnh đạo biết để có biện pháp xử lý kịp thời - Đối với chứng từ kế tốn lập khơng thủ tục, nội dung số không rõ ràng người chịu trách nhiệm kiểm tra ghi sổ phải trả lại báo cho nơi lập chứng từ biết để làm lại, làm thêm thủ tục điều chỉnh, sau dùng làm ghi sổ Lưu trữ chứng từ - Chứng từ kế toán sử dụng phải xếp, phân loại, bảo quản lưu trữ theo qui định chế độ lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán nhà nước - Mọi trường hợp chứng từ gốc phải báo cáo với giám đốc kế toán trưởng cơng ty biết để có biện pháp xử lý kịp thời Riêng trường hợp hóa đơn bán hàng, biên lai thuế, séc trắng phải báo cáo với quan thuế, cơng an địa phương số lượng hóa đơn mất, hồn cảnh bị để có biện pháp xác minh, xử lý nhằm sớm có biện pháp thơng báo vơ hiệu hố số chứng từ bị - Cuối năm tài chính, sau tốn duyệt, phòng kế tốn tiến hành điều chỉnh số liệu theo kết qủa sau đồng thời tổ chức lưu trữ chứng từ (của năm duyệt toán cách cẩn thận khoa học Chứng từ phải lưu theo thứ tự thời gian: số- ngày- tháng- quý- năm theo phần hành kế toán để dễ dàng truy cập cần Thời hạn lưu trữ tối thiểu 05 (năm)năm, sau xin ý kiến xử lý cấp có thẩm quyền Tuyệt đối không làm thất lạc hư hỏng Một số ví dụ minh họa cụ thể Cơng ty Gia Yên có tài liệu 2010 sau: Ngày 1/12 : chi tiền mặt toán giấy A4, mực in theo HĐ 00983 công ty TNHH Lê Quang, số tiền 330.000 gồm thuế GTGT 10% Công ty dùng cho phận quản lý doanh nghiệp Ngày 2/12: chi tiền mặt tạm ứng cho bà Hoàng Thị Lan mua vật tư 15.000.000 Ngày 5/12: nhập kho lô hàng mua cơng ty Minh Long theo hóa đơn 00972, chưa toán tiền: Nội Dung Số Lượng Đơn vị Đơn giá Thanh Tốn Nhơm Thái 25.000 Kg 36.000 900.000.000 Thuế GTGT 90.000.000 Tổng Thanh Toán 990.000.000 Nghiệp vụ : Đơn vị:Công ty TNHH Gia Yên Địa chỉ: Vĩnh Yên- Vĩnh Phúc Mã đơn vị SDNS: Mẫu số C31 - BB (Đã ban hành theo QĐ số: 19/2006/QĐ- BTC ngày 30/03/2006 Bộ trưởng BTC) PHIẾU CHI Quyển số : Ngày 01 tháng 12 năm 2010 Số : Nợ : 642 Có : 111 Họ, tên người nhận tiền:Nguyễn Đức Long Địa chỉ: Phòng hành chính-cơng ty TNHH Gia Yên Lý chi:Chi mua giây dùng cho phận sản xuất doanh nghiệp Số tiền: 330.000 chữ : ba trăm ba mươi nghìn đồng chẵn Kèm theo 01 Chứng từ kế toán năm Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) Thủ quĩ (Ký, họ tên) Ngày tháng Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập (Ký, họ tên) Người nhận tiền (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (Viết chữ): Ba trăm ba mươi ngàn đồng chẵn + Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý): + Số tiền quy đổi: (Nếu gửi ngồi phải đóng dấu) HĨA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: 01AA/11P Liên2: Giao khách hàng Ngày 01 tháng 12 năm 2010 Đơn vị bán hàng:.Cty THHH Lê Quang Mã số thuế : ……………………………………………………………………… Địa chỉ: Bình Xuyên – Vĩnh Phúc .Số tài khoản : 135455829 Điện thoại: 02113866996 Họ tên người mua hàng : Nguyễn Đức Long Tên đơn vị : Công ty TNHH Gia Yên Mã số thuế: Địa chỉ.:Vĩnh Yên – Vĩnh Phúc số tài khoản: 135455851 STT Tên hàng hóa, dịch Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền vụ tính 6=4x5 Giấy A4, Mực In 300.000 Cộng tiền hàng: 300.