Hành vi tổ chức thể hiện qua Phong cách lãnh đạo, văn hóa doanh nghiệp, Quyền lực và xung đột, động viên khuyến khích nhân viên làm việc trong doanh nghiệp… Để doanh nghiệp theo kịp xu t
Trang 1PHÂN TÍCH VỀ PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO TẠI DOANH
NGHIỆP XNK HÀ ANH
Hiện nay tôi đang làm tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hà Anh Hà Anh là một doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu đa lĩnh vực, thành lập năm 1981 và được
cổ phần hóa năm 2003 Ngành nghề kinh doanh bao gồm có : Kinh doanh vật tư nông nghiệp, vật liệu xây dựng dịch vụ thể thao, khách sạn; Chế biến nông, lâm sản, sản xuất giống cây trồng, cây cảnh các loại; kinh doanh vận tải hàng hóa; Liên doanh, liên kết với các công ty trong và ngoài nước, Là một trong những đơn vị đầu ngành về lĩnh vực kinh doanh, sản xuất phân bón cho sản xuất nông nghiệp Ngoài trụ sở chính đặt tại Tổ 1 Thị trấn Đông Anh Hà Nội, Công ty còn có một số chi nhánh, đại lí ở các tỉnh, thành trong cả nước từ Bắc vào Nam
Cơ cấu tổ chức của công ty theo mô hình sau : Ban giám đốc quản lí các phòng ban trực thuộc bao gồm : Phòng Tổ chức hành chính, Phòng kế toán tài vụ, Phòng vật
ư, Phòng xuất nhập khẩu, Phòng Nông lâm, Các cửa hàng bán buôn, Các dịch vụ bán lẻ
Chúng ta đều biết rằng, tổ chức đã tồn tại khi con người làm việc cùng với nhau Vậy tổ chức là gì? Tổ chức là những nhóm người làm việc và phục thuộc lẫn nhau để đạt được những mục tiêu chung Tổ chức không phải là các tòa nhà hay các cấu trúc vật chất khác Tổ chức bao gồm những người có tác động lẫn nhau để đạt được một loạt các mục tiêu Người lao động cấu trúc các mô hình tương tác, có nghĩa là họ mong đợi lẫn nhau hoàn thành các nhiệm vụ nhất định theo một cách được sắp xếp hợp lý- một cách có tổ chức
Trang 2Tại sao chúng ta phải nghiên cứu hành vi tổ chức? câu trả lời chính là tập trung vào vấn đề các kiến thức về hành vi tổ chức giúp gì bạn với tư cách cá nhân Nhưng kiến thức về hành vi tổ chức cũng quan trọng với tình hình tài chính của tổ chức Chúng ta đều biết, chưa từng có một cơ hội nào tốt hơn để học về hành vi tổ chức bởi tốc độ thay đổi đang tăng nhanh, và đa số những biến đổi đang diễn ra ở nơi làm việc, toàn cầu hóa, công nghệ thông tin, lực lượng lao động thay đổi, các mối quan hệ việc làm mới xuất hiện, và các giá trị nơi làm việc và các dân tộc Việc thay đổi nhanh chóng, toàn cầu hóa, thì việc nghiên cứu áp dụng hành vi tổ chức là một công việc quan trọng đối với việc thành bại của doanh nghiệp Hành vi tổ chức thể hiện qua Phong cách lãnh đạo, văn hóa doanh nghiệp, Quyền lực và xung đột, động viên khuyến khích nhân viên làm việc trong doanh nghiệp…
Để doanh nghiệp theo kịp xu thế toàn cầu hóa hiện nay, việc thay đổi hành vi
tổ chức sao cho phù hợp với doanh nghiệp là một vấn đề không thể thiếu Nếu phong cách lãnh đạo của doanh nghiệp không phù hợp, doanh nghiệp sẽ mất đi đầu tàu đề định hướng cho doanh nghiệp phát triển Yếu tố chiến lược cho việc hoàn thành mục tiêu của tổ chức chính là yếu tố văn hóa doanh nghiệp Ngoài ta Quyền lực và xung đột, Khuyến khích nhân viên làm việc cũng là cốt lõi trong thành công của doanh nghiệp Chúng ta không muốn tụt hậu thì chúng ta phải thay đổi cho phù hợp Trong phạm vi của một bài luận về hành vi tổ chức, cùng kết hợp với công việc cụ thể của tôi trong Công ty xuất nhập khẩu Hà Anh, tôi xin phân tích về Phong cách lãnh đạo trong doanh nghiệp, nó ảnh hưởng thế nào đến doanh nghiệp, cần phải thay đổi trong doanh nghiệp hay không?
