Hoàn thiện kế toán bán hàng máy in và linh kiện máy in tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tân Nam Việt.docx

Hoàn thiện kế toán bán hàng máy in và linh kiện máy in tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tân Nam Việt

Lời mở đầu* Tính cấp thiết của đề tài

Nền kinh tế nước ta đang ngày càng mở cửa, nhất là từ khi Việt Nam ranhập WTO, đã tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp nước ngoài vào đầutư gia tăng, các doanh nghiệp trong nước cũng nhờ đó phát triển mạnh mẽ Điềunày đã tạo nên sự cạnh tranh gay gắt không chỉ giữa các doanh nghiệp trongnước với nhau mà còn với doanh nghiệp nước ngoài Mặt khác, các chế độ,quyết định kế toán của Bộ Tài Chính lại luôn thay đổi để phù hợp với điều kiệnmới Chính những vấn đề trên đã khiến cho các doanh nghiệp phải có nhữngthay đổi, những điều chỉnh hợp lý để thích ứng, phát triển và hội nhập, đặc biệtlà các doanh nghiệp thương mại Việt Nam.

Một trong những vấn đề cấp thiết đặt ra cần thay đổi cho các doanh nghiệpthương mại trong nước là công tác kế toán Công tác kế toán rất quan trọngtrong bất cứ doanh nghiệp nào, công tác kế toán hoàn thiện thì mọi hoạt độngkinh doanh của doanh nghiệp sẽ suôn sẻ và phát triển Vì doanh nghiệp thươngmại là cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng nên công tác kế toán bán hàng chiếmvị trí quan trọng, điều đó đòi hỏi công tác kế toán bán hàng phải linh hoạt, chặtchẽ, hợp lý và phù hợp với sự thay đổi của doanh nghiệp trong tình hình mới

Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tân Nam Việt là một công tychuyên kinh doanh máy in, máy photo và linh kiện của máy in, máy photo Dođó công tác kế toán bán hàng rất phức tạp và chưa thực sự đạt hiệu quả về tổchức bộ máy cũng như thực hiện nghiệp vụ Điều này đã tạo nên sự cồng kềnh,chồng chéo trong kế toán bán hàng, làm hạn chế khả năng cạnh tranh của doanhnghiệp

Nhận thức được tầm quan trong của công tác kế toán bán hàng, trong thờigian thực tập tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tân Nam Việt em đãtìm hiểu và học tập công tác này và em nhận thấy công tác kế toán bán hàng

còn có những hạn chế nên em đã lựa chọn đề tài : “Hoàn thiện kế toán bán

hàng máy in và linh kiện máy in tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụTân Nam Việt.”

* Mục đích nghiên cứu của đề tài

Nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng một cách toán diện hơn để nângcao hiệu quả kinh doanh cho Công ty.

* Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài là các nghiệp vụ kinh tế phátsinh trong quá trình giao dịch của các loại máy in và linh kiện máy in của Côngty mà Công ty đang kinh doanh.

* Phương pháp nghiên cứu của đề tài

Vận dụng các phương pháp thu thâph thông tin, thoóng kê, so sánh, quansát, đánh giá và phân tích tổng hợp nhằm giải quyết các vấn đề trong chuyên đềnày

* Bố cục của chuyên đề

Chuyên đề được chia làm hai chương:

Chương 1 : Những vấn đề lý luận cơ bản và thực trạng kê toán bán hàng máyin và linh kiện máy in tại Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Tân Nam Việt.Chương 2: Đánh giá thực trạng và các ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kếtoán bán hàng máy in và linh kiện máy in tại Công ty TNHH Thương mại vàDịch vụ Tân Nam Việt

CHƯƠNG 1 : NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VÀ THỰC TRẠNG KẾ TOÁNBÁN HÀNG MÁY IN VÀ LINH KIỆN MÁY IN TẠI CÔNG TY THƯƠNG MẠI

VÀ DỊCH VỤ TÂN NAM VIỆT

1.1 Lý luận chung về kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thươngmại.

1.1.1.Đặc điểm và nhiệm vụ kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thươngmại.

1.1.1.1 Đặc điểm bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại.

Để hiểu được kế toán bán hàng là gì, trước hết ta phải hiểu bán hàng làgì?

Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh củadoanh nghiệp thương mại Thực hiện nghiệp vụ này, vốn của doanh nghiệpthương mại được chuyển từ hình thái hiện vật là hàng hoá sang hình thái tiền tệ.

