Quy trình kiểm soát rủi ro tại công ty CP bia sài gòn PHú thọ

công việc Nội dung công việc Người chịu trách nhiệm Tần suất Đối tượng kiểm soát Hồ sơ tài liệu 1 Ra quyết định thành lập đơn vị hoặc chỉ định nhân lực có chức năng tổ chức thực hiện Kiể

Quy trình kiểm soát rủi ro tại công ty CP Bia Sài Gòn PHú Thọ

Hiện nay tôi đang Công tác tại Công ty Cổ Phần Bia Sài Gòn – Phú Thọ, đây là đơn vị chuyên sản xuất Bia Lon Sài Gòn 333 Trong công ty có rất nhiều các quy trình cho từng bộ phận cũng như các công đoạn của quá trình sản xuất để công ty

có thể kiểm soát được toàn bộ các yếu tố đầu vào để cho ra chất lượng sản phẩm đầu ra Để làm sáng tỏ nội dung môn học quản trị hoạt động tôi xử dụng một quy trình mà bản thân tôi đang tham gia để phân tích những ưu, nhược điểm ứng dụng trong thực tế của môn học.

Quy trình kiểm soát rủi ro

1 Mục đích

- Nhằm giảm rủi ro, mất mát, thất thoát, tăng hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh.

2 Phạm vi áp dụng

Áp dụng cho tất cả các đơn vị của Công ty Cổ phần Bia Sài Gòn - Phú Thọ

3 Tài liệu có liên quan.

3.1 Tài liệu nội bộ :

3.1.1 Qui trình kiểm soát tài liệu

3.1.2 Qui trình kiểm soát hồ sơ

3.1.3 Biên bản hội nghị giao ban

3.1.4 Nghị quyết hội nghị xem xét của lãnh đạo

3.2 Tài liệu bên ngoài

3.2.1 Luật định, đối với doanh nghiệp kinh doanh sản phẩm đồ uống

3.2.2 Chế định đối với sản phẩm đồ uống

3.2.3 Các tài liệu khác của hiệp hội Rượu, Bia, Nước giải khát Việt Nam.

3.2.4 Các quy định của Tổng Công ty Rượu, Bia, Nước giải khát Sài Gòn có liên quan tới

kiểm soát rủi ro tại doanh nghiệp thành viên Tổng Công ty

4 Ký hiệu, chữ viết tắt:

4.2 Hệ thống quản lý chất lượng HTQLCL

4.4 Hệ thống quản lý môi trường HTQLMT

4.6 Hành động khắc phục / phòng ngừa HDKP/PN

5 Trách nhiệm quyền hạn

5.1 Giám đốc Công ty

- Phê duyệt các quy định, quy trình kiểm soát rủi ro

5.2 QMR các nhà máy.

- Tổ chức thực hiện kiểm soát rủi ro trong phạm vi mình được giao trách nhiệm quản lý.

5.3 Trưởng các đơn vị thành viên

- Thực hiện kiểm soát rủi ro trong đơn vị mình phụ trách.

6 Nội dung quy trình

công

việc

Nội dung công việc Người chịu trách nhiệm Tần suất Đối tượng kiểm soát Hồ sơ tài liệu

1 Ra quyết định thành lập đơn

vị (hoặc chỉ định nhân lực) có

chức năng tổ chức thực hiện

Kiểm soát rủi ro trong Công

ty

Giám đốc Công ty Khi quyết định áp

dụng các yêu cầu của ISO 9001 : 2008 vào HTQLCL/ khi có biến động về nguồn lực thực hiện ISO

9001 : 2008

Khả năng đáp ứng yêu cầu KSRR của nhân lực được chỉ định

Qui mô và mức độ KSRR mà Lãnh đạo Doanh nghiệp mong muốn

2 Liệt kê các rủi ro trong hoạt

động sản xuất / kinh doanh

của từng đơn vị thành viên

Bộ phận / cá nhân được GĐCT

Hàng năm cập nhật theo Nghị quyết HNXXLĐ mục đánh giá kết quả Kiểm soát rủi ro trong HTQLCL

Các nội dung, biện pháp chế tài KSRR trong hoạt động sản xuất / kinh doanh được xây dựng trên

Luật định / chế định / chính sách các hiệp hội ngành nghề áp dụng để KSRR

Soạn thảo chính sách, qui chế,

cơ chế Kiểm soát rủi ro

Trưởng đơn vị thành viên 3 tháng / lần cơ sở các luật định /

chế định liên quan

MB 01 / 8.5 - 04

3 Phê duyệt chính sách, qui chế,

cơ chế KSRR, các bảng liệt kê

các rủi ro và các biện pháp

phòng ngừa / hạn chế tác động

xấu của các rủi ro tại đơn vị

thành viên

Kế toán trưởng soát xét Ngay sau khi nhận

được bản soạn thảo

Trước thời điểm hiệu lực áp dụng KSRR ít nhất từ 5 - 7 ngày làm việc

4 Liệt kê các luật định / chế

định của cơ quan quản lý trực

tiếp / chuyên nghành / hiệp

hội / bảo hiểm liên quan

đến KSRR trong hoạt động

sản xuất kinh doanh của

Doanh nghiệp

Trưởng đơn vị thành viên của Doanh nghiệp / người được chỉ định

Khi áp dụng các yêu cầu của ISO 9001:

