Hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Biên Hòa

- Nghiên cứu của ủy ban COCO: Tháng 8 năm 1994, COCO Criteria of Control Board of Canadian Institute of Chartered Accountants đã đưa ra một báo cáo về Kiểm soát nội bộ tương tự như báo c

LỜI CẢM ƠN

Tôi xin gởi lời cảm ơn chân thành đến Ban giám hiệu nhà trường, Quý Thầy,

Cô của Trường Đại học Lạc Hồng đã tận tình hướng dẫn và chỉ bảo tôi trong toàn

bộ khóa học Đồng thời cũng các ơn các Cô, Chú, Anh, Chị Lãnh đạo và cán bộ

nhân viên của Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Biên Hòa đã quan tâm, hỗ trợ

cung cấp các tài liệu cần thiết, cùng với những câu trả lời khảo sát đã giúp tôi hoàn thành bài luận văn này

Đặc biệt, tôi xin gởi lời cảm ơn chân thành nhất đến Thầy TS Trần Khánh Lâm, người hướng dẫn khoa học của luận văn, đã tận tình giúp đỡ và hướng dẫn tôi

trong suốt quá trình thực hiện luận văn Thầy đã tận tình động viên định hướng cho tôi kể từ lúc chọn đề tài, xây dựng đề cương và cũng như trong toàn bộ quá trình thực hiện luận văn này, đồng thời Thầy cũng đã giúp đỡ để tôi tháo gỡ những khó khăn gặp phải trong quá trình thực hiện nghiên cứu

Tôi cũng xin cảm ơn đến Ban cán sự lớp Cao học Kế toán khóa 4 và tất cả bạn bè học viên đã giúp đỡ cho tôi trong suốt thời gian học và cũng như trong quá trình thực hiện luận văn

Trân trong cảm ơn!

Đồng Nai, ngày 31 tháng 07 năm 2015

Người thực hiện luận văn

Tống Thành Vinh

Lớp Cao học Kế toán khóa 4

LỜI CAM ĐOAN

Để thực hiện luận văn “ Hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ tại Công

ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Biên Hòa”, Tôi đã tự nghiên cứu, tìm hiểu, vận

dụng những kiến thức đã học với sự hướng dẫn, định hướng của người hướng dẫn khoa học, và sự trao đổi với đồng nghiệp bạn bè trong quá trình thực hiện

Tôi xin cam đoan, đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi dưới sự hướng

dẫn của Thầy TS Trần Khánh Lâm Các số liệu và kết quả trong luận văn này là

trung thực

Đồng Nai, ngày 31 tháng 07 năm 2015

Người thực hiện luận văn

Tống Thành Vinh

Lớp Cao học Kế toán khóa 4

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 1

LỜI CAM ĐOAN 2

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 7

Cụm từ viết tắt 7

Nghĩa tiếng Anh 7

Nghĩa tiếng Việt 7

DANH MỤC CÁC BẢNG 8

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ 9

DANH MỤC CÁC HÌNH 10

PHẦN MỞ ĐẦU 11

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1

1.1 Tổng quan về kiểm soát nội bộ 1

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Kiểm soát nội bộ 1

1.1.1.1 Giai đoạn sơ khai 1

1.1.1.2 Giai đoạn hình thành 2

1.1.1.3 Giai đoạn phát triển 2

1.1.1.4 Giai đoạn hiện đại 3

1.1.2 Định nghĩa kiểm soát nội bộ 5

1.1.3 Sự cần thiết của kiểm soát nội bộ 6

1.1.4 Các loại kiểm soát nội bộ 7

1.1.4.1 Phân loại theo mục tiêu 7

1.1.4.2 Phân loại theo phạm vi kiểm soát 8

1.1.5 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ 8

1.1.5.1 Môi trường kiểm soát 8

1.1.5.2 Đánh giá rủi ro 9

1.1.5.3 Hoạt động kiểm soát 10

1.1.5.4 Thông tin và truyền thông 11

1.1.5.5 Giám sát 11

1.1.6 Mối quan hệ giữa các thành phần cơ bản của hệ thống KSNB 13

1.1.7 Hạn chế tiềm tàng của Kiểm soát nội bộ 13

1.2 Tổng quan đánh giá hệ thống KSNB 15

1.2.1 Tổng quan về đánh giá hệ thống KSNB 15

1.2.2 Phương thức đánh giá hệ thống KSNB 16

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 18

CHƯƠNG 2: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI 19

CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU BIÊN HÒA 19

2.1 Giới thiệu về Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Biên Hòa 19

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 19

2.1.1.1 Lịch sử hình thành 19

2.1.1.2 Lĩnh vực hoạt động 19

2.1.2 Cơ cấu tổ chức và điều hành của công ty 20

2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Biên Hòa 20

2.1.2.2 Cơ chế điều hành 21

2.1.2.3 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban 22

2.1.3 Tổ chức thông tin và báo cáo kế toán 23

2.1.3.1 Chế độ chứng từ kế toán 23

2.1.3.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán 23

2.1.3.3 Tổ chức vận dụng chế độ sổ kế toán 23

2.1.3.4 Tổ chức thực hiện chế độ báo cáo kế toán 24

2.1.3.5 Hình chức tổ chức kế toán tại doanh nghiệp 24

2.2 Mục tiêu, phương pháp, đối tượng và phương pháp khảo sát tại Công ty CP Xuất Nhập Khẩu Biên Hòa 25

2.2.1 Mục tiêu khảo sát 25

2.2.2 Phương pháp khảo sát 26

2.3 Thực trang kiểm soát nội bộ tại Công ty CP Xuất Nhập Khẩu Biên Hòa 26

2.3.1 Môi trường kiểm soát 26

2.3.2 Đánh giá rủi ro 33

2.3.3 Các hoạt động kiểm soát 36

2.3.3.1 Hoạt động kiểm soát chung 36

2.3.3.2 Hoạt động kiếm soát trong các quy trình chính 40

2.4 Đánh giá về Kiểm soát nội bộ tại Công ty CP Xuất nhập khẩu Biên Hòa 52

2.4.1 Ưu điểm 52

2.4.1.1 Môi trường kiểm soát 52

2.4.1.2 Đánh giá rủi ro 53

2.4.1.3 Hoạt động kiểm soát 53

2.4.1.4 Thông tin và truyền thông 55

2.4.1.5 Giám sát 56

2.4.2 Tồn tại 56

2.4.2.1 Môi trường kiểm soát 56

2.4.2.2 Đánh giá rủi ro 57

2.4.2.3 Hoạt động kiểm soát 58

2.4.2.4 Thông tin và truyền thông 59

2.4.2.5 Giám sát 59

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 60

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA QUY TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU BIÊN HÒA 61

3.1 Tính tất yếu phải hoàn thiện kiểm soát nội bộ 61

3.1.1 Nâng vao tính hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động 61

3.1.2 Nâng cao độ tin cậy của báo cáo tài chính 61

3.1.3 Nâng cao việc tuân thủ các luật lệ và quy định 61

3.2 Định hướng thiết lập các giải pháp 62

3.3 Các quan điểm nhằm hoàn thiện 62

3.4 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả quy trình kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Biên Hòa 62

3.4.1 Môi trường kiểm soát 62

3.4.1.1 Tính chính trực và giá trị đạo đức 63

3.4.1.2 Cam kết về năng lực và chính sách nhân sự 64

3.4.1.3 Hội đồng quản trị và ban kiểm soát 65

3.4.1.4 Cơ cấu tổ chức 66

3.4.1.5 Phân định quyền hạn và trách nhiệm 66

3.4.2 Đánh giá rủi ro 67

3.4.2.1 Xác định mục tiêu của đơn vị 67

3.4.2.2 Nhận dạng rủi ro 67

3.4.2.3 Phân tích và đánh giá rủi ro 69

3.4.2.4 Đối phó với rủi ro 70

3.4.3 Hoạt động kiểm soát 72

3.4.3.1 Hoạt động kiểm soát chung 72

3.4.3.2 Hoạt động kiểm soát trong các quy trình của đơn vị 73

3.4.4 Thông tin và tuyền thông 81

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 83

KẾT LUẬN 84

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Cụm từ

AAA American Accounting Association Hội kế toán Mỹ

AICPA American Institute Certified Public

Accountants

Hiệp hội kế toán viên công chứng

của Mỹ

COBIT Control Objectives for Information

and Related Technology

Quản trị kiểm soát bằng công nghệ

thông tin

COSO

Committee of Sponsoring Organization

Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa

Kỳ về chống gian lận về báo cáo tài

chính

FEI The Financial Executivies Institute Hiệp hội quản trị viên tài chính

IMA Institute of Managerment

Accountants Hiệp hội kế toán viên quản trị

IIA The Institue of Internal Autitors Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ

IFAC International Federation of

Accountants Liên đoàn kế toán quốc tế ISA International Standard on Auditing Chuẩn mực kiểm toán quốc tế

ISACF Infomation Systerm Audit and

Control Foundation

Hiệp hội về kiềm soát và kiểm toán

thông tin IRM Enterprise Risk Management Quản trị rủi ro

ITGI Information Technology Governace

Institue Viện quản trị công nghệ thông tin SAS Statements on Auditing Standards Chuẩn mực kiểm toán

