Báo cáo hiện trạng và kế hoạch ứng dụng CNTT trong quản lý doanh nghiệp của FPT

Đề bài: BÁO CÁO HIỆN TRẠNG VÀ KẾ HOẠCH ỨNG DỤNG CNTT TRONG QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP CỦA FPT I Kiến thức hệ thống hoạch định nguồn lực – ERP Định nghĩa Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) hệ thống ERP thuật ngữ dùng liên quan đến loạt hoạt động cơng ty, phần mềm máy tính hỗ trợ, để giúp cho công ty quản lý hoạt động chủ chốt nó, bao gồm: kế tốn, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng Mục tiêu tổng quát hệ thống đảm bảo nguồn lực thích hợp doanh nghiệp nhân lực, vật tư, máy móc tiền bạc có sẵn với số lượng đủ cần, cách sử dụng công cụ hoạch định lên kế hoạch Một phần mềm ERP phần mềm máy tính cho phép cơng ty cung cấp tổng hợp số liệu nhiều hoạt động riêng rẽ khác để đạt mục tiêu Tính phân hệ ERP Đặc trưng phần mềm ERP có cấu trúc phân hệ Phần mềm có cấu trúc phân hệ tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, phần mềm có chức riêng Từng phân hệ hoạt động độc lập chất hệ thống ERP, chúng kết nối với để tự động chia sẻ thông tin với phân hệ khác nhằm tạo nên hệ thống mạnh Các nhà cung cấp ERP có loại phân hệ khác có mức độ tích hợp khác phân hệ Ở Việt Nam, công ty thường bắt đầu sử dụng phân hệ kế tốn Phân hệ chia thành nhiều phân hệ sổ cái, công nợ phải thu, công nợ phải trả, tài sản cố định, quản lý tiền mặt, danh mục vật tư, Các phân hệ kế toán tảng phần mềm ERP sau bổ sung phân hệ khác nhu cầu sử dụng tăng cao II Báo cáo trạng kế hoạch ứng dụng công nghệ thơng tin quản lí kinh doanh Giới thiệu doanh nghiệp FPT FPT công ty đa quốc gia, hoạt động bốn lĩnh vực: Cơng nghệ thơng tin viễn thơng; Tài ngân hàng; Bất động sản; Giáo dục đào tạo Về kinh doanh: Tập đoàn FPT năm 2007 đạt kết kinh doanh khả quan, với tăng trưởng hầu hết số tài Doanh thu năm 2007 đạt 13,894 tỉ đồng, tăng 18.82% so với năm 2006, đặc biệt doanh thu phần mềm dịch vụ năm 2007 đạt tới 1,800 tỉ đồng, tương đương với mức tăng trưởng tới 39.28% so với năm 2006 Lợi nhuận trước thuế lợi nhuận sau thuế tập đoàn tăng trưởng 68.50% 63.78% Lãi sau thuế cổ đông công ty mẹ năm 2007 đạt 726 tỷ đồng, tương đương với mức tăng trưởng 61.16% so với năm 2006 đạt 450 tỷ đồng, đồng thời vượt kế hoạch tới 33.19% Lãi cổ phiếu cuối kỳ (EPS) đạt 7,860 đồng, tăng 6.12% so với năm 2006 Tính tới cuối năm 2007, số tiền công ty FPT nộp ngân sách đạt 1,915 tỷ đồng, vượt mức nộp ngân sách năm 2006 tới 49.15% Về nhân sự: Năm 2007 chứng kiến tăng trưởng nhanh chóng số lượng cán nhân viên FPT Tính tới 31/12/2007, số lượng cán nhân viên làm việc FPT đạt tới số 9,344 người, tăng 2,336 người (33.33%) so với năm 2006 FPT làm chủ công nghệ tất hướng phát triển với chứng ISO cho tất lĩnh vực hoạt động, CMMi cho phát triển phần mềm đối tác Vàng Cisco, Microsoft, Oracle, Checkpoint Bên cạnh đó, FPT sở hữu 1000 chứng công nghệ cấp quốc tế đối tác công nghệ hàng đầu giới Các dịch vụ giá trị gia tăng FPT đáp ứng nhu cầu khách hàng đối tác Đến nay, FPT giành niềm tin hàng nghìn doanh nghiệp hàng triệu người tiêu dùng FPT vinh dự nhận Huân chương Lao động Hạng Nhà nước trao tặng năm 2003 Trong suốt năm qua, FPT liên tục bạn đọc tạp chí PC World Việt Nam bình chọn Tập đồn tin học uy tín Việt Nam Sản phẩm dịch vụ FPT giành giải thưởng cao Hội Tin học Việt Nam, Hội Tin học thành phố Hồ Chí Minh Hiệp hội