Trang 3I Khái niệm lãnh đạo và các phong cách lãnh đạo
1 Khái niệm
Lãnh đạo là sự tác động, thúc đẩy và tạo khả năng để những người khác
đóng góp cho sự hiệu quả và thành công của tổ chức mà họ là thành viên
“ Khả năng thúc đẩy và hướng mọi người theo một mục tiêu là bản chất của lãnh đạo”, Robert J.Shiver, chủ tịch và giám đốc điều hành của công ty Aerway Holdings có trụ sở ở New York nói “ Hãy nghĩ đến Winston Churchill, Martin Luther King, và Mahatma Gandhi, và khả năng của họ trong việc huy động trái tim
và khối óc của mọi người để tập trung lại và hướng theo hành động mang tính xây dựng – cho dù tất cả phải đương đầu với khó khăn rất lớn”
Mặc dầu đã xác định được khái niệm lãnh đạo, chỉ có 8% các nhà điều hành các công ty lớn nghĩ rằng các tổ chức của họ có đủ các yếu tố của khái niệm đó Hầu hết lo ngại thiếu các tài năng lãnh đạo
2 Các Phong cách lãnh đạo
Khái niệm lãnh đạo đã được xem xét từ thời các triết gia Hy Lạp và nó là một trong những đề tài nghiên cứu phổ biến nhất về hành vi tổ chức Hầu hết có thể được chia theo năm cách tiếp cận về lãnh đạo như sau : Tiếp cận theo năng lực ( competency perspective ), Tiếp cận theo tính thích ứng ( contingency perspective ), Tiếp cận theo tính cải biến ( transformational perspective ), Tiếp cận theo tính tiềm ẩn ( implicit leadership pespective) Có nhiều cách tiếp cận, hay nói chính xác hơn là phong cách lãnh đạo và quản lí Những phong cách này được hình thành dựa trên hệ thống những giả định và luận thuyết riêng Mỗi người sẽ lựa chọn
Trang 4cho mình một phong cách lãnh đạo/quản lý riêng dựa trên kết hợp các yếu tố bao gồm niềm tin, giá trị và những tiêu chuẩn cá nhân liên quan, ở cấp độ lớn hơn đó là những yếu tố về văn hóa doanh nghiệp và các chuẩn mực chung mà trên một hệ thống tổng thể chung đó, có thể có một phong cách sẽ thích hợp, được ủng hộ nhưng phong cách khác lại lại không có điều kiện áp dụng
Theo các nhà nghiên cứu chúng ta có thể tóm tắt lại theo ba phong cách lãnh đạo cơ bản là: lãnh đạo trực tiếp; lãnh đạo dựa trên nền tảng của sự trao đổi, thảo luận và lãnh đạo ủy thác
Mỗi phong cách lãnh đạo trên đều có những điểm tích cực và hạn chế nhất định, song chúng khác nhau ở một số điểm cơ bản như: cách truyền đạt mệnh lệnh; cách thiết lập mục tiêu; ra quyết định; quá trình kiểm soát và sự ghi nhận kết quả
2.1 Phong cách lãnh đạo trực tiếp
Những nhà quản lý theo phong cách này thường nói với nhân viên rằng họ phải làm gì, làm như thế nào và khi nào thì phải hoàn thành Họ phân công vai trò và gắn trách nhiệm cho từng người, thiết lập các tiêu chuẩn và dự kiến kết quả mà họ mong muốn đạt được
- Cách thức giao tiếp với nhân viên: Nhà quản lý nói, nhân viên lắng nghe và sau
đó phát biểu ý kiến của mình Khi muốn nhận thông tin phản hồi từ nhân viên, họ thường chỉ đặt một câu hỏi: anh đã hiểu cần phải làm gì chưa?