WTO World Trade Organization Tổ chức thương mại thế giới WTO

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 1.1: So sánh các chuẩn mực kiểm toán về các thành phần chính của KSNB 15

Bảng 2.1: Thống kê mô tả tính chính trực và giá trị đạo đức 27

Bảng 2.2: Thống kê mô tả cam kết năng lực và chính sách nhân sự 29

Bảng 2.3: Thống kê mô tả Ban kiếm soát 30

Bảng 2.4: Bảng thống kê mô tà về cơ cấu tổ chức 31

Bảng 2.5: Thống kê mô tả về việc phân định quyền hạn và trách nhiệm 32

Bảng 2.6: Thống kê mô tả việc xác định mục tiêu của đơn vị 33

Bảng 2.7: Thống kê mổ tả về việc nhận dạng rủi ro của đơn vị 33

Bảng 2.8: Thống kê mô tả về việc phân tích và đánh giá rủi ro của đơn vị 35

Bảng 2.9: Thống kê mô tả về việc đối phó với rủi ro của đơn vị 35

Bảng 2.10: Thống kê mô tả về sự soát xét của nhà quản lý 36

Bảng 2.11: Thống kê mô tà về kiểm soát quá trình xử lý thông tin 37

Bảng 2.12: Bảng thống kê mô tả về kiểm soát vật chất và phân tích rà soát 38

Bảng 2.13: Thống kê mô tả về sự ủy quyền và phân chia trách nhiệm 39

Bảng 2.14: Bảng thống kê mô tả quy trình mua hàng và thanh toán 41

Bảng 2.15: Bảng thống kê mô tả về quy trình bán hàng và thu tiền 43

Bảng 2.16: Bảng thống kê mô tả quy trình tiền lương 45

Bảng 2.17: Bảng thống kê mô tả việc kiểm soát tiền 46

Bảng 2.18: Bảng thống kê mô tả việc kiểm soát tài sản cố định 48

Bảng 2.19: Bảng thống kê mô tả về thông tin và truyền thông 49

Bảng 2.20: Bảng thống kê mô tả việc giám sát 51

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức Công ty CP Xuất Nhập Khẩu Biên Hòa 21

Sơ đồ 2.2: Cơ chế điều hành của Công ty CP Xuất Nhập Khẩu Biên Hòa 21

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức nhân sự tại phòng kế toán 25

Sơ đồ 2.4: Quy trình mua hàng và thanh toán 40

Sơ đồ 2.5: Quy trình bán hàng và thu tiền 42

Sơ đồ 3.1: Quy trình kiến nghị mua hàng và nhận hàng 77

DANH MỤC CÁC HÌNH

Hình 1.1: Mối quan hệ giữa các thành phần cơ bản của hệ thống KSNB 13

Hình 3.1: Mẫu phiếu yêu cầu mua hàng 74

Hình 3.2: Mẫu bảng kê đơn đặt hàng 76

Hình 3.3: Mẫu phiếu yêu cầu thanh toán 78

ra, gây tổn thất và thiệt hại không ít đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp và công tác quản lý kinh tế của nhà nước Kể từ đó, khái niệm về kiểm soát nội bộ không còn xa lạ đối với các doanh nghiệp tại Việt Nam

- Kiểm soát nội bộ là một trong những công cụ quản lý vô cùng hiệu quả giúp cho nhà quản trị có thể biết được những yếu kém thiếu hiệu quả thường xảy ra

ở những khẩu nào hoặc những bộ phận nào và nguyên nhân của nó Hiện nay, đa số các sự thua lỗ, tham nhũng trong các doanh nghiệp tại Việt Nam đều có nguyên nhân từ sự yếu kém trong quản lý và hệ thống kiểm soát nội bộ lỏng lẽo Trong bất

kỳ đơn vị hay tổ chức nào thì sự xung đột giữa lợi ích chung và lợi ích riêng luôn luôn tồn tại Nếu không có kiểm soát nội bộ sẽ không giải quyết được mâu thuẫn

đó Việc hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ là yêu cầu thiết yếu của cấp quản lý của doanh nghiệp

- Những nghiên cứu trước chưa đưa ra được những giải pháp cụ thể như thủ tục, biểu mẫu đối với từng hoạt động để vận hành và hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ tại một đơn vị

* Với những lý do trên đã giúp tôi lựa chọn đề tài: “HOÀN THIỆN QUY TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU BIÊN HÒA”

2 Tổng quan các nghiên cứu trước

Các nghiên cứu trong nước

- Nguyễn Thị Trúc Anh, 2012, Hoàn thiện hệ thống KSNB tại Công ty Tổng công ty Tín Nghĩa Luận văn thạc sĩ Thành phố Hồ Chí Minh

- Đinh Thụy Ngân Trang, 2007, Hoàn thiện hệ thống KSNB tại Công ty Nuplex Resin Việt Nam Luận văn Thạc sĩ, Thành phố Hồ Chí Minh

- Phạm Nguyễn Quỳnh Thanh, 2011, Hoàn thiện hệ thống KSNB cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam Luận văn Thạc sĩ, Thành phố Hồ Chí Minh

Những nghiên cứu trên chỉ mới đưa ra được những giải pháp chung chưa đưa

ra được các giải pháp cụ thể để hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ tại các đơn vị nên tác giả đã chọn nghiên cứu hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Biên Hòa

Các nghiên cứu của nước ngoài (được chuyển từ mục 1.1.8 của luận văn trước)

Nghiên cứu của các tổ chức

- Nghiên cứu của Ủy ban COSO: COSO là Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính, thành lập vào năm 1985 dưới

sự bảo trợ của 5 tổ chức: Hiệp hội kế toán viên công chúng Mỹ (AICPA); Hội kế toán Mỹ (American Accounting Association): Hiệp hội quản trị viên tài chính (The Financial Executives Institute - FEI); Hiệp hội kế toán quản trị (Institute of Management Accountants - IMA); Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ (The Institute of Internal Autditors - IIA) Một trong những kết quả quan trọng nhất trong họa động này đã được ban hành vào năm 1992 của một tập hợp các tài liệu Kiểm soát nội bộ tích hợp khuôn khổ bởi COSO Từ đó mô hình này được biết đến như là báo cáo Kiểm soát nội bộ theo COSO Ủy ban COSO là ủy ban của Hoa Kỳ, vì vậy nhiều quốc gia trên thế giới có khuynh hướng xây dựng một khuôn khổ lý thuyết riêng của mình về KSNB

- Nghiên cứu của ủy ban COCO: Tháng 8 năm 1994, COCO (Criteria of Control Board of Canadian Institute of Chartered Accountants) đã đưa ra một báo cáo về Kiểm soát nội bộ tương tự như báo cáo COSO, nhưng theo đó báo cáo COCO đã đưa ra một cách nhìn khác về các yếu tố của KSNB, theo đó KSNB bao gồm 4 yếu tố:

 Mục đích: bao gồm việc phổ biến các mục đích của tổ chức, nhận dạng và đánh giá rủi ro ảnh hưởng đến việc thực hiện mục đích, xây dựng các chính sách thực hiện mục tiêu và chỉ số đánh giá

 Cam kết: bao gồm các giá trị đạo đức, các chính sách nhân sự, phân chia quyền hạn và trách nhiệm, sự trung thực

 Năng lực: bao gồm kiếm thức và kỹ năng, quy trình truyền thông và sự phối hợp ra quyết định

 Giám sát và học hỏi: nao gồm sự nhận thức về các nhân tố ảnh hưởng đến các mục đích hiện tại và tương lai, giám sát việc thực hiện các mục tiêu, định kỳ đánh giá sự hữu hiệu của KSNB

- Nghiên cứu của ủy ban Cadbury của Anh: Tương tự như ủy ban COSO, năm 1994, nhóm nghiên cứu về kiểm soát nội bộ của Ủy ban tài chính, quản trị doanh nghiệp của Vương quốc Anh cũng đã ban hành báo cáo Cadbury về KSNB, báo cáo này rất giống với COSO và COCO về định nghĩa và mục tiêu của KSNB Tuy nhiên báo cáo Cadbury lại có một hạn chế khi yêu cầu công ty niêm yết phải báo cáo về hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ và các kiểm toán viên cần báo cáo về tuyên bố này vì không phải công ty kiểm toán nào cũng sẵn sàng chịu trách nhiệm đưa ra ý kiến về hiệu quả kiểm soát nội bộ

Nghiên cứu của các nhà nghiên cứu độc lập

Bên cạnh các nghiên cứu của các tổ chức, một số nhà nghiên cứu cũng đã tìm hiểu về kiểm soát nội bộ cũng như tác động của kiểm soát nội bộ, trong đó có thể kể đến:

- Tác động của từng nhân tố của hệ thống KSNB đến tính hữu hiệu của hệ thống KSNB: Các nghiên cứu này đã chứng minh rằng từng nhân tố (thông tin và truyền thống, môi trường kiểm soát) đều có ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của hệ thống KSNB Tiêu biểu cho các nghiên cứu này là nghiên cứu của Steihoff (2001)

& Hevesi; Hevesi (2005); Lannoye (1999)

- Tác động của KSNB đến hiệu quả hoạt động kinh doanh, thị giá cổ phiếu:

