Trong việc xây lắp và đầu tư các công trình xây dựng, để thực hiện và quản lý tốt các công việc xây dựng, Tổng công ty đã và đang áp dụng các quy trình của hệ thống quản lý chất lượng IS
Trang 1QUY TRÌNH LẬP VÀ QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ THI CÔNG CÔNG TRÌNH
XÂY DỰNG TẠI TỔNG CÔNG TY SÔNG ĐÀ
I MỞ ĐẦU
Tổng công ty Sông Đà là một doanh nghiệp lớn trong ngành xây dựng Được thành lập từ năm 1960, trải qua gần 50 năm phát triển và trưởng thành,Tổng công ty Sông đà đã xây dựng nhiều công trình trọng điểm cho đất nước như: Thủy điện Thác Bà, Thủy điện Hòa Bình, Thủy điện Yaly, Vĩnh Sơn, Sông Hinh… Cùng nhiều nhà máy và khu công nghiệp khác Hiện nay, Sông Đà đang
là nhà thầu chính và là chủ đầu tư của nhiều dự án lớn trong các lĩnh vực thủy điện, xây dựng đô thị và khu công nghiệp, sản xuất công nghiệp, tư vấn đầu tư xây dựng và nhiều lĩnh vực khác
Trong việc xây lắp và đầu tư các công trình xây dựng, để thực hiện và quản lý tốt các công việc xây dựng, Tổng công ty đã và đang áp dụng các quy trình của
hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001-2000 với đầy đủ các quy trình tác nghiệp cho từng lĩnh vực cụ thể Một trong những quy trình tác nghiệp đó là quy trình lập và quản lý tiến độ thi công công trình xây dựng Quy trình tác nghiệp này nhằm xác định trình tự, trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong quá trình lập và quản lý tiến độ thi công các công trình xây dựng
II NỘI DUNG
1 Mục đích:
Trang 2Quy trình lập và quản lý tiến độ thi công trình xây dựng nhằm quy định trách nhiệm và các bước lập, quản lý tiến độ thi công của các công trình xây dựng
2 Phạm vi áp dụng :
Quy trình này được áp dụng trong hệ thống quản lý kỹ thuật của Tổng công
ty từ phòng kỹ thuật Tổng công ty tới các đơn vị trực thuộc trong toàn Tổng công ty
3 Tài liệu liên quan:
- Tài liệu thiết kế: Bao gồm thiết kế kỹ thuật, thiết kế bản vẽ thi công, thiết
kế biện pháp thi công của công trình
- Tài liệu hợp đồng: Các mốc phải hoàn thành theo cam kết
- Tài liệu định mức: Định mức sử dụng các nguồn lực như xe máy, thiết bị thi công, nhân công, vật liệu
- Các tài liệu khác có liên quan đến việc lập và quản lý tiến độ thi công
4 Nội dung các quy trình:
4.1 Quy trình được mô tả ở sơ đồ sau đây:
SƠ ĐỒ QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN
( Theo hình vẽ ở dưới)
Trang 3Trách nhiệm tài liệu/Biểu mẫu
Bước 1:
Lãnh đạo TCT
Lãnh đạo phòng
BM.04.02
Bước 2:
Nhóm trưởng
Cán bộ
BM.04.02
-Thiết kế -Mục tiêu
Bước 4:
Cán bộ
BM.13.02 BM.13.01
GIAO NHIỆM VỤ
PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ
THU THẬP, NGHIÊN
CỨU TÀI LIỆU CÔNG TRÌNH
LẬP TIẾN ĐỘ VÀ TỐI
ƯU TIẾN ĐỘ
Trang 4-Thiết kế -Mục tiêu -Định mức Bước 5:
Lãnh đạo phòng
Nhóm trưởng
BM.13.02 BM.13.03
Lãnh đạo TCT
Lãnh đạo phòng
Bước 6:
Nhóm trưởng
Cán bộ
Tài liệu lập Bm 13.04
KHSXKD Bước 7:
Cán bộ
Nhân viên lưu trữ
Giải thích từ ngữ:
-Lãnh đạo Tổng công ty: Là chủ tịch Hội đồng quản trị, tổng giám đốc, phó tổng
giám đốc, Tổng công ty
-Lãnh đạo phòng:Là trưởng, phó phòng theo quy định bổ nhiệm của Tổng công
ty
KIỂM TRA
PHÊ DUYỆT