Bán hàng có vai trò rất quan trọng trong bất cứ doanh nghiệp kinh doanhnào vì có bán được hàng hoá thì doanh nghiệp mới có thu nhập để bù đắp nhữngchi phí đã bỏ ra và hình thành kết quả kinh doanh thương mại Trong cơ chế thitrường hiện nay, các doanh nghiệp thương mại có thể thu mua hàng hoá mộtcách đễ dàng nhưng việc bán nó lại không dễ dàng chút nào.

Bán hàng là điều kiện quan trọng để tạo ra thu nhập bù đắp chi phí bỏ ra,bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh Để đạt được mục tiêu này thì hàng hoácủa Doanh nghiệp thương mại không những phải đảm bảo chất lượng mà cònphải đáp ứng được thị hiếu luôn biến động của người tiêu dùng, cạnh tranhđược với những hàng hoá khác cả về chất lượng giá cả, mẫu mã cũng nhưphương thức bán hàng, dịch vụ bán hàng…

Nếu hoạt động bán hàng của doanh nghiệp không thông suốt sẽ làm ngừngtrệ các hoạt động khác như mua vào, dự trữ Còn nếu hoạt động bán hàng củadoanh nghiệp trôi chảy sẽ thúc đẩy các hoạt động khác Nếu mở rộng thị trườngtiêu thụ của doanh nghiệp, mở rộng kinh doanh, củng cố và khẳng định vị trí củadoanh nghiệp trên thị trường, giúp doanh nghiệp đứng vững trong kinh doanh.

Bán hàng có các đặc điểm sau:a Đối tượng phục vụ:

Đối tượng phục vụ của các doanh nghiệp thương mại rất đa dạng đó làngười tiêu dùng các nhân, các đơn vị sản xuất, kinh doanh khác, các cơ quan , tổchức xã hội có nhu cầu sử dụng sản phẩm của doanh nghiệp.

- Hàng hoá xuất làm quà biếu, tặng.

- Hàng hoá xuất dùng trong nội bộ, phục vụ cho hoạt động kinh doanh củadoanh nghiệp.

- Hàng hoá hao hụt, tổn thất trong khâu bán, theo hợp đồng bên mua chịu.c Các phương thức bán hàng trong doanh nghiệp thương mại.

Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay, việc lựa chọn áp dụng cácphương thức bán hàng và các chính sách khuyến khích tiêu thụ góp phần quantrọng vào việc thực hiện kế hoạch tiêu thụ hàng hoá, đồng thời giúp cho doanhnghiệp có cơ sở mở rộng, chiếm lĩnh thị trường, Phương thức bán hàng có ảnhhưởng trực tiếp đến việc sử dụng các tài khoản kế toán phản ánh tình hình xuấtkho hàng hoá Đồng thời nó có tính quyết định đối với việc xác định thời điểmbán hàng, hình thành doanh thu bán hàng và tiết kiệm chi phí bán hàng để tănglợi nhuận.

Hiện nay, các doanh nghiệp sản xuất thường sử dụng các phương thức bánhàng sau:

- Bán buôn qua kho: Là bán buôn hành hoá mà hàng bán được từ kho bảoquản của doanh nghiệp Trong phương thức này có 2 hình thức:

+ Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: Theo hình thiức này,bên mua đề cử đại diện đến kho của doanh nghiệp thương mại để nhận hàng.Doanh nghiệp thương mại xuất kho hàng hoá, giao hàng trực tiếp cho đại diệnbên mua Sau khi đại diện bên mua nhận đủ hàng, đã thanh toán tiền hàng hoặcchấp nhận nợ, hàng hoá được xác định là tiêu thụ.

+ Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này, căn cứvào hợp đồng đã ký kết hoặc theo đơn đặt hàng, doang nghiệp thương mại xuấtkho hàng hoá bằng phương tiện vận tải của mình hoặc đi thuê ngoài, chuyểngiao hàng cho bên mua ở một địa điểm thoả thuận Hàng hoá chuyển bán vẫnthuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thương mại Hàng hoá này được xác địnhlà tiêu thụ khi nhận được tiền do bên mua thanh toán hoặc giấy báo của bên muađã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán Chi phí vận chuyển do doanhnghiệp thương mại chịu hay bên mua chịu là do sự thoả thuận từ trước giữa haibên Nếu doanh nghiệp thưong mại chịu chi phí vận chuyển, sẽ được ghi vào chiphí bán hàng Nếu bên mua chịu chi phí vận chuyển, sẽ phải thu tiền của bênmua.