Ge và McVay (2005), Doyle (2005, Hammersley (2007); kết quả nghiên cứu đã chỉ

ra rằng rằng KSNB không tác động đến thị giá cổ phiếu - Ashboungh - Skaife & cộng sự (2006), Bryan & Lillen (2005) cũng đưa ra kết quả tương tự

- Nghiên cứu của Conor O’leary ở đại học Queensland, Úc về với đề tài:

“Phát triển một mô hình chuẩn để đánh giá Hệ thống KSNB” - “Developing a standardised model for internal control evaluation” cũng đã cho thấy rằng môi trường kiểm soát tốt cũng sẽ làm tăng tính hữu hiệu của hệ thống KSNB

- Một nghiên cứu khác về ngân hàng ở Ghana với chủ đề: “KSNB và những đóng góp cho sự hữu hiệu và hiệu quả của tổ chức” - “Internal control and its

contributions to organization effectiveness” đã cho thấy việc thiết lập kiểm soát nội

bộ và vai trò của kiểm toán nội bộ theo COSO đã làm tăng sự hữu hiệu và hiệu quả trong công tác tổ chức tại Ecobank Ghana Limited

3 Mục tiêu đề tài:

Tìm hiểu và đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Biên Hòa, từ đó nhận diện những thuận lợi, khó khăn trong công tác tổ chức duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ Dựa trên cơ sở đó, tác giả sẽ phân tích và tìm hiểu nguyên nhân, từ dó đưa ra các giải pháp và kiến nghị để hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Biên Hòa

Việc nghiên cứu nhằm tìm câu trả lời cho các câu hỏi sau

- Thực trạng tổ chức và vận hành kiểm soát nội bộ tại Công ty như thế nào?

- Những thuận lợi và khó khăn khi triển khai kiểm soát nội bộ tại Công ty là gì?

- Những nguyên nhân nào dẫn đến những hạn chế trong triển khai kiểm soát nội bộ tại Công ty?

- Giải pháp nào giúp Công ty tháo gỡ khó khăn và triển khai kiểm soát nội bộ tại Công ty có hiệu quả?

4 Phương pháp nghiên cứu:

- Để hiểu được thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty, tác giả tiến hành khảo sát để tìm hiểu thực trạng bằng 2 phương pháp:

- Thu thập các quy định liên quan đến các yếu tố thuộc hệ thống kiểm soát nội bộ như chính sách đạo đức, bảng mô tả công việc từng vị trí, các quy định của công ty liên quan đến kiểm soát nội bộ

- Gửi bảng câu hỏi và phỏng vấn các cá nhân có trách nhiệm liên quan Bảng câu hỏi được xây dựng dựa trên công cụ đánh giá KSNB (Evaluation tools) của báo cáo COSO nhằm thu thập thông tin về nhận thức của các lãnh đạo và nhân viên về cách tổ chức và vận hành KSNB Ngoài các câu hỏi chung theo năm bộ phận cấu thành KSNB, bảng câu hỏi còn đặt ra các thủ tục kiểm soát trong một số quy trình chính của Công ty

Dựa trên kết quả khảo sát, tác giả sử dụng phương pháp thống kê mô tả để đánh giá chung về KSNB tại Công ty BIHIMEX

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

Đối tượng khảo sát

- Việc khảo sát được tiến hành tại các bộ phận của công ty dưới hình thức điều tra thông qua bảng câu hỏi như đã trình bày ở phần trên Số lượng phiếu được gởi đi là 50 Đối tượng khảo sát gồm giám đốc, trưởng phó các bộ phận và nhân viên đang làm việc của công ty Trong đó gồm, giám đốc, 2 trưởng cửa hàng, 2

trưởng phòng và 45 nhân viên của công ty (Danh sách người được khảo sát được trình bày ở phụ lục 04)

Phạm vi khảo sát

- Tác giả khảo sát tại văn phòng và các cửa hàng kinh doanh của Công ty

- Thời gian thực hiện được tiến hành từ 13/08/2014 kết thúc khảo sát với đầy

đủ các thông tin cụ thể vào ngày 31/08/2014

6 Các đóng góp của luận văn

- Luận văn đã tổng hợp được những nghiên cứu trước đây về KSNB

- Đánh giá thực tế về việc thiết kế và vận hành KSNB tại công ty BIHIMEX

Từ đó, tác giả đề xuất một số giải pháp hoàn thiện KSNB tại công ty

7 Bố cục của luận văn

Ngoài phần mở đầu và phần kết luận đề tài gồm những nội dung chính như sau:

Chương 1: Tổng quan về Kiểm soát nội bộ và đánh giá hệ thống kiểm soát

nội bộ

Chương 2: Đánh giá thực trạng quy trình kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ

phần Xuất Nhập Khẩu Biên Hòa

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả quy trình

kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Biên Hòa

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ ĐÁNH

GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1 Tổng quan về kiểm soát nội bộ

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Kiểm soát nội bộ

Hoạt động kiểm soát luôn là khâu quan trong trong quá trình quản lý, điều hành của nhà quản trị nhằm đạt được những mục tiêu của tổ chức Để thực hiện được hoạt động kiểm soát, nhà quản lý thường sử dụng những công cụ chủ yếu là Kiểm soát nội bộ Lịch sử phát triển Kiểm soát nội bộ có thể được tóm tắt qua các giai đoạn sau:

1.1.1.1 Giai đoạn sơ khai

Kiểm soát nội bộ đã tồn tại từ thời cổ đại Khi Hy Lạp có chính quyền kép, với việc phân chia trách nhiệm giữa các quan chức chịu trách nhiệm thu thuế và giám sát việc thu thuế

Hình thức ban đầu của KSNB là kiểm soát tiền và bắt đầu từ cuộc cách mạng công nghiệp Để có thể phát triển, các công ty cần có vốn và từ đó đưa đến nhu cầu tăng cường quản lý vốn và kiểm tra thông tin về việc sử dụng vốn Thuật ngữ Kiểm soát nội bộ bắt đầu xuất hiện từ giai đoạn này

Năm 1929, Kiểm soát nội bộ chính thức được đề cập trong Federal Reserve Bulletin Thông qua đó, khái niệm Kiểm soát nội bộ và vai trò của Kiểm soát nội bộ trong công ty chính thức được công nhận như là một cơ sở để phục vụ cho việc lấy mẫu thử nghiệm của kiểm toán viên Khi thực hiện chức năng nhận xét báo cáo tài chính, kiểm toán viên nhận thức rằng không cần thiết kiểm tra tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà chỉ cần chọn mẫu để kiểm tra dựa và sự hiểu biết hệ thống Kiểm soát nội bộ mà doanh nghiệp được kiểm toán đã thiết lập, vận hành và tập hợp thông tin để lập báo cáo tài chính Vì vậy, Kiểm soát nội bộ lúc bấy giờ được hiểu rất đơn giản như là một công cụ để bảo vệ tiền và các tài sản khác đồng thời thúc đẩy nâng cao hiệu quả hoạt động

Việc nghiên cứu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ ngày càng được chú trọng trong cuộc kiểm toán từ năm 1936, khi một công bố của Hiệp hội kiểm toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA) đã định nghĩa vê Kiểm soát nội bộ: “…là các

biện pháp và thách thức được chấp nhận và thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tiền và tài sản, cũng như kiểm tra việc ghi chép chính xác số liệu”

1.1.1.2 Giai đoạn hình thành

Năm 1949, một báo cáo đặc biệt của AICPA, định nghĩa Kiểm soát nội bộ là:

“…cơ cấu tổ chức và các biện pháp, cách thức liên quan được chấp nhận và thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tài sản, kiểm tra sự chính xác và đáng tin cậy của

số liệu kế toán, thúc đẩy có hiệu quả, khuyến khích sự tuân thủ các chính sách của người quản lý”

1.1.1.3 Giai đoạn phát triển

Trong hơn 40 năm sau đó, AICPA đã soạn thảo và ban hành nhiều chuẩn mực đề cập đến những khái niệm và khía cạnh khác nhau của Kiểm soát nội bộ:

- SAP 29 (1958): “Phạm vi kiểm toán độc lập xem xét KSNB”, trong đó lần đầu tiền đề cập phân biệt KSNB về quản lý và KSNB về kế toán

- SAP 54 (1972): “Tìm hiểu về đánh giá KSNB”, đưa ra 04 mục tiêu của kiểm toán kế toán

- SAS 55 (1988): “Xem xét KSNB trong kiểm toán báo cáo tài chính”, đã đưa ba yếu tố của KSNB là môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm toán

Vào thập niên 1970 - 1980, nền kinh tế Hoa Kỳ phát triển mạnh mẽ kéo theo các nghiệp vụ gian lận ngày càng tăng về số lượng lẫn quy mô, gây ra tổn thất đáng

kể cho nền kinh tế Năm 1977, sau vụ bê bối Watergate, quốc hội Hoa Kỳ đã ban hành luật chống hối lộ ở nước ngoài Điểu luật này nhấn mạnh đến vai trò KSNB trong việc ngăn ngừa những khoản thanh toán bất hợp pháp và dẫn đến nhu cầu ghi chép đầy đủ trong mọi hoạt động Lần đầu tiên, yêu cầu báo cáo hoạt động KSNB được đề cập trong một văn bản pháp luật, trong đó quy định bắt buộc phải có báo cáo về hệ thống KSNB đối với công tác kế toán ở công ty (1979); vì yêu cầu trên đã thực sự gây chú ý và sự quan tâm của công chúng về vấn đề KSNB vì trên thực tế

có nhiều định nghĩa, quan điểm khác nhau về KSNB cũng như cách thức đánh giá

hệ thống KSNB giữa cơ quan quản lý nhà nước, các hội nghề nghiệp, giới doanh nhân và học giả