- Thiết lập mục tiêu: Nhà quản lý sẽ thường thiết lập các mục tiêu ngắn hạn với nhân viên Các mục tiêu và thời hạn thường là động lực thúc đẩy con người
Trang 5- Cách thức ra quyết định: Nhà quản lý thường quyết định phần lớn nếu không muốn nói là tất cả mọi việc từ lớn đến nhỏ Khi nảy sinh vấn đề cần giải quyết, nhà lãnh đạo đánh giá các sự lựa chọn, ra quyết định và trực tiếp hướng dẫn nhân viên những hành động họ cần phải thực hiện
- Kiểm soát sự thực hiện và cung cấp thông tin phản hồi: Những nhà quản lý thường thiết lập các khâu kiểm soát nhất định để điều khiển quá trình thực hiện công việc để công việc được tốt hơn
- Sự khen thưởng và ghi nhận công việc: Người lãnh đạo cảm thấy hài lòng khi nhân viên dưới quyền làm đúng theo sự hướng dẫn của họ
Phong cách lãnh đạo trực tiếp rất thích hợp khi có một mệnh lệnh từ cấp trên mô
tả những gì cần phải làm và phải làm nó như thế nào Khi đó, nhà quản lý là người chỉ huy thực hiện nhiệm vụ, làm đúng những gì được yêu cầu Phong cách quản lý này cũng thích hợp trong trường hợp các nhân viên còn hạn chế về kinh nghiệm hoặc thiếu những kỹ năng cần thiết để hoàn thành công việc Nhà quản lý theo phong cách này đưa ra các bước đi và hành động, kiểm soát những khâu quan trọng
để các nhân viên có thể dễ dàng hoàn thành nhiệm vụ
2.2 Phong cách lãnh đạo dựa trên sự trao đổi, thảo luận
Những nhà quản lý sử dụng phong cách này thường tận dụng thời gian để thảo luận các vấn đề về kinh doanh Điều gì sẽ xảy ra trong một cuộc thảo luận sôi nổi? Nhân viên đưa ra các ý kiến, đặt câu hỏi, lắng nghe, cung cấp thông tin phản hồi, những giả định về thách thức và các chương trình đào tạo khi cần thiết Nhà quản lý
là người đảm bảo chắc chắn các ý kiến đều được thảo luận cặn kẽ và biến thành một
Trang 6cuộc tranh luận thực sự Họ đóng vai trò như là một nhân tố đảm bảo cho các cuộc thảo luận đi đúng hướng và tất cả mọi nhân viên đều có cơ hội góp ý kiến
- Cách thức giao tiếp: Giao tiếp hai chiều là quy tắc của các nhà lãnh đạo thuộc phong cách này Họ cùng hội thoại với nhân viên và chia sẻ các ý kiến của mình
- Thiết lập mục tiêu: Sau khi thảo luận cặn kẽ, mục tiêu sẽ được thiết lập Tận dụng sự thảo luận của nhiều người để kết nối những tài năng và kiến thức của từng nhân viên riêng lẻ để đạt được mục tiêu đề ra là phong cách của nhà quản lý này
- Ra quyết định: Quyết định chỉ được đưa ra sau khi có sự cộng tác và phối hợp của nhân viên
- Kiểm soát việc thực hiện và cung cấp thông tin: Nhà quản lý và nhân viên cùng kiểm soát quá trình thực hiện và thảo luận xem cần phải tiến hành những hành động nào
- Khen thưởng và ghi nhận công lao: Các nhà quản lý ghi nhận những thành quả đóng góp của các nhân viên trong cuộc thảo luận, xây dựng ý tưởng cùng với người khác và gợi mở ra những ý tưởng mới
Phong cách lãnh đạo dựa trên trao đổi và thảo luận đặc biệt thích hợp khi cần câu trả lời cho các vấn đề như: “Mục tiêu của chúng ta là gì?”; “Tiêu chuẩn chất lượng chúng ta cần là gì?”; “Tiến trình thực hiện công việc nên tiến hành như thế nào?”; “Ai nên làm công việc này?”; “Dạng kiểm soát và thông tin phản hồi nào là cần thiết?” Phong cách thảo luận thường có hiệu quả khi nhân viên là những người