- Bán buôn vận chuyển thẳng: Theo hình thức này, doanh nghiệp thương mạisau khi mua hàng, nhận hàng mua Không đưa về nhập kho mà chuyển thẳngcho bên mua Phương thức này có thể thực hiện theo hai hình thức:

+ Bán hàng vận chuyển thẳng theo hình thức giao trực tiếp( giao hàng tay ba):Doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng, nhận hàng mua và giao trực tiếpcho đại diện bên mua tại kho người bán Sau khi giao, nhận, đại diện bên muaký nhận đủ hàng, bên mua đã thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận nợ, hàng hoáđược xác định là tiêu thụ.

+ Bán buôn vận chuyển theo hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này,doanh nghiệp thươnbg mại sau khi mua hàng đến giao cho bên mua, bằngphương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài chuyển hàng đến giao cho bênmua ở một địa điểm đã được thoả thuận Hàng hoá chuyển bán trong trường hợpnày vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thương mại Khi nhận tiền củabên mua thanh toán hoặc giấy báo của bên mua đã nhận được hàng và chấp nhậnthanh toán thì hàng hoá được xác định là tiêu thụ.

- Phương thức bán lẻ: Là hình thúc ván hàng trực tiếp cho người tiêu dùng.Trong phương thức này có bốn hình thức:

+ Hình thức bán hàng thu tiền tập trung+ Hình thức bán hàng thu tiền trực tiếp+ Hình thức bán hàng tự phục vụ+ Hình thức bán hàng trả góp

- Phương thức gửi bán đại lý: Theo hình thức này doanh nghiệp thương mạigiao hàng cho cơ sở bên đại lý Bên đại lý sẽ trực tiếp bán hàng và thanh toántiền cho doanh nghiệp thương mại và được hưởng hoa hồng đại lý bán Số hànggửi đại lý bán vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thương mại Số hàngđược xác đinh là tiêu thụ khi doanh nghiệp nhận được tiền do bên đại lý thanhtoán hoặc chấp nhận nợ.

1.1.1.2 Nhiệm vụ của kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại.

Đối với bất kỳ nghiệp vụ kế toán nào đều có các nhiệm vụ cụ thể, vànghiệp vụ kế toán bán hàng có các nhiệm vụ cơ bản sau:

- Ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác tình hình bán hàng củadoanh nghiệp trong kỳ Ngoài kế toán tổng hợp trên các tài khoản kế toán, kếtoán bán hàng cần phải theo dõi ghi chép về số lượng, kết cấu, chủng loại hàngbán, ghi chép doanh thu bán hàng, thuế giá trị gia tăng đầu vào của mtừng nhómmặt hàng, theo dõi từng đơn vụ trực thuộc ( theo các cửa hàng, quầy hàng).

- Kiểm tra tình hình thu tiền bán hàng và quản lý tiền bán hàng Đối với cáchàng hoá bán chịu, cần phải mở sổ sách ghi chéptheo từng khách hàng, lô hàng,số tiền khách nợ, thời hạn và tình hình trả nợ…

- Tính toán giá mua thực tế của hàng đã tiêu thụ nhằm xác định kết quả bánhàng.

- Cung cấp đầy đủ kịp thời, chính xác các thông tin cần thiết về tình hình bánhàng, phục vụ cho việc chỉ đạo, điều hành kinh doanh của doanh nghiệp.

1.1.2 Hướng dẫn của các chuẩn mực kế toán và quy định của chế độ kế toánViệt Nam về kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại.

1.1.2.1 Hướng dẫn của các chuẩn mực kế toán Việt Nam về việc kế toán bánhàng trong các doanh nghiệp thương mại.

Trong chuẩn mực kế toán số 14 đã quy định doanh thu về kế toán bán hàngnhư sau:

* Quy định xác định doanh thu - Đối với bán hàng thu tiền ngay

Doanh thu = Tiền hoặc tương đương tiền đã thu được.

Tương đương tiền là các loại chứng khoán, trái phiếu có thời hạn thanh toántrong phạm vi 3 tháng.