Năm 1985, với sự sụp đổ của các công ty cổ phần có niêm yết làm cho các nhà ban hành luật càng quan tâm đến hoạt động KSNB của công ty Nhiều quy định

hướng dẫn về KSNB của các cơ quan chức năng Hoa Kỳ được ban hành trong giai đoạn này như: Ủy ban chuẩn mực kiểm toán Hoa Kỳ năm 1998, Ủy ban chứng khoán Hoa Kỳ năm 1998, Tổ chức nghiên cứu kiểm toán nội bộ 1991

Trước tình hình này, Ủy Ban COSO đã được thành lập Đây là một Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính (thường gọi tắt là Ủy ban Treedway), thành lập vào năm 1985 dưới sự bảo trợ của 5

tổ chức: Hiệp hội kế toán viên công chúng Mỹ (AICPA); Hiệp hội kế toán Mỹ (American Accounting Association - AAA); Hiệp hội quản trị viên tài chính (The Financial Executivies Institute - FEI); Hiệp hội kế toán viên quản trị (Institute of Managerment Accountants - IMA); Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ (The Institue of Internal Autitors - IIA)

Quá trình tìm hiểu về gian lận đã cho thấy KSNB của các công ty có ảnh hưởng lớn rất lớn đến khả năng xảy ra gian lận, vì vậy việc nghiên cứu và đưa ra một khuôn khổ chung đã được đưa ra Trước tiên, COSO đã sử dụng chính thức từ KSNB thay vì từ kiểm soát nội bộ về kế toán Đến năm 1992, Ủy ban COSO đã chính thức ban hành Báo cáo 1992

Báo cáo COSO 1992 là tài liệu đầu tiên trên thế giới đưa ra khuôn mẫu lý thuyết về KSNB một cách đầy đủ và có hệ thống Báo cáo này có tầm nhìn rộng và mang tính quản trị, trong đó KSNB không chỉ dừng lại ở vấn đề liên quan đến báo cáo tài chính mà được mở rộng ra phương diện hoạt động của doanh nghiệp và tuân thủ các chính sách

1.1.1.4 Giai đoạn hiện đại

Báo cáo COSO ra đời nhằm đưa ra một định nghĩa, một cách hiểu được chấp nhận rộng rãi về KSNB và cũng hỗ trợ cho các nhà quản trị kiểm soát công ty một cách tốt hơn

Báo cáo COSO 1992 chưa thật sự hoàn chỉnh nhưng đã tạo lập được một cơ sở

lý thuyết rất cơ bản và được xem là nền tảng về KSNB Sau đó, hàng loạt các nghiên cứu phát triển về KSNB trong nhiều lĩnh vực khác nhau đã ra đời như phát triển về Quản trị rủi ro (ERM 2004), về công ty nhỏ, phát triển theo hướng công nghệ thông tin (COBIT), theo hướng kiểm toán độc lập, chuyên sâu vào những ngành nghề cụ thể và giám sát (2008), cụ thể như sau:

 Phát triển về phía quản trị

Năm 2001, COSO tiếp tục triển khai nghiên cứu hệ thống đánh giá rủi ro doanh nghiệp (ERM) trên cơ sở của Báo cáo COSO 1992 Bản dự thảo đã hình thành và được công bố vào tháng 7-2003 Trong bản dự thảo, ERM được định nghĩa gồm 8 bộ phận: Môi trường nội bộ, thiết lập mục tiêu, nhận diện sự kiện, đánh giá rủi ro, đối phó rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông và giám sát Đến 2004, ERM đã được chính thức ban hành, theo đó ERM không nhằm thay thế cho báo cáo COSO 1992 mà chỉ được xem là cánh tay nối dài của báo cáo này

 Phát triển theo hướng công nghệ thông tin

Năm 1996, Ban tiêu chuẩn có tên “Các mục tiêu kiểm soát trong công nghệ thông tin và các lĩnh vực liên quan (COBIT- Control Objectives for Information and Related Technology) do Hiệp hội về kiềm soát và kiểm toán thông tin (Infomation Systerm Audit and Control Foundation - ISACF) viện quản trị công nghệ thông tin (ITGI - Information Technology Governace Institue) thành lập COBIT cung cấp cho nhà quản trị, kiểm toán viên và người sử dụng công nghệ thông tin các giải pháp được chấp thuận, các chỉ tiêu đánh giá, quy trình và hoạt động thích hợp để hỗ trợ họ trong việc tối đa hóa các lợi ích thu được thông qua việc sử dụng công nghệ thông tin và phát triển quản lý, kiểm soát công nghệ thông tin trong công ty

 Phát triển theo hướng kiểm toán độc lập

Các chuẩn mực kiểm toán của Hoa Kỳ cũng chuyển sang sử dụng báo cáo COSO làm nền tảng đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, gồm:

- SAS (1995): Xem xét kiểm soát nội bộ trong kiểm toán báo cáo tài chính Các định nghĩa, nhân tố của kiểm soát nội bộ trong báo cáo COSO (1992) đã được đưa vào chuẩn mực này

- SAS 94 (2001): Ảnh hưởng của công nghệ thông tin đến việc xem xét kiểm soát nội bộ trong kiểm toán báo cáo tài chính

Hệ thống chuẩn mực kiểm toán quốc tế ISA cũng sử dụng báo cáo của COSO khi yêu cầu xem xét hệ thống KSNB trong kiểm toán báo cáo tài chính, cụ thể là: ISA 315 “Hiểu biết tình hình kinh doanh, môi trường hoạt động đơn vị và đánh giá rủi ro các sai sót trọng yếu”, ISA 265 “thông báo về những khiếm khuyết của KSNB” đã yêu cầu Kiểm toán viên cần có hiểu biết đầy đủ về KSNB Như vậy

định nghĩa về KSNB theo ISA 315 và 265 đã dựa trêm định nghịa về KSNB của báo cáo COSO 1992

 Phát triển theo hướng kiểm toán nội bộ

Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ định nghĩa các mục tiêu KSNB bao gồm: độ tin cậy và tính trung thực của thông tin; tuân thủ các chính sách, kế hoạch thủ tục, luật pháp và quy định; bảo vệ tài sản; sử dụng hiệu quả các nguồn lực; hoàn thành các mục đích và mục tiêu cho các hoạt động hoặc chương trình

Phát triển theo hướng kiểm toán ngành nghề cụ thể

Lĩnh vực ngân hàng là lĩnh vực đã có những nghiên cứu khá đầy đủ và chi tiết về KSNB trong ngành nghề của mình Báo cáo Basel (1998) đã đưa ra công bố

về khuôn khổ KSNB trong ngân hàng Báo cáo trên đã định nghĩa KSNB: “KSNB

là một quá trình bị chi phối bởi hội đồng quản trị, các nhà quản lý cao cấp và nhân viên.” Các mục tiêu chính của KSNB được phân loại như sau: Sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động; Sự tinh cậy, đầy đủ là kịp thời của thông tin tài chính và quản trị; Sự tuân thủ pháp luật và các quy định liên quan

1.1.2 Định nghĩa kiểm soát nội bộ

Theo COSO, “Kiểm soát nội bộ là một quy trình chịu ảnh hưởng bởi Hội đồng quản trị các nhà quản lý và các nhân viên khác của đơn vị, được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu: báo cáo tài chính đáng tin cậy; đảm bảo hoạt động hữu hiệu và hiệu quả; đảm bảo luật lệ và quy định phải được tuân thủ

Theo liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC): Hệ thống KSNB là hệ thống các chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu: Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp; đảm bảo độ tin cậy của thông tin; đảm bảo tuân thủ luật pháp; đảm bảo hiệu quả hoạt động và hiệu quả quản lý

Từ các khái niệm trên, có thể thấy Kiểm soát nội bộ có những đặc điểm sau:

 KSNB là một quá trình: KSNB bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm soát được xây dựng và vận hành ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất

 KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người: KSNB được thực hiện bởi con người trong tổ chức bởi suy nghĩ và hành động của họ, con người vừa là chủ thể

vừa là khách thể của quá trình kiểm soát Chính con người đặt ra mục tiêu, thiết lập

cơ chế vận hành KSNB ở mọi bộ phận

 KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý: KSNB chỉ có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho các nhà quản lý trong việc đạt được các mục tiêu của tổ chức chứ không đảm bảo tuyệt đối

 Mục tiêu đề ra trong kiểm soát nội bộ như sau: Mục tiêu thứ nhất liên quan đến việc thiết lập và thực hiện các mục tiêu hoạt động cơ bản của hầu hết các doanh nghiệp là lợi nhuận, bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực Mục tiêu thứ hai liên quan đến việc xây dựng các phương pháp, chính sách kế toán để lập các báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và có độ tin cậy cao Mục tiêu thứ ba đề cập đến việc tuân thủ các quy định, luật lệ được áp dụng cho doanh nghiệp

