Xây dựng và quản lí dự án phát triển nông thôn - Phần 4

PHẦN IV : QUẢN LÝ DỰ ÁN PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN Xây dựng và quản lí dự án phát triển nông thôn là bộ tài liệu được dự án phát triển nông thôn Cao Bằng - Bắc Cạn biên soạn dùng làm tài liệu giảng dạy và hướng dấn cán bộ các cấp nắm được cáchxaay dựng và tổ chức triển khai quản lí theo dõi đánh giá các dự án phát triển

Dự án phát triển nông thôn Cao Bằng-Bắc Kạn 52 iv. quản lý dự án phát triển nông thôn 4.1. Khái quát về quản lý dự án phát triển nông thôn 4.1.1. Quản lý dự án l gì? Quản lý dự án là tiến trình tổ chức và sử dụng các nguồn lực nhằm đạt mục tiêu tổng quát và những mục tiêu cụ thể của dự án. Các yếu tố của quản lý dự án đợc thể hiện qua sơ đồ 2. Mục tiêu Phơng pháp Bối cảnh Quản lý dự án Các nguồn lực Ngời thực hiện Phơng tiện Thời hạn Sơ đồ 2: Các yếu tố của quản lý dự án 4.1.2. Nhiệm vụ quản lý dự án Kế hoạch hoá và trật tự hoá các hoạt động của dự án. Tổ chức văn phòng dự án. Tuyển mộ, giao việc, hớng dẫn và giám sát các cán bộ dự án. Giám sát, kiểm tra các hoạt động của dự án. Quản lý tài chính và kết hợp các tổ chức tài trợ. Đánh giá các báo cáo do các t vấn dự án gửi tới. Xây dựng các báo cáo gửi đi theo yêu cầu của tổ chức tài trợ. Dự án phát triển nông thôn Cao Bằng-Bắc Kạn 53 4.1.3. Tiến trình xây dựng v quản lý dự án theo chu trình Việc quản lý dự án nằm trong khuôn khổ chung của chu trình xây dựng và quản lý dự án nh trình bày trong sơ đồ 3. Sơ đò 3: Chu trình xây dựng v quản lý dự án 4.1.4 .Các khía cạnh cần đợc xem xét khi theo dõi v giám sát thực hiện dự án Các công việc đã và đang thực hiện. Các chỉ số chỉ báo cần phải theo dõi giám sát. Hệ thống theo dõi, giám sát và báo cáo. Các chi phí : Chi phí thực so với chi phí dự trù (Tạm ứng và quyết toán). Tính hiệu quả và hiệu năng của từng phần dự án ( Chi phí- kết quả). Sự hợp tác và sự phối hợp của các bên (Cơ chế phối hợp và hiệu quả thực tế). Sự tin tởng lẫn nhau (Mâu thuẫn và xung đột). Kết quả có khớp với mục tiêu dự trù không (Mục tiêu và kết quả thực). X X á á c c đ đ ị ị n n h h v v ấ ấ n n đ đ ề ề Preparation Pre paration Đ Đ á á n n h h g g i i á á t t ì ì n n h h h h ì ì n n h h C C h h u u y y ể ể n n g g i i a a o o / / D D ự ự á á n n m m ớ ớ i i T T h h ự ự c c h h i i ệ ệ n n v v à à g g i i á á m m s s á á t t X X â â y y d d ự ự n n g g d d ự ự á á n n D D u u y y ệ ệ t t d d ự ự á á n n T T h h ẩ ẩ m m đ đ ị ị n n h h d d ự ự á á n n Dự án phát triển nông thôn Cao Bằng-Bắc Kạn 54 Những thay đổi và điều chỉnh cần thiết (Điều chỉnh kế hoạch, thoả thuận, phơng thức quản lý .). Ngời thực hiện có nhận biết trách nhiệm, quyền hạn khi giải quyết vấn đề phát sinh? 4.1.5. Hệ thống kiểm soát trong quá trình thực hiện dự án Hệ thống kiểm soát trong quá trình thực hiện dự án đợc thể hiện qua sơ đồ 4. Xác định chiến lợc Các chức năng quản lý Quan hệ với môi trờng Quản lý dự án Các vai trò quản lý Cung ứng và ký hợp đồng Tổ chức và Quan hệ bên ngoài Lập kế hoạch và thời gian biểu Thu thập và kiểm soát các nguồn lực Sơ đồ 4: Hệ thống kiểm soát trong quá trình thực hiện dự án Dự án phát triển nông thôn Cao Bằng-Bắc