- Đối với bán hàng trả chậm:

Doanh thu = Tiền hoặc tương đương tiền sẽ thu được trong tương lai - Bán hàng trả góp:

Doanh thu = Giá bán trả ngay hoặc giá bán thu tiền một lần - Bán hàng đổi hàng:

+ Trao đổi hàng và hàng tương đương : Về bản chất và giá trị không tạo radoanh thu.

+Trao đổi hàng và hàng tương đương:

Doanh thu = giá trị hợp lý của hàng hóa nhận về hoặc giá trị hàng giá đem đổi+/_ số chênh lệch.

* Thời điểm ghi nhận doanh thu.

Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi thoả mãn đồng thời 5 điều kiện sau:- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyềnsở hữu sản phẩm hoặc hàng hoá cho người mua.

- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá như người sởhữu hàng hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá.

- Doanh thu xác định tương đối chắc chắn.

- Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bánhàng.

- Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.

* Thời điểm ghi nhận doanh thu, quy định theo từng phương thức, hình thứcbán hàng như sau:

- Bán buôn qua kho, bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàngtrực tiếp, thời điểm ghi chép hàng bán là khi đại diện bên mua ký nhận đủ hàng,đã thanh toán tiền hoặc cháp nhận nợ.

- Bán buôn qua kho, bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng,thời điểm ghi chép hàng bán là khi thu được tiền hoặc bên mua xác nhận dẫnhận đựoc hàng, chấp nhận thanh toán.

- Phương thức bán lẻ, thời điểm ghi chép hàng bán là khi nhận được giấy báocáo của nhân viên bán hàng.

- Phương thức gửi đại lý bán, thời điểm ghi chép hàng bán là khi nhận đượctiền hoặc bên nhận đại lý chấp nhận thanh toán.

1.1.2.2 Phương pháp kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thương mạitheo chế độ hiện hành.

Hiện nay, theo chế độ hiện hành thì kế toán bán hàng có 2 p hương pháp, tuỳvào điều kiện, khả năng và mặt hàng kinh doanh mà các doanh nghiệp có thể lựachọn một trong hai phương pháp để phù hợp và đạt hiệu quả cao nhất.

a Kế toán bán hàng theo phương pháp kê khai thường xuyên.Bao gồm:

- Chứng từ sử dụng: Hoá đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho, báo cáo bánhàng, bảng kê bán lẻ hành hoá, dịch vụ, giấy nộp tiền của nhân viên bán hàng,bảng kê nhân hàng và thanh toán hàng ngày, Bảng thanh toán hàng đại lý, cácchứng từ thanh toán: Phiếu thu, bảng kê nộp séc, bâo có của ngân hàng,…

- Tài khoản kế toán sử dụng: Kế toán bán hàng sử dụng các tài khoản sau:+ Tài khoản 511 : Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

+ Tài khoản 512 : Doanh thu bán hàng nội bộ+ Tài khoản 521 : Hàng bán bị trả lại

+ Tài khoản 532 : Giảm giá hàng bán+ Tài khoản 131: Phải thu của khách hàng+ Tài khoản 157: Hàng gửi bán

+ Tài khoản 632: Giá vốn hàng bán.

- Trình tự kế toán: Gồm các hình thức sau:

+ Kế toán bán buôn qua kho theo hình thức chuyển thẳng+ Kế toán bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp+ Kế toán bán buôn vận chuyển theo hình thức giao hàng trực tiếp+ Kế toán bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng

+ Kế toán bán lẻ hàng hoá

+ Kế toán bán hàng trả góp, trả chậm+ Kế toán bán hàng đại lý

+ Kế toán bán hàng nội bộ

+ Kế toán các trường hợp khác: Hàng đổi hàng; xuất hàng hoá thanh toán tiềnlương, tiền thưởng cho nhân viên; xuất hàng hoá sử dụng phục vụ cho hoạt độngsản xuất kinh doanh của đơn vị; xuất hàng hoá biếu, tặng, thưởng được trang trảibằng quỹ phúc lợi.

b Kế toán bán hàng theo phương pháp kiểm kê định kỳ.

Khi bán hàng, kế toán chỉ phản ánh doanh thu bán hàng trên tài khoản511, bút toán phản ánh giá vốn không được thực hiện đồng thời như phươngpháp kê khai thường xuyên mà chỉ phản ánh 1 lần vào thời điểm cuối kỳ.

Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê, xác định tổng giá trị hàng tồn cuốikỳ, dựa vào công thức cân đối:

Tồn đầu + Nhập = Xuất + Tồn cuối

Các trình tự kế toán tương tự như kế toán bán hàng ở các doanh nghiệpthương mại kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.