1.1.3 Sự cần thiết của kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ đóng vai trò quan trọng trong một doanh nghiệp Nó sẽ giúp cho doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, giúp doanh nghiệp phát triển và đi đúng hướng kinh doanh, giảm thiểu những sai sót trong quản lý cũng như trong hoạt động kinh doanh

Kiểm soát nội bộ phát hiện được những thiệt hại, sai sót và hành vi vi phạm trong việc sử dụng tài sản của doanh nghiệp Từ đó, doanh nghiệp đề ra được những biện pháp để bảo vệ tài sản hiện hữu và sử dụng hợp lý hơn nguồn tải sản của doanh nghiệp Thông tin tài chính là một bộ phận cấu thành quan trọn của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp Nếu hệ thống thông tin sai lệch so với thực tế sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng tới hoạt động của doanh nghiệp, các nhà quản lý không nắm bắt được hoạt động của công ty mình, dẫn đến đề ra những phương hướng hoạt động sai lầm Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp, ngăn chặn và phát hiện kịp thời những gian lận và sai sót trong mọi hoạt động của doanh nghiệp

Kiểm soát nội bộ sẽ phát hiện ra những thông tin không chính xác, những thông tin không đáng tin cậy, trên cơ sở đó nhà quản lý doanh nghiệp sẽ xác định được tình hình của doanh nghiệp để xây dựng chiến lược phát triển công ty hợp lý hơn

Kiểm soát nội bộ cũng giúp cho nhà quản lý xem xét được hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý của doanh nghiệp, tìm ra được những điểm yếu trong năng lực

quản lý làm cho doanh nghiệp sẽ có cái nhìn tổng quản, đầy đủ về thực trạng tồn tại của doanh nghiệp mình để đưa ra những biện pháp cải thiện

Sự hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ được đánh giá dựa trên 5 bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ Việc xác định tổng quan kiểm soát nội bộ có hiệu quả hay không là kết quả của việc đánh giá liệu mỗi bộ phận của kiểm soát nội bộ

có hiện hữu và các bộ phận có đồng bộ hay không

Khi hệ thống kiểm soát được xác định là hiệu quả trên mỗi mục tiêu (hoạt động, báo cáo, và tuân thủ), do ban quan lý và ban giám đốc có sự đảm bảo hợp lý liên quan đến việc áp dụng trong cấu trúc công ty:

- Đạt được sự hiểu biết đến một mức độ mà hoạt động của tổ chức được quản

lý hữu hiệu và hiệu quả;

- Lập các báo cáo đáng tin cậy;

- Tuân thủ các qui định và luật lệ hiện hành

1.1.4 Các loại kiểm soát nội bộ

Có nhiều cách phân loại, dưới đây là một số cách phân loại tiêu biểu:

1.1.4.1 Phân loại theo mục tiêu

 Kiểm soát bù đắp

Là khái niệm về sự bù đắp một yếu kém của một thủ tục kiểm soát này bằng một thủ tục kiểm soát khác

 Kiểm soát phòng ngừa

Là các thủ tục kiểm soát được thiết kế để ngăn ngừa các sai phạm hoặc các điều kiện dẫn đến sai phạm, Kiểm soát phòng ngừa thường được tiến hành trước khi nghiệp vụ xảy ra Kiểm soát phòng ngừa thường được thực hiện ngay trong công việc hằng ngày của nhân viên theo chức năng của họ; phân chia trách nhiệm, giám sát, kiểm tra tính hợp lý, sự đầy đủ chính xác

 Kiểm soát phát hiện

Là các thủ tục kiểm soát được thiết kế nhằm phát hiện các sai phạm hoặc các điều kiện dẫn đến sai phạm Kiểm soát phát hiện thường được thực hiện sau khi nghiệp vụ xảy ra như các công việc đối chiếu cuối kỳ

Kiểm soát phát hiện và kiểm soát phòng ngừa có quan hệ bổ sung cho nhau trong việc thực hiện các mục tiêu kiểm soát Thế mạnh của kiểm soát phòng ngừa là ngăn chặn các sai phạm trước khi xảy ra do đó giảm được thiệt hại Nhưng không

có thủ tục nào giảm được rủi ro xuống bằng không và đôi khi chi phí cho kiểm soát phòng ngừa trong nhiều trường hợp là rất cao Khi đó, kiểm soát phát hiện sẽ giúp phát hiện ra những sai sót vượt qua kiểm soát phòng ngừa, nó góp phần làm tăng sự chú ý và trách nhiệm của nhân viên trong quá trình thực hiện kiểm soát phòng ngừa

1.1.4.2 Phân loại theo phạm vi kiểm soát

Gồm có hai loại: Kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng

 Kiểm soát chung

Kiểm soát chung là các thủ tục, chính sách chung được áp dụng cho tất cả các hoạt động Kiểm soát chung có ảnh hưởng quan trọng tới các kiểm soát ứng dụng Nếu kiểm soát chung tốt bạn có thể hạn chế những yếu kém của kiểm soát ứng dụng, làm cho kiểm soát ứng dụng đạt hiệu quả hơn Ngược lại, nếu kiểm soát chung yếu kém thì cần bổ sung bằng hoạt động kiểm soát ứng dụng tốt hơn

Kiểm soát chung bao gồm các kiểm soát tổ chức hoạt động như việc phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, kiểm soát việc ủy quyền và phê chuẩn các nghiệp vụ, kiểm soát việc sử dụng bảo quản sổ sách, báo cáo kế toán, kiểm soát việc truy cập thông tin kế toán

 Kiểm soát ứng dụng

Là các thủ tục kiểm soát được áp dụng cho từng hoạt động xử lý cụ thể Kiểm soát ứng dụng thường được phân thành: Kiểm soát đầu vào; kiểm soát xử lý

và kết quả của hệ thống thông tin kế toán,

1.1.5 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Theo COSO 2013, hệ thống Kiểm soát nội bộ gồm có 5 yếu tố cấu thành, đồng thời cũng đưa ra 17 nguyên tắc diễn giải cho những khái niệm cơ bản liên quan đến mỗi yếu tố cấu thành đó Tất cả 17 nguyên tắc áp dụng cho mỗi phạm trù mục tiêu và cho cả những mục tiêu riêng lẽ bên trong mỗi một phạm trù Bởi 17 nguyên tắc này được trực tiếp lấy ra từ những yếu tố cấu thành

Hệ thống KSNB được cấu thành từ năm thành phần cơ bản sau và cũng có mối liên

hệ chặt chẽ với nhau:

1.1.5.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, tác động đến

ý thức của mọi người trong đơn vị, là nền tảng cho các bộ phận khác trong hệ thống KSNB Môi trường kiểm soát chịu ảnh hưởng trên phương diện văn hóa lịch sử của

doanh nghiệp và ngược lại nó ảnh hưởng đến ý thức của nhân viên trong doanh nghiệp Ngoài ra môi trường kiểm soát cũng ảnh hưởng diến cách thức kinh doanh của một doanh nghiệp, đến các mục tiêu được thiết lập, đến các bộ phận còn lại của

hệ thống KSNB Môi trường kiểm soát bao gồm sự trung thực và giá trị đạo đức của

tổ chức; các cam kết về năng lực và chính sách nhân sự; Hội đồng quản trị và ban kiểm soát của Công ty; Cơ cấu tổ chức và phân công quyền hạn và trách nhiệm của công ty Theo COSO 2013, môi trường kiểm soát gồm có các nguyên tắc sau:

- Nguyên tắc 1: Đơn vị chứng minh các cam kết về tính trung thực và giá trị đạo đức Điều này thể hiện răng người quản lý phải chứng tỏ đơn vị quan tâm đến tính trung thực và đạo đức

- Nguyên tắc 2: Hội đồng quản trị phải chứng tỏ sự độc lập với người quản lý

và đảm nhiệm chức năng giám sát việc thiết kế và vận hành kiểm soát nội bộ

- Nguyên tắc 3: Nhà quản lý dưới sự giám sát của Hội đồng quản trị cần thiết lập cơ cấu tổ chức, các loại báo cáo, phân định trách nhiệm và quyền hạn nhằm đạt được mục tiêu của đơn vị

- Nguyên tắc 4: Đơn vị phải chứng tỏ sự cam kết về việc sử dụng nhân viên

có năng lực thông quan tuyển dụng, duy trì và phát triển nguồn nhân lực phù hợp với mục tiêu của đơn vị

- Nguyên tắc 5: Đơn vị cần yêu cầu các cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo về trách nhiệm của họ trong việc đáp ứng các mục tiêu của tổ chức

1.1.5.2 Đánh giá rủi ro

Mỗi doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều rủi ro từ các nguồn bên ngoài và bên trong nội bộ Rủi ro được định nghĩa là khả năng một sự kiện sẽ xảy ra và ảnh hưởng xấu đến việc doanh nghiệp đạt được các mục tiêu Đánh giá rủi ro liên quan đến một quá trình không ngừng thay đổi, lặp lại để xác định và đánh giá rủi ro về việc đạt được các mục tiêu Rủi ro để đạt được các mục tiêu này từ khắp các thực thể được coi là tương đối so với phương sai rủi ro được thiết lập Vì vậy, đánh giá rủi ro là các hình thức cơ bản xác định rủi ro này sẽ được quản lý như thế nào Một điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro là thiết lập các mục tiêu Nhà quản lý quy định cụ thể các mục tiêu trong các loại hoạt động, báo cáo, và tuân thủ đầy đủ chính xác để có thể xác định và đánh giá rủi ro đối với những mục tiêu Đánh giá rủi ro cũng yêu cầu nhà quản lý xem xét các tác động của thay đổi có thể có trong môi

trường bên ngoài và bên trong mô hình kinh doanh riêng của mình mà có thề làm cho kiểm soát nội bộ hiệu quả