2008 vào HTQLCL

Kiểm soát tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài liên quan tới nội dung KSRR trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

Qui trình kiểm soát tài liệu

Mẫu biểu kiểm soát tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài bao gồm cả tài liệu, quy định của TCty

Rượu, Bia, NGK Sài Gòn

5 Phê duyệt các bảng liệt kê các

luật định / chế định liên

quan đến KSRR trong hoạt

động sản xuất kinh doanh của

Doanh nghiệp mà các đơn vị

thành viên đã thiết lập

Soát xét:

QMR, bộ phận chức năng được chỉ định tổ chức thực hiện KSRR trong Công ty hoặc người được chỉ định (QĐ ở bước 1) soát xét

Phê duyệt:

Giám đốc công ty

Ngay sau khi trưởng các đơn vị hoàn thành các bản liệt kê các tình huống rủi ro

Ngay sau khi văn bản được soát xét bởi những người được giao

Tính hiệu lực của các tài liệu

Phạm vi và mức độ

áp dụng tài liệu có liên quan trong Công ty

Mẫu biểu kiểm soát tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài mục soát xét và phê duyệt

6 Tổ chức phổ biến các quyết

định, các chính sách định chế,

luật định trách nhiệm kiểm

soát rủi ro cho các thành viên

QMR, trưởng các đơn vị thành viên, bộ phận / cá nhân được chỉ định (bước 1 của qui trình này)

Ngay sau khi hoàn chỉnh các bước 1, 3, 5 của qui trình này

Kiểm soát các nội dung đã được phê duyệt tại bước 1, 3, 5 của qui trình này

Các phương tiện thông tin liên lạc,

cơ sở hạ tầng kỹ thuật số, mạng nội

trong đơn vị bộ / Internet mà

Công ty có

7 Tổ chức thực hiện Trưởng các đơn vị thành

viên / người được chỉ định

Thời điểm hiệu lực của qui định / chính sách / qui chế / định chế của Công ty

Trưởng đơn vị thành viên hạn chế tác động xấu của rủi ro tới hiệu quả của Hoạt động sản xuất / kinh doanh tại đơn vị

Qui trình HĐKP / PN

Hồ sơ, số liệu về các rủi ro tiềm ẩn

đã xảy ra

Kết quả, hiệu quả

tổ chức thực hiện các biệp pháp KSRR / HĐKP / HĐPN

8 Định kỳ xem xét, phân tích số

liệu / dữ liệu liên quan đến

kiểm soát rủi ro

Nt

Bộ phận / người được chỉ định thực hiện chức năng KSRR

Qúy / lần nhưng không muộn hơn 15 ngày liền kề của quý tiếp theo

GĐCT lựa chọn cho phù hợp với các nguy

Nt Mức độ ảnh hưởng xấu của rủi ro đã xảy

ra ảnh hưởng tởi hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh

nghiệp áp dụng HTQLMT / có thể dẫn chiếu các tài liệu, hồ sơ, số liệu, biện pháp hạn chế

cơ xảy ra rủi ro trong môi trường sản xuất / kinh doanh của Doanh nghiệp mình

Các rút kinh nghiệm rủi ro từ qui trình:

ứng phó với các trường hợp khẩn cấp, diễn tập PCCN / thoát hiểm đối với các rủi ro tương tự

9 Cập nhật các tình huống rủi

ro, chính sách, qui chế, định

chế, biệp pháp hạn chế ảnh

hưởng xấu của rủi ro đến hiệu

quả của hoạt động sản xuất

kinh doanh

Nt Theo chỉ đạo của

GĐCT trực tiếp tới các loại hình rủi ro

Các nội dung Hội nghị giao ban / HNXXLĐ/ Hội thảo chuyên đề về kiểm soát rủi ro

Các rút kinh nghiệm

về biện pháp áp dụng cho rủi ro đã xảy ra

Các văn bản pháp luật có liên quan

Kiểm soát hồ sơ

KS tài liệu

BB Hội nghị giao ban / Nghị quyết HNXXLĐ / kết luận của các Hội nghị chuyên đề

10 Cải tiến, nâng cao hiệu quả Các cán bộ quản lý tham dự HNXX của Lãnh đạo Các biện pháp thích Nghị quyết của

KSRR trong hoạt động sản

xuất / kinh doanh

của HTQLCL

hợp đem lại hiệu quả cao hơn so với các biện pháp đã áp dụng

KSRR (mục các HĐPN)