* Sổ sách kế toán.- Sổ kế toán tổng hợp:

+ Nhật ký chung : Phản ánh trên sổ nhật ký chung , sổ kế toán bán hàng, sổnhật ký chi tiền, sổ cái các tài khoản 511,632,157,…

+ Nhật ký chứng từ: Phản ánh trên nhật ký chứng từ số 8, bảng kê số 1, số 2,số 11, sổ cái các tài khoản.

- Sổ kế toán chi tiết : Sổ chi tiết doanh thu, sổ chi tiết hàng hoá, sổ chi tiếtphải thu khách hàng, sổ chi tiết liên quan.

1.2 Đặc điểm tổ chức kinh doanh và tổ chức công tác kế toán của Công tyTNHH Thương mại và Dịch vụ Tân Nam Việt.

1.2.1 Đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty.

* Khái quát lịch sử thành lập của Công ty

Công ty TNHH Thương Mại và Dịch vụ ( TM - DV) Tân Nam Việt đượcthành lập từ năm 2002 do ông Trần Quốc Tuấn làm Giám đốc Có tư cách phápnhân, có con dấu riêng, mở tài khoản tại Ngân hàng Công Thương Đống Đa vớisố vốn điều lệ là 1.500.000.000 đồng và chịu trách nhiệm hữu hạn với số vốn tựcó và các nợ bằng vốn tự có Công ty có chế độ hạch toán độc lập và tự chủ vềmặt tài chính, tự chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh của mình.

Tên giao dịch : Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tân Nam Việt.Địa chỉ : 130 Chùa Bộc - Đống Đa - Hà Nội.

* Chức năng, nhiệm vụ của Công ty.

* Đối tượng và địa bàn kinh doanh của Công ty.

Đối tượng kinh doanh của Công ty là những doanh nghiệp, cá nhân trên địabàn Hà Nội và các tỉnh Miền Bắc có nhu cầu về máy in, máy photo và các thiếtbị có liên quan.

1.2.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty.

Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty

* Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận.

- Ban Giám đốc : Ban Giám đốc gồm có Giám đốc và Phó Giám đốc.

+ Giám đốc là người trực tiếp quản lý, điều hành và chỉ đạo hoạt động sảnxuất kinh doanh diễn ra hàng ngày một cách có hiệu quả, qua báo cáo nhanh củatừng phòng, bộ phận để xử lý thông tin một cách kịp thời Đồng thời Giám đốclà người chịu chách nhiệm chung về toàn bộ hoạt động kinh doanh và đề ra kếhoạch kinh doanh của công ty, phối hợp các bộ phận trong Công ty một cáchnhịp nhàng, ăn khớp Để điều hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, giám đốcthường xuyên phải đối đầu và giải quyết các công việc có liên quan tới nhiềulĩnh vực khác nhau như tài chính, ngân hàng, nhân sự, marketing, cung ứng hànghoá, y tế, an ninh Thậm trí Giám đốc doanh nghiệp có thể tham gia trực tiếp vàoviệc giải quyết một vấn đề cụ thể nào đó như vấn đề tuyển dụng nhân sự.

Ban GiámĐốc Công ty

Phòng Kinh Doanh

Phòng Kỹ Thuật

Bộ phậnMarketing

Bộ phận bán hàng

Bộ phận bảo hànhBộ phận

kỹ thuậtPhòng

Kế Toán

+ Phó giám đốc: Là người do Giám đốc doanh nghiệp uỷ quyền Phụ tráchkinh doanh của doanh nghiệp, tham gia xây dựng phương hướng, phụ tráchchiến lược phát triển kinh doanh, đề xuất và tham mưu các phương án kinhdoanh để đạt hiệu quả cao.Phó giám đốc là người hỗ trợ cho giám đốc giải quyếtcác vấn đề có liên quan trong từng lĩnh vực khi được uỷ quyền

- Phòng kế toán: Có nhiệm vụ quản lý vốn, giám sát mọi họat động kinhdoanh của Công ty Tổ chức công tác thống kê và hạch toán theo chế độ hạchtoán nhà nước Thanh toán các khoản với khách hàng, nộp thuế cho nhà nước vàtrả lãi cho ngân hàng đầy đủ, kịp thời

