Hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Biên Hòa

LỜI CẢM ƠN Tôi xin gởi lời cảm ơn chân thành đến Ban giám hiệu nhà trƣờng, Quý Thầy, Cô Trƣờng Đại học Lạc Hồng tận tình hƣớng dẫn bảo toàn khóa học Đồng thời ơn Cô, Chú, Anh, Chị Lãnh đạo cán nhân viên Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Biên Hòa quan tâm, hỗ trợ cung cấp tài liệu cần thiết, với câu trả lời khảo sát giúp hoàn thành luận văn Đặc biệt, xin gởi lời cảm ơn chân thành đến Thầy TS Trần Khánh Lâm, ngƣời hƣớng dẫn khoa học luận văn, tận tình giúp đỡ hƣớng dẫn suốt trình thực luận văn Thầy tận tình động viên định hƣớng cho kể từ lúc chọn đề tài, xây dựng đề cƣơng nhƣ toàn trình thực luận văn này, đồng thời Thầy giúp đỡ để tháo gỡ khó khăn gặp phải trình thực nghiên cứu Tôi xin cảm ơn đến Ban cán lớp Cao học Kế toán khóa tất bạn bè học viên giúp đỡ cho suốt thời gian học nhƣ trình thực luận văn Trân cảm ơn! Đồng Nai, ngày 31 tháng 07 năm 2015 Ngƣời thực luận văn Tống Thành Vinh Lớp Cao học Kế toán khóa LỜI CAM ĐOAN Để thực luận văn “ Hoàn thiện quy trình kiểm soát nội Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Biên Hòa”, Tôi tự nghiên cứu, tìm hiểu, vận dụng kiến thức học với hƣớng dẫn, định hƣớng ngƣời hƣớng dẫn khoa học, trao đổi với đồng nghiệp bạn bè trình thực Tôi xin cam đoan, công trình nghiên cứu riêng dƣới hƣớng dẫn Thầy TS Trần Khánh Lâm Các số liệu kết luận văn trung thực Đồng Nai, ngày 31 tháng 07 năm 2015 Ngƣời thực luận văn Tống Thành Vinh Lớp Cao học Kế toán khóa MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Cụm từ viết tắt Nghĩa tiếng Anh Nghĩa tiếng Việt DANH MỤC CÁC BẢNG DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ .9 DANH MỤC CÁC HÌNH .10 PHẦN MỞ ĐẦU 11 CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1 Tổng quan kiểm soát nội 1.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Kiểm soát nội 1.1.1.1 Giai đoạn sơ khai 1.1.1.2 Giai đoạn hình thành 1.1.1.3 Giai đoạn phát triển 1.1.1.4 Giai đoạn đại 1.1.2 Định nghĩa kiểm soát nội 1.1.3 Sự cần thiết kiểm soát nội 1.1.4 Các loại kiểm soát nội .7 1.1.4.1 Phân loại theo mục tiêu 1.1.4.2 Phân loại theo phạm vi kiểm soát 1.1.5 Các phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội 1.1.5.1 Môi trƣờng kiểm soát .8 1.1.5.2 Đánh giá rủi ro 1.1.5.3 Hoạt động kiểm soát .10 1.1.5.4 Thông tin truyền thông 11 1.1.5.5 Giám sát 11 1.1.6 Mối quan hệ thành phần hệ thống KSNB 13 1.1.7 Hạn chế tiềm tàng Kiểm soát nội .13 1.2 Tổng quan đánh giá hệ thống KSNB .15 1.2.1 Tổng quan đánh giá hệ thống KSNB 15 1.2.2 Phƣơng thức đánh giá hệ thống KSNB 16 KẾT LUẬN CHƢƠNG 18 CHƢƠNG 2: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI 19 CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU BIÊN HÒA 19 2.1 Giới thiệu Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Biên Hòa 19 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển công ty .19 2.1.1.1 Lịch sử hình thành 19 2.1.1.2 Lĩnh vực hoạt động .19 2.1.2 Cơ cấu tổ chức điều hành công ty 20 2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Xuất nhập Biên Hòa 20 2.1.2.2 Cơ chế điều hành 21 2.1.2.3 Chức nhiệm vụ phòng ban 22 2.1.3 Tổ chức thông tin báo cáo kế toán 23 2.1.3.1 Chế độ chứng từ kế toán .23 2.1.3.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán 23 2.1.3.3 Tổ chức vận dụng chế độ sổ kế toán 23 2.1.3.4 Tổ chức thực chế độ báo cáo kế toán 24 2.1.3.5 Hình chức tổ chức kế toán doanh nghiệp 24 2.2 Mục tiêu, phƣơng pháp, đối tƣợng phƣơng pháp khảo sát Công ty CP Xuất Nhập Khẩu Biên Hòa 25 2.2.1 Mục tiêu khảo sát 25 2.2.2 Phƣơng pháp khảo sát 26 2.3 Thực trang kiểm soát nội Công ty CP Xuất Nhập Khẩu Biên Hòa 26 2.3.1 Môi trƣờng kiểm soát 26 2.3.2 Đánh giá rủi ro .33 2.3.3 Các hoạt động kiểm soát 36 2.3.3.1 Hoạt động kiểm soát chung 36 2.3.3.2 Hoạt động kiếm soát quy trình 40 2.4 Đánh giá