THEO DÕI, HIỆN
CHỈNH ĐỊNH KỲ
HÀNG THÁNG
LƯU TRỮ HỒ
SƠ
PHÒNG KẾ
HOẠCH
Trang 5-Nhóm trưởng: Là kỹ sư hoặc cấp bậc chuyên môn cao hơn được trưởng phòng
giao nhiệm vụ theo dõi, quản lý tổng hợp công tác kỹ thuật tại nhóm công trình
do một nhóm cán bộ chuyên quản phụ trách
-Cán bộ chuyên quản: Là kỹ sư hoặc cấp bậc chuyên môn cao hơn được phòng
giao nhiệm vụ theo dõi, quản lý công tác một hoặc một số công trình có tính chất giống nhau
Những chữ viết tắt:
BM.13.01: Mẫu báo cáo kết quả nghiên cứu hồ sơ
BM.13.02: Mẫu biểu đồ tiến độ
BM.13.03: Mẫu biểu đồ nhu cầu nguồn lực
BM.13.04: Mẫu tiến độ hiệu chỉnh quý, năm và tổng tiến độ
BM.13.05: Mẫu báo cáo thực hiện tuần và dự kiến kế hoạch tuần sau BM.13.06: Mẫu báo cáo tháng và dự kiến kế hoạch tháng sau
TCT: Tổng công ty Sông Đà
Phòng QLKT: Phòng quản lý kỹ thuật Tổng công ty (và các đơn vị)
KHSXKD: Kế hoạch sản xuất kinh doanh
Phòng KH: Phòng kế hoạch Tổng công ty
4.2 Tóm tắt các bước của quy trình
- Bước 1: Lãnh đạo phòng căn cứ nhiệm vụ của phòng quy định trong chức năng
nhiệm vụ được phê duyệt ( Hoặc khi phòng được lãnh đạo Tổng công ty giao
Trang 6nhiệm vụ ) Tiến hành phân công nhiệm vụ và giao việc cho từng nhóm cán bộ chuyên quản bằng phiếu giao nhiệm vụ (BM.04.02)
- Bước 2: Nhóm trưởng căn cứ tính chất công trình và khả năng của từng cán bộ
chuyên quản để tiến hành giao việc cho phù hợp ( theo biểu mẫu BM.04.02)
- Bước 3: Cán bộ chuyên quản tiến hành thu thập tài liệu có liên quan để nghiên
cứu và xác định những số liệu chính cần thiết để báo cáo lãnh đạo phòng và phục vụ việc xây dựng tiến độ ( Biểu mẫu BM.13.01)
- Bước 4: Chia ra các bước nhỏ sau:
Bước 4.1: Căn cứ biện pháp thi công trong tài liệu thiết kế ( trong trường hợp
tài liệu thiết kế chưa có biện pháp thi công thì cán bộ chuyên quản phải tiến hành và báo cáo lãnh đạo thông qua), tiến hành tính toán khối lượng thi công cho từng bộ phận, giai đoạn theo trình tự của biện pháp thi công Chia nhóm công việc theo từng cấp Xác định công việc chủ yếu, thứ yếu, ưu tiên hay không ưu tiên ( biểu mẫu BM.13.02)
Bước 4.2: Căn cứ khối lượng, biện pháp thi công, định mức sử dụng và nguồn
lực dự kiến cho từng công việc sơ bộ vạch tiến độ theo các mục tiêu đã ấn định đồng thời tính toán xác định cường độ thi công từng loại công việc chính theo thời gian ( biểu mẫu BM.13.02)
Bước 4.3: Căn cứ cường độ thi công cho từng loại thi công việc chính theo thời
gian và định mức sử dụng nguồn lực, tính toán xác định số lượng nhân công, xe
Trang 7máy thiết bị thi công theo thời gian ( biểu đồ sử dụng nguồn lực – Biểu mẫu BM.13.03)
Bước 4.4: Tiến hành điều chỉnh tiến độ ( làm theo từ bước 4.2) để tối ưu hóa
tiến độ thi công
Bước 4.5: Hoàn chỉnh lại số liệu tính toán nhu cầu các nguồn lực làm cơ sở để
tính toán cân đối nguồn lực phục vụ công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh Trong quá trình tính toán, nếu sử dụng phần mềm PROJECT-2000 để lập tiến
độ thi công thì có thể sử dụng công cụ tự động tối ưu hóa tiến độ của công trình
để trợ giúp
Bước 5: Lãnh đạo phòng kiểm tra kết quả lập tiến độ của cán bộ chuyên quản.