- Phòng kinh doanh: Chuyên nghiên cứu thị trường, thu hút khách ngày càngnhiều cho Công ty Nghiên cứu sản phẩm của đối thủ cạnh tranh và đề ra cácchiến lược kinh doanh thích hợp với sự biến động của thị trường, đồng thời cònchịu trách nhiệm giữ mối quan hệ thường xuyên với các đối tác truyền thống vàcông tác tổ chức quảng cáo trên các hệ thống thông tin và tạp chí

- Phòng kỹ thuật : Có nhiệm vụ lắp đăt, sửa chữa, bảo hành các máy móc,thiết bị cho khách hàng của Công ty.Tham mưu về lĩnh vực kỹ thuật cho Bangiám đốc, thường xuyên nắm bắt những thông tin mới nhằm góp phần vào việckinh doanh đúng hướng, có hiệu quả.

1.2.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty

1.2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán

Phòng kế toán trực tiếp làm công tác kế toán tài chính theo đúng chế độ màNhà nước quy định, tham mưu cho Ban giám đốc, hoạch định quá trình sản xuấtkinh doanh của Công ty Ghi chép tính toán và phản ánh chính xác, trung thực,kịp thời, đầy đủ về tình hình tài sản, lao động, tiền vốn và kết quả hoạt động sảnxuất kinh doanh của Công ty Quản lý tài chính, tính toán, trích nộp đầy đủ đúngthời hạn các khoản phải nộp ngân sách Nhà nước và trích lập các quỹ Công ty.

Mọi công tác kế toán của Công ty được triển khai thực hiện đều do kế toántrưởng phân công và giám sát Phòng kế toán có 4 người, mỗi thành viên kế toáncó chức năng, nhiệm vụ khác nhau nhưng thống nhất trong bộ máy kế toán.

Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty

Chức năng, nhiệm vụ của từng thành viên kế toán được phân cụ thể:

+ Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm chỉ đạo trực tiếp các công việccủa phòng kế toán, lập báo cáo tài chính theo đúng thời hạn quy định Kế toántrưởng là người có trách nhiệm bao quát toán bộ tình hình tài chính của Công ty,thông báo cụ thể cho Ban giám đốc về mọi hoạt động tài chính.

+ Kế toán kho và Thủ quỹ : Là người chịu trách nhiệm về tiền mặt tại quỹ,hàng ngày căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi của thanh toán viên ghi vào sổ quỹ vàđối chiếu kiểm tra với kế toán tiển mặt Theo dõi chi tiết về hàng hoá, về tìnhhình biến động, tình hình nhập xuất tồn hàng hoá trong kho

+ Kế toán bán hàng : Có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tếvề doanh thu bán hàng, các khoản giảm trừ doanh thu, tập hợp và phản ánh đầyđủ các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý phát sinh trong quá trình bánhàng.

Kế toán trưởng

Kế toán bán hàng

Kế toán tiền mặt vàthanh toán

Kế toán kho và Thủ quỹ

+ Kế toán tiền mặt và thanh toán : Là người chịu trách nhiệm thanh toán chitiết về tiền mặt lên sổ chi tiết tiền mặt các nghiệp vụ liên quan, kiểm tra tính hợplý, hợp lệ của các chứng từ gốc, từ đó lập phiếu thu, phiếu chi cho các nghiệp vụtiền mặt, theo dõi công nợ nội bộ, huy động vốn Ngoài ra còn theo dõi cáckhoản phải thu, phải trả của khách hàng và các khoản tạm ứng cho nhân viên.

1.2.2.2 Tổ chức hệ thống thông tin.- Tổ chức hạch toán ban đầu:

Công ty TNHH TM - DV Tân Nam Việt là doanh nghiệp thương mại, vậndụng hệ thống chứng từ kế toán doanh nghiệp theo Quyết định số 15/2006/QĐ -BTC và một số văn bản pháp luật khác Công ty sử dụng hệ thống các chứng từvề hàng tồn kho, chứng từ về tiền, chứng từ về lao động tiền lương, chứng từ vềbán hàng, chứng từ về tài sản cố định Ngoài ra, Công ty còn sử dụng các chứngtừ do Công ty lập phù hợp với đặc điểm kinh doanh của mình và được Bộ tàichính chấp nhận.

Việc vận dụng chứng từ kế toán phù hợp với nghiệp vụ, tổ chức chứng từ luânchuyển theo đúng phần hành, đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của chứngtừ sử dụng.

