Bố cục của văn bản quy phạm pháp luật

Bố cục của văn bản quy phạm pháp luật là việc tổ chức, sắp xếp các đơn vị cấu thành nên văn bản để tạo nên tính chỉnh thể cho nó, bao gồm bố cục hình thức và bố cục nội dung của văn bản. Bố cục hình thức của văn bản quy phạm pháp luật Khi xác lập bố cục hình thức của văn bản quy phạm pháp luật cần lưu ý một số vấn đề sau đây: 1. Mẫu giấy và vùng trình bày văn bản Theo Quyết định 228/QĐ-BKHCN&MT của Bộ trưởng Bộ khoa học, công nghệ và môi trường, ngày 31/12/1992 thì mẫu giấy và vùng trình bày văn bản được quy định như sau: - Mẫu giấy: văn bản quy phạm pháp luật được trình bày trên giấy trắng có kích thước 210 x 297 mm (A4), sai số cho phép 2mm. - Vùng trình bày: ở mặt trước, cách mép trên trang giấy 25mm, cách mép dưới 20mm, cách mép trái 30mm, cách mép phải 10mm. ở mặt sau, cách mép trên 25mm, cách mép dưới 20mm, cách mép trái 20mm, cách mép phải 20mm (xem Phụ lục 7 và Phụ lục 8) Những văn bản có nhiều trang thì bắt đầu từ trang thứ hai phải ghi số trang bằng chữ ả Rập cách mép trên trang giấy 10mm, nằm giữa trang. Những văn bản có hai phụ lục trở lên thì phải ghi số thứ tự của phụ lục bằng số La Mã. Số trang của văn bản và số trang của phụ lục đều

Bố cục của văn bản quy phạm pháp luật

Bố cục của văn bản quy phạm pháp luật là việc tổ chức, sắp xếp các đơn vị cấu thành nên văn bản để tạo nên tính chỉnh thể cho nó, bao gồm bố cục hình thức và bố cục nội dung của văn bản

Bố cục hình thức của văn bản quy phạm pháp luật

Khi xác lập bố cục hình thức của văn bản quy phạm pháp luật cần lưu ý một số vấn đề sau đây:

1 Mẫu giấy và vùng trình bày văn bản

Theo Quyết định 228/QĐ-BKHCN&MT của Bộ trưởng Bộ khoa học, công nghệ và môi trường, ngày

31/12/1992 thì mẫu giấy và vùng trình bày văn bản được quy định như sau:

- Mẫu giấy: văn bản quy phạm pháp luật được trình bày trên giấy trắng có kích thước 210 x 297 mm (A4), sai số cho phép 2mm

- Vùng trình bày: ở mặt trước, cách mép trên trang giấy 25mm, cách mép dưới 20mm, cách mép trái 30mm, cách mép phải 10mm ở mặt sau, cách mép trên 25mm, cách mép dưới 20mm, cách mép trái 20mm, cách mép phải 20mm (xem Phụ lục 7 và Phụ lục 8)

Những văn bản có nhiều trang thì bắt đầu từ trang thứ hai phải ghi số trang bằng chữ ả Rập cách mép trên trang giấy 10mm, nằm giữa trang Những văn bản có hai phụ lục trở lên thì phải ghi số thứ tự của phụ lục bằng số La Mã Số trang của văn bản và số trang của phụ lục đều ghi chung số thứ tự

2 Quốc hiệu

Quốc hiệu được trình bày ở nửa bên phải trang giấy, gồm hai dòng, dòng trên viết bằng chữ in hoa (cỡ 13, kiểu đậm); dòng dưới bằng chữ thường (cỡ 13, kiểu đậm), có gạch cách nối giữa 3 từ; phía dưới có gạch ngang

Chính phủ

Số: 75/2001/NĐ-CP CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

3 Tên cơ quan ban hành văn bản quy phạm pháp luật (Chữ in hoa, cỡ 13, kiểu đậm)

Phần này được trình bày ở góc trái văn bản, ngang hàng với Quốc hiệu

Trong văn bản quy phạm pháp luật phần này chỉ ghi tên cơ quan ban hành văn bản mà không ghi tên cơ quan cấp trên Điều đó thể hiện sự độc lập của cơ quan khi ban hành văn bản

4 Số, kí hiệu văn bản (Chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu thường, đứng)

Phần này được đặt dưới tên cơ quan ban hành văn bản, giúp cho việc vào sổ, phân loại, sắp xếp vào hồ sơ, lưu trữ, viện dẫn, tra tìm văn bản được dễ dàng; nắm được số lượng văn bản mà cơ quan đã làm ra trong một năm

Phần này có 2 yếu tố :

- Số, được đánh liên tục cho các văn bản quy phạm pháp luật do mỗi cơ quan ban hành trong một năm

Trong văn bản quy phạm pháp luật, tiếp theo phần số, trước phần kí hiệu, là năm ban hành văn bản Năm ban hành văn bản được ghi đầy đủ cả bốn chữ số Phần năm ban hành văn bản phân cách các phần khác bằng dấu gạch chéo (/)

Ví dụ: Số 75/2001/

- Kí hiệu được trình sau năm ban hành văn bản, gồm hai phần: chữ viết tắt của tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan ban hành văn bản Hai phần này nối với nhau bằng dấu gạch ngang