Kạn 55 4.1.6. Các nguyên tắc trong kiểm soát dự án Kiểm soát công việc chứ không phải ngời thực hiện. Kiểm soát phải dựa trên công việc đã hoàn thành. Đối với những công việc phức tạp, kiểm soát dựa trên sự khích lệ và chế độ tự kiểm soát. Phơng pháp lấy dữ liệu kiểm soát nên đợc đa vào quá trình làm việc. Dữ liệu kiểm soát phải đợc chuyển đến cho ngời thực hiện công việc. 4.1.7. Những khó khăn trong quản lý dự án Dự án có những đặc điểm riêng. Mục tiêu dự án: khó định lợng. Dự án có nhiều mục tiêu. Nhân sự thờng không đợc đào tạo chính quy. Các quy định, quyết định khó đợc vận dụng đầy đủ. Tổ chức dự án: có nhiều cơ quan tham gia, kể cả dân tham gia, dân vừa là ngời tổ chức, ngời thực hiện và là ngời hởng lợi. Dự án gồm nhiều kết quả, nhiều các hoạt động lồng ghép, có liên quan lẫn nhau. Sự thành công của dự án phụ thuộc nhiều vào môi trờng tự nhiên, xã hội, kinh tế và ngời hởng lợi. Hiệu quả không rõ ràng. Khó hình thành chỉ số giám sát, đánh giá các hoạt động của dự án. Thông tin thờng hay bị chậm, không đồng bộ. 4.1.8. Điều kiện để quản lý có hiệu quả dự án phát triển nông thôn Để quản lý dự án có hiệu quả cần có 8 điều kiện (8 S) nh sau: 1. Phải có chiến lợc quản lý có hiệu quả ( Strategy). Điều đó nghĩa là phải có kế hoạch sát đúng, khoa học. Dự án phát triển nông thôn Cao Bằng-Bắc Kạn 56 2. Phải có một cơ cấu tổ chức thích hợp để đảm đơng tất cả các hoạt động của dự án (Structure). Nguyên tắc này đòi hỏi phải làm tốt công tác tổ chức quản lý dự án. 3. Phải có hệ thống rõ ràng (Systems). Nghĩa là chỉ rõ phơng pháp tiến hành để các hoạt động đợc thực hiện, đợc giám sát và kiểm tra. 4. Phải có đủ cán bộ có năng lực thực hiện công việc (Staff). Nguyên tắc này có liên quan đến tuyển chọn, sử dụng cán bộ dự án một cách phù hợp. 5. Cán bộ quản lý phải có kỹ năng kỹ thuật và kỹ năng quản lý (Skills). 6. Cán bộ dự án phải có năng lực làm việc với cộng đồng, phù hợp với đặc điểm văn hoá, xã hội của cộng đồng, am hiểu nông thôn (Style/culture). 7. Công việc quản lý phải đợc xã hội hoá (Socialisation). Nghĩa là việc quản lý phải có sự tham gia của cộng đồng, nhất là cộng đồng hởng lợi. 8. Phải tính đến lợi ích của các bên liên đới đến dự án (Stakeholders). 4.1.9. Các chức năng của ngời quản lý dự án Cán bộ quản lý dự án có những chức năng chính nh sau: 1. Xây dựng kế hoạch. Là một chức năng cơ bản của quản lý nhằm vạch ra các kế hoạch hành động trong tơng lai. 2. Ra quyết định. Các nhà quản lý lựa chọn các phơng án khác nhau khi họ thực hiện việc ra quyết định. 3. Tổ chức. Các cân nhắc về việc điều hành, phân công lao động, và phân công trách nhiệm là một phần thuộc chức năng tổ chức. 4. Tuyển mộ v phát triển cán bộ. Đây là một việc bao gồm tuyển chọn, đào tạo và phát triển những ngời có thể đóng góp vào sự thành công của tổ chức. 5. Giao tiếp truyền đạt. Các nhà quản lý có trách nhiệm cho việc giao tiếp truyền đạt tới nhân viên của mình những kiến thức về kỹ thuật, những hớng dẫn, luật lệ, và những thông tin đợc yêu cầu để thực hiện công việc. 6. Động viên khích lệ. Một đặc điểm quan trọng của quản lý ngày nay là động viên khích lệ các cá nhân theo đuổi các mục tiêu chung bằng cách thoả mãn nhu cầu và đáp ứng kỳ vọng thông qua việc cung cấp công việc có ý nghĩa và phần thởng xứng đáng. Dự án phát triển nông thôn Cao Bằng-Bắc Kạn 57 7. Lãnh đạo. Các nhà quản lý trở thành những nhà lãnh đạo đầy tính thuyết phục bằng cách phục vụ nh những ngời kiểu mẫu có vai trò quan trọng và thích ứng kiểu quản lý của họ với đòi hỏi của tình huống. 