Kiểm soát nội Công ty CP Xuất nhập Biên Hòa 52 2.4.1 Ƣu điểm 52 2.4.1.1 Môi trƣờng kiểm soát 52 2.4.1.2 Đánh giá rủi ro 53 2.4.1.3 Hoạt động kiểm soát .53 2.4.1.4 Thông tin truyền thông 55 2.4.1.5 Giám sát 56 2.4.2 Tồn 56 2.4.2.1 Môi trƣờng kiểm soát 56 2.4.2.2 Đánh giá rủi ro 57 2.4.2.3 Hoạt động kiểm soát .58 2.4.2.4 Thông tin truyền thông 59 2.4.2.5 Giám sát 59 KẾT LUẬN CHƢƠNG 60 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA QUY TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU BIÊN HÒA .61 3.1 Tính tất yếu phải hoàn thiện kiểm soát nội .61 3.1.1 Nâng vao tính hữu hiệu hiệu hoạt động .61 3.1.2 Nâng cao độ tin cậy báo cáo tài 61 3.1.3 Nâng cao việc tuân thủ luật lệ quy định 61 3.2 Định hƣớng thiết lập giải pháp 62 3.3 Các quan điểm nhằm hoàn thiện 62 3.4 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện nâng cao hiệu quy trình kiểm soát nội Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Biên Hòa .62 3.4.1 Môi trƣờng kiểm soát 62 3.4.1.1 Tính trực giá trị đạo đức 63 3.4.1.2 Cam kết lực sách nhân .64 3.4.1.3 Hội đồng quản trị ban kiểm soát 65 3.4.1.4 Cơ cấu tổ chức 66 3.4.1.5 Phân định quyền hạn trách nhiệm 66 3.4.2 Đánh giá rủi ro .67 3.4.2.1 Xác định mục tiêu đơn vị .67 3.4.2.2 Nhận dạng rủi ro 67 3.4.2.3 Phân tích đánh giá rủi ro 69 3.4.2.4 Đối phó với rủi ro 70 3.4.3 Hoạt động kiểm soát 72 3.4.3.1 Hoạt động kiểm soát chung 72 3.4.3.2 Hoạt động kiểm soát quy trình đơn vị 73 3.4.4 Thông tin tuyền thông .81 KẾT LUẬN CHƢƠNG 83 KẾT LUẬN 84 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Cụm từ viết tắt Nghĩa tiếng Anh Nghĩa tiếng Việt AAA American Accounting Association Hội kế toán Mỹ American Institute Certified Public Hiệp hội kế toán viên công chứng Accountants Mỹ Control Objectives for Information Quản trị kiểm soát công nghệ and Related Technology thông tin Criteria of Control Tiêu chí kiểm soát Committee of Sponsoring Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Organization Kỳ chống gian lận báo cáo tài AICPA COBIT COCO COSO FEI IMA IIA IFAC ISA ISACF IRM ITGI The Financial Executivies Institute Institute of Managerment Accountants The Institue of Internal Autitors International Federation of Accountants Hiệp hội quản trị viên tài Hiệp hội kế toán viên quản trị Hiệp hội kiểm toán viên nội Liên đoàn kế toán quốc tế International Standard on Auditing Chuẩn mực kiểm toán quốc tế Infomation Systerm Audit and Hiệp hội kiềm soát kiểm toán Control Foundation thông tin Enterprise Risk Management Quản trị rủi ro Information Technology Governace Institue Viện quản trị công nghệ thông tin SAS Statements on Auditing Standards Chuẩn mực kiểm toán WTO World Trade Organization Tổ chức thƣơng mại giới WTO DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 1.1: So sánh chuẩn mực kiểm toán thành phần KSNB 15 Bảng 2.1: Thống kê mô tả tính trực giá trị đạo đức 27 Bảng 2.2: Thống kê mô tả cam kết lực sách nhân 29 Bảng 2.3: Thống kê mô tả Ban kiếm soát 30 Bảng 2.4: Bảng thống kê mô tà cấu tổ chức 31 Bảng 2.5: Thống kê mô tả việc phân định quyền hạn trách nhiệm 32 Bảng 2.6: Thống kê mô tả việc xác định mục tiêu đơn vị 33 Bảng 2.7: Thống kê mổ tả việc nhận dạng rủi ro đơn vị 33 Bảng 2.8: Thống kê mô tả việc phân tích đánh giá rủi ro đơn vị 35 Bảng 2.9: Thống kê mô tả việc đối phó với rủi ro đơn vị 35 Bảng 2.10: Thống kê mô tả soát xét nhà quản lý 36 Bảng 2.11: Thống kê mô tà kiểm soát trình xử lý thông tin 37 Bảng 2.12: Bảng thống kê mô tả kiểm soát vật chất phân tích rà soát 38 Bảng 2.13: Thống kê mô tả ủy quyền phân chia trách nhiệm 39 Bảng 2.14: Bảng thống kê mô tả quy trình mua hàng toán 41 Bảng 2.15: Bảng thống kê mô tả quy trình bán hàng thu tiền 43 Bảng 2.16: Bảng thống kê mô tả quy trình tiền lƣơng 45 Bảng 2.17: Bảng thống kê mô tả việc kiểm soát tiền 46 Bảng 2.18: Bảng thống kê mô tả việc kiểm