Ví dụ: Số: 75/2001/NĐ - CP (2001- năm ban hành văn bản, NĐ - Nghị định, CP - Chính phủ)

5 Địa điểm, thời gian ban hành văn bản (Cỡ 13, kiểu chữ thường, nghiêng)

Địa điểm ban hành văn bản thường được xác lập bằng cách ghi tên tỉnh, nơi ban hành ra văn bản quy phạm pháp luật Địa điểm ghi trước, thời gian ghi sau, hai nội dung này cách nhau bởi dấu phẩy (,) Địa điểm, thời gian ban hành văn bản có thể được bố trí ở những vị trí khác nhau:

- Dưới quốc hiệu, hơi lệch về bên phải, được dùng với nghị định, quyết định, Chỉ thị,

- Cuối văn bản, trước phần chữ kí, được dùng cho luật, pháp lệnh,

6 Tên của văn bản (Chữ in hoa, cỡ 14, kiểu đậm)

Hiện nay, trong thực tiễn đang tồn tại một số cách thức xác lập tên văn bản quy phạm pháp luật sau đây:

- Tên văn bản gồm tên loại văn bản + của + tên cơ quan hoặc chức vụ người ban hành văn bản Cách này được sử dụng cho nghị quyết, nghị định, quyết định

- Tên văn bản gồm tên loại văn bản + tên loại việc văn bản giải quyết Cách này được sử dụng cho luật, pháp lệnh

- Tên văn bản là tên loại của văn bản, được dùng cho Hiến pháp, thông tư, chỉ thị

7 Trích yếu văn bản (Cỡ 14, kiểu thường, đậm)

Đây là phần khái quát chính xác nội dung chính của văn bản Có tác dụng giúp người đọc nhanh chóng nắm bắt được nội dung của văn bản; thuận tiện cho việc vào sổ, lập hồ sơ, tra tìm, viện dẫn văn bản

Các văn bản quy phạm pháp luật đều có phần trích yếu, được trình bày ngay sau tên văn bản, trừ Hiến pháp, luật, pháp lệnh

Tên và trích yếu của văn bản hợp thành một thể thống nhất xác định rõ chủ đề của văn bản

Trích yếu văn bản cần ngắn gọn, cô đọng, phản ánh chính xác chủ đề văn bản

8 Cơ sở của văn bản quy phạm pháp luật

Cơ sở của văn bản quy phạm pháp luật là phần nội dung được ghi nhận ở sau trích yếu văn bản đề cập tới những vấn đề liên quan trực tiếp tới dự thảo Phần này có chức năng cung cấp những yếu tố cần thiết để minh chứng rằng việc ban hành văn bản là có cơ sở và bảo đảm sự liên kết giữa phần hình thức với phần nội dung của văn bản

Cơ sở của văn bản quy phạm pháp luật bao gồm cơ sở pháp lý và cơ sở thực tiễn, mà dựa vào đó người

soạn thảo xác lập dự thảo.

a) Cơ sở pháp lý của văn bản quy phạm pháp luật

Cơ sở pháp lý của văn bản quy phạm pháp luật (hay còn được gọi là căn cứ pháp lý) là những chuẩn mực pháp luật mà theo đó văn bản được ban hành

Trong văn bản, phần cơ sở pháp lý thường được xác lập, trừ Hiến pháp và một số văn bản có nội dung là những vấn đề ít quan trọng

Phần này nên được sử dụng để viện dẫn tên các văn bản quy phạm pháp luật là cơ sở trực tiếp cho việc ban hành văn bản đang được soạn thảo

Khi xác lập phần này, chỉ nên viện dẫn những văn bản thực sự có ý nghĩa đối với dự thảo, bao gồm:

+ Nhóm thứ nhất là các văn bản quy phạm pháp luật trực tiếp quy định về thẩm quyền ban hành văn bản, nhằm khẳng định rằng văn bản được ban hành đúng thẩm quyền theo quy định của pháp luật

Trong thực tiễn, thẩm quyền của các cơ quan nhà nước được quy định rải rác trong nhiều văn bản pháp luật khác nhau Vì vậy, khi lựa chọn cần chú ý để tránh viện dẫn những văn bản quy định chung chung về thẩm quyền hoặc quy định về thẩm quyền đối với loại công việc khác

+ Nhóm thứ hai là các văn bản quy phạm pháp luật liên quan trực tiếp tới việc xác lập nội dung của dự thảo, nhằm minh chứng rằng nội dung dự thảo là hợp pháp

Trong mỗi nhóm nói trên, có thể lựa chọn một hoặc nhiều văn bản quy phạm pháp luật để viện dẫn sao cho phù hợp với chủ đề của dự thảo

Hiện nay, có hai hướng xác lập phần cơ sở pháp lý thường được sử dụng sau đây:

- Thứ nhất, "công thức hóa" phần cơ sở pháp lý là cách xác lập phần này theo một "công thức" có sẵn, thống nhất Đó là việc sử dụng câu bắt đầu bằng từ "căn cứ" Nếu có nhiều văn bản cần viện dẫn thì trình bày bằng nhiều "căn cứ" khác nhau

Cách này thường được sử dụng trong một số loại văn bản như: luật, pháp lệnh, nghị định, quyết định

- Thứ hai, xác lập theo hướng viết tự do, không lệ thuộc vào mẫu câu có sẵn Cách này thường được sử dụng trong nghị quyết, chỉ thị, thông tư