8. Kiểm soát. Khi các nhà quản lý so sánh kết quả thực hiện với mục tiêu và thực hiện hành động sửa chữa cần thiết, họ đang giữ cho mọi việc theo đúng hớng thông qua chức năng kiểm soát. 4.2. Tổ chức bộ máy và nhân lực quản lý dự án Tổ chức bộ máy quản lý dự án là xác định chức năng và cơ chế phối hợp giữa các thành viên và các đơn vị để thực hiện mục tiêu của dự án. 4.2.1. Nguyên tắc tổ chức bộ máy v nhân sự quản lý dự án Phải dựa trên nhiệm vụ quản lý dự án mà bố trí nhân lực. Phải phân công rõ ràng chức năng, nhiệm vụ của các thành viên liên quan trong Ban quản lý dự án. Ví dụ về bảng phân công các thành viên trong ban quản lý và chức năng nhiệm vụ của họ: Các thành viên Chức năng/Nhiệm vụ Giám đốc dự án Phó giám đốc dự án Kế toán Các hợp phần: Trởng hợp phần Phó hợp phần Kế toán Cán bộ dự án cấp huyện Cán bộ dự án cấp xã Cán bộ dự án cấp thôn bản Bộ máy quản lý phải tinh giản, hạn chế các khâu trung gian, đảm bảo tiết kiệm chi phí quản lý, tăng cờng hiệu quả và hiệu lực của quản lý. Dự án phát triển nông thôn Cao Bằng-Bắc Kạn 58 Quản lý phải thể hiện trực tiếp tới ngời hởng lợi: ngời hởng lợi càng gần với công tác quản lý thì càng tốt. Tiện lợi cho giám sát, kiểm tra và đánh giá. Đảm bảo tính bên vững, đặc biệt chú trọng bồi dỡng cán bộ địa phơng tham gia quản lý dự án. 4.2.2. Nội dung tổ chức nhân lực cho quản lý dự án Tuyển mộ nhân lực: Th mời, nhận hồ sơ tuyển, tuyển sơ bộ, tuyển chính thức. Sắp xếp, bố trí nhân sự thích hợp vào các công việc quản lý dự án. Bồi dỡng cán bộ quản lý thông qua làm việc, giám sát, kiểm tra và các lớp bồi dỡng ngắn hạn. 4.3. Tổ chức phơng tiện vật chất cho quản lý dự án 4.3.1. Tổ chức Văn phòng dự án Xác định nhiệm vụ của Văn phòng dự án. Tuyển nhân viên phù hợp vào các vị trí làm việc Bố trí không gian làm việc hợp lý. 4.3.2. Mua sắm v lắp đặt các thiết bị Văn phòng dự án Bàn ghế làm việc. Bảng thông báo và phân công nhiệm vụ. Thiết bị thông tin (Fax, điện thoại, mạng Internet/Email) Các thiết bị văn phòng (máy tính, tủ tài liệu, văn phòng phẩm, giá sách, giá công văn, 4.3.3. Mua sắm các trang thiết bị khác Ô tô Xe máy Máy ảnh Dự án phát triển nông thôn Cao Bằng-Bắc Kạn 59 4.4. Quản lý tài chính dự án Xây dựng lịch trình chi tiết về kế hoạch tài chính cho các hoạt động cụ thể liên quan đến kinh phí dự án. Xây dựng và duy trì tốt hệ thống kế toán cho dự án. Xây dựng kế hoạch cùng với Tổ chức tài trợ để giải ngân. Duyệt các hoá đơn, chứng từ để thanh toán. Xây dựng kế hoạch kiểm toán dự án. Xây dựng báo các tài chính dự án. 4.5. Quản lý dịch vụ và thuê khoán 4.5.1. Quản lý t vấn dự án Chuẩn bị các bản tham chiếu nhiệm vụ t vấn. Mời các đơn vị/cá nhân gửi đề cơng t vấn. Đánh giá các đề cơng t vấn. Thơng lợng và ký kết hợp đồng. Giám sát công việc của các t vấn. 4.5.2. Quản lý thầu khoán v thi công Xây