soát tài sản cố định 48 Bảng 2.19: Bảng thống kê mô tả thông tin truyền thông 49 Bảng 2.20: Bảng thống kê mô tả việc giám sát 51 DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức Công ty CP Xuất Nhập Khẩu Biên Hòa 21 Sơ đồ 2.2: Cơ chế điều hành Công ty CP Xuất Nhập Khẩu Biên Hòa 21 Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức nhân phòng kế toán 25 Sơ đồ 2.4: Quy trình mua hàng toán 40 Sơ đồ 2.5: Quy trình bán hàng thu tiền 42 Sơ đồ 3.1: Quy trình kiến nghị mua hàng nhận hàng 77 DANH MỤC CÁC HÌNH Hình 1.1: Mối quan hệ thành phần hệ thống KSNB 13 Hình 3.1: Mẫu phiếu yêu cầu mua hàng 74 Hình 3.2: Mẫu bảng kê đơn đặt hàng 76 Hình 3.3: Mẫu phiếu yêu cầu toán 78 73 + Kiểm soát vật chất Qua kết khảo sát chƣơng cho thấy, hoạt động kiểm soát vật chất doanh nghiệp đƣợc thực tốt, việc kiểm kê tài sản, hàng tồn kho đối chiếu với sổ sách đƣợc thực quy định Công ty cần trì đảm bảo hoạt động đƣợc diễn thƣờng xuyên liên tục, điều giúp Công ty quản lý hiệu vá tránh thất thoát nhƣ mát tài sản, hàng hóa Công ty 3.4.3.2 Hoạt động kiểm soát quy trình đơn vị + Kiểm soát quy trình mua hàng, tồn trữ toán Qua kết khảo sát chƣơng cho thấy quy trình mua hàng, tồn trữ toán Công ty đƣợc thực tốt Tuy nhiên, Công ty cần trọn khâu quy trình * Về việc mua hàng: Công ty cần ban hành cụ thể quy định việc mua hàng hóa, vật tƣ tránh trƣờng hợp nhân viên tự làm giấy đề nghị mua hàng Để tránh tình trạng mua hàng hóa, vật tƣ chƣa thật cần thiết mua số lƣợng nhiều cần thiết nhân viên thông đồng với nhà cung cấp để hƣởng lợi giải pháp giao trách nhiệm lập đề xuất mua hàng cho trƣởng phòng ban họ phải chịu trách nhiệm việc bảo quản số vật tƣ hàng hóa đề nghị mua Công ty nên có phận chuyên soạn thảo hợp đồng đƣợc đào tạo chuyên sâu nội dung hợp đồng để hạn chế tối đa rủi ro ký kết hợp đồng, cụ thể là: Tìm hiểu rõ đối tác, điều khoản hợp đồng… Bên cạnh đó, Công ty nên mời nhiều nhà cung cấp gởi báo giá để tiếp cận đƣợc nguồn hàng có chất lƣợng giá hợp lý ổn định nguồn hàng Nguồn hàng ổn định yếu tố quan trọng định lựa chọn nhà cung cấp Công ty, Công ty với lĩnh vực thƣơng mại nên nguồn hàng không ổn định gây trì trệ khâu dẫn đến tổn hại vật chất uy tín Công ty Công ty cần ban hành quy tắc đạo đức liên quan đến việc nghiêm cấm nhân viên mua hàng nhận quà cáp hay lợi ích từ nhà cung cấp Nếu phát trƣờng hợp vi phạm cần xử lý nghiêm khắc Khi nhận hàng hóa, vật tƣ nhập kho, thủ kho phải có nhân việc thuộc phòng ban đề nghị mua để kiểm tra quy cách, phẩm chất hàng hóa, vật tƣ 74 Quy trình mua hàng, nhận hàng toán nhằm cung cấp yếu tố đầu vào cho trình sản xuất, có ý nghĩa định đến chất lƣợng sản phẩm đầu Qua nghiên cứu thực trạng kiếm soát nội quy trình mua hàng toán, để hoạt động quy trình đạt hiệu tốt hơn, công ty cần thực thủ tục kiểm soát nhằm hoàn thiện cụ thể nhƣ sau: a Lập đơn hàng - Ban hành sách tất đơn hàng gởi nhà cung cấp phải có phiếu yêu cầu mua hàng để tránh tình trạng mua hàng vƣợt thiếu hụt so với nhu cẩu Ví dụ, đơn hàng mua xăng dầu phải có yêu cầu từ phận Trạm kinh doanh xăng dầu Mẫu phiếu yêu cầu mua hàng nhƣ sau: Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Biên Hòa Số 02, CMT8, P.Thanh Bình, Biên Hòa, Đồng Nai PHIẾU YÊU CẦU MUA HÀNG Số : Bộ phận : STT Mặt hàng Số lƣợng Đơn vị Ngày yêu cầu có tính hàng Biên Hòa, ngày tháng năm Trƣởng phận Ngƣời lập Nguồn: Tác giả tổng hợp Hình 3.1: Mẫu phiếu yêu cầu mua hàng 75 Theo mẫu trên, số phiếu yêu cầu phải đƣợc qui định cách đánh số ví dụ nhƣ sau: XD140101 Trong đó: XD viết tắt phận Trạm kinh doanh xăng dầu, 14 năm 2014, 01 tháng 01, hai chữ số cuối số thứ tự phiếu - Trên đơn đặt hàng phải có số tham chiếu phiếu yêu cầu mua hàng ngày nhận phiếu yêu cầu - Đầu năm phận phải lập dự toán kế hoạch mua hàng năm - Bộ phận mua hàng chịu trách nhiệm số lƣợng, chất lƣợng hàng mua tình hình thực đơn