Khi viện dẫn văn bản quy phạm pháp luật, người soạn thảo phải ghi nhận những yếu tố cần thiết có liên quan tới văn bản nhằm cá biệt hóa chúng, giúp cho người đọc biết văn bản được viện dẫn là văn bản nào

mà không bị lẫn lộn với văn bản khác

Về vị trí, các văn bản ở nhóm thứ nhất thường được viện dẫn ở ngay đầu văn bản (sau trích yếu)

Các văn bản ở nhóm thứ hai có thể được viện dẫn ở phần kế liền với nhóm thứ nhất, cũng có thể được gắn liền với phần nội dung chính của dự thảo

b) Cơ sở thực tiễn

Cơ sở thực tiễn của văn bản quy phạm pháp luật thường là những hành vi mang tính thủ tục, trực tiếp làm phát sinh những vấn đề mà văn bản dự kiến ban hành cần giải quyết

Nhằm phân biệt cơ sở thực tiễn với cơ sở pháp lý, người soạn thảo thường sử dụng một số "công thức":

- Thứ nhất, dùng câu "Để giải quyết " hoặc "Để thực hiện ", "Để nâng cao ", nhằm chỉ rõ mục đích ban hành văn bản quy phạm pháp luật

Ví dụ: "Để giải quyết đúng pháp luật, kịp thời các vụ án kinh tế nhằm bảo vệ lợi ích của Nhà nước, quyền

và lợi ích hợp pháp của cá nhân, pháp nhân" (Pháp lệnh thủ tục giải quyết các vụ án kinh tế)

"Để nâng cao hiệu lực quản lý nhà nước về quảng cáo, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người tiêu dùng, của tổ chức, cá nhân trong hoạt động quảng cáo, góp phần thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội" (Pháp lệnh quảng cáo)

- Thứ hai, dùng câu "xét", nếu văn bản cần viện dẫn là những văn bản khác, như công văn, tờ trình của cấp dưới

Bên cạnh đó, phần cơ sở thực tiễn có thể được xác lập theo hướng viết tự do, hoàn toàn không lệ thuộc vào mẫu câu có sẵn

Về vị trí, cơ sở thực tiễn có thể được bố trí ở kế liền trước hoặc sau cơ sở pháp lý của văn bản quy phạm pháp luật

9 Phần chữ ký (Chữ in hoa, cỡ 13, kiểu đậm)

Văn bản quy phạm pháp luật phải được người có thẩm quyền ký đúng thể thức Nếu văn bản không có chữ

ký hoặc chữ ký là của người không có thẩm quyền thì không được Nhà nước công nhận

Phần ký được trình bày ở góc phải, cuối văn bản Thể thức ký phải ghi trước chức vụ của người ký Nếu văn bản được ban hành bởi cơ quan, tổ chức hoạt động theo chế độ tập thể thì khi ký phải ghi rõ TM (thay mặt) trước tên cơ quan

Nếu văn bản được ban hành bởi cơ quan hoạt động theo chế độ thủ trưởng thì khi ký văn bản không ghi thay mặt (TM ), mà ghi rõ chức vụ của người ký

Nếu văn bản do cấp phó ký khi được cấp trưởng uỷ quyền thì phải ghi KT (ký thay) cấp trưởng và chức vụ của người được uỷ quyền Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác

Trong mọi trường hợp, người có thẩm quyền ký ban hành văn bản quy phạm pháp luật không được uỷ quyền cho cấp dưới ký thừa lệnh (TL.) các văn bản quy phạm pháp luật

Nếu người đứng đầu cơ quan mới được giao chức vụ là quyền trưởng thì khi ký ghi là Q.Trưởng ,

Người có thẩm quyền phải ký trực tiếp, không được ký bằng bút chì, bút mực màu đỏ hoặc bằng các vật liệu dễ phai mờ; phải viết rõ họ tên người ký bằng chữ thường, cách chức vụ của người ký 30mm

Thông thường văn bản quy phạm pháp luật chỉ có một chữ ký nhưng cũng có trường hợp có nhiều chữ ký như đối với các văn bản liên tịch

10 Dấu của văn bản quy phạm pháp luật

Sau khi văn bản quy phạm pháp luật đã được người có thẩm quyền ký đúng thể thức, văn thư phải đóng dấu vào văn bản Tuyệt đối không đóng dấu khi chưa có chữ ký Dấu đóng đúng chiều, rõ ràng, đúng mầu mực quy định và trùm lên l/4 đến l/3 chữ ký về phía bên trái Chữ ký và dấu bảo đảm tính hợp pháp của văn bản quy phạm pháp luật

11 Nơi nhận (Chữ in thường, cỡ 13, kiểu nghiêng)

Phần "Nơi nhận" được trình bày ở góc trái, cuối văn bản, ngang phần chữ ký Người ký phải căn cứ vào yêu cầu cụ thể của từng việc và theo đúng những quy định về nhiệm vụ, quyền hạn, quan hệ công tác mà quyết định việc gửi văn bản Nơi gửi, số lượng gửi được ghi rõ trong phần nơi nhận, có tác dụng giúp cho

bộ phận văn thư biết phải nhân văn bản thành bao nhiêu bản và gửi tới đâu, tạo điều kiện cho việc thực hiện văn bản được nhanh chóng, thuận lợi