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 30.000 Tổng cộng tiền toán: 330.000 Số tiền viết chữ:Ba trăm ba mươi ngàn đồng chẵn Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ, tên) Người bán hàng (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên) (Cần kiểm tra, đối chiếu lập, giao, nhận hoá đơn) Nghiệp vụ Đơn vị: Địa chỉ: Mã đơn vị SDNS: Mẫu số C31 - BB (Đã ban hành theo QĐ số: 19/2006/QĐBTC ngày 30/03/2006 Bộ trưởng BTC) PHIẾU CHI số : Ngày 02 tháng 12 năm 2010 Số: Quyển Nợ : .141 Có 111 Họ, tên người nhận tiền: Hồng Thị Lan Địa chỉ: Phòng Kinh doanh – Công ty TNHH Gia Yên Lý chi: Chi mua vật tư Số tiền: 15.000.000 (Viết chữ): Mười lăm triệu đồng chẵn Kèm theo 01 Chứng từ kế toán Ngày tháng năm Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên đóng dấu) Thủ quĩ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập (Ký, họ tên) Người nhận tiền (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (Viết chữ): Mười lăm triệu đồng chẵn + Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý): + Số tiền quy đổi: (Nếu gửi ngồi phải đóng dấu) Đơn vị:Cơng Ty TNHH Gia n Bộ phận: Phòng kinh doanh Mã đơn vị SDNS: Mẫu số C32 - HD (Đã ban hành theo QĐ số: 19/2006/QĐ- BTC ngày 30/03/2006 Bộ trưởng BTC) GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG Ngày 02.tháng 12 năm 2010 Số : Kính gửi : Ơng Dương Quốc Bảo- Cơng ty TNHH Gia n Tên tơi :Hồng Thị Lan Bộ phận (hoặc địa chỉ) : Phòng Kinh doanh – Công ty TNHH Gia Yên Đề nghị cho tạm ứng số tiền :15.000.000(Viết chữ) : Mười lăm triệu đồng chẵn Lý tạm ứng: chi mua vật tư Thời hạn toán: Thủ trưởng đơn vị Duyệt tạm ứng: (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Phụ trách phận (Ký, họ tên) Người đề nghị tạm ứng (Ký, họ tên) Nghiệp vụ 3; Đơn vị: Bộ phận: Mẫu số C21 - HD (Đã ban hành theo QĐ số: 19/2006/QĐBTC Mã đơn vị SDNS: ngày 30/03/2006 Bộ trưởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Ngày.05 tháng 12.năm Nợ 152 2010 Số: có 331 - Họ tên người giao : Nguyễn Thị An - Theo hóa đơn số 00972 ngày 05 tháng 12 năm 2010 -Nhập kho: .Địa điểm Số lượng Tên, nhãn hiệu, quy Số Mã Đơn vị Đơn Thành cách,chất liệu, vật tư, Yêu Thực TT số tính Giá tiền sản phẩm , hàng hóa cầu Nhập A B C D Nhôm thái 25.00 36.00 900.000.0 kg 25.000 0 00 900.000.0 Cộng x x x x x 00 Tổng số tiền (viết chữ):Chín Trăm triệu đồng chẵn Số chứng từ kèm theo: Ngày tháng năm Người Người nhận Thủ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn lập hàng kho (Hoặc phụ trách vị (Ký, họ (Ký, họ tên) (Ký, họ phận) (Ký, họ tên, đóng tên) tên) (Ký, họ tên) dấu) HĨA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: 01AA/11P Liên2: Giao khách hàng Số: 0000001 Ngày 05 tháng 12 năm 2010 Đơn vị bán hàng: công ty TNHH Minh Long Mã số thuế: Địa chỉ:Vĩnh yên – Vĩnh phúc Điện thoại: .02116457249 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Tiến Tên đơn vị: Công ty TNHH Gia Yên Mã số thuế: Địa chỉ: Vĩnh Yên- Vĩnh Phúc Số tài khoản: 135455851 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Nhơm Thái Đơn vị tính kg Số lượng 25.000 Cộng tiền hµng Đơn giá Thành tiền 6=4x5 900.000.000 36.000 : 900.000.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 90.000.000 Tổng cộng tiền tốn: Số tiền viết chữ:Chín trăm chín mươi triệu đồng chẵn Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) 990.000.000 Người bán hàng (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) (Cần kiểm tra, đối chiếu giao nhận hàng hóa) PHẦN III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN HỆ THỐNG CHỨNG TỪ KẾ TỐN Đối với khâu lập chứng từ: Để khắc phục hạn chế khâu lập chứng từ lập chứng từ phải tuân thủ theo Chế độ chứng từ kế toán hành Đối với chứng từ bắt buộc, thực lập phải theo mẫu, đảm bảo lập theo yếu tố chứng từ để chứng từ phản ánh trung thực nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tránh tình trạng mẫu chứng từ lập tuỳ tiện khơng thống hình thức, nội dung chứng từ không phản ánh rõ ràng gây khó khăn cho việc tra, kiểm sốt nghiệp vụ kinh tế phát sinh Đối với yếu tố nội dung chứng từ cần ghi cụ thể, rõ ràng, không ghi chung chung để dễ dàng cho việc phân loại đối tượng kế toán