PHẦN VI : VIẾT BÁO CÁO DỰ ÁN Xây dựng và quản lí dự án phát triển nông thôn là bộ tài liệu được dự án phát triển nông thôn Cao Bằng - Bắc Cạn biên soạn dùng làm tài liệu giảng dạy và hướng dấn cán bộ các cấp nắm được cách xây dựng và tổ chức triển khai quản lí theo dõi đánh giá các dự án phát triển
Trang 1vi viết báo cáo dự án
6.1 Những nguyên tắc chung về viết báo cáo dự án
• Xác định các loại báo cáo cần hoàn thành
• Xác định thời điểm cần hoàn thành của từng báo cáo
• Xác định các tài liệu, thông tin cần thiết để hoàn thành từng báo cáo
• Xác định các nơi, người cần nhận báo cáo
• Xác định quỹ thời gian cần thiết để hoàn thành từng báo cáo
• Xác định đề cương chi tiết, định dạng cho từng báo cáo
• Viết báo cáo
• Xem lại và cân nhắc các ý tưởng trong báo cáo
6.2 Các loại báo cáo dự án
6.2.1 Báo cáo hoạt động
• Sau mỗi hoạt động cần có báo cáo
• Tuỳ theo từng loại hoạt động mà có yêu cấu báo cáo khác nhau (Thể hiện trong tham chiếu - TOR)
6.2.2 Báo cáo sự cố
• Những vấn đề hiện tại và những vấn đề dự đoán sẽ xảy ra
• Cần nhanh, có tyhể kém chính xác, không chính thức, trao đổi bằng lời
6.2.3 Báo cáo tiến độ
• Có thể định kỳ (hàng tuần, hàng tháng v.v ) hoặc khi công việc trọng
điểm đã được hoàn thành
• Báo cáo theo từng mục tiêu, lĩnh vực, từng vùng
• Báo cáo viết cùng với các đề nghị
Trang 2Mẫu báo cáo theo dõi tiến độ dự án
Tên dự án:
Thời gian báo cáo:
Mục tiêu Các công
việc theo kế hoạch
Chỉ báo Kết qủa ý kiến
Những trở ngại:
ý kiến chung:
Trang 36.2.4 Báo cáo tμi chính vμ phân tích tμi chính :
• Cần chính xác và chi tiết
• Thường làm hàng tháng, quý hoặc năm, trước khi thanh toán hoặc vào cuối dự án
Chú ý :
• Phân tích tài chính đối với từng dòng ngân sách
• Phân tích tài chính đối với các chi phí gián tiếp và trực tiếp
• Giải pháp cho các vấn đề về tài chính
6.3 Các bước tiến hành viết báo cáo
Các bước tiến hành viết báo cáo có thể mô tả như sau:
Chuẩn bị viết báo cáo
Xem xét cách bố trí
Trình bày và các điều cần lưu ý
Viết báo cáo
Chỉnh sửa báo cáo
Duyệt lại lần cuối
6.3.1 Chuẩn bị viết báo cáo
1 Xác định mục tiêu của báo cáo
• Phân tích tình huống đang xảy ra
• Kiến nghị các giải pháp ?
• Ghi nhận một quá trình hoạt động ?
Trang 4• Đánh giá các vấn đề thực tế ?
2 Xác định những thông tin cần có
• Dựa vào các mục tiêu cuả báo cáo có thể xác định được các thông tin mà chúng ta cần báo cáo
3 Thu thập các thông tin đ∙ xác định
4 Tiến hành lọc các thông tin cần thiết
5 Tìm hiểu, phân tích thông tin
6 Xác định các nội dung, các vấn đề quan trọng
• Chuẩn bị các ý tưởng và các điểm cần lưu ý để đưa ra bàn luận
• Đưa ra các kết luận và kiến nghị sơ bộ
6.3.2 Trình bμy báo cáo
1 Có thể đặt phần cuối lên đầu
Nên nhớ rằng người đọc báo cáo là những người hết sức bận rộn Đưa lên
đầu báo cáo các kết luận và kiến nghị chính sẽ giúp người đọc có thể xác định
được liệu có cần phải đọc hay không và nếu có thì đọc phần nào
2 H∙y tạo ra những ấn tượng cho thị giác người đọc
• Đẹp về hình thức (Bìa, giấy, chữ, tranh ảnh, đồ hoạ, sơ đồ )
• Nội dung được trình bày theo đề mục rõ ràng, khoa học
3 H∙y tích cực sử dụng kỹ thuật đồ hoạ
• Đồ hoạ sẽ giúp làm giảm mức độ phức tạp của các thông tin trong báo cáo, đồng thời giúp người đọc tập trung vào các điểm chính
• Đồ họa gồm các dạng sau:
+ Đồ thị hình bánh
+ Đồ thị hình cột
+ Đồ thị đường
+ Bảng biểu
+ Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Trang 54 Khoảng cách (d∙n dòng)
• Nên để nhiều khoảng cách trong báo cáo và để lề rộng ra để người
dễ đọc hơn và có thể ghi chú xuống phía dưới hay bên cạnh
• Nếu có thể chúng ta chỉ nên dùng một mặt giấy và nên bắt đầu một phần mới ở trang sau
5 Các tiêu đề
Các tiêu đề sẽ giúp người đọc dễ dàng nắm được các ý chính của một báo cáo
6 Hành văn trong báo cáo
- Nên dùng các từ đơn giản dẽ hiểu
• Nhiều người thường dùng những từ rất khó hiểu khi diễn tả một vấn
đề đơn giản, vì cho rằng như thế thì có vẻ trí tuệ hơn, nhưng kỳ thực chỉ làm cho người đọc khó hiểu hoặc hiểu sai ý
• Đối với các thuật ngữ khó hiểu (biệt ngữ) trong khoa học kỹ thuật, chuyên ngành thì nên làm rõ nghĩa hơn bắng các lời giải thích hoặc chú thích
- Nên dùng câu ngắn vμ đơn giản
• Việc sử dùng các câu ngắn và đơn giản sẽ hiệu quả hơn nhiều khi dùng những câu dài và phức tạp
• Khi viết một báo cáo hãy đọc lại các câu và xem có thể chia một câu dài thành câu ngắn hay không
- Nên viết các đoạn ngắn
• Cứ hết mỗi ý nên xuống một đoạn mới
• Truyền đạt ý một cách rõ ràng và dễ hiểu
- Báo cáo nên ngắn
Một báo cáo quá dài sẽ làm người đọc mất quá nhiều thời gian mà
đôi khi như lạc vào một khu rừng rậm mà không tìm thấy lối ra Như vậy hiệu qủa truyền đạt thông tin sẽ thấp Nên viết một báo cáo ngắn gọn
- Nên dùng câu vô nhân xưng
Trang 6Cách dùng câu vô nhân xưng sẽ giúp người đọc định hướng vào mục tiêu hơn Người ta không nói: "Tôi đã phỏng vấn ông giám đốc" mà người ta nói: "ông giám đốc đã được phỏng vấn"
- Nên diễn tả chính xác
Nên tránh diễn đạt bằng các từ: nhiều, hầu như, khá như, tương đối
tốt, Những từ này có thể làm người đọc hiểu sai
Trang 7GIỚI THIỆU VỀ TÀI LIỆU
Tài liệu bạn đang xem được download từ website
WWW.AGRIVIET.COM
WWW.MAUTHOIGIAN.ORG
»Agriviet.com là website chuyên đề về nơng nghiệp nơi liên kết mọi thành viên hoạt động trong lĩnh vực nơng nghiệp, chúng tơi thường xuyên tổng hợp tài liệu về tất cả các lĩnh vực cĩ liên quan đến nơng nghiệp để chia sẽ cùng tất cả mọi người Nếu tài liệu bạn cần khơng tìm thấy trong website xin vui lịng gửi yêu cầu về ban biên tập website để chúng tơi cố gắng bổ sung trong thời gian sớm nhất
»Chúng tơi xin chân thành cám ơn các bạn thành viên đã gửi tài liệu về cho chúng tơi Thay lời cám ơn đến tác giả bằng cách chia sẽ lại những tài liệu mà bạn đang cĩ cùng mọi người Bạn cĩ thể trực tiếp gửi tài liệu của bạn lên website hoặc gửi về cho chúng tơi
theo địa chỉ email Webmaster@Agriviet.Com
Lưu ý: Mọi tài liệu, hình ảnh bạn download từ website đều thuộc bản quyền của tác giả,
do đĩ chúng tơi khơng chịu trách nhiệm về bất kỳ khía cạnh nào cĩ liên quan đến nội dung của tập tài liệu này Xin vui lịng ghi rỏ nguồn gốc “Agriviet.Com” nếu bạn phát hành lại thơng tin từ website để tránh những rắc rối về sau
Một số tài liệu do thành viên gửi về cho chúng tơi khơng ghi rỏ nguồn gốc tác giả, một số tài liệu cĩ thể cĩ nội dung khơng chính xác so với bản tài liệu gốc, vì vậy nếu bạn
là tác giả của tập tài liệu này hãy liên hệ ngay với chúng tơi nếu cĩ một trong các yêu cầu sau :
• Xĩa bỏ tất cả tài liệu của bạn tại website Agriviet.com
• Thêm thơng tin về tác giả vào tài liệu
• Cập nhật mới nội dung tài liệu