có chính kiến riêng và tự tin nói ra chính kiến của mình Nhà quản lý sẽ xác định
Trang 7những gì cần phải làm và làm như thế nào để tăng sự ràng buộc của nhân viên với những gì sẽ xảy ra
2.3 Phong cách lãnh đạo ủy thác, giao phó
Những nhà quản lý sử dụng phong cách này thường giải thích hoặc có những cam kết về các công việc cần được thực hiện và khi nào phải hoàn thành công việc
đó Còn cách thức làm việc thì toàn quyền do người nhân viên quyết định
- Cách thức giao tiếp: Tùy trường hợp, tùy công việc, các giao tiếp có thể là một hay hai chiều
- Thiết lập mục tiêu: Cũng giống như cách thức giao tiếp, mục tiêu có thể được nhà quản lý thiết lập ngay hoặc có thể đưa ra sau khi đã thảo luận với nhân viên
- Ra quyết định: Quyết định thực hiện nhiệm vụ được chuyển cho nhân viên
- Kiểm soát quá trình thực hiện và cung cấp thông tin: Nhà quản lý thuộc phong cách này thường quyết định cách thức kiểm soát công việc
- Khen thưởng và ghi nhận kết quả: Nhà quản lý thường khen thưởng và ghi nhận những ai chứng minh được khả năng làm việc một cách độc lập
Phong cách lãnh đạo này rất thích hợp khi nhân viên là người hiểu biết, có kỹ năng và động lực để hoàn thành công việc Phong cách lãnh đạo này cũng tạo cho các nhà quản lý có nhiều thời gian để dành cho việc thực hiện các nhiệm vụ khác như xây dựng các tiêu chuẩn, suy nghĩ chiến lược và lên kế hoạch
Mặc dù là ba phong cách lãnh đạo khác nhau, song không nhất thiết một nhà quản lý chỉ áp dụng một loại phong cách lãnh đạo nhất định trong quá trình điều
Trang 8khiển và giám sát công việc Nó chỉ mang một ý nghĩa tương đối và được xác định hoặc thay đổi tùy vào những hoàn cảnh cụ thể của từng nhà lãnh đạo
II Sự khác biệt giữa lãnh đạo và quản lý
Trên thực tế có rất nhiều người có thể được coi vừa là nhà lãnh đạo vừa là nhà quản lý Tuy nhiên trên thực tế lãnh đạo và quản lý là hai phạm trù không đồng nhất Chúng ta có thể thấy được sự khác nhau giữa lãnh đạo và quản lý qua bảng tiêu chí so sánh sau :
Tập trung Lãnh đạo con người Quản lý công việc
Mức độ cụ thể Định hướng Lên kế hoạch cụ thể
Quyền lực Uy tín cá nhân Quyền lực chuẩn tắc
Mức năng động Chủ động đi trước Bị động, phòng vệ
Thuyết phục Bán ý tưởng Bảo người khác làm theo
Phong cách Chuyển đổi tâm lý con
người
Áp đặt tâm lý con người
Trao đổi Niềm hăng say công việc Tiền bạc – Công việc
Rủi ro Chấp nhận – tìm kiếm rủi
ro
Tối thiểu hoá rủi ro
Nguyên tắc Phá bỏ nguyên tắc Lập ra nguyên tắc
Xung đột Sử dụng xung đội Tránh xung đội
Định hướng Đướng lối mới Đường đã có
Nhận lỗi Nhận lỗi về mình Đổ lỗi cho người khác
Trang 9Nhà lãnh đạo luôn có những người đi theo họ, có vai trò là thủ lĩnh tinh thần-chuyển đổi con người ví dụ như Bil Laden, Hitle …; tập trung vào con người; tìm kiếm rủi ro
Nhà quản lí có cấp dưới Nhà quản lý thường độc đoán và nói cho nhân viên của mình biết cần làm gì, và cấp dưới của anh ta làm đúng như thế, những nhà quản lý thường có xu thế tìm kiếm sự ổn định, thích sống một cuộc sống "thường thường" và vừa đủ
Những nhà lãnh đạo giỏi cũng là những nhà quản lý giỏi, tuy nhiên có nhiều nhà quản lý giỏi lại không thể trở thành những nhà lãnh đạo giỏi