hạch toán chi tiết theo đối tượng kế toán Các chứng từ loại, kế toán nên lập thành bảng tổng hợp chứng từ loại để hạch toán vào sổ kế toán lần nhằm giảm nhẹ cơng tác kế tốn đơn vị thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm soát Đối với khâu kiểm tra chứng từ: Khâu kiểm tra chứng từ đơn vị không thực tốt dễ dàng để lọt sai phạm chứng từ kế toán đơn vị lập cần phải vào yếu tố chứng từ lập theo quy định Đối với chứng từ tiếp nhận từ bên ngồi kế tốn cần tiến hành kiểm tra đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ chuyển vào hạch toán, yếu tố kiểm tra bao gồm: tên chứng từ; ngày, tháng, số thứ tự; tên, địa bên tham gia vào nghiệp vụ; nội dung kinh tế chứng từ; quy mô mặt số lượng giá trị; chữ ký bên chữ ký người phê duyệt chứng từ Để hạn chế đến mức tối đa sai sót mặt chứng từ kế tốn cần tăng cường kiểm tra tất loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh kể thu chi đơn vị, chứng từ kế toán phát sinh liên quan đến phận phận phải có trách nhiệm kiểm tra cơng việc kiểm tra phải thực cách thường xuyên, liên tục phải coi khâu bắt buộc lập tiếp nhận chứng từ Đặc biệt, ngồi việc kiểm tra mặt hình thức chứng từ kế tốn phải trọng đến việc kiểm soát nội dung chứng từ xem việc thu, chi có theo dự tốn, theo kế hoạch, khoản chi xem có định mức, mục đích sử dụng theo khoản mục chi tiết Mục lục ngân sách nhà nước hay khơng Ngồi việc thực kiểm tra chứng từ lập, tiếp nhận định kỳ đóng chứng từ thành tập theo thời gian nội dung kinh tế Kế toán phải thực kiểm tra, kiểm soát lại lần để hạn chế tới mức tối đa sai sót mặt chứng từ Đối với khâu lưu trữ bảo quản chứng từ: Việc bảo quản chứng từ kế tốn đơn vị chưa trọng, chưa có phân loại hợp lý theo nội dung kinh tế chứng từ để thuận lợi cho việc lưu trữ sử dụng lại chứng từ cần thiết Chứng từ kế toán sau sử dụng xong phải đóng tập đưa vào lưu trữ, bảo quản theo chế độ quy định, khơng để tình trạng ẩm mốc mối mọt Chứng từ bảo quản xếp gọn gàng, khoa học theo thời gian nội dung kinh tế phân chứng từ tiền, vật tư, tài sản cố định, khoản toán… để dễ dàng tìm thấy cần thiết Đối với kế hoạch luân chuyển chứng từ: Các đơn vị nghiệp chưa ý nhiều đến kế hoạch luân chuyển chứng từ nên đơn vị chưa xây dựng, thiết lập đường riêng cho chứng từ kế tốn đơn vị Do việc xác định trách nhiệm đối tượng khâu q trình ln chuyển chứng từ khơng xác định rõ ràng Đây nguyên nhân dẫn đến hiệu kiểm tra kiểm sốt khơng thực hiệu đơn vị Do đó, đơn vị cần tiến hành xây dựng kế hoạch luân chuyển chứng từ riêng cho loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường xuyên liên tục đơn vị để xác định quyền lợi trách nhiệm đối tượng có liên quan đến nghiệp vụ Các đơn vị cần tiến hành xây dựng nội quy chứng từ nhằm thực tốt tổ chức hệ thống chứng từ kế toán theo quy định Bộ Tài chính, sở nội quy chứng từ cho phép đơn vị thực kiểm soát tốt quyền lợi trách nhiệm đối tượng liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh đơn vị Từ giúp cho việc quản lý tài đơn vị hiệu  ... PHẦN III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN HỆ THỐNG CHỨNG TỪ KẾ TỐN Đối với khâu lập chứng từ: Để khắc phục hạn chế khâu lập chứng từ lập chứng từ phải tuân thủ theo Chế độ chứng từ kế toán hành... hoá chứng từ kế toán bị để tránh bị lợi dụng Điều 23 Hệ thống chứng từ kế toán thi hành án Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng cho đơn vị kế toán nghiệp vụ thi hành án thực theo quy định Luật kế toán, ... chứng từ kế toán khác : Chủ yếu chứng từ kế toán tổng hợp, bao gồm bảng phân bổ chi phí, chứng từ kết chuyển Chứng từ ghi sổ bút toán kết chuyển doanh thu, chi phí Các chứng từ kế tốn tổng hợp lập