đặt hàng nhà cung cấp để đáp ứng nhu cầu kịp thời b Lựa chọn nhà cung cấp - Ban hành sách ƣu tiên đặt mua hàng hóa công ty hệ thống tổng công ty - Lập danh sách nhà cung cấp có uy tín, có chất lƣợng đảm bảo dựa vào báo cáo phận kiểm tra chất lƣợng liệu hàng bị trả lại hệ thống - Quy định mức giá trị tối thiểu đơn hàng cần phải có bảng báo giá đính kèm nhà cung cấp - Định kỳ đánh giá lại việc giao hàng nhà cung cấp số lƣợng, chất lƣợng, thời gian giao hàng để cập nhật danh sách nhà cung cấp uy tín, phục vụ cho việc lựa chọn sau - Việc hàng mua phải đƣợc nhà cung cấp để tránh lệ thuộc vào nhà cung cấp c Nhận hàng - Bộ phận mua hàng gởi bảng kê đơn đặt hàng với thông tin chi tiết mặt hàng ngày nhận hàng thay gởi đơn đặt hàng cho phận Nhƣ vậy, phận nhận hàng trƣớc đƣợc số lƣợng nhận cho đơn hàng Bảng kê đƣợc đánh dấu liên tục Mẫu bảng kê kiến nghị nhƣ sau: 76 Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Biên Hòa Số 02, CMT8, P.Thanh Bình, Biên Hòa, Đồng Nai BẢNG KÊ ĐƠN ĐẶT HÀNG Số : Bộ phận : Đơn đặt hàng Nhà cung cấp STT Mặt hàng Tên hàng Ngày dự kiến nhận hàng XD140101 Nhà cung cấp: A XD140101 Nhà cung cấp: B Biên Hòa, ngày tháng năm Ngƣời lập Nguồn: Tổng hợp tác giả Hình 3.2: Mẫu bảng kê đơn đặt hàng 77 Kiến nghị quy trình mua hàng nhận hàng: Ngƣời bán Hàng Bộ phận Hàng + nhận hàng Phiếu nhập kho Thủ kho Bảng kê đặt hàng Đơn đặt hàng Bộ phận Phiếu nhập kho mua hàng Đơn đặt hàng Hóa đơn Bộ phận kế toán Phiếu nhập kho Nguồn: Tổng hợp tác giả Sơ đồ 3.1: Quy trình kiến nghị mua hàng nhận hàng Theo cách này, có phận liên quan đến việc mua nhận hàng nhƣng độc lập với Trong đó, phòng kế toán có tất chứng từ mua hàng nhƣng không trực tiếp tiếp cận với tài sản nên hƣởng lợi từ việc chỉnh sửa chứng từ để che giấu gian lận Bộ phận nhận hàng tiếp cận với tài sản nhƣng đƣợc số lƣợng hàng hóa mua trƣớc - Việc giao nhận chứng từ phận phải đƣợc ký sổ giao nhận chứng từ, phải ghi rõ ngày giao để chứng từ đƣợc giao kịp thời tránh tình trang thấy lạc chứng từ - Bộ phận mua hàng lập phiếu nhập kho ghi sổ phiếu nhập kho lên bảng kê hàng đặt mua - Trên phiếu nhập kho phận nhận hàng lập cần tham chiếu thêm số hóa đơn ngƣời bán gởi toàn chứng từ (hóa đơn, phiếu nhập kho) sang phận kho - Thủ kho cần kiểm tra, đối chiếu số lƣợng chủng loại hàng thực nhận vào kho với phiếu nhập kho trƣớc ký nhận lên phiếu nhập kho cho phận kế toán 78 d Ghi nhận công nợ toán cho ngƣời bán - Kế toán cần đối chiếu số hóa đơn, phiếu nhập kho với số lƣợng hàng nhập kho đƣợc ghi nhận hệ thống trƣớc cập nhật công nợ phải trả ngƣời bán - Tách biệt chức lập phiếu chi chi tiền (thủ quỷ) - Việc lập phiếu chi phải có yêu cầu toán từ phận mua hàng phận có dịch dụ mua Mẫu phiếu yêu cầu toán kiến nghị nhƣ sau: Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Biên Hòa Số 02, CMT8, P.Thanh Bình, Biên Hòa, Đồng Nai PHIẾU YÊU CẦU THANH TOÁN Số : Bộ phận : STT Nội dung Nhà cung cấp Số chứng từ Số tiền Biên Hòa, ngày tháng năm Giám đốc Trƣởng phận Ngƣời lập Nguồn: Tổng hợp tác giả Hình 3.3: Mẫu phiếu yêu cầu toán 79 - Quy định số tiền tối thiểu cần phải có phê duyệt Kế toán trƣởng - Hàng tháng hàng quý phải đối chiếu số dƣ công nợ với nhà cung cấp + Kiểm soát quy trình bán hàng thu tiền Công ty cần ban hành quy định cụ thể việc phê duyệt đơn hàng phải quan tâm đến yếu tố: - Giá bán (tùy vào đối tƣợng khách hàng, chi nhánh, đại lý cá nhân mua hàng) Nếu giá bán có thay đổi phải qua xét duyệt đồng ý ngƣời có thẩm quyền - Số lƣợng hàng hóa: Công ty cần quan tâm đến số lƣợng hàng hóa đơn hàng trƣớc chấp nhận đơn hàng việc xem xét khả cung ứng Công ty, tránh tình trạng chấp nhận đơn hàng nhƣng xuất kho hàng hóa lại không đủ Điều ảnh hƣởng đến uy tín Công ty - Ngoài ra, khả toán khách hàng vấn để cần đƣợc quan tâm Trƣớc chấp nhận đơn đặt hàng, phận công nợ phải kiểm tra khả toán nhƣ tình hình tài khách hàng trƣờng hợp mua chịu Công ty cần ban hành sách liên quan đến vấn để đổi, trả hàng hóa.Công ty thành lập phận kiểm tra hàng hóa liên quan đến trƣờng hợp đổi trả hàng Nếu trƣờng hợp khác với quy định phải báo cáo cho ngƣời có thẩm quyền xử lý Những thông tin đổi trả hàng phải đƣợc lƣu lại Công ty nên thành lập phận chăm sóc khách hàng sau thực xong đơn hàng, nhằm thu thập ý kiến khách hàng chất lƣợng sản phẩm nhƣ cung cách ứng xử, phục vụ phận bán hàng Ngoài việc đối chiếu công nợ định kỳ mà công ty thực hiện, Công ty đối chiếu công nợ với khách hàng - đại lý để làm sở toán nhằm mục đích nhắc nợ với khách hàng - đại lý + Quy trình tiền lƣơng Công ty cần tách bạch chức năng: Tuyển dụng, chấm công, tính lƣơng xét duyệt lƣơng Khi có nhu cầu tuyển dụng phận, phòng ban đề xuất tuyển dụng có nhu cầu cần tuyển dụng Công ty nên thông báo rộng rãi kênh thông tin để tăng hội tuyển dụng đƣợc ngƣời giỏi, cụ thể nhƣ: Đăng thông tin 80 báo tuyển dụng, thông qua nguồn nhân lực nội công ty qua giới thiệu nhân công ty, thông qua hội chợ việc làm văn phòng giới thiệu việc làm Công ty cần thành lập hội đồng tuyển dụng độc lập theo yêu cầu công việc vị trí cần tuyển dụng cho ứng viên có hội đƣợc tuyển dụng ngang nhau, tránh tình trạng thân quen Việc chấm công trƣởng phận thực theo quy định Công ty cho công việc cụ thể; phận tính lƣơng dựa quy định Công ty mà thực cho xác công bằng; Ban lãnh đạo xét duyệt tiền lƣơng trƣớc toán lƣơng cho nhân viên Định kỳ, Công ty nên tổ chức đánh giá nhân theo tiêu chí thang điểm cụ thể đƣợc quy định văn bản, tránh việc đánh giá mang tính cảm tính, chủ quan ngƣời quản lý trực tiếp Việc đánh giá cần có chủ trì phòng nhân để đảm bảo công bằng, khách quan + Kiểm soát tiền Qua kết khảo sát chƣơng cho thấy, quy định việc bảo quản tài sản, tách biệt chức kế toán thủ quỹ đƣợc thực tốt tránh tình trạng thất thoát, biển thủ chiếm dụng tiền Công ty Tuy nhiên Công ty cần lƣu ý số vấn đề sau: Hoạt động rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt ngƣời nộp tiền đồng thời thủ quỹ nên trƣớc lập phiếu thu, kế toán tiền mặt phải kiểm tra lại ngày rút tiền chứng từ thủ quỹ trì hoãn, chiếm dụng tiền mặt Công ty sau rút tiền từ ngân hàng Nghiệp vụ chi tiền thông qua ngân hàng chủ yếu Công ty toán cho ngƣời bán công tác mua hàng nhập kho phòng kinh doanh thực Vì vậy, chứng từ nhƣ đơn đặt hàng phòng kinh doanh lập cần phải có phê duyệt Giám đốc ngƣời có thẩm quyền Do cửa hàng Công ty thƣờng xuyên thực nghiệp vụ bán lẻ cho khách hàng nên việc thu tiền mặt cửa hàng thƣờng xuyên xảy Công ty nên quy định mức tồn quỹ hợp lý để vừa đảm bảo đáp ứng chi tiêu thƣờng xuyên vừa tránh rủi ro mát, biển thủ liên quan đến việc tồn trữ tiền mặt nhiều 81 + Kiểm soát tài sản cố định Do đặc điểm kinh doanh ngành nghề kinh doanh mua bán xe gắn máy, xăng dầu, cho thuê kho bãi nên tài sản cố định thiết bị nhiều Tuy nhiên, Công ty chƣa có quy định cụ thể việc đầu tƣ, sử dụng, sửa chữa nhƣ lý TSCĐ công cụ dụng cụ mà chủ yếu giải theo trƣờng hợp cụ thể phát sinh Điều dẫn đến tình trạng bị động việc giải chƣa thật thỏa đáng Công ty nên có phận lập kế hoạch, dự toán việc đầu tƣ TSCĐ để tiếp cận trang thiết bị đại nhằm nâng cao chất lƣợng sản phẩm nâng cao hiệu kinh doanh Thực tế Công ty, có nhiều TSCĐ công cụ dụng cụ hết thời gian khấu hao, lỗi thời công nghệ làm giảm suất lao động nhƣ giảm hiệu công việc Vì vậy, định kỳ Công ty cần tiến hành lý TSCĐ công cụ không hữu ích 3.4.4 Thông tin tuyền thông Một hệ thống thông tin truyền thông tốt hỗ trợ cho chiến lƣợc kinh doanh, giúp Công ty nắm bắt thông tin kịp thời để đƣa định kinh doanh phù hợp Vì vậy, để hệ thống thông tin truyền thông thực mang lại lợi ích cho Công ty, Công ty xem xét thực giải pháp sau: Kết khảo sát chƣơng cho thấy việc tiếp xúc trao đổi nhân viên cấp dƣới phản