dựng các danh mục thiết bị cần mua sắm và các hợp đồng mua bán. Chuẩn bị các văn bản mời thầu và gọi thầu. Đánh giá các dự án thầu và thơng lợng hợp đồng. Kiểm tra chất lợng vật t, thiết bị. Giám sát thi công, xây lắp. 4.6. Quản lý các hợp đồng thực hiện dự án 4.6.1. Lý do hợp đồng Bên thực hiện dự án thờng không có đủ khả năng (nhất là do thiếu nhân lực) để thực hiện hết tất cả các hoạt động của dự án. Do đó đơn vị thực hiện dự án Dự án phát triển nông thôn Cao Bằng-Bắc Kạn 60 phải ký hợp đồng với đơn vị/cá nhân khác để bổ sung nguồn nhân lực, vật lực mà đơn vị thi công không đủ khả năng thực hiện. 4.6.2. Vai trò của hợp đồng Nêu rõ trách nhiệm và nghĩa vụ của bên quản lý dự án (bên A) và bên thực hiện (bên B) để làm cho các hoạt động đợc thực hiện đúng yêu cầu kỹ thuật và tiến độ. Nêu rõ quyền lợi của bên thực hiện (bên B), làm cơ sở để trả công và thanh toán dự án. Là cơ sở để thanh toán với Ban quản lý dự án cấp trên. Là cơ sở pháp lý để quản lý dự án. 4.6.3. Các bớc hợp đồng a. Xác định công việc cần hợp đồng Căn cứ vào kế hoạch triển khai dự án, xác định các công việc cần phải triển khai hợp đồng. Các việc cần làm hợp đồng gồm: Các việc có tính thi công, xây lắp đòi hỏi kĩ thuật cao. Các công việc có tính dịch vụ: t vấn thiết kế, chỉ đạo b. Xây dựng các điều khoản tham chiếu (TOR) cho từng việc Nội dung của TOR bao gồm: Bối cảnh. Mục tiêu Nội dung Kết quả mong đợi Yêu cầu năng lực và chuyên môn cần thiết Quỹ thời gian Địa chỉ liên hệ. c. Mời hợp đồng Gửi TOR đến cơ quan mời hợp đồng: Tuỳ theo, nên gửi từ 3 cơ quan hay cá nhân trở lên, có thể trực tiếp hay đăng lên báo chí. Dự án phát triển nông thôn Cao Bằng-Bắc Kạn 61 d. Tiếp nhận hồ sơ và đề án của bên nhận t vấn/thầu khoán e. Đàm phán hợp đồng Là quá trình trong đó các bên tham gia có những lợi ích riêng đi đến những thoả thuận có thể chấp nhận đợc thông qua quá trình cam kết và thảo luận. Để đàm phán tốt cần: Xác định rõ chủ thể của đàm phán: Họ là ai? Có khả năng quyết định không? Họ quan tâm đến gì? Nên xây dựng các phơng án khác nhau nhằm dung hoà lợị ích các bên ngay trớc khi đàm phán. Tập trung vào những lợi ích chung hơn là chú ý mâu thuẫn giữa các bên. Dựa vào chuẩn mực kinh tế- kĩ thuật- pháp lý. Mềm mỏng và tôn trọng lợi ích của các bên. f. Ký kết hợp đồng Hợp đồng là văn bản luật pháp, là kết quả của quá trình đàm phán giũa các bên. Nó bao gồm: Cam kết của các bên tham gia và quy định để thực hiện sự cam kết đó. Bên B: Cam kết : Thực hiện công việc đủ số lợng, đảm bảo chất lợng, thời gian và giá cả theo thoả thuận. Hợp tác với bên A để cùng bàn bạc giải quyết theo những tiến độ công việc: Bên A: Cam kết Đảm bảo vật chất và tổ chức để bên B thực hiện công việc dự án. Kiểm tra theo dõi tiến độ và bàn bạc với bên B khi thực hiện dự án. Đảm bảo nghĩa vụ với bên B theo nh cam kết. Lu ý khi làm hợp đồng: - Rõ ràng . Dự án phát triển nông thôn Cao Bằng-Bắc Kạn 52 iv. quản lý dự án phát triển nông thôn 4. 1. Khái quát về quản lý dự án phát triển nông thôn 4. 1.1. Quản. thanh toán. Xây dựng kế hoạch kiểm toán dự án. Xây dựng báo các tài chính dự án. 4. 5. Quản lý dịch vụ và thuê khoán 4. 5.1. Quản lý t vấn dự án Chuẩn