Do hoạch toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên nên hệthống tài khoản mà Công ty sử dụng bao gồm các tài khoản sau:

Tài khoản 111 : Tiền mặt

Tài khoản 112 : Tiền gửi Ngân hàng

Tài khoản 133 : Thuế GTGT được khấu trừTài khoản 141 : Tạm ứng

Tài khoản 156 : Hàng hoá

Tài khoản 211 : Tài sản cố định hữu hìnhTài khoản 214 : Hao mòn tài sản cố địnhTài khoản 311 : Vay ngắn hạn

Tài khoản 331 : Phải trả cho người bán

Tài khoản 333 : Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.Tài khoản 3331 : Thuế giá trị gia tăng phải nộp

Tài khoản 334 : Phải trả công nhân.Tài khoản 338 : Phải trả, phải nộpTài khoản 3382 : Kinh phí công đoàn.Tài khoản 3383 : Bảo hiểm xã hội.Tài khoản 3384 : Bảo hiểm y tế.Tài khoản 411 : Vốn kinh doanh.Tài khoản 414 : Quỹ đẩu tư phát triển.Tài khoản 421: Lợi nhuận chưa phân phối.Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng.

Tài khoản 521 : Chiết khấu bán hàng.Tài khoản 531 : Hàng bán bị trả lại.Tài khoản 532 : Giảm giá hàng bán.Tài khoản 611: Mua hàng.

Tài khoản 632 : Giá vốn hàng bán.

Tài khoản 635 : Chi phí hoạt động tài chính.Tài khoản 641 : Chi phí bán hàng.

Tài khoản 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp.Tài khoản 711 : Thu nhập khác.

Tài khoản 811: Chi phí khác.

Tài khoản 911 : Xác định kết quả kinh doanh.- Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán.

Hiện nay, Công ty đang áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ, nên các sổ sáchchứng từ có liên quan là : Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, các sổ và thẻ kêtoán chi tiết Công ty áp dụng cả hình thức thao tác trên các sổ sách và trên máyvi tính

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ

Chứng từ gốc

Bảng tổnghợp chi tiếtChứng từ ghi

sổSổ đăng ký ghi

Sổ, thẻ kếtoán chi tiếtBảng tổng hợp

chứng từ gốcSổ quỹ

Ghi chú : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra :

Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc kếtoán lập chứng từ ghi sổ Căn cứ vào các chứng từ ghi sỏ để ghi vào sổ Đăng kýchứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ cái Các chứng từ gốc sau khilàm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào các sổ, thẻ kê toán chi tiết.

Cuối tháng phải khoá sổ, tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế tàichính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phátsinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên Sổ cái Căn cứvào Sổ cái lập Bảng cân đối số phát sinh.

Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiếtđược dùng để lập Báo cáo tài chính.

- Tổ chức lập báo cáo kế toán :

Báo cáo tài chính của Công ty được lập và gửi vào cuối năm tài chính, thờihạn gửi và chậm nhất là 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính.

Hệ thống báo cáo tài chính gồm có:+ Bảng cân đối kế toán.

+ Kết quả hoạt động kinh doanh.

Bảng cân đôi sốphát sinh

Báo cáo tàichính

Sổ cái

+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.+ Thuyết minh báo cáo tài chính.

Công ty phải nộp báo cáo tài chính cho Chi cục thuế quận Đống Đa - Hà nội.1.2.2.3 Tổ chức kiểm tra công tác kế toán :

Kế toán trưởng phải giám sát các việc của các kế toán viên, phải nắm bắt kịpthời các tình huống xảy ra để cùng Ban giám đốc xử lý Hàng ngày, các kế toánviên khi vào sổ sách phải chính xác, đầy đủ Việc kiểm tra kiểm soát được thựchiện theo từng tháng, quý và theo quy định của Ban giám đốc.