11 Cập nhật và lưu hồ sơ Trưởng các đơn vị

Bộ phận / người được Lãnh đạo cao nhất của Doanh nghiệp chỉ định bằng văn bản tổ chức thực hiện kiểm soát rủi ro

Kết thúc các HĐPN /

KP khi rủi ro được phát hiện / xảy ra

Các số liệu / dữ liệu / thông tin thu nhận được trong quá trình thực hiện KSRR

hồ sơ HTQLCL

Bài tập cá nhân môn quản trị hoạt động

7 Phụ lục

Phụ lục 1: Bảng liệt kê các tính huống rủi ro cần kiểm soát thuộc lĩnh vực MB 01/ 8.5-04

8 Lưu giữ:

8.1 Báo cáo rủi ro được lưu trữ tại phòng Tài Chính Kế Toán trong thời gian 3 năm

8.2 Hết thời hạn lưu giữ, Trưởng phòng Tài Chính Kế Toán / nhân viên phòng

Tài Chính - Kế Toán được chỉ định làm tờ trình QMR nhà máy thành viên

để phê duyệt và chỉ đạo các đơn vị có liên quan huỷ hồ sơ theo quy định ở mục 4.2.4 STCL và quy trình 4.2KT- QT03 - SGPT.

Những nhược điểm trong công tác quản lý

- Hiện nay các quy trình này, các mẫu biểu đều phải thực hiện ghi chép thủ công nên dẫn đến người thực hiện thường rất tốn thời gian

- Tài liệu ISO thì lớn nên dẫn đến các đơn vị có khi không nhớ hết nội dung mình phải làm

- Với tình hình phát triển như hiện nay các chính sách, chế độ của nhà nước, các quy trình công nghệ liên tục thay đổi nên dẫn đến các quy trình hay bị lạc hậu

- Một nhược điểm theo tôi là quan trọng nhất là tính kiểm soát thường xuyên và cơ chế về việc xử phạt nghiêm minh đối với những công việc không theo đúng ISO

10

Bài tập cá nhân môn quản trị hoạt động

hầu như không được xây dựng và áp dụng nên chỉ sau một vài tháng công bố áp dụng ISO thì tất cả lại vẫn như cũ

- Công tác kiểm soát nội bộ còn yếu, chưa phát huy hết năng lực, trách nhiệm dẫn đến các đơn vị thực hiện không đúng trình tự, chiếu lệ

- Quy trình còn cứng nhắc, thiếu sự linh hoạt trong việc thực hiện

Bởi vì đây là một quy trình quy định khá chi tiết về các nộ dung công việc phải thực hiện, những quy trình này một phần làm theo những chỉ dẫn của các nhà tư vấn nên phần nào khi thực hiện vấn mang tính hoàn thiện thủ tục

Theo tôi các quy trình này cần phải được xây trên cơ sở thực tế hoạt động của đơn vị đang diễn ra, cần có chính sách đào tạo những kỹ năng xây quản lý, nhận thức của các trưởng đơn vị để từ đó họ tự xây dựng lên những quy trình sao cho phù hợp nhất đối với đơn vị mình.

Chúng ta cần áp dụng hệ thống quản lý dựa trên công nghệ hiện đại như áp dụng Tin học hóa, áp dụng công nghệ thông tin vào các quy trình từ đó sẽ giảm bớt được sai sót cũng như thời gian

Qua nghiên cứu môn quản trị tác nghiệp, bản thân tôi tự nhận thức được rằng đây là một môn học hết sức có ý nghĩa trong thực tế áp dụng tại doanh nghiệp sản xuất như đơn vị chúng tôi, đối với đơn vị như chúng tôi thì việc áp dụng một số nội dung chủ yếu của môn học đó là: dự báo nhu cầu, hệ thống kế hoạch sản xuất và tác nghiệp,

kế hoạch nguồn nguyên liệu, hệ thống dự báo dự trữ tồn kho, quản trị chất lượng, phương pháp sản xuất hiện đại JIT/LEAN

11

Bài tập cá nhân môn quản trị hoạt động

Đối với bản thân Tôi là Kế toán trưởng của đơn vị, tôi sẽ nghiên cứu kỹ lưỡng môn học để từ đó áp dụng các nội dung phù hợp nhất tại đơn vị để từ đó nâng cao chất lượng cũng như hiệu quả của công việc nhằm giúp cho doanh nghiệp ngày một phát triển và hiệu quả trong sản xuất kinh doanh.

Các nguồn tài liệu tham khảo:

- Giáo trình Quản trị hoạt động

- Các thông tin từ Công ty CP Bia Sài Gòn – Phú Thọ

- Các thong tin trên mạng Internet

12