Thông thường, văn bản quy phạm pháp luật được gửi tới các nhóm đối tượng sau:

- Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm thi hành văn bản;

- Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan tới việc thực hiện văn bản, như phối hợp, tạo điều kiện, in ấn ;

- Các cơ quan, tổ chức có quyền kiểm tra, giám sát, kiểm sát hoạt động của cơ quan ban hành văn bản;

- Bộ phận lưu văn bản

Bố cục hình thức phổ biến của văn bản quy phạm pháp luật được trình bày tại Phụ lục 9

Bố cục nội dung của văn bản quy phạm pháp luật

a) Việc đặt tên, đánh số cho các đơn vị trong văn bản

Về nguyên tắc chung, một văn bản quy phạm pháp luật có thể được chia thành Phần, Chương, Mục, Điều, Khoản, Điểm Khi sử dụng các đơn vị này, cần lưu ý một số điểm sau đây:

- Có thể phối hợp phần chữ (Phần, Chương, Mục, Điều, Khoản, Điểm) với phần số (1, 2, a, b ) để trình bày mỗi đơn vị của văn bản

Về phần chữ, nên lựa chọn những tên gọi nói trên mà không nên sử dụng những tên gọi khác (như

"Tiết" ) Phần, Chương, Mục, Điều là tên gọi phần chữ của đơn vị có trong văn bản Riêng đối với Khoản

và Điểm thì không dùng các từ đó để đặt tên cho những nội dung tương ứng khi trình bày văn bản (tạo thành những đơn vị không có tên gọi), chỉ sử dụng các từ đó khi viện dẫn những đơn vị đó

Số được dùng để ấn định vị trí của mỗi nội dung có trong văn bản, nên dùng số ả rập (dãy số tự nhiên) Số

La Mã ít phổ biến nên không tiện lợi khi trình bày, viện dẫn văn bản Chữ cái theo thứ tự bảng chữ cái không tự thể hiện rõ vị trí, số lượng chữ cái hạn chế, nên chỉ sử dụng số La Mã hoặc chữ cái để đánh số cho các đơn vị trong văn bản trong những trường hợp sau đây:

+ Các đơn vị cần đánh số có số lượng không quá lớn;

+ Khi văn bản cần được chia thành nhiều cấp độ và đã sử dụng hết những tên gọi nói trên để ấn định các đơn vị có trong văn bản

- Những đề mục có tên gọi phần chữ nên có nhan đề để thuận tiện cho việc tra cứu về sau Ví dụ: Điều 8

Tội phạm Khi đó, xét về cấu trúc ngôn ngữ thì nhan đề độc lập với nội dung của đơn vị đó, chỉ có tác

dụng giới hạn phạm vi chủ đề của phần nội dung

- Các đơn vị có tên gọi như nhau được dùng tương ứng với những nội dung có vị trí, vai trò như nhau trong văn bản

- Đơn vị lớn bao hàm nhiều đơn vị nhỏ hơn, tránh tình trạng trong đơn vị lớn chỉ có duy nhất 01 đơn vị nhỏ

trực tiếp cấu thành nên nó Ví dụ: trong Chương chỉ có 01 Mục.

b) Việc lựa chọn bố cục cụ thể cho từng văn bản quy phạm pháp luật

Có 2 kiểu bố cục sau đây thường được sử dụng trong thực tiễn:

- Kiểu bố cục thứ nhất sử dụng kết cấu ít cấp độ (tầng nấc, thang bậc) để phân chia văn bản Khi đó chỉ những chủ đề lớn của văn bản mới được đặt tên, đánh số còn những chủ đề nhỏ chỉ được tách biệt bằng cách tách đoạn, phân câu

- Kiểu bố cục thứ hai sử dụng kết cấu nhiều cấp độ để phân chia văn bản đến tận những chủ đề nhỏ nhất không thể phân chia Trong kiểu kết cấu này, đơn vị nhỏ nhất có tên gọi là đơn vị "Điều", còn các đơn vị nhỏ hơn Điều đều không có tên g ọi (khi viện dẫn gọi là Khoản, Điểm)

Trên cơ sở bố cục chung được trình bày ở trên, tuỳ từng trường hợp, người soạn thảo lựa chọn bố cục cụ thể cho văn bản Các văn bản quy phạm pháp luật khác nhau thì bố cục nội dung có thể cũng khác nhau Ngay trong một văn bản cụ thể, bố cục nội dung của từng phần cũng có thể không giống nhau

Việc lựa chọn bố cục nội dung cho một đơn vị của văn bản hoặc cho cả văn bản quy phạm pháp luật chủ yếu dựa vào các căn cứ sau đây:

- Tính chất chủ đề của văn bản: Dựa vào tiêu chí này, có thể chia các chủ đề văn bản ra thành 2 nhóm, tương ứng với 2 kiểu bố cục:

+ Kiểu bố cục thứ nhất phù hợp với các chủ đề:

* Xác lập các quy phạm đường lối, chủ trương, nguyên tắc: Các quy phạm loại này thường có số lượng tương đối nhỏ, không được trực tiếp áp dụng để giải quyết các công việc cụ thể phát sinh trong thực tiễn

mà thường là cơ sở để ban hành những quy phạm pháp luật cụ thể, nên nội dung văn bản không cần thiết phân chia thành nhiều cấp độ