hồi thông tin lên cấp nhiều nể, ngại va chạm đa phần trƣởng phận ngƣời thân quen Ban lãnh đạo Điều làm cho thông tin báo cáo lên thiếu xác Đơn vị phận độc lập để thu thập thông tin từ nhân viên điều dẫn đến việc phản hồi thông tin từ dƣới lên chƣa thật hiệu Công ty nên thành lập phận độc lập với chức thu thập thông tin bảo mật danh tính nhƣ thông tin liên quan đến ngƣời cung cấp thông tin; Công ty xây dựng diễn đàn cung cấp thông tin website Công ty Khuyến khích nhân viên trình bày quan điểm để Ban lãnh đạo nắm bắt đƣợc giúp có việc kiểm soát nội Công ty hoàn thiện 82 3.4.5 Giám sát Qua kết khảo sát chƣơng cho thấy Kiểm soát nội Công ty chƣa thật tạo điều kiện cho nhân viên phận giám sát lẫn công việc hàng ngày Các trƣởng, phó phận giám sát công việc nhân viên phòng dẫn đến nhân viên gây sai sót trƣởng, phó phận biết Bên cạnh việc tạo điều kiện để nhân viên thực giám sát lẫn nhau, trƣờng phận cần tăng cƣờng giám sát thƣờng xuyên kết thực công việc nhân viên Cụ thể yêu cầu nhân viên lập báo cáo kết hoàn thành công viêc định kỳ tháng lần nhằm nắm bắt tình hình thực công việc nhƣ đánh giá khả hoàn thành nhiệm vụ nhân viên Từ xử lý khó khăn đƣa giải pháp xử lý kịp thời nhân viên gặp khó khăn việc thực công việc ảnh hƣởng đến việc hoàn thành mục tiêu phận Ban lãnh đạo Công ty cần xem xét điều chỉnh tiêu chí đánh giá nhân viên Việc đánh giá phải rõ ràng, cáo tiêu chí định lƣợng cụ thể nhằm tạo công cho nhân viên, từ tạo đƣợc đồng thuận đƣợc đánh giá Đánh giá lực có chế độ khen thƣởng kịp thời giúp cho Công ty thu hút đƣợc nhân viên giỏi tạo động lực làm việc cho nhân viên Định kỳ Công ty tổ chức họp để lãnh đạo phòng ban Ban lãnh đạo Công ty phân tích, đánh giá tính hữu hiệu hiệu quy trình Kiểm soát nội bộ, từ đƣa giải pháp cải thiện nhƣ phƣơng hƣớng điều chỉnh cho phù hợp Để quy trình kiểm soát nội Công ty vận hành hữu hiệu hiệu quả, Ban lãnh đạo phải thƣờng xuyên giám sát, đánh giá Kiểm soát nội bộ, phát rủi ro chƣa đƣợc kiểm soát phát nhƣng biện pháp kiểm soát chƣa thật hiệu Bộ phận kiểm soát Công ty cần tăng cƣờng kiểm tra đột xuất nhằm tìm sai phạm, từ giúp Ban lãnh đạo đề biện pháp xử lý phù hợp Bên cạnh việc kiểm tra Báo cáo tài chính, phận kiểm soát cần thƣờng xuyên kiểm tra việc tuân thủ quy trình phòng ban Công ty 83 KẾT LUẬN CHƢƠNG Trong trình hoạt động doanh nghiệp gặp phải không rủi ro chủ quan khách quan đe dọa đến việc đạt đƣợc mục tiêu Do vậy, doanh nghiệp phải tự xoay sở đối phó với rủi ro Quy trình kiểm soát nội công cụ mạnh mẽ để giúp nhà quản lý đạt đƣợc mục tiêu Hay nói cách khác, việc tập hợp giải pháp nhằm giảm thiểu ngăn ngừa rủi ro đe dọa đến đạt đƣợc mục tiêu doanh nghiệp đƣợc coi quy trình kiểm soát nội Các biện pháp ngăn ngừa gian lận sai sót Mục tiêu doanh nghiệp muốn đạt đƣợc hiệu mong muốn với chi phí bỏ thấp Do vậy, việc xâu dựng hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bị chi phối mục tiêu Trên sở đó, kết hợp việc tìm hiểu, đánh giá thuận lợi nguy gặp rủi ro quy trình kiểm soát nội Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Biên Hòa, chƣơng tác giả đƣa những quan điểm để hoàn thiện đề xuất giải pháp cụ thể phù hợp với đặc thù Công ty Với mong muốn Công ty ngày phát triển đạt đƣợc mục tiêu đề Hy vọng với giải pháp đƣa giúp Ban lãnh đạo giàm thiểu đƣợc rủi ro kinh doanh, nâng cao suất lao động nhân viên, quản lý tốt nguồn nhân lực nâng cao hiệu hoạt động Từ đó, Công ty ngày phát triển vững mạnh bền vững 84 KẾT LUẬN Hệ thống kiểm soát nội ngày có vai trò quan trọng doanh nghiệp Nó hỗ trợ cho kiểm toán giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán Nó đƣợc coi yếu tố quan trọng Một quy trình kiểm soát hữu hiệu thúc đẩy việc thực mục tiêu doanh nghiệp cách có hiệu Một nhà quản trị giỏi phải thiết lập đƣợc quy trình kiểm soát nội hữu hiệu để nhân viên làm việc tích cực với