III Ứng dụng trong Doanh nghiệp
1 Thực tế vận dụng các mô hình lãnh đạo trong tổ chức.
Hiện tại tôi đang công tác tại Phòng xuất nhập khẩu của công ty Hà Anh, Là một công ty được thành lập từ khá lâu, đội ngũ lãnh đạo cũng có một thời gian dài nắm quyền trong công ty đặc biệt là giám đốc công ty nên Phong cách lãnh đạo có thể không được thay đổi mà vẫn giữ nguyên phong cách lãnh đạo cũ, chủ yếu là phong cách lãnh đạo trực tiếp Tôi cũng xin đưa ra một số nhận xét về phong cách lãnh đạo trong tổ chức như sau:
Việc áp dụng các mô hình lãnh đạo: Trong tổ chức hiện tại tôi đang công tác, người lãnh đạo thường không tuân thủ theo một phong cách lãnh đạo cụ thể nào,
mà có sự đan xen giữa 3 phong cách lãnh đạo được đề cập trên đây, tuy nhiên phong cách lãnh đạo trực tiếp được áp dụng chủ yếu trong công ty qua một số tiêu chí sau :
Trang 10+ Cách thức giao tiếp: Người lãnh đạo gọi trực tiếp cho từng nhân viên trao đổi với nhân viên những việc cần làm, mục tiêu cần đạt được và đưa ra thời hạn hoàn thành công việc
+ Thiết lập mục tiêu: Mục tiêu được thiết lập ngay trong quá trình giao việc + Ra quyết định: Khi có vấn đề cần giải quyết, người lãnh đạo đánh giá các
sự lựa chọn, ra quyết định và trực tiếp hướng dẫn nhân viên những hành động họ cần phải thực hiện
+ Kiểm soát quá trình thực hiện và cung cấp thông tin: người lãnh đạo luôn yêu cầu các nhân viên báo cáo tình hình trực tiếp tới mình Nếu rõ những khó khăn vướng mắc gì trong công việc
+ Khen thưởng và ghi nhận công lao: Người lãnh đạo khen thưởng và ghi nhận những nhân viên chứng minh được khả năng làm việc và tuyên dương trước tổ chức
Việc áp dụng một phong cách lãnh đạo như trên là không phù hợp cho tất cả các nhân viên trong công ty bởi những lí do sau : Đối với những nhân viên có năng lực, trình độ, kinh nghiệm mà lãnh đạo vẫn áp dụng phong cách lãnh đạo trực tiếp
sẽ gây ra sự ức chế, bất đồng quan điểm giữa nhân viên và lãnh đạo, khi đó sẽ không phát huy hết khả năng của nhân viên; Đối với những nhân viên chỉ đủ khả năng thì việc áp dụng phong cách lãnh đạo trực tiếp, để họ sẵn sàng tập trung vào công việc khi được giao công việc là rất hiệu quả Vì vậy tùy theo từng vị trí công việc, từng chuyên môn công việc, trình độ của cá nhân mà nhà lãnh đạo nên áp dụng theo phong cách lãnh đạo nào cho phù hợp
Trang 112. Đề xuất:
Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hà Anh là một trong những doanh nghiệp lớn trên địa bàn Hà Nội cũng như trong cả nước về lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu phân bón, một sản phẩm không thể thiếu được trong nông nghiệp Công ty đã tạo được niềm tin từ khách hàng về chất lượng sản phẩm cũng như giá cả Với một vài trò lớn như vậy, vai trò lãnh đạo là một điều cốt yếu để công ty tồn tại và phát triển Phòng xuất nhập khẩu của công ty là đầu mối để nhập hàng, nó ảnh hưởng ất lớn đến việc cung cấp hàng hóa cho khách hàng Vì vậy việc cải tiến, thay đổi phương thức quản trị phù hợp trong công ty, trong phòng là hết sức quan trọng Với những kiến thức tiếp thu được trong thời gian học môn Quản trị hành vi tổ chức, Tôi xin đưa ra các tiêu chí phân loại nhân viên và các phong cách lãnh đạo đối với từng loại nhân viên để cải tiến phong cách lãnh đạo trong công ty như sau:
Khả năng làm việc và sự sẵn sàng Mức độ tham gia của người lãnh đạo
Nhân viên chưa đủ khả năng và chưa sẵn
sàng
Tập trung cao vào mối quan hệ và công việc Người lãnh đạo làm việc theo phong cách lãnh đạo trực tiếp
Nhân viên chưa đủ khả năng nhưng đã
sẵn sàng
Tập trung cao vào công việc và thấp vào mỗi quan hệ Phong cách lãnh đạo ở đây tập trung vào trao đổi, thảo luận
Nhân viên đủ khả năng nhưng không
chắc chắn (giai đoạn phát triển) hoặc
Tập trung cao vào mối quan hệ và thấp vào công việc Phong cách trao đổi, thảo