* Xác lập các quy phạm giải thích, hướng dẫn: Các quy phạm giải thích chủ yếu có mục đích làm rõ nghĩa những đơn vị trong cùng văn bản hoặc trong một văn bản quy phạm pháp luật khác có nghĩa chưa rõ ràng, chưa chính xác Các quy phạm hướng dẫn chủ yếu có mục đích chỉ ra cách thức tổ chức thực hiện văn bản, tức là đặt ra những quy định nhằm cụ thể hoá các quy định chung chung trong cùng văn bản hoặc trong văn bản quy phạm pháp luật khác

+ Kiểu bố cục thứ hai phù hợp với việc xác lập các quy phạm pháp luật cụ thể Số lượng các quy phạm này thường rất lớn, chúng được viện dẫn trong quá trình áp dụng pháp luật, do đó việc phân chia thành nhiều cấp độ là cần thiết, thuận tiện cho cả việc trình bày và việc viện dẫn văn bản về sau

- Phạm vi chủ đề văn bản: Mỗi văn bản quy phạm pháp luật có phạm vi chủ đề rộng, hẹp khác nhau, do đó

số lượng nội dung các vấn đề được xác lập trong văn bản cũng khác nhau Nếu phạm vi chủ đề rộng, bao gồm nhiều vấn đề thì nên chia văn bản hoặc từng đơn vị trong văn bản thành nhiều cấp độ khác nhau để thuận tiện cho việc trình bày văn bản Nếu phạm vi chủ đề hẹp, chỉ bao gồm một số vấn đề thì nên chia văn bản hoặc từng đơn vị trong văn bản thành ít cấp độ để bảo đảm sự gọn nhẹ nhưng đầy đủ của văn bản

c) Căn cứ để phân chia, sắp xếp nội dung văn bản quy phạm pháp luật

Để bảo đảm sự hợp lý trong việc phân chia nội dung văn bản quy phạm pháp luật, cần căn cứ vào chính khả năng biểu đạt của từng khối ngôn ngữ có trong văn bản Mỗi khối ngôn ngữ thể hiện một nội dung cụ thể Mỗi nội dung được thể hiện đều có vị trí, vai trò nhất định trong văn bản

Những nội dung có vai trò ngang bằng nhau và độc lập với nhau trong văn bản cần được bố trí thành những đơn vị có cùng cấp độ Nếu trong cấp độ lớn, có nhiều nội dung nhỏ hơn thì những nội dung nhỏ hơn đó có thể được chia thành những cấp độ nhỏ hơn nữa

Sau khi phân chia nội dung văn bản thành những đơn vị với nhiều cấp độ khác nhau như đã trình bày ở trên, cần sắp xếp các đơn vị đó theo một trật tự nhất định Trật tự đó ảnh hưởng trực tiếp tới tính lô gich,

sự hợp lý của văn bản

Nội dung văn bản có thể được sắp xếp dựa vào những căn cứ sau đây:

- Mức độ quan trọng của vấn đề được biểu đạt trong các nội dung: tất cả các nội dung có cùng cấp độ được so sánh về mức độ quan trọng để ấn định vị trí của chúng trong văn bản Dựa vào căn cứ này, thông thường các nội dung quan trọng hơn được xếp trước, các nội dung ít quan trọng hơn được xếp sau Khi có nhiều nội dung cùng được so sánh thì có thể so sánh riêng từng cặp nội dung để xác định mức độ quan trọng của chúng Tuy nhiên, cũng cần thấy rằng việc đánh giá chỉ mang tính tương đối, ước lệ

Căn cứ này chỉ được sử dụng để sắp xếp những nội dung có quan hệ độc lập phối thuộc với nhau

- Trình tự diễn biến của vấn đề được biểu đạt trong các nội dung: Trong trường hợp này cần dựa vào sự vận động, tiến triển mang tính quy luật tất yếu của các sự vật, hiện tượng hay quá trình được biểu đạt trong nhóm các nội dung để sắp xếp đơn vị ngôn ngữ trong văn bản Theo đó thì việc gì tất yếu xảy ra trước thì xếp trước, việc gì xảy ra sau thì xếp sau

Căn cứ này có thể được sử dụng để sắp xếp những nhóm nội dung sau đây:

+ Những nội dung có mối quan hệ "cái chung - cái riêng";

+ Những nội dung có mối quan hệ "nhân - quả";

+ Những nội dung có mối quan hệ về thủ tục được xác lập để giải quyết vấn đề được văn bản đề cập tới

Việc phân chia, sắp xếp các nội dung trong văn bản quy phạm pháp luật cần được tiến hành thống nhất trong cả văn bản, tránh tình trạng ở mỗi đơn vị trong văn bản lại sử dụng những cách thức phân chia, sắp xếp khác nhau

Một số vấn đề về kỹ thuật soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật, ngôn ngữ pháp lý

(06:54, 26/01/2005)