Theo COSO 2013, đánh giá rủi ro gồm các nguyên tắc sau:

- Nguyên tắc 6: Đơn vị phải thiết lập mục tiêu rõ ràng và đầy đủ để nhận diện

và đánh giá rủi ro phát sinh trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị Các mục tiêu đơn vị thường thiết lập bao gồm: mục tiêu hoạt động; mục tiêu báo cáo tài chính và phi tài chính cho người bên ngoài và bên trong doanh nghiệp; mục tiêu tuân thủ

- Nguyên tắc 7: Đơn vị phải nhận diện rủi ro trong việc đạt được những mục tiêu của đơn vị, tiến hành phân tích rủi ri để xác định rủi ro cần được quản trị

- Nguyên tắc 8: Đơn vị cần xem xét các loại gian lận tiềm tàng khi đánh giá rủi ro không đạt được mục tiêu của đơn vị

- Nguyên tắc 9: Đơn vị cần xác định và đánh giá những thay đổi của môi trường ảnh hưởng đến KSNB Các thay đổi bao gồm thay đổi từ môi trường bên ngoài (kinh tế, chính trị ), thay đổi từ cách thức kinh doanh (loại kinh doanh mới,

kỹ thuật mới ), thay đổi từ cách thức quản lý, từ thái độ và triết lý của người quản

lý về KSNB

1.1.5.3 Hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục kiểm soát để đảm bào cho các chỉ thị của nhà quán lý được thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu đề ra Các hoạt động kiểm soát có thể diễn ra trong toàn bộ tổ chức ở mọi cấp độ và mọi hoạt động trong doanh nghiệp bao gồm các hoạt động như sự phê duyệt, ủy quyền, kiểm tra, đối chiếu, đánh giá hiệu quả, sự an toàn của tài sản và phân chia trách nhiệm

Mọi hoạt động kiểm soát đều bao gồm 2 yếu tố là:

- Chính sách kiểm soát: chính sách là những điều nhà quản lý muốn thực hiện và là cơ sở để áp dụng các thủ tục Chính sách có thể được truyền đạt bằng lời nói hay được quy định cụ thể bằng văn bản Dù bằng hình thức nào thì người quản

lý cần phải nhất quán khi đưa ra chính sách

- Thủ tục kiểm soát: là những quy định cụ thể được thực thi chính sách kiểm soát Một thủ tục sẽ không có tác dụng nếu áp dụng một cách máy móc mà không tập trung vào những yêu cầu nhà quản lý đã đề ra thông qua các chính sách Việc

thiết lập các thủ tục kiểm soát cần phải cân đối mối quan hệ giữa chi phí và lợi ích, cân đối giữa hoạt động kiểm soát và rủi ro phát sinh

Để nâng cao tính hữu hiệu của hoạt động kiểm soát, nhà quản lý cần phải theo dõi kết quả thực hiện các hoạt động kiểm soát và có các biện pháp điều chỉnh thích hợp

Theo COSO 2013, hoạt động kiểm soát gồm có các nguyên tắc sau:

- Nguyên tắc 10: đơn vị phải lựa chọn, thiết lập các hoạt động kiểm soát để góp phần hạn chế các rủi ro giúp đơn vị đạt mục tiêu trong giới hạn chấp nhận đƣợc

- Nguyên tắc 11: Đơn vị lựa chọn và phát triển hoạt động kiểm soát chung với công nghệ hiện đại để hỗ trợ sự thành công cho việc đạt đƣợc các mục tiêu của đơn vị

- Nguyên tắc 12: Đơn vị triển khai hoạt động kiểm soát thông qua nội dung các chính sách đã đƣợc thiết lập và triển khai thành các thủ tục

1.1.5.4 Thông tin và truyền thông

Thông tin cần thiết cho doanh nghiệp để thực hiện trách nhiệm KSNB nhằm

hỗ trợ để đạt đƣợc các mục tiêu doanh nghiệp đã đề ra Nhà quản lý tạo ra và sử dụng những thông tin có liên quan, thông tin có chất lƣợng từ cả hai nguồn nội bộ

và bên ngoài để hỗ trợ các hoạt động của các thành phần khác của KSNB

Thông tin phải đƣợc truyền đạt, phổ biến trong toàn tổ chức, thông điệp từ quản lý phải đƣợc cung cấp kịp thời tới mọi nhân viên

Theo COSO 2013, thông tin và truyền thông gồm các nguyên tắc sau:

- Nguyên tắc 13: Đơn vị thu thập truyền đạt và sử dụng thông tin thích hợp,

phục càng sớm càng tốt, phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp trong từng giai đoạn Giám sát có vai trò quan trọng trong KSNB vì nó giúp cho KSNB duy trì được sự hữu hiệu trong các thời kỳ khác nhau Các hoạt động giám sát bao gồm giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ Trong đó, giám sát thường xuyên sẽ hiệu quả hơn so với giám sát định kỳ Bởi vì giám sát thường xuyên được thực hiện ngay trong hoạt động thường ngày và thường lập đi lập lại

Giám sát thường xuyên, định kỳ hoặc kết hợp cả hai được sử dụng để xác định xem mỗi thành phần trong năm thành phần của KSNB có được thực hiện đầy

đủ không Giám sát liên tục được xây dựng vào các quá trình kinh doanh ở các cấp

độ khác nhau của tổ chức, cung cấp thông ti kịp thời

Giám sát định kỳ được tiến hành định kỳ, sẽ thay đổi trong phạm vi và tần số phụ thuộc vào đánh giá rủi ro, hiệu quả của việc đánh giá liên tục và sự cân nhắc trong quản lý Kết quả phát hiện được đánh giá theo tiêu chuẩn của nhà quản lý, và những thiếu sót sẽ được truyền đạt đến ban quản lý và ban giám đốc

Theo COSO 2013, giám sát gồm có các nguyên tắc sau:

- Nguyên tắc 16: Đơn vị phải lựa chọn, triển khai và thực hiện việc đánh giá liên tục hoặc định kỳ để biết chắc rằng liệu những bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ có hữu hiệu và đang vận hành đúng

- Nguyên tắc 17: Đơn vị phải đánh giá và thông báo những yếu kém của hệ thống KSNB kịp thời cho các đối tượng có trách nhiệm bao gồm nhà quản lý và hội đồng quản trị để có những biện pháp khắc phục

Tóm lại, trên đây là 5 thành phần và 17 nguyên tắc và thuộc tính của các thành phần cơ bản của hệ thống KSNB

KSNB không phải là một chuỗi quá trình nối tiếp, mà một thành phần chỉ ảnh hưởng đến thành phần tiếp theo Đó là một quá trình lặp đi lặp lại, đa chiều mà các thành phần có thể tác động qua lại lẫn nhau Các thành phần này có thể được áp dụng cho tất cả các loại hình tổ chức có quy mô: lớn, trung bình, nhỏ vì lợi nhuận

và phi lợi nhuận của các cơ quan chính phủ Tuy nhiên, mỗi tổ chức có thể lựa chọn

để thực hiện KSNB khác nhau Ví dụ, một công ty nhỏ hơn có thể có hệ thống KSNB đơn giản, cấu trúc gọn nhẹ nhưng vẫn đảm bảo hệ thống KSNB thực hiện có hiệu quả

1.1.6 Mối quan hệ giữa các thành phần cơ bản của hệ thống KSNB

Mối quan hệ này có thể được mô tà trong cá hình thức của một khối lập phương như hình 1.1

Nguồn: Báo cáo COSO 2013

Hình 1.1: Mối quan hệ giữa các thành phần cơ bản của hệ thống KSNB

- Các cột thể hiện ba mục tiêu của hệ thống KSNB: Hoạt động, báo cáo và tuân thủ

- Các hàng thể hiện năm thành phần cơ bản của hệ thống KSNB: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát

- Cơ cấu tổ chứ của một tổ chức được đại diện bởi không gian thứ ba

Khối lập phương này miêu ta khả năng tập trung trên toàn bộ hệ thống KSNB của một tổ chức, hoặc nằng các mục tiêu, các thành phần, đơn vị tổ chức, hoặc tập hợp con bất kỳ

1.1.7 Hạn chế tiềm tàng của Kiểm soát nội bộ

Một điều có thể nhận thấy rằng KSNB của một doanh nghiệp dù được thiết

kế hoàn hảo đến đâu cũng không thể ngăn ngừa và phát hiện mọi sai phạm có thể xảy ra Bởi vì khi hệ thống KSNB được thiết kế hoàn hảo thì vẫn phụ thuộc vào yếu

tố chủ yếu là con người, tức là phụ thuộc vào năng lực làm việc và sự đáng tin cậy

của nhân viên trong đơn vị Như vậy, hệ thống KSNB chỉ giúp đơn vị hạn chế tối đa những sai phảm vì bản thân hệ thống KSNB cũng có những hạn chế tiềm tàng

Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam 400 đã nêu ra những hạn chế tiềm tàng của

hệ thống KSNB như sau:

- Những hạn chế xuất phát từ con người như việc ra quyết định sai do thiếu thông tin, bị áp lực trong sản xuất kinh doanh, sự vô ý bất cẩn, đãng trí, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc báo cáo cho cấp dưới, việc đảm nhận vị trí công việc tạm thời, thay thế cho người khác

- Gian lận cũng xảy ra do sự thông đồng giữa các nhân viên với nhau hay với các bộ phận bên ngoài doanh nghiệp KSNB khó ngăn cản được gian lận của người quản lý cấp cao Các thủ tục kiểm soát là do người quản lý đặt ra để kiểm tra việc gian lận và sai sót của nhân viên Khi người quản lý cấp cao cố tình gian lận, họ có thể tìm cách bỏ qua các thủ tục kiểm soát cần thiết

- Phần lớn các thủ tục kiểm soát nội bộ thường được thiết lập cho các sai phạm dự kiến, các nghiệp vụ thường xuyên, lặp đi lặp lại hợn là các nghiệp vụ không thường xuyên, do đó khi xảy ra các sai phạm bất thường thì thủ tục kiểm soát trở nên yếu kém, thậm chí vô hiệu

- Rủi ro trong kiểm soát cũng xảy ra khi người quản lý luôn xem xét mối quan hệ giữa chi phí bỏ ra và lợi ích thu được Các hoạt động giám sát cũng phải đảm bảo rằng lợi ích có được phải lớn hơn chi phí mà đơn vị bỏ ra

- Nhà quản lý lạm quyền, bỏ qua các quy định kiểm sóa trong quá trình thực hiện nghiệp vụ có thể dẫn đến không kiểm soát được rủi ro và làm cho môi trường kiểm soát trở nên yếu kém

- Do thay đổi tổ chức, quan điểm và yêu cầu quản lý làm cho các thủ tục kiểm soát trở nên lạc hậu, không còn phù hợp

Tóm lại, KSNB dù được thiết kế và hoạt động tốt đến đâu cũng chỉ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý cho nhà quản lý để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp Tất cả các hệ thống KSNB đều chứa đựng những hạn chế tiềm tàng vốn có của nó

Đó là những hạn chế liên quan đến sự chủ quan của con người như làm sai, bất cẩn, hiểu sai hoặc hệ thống KSNB cũng có thể bị vô hiệu hóa nếu có sự thông đồng của nhân viên hoặc nhà quản lý lạm quyền

1.2 Tổng quan đánh giá hệ thống KSNB

1.2.1 Tổng quan về đánh giá hệ thống KSNB

Việc đánh giá hệ thống KSNB trước hết thuộc trách nhiệm của nhà quản lý Người quản lý cấp cao thường tiến hành đánh giá xem hệ thông kiểm soát nội bộ có hiệu quả không, thông qua xem xét mỗi thành phần của KSNB là hữu hiệu và đang hoạt động hay không cũng như việc chúng đang được áp dụng như thế nào Khi một nguyên tắc được xem là cần thiết nhưng không hiện hữu hoặc không hoạt động thì KSNB xem như bị khiếm khuyết Lúc này nhà quản lý cần có biện pháp điều chỉnh phù hợp

Bên cạnh việc đánh giá của nhà quản lý, còn một số các tiếp cận khác để đánh giá hệ thống KSNB Một trong những cách đó là cách tiếp cận của kiểm toán viên trong quá trình kiểm toán để tìm hiểu hệ thống KSNB, từ đó kiểm toán viên xác định phạm vi và thủ tục kiểm toán phù hợp Công cụ kiểm toán viên thường xác định phạm vi và thủ tục kiểm toán phù hợp Công cụ kiểm toán viên thường sử dụng để đánh giá hệ thống KSNB là bảng câu hỏi

Conor O’leary, giảng viên của Đại học Queenland, Úc đã tiến hành nghiên cứu đề tài “Phát triển một mô hình chuẩn để đánh giá hệ thống KSNB” -

“Developing a standardised model for internal control evaluation” vào năm 2004 Tác giả đã tìm hiểu cách thức đánh giá của kiểm toán viên và hệ thống KSNB xem liệu họ có dựa vào 5 thành phần chính của hệ thống KSNB không, thông qua việc phỏng vấn 94 kiểm toán viên dựa trên bảng câu hỏi

Nghiên cứu cũng so sánh chuẩn mực kiểm toán về kiểm soát nội bộ do ba tổ chức khác nhau nghiên cứu bao gồm: Mỹ, Anh và Úc Qua đó nghiên cứu đã phát hiện sự giống nhau về cách thức đánh giá hệ thống KSNB của 3 tổ chức này, trong

đó chỉ tập trung vào 3 nhân tố như trong bảng 1.1:

Bảng 1.1: So sánh các chuẩn mực kiểm toán về các thành phần chính của KSNB

2 Hệ thống kế toán 2 Hệ thống thông tin

3 Thủ tục kiểm soát

thông

5 Thủ tục kiểm soát

Nguồn: “Developing a standardised model for internal control evaluation”

Như vậy, thay vì đánh giá cả 5 nhân tố, kiển toán viên thường chú trọng vào

3 nhân tố của KSNB: Môi trường kiểnm soát, hệ thống thông tin và thủ tục kiểm soát

Tuy nhiên vào năm 2009, ISA 315 đã điều chỉnh các thủ tục kiểm toán về tìm hiểu và đánh giá KSNB Theo đó, kiểm toán viên phải tìm hiểu cả 5 nhân tố trong đó chú trong các kiểm soát có liên quan đến cuộc kiểm toán, kiểm toán viên phải đánh giá về mặt thiết kế của các kiểm soát và xác định xem các kiểm soát này

đã được thực hiện tại đơn vị hay chưa

1.2.2 Phương thức đánh giá hệ thống KSNB

Để đánh giá việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB, kiểm toán viên thường tìm hiểu bằng các phương pháp:

- Dựa vào kinh nghiệm kiểm toán trước đây tại đơn vị;

- Phỏng vấn các nhà quản lý, nhân viên trong đơn vị;

- Kiểm tra các loại tài liệu, sổ sách;

- Quan sát các hoạt động kiểm soát và vận hành của chúng trong thực tiễn

Để thực hiện được các phương pháp tìm hiểu trên, kiểm toán viên có thể sử dụng các công cụ sau:

 Bảng tường thuật: là sự mô tả bằng văn bản về hệ thống KSNB của đơn vị về nguồn gốc của mọi chứng từ, sổ sách, các quy trình đã xảy

ra, sự luân chuyển chứng từ, các hoạt động kiểm soát của đơn vị

 Bảng câu hỏi kiểm soát nội bộ: là bảng liệt kê các câu hỏi đã chuẩn bị trước về các nhân tố của kiểm soát nội bộ

 Lưu đồ: là những hình vẽ biểu thị hệ thống thông tin kế toán và các hoạt động kiểm soát bằng những ký hiệu chuẩn để mô tả công việc theo từng chức năng về các nghiệp vụ, trình tự luân chuyển chứng từ…

 Phép thử Wall - through để kiểm tra các mô tả của từng chu trình nghiệp vụ thông qua việc theo dõi một vài nghiệp vụ theo từng bước của chu trình

Trong các phương thưc trên phương thức thường được sử dụng phổ biến nhất

là bảng câu hỏi Bảng câu hỏi này được xây dựng dựa trên công ty đánh giá hệ thống KSNB (evaluation tools) Đây cũng chính là cơ sở để người viết xây dựng bảng câu hỏi đánh giá KSNB cho đề tài này

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Chương 1 tác giả đả trình bày một số nội dung cơ bản về lý thuyết kiểm soát nội bộ theo báo cáo COSO 2013 Mỗi doanh nghiệp sẽ có hệ thống KSNB khác nhau tùy thuộc vào quy mô và đặc điểm của từng doanh nghiệp Tuy nhiên hệ thống kiểm soát nội bộ này sẽ hiệu quả hơn nếu được tổ chức theo báo cáo COSO 2013 Theo COSO thì hệ thống kiểm soát nội bộ gồm năm thành phần chính được thể hiện bằng 17 nguyên tắc chi phối nhằm gắn kết hơn các bộ phận lại với nhau nhằm giảm nguy cơ xảy ra sai sót để đạt được mục tiêu đơn vị đề ra

Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đề ra Tuy nhiên bất kỳ hệ thống KSNB nào cũng tồn tại những hạn chế tiềm tàng, vì thế khi thiết kế và vận hành hệ thống KSNB doanh nghiệp cần phải quan tâm để tối thiểu hóa những hạn chế này

Dựa trên các nghiên cứu trước, tác giả sẽ dựa vào công cụ đánh giá KSNB theo COSO 2013 để đánh giá thực trạng KSNB tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Biên Hòa (BIHIMEX), nhằm xác định những điểm mạnh và hạn chế trong việc thiết kế và vận hành Kiểm soát nội bộ tại đơn vị

