máy in tại công ty TNHH Thương mại Tân Nam Việt.
Hoàn thiện kế toán bán hàng nói riêng và công tác kế toán nói chung cần đảm bảo các yêu cầu cụ thể sau:
Thứ nhất: Việc hoàn thiện phải tuân thủ các quy định trong các văn bản pháp lý về kế toán: chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán…dựa trên cơ sở tôn trọng cơ chế tài chính, tôn trọng chế độ kế toán.
Đây là yêu cầu đầu tiên cần thiết cho việc hoàn thiện kế toán bán hàng tại đơn vị. Việc tuân thủ các quy định về kế toán sẽ giúp công tác tổ chức được hợp lý, không vi phạm các nguyên tắc cơ bản đã được ban hành, hạn chế các sai phạm. Việc tuân thủ còn là cơ sở cho việc kiểm tra của các cơ quan chức năng đối với kế toán công ty. Nếu không thực hiện được yêu cầu này thì kế toán bán hàng nói riêng và kế toán nói chung vẫn chưa hoàn thiện. Việc không tuân thủ các quy định pháp lý về kế toán sẽ dẫn đến các sai phạm trong tổ chức và các hành vi vi phạm pháp luật trong quá trình hạch toán cụ thể. Điều này sẽ gây ảnh hưởng lớn tới tình hình tái chính cũng như uy tín của doanh nghiệp.
Theo yêu cầu này thì việc hoàn thiện được thực hiện cụ thể như sau: Việc tổ chức công tác kế toán cơ chế ở đơn vị được phép vận dụng và cải tiến linh hoạt, sáng tạo, không bắt buộc, rập khuôn theo chế độ nhưng phải trong khuôn khổ nhất định, phải tôn trọng chế độ, tôn trọng cơ chế, tôn trọng pháp luật.
Thứ hai: Việc hoàn thiện phải dựa trên cơ sở phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp, phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh nhằm đem lại hiệu quả cao nhất.
Hoàn thiện kế toán mà không phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp thì việc hoàn thiện này vẫn chưa thực sự được coi là có hiệu quả. Bởi doanh nghiệp có nhu cầu hoàn thiện kế toán nhưng phần thay đổi, hoàn thiện đó lại không phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp thì cũng không phát huy được vai trò cũng như sức mạnh của nó. Nhiều khi việc thay đổi đó còn gây thêm khó khăn, phiền phức, chồng chéo trong công việc của kế toán, gây ảnh hưởng lớn tới chất lượng hiệu quả công việc Chính vì vậy, khi hoàn thiện kế toán phải căn cứ vào tình hình,đặc điểm cụ thể của doanh nghiệp, không nên áp dụng một cách máy móc, rập khuôn cách tổ chức của đơn vị khác vào doanh nghiệp mình.
Thứ ba: Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí, nhân lực nhưng phải khoa học, hợp lý và đem lại hiệu quả cao.
Đây chính là động lực cho việc hoàn thiện công tác kế toán.
Do sự tốn kém trong chi phí và sử dụng nhiều nhân lực trong bộ máy kế toán làm cho sự cạnh của doanh nghiệp giảm đi, chính vì điều này mà doanh nghiệp yêu cầu phải hoàn thiện tổ chức kế toán, trong đó có kế toán bán hàng. Việc giảm được chi phí là mong muốn của bất kỳ doanh nghiệp nào, giảm chi phí sẽ làm tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp nên nhiều do giảm được giá thành hàng hoá, dịch vụ. Tiết kiệm chi phí và nhân lực nhưng việc hoàn thiện phải được tổ chức khoa học, hợp lý, tức là doanh nghiệp phải úng dụng khoa học kỹ thuật vào bộ máy kế toán, sử dụng các phần mềm kế toán, việc làm này vừa tiết kiệm được chi phí vừa làm giảm công lao động, đồng nghĩa với việc giảm được một bộ phận không nhỏ nguồn nhân lực được bố trí chưa hợp lý.
Thứ tư : Việc hoàn thiện phải đảm bảo đáp ứng được thông tin kịp thời, chính xác, phù hợp với yêu cầu quản lý.
Vai trò của kế toán là cung cấp thông tin cho nhà quản lý. Khi các thông tin đó được cung cấp không kịp thời hoặc thiếu chính xác sẽ gây hậu quả lớn tới các quyết định của nhà quản trị. Do đó, việc hoàn thiện kế toán, đặc biệt là kế toán bán hàng sẽ phải thoả mãn yêu cầu trên.
Trong yêu cầu này, kế toán bán hàng phải được hoàn thiện ngay từ những khâu đầu tiên như:
- Tổ chức chứng từ ghi chép ban đầu và trình tự luân chuyển chứng từ: Các chứng từ ban đầu phải đầy đủ, hợp pháp, luân chuyển, lưu trữ khoa học, tránh bỏ sót, tránh ghi chép trùng lắp, không quá phức tạp mà vẫn đảm bảo yêu câù kiểm tra, kiểm soát và quản lý.
- Xác định đúng thời điểm hàng hoá được coi là tiêu thụ
- Xác định đúng và tập hợp đầy đủ các chi phí phát sinh đặc biệt là chi phi bán hàng phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá.
Khi đảm bảo đầy đủ các yêu cầu trên thì công tác kế toán bán hàng tại công ty TNHH Thương mại Tân Nam Việt sẽ được hoàn thiện và đem lại hiệu quả.
2.3. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng máy in và linh kiện máy in tại công ty TNHH Thương mại Tân Nam Việt. 2.3.1. Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán
Sự phân công công việc của kế toán chưa hợp lý dẫn tới sự chồng chéo trong một số phần hành. Để hoàn thiện công tác kế toán bán hàng thì cần có sự tổ chức hợp lý bộ máy kế toán. Trước hết, kế toán trưởng cần nắm bắt được trình độ chuyên môn của từng kế toán viên trong phòng, căn cứ vào đó để có sự phân công công việc hợp lý. Mặt khác, việc phân công phải rõ ràng, tránh sự kiêm nhiệm, ôm đồm trong công việc để tránh việc lên sổ sách bị nhầm lẫn, thừa thiếu giữa các loại. Kế toán trưởng phải thường xuyên đôn đốc, kiểm tra, giám sát công việc đã giao để có thể giải quyết kịp thời những khó khăn mà kế toán viên gặp phải. Đồng thời, công ty có thể tạo điều kiện cho đội ngũ kế toán công ty được đi học để nâng cao trình độ chuyên môn.