Các văn bản quy phạm pháp luật cần được soạn thảo với một ngôn ngữ có độ chính xác tối đa nếu chưa thể đạt được giới hạn tuyệt đối Các văn bản pháp luật được ban hành trước đây mắc không ít những sai sót về kỹ thuật soạn thảo, trong đó có cả cách diễn đạt Cũng không có ít các ý kiến cho rằng các nhà soạn thảo văn bản pháp luật cố làm phức tạp ngôn ngữ pháp lý Chính vì vậy, việc soạn thảo văn bản pháp luật cần được chú ý không chỉ ở vấn đề thẩm quyền, vấn đề thủ tục ban hành mà cả về kỹ thuật soạn thảo Nội dung của văn bản sẽ không thể được chuyển tải đúng nếu cách thể hiện của chúng không chính xác, không khoa học Các kỹ năng dưới đây sẽ giúp nhà soạn thảo có những văn bản chuẩn xác về ngôn ngữ và diễn đạt

4.1 Sử dụng thời hiện tại, quá khứ và tương lai đúng với nội dung mà văn bản muốn thể hiện

Các hành vi của chủ thể pháp luật xẩy ra ở những thời điểm khác nhau Các quy phạm pháp pháp luật phần lớn chỉ áp dụng đối với các hành vi xảy ra sau khi quy phạm pháp luật được ban hành có hiệu lực trừ rất ít những quy phạm có hiệu lực hồi tố Vì vậy, khi diễn đạt một quy định pháp luật thì cần chú ý đến việc xác định thời điểm hành vi mà quy định chúng ta cần soạn thảo sẽ điều chỉnh Điều này được thực hiện một cách chính xác nếu chúng ta sử dụng đúng các thời quá khứ, hiện tại, tương lai Không ít các văn bản

không chú ý đến vấn đề này nên dễ dẫn đến sự hiểu sai và áp dụng sai các quy định được ban hành 4.2 Bảo đảm độ chính xác cao nhất về chính tả và thuật ngữ

Cách diễn đạt một quy phạm pháp luật phải bảo đảm độ chính xác về chính tả và thuật ngữ Sai sót chính

tả có thể xử lý được dễ dàng bởi đội ngũ biên tập song, sai sót về thuật ngữ thì chỉ có các nhà soạn thảo mới khắc phục được Khi soạn thảo văn bản, người soạn thảo có những tư tưởng riêng của mình nên họ biết nên dùng thuật ngữ nào cho phù hợp, phản ánh đúng nội dung các quy định cần soạn thảo

Một số quy tắc sau đây cần được đặc biệt chú ý để cho văn bản soạn thảo đạt độ chính xác cao

4.2.1 Trong văn bản pháp luật mức độ thể hiện tính nghiêm khắc trong đòi hỏi của pháp luật đối với chủ thể Cần xác định mức độ đòi hỏi của pháp luật bằng cách thể hiện nó trong diễn đạt các quy định pháp luật

- Khi nêu các giả định trong các quy phạm pháp luật thì nên dùng các cụm từ thể hiện khả năng chứ không dùng các từ hoặc cụm từ biểu đạt một sự khẳng định tuyệt đối Các từ, ngữ thích hợp nhất và được dùng phổ biến nhất là : Nếu, Khi, Trong trường hợp, Hoặc, Hay v.v Việc sử dụng các từ, ngữ này cũng cần phải linh hoạt để tránh lặp lại trong một quy định

- Khi quy định những xử sự mà chủ thể có nghĩa vụ phải thực hiện hoặc không được thực hiện thì dùng: Phải, có nghĩa vụ, cấm, không được

- Khi quy định những xử sự mà chủ thể có thể lựa chọn thực hiện hay không thực hiện thì dùng: Có quyền, được, được phép

- Khi quy định những xử sự mà chủ thể có thể lựa chọn thực hiện hay không thực hiện song pháp luật cần định hướng cho chủ thể thì dùng: nên, cần

4.2.2 Tính phổ biến của thuật ngữ pháp lý được dùng trong các văn bản pháp luật

Đây là một đòi hỏi hết sức quan trọng có khả năng đảm bảo tính chính xác, hiệu quả của văn bản hay quy định cần soạn thảo Tính phổ biến của thuật ngữ pháp lý đòi hỏi:

a) Thuật ngữ đó phải là thuật ngữ đã được dùng trong các văn bản pháp luật hay được dùng phổ biến trong luật học Pháp luật được ban hành là để cho toàn thể xã hội hiểu, tuân thủ hoặc áp dụng Vì vậy, việc người soạn thảo dùng những thuật ngữ mà mình mới sáng tạo ra, chưa từng được sử dụng trong các văn bản pháp luật trước đó hoặc chưa được công nhận rộng rãi để soạn thảo các quy định hay văn bản sẽ không tạo được cách hiểu thống nhất cho những người sẽ tuân thủ hay áp dụng chúng Chưa nói đến các thuật ngữ mới, ngay cả thuật ngữ cổ, mặc dù đã được dùng trong các văn bản, nếu sử dụng không chọn lọc thì cũng đã gây nhiều khó khăn cho việc hiểu, tuân thủ và áp dụng pháp luật Phải cần một thời gian dài

hệ thống pháp luật nước ta mới bắt đầu sử dụng lại các thuật ngữ cổ như cáo tị, bãi nại, tống đạt v.v Muốn sử dụng các thuật ngữ cổ hay thuật ngữ mới sáng tạo thì ít nhất phải tạo được cách hiểu thống nhất

về thuật ngữ đó Nếu không tuân thủ yêu cầu này thì văn bản soạn thảo sẽ khó hiểu, khó được áp dụng thống nhất Ví dụ, khái niệm chứng thư được sử dụng trong Nghị định 17/HĐBT ngày16/1/1990 là một khái niệm mới mà người soạn thảo đưa ra Khái niệm này chưa có cách hiểu thống nhất Bản thân khái niệm chứng thư theo cách hiểu trong tiếng Việt là văn bản xác nhận quyền tài sản và được sử dụng chủ yếu trên thị trường chứng khoán Bên cạnh đó trong hệ thống pháp luật của nước ta có khái niệm công chứng, chứng thực, xác nhận Nghị định 17/HĐBT ngày 16/1/1990 quy định chứng thư là sự xác nhận việc các bên