CHƯƠNG 2: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI

CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU BIÊN HÒA

2.1 Giới thiệu về Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Biên Hòa

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

2.1.1.1 Lịch sử hình thành

Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Biên Hòa được thành lập vào ngày 17/12/1983 theo Quyết định số 2265/QĐ.UTB của UBND Tỉnh Đồng Nai với tên gọi đầu tiên là Công ty Cung ứng Hàng hóa Xuất khẩu TP Biên Hòa Quá trình phát triển từ năm 1988 đến 1990 được đổi tên lần lượt là Công ty Thủ công Mỹ nghệ Xuất khẩu TP Biên Hòa và Liên hiệp sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu TP Biên Hòa

Năm 1992 UBND Tỉnh Đồng Nai ban hành quyết định số 1096/QĐ.UTB ngày 27/08/1992 thành lập doanh nghiệp Nhà nước Công ty Xuất Nhập khẩu TP Biên Hòa

Ngày 20/09/2005 chuyển đổi doanh nghiệp Nhà nước thành Công ty Cổ phần Xuất Nhập khẩu Biên Hòa theo quyết định số 3245/QD-UBND của UBND Tỉnh Đồng Nai và được duy trì hoạt động cho đến nay

c - Chức năng nhiệm vụ

- Mua bán xuất nhập khẩu cao su, nông lâm sản; lương thực thực phẩm chế biến, đồ uống, thuốc lá, đồ dùng cá nhân và gia đình; hàng kim khí điện máy, điện lạnh, điện tử gia dụng; thiết bị dụng cụ, máy móc văn phòng; xăng, dầu, nhớt; vật tư nguyên liệu; máy móc thiết bị phụ tùng ngành nghề sản xuất công nghiệp, ngành nghề chế biến gỗ; nhựa, sắt thép; phương tiện vận tải; xe gắn máy 2 bánh, xe ô tô các loại; hàng may mặc, đồ gỗ, hàng thủ công mỹ nghệ

- Đại lý mua bán, ký gửi hàng hóa

- Môi giới thương mại

- Dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu

- Cho thuê nhà ở, nhà xưởng, văn phòng, kho bãi

- Kinh doanh siêu thị

* Chức năng

Các chức năng chủ yếu của Công ty hiện nay:

 Cho thuê mặt bằng kinh doanh

 Tổ chức phân phối xăng dầu

 Kinh doanh các loại xe 2 bánh

 Kinh doanh xuất nhập khẩu

* Nhiệm vụ

Là doanh nghiệp hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân được cấp vốn, vay vốn từ nhiều nguồn khác nhau, được xuất nhập khẩu trực tiếp và kinh doanh ngành nghề quy định với các nhiệm vụ:

Kinh doanh đúng với ngành nghề đã đăng ký

Thực hiện các nghĩa vụ đối với Nhà nước: báo cáo hàng năm, đóng thuế… Chăm lo đời sống tinh thần vật chất cho cán bộ, công nhân viên, phân phối theo lao động hợp lý

2.1.2 Cơ cấu tổ chức và điều hành của công ty

2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Biên Hòa

Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Biên Hòa có cơ cấu tổ chức theo sơ đồ như sau:

Nguồn: Công ty CP Xuất Nhập Khẩu Biên Hòa

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức Công ty CP Xuất Nhập Khẩu Biên Hòa 2.1.2.2 Cơ chế điều hành

Nguồn: Công ty CP Xuất Nhập Khẩu Biên Hòa

Sơ đồ 2.2: Cơ chế điều hành của Công ty CP Xuất Nhập Khẩu Biên Hòa

ĐẠI HỘI ĐỒNG CỒ ĐÔNG

BAN GIÁM ĐỐC CÔNG TY

P TỔ CHỨC

HÀNH CHÍNH

CỬA HÀNG THƯƠNG MẠI TỔNG HỢP

P KINH DOANH TỔNG HỢP

Kế toán thuế

Kế toán phụ trách phòng kinh doanh

Kế toán thanh toán Thủ kho

Phòng kinh doanh tổng hợp Cửa hàng thương

mại tổng hợp

2.1.2.3 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban

Qua khảo sát, cơ cấu tổ chức của công ty có phân chia ra các chức năng riêng biệt và xác định vị trí then chốt của từng bộ phận, quyền hạn và trách nhiệm đối với các nhân viên và các phòng ban trực thuộc Đồng thời trong cơ cấu tổ chức cũng có qui định rõ quyền hạn và trách nhiệm của các bộ phận và mối quan hệ giữa các bộ phận với nhau

Việc phân chia chức năng quyền hạn cho từng bộ phận được căn cứ vào chức năng nhiệm vụ cụ thể được giao cho từng bộ phận Mỗi thành viên của từng bộ phận được giao nhiệm vụ dựa theo năng lực chuyên môn của mỗi người Do là doanh nghiệp có qui mô nhỏ nên xảy ra tình trạng kiêm nhiệm Ví dụ như nhân viên bán hàng tại các bộ phận kiêm luôn nhân viên viết hóa đơn

Nhiệm vụ của các phòng ban:

Giám đốc: Là người đại diện pháp nhân của Công ty trong mọi giao dịch

Giám đốc là người điều hành công việc sản xuất kinh doanh hàng ngày của Công ty, trực tiếp chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc tổ chức, quản lý, điều hành toàn diện các hoạt động tác nghiệp hàng ngày của Công ty

Phòng Tổ chức hành chính: giúp Giám đốc quản lý về yếu tố lao động,

nhân sự, các văn bản, hội họp, thủ tục hành chính…

Phòng kế toán tài vụ: là phòng tham mưu cho Ban Giám đốc của Công ty

về quản lý, giám sát hoạt động tài chính, lập báo cáo, sổ sách kế toán, quản lý nguồn vốn của Công ty, lập các kế hoạch, cung cấp các thông tin, số liệu cho các cơ quan chức năng…

Phòng kế hoạch kinh doanh:

+ Kế hoạch sản xuất - mua hàng và xuất nhập khẩu, các bộ phận này có nhiệm

vụ điều phối, xúc tiến sản xuất và mua bán hàng hóa đáp ứng cho kế hoạch sản xuất

và kế hoạch bán hàng Ngoài ta bộ phận này còn có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường

để có các giải pháp tối ưu cho giá thành sản phẩm

+ Kiểm tra chất lượng - kỹ thuật sản xuất: các bộ phận này có nhiệm vụ thực hiện các việc kiểm tra hàng hóa Công ty mua về, tìm các nguồn cung cấp hàng hóa

có chất lương tốt

2.1.3 Tổ chức thông tin và báo cáo kế toán

Được thực hiện theo Quyết định 15/2006 ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính Chế độ kế toán Việt Nam bao gồm:

và tính hợp lý Chứng từ phải chính xác, đầy đủ, kịp thời và hợp pháp hợp lệ

Chứng từ kế toán hiện hành được yêu cầu lập đầy đủ số liên theo qui định, ghi chép phải rõ ràng, trung thực, đầy đủ Không tẩy xóa, sữa chữa trên chứng từ, nếu viết sai không xé rời khỏi cuốn chứng từ Các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung qui định cho chứng từ kế toán

2.1.3.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất áp dụng trong doanh nghiệp là một

mô hình phân loại đối tượng kế toán được Nhà nước qui định để thực hiện việc xử

lý thông tin gắn liền với từng đối tượng kế toán nhằm phục vụ cho việc tổng hợp và kiểm tra, kiểm soát

Tài khoản kế toán: dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo nội dung kinh tế (Luật kế toán điều 23)

Hệ thống tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản kế toán gồm các tài khoản kế toán cần sử dụng Mỗi đơn vị kế toán phải sử dụng một hệ thống tài khoản kế toán

2.1.3.3 Tổ chức vận dụng chế độ sổ kế toán

Sổ kế toán: là loại sổ dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán (Luật kế toán điều 25, 26, 27, 28)

Mỗi doanh nghiệp có 1 hệ thống sổ kế toán cho 1 kỳ kế toán năm Sổ kế toán gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết Sổ kế toán tổng hợp gồm: Sổ nhận

ký, sổ cái Sổ kế toán chi tiết gồm: Sổ, thẻ kế toán chi tiết

2.1.3.4 Tổ chức thực hiện chế độ báo cáo kế toán

Ngày 20/03/2006 Bộ tài chính ban hành Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC về chế độ báo cáo định kỳ áp dụng thống nhất cho các doanh nghiệp Hệ thống báo cáo tài chính gồm báo cáo tài chính năm và báo cáo tài chính giữa niên độ

2.1.3.5 Hình chức tổ chức kế toán tại doanh nghiệp

Tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập khẩu Biên Hòa sử dụng hình thức tập trung:

a Đặc điểm: toàn bộ công việc xử lý thông tin trong toàn doanh nghiệp

đƣợc thực hiện tập trung ở phòng kế toán còn các bộ phận và đơn vị trực thuộc chỉ thực hiện việc thu thập, phân loại và chuyển chứng từ cùng các báo cáo nghiệp vụ

về phòng kế toán để xử lý và tổng hợp thông tin (báo sổ)

b Ƣu điểm: Bộ máy kế toán gọn nhẹ Thống nhất đƣợc sự chỉ đạo tập trung

về nghiệp vụ kế toán, về hoạt động sản xuất kinh doanh Cung cấp thông tin nhanh trong bộ phận kế toán Rất phù hợp với mô hình tại Công ty