Doanh nghiệp Phần mềm Việt Nam Với đóng góp tích cực cho phát triển ngành tin học viễn thơng nói riêng phát triển kinh tế nói chung, FPT Nhà nước trao tặng Huân chương Lao động hạng Nhất Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin quản lí doanh nghiệp FPT Với quy mơ đánh giá lớn Việt Nam nay, hệ thống ERP FPT thức vận hành thành cơng sau hai năm triển khai Tập đồn FPT dùng chung hệ thống tập trung, thỏa mãn tính tồn cầu FPT có 83 sổ kế tốn cho 83 đơn vị hạch tốn Lãnh đạo theo dõi, ghi nhận, kiểm sốt doanh thu, chi phí, hoạt động kinh doanh …theo ngày, tuần, tháng thời điểm Chỉ ba ngày hệ thống tạo lập sổ kế tốn cho đơn vị mới, ngày có báo cáo tháng, quý toàn tập đoàn (trước thời gian FPT có đơn vị hơn.) Tháng 2/2009 có báo cáo kiểm tốn năm 2008, 300 người dùng tồn quốc truy cập vào hệ thống lúc; hàng nghìn giao dịch thực ngày…Đó giá trị lớn mà hệ thống ERP mang lại Đây dự án ERP lớn quy mô Việt Nam nhà thầu nước thực Tại thời điểm vận hành thức, hệ thống có 40 đơn vị trực thuộc tập đồn FPT tham gia, sau năm vận hành có tới 80 hạch toán độc lập FPT tham gia hệ thống Đây dự án ERP có thời gian triển khai siêu tốc Thông thường dự án ERP trung bình (chỉ triển khai quản lý Tài kế tốn Phân phối) có thời gian triển khai 15 tháng Dự án ERP FPT thức khởi động từ tháng 5/2006 đơn vị FPT thức vận hành chương trình từ tháng 01/2007 – tức vòng tháng đưa chương trình vào vận hành thức Đây dự án phức tạp việc thiết kế hệ thống chuyển đổi chương trình Khi dự án 2/3 quãng đường, toàn thiết kế tổng thể hệ thống bị thay đổi yêu cầu quản lý xuất phát từ việc FPT chuyển sang mơ hình đa ngành đa nghề, tồn cầu hóa Dự án thay đổi giúp người dùng chấp nhận hệ thống ERP tập trung Thay cho hệ thống ERP cũ (Solomon) vận hành ổn định nhiều năm, để đáp ứng nhu cầu phát triển, quản lý tập đồn Theo thống kê tính đến thời điểm thức vận hành hệ thống kết thúc thực hỗ trợ vận hành (đóng sổ kế tốn tồn hệ thống kỳ thức vận hành), dự án sử dụng 250 tháng công với 20 người thức tham gia dự án 40 người hỗ trợ theo thời điểm Hiện nay, hệ thống không đáp ứng tốt công tác báo cáo tài – kế tốn đơn vị thành viên mà đáp ứng báo cáo hợp tập đồn Tại Việt Nam, có lẽ FPT làm báo cáo hợp toàn tập đồn từ hệ thống ERP Vì dự án lớn nên sau hoàn thành, đội ngũ kỹ thuật nâng cao trình độ lên nhiều Ban đầu, dự án có cán triển khai tốt Sau dự án này, Công ty Dịch vụ FPT ERP có thêm khoảng 15 quản trị dự án tinh nhuệ Tin tưởng vào giá trị dự án mang lại, ông Triều khẳng định cán triển khai, tư vấn FPT ERP chắn có thêm nhiều kinh nghiệm từ dự án Điểm mạnh việc ứng dụng ERP 3.1 Tiếp cận Thông tin Quản trị đáng Tin cậy ERP giúp nhà quản lý dễ dàng tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy để đưa định dựa sở có đầy đủ thơng tin Nếu khơng có hệ thống ERP, cán quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều nguồn để có thơng tin cần thiết dùng cho việc phân tích tình hình tài hoạt động cơng ty Với hệ thống ERP, điều thực cách dễ dàng cách sử dụng phần mềm ứng dụng thời gian thực Ngoài ra, hệ thống ERP tập trung liệu từ phân hệ vào sở quản lý liệu chung giúp cho phân hệ riêng biệt chia sẻ thơng tin với cách dễ dàng Hơn nữa, hệ thống ERP không thu thập xử lý khối lượng lớn giao dịch hàng ngày, mà nhanh chóng lập phân tích phức tạp báo cáo đa dạng 3.2 Cơng tác kế tốn xác Phần mềm kế toán phân hệ kế toán phần mềm