đã ký kết bản hợp đồng tại một cơ quan công chứng

b) Khi pháp luật đã có các thuật ngữ pháp lý chính thức thì tuyệt đối phải sử dụng chúng Nhiều người khi soạn thảo một số văn bản hướng dẫn về các biện pháp bảo đảm hợp đồng vẫn dùng khái niệm để đương, khế ước trong lúc Bộ luật dân sự và nhiều văn bản hiện hành khác đã dùng hợp đồng, thế chấp

c) Phải tuân thủ nội hàm của khái niệm cần sử dụng và đặt chúng đúng vào văn cảnh của quy định cần soạn thảo Ví dụ người nước ngoài và người Việt Nam định cư ở nước ngoài không phải là một Người nước ngoài là người mang quốc tịch một quốc gia khác Người Việt Nam có thể là người nước ngoài nếu họ mang quốc tịch nước khác Tuy nhiên, người Việt Nam định cư ở nước ngoài vẫn là người Việt Nam nếu họ không

từ bỏ quốc tịch Việt Nam để gia nhập quốc tịch nước khác Chính vì vậy, việc dùng khái niệm người nước ngoài để chỉ cả người Việt Nam định cư ở nước ngoài là không chính xác và có thể làm phát sinh nhiều vấn

đề pháp lý phức tạp Điểm 5.5 của Thông tư số 01-NH5/TT ngày 28/4/1995 là một ví dụ cho việc dùng không đúng thuật ngữ pháp lý

"Văn phòng đại diện phải đăng ký với Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố nơi đóng trụ sở về số người nước

ngoài làm việc tại văn phòng đại diện (bao gồm người nước ngoài và người Việt Nam định cư ở ở nước ngoài) theo số lượng quy định tại Giấy phép".

Thuật ngữ pháp lý ý nghĩa rất lớn đối với việc đạt mục đích và tính chính xác của các quy định, hay văn bản cần soạn thảo Việc lựa chọn thuật ngữ phải được người soạn thảo cân nhắc kỹ càng Chẳng hạn, không thể dùng khái niệm hậu quả pháp lý để chỉ phí tổn nguyên vật liệu, tiền phạt, tiền bồi thường thiệt hại; (Điều 19 Pháp lệnh Hợp đồng kinh tế) Hậu quả pháp lý chính là trách nhiệm, nghĩa vụ của các bên đối với những phí tổn, những thiệt hại đó chứ không phải bản thân chúng Chúng chỉ là những sự kiện thực tế xảy ra

4.2.3 Chỉ sử dụng tiếng Việt chuẩn, không sử dụng phương ngữ

Bên cạnh việc sử dụng chính xác các thuật ngữ pháp lý, việc sử dụng chính xác ngôn ngữ diễn đạt khác cũng là một yêu cầu đáng lưu ý Người soạn thảo văn bản phải dựa vào tiếng Việt chính thống để soạn thảo Không nên thay "Rẽ trái" bằng "quẹo trái" Khi soạn thảo văn bản không được sử dụng phương ngữ Trong báo chí, văn học việc sử dụng phương ngữ có thể làm cho tác phẩm sống hơn, gần với cuộc sống hơn song điều này lại hoàn toàn không thích hợp trong văn pháp lý Việc sử dụng phương ngữ không tạo ra được cách hiểu thống nhất các quy định cần ban hành

4.2.4 Khi chọn và sử dụng các thuật ngữ, kể cả thuật ngữ pháp lý lẫn thuật ngữ thông thường, người soạn thảo nên đặt cho mình những câu hỏi mang tính kỹ thuật sau:

a) Các văn bản pháp luật, các bản án trước đây đã sử dụng thuật ngữ này chưa?

b) Các thuật ngữ này hiện nay có được tiếp tục sử dụng phổ biến không?

c) Cách hiểu các thuật ngữ này có thống nhất không?

d) Pháp luật hay thực tế có yêu cầu sử dụng các thuật ngữ này theo một nội dung thống nhất không? Các thuật ngữ này có phải là một dạng phương ngữ không?