Nếu chưa đạt, lãnh đạo phòng sẽ yêu cầu cán bộ lập lại tiến độ (Bước 4).Nếu đạt yêu cầu, lãnh đạo phòng sẽ trình lãnh đạo Tổng công ty phê duyệt để làm cơ sở chỉ đạo thi công xây dựng
Bước 6: Lãnh đạo giao lại cho cán bộ chuyên quản tiến độ thi công phê duyệt
để theo dõi thực hiện Trong quá trình theo dõi thi công cán bộ chuyên quản có trách nhiệm thu thập tổng hợp khối lượng thực hiện theo tuần, tháng ( biểu mẫu BM.13.05.06.07) Đồng thời lập tiến độ chi tiết từng quý, năm Trường hợp việc thực hiện có sai lệch so với tiến độ được phê duyệt thì cán bộ chuyên quản sẽ căn cứ vào tình hình thực tế để tiến hành hiện chỉnh cho phù hợp ( biểu mẫu BM.13.04)
Thời gian thực hiện:
Trang 8-Báo cáo tiến độ tuần : 10h thứ 7 hàng tuần, sử dụng biểu mẫu BM.13.05
-Báo cáo tiến độ tháng: từ ngày (25-28) hàng tháng sử dụng biểu mẫu BM.13.06 -Báo cáo tiến độ quý: Ngày 15 tháng cuối quý
-Báo cáo tiến độ năm: Ngày 20 tháng 11 hàng năm
Bước 7: chuyển hồ sơ tiến độ thi công cho phòng kế hoạch Tổng công ty làm
tài liệu lập kế hoạch sản xuất kinh doanh đồng thời thực hiện lưu hồ sơ tiến độ thi công theo hồ sơ của công trình khi hoàn thành xây dựng công trình
5.Nhận xét về quy trình:
Những nhược điểm trong công tác quản lý quy trình:
Việc áp dụng quy trình lập và quản lý tiến độ thi công công trình xây dựng vào quá trình làm việc có những ưu điểm rất lớn như đã quy định rõ từng bước, dễ hiểu và dễ sử dụng, chỉ rõ trách nhiệm của từng bộ phận…Tuy nhiên qua thực tế
áp dụng và nhất là sau khi học và nghiên cứu môn quản trị sản xuất và tác nghiệp tôi nhận thấy có một số nhược điểm sau:
- Phương pháp này nặng về “Sai thì sửa” ở chỗ cán bộ chuyên quản theo dõi việc thực hiện tiến độ công trình theo thời gian ( tháng, quý, năm ), nếu tiến độ diễn ra thuận lợi và đúng như tính toán thì không có vấn đề gì, nhưng nếu vì một
lý do nào đó( do không lường trước việc máy móc hỏng hóc nhiều dẫn đến thiếu chẳng hạn) mà không đạt tiến độ thì lại phải diều chỉnh tiến độ Điều này sẽ đưa đến việc kéo dài thời gian thực hiện, gây thiệt hại cho các nhà thầu và chủ đầu tư
Trang 9- Việc tính toán giản đơn theo sơ đồ đường thẳng ( sơ đồ Gantt) chưa tìm được đường găng nhất của công việc một cách chính xác để tập trung giải quyết, tạo điều kiện cho toàn bộ công việc khác hoàn thành một cách đồng bộ
- Việc tính toán các chỉ tiêu như định mức năng suất, định mức chi phí nhân công, định mức chi phí nguyên vật liêu, định mức chi phí máy thi công( ca máy), còn dựa vào các định mức của nhà nước mà các định mức này rất chậm sửa đổi cho linh hoạt do đó chưa sát với thực tế vì vậy dẫn đến việc tính toán không chính xác các nguồn lực