ERP giúp công ty giảm bớt sai sót mà nhân viên thường mắc phải cách hạch tốn thủ cơng Phần mềm kế tốn giúp nhân viên kiểm toán nội cán quản lý cao cấp kiểm tra tính xác tài khoản Hơn nữa, phần mềm kế toán thiết kế tốt hỗ trợ cho việc ứng dụng quy trình kế tốn biện pháp kiểm soát nội chất lượng 3.3 Quản lý Nhân hiệu Phân hệ quản lý nhân tính lương giúp xếp hợp lý quy trình quản lý nhân tính lương, làm giảm chi phí quản lý đồng thời giảm thiểu sai sót gian lận hệ thống tính lương 3.4 Các Quy trình Kinh doanh Xác định Rõ ràng Hơn Các phân hệ ERP thường yêu cầu cơng ty xác định rõ ràng quy trình kinh doanh để giúp phân công việc rõ ràng giảm bớt rối rắm vấn đề liên quan đến hoạt động tác nghiệp hàng ngày công ty Bài học kinh nghiệm từ doanh nghiệp khác 4.1 Kinh nghiệm ứng dụng ERP thành cơng Giấy Sài Gòn Cơng ty Giấy Sài Gòn (GSG) khởi động dự án ERP từ năm 2006 thức nghiệm thu vào cuối năm 2007 Sau dự án đầu tư xây dựng nhà máy đại hóa dây chuyền sản xuất thời điểm đó, GSG mong muốn đầu tư cải tiến toàn hệ thống quản lý, sản xuất phân phối nhằm nâng cao khả cạnh tranh sản phẩm thương Giấy Sài Gòn Lợi ích mà ERP mang lại khả quản trị thông tin đồng bộ, liên tục cập nhật, cho phép công bố thông tin kịp thời minh bạch nhằm đáp ứng yêu cầu cổ đông nhà đầu tư - yêu cầu lớn công ty đại chúng mà GSG hướng tới Thông qua việc triển khai ERP, GSG hoàn thiện nhiều quy trình sản xuất kinh doanh, giải khâu quan trọng làm khách hàng hài lòng với đáp ứng nhanh chóng Đặc biệt, ý nghĩa cốt lõi ERP thể rõ số người thừa hưởng thành cuối lớn nhiều, nhờ tạo cơng cụ quản lý sâu rộng hiệu 4.2 Kinh nghiệm triển khai thất bại ERP SAVIMEX Savimex tổng công ty gồm thành viên văn phòng với 28 phòng, ban 12 xưởng sản xuất, chuyên sản xuất đồ gỗ xuất kinh doanh địa ốc, tổng doanh thu năm đạt 300 tỷ đồng Từ 1997, Savimex triển khai đầu tư ERP với mục đích tăng cường quản lý, điều hành khai thác nguồn lực cho hiệu Tuy nhiên, từ 1997 đến 2003, Savimex mời đơn vị nước triển khai ERP, chi phí tổng cộng tỷ đồng thất bại Nguyên nhân thất bại lực lượng triển khai mỏng, đội ngũ tư vấn thiếu kiến thức quản trị, thời gian khảo sát DN ngắn, trọng đầu tư thiết bị, thẳng vào cài đặt chương trình mà khơng xây dựng kế hoạch tổng thể; nể, chiều theo ý DN chuyên gia tư vấn q trình phân tích… Ngồi ra, qui trình triển khai ERP lại gặp phản đối từ đơn vị sở họ buộc phải thay đổi hàng loạt qui trình làm lâu nay, số liệu theo ERP lại không khớp với số liệu cách làm cũ Bốn lần thất bại Savimex đưa đến học: Đầu tư ERP áp đặt quy trình cũ vào ERP mà phải cải tiến để hội nhập theo chuẩn quản lý quốc tế Chính thế, Savimex chọn gói ERP Oracle (được soạn phù hợp với DN vừa lớn khu vực Đông Nam Á) Trung Tâm Dịch Vụ ERP FPT làm nhà tư vấn triển khai module (tài chính; quản lý kho; mua hàng; bán hàng sản xuất) thử nghiệm cho khối văn phòng nhà máy Savimex Chiến lược áp dụng thời điểm Giai đoạn 1(2006-2008) – Nâng cấp hệ thống ERP lõi dự án kết thúc chậm dự kiến năm Trong suốt trình đó, dự án gặp nhiều phát sinh cố * Ngày 26/5/2006, FPT ký kết hợp đồng triển khai dự án ERP FPT FPT Trung tâm dịch vụ ERP FPT Trước vào ngày 18/05, việc đào tạo sử dụng sản phẩm Oracle EBS phiên 11.5.10 kết thúc * Từ 28/08 – 18/09/2006, việc đào tạo cán tham gia kiểm thử hệ thống tiến hành * Ngày 15/09/2006, Ban quản lý dự án đội dự án FPT thức phê duyệt thiết kế