hiệu suất cao Qua trình nghiên cứu tình hình hoạt động Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Biên Hòa, rút đƣợc số nhận xét chung kiểm soát nội từ đề xuất hoàn cảnh nhằm bƣớc nâng cao hiệu kiểm soát nội công ty Với kiến thực thân hạn chế, đề xuất giải pháp thủ tục kiểm soát môi trƣờng kiểm soát nhằm giảm thiểu chi phí nâng cao hiệu quy trình kiểm soát Cùng với phát triển không ngừng kinh tế, kiểm soát nội đƣợc phát triển theo thủ tục đƣợc tiếp tục cố hoàn thiện Và kiểm soát nội công cụ đặc lực thiếu hệ thống quản lý công ty TÀI LIỆU THAM KHẢO Danh mục tài liệu tiếng Việt Bộ môn Kiểm toán, khoa Kế toán - Kiểm toán, trƣờng ĐH Kinh Tế Tp.HCM, Kiểm toán (tái lần thứ sáu), NXB Lao động xã hội, 2009 Bộ môn Kiểm toán, khoa Kế toán - Kiểm toán, trƣờng ĐH Kinh Tế Tp.HCM, Kiểm toán nội (tái lần thứ hai), NXB Phƣơng Đông Nguyễn Thị Thanh Hƣơng, 2014 Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội Công ty TNHH Đồng Tâm Luận văn thạc sĩ ĐH Kinh Tế Tp.HCM Nguyễn Thị Trúc Anh, 2012, Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội Tổng Công ty Tín Nghĩa Luận văn thạc sĩ ĐH Kinh Tế Tp.HCM Danh mục tài liệu tiếng Anh Committee of Sponsoring Organization of the Treadway Commision, 2013 Internalcontrol - Intergrated Framework, Executive Summary Dickson Aloyine Ayamga, 2011 Internal Control for effecyive organization managerment and growth DANH MỤC PHỤ LỤC Phụ lục 1: Bảng câu hỏi quy trình Kiểm soát nội Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Biên Hòa Phụ lục 2: Kết khảo sát thực trạng Kiểm soát nội theo số lƣợng Phụ lục 3: Kết khảo sát thực trạng Kiểm soát nội theo tỷ lệ Phụ lục 4: Danh sách ngƣời đƣợc khảo sát PHỤ LỤC 01: BẢNG CÂU HỎI VỀ QUY TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU BIÊN HÒA Kính chào Anh chị, Nhẳm khảo sát việc vận hành Kiểm soát nội Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Biên Hòa việc đáp ứng mục tiêu mà Công ty đề ra, từ nêu mặt đạ đƣợc điểm hạn chế ảnh hƣởng đến việc thực mục tiêu Công ty nhằm đề xuất thêm số giải pháp kiến nghị hoàn thiện quy trình Kiểm soát nội Công ty Những câu trả lời khách quan Anh (Chị) góp phần định thành công nghiên cứu Thông tin trả lời nhân không xuất kết nghiên cứu mà công bố kết tổng hợp Cảm ơn giúp đỡ Anh/Chị! Xin vui lòng cho thông tin Anh/Chị Tên Anh/Chị: Bộ phận công tác: Giới tính: □ Nam □ Nữ Thời gian Anh/Chị công tác Công ty: □ Dƣới năm □ 1- năm □ - năm □ Trên năm Anh/Chị vui lòng trả lời cách khoanh tròn vào dòng câu hỏi Những số thể mức độ Anh/Chị đồng ý hay không đồng ý với câu phát biểu Mức độ đồng ý phát biểu đƣợc quy ƣớc nhƣ sau: Hoàn toàn không đồng ý Không đồng ý Không có ý kiến/Không rõ Đồng ý Hoàn toàn đồng ý [...]... giả sẽ dựa vào công cụ đánh giá KSNB theo COSO 2013 để đánh giá thực trạng KSNB tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Biên Hòa (BIHIMEX), nhằm xác định những điểm mạnh và hạn chế trong việc thiết kế và vận hành Kiểm soát nội bộ tại đơn vị 19 CHƢƠNG 2: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU BIÊN HÒA 2.1 Giới thiệu về Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Biên Hòa 2.1.1 Lịch sử... KSNB tại công ty BIHIMEX Từ đó, tác giả đề xuất một số giải pháp hoàn thiện KSNB tại công ty 7 Bố cục của luận văn Ngoài phần mở đầu và phần kết luận đề tài gồm những nội dung chính nhƣ sau: Chƣơng 1: Tổng quan về Kiểm soát nội bộ và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ Chƣơng 2: Đánh giá thực trạng quy trình kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Biên Hòa Chƣơng 3: Một số giải pháp nhằm hoàn. .. Chƣơng 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả quy trình kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Biên Hòa 1 CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1 Tổng quan về kiểm soát nội bộ 1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Kiểm