Theo tôi, quy trình này đã đầy đủ các bước để xác định một quy trình lập và quản lý tiến độ thi công công trình xây dựng Nhưng từng công đoạn cần chi tiết hơn để việc tính toán được chính xác hơn Ví dụ như ở bước 4, để thực việc tính toán cân đối các nguồn lực được chính xác thì phải có bộ phận xác định các định mức sử dụng nguồn lực như nguyên liệu, nhân công , máy móc, thiết bị …cho sát với thực tế để tránh phải điều chỉnh tiến độ trong quá trình thực hiện Mặt khác,việc tính toán đưa ra tiến độ và quản lý việc thực hiện hoàn toàn phụ thuộc vào các cán bộ chuyên quản do đó việc nâng cao trình độ chuyên môn và việc chuyên môn hóa trong việc này là hết cần thiết và phải làm thường xuyên
- Để tối ưu hóa tiến độ thi công, việc nâng cao chất lượng công tác thiết kế là việc làm hết sức cần thiết bởi vì, nếu có một đồ án thiết kế tốt thì ngoài những ý nghĩa về công năng do thiết kế công trình mang lại, bản thiết kế tốt đã tối ưu hóa các vấn đề về khối lượng, biện pháp thi công v.v…Tức là đã giảm tới mức thấp nhất lãng phí, nâng cao hiệu quả xây dựng và vận hành công trình
Trang 10III KẾT LUẬN:
Môn học quản trị hoạt động là môn học rất thiết thực, nó giúp chúng ta hiểu biết thêm về hệ thống sản xuất và tác nghiệp, các yếu tố đầu vào đầu ra của một doanh nghiệp sản xuất và dịch vụ, từ đó sẽ nhìn nhận lại quá trình sản xuất, tác nghiệp để tìm ra những điểm bất hợp lý không phù hợp để cải tiến nhằm đạt được hiệu quả cao hơn Hầu hết các nội dung của môn học quản trị tác nghiệp này đều có thể áp dụng ngay vào doanh nghiệp Tổng công ty Sông Đà.Tôi sẽ áp dụng những kiến thức đó vào việc lập và quản lý tiến độ, quản lý công tác kế hoạch, quản lý chất lượng công trình xây dựng, thiết kế các công trình xây dựng, xây dựng lộ trình giảm các lãng phí trong xây dựng nhằm mục đích để doanh nghiệp ngày càng sản xuất ra nhiều sản phảm xây dựng tốt hơn và giá thành hạ hơn để mang lại doanh thu và lợi nhuận cao hơn, tạo sức cạnh tranh cho doanh nghiệp trong điều kiện thị trường cạnh tranh ngày càng gay gắt như hiện nay
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Giáo trình "Quản trị Hoạt động" - Trường Đai học Griggs.
2. Bải giảng "Quản trị Sản xuất và Tác nghiệp" của TS Nguyễn Danh Nguyên.
3 Hệ thống Quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 của Tổng công ty Sông Đà.
4 Các báo mạng Internet như www.saga.com.vn, vietnamnetv.v