hệ thống quy trình tác nghiệp hệ thống ERP * Trong quý IV năm 2006, dự án tiến hành bước phân tích việc kết nối, tích hợp hệ thống khác với hệ thống ERP, quản lý quan hệ khách hàng, quản trị nhân xây dựng số Balance ScoreCard cho FPT * Ngày 21/12/2006, đội dự án phối hợp với cán nghiệp vụ FPT ba miền thực chạy thử nghiệm Sau ba chạy thử, kết thu khả quan.Về bản, hệ thống đáp ứng yêu cầu đề * Ngày 12/1/2007, toàn tập đoàn bắt đầu vận hành hệ thống mới, sau toàn hoạt động kế toán FPT tạm nghỉ hai tuần để thực chuyển đổi hệ thống * Ba tháng sau, hệ thống hoạt động không ổn định, xảy nhiều lỗi khiến cho công tác nghiệp vụ liên quan bị ảnh hưởng Trưởng ban kế hoạch tài Đỗ Sơn Giang dứt khốt “Sau 15/04/2007 hệ thống khơng cải thiện, quay lại dùng Solomon” * Sau ngày 15/04/2007 , hệ thống chạy tạm ổn định, báo cáo chạy với tốc độ chấp nhận * Ngày 04/11/2007, Hội nghị chiến lược FPT, TGĐ Trương Gia Bình tối hậu thư ” Một tháng để giải xong vấn đề Oracle” cố chậm, “chết” thường xuyên xảy hệ thống * Ngày 22/11/2007, FPT thuê hai nhóm chuyên gia, Việt Nam, Oracle, để rà sốt tồn hệ thống để dò bệnh * Đầu năm 2008, hệ thống dần hoạt động ổn định Trải qua ba quý năm 2008, đến thời điểm nay, khẳng định hệ thống ERP FPT triển khai thành công * Kết thúc giai đoạn 1, dự án ERP bước vào giai đoạn 2(2008 cho đên nay): Tích hợp mở rộng hệ thống Giải pháp hướng hành động tương lai doanh nghiệp FPT Doanh nghiệp ứng dụng ERP cần theo lộ trình ba bước: doanh nghiệp cần xác định dự án ERP tác động đến đâu, mục tiêu gì; đầu tư sở hạ tầng; sau thiết lập nhóm cải tiến quy trình, chịu trách nhiệm ghi chép, nghiên cứu cải tiến quy trình sản xuất kinh doanh Hiện FPT làm tốt hai bước đầu Tiếp theo cần tập trung vào bước cuối liên tục nghiên cứu cải tiến mở rộng hệ thống ERP KẾT LUẬN Qua phân tích, hiểu sâu sắc hệ thống ERP quản lý doanh nghiệp việc vận dụng cách để mang lại hiểu Qua cần nhìn nhận yếu mà doanh nghiệp Việt Nam mắc phải, từ có biện pháp khắc phục để theo kịp với thời đại cơng nghệ thông tin Một học rút việc vận dụng ERP vào quản lý chuyện sớm chiều mà nên vận dụng cách hợp lý cho loại hình doanh nghiệp, tùy vào hoàn cảnh cụ thể mà doanh nghiệp có chiến lược bước hợp lý Cụ thể việc ứng dụng ERP vào quản trị DN đòi hỏi DN phải biến “nguồn lực” thành “tài ngun” Q trình đòi hỏi hợp tác chặt chẽ DN nhà tư vấn Đây giai đoạn "chuẩn hóa liệu" Giai đoạn định thành bại việc triển khai hệ thống ERP Do cần phải thận trọng đưa kế hoạch thực để lập lại “vết xe đổ” “ ngày hôm trước” để phát huy hệ thống với tính chất ưu việt Tài liệu tham khảo Enterprise Resource Planning (ERP): The Dynamics of Management Abraham Shtub ERP A-Z Implementer’s Guide for success Travis Anderegg Website: http://data.fpt.vn http://ctyvinno.wordpress.com 10 Operation http://forum.duytan.edu.vn/ 11 ...II Báo cáo trạng kế hoạch ứng dụng cơng nghệ thơng tin quản lí kinh doanh Giới thiệu doanh nghiệp FPT FPT công ty đa quốc gia, hoạt động bốn lĩnh vực:... ERP vào quản lý chuyện sớm chiều mà nên vận dụng cách hợp lý cho loại hình doanh nghiệp, tùy vào hồn cảnh cụ thể mà doanh nghiệp có chiến lược bước hợp lý Cụ thể việc ứng dụng ERP vào quản trị DN... hỗ trợ theo thời điểm Hiện nay, hệ thống không đáp ứng tốt công tác báo cáo tài – kế tốn đơn vị thành viên mà đáp ứng báo cáo hợp tập đoàn Tại Việt Nam, có lẽ FPT làm báo cáo hợp tồn tập đồn từ