soát nội bộ Hoạt động kiểm soát luôn là khâu quan trong trong quá trình quản lý, điều hành của nhà quản... hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ là yêu cầu thiết yếu của cấp quản lý của doanh nghiệp - Những nghiên cứu trƣớc chƣa đƣa ra đƣợc những giải pháp cụ thể nhƣ thủ tục, biểu mẫu đối với từng hoạt động để vận hành và hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ tại một đơn vị * Với những lý do trên đã giúp tôi lựa chọn đề tài: “HOÀN THIỆN QUY TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU BIÊN HÒA”... Xuất Nhập Khẩu Biên Hòa Việc nghiên cứu nhằm tìm câu trả lời cho các câu hỏi sau - Thực trạng tổ chức và vận hành kiểm soát nội bộ tại Công ty nhƣ thế nào? - Những thuận lợi và khó khăn khi triển khai kiểm soát nội bộ tại Công ty là gì? - Những nguyên nhân nào dẫn đến những hạn chế trong triển khai kiểm soát nội bộ tại Công ty? - Giải pháp nào giúp Công ty tháo gỡ khó khăn và triển khai kiểm soát nội. .. chức tại Ecobank Ghana Limited 3 Mục tiêu đề tài: Tìm hiểu và đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Biên Hòa, từ đó nhận diện những thuận lợi, khó khăn trong công tác tổ chức duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ Dựa trên cơ sở đó, tác giả sẽ phân tích và tìm hiểu nguyên nhân, từ dó đƣa ra các giải pháp và kiến nghị để hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần. .. của công ty 2.1.1.1 Lịch sử hình thành Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Biên Hòa đƣợc thành lập vào ngày 17/12/1983 theo Quy t định số 2265/QĐ.UTB của UBND Tỉnh Đồng Nai với tên gọi đầu tiên là Công ty Cung ứng Hàng hóa Xuất khẩu TP Biên Hòa Quá trình phát triển từ năm 1988 đến 1990 đƣợc đổi tên lần lƣợt là Công ty Thủ công Mỹ nghệ Xuất khẩu TP Biên Hòa và Liên hiệp sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu. .. phố Hồ Chí Minh Những nghiên cứu trên chỉ mới đƣa ra đƣợc những giải pháp chung chƣa đƣa ra đƣợc các giải pháp cụ thể để hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ tại các đơn vị nên tác giả đã chọn nghiên cứu hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Biên Hòa Các nghiên cứu của nƣớc ngoài (đƣợc chuyển từ mục 1.1.8 của luận văn trƣớc) Nghiên cứu của các tổ chức - Nghiên cứu... đủ về thực trạng tồn tại của doanh nghiệp mình để đƣa ra những biện pháp cải thiện Sự hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ đƣợc đánh giá dựa trên 5 bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ Việc xác định tổng quan kiểm soát nội bộ có hiệu quả hay không là kết quả của việc đánh giá liệu mỗi bộ phận của kiểm soát nội bộ có hiện hữu và các bộ phận có đồng bộ hay không Khi hệ thống kiểm soát đƣợc xác định... kiểm soát nội bộ tại Công ty có hiệu quả? 4 Phƣơng pháp nghiên cứu: - Để hiểu đƣợc thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty, tác giả tiến hành khảo sát để tìm hiểu thực trạng bằng 2 phƣơng pháp: - Thu thập các quy định liên quan đến các yếu tố thuộc hệ thống kiểm soát nội bộ nhƣ chính sách đạo đức, bảng mô tả công việc từng vị trí, các quy định của công ty liên quan đến kiểm soát nội bộ - Gửi bảng câu ... TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU BIÊN HÒA 2.1 Giới thiệu Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Biên Hòa 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển công ty 2.1.1.1 Lịch sử hình thành Công. .. hoạt động để vận hành hoàn thiện quy trình kiểm soát nội đơn vị * Với lý giúp lựa chọn đề tài: “HOÀN THIỆN QUY TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU BIÊN HÒA” Tổng quan nghiên... thống kiểm soát nội Chƣơng 2: Đánh giá thực trạng quy trình kiểm soát nội Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Biên Hòa Chƣơng 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện nâng cao hiệu quy trình kiểm soát nội Công