4.3 Sử dụng đúng kỹ thuật viện dẫn

Viện dẫn những quy định ở trong cùng văn bản hay từ các văn bản khác để soạn thảo văn bản là việc làm cần thiết Đây là một trong những cách hiệu quả được dùng để loại bỏ sự chồng chéo, mâu thuẫn giữa các văn bản, các qui định, đảm bảo sự thống nhất của pháp luật Tuy nhiên, việc sử dụng kỹ thuật viện dẫn không đúng có thể dẫn tới những hậu quả không tốt như việc áp dụng sai pháp luật, tình trạng mất thời gian khi tìm kiếm quy phạm được viện dẫn để áp dụng Một trong những yêu cầu trước hết của viện dẫn là phải chỉ rõ quy định được viện dẫn Nếu chỉ viện dẫn một quy định ở một văn bản khác thì chỉ rõ quy định

đó chứ không nên viện dẫn tới toàn bộ văn bản để cho những người mà văn bản đó hướng tới phải tự tìm kiếm Cách viện dẫn sau đây trong Bộ luật dân sự (BLDS) có thể được coi là một ví dụ Điều 637 BLDS khi quy định về thừa kế quyền sử dụng đất đã viện dẫn đến Phần V của BLDS: "Việc thừa kế quyền sử dụng đất được thực hiện theo các qui định của phần V Bộ luật này" Phần V này gồm 5 chương và 54 điều gồm các điều từ 590 đến 644 Sẽ chính xác và dễ áp dụng hơn nếu điều 637 chỉ viện dẫn đến chương VI phần V

của BLDS Các chương còn lại của phần V BLDS không liên quan đến việc thừa kế quyền sử dụng đất.

Một yêu cầu khác của việc viện dẫn là đảm bảo tính phù hợp của đối tượng điều chỉnh của quy định viện dẫn và quy định được viện dẫn Một quy phạm xử phạt hành chính không thể viện dẫn đến một hình phạt quy định trong Bộ luật hình sự như là một chế tài cho bản thân nó

4.4 Dùng câu ngắn với trật tự lôgic

Câu văn dài có thể gây sự khó hiểu và dễ mất đi tính chính xác Nhiều người cho rằng pháp luật nước ta thường hay được diễn đạt dài dòng và khó hiểu Điều nay là thực tế và có cơ sở Lý do chính là nhiều văn bản dùng câu quá dài Quy định sau đây có thể là một ví dụ minh hoạ:

"Đối với hàng hoá, dịch vụ kinh doanh có điều kiện, các tổ chức hoặc cá nhân không được phép kinh doanh

mà kinh doanh, hoặc được phép kinh doanh mà trong quá trình kinh doanh không thường xuyên đảm bảo các điều kiện qui định cho loại hàng hoá, dịch vụ đó, đều coi là hành vi kinh doanh trái phép, tuỳ theo mức

độ vi phạm sẽ bị xử lý hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo qui định của pháp luật hiện hành" (Điều 15 Nghị định 36-CP ngày 5 tháng 1 năm 1995 của Chính phủ)

Câu văn này dài và khó, có nhiều chổ trùng lặp nhau có thể tránh Trước hết cần tránh cụm từ kinh doanh, hàng hoá, dịch vụ được lặp lại nhiều lần và sau đó có thể rút ngắn đoạn văn này như sau:

"Việc kinh doanh những hàng hoá, dịch vụ có điều kiện khi không được phép hoặc không đảm bảo các yêu cầu qui định đối với hàng hoá dịch vụ đó đều bị coi là hành vi kinh doanh trái phép và có thể bị xử lý hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự tuỳ theo mức độ vi phạm"

Quy định này từ chổ diễn đạt bằng 90 từ được rút ngắn còn 60 từ

Sử dụng các câu ngắn, tránh các câu dài lê thê cũng là một trong phương pháp làm cho văn bản cần soạn thảo cô đọng, chính xác, các quy định ban hành ra dễ được hiểu đúng bởi các đối tượng mà chúng hướng

tới Có những lý do sau đây khiến chúng ta nên tránh các câu dài Thứ nhất, về bản chất, các quy định

pháp lý vốn rất khó Vì vậy việc diễn đạt các quy định pháp lý bằng những câu văn dài càng làm cho chúng

trở nên khó hiểu hơn nữa; Thứ hai, người soạn thảo khi dùng các câu dài thường vi phạm các qui tắc ngữ pháp một cách vô thức; Thứ ba, những đối tượng mà các qui định pháp luật hướng tới phần lớn không

phải là các luật gia hay những đối tượng có trình độ am hiểu sâu về pháp luật Vì vậy, các quy định pháp luật được thể hiện càng ngắn gọn thì càng có hiệu quả cao về khả năng tiếp nhận từ phía đối tượng

Các quy định trong pháp luật hiện hành của nước ta thường được diễn đạt bằng các câu văn Quy định sau đây trong Thông tư số 01-NH5/TT ngày 28/4/1995 có thể được coi là một ví dụ

"Văn phòng đại diện phải đang ký với Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố nơi đóng trụ sở về số người nước ngoài làm việc tại văn phòng đại diện (bao gồm người nước ngoài và người Việt Nam định cư ở ở nước ngoài) theo số lượng qui định tại Giấy phép; số người Việt Nam làm việc tại văn phòng đại diện và có trách nhiệm tạo điều kiện thuận lợi cho những người làm việc tại văn phòng đại diên thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp thuế thu nhập theo luật định."

Quy định này có thể được diễn đạt chính xác hơn bằng các câu ngắn sau mà vẫn không làm thay đổi nội dung của nó

"Văn phòng đại diện phải:

- Đăng ký với Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố nơi đặt trụ sở, số lượng người làm việc tại văn phòng, bao gồm cả người nước ngoài được qui định tại Giấy phép và người Việt Nam

- Tạo điều kiện thuận lợi cho những người làm việc tại văn phòng đại diện thực hiện nghĩa vụ nộp thuế thu