1.3 Thực trạng kế toán bán hàng máy in và linh kiện máy in tại Công tyTNHH Thương mại và Dịch vụ Tân Nam Việt.

1.3.1 Chứng từ kế toán.

Chứng từ kế toán trong các Công ty rất quan trọng, là sự cần thiết để phảnánh, thực hiện các công việc giao dịch, phát sinh trong quá trình hoạt động kinhdoanh Khi có đầy đủ, chính xác các chứng từ, hoá đơn thì việc thực hiện cáccông việc sẽ trôi chảy, suôn sẻ Hiện tại Công ty đang sử dụng các chứng từ kếtoán sau:

- Hoá đơn giá trị gia tăng : Hàng ngày khi khách hàng mua hàng, bộ phận kếtoán sẽ viết hoá đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT được lập thành 3liên, đặt giấy than ghi một lần:

Liên 1: Lưu tại gốc

Liên 2: Giao cho khách hàng Liên 3: Giao cho kế toán theo dõi

Hàng tháng kế toán căn cứ vào liên 1 của hoá đơn GTGT, kế toán phản ánh vàobảng kê chi tiết doanh thu bán hàng và báo cáo bán hàng chi tiết

- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho: Là hoá đơn bán hàng đối với các mặt hàngkhông chịu thuế giá trị gia tăng Khi khách hàng mua hàng và yêu cầu thì kế toán sẽlập hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho làm 4 liên (đặtgiấy than lên viết một lần):

Liên 1 : Lưu tại gốc.

Liên 2 : Giao cho kế toán theo dõiLiên 3 : Giao cho thủ kho

Liên 4 : Giao cho khách hàng.

- Phiếu xuất kho : Là phiếu dùng trong trường hợp xuất kho nội bộ hay xuấttheo các hoá đơn GTGT Sau khi thủ kho xem xét và kiểm tra hoá đơn GTGTdo người mua hoặc người vận chuyển đem đến, thủ kho viết Phiếu xuất khotheo hoá đơn để giao hàng cho khách hàng Phiếu xuất kho gồm 3 liên :

Liên 1 : Lưu tại gốc

Liên 2 : Giao cho kế toán theo dõi Liên 3 : Giao cho người nhận hàng.

- Phiếu thu : Là phiếu dùng để chứng từ thanh toán khi khách hàng thanh toánbằng tiền mặt, khi khách hàng thanh toán, kế toán thanh toán viết phiếu thu làm3 liên chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt,rồi chuyển cho thủ quỹ làm thủ tụcnhập quỹ

Liên 1 : Lưu tại gốc Liên 2 : Giao cho thủ quỹ

Liên 3 : Giao cho người nộp tiền.

- Phiếu chi : Là phiếu dùng để làm chứng từ ghi sổ khi giao tiền cho nhữngngười có trách nhiệm mua hàng, thanh toán nợ, trả các chi phí cho công ty, khiphát sinh ghi phiếu thì kế toán thanh toán viết phiếu chi làm 3 liên chuyển chokế toán trưởng ký duyệt

Liên 1 : Lưu tại gốc.

Liên 2 : Giao cho người nộp tiền.

Liên 3 : Thủ quỹ giữ dùng làm chứng từ ghi sổ.

- Báo cáo bán hàng ngày : Là báo cáo dùng để báo doanh thu bán hàng ngày ởcửa hàng Cuối ngày nhân viên bán hàng kiểm kê hàng hoá trong cửa hàng để

xác định doanh thu bán hàng trong ngày và lên báo cáo hàng nộp cho kế toánbán hàng để làm căn cứ ghi sổ kế toán.

- Giấy nộp tiền : Là bảng kê các loại tiền do thu ngân nộp lên về số tiền bánhàng trong ngày Tổng số tiền trong giấy nộp tiền do thu ngân chuyển lên phảibằng với tổng số tiền bán hàng trong báo cáo bán hàng của nhân viên bán hàngbáo cáo.

Với nhữg chứng từ kế toán trên mà kế toán Công ty đang sử dụng là đầyđủ và phù hợp với tình hình, thực trạng của công ty Các chứng từ, hoá đơn cóđầy đủ chữ ký của người mua, kế toán, thủ kho, thủ quỹ phù hợp với từng loại.1.3.2 Tài khoản sử dụng và trình tự hạch toán.

Gồm 2 tài khoản cấp 2 : Tài khoản 1561 : Giá mua hàng hoá

Tài khoản 1562 : Chi phí thu mua hàng hoá+ Tài khoản 157 : Hàng gửi đi bán

+ Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Gồm 2 tài khoản cấp 2 : Tài khoản 5111 : Doanh thu bán hàng hoá Tài khoản 5113 : Doanh thu cung cấp dịch vụ+ Tài khoản 531: Hàng bán bị trả lại

+Tài khoản 532: Giảm giá hàng bán+ Tài khoản 611 : Mua hàng

+ Tài khoản 632: Giá vốn hàng bán+ Tài khoản 641 : Chi phí bán hàng

+ Tài khoản 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp