Xây dựng và quản lí dự án phát triển nông thôn - Phần 6

PHẦN VI : VIẾT BÁO CÁO DỰ ÁN Xây dựng và quản lí dự án phát triển nông thôn là bộ tài liệu được dự án phát triển nông thôn Cao Bằng - Bắc Cạn biên soạn dùng làm tài liệu giảng dạy và hướng dấn cán bộ các cấp nắm được cách xây dựng và tổ chức triển khai quản lí theo dõi đánh giá các dự án phát triển

Dự án phát triển nông thôn Cao Bằng-Bắc Kạn 81 vi. viết báo cáo dự án 6.1. Những nguyên tắc chung về viết báo cáo dự án Xác định các loại báo cáo cần hoàn thành. Xác định thời điểm cần hoàn thành của từng báo cáo. Xác định các tài liệu, thông tin cần thiết để hoàn thành từng báo cáo. Xác định các nơi, ngời cần nhận báo cáo. Xác định quỹ thời gian cần thiết để hoàn thành từng báo cáo. Xác định đề cơng chi tiết, định dạng cho từng báo cáo. Viết báo cáo. Xem lại và cân nhắc các ý tởng trong báo cáo. 6.2. Các loại báo cáo dự án 6.2.1. Báo cáo hoạt động Sau mỗi hoạt động cần có báo cáo. Tuỳ theo từng loại hoạt động mà có yêu cấu báo cáo khác nhau (Thể hiện trong tham chiếu - TOR) 6.2.2. Báo cáo sự cố Những vấn đề hiện tại và những vấn đề dự đoán sẽ xảy ra. Cần nhanh, có tyhể kém chính xác, không chính thức, trao đổi bằng lời. 6.2.3. Báo cáo tiến độ Có thể định kỳ (hàng tuần, hàng tháng v.v .) hoặc khi công việc trọng điểm đã đợc hoàn thành. Báo cáo theo từng mục tiêu, lĩnh vực, từng vùng. Báo cáo viết cùng với các đề nghị. Dù ¸n ph¸t triÓn n«ng th«n Cao B»ng-B¾c K¹n 82 MÉu b¸o c¸o theo dâi tiÕn ®é dù ¸n Tªn dù ¸n: . Thêi gian b¸o c¸o: . Môc tiªu C¸c c«ng viÖc theo kÕ ho¹ch ChØ b¸o KÕt qña ý kiÕn Nh÷ng trë ng¹i: ý kiÕn chung: Dự án phát triển nông thôn Cao Bằng-Bắc Kạn 83 6.2.4. Báo cáo ti chính v phân tích ti chính : Cần chính xác và chi tiết. Thờng làm hàng tháng, quý hoặc năm, trớc khi thanh toán hoặc vào cuối dự án. Chú ý : Phân tích tài chính đối với từng dòng ngân sách. Phân tích tài chính đối với các chi phí gián tiếp và trực tiếp. Giải pháp cho các vấn đề về tài chính. 6.3. Các bớc tiến hành viết báo cáo Các bớc tiến hành viết báo cáo có thể mô tả nh sau: Chuẩn bị viết báo cáo Xem xét cách bố trí Trình bày và các điều cần lu ý Viết báo cáo Chỉnh sửa báo cáo Duyệt lại lần cuối 6.3.1. Chuẩn bị viết báo cáo 1. Xác định mục tiêu của báo cáo Phân tích tình huống đang xảy ra Kiến nghị các giải pháp ? Ghi nhận một quá trình hoạt động ? Dự án phát triển nông thôn Cao Bằng-Bắc Kạn 84 Đánh giá các vấn đề thực tế ? 2. Xác định những thông tin cần có Dựa vào các mục tiêu cuả báo cáo có thể xác định đợc các thông tin mà chúng ta cần báo cáo. 3. Thu thập các thông tin đ xác định 4. Tiến hành lọc các thông tin cần thiết 5. Tìm hiểu, phân tích thông tin 6. Xác định các nội dung, các vấn đề quan trọng Chuẩn bị các ý tởng và các điểm cần lu ý để đa ra bàn luận. Đa ra các kết luận và kiến nghị sơ bộ. 6.3.2. Trình by báo cáo 1. Có thể đặt phần cuối lên đầu Nên nhớ rằng ngời đọc báo cáo là những ngời hết sức bận rộn. Đa lên đầu báo cáo các kết luận và kiến nghị chính sẽ giúp ngời đọc có thể xác định đợc liệu có cần phải đọc hay không và nếu có thì đọc phần nào. 2. Hy tạo ra những ấn tợng cho thị giác ngời đọc Đẹp về hình thức (Bìa, giấy, chữ, tranh ảnh, đồ hoạ, sơ đồ .) Nội dung đợc trình bày theo đề mục rõ ràng, khoa học. 3. Hy tích cực sử dụng kỹ thuật đồ hoạ Đồ hoạ sẽ giúp làm giảm mức độ phức tạp của các thông tin trong báo cáo, đồng thời giúp ngời đọc tập trung vào các điểm chính. Đồ họa gồm các dạng sau: + Đồ thị hình bánh + Đồ thị hình cột + Đồ thị đờng + Bảng biểu + Sơ đồ cơ cấu tổ chức . Dự án phát triển nông thôn Cao Bằng-Bắc Kạn 85 4. Khoảng cách (dn dòng) Nên để nhiều khoảng cách trong báo cáo và để lề rộng ra để ngời dễ đọc hơn và có thể ghi chú xuống phía dới hay bên cạnh. Nếu có thể chúng ta chỉ nên dùng một mặt giấy và nên bắt đầu một phần mới ở trang sau. 5. Các tiêu đề Các tiêu đề sẽ giúp ngời đọc dễ dàng nắm đợc các ý chính của một báo cáo. 6. Hành văn trong báo cáo - Nên dùng các từ đơn giản dẽ hiểu Nhiều ngời thờng dùng những từ rất khó hiểu khi diễn tả một vấn đề đơn giản, vì cho rằng nh thế thì có vẻ trí tuệ hơn, nhng kỳ thực chỉ làm cho ngời đọc khó hiểu hoặc hiểu sai ý. Đối với các thuật ngữ khó hiểu (biệt ngữ) trong khoa học kỹ thuật, chuyên ngành thì nên làm rõ nghĩa hơn bắng các lời giải thích hoặc chú thích. - Nên dùng câu ngắn v đơn giản Việc sử dùng các câu ngắn và đơn giản sẽ hiệu quả hơn nhiều khi dùng những câu dài và phức tạp. Khi viết một báo cáo hãy đọc lại các câu và xem có thể chia một câu dài thành câu ngắn hay không. - Nên viết các đoạn ngắn Cứ hết mỗi ý nên xuống một đoạn mới. Truyền đạt ý một cách rõ ràng và dễ hiểu. - Báo cáo nên ngắn Một báo cáo quá dài sẽ làm ngời đọc mất quá nhiều thời gian mà đôi khi nh lạc vào một khu rừng rậm mà không tìm thấy lối ra. Nh vậy hiệu qủa truyền đạt thông tin sẽ thấp. Nên viết một báo cáo ngắn gọn. - Nên dùng câu vô nhân xng Dự án phát triển nông thôn Cao Bằng-Bắc Kạn 86 Cách dùng câu vô nhân xng sẽ giúp ngời đọc định hớng vào mục tiêu hơn. Ngời ta không nói: "Tôi đã phỏng vấn ông giám đốc" mà ngời ta nói: " ô ng giám đốc đã đợc phỏng vấn". - Nên diễn tả chính xác Nên tránh diễn đạt bằng các từ: nhiều, hầu nh, khá nh, tơng đối tốt, . .Những từ này có thể làm ngời đọc hiểu sai. Dự án phát triển nông thôn Cao Bằng-Bắc Kạn 87 GIễI THIEU VE TAỉI LIEU Ti liu bn ang xem c download t website WWW.AGRIVIET.COM WWW.MAUTHOIGIAN.ORG ằAgriviet.com l website chuyờn v nụng nghip ni liờn kt mi thnh viờn hot ng trong lnh vc nụng nghip, chỳng tụi thng xuyờn tng hp ti liu v tt c cỏc lnh vc cú liờn quan n nụng nghip chia s cựng tt c mi ngi. Nu ti liu bn cn khụng tỡm thy trong website xin vui lũng gi yờu cu v ban biờn tp website chỳng tụi c gng b sung trong thi gian sm nht. ằChỳng tụi xin chõn thnh cỏm n cỏc bn thnh viờn ó gi ti liu v cho chỳng tụi. Thay li cỏm n n tỏc gi bng cỏch chia s li nhng ti liu m bn ang cú cựng mi ngi. Bn cú th trc tip gi ti liu ca bn lờn website hoc gi v cho chỳng tụi theo a ch email Webmaster@Agriviet.Com Lu ý: Mi ti liu, hỡnh nh bn download t website u thuc bn quyn ca tỏc gi, do ú chỳng tụi khụng chu trỏch nhim v bt k khớa cnh no cú liờn quan n ni dung ca tp ti liu ny. Xin vui lũng ghi r ngun gc Agriviet.Com nu bn phỏt hnh li thụng tin t website trỏnh nhng rc ri v sau. Mt s ti liu do thnh viờn gi v cho chỳng tụi khụng ghi r ngun gc tỏc gi, mt s ti liu cú th cú ni dung khụng chớnh xỏc so vi bn ti liu gc, vỡ vy nu bn l tỏc gi ca tp ti liu ny hóy liờn h ngay vi chỳng tụi nu cú mt trong cỏc yờu cu sau : Xúa b tt c ti liu ca bn ti website Agriviet.com. Thờm thụng tin v tỏc gi vo ti liu Cp nht mi ni dung ti liu www.agriviet.com Dù ¸n ph¸t triÓn n«ng th«n Cao B»ng-B¾c K¹n 88 . Dự án phát triển nông thôn Cao Bằng-Bắc Kạn 81 vi. viết báo cáo dự án 6. 1. Những nguyên tắc chung về viết báo cáo dự án Xác định các. trình hoạt động ? Dự án phát triển nông thôn Cao Bằng-Bắc Kạn 84 Đánh giá các vấn đề thực tế ? 2. Xác định những thông tin cần có Dựa vào các mục tiêu