CÁC kỹ NĂNG của một NGƯỜI QUẢN ký dự án

CÁC KỸ NĂNG CỦA MỘT NGƯỜI QUẢN KÝ DỰ ÁN Mục lục Giới thiệu I Những kỹ quan trọng người Quản lý Dự án Kỹ người Kỹ hội nhập Kỹ dự án II Những kỹ thuộc điểm mạnh .6 III Những kỹ thuộc điểm yếu IV Phát triển kỹ người Quản lý Dự án .8 Kết luận Danh mục tài liệu tham khảo .9 Giới thiệu Ngày nay, yêu cầu trình phát triển, hoạt động quản lý dự án trở nên vô quan trọng kèm với đòi hỏi đặt cho nhà lý dự án để điều hành dự án cách hiệu Không phải nhà quản lý thành công dự án họ có nhiều nguyên nhân kể tới, nguyên nhân phổ biến yếu kỹ quản lý dự án hay dung hồ kỹ q trình quản lý Các kỹ nhà quản lý dự án chia thành hai mảng tách biệt ln ln cần kết nối hồ hợp với kỹ “mềm” kỹ “cứng” Các kỹ mềm nói tới kỹ người bao gồm kỹ lãnh đạo, giao tiếp, đàm phán, kỹ gây ảnh hưởng, đưa định hay giải vấn đề, kỹ hội nhập Những kỹ vô hình, phi vật chất, khơng cho thấy sản phẩm cụ thể thường vận dụng mà không cần đến công cụ hỗ trợ Trái lại, kỹ cứng lại nghiêng tính kỹ thuật vai trò người quản lý, thường đòi hỏi sản phẩm cụ thể kế hoạch, đề án, dự tốn thu chi, quy trình thực hiện, báo cáo tiến độ… Các kỹ cứng bao gồm: kỹ dự án, kỹ kỹ thuật, kiến thức tổ chức Tuy có khác biệt hai hệ thống kỹ rèn luyện qua trình đào tạo kinh nghiệm làm việc, thiếu để người quản lý dự án điều hành thực hiệu đạt thành công cho dự án Hơn nữa, quản lý dự án đòi hỏi cân kỹ cứng kỹ mềm cách nhuần nhuyễn hiệu Một nhà quản lỹ dự án cần biết thân sở hữu kỹ nào, kỹ thuộc điểm mạnh, điểm yếu Phân tích điểm mạnh yếu giúp họ phát huy mạnh tìm giả pháp cải thiện kỹ yếu kém, có họ mong đợi kết tốt cho dự án mà hò điều hành Với mục đích nghiên cứu kỳ quan trọng quản lý dự án, viết này, người viết kết hợp kiến thức kỹ quản lý dự án với kỹ thân để phân tích điểm mạnh, điểm yếu giải pháp phát triển kỹ cho thân I Những kỹ quan trọng người Quản lý Dự án Tỷ lệ thất bại dự án khơng nhỏ có nhiều nguyên nhân dẫn đến kết này, ngun nhân khách quan sách phủ hay điều kiện thị trường có đột biến gây bất lợi cho việc triển khai dự án, có nguyên nhân chủ quan chất lượng sản phẩm q thấp, khơng có khả điều phối hoạt động toàn dự án Nắm bắt nguyên nhân dẫn tới thất bại có ý nghĩa quan trọng việc phòng ngừa có biện pháp xử lý xảy cố Hơn nữa, nhà quản lý cần xác định rõ thứ tự ưu tiên mục tiêu cần đạt được, hay nói cách khác đưa định nghĩa cụ thể thành công cho dự án Nguồn: Anne M., 2012 Balancing Project Management Hard Skills and Soft Skills Một nghiên cứu lý thất bại dự án cho thấy 10 lý phổ biến liên quan đến kỹ nhà quản lý dự án Nghiên cứu cho thấy mức độ liên quan lý tới kỹ cứng hay kỹ mềm Năm đầu danh sách “thiếu kiến thức kinh nghiệp cùa nhà quản lý” Điều cho thấy kỹ người Quản lý dự án có vai trò sống dự án Trong kỹ này, theo người viết có kỹ trội trực tiếp ảnh hưởng tới lực nhà quản lý, quan trọng kỹ người hay kỹ mềm, sau kỹ hội nhập kỹ dự án Kỹ người Các kỹ người kỹ mềm người quản lý dự án yếu tố giúp phát huy tài nhân dự án chất gắn kết họ tổng thể hoạt động hiệu Phần lớn nhà Quản lý dự án định vào vị trí họ chứng minh phần lớn kỹ cứng lập kế hoạch kiểm sốt q trình thực hiện, nhiên, kỹ cứng khơng đủ để giúp cho người quản lý điều hành dự án cách thành cơng Vấn đề lập kế hoạch chi tiết tồn mỹ khơng có khả đàm phán thuyết phục đối tác kế hoạch mình, khơng thể lãnh đạo nhân thực theo kế hoạch đó, hay tình bất ngời phát sinh, khơng có kỹ giải vấn đề đưa định xác suất đạt mục đích không cao Một số kỹ người cần thiết nhà quản lý dự án bao gồm: - Quản lý kỳ vọng Lãnh đạo Ra định Đàm phán Giao tiếp Sức ảnh hưởng Giải mẫu thuẫn Giải vấn đề Thúc đẩy, cổ vũ nhân Trong kỹ liệt kê người viết cho kỹ lãnh đạo đặc biệt quan trọng Với quy mô lớn phức tạp án, người quản lý cần thiết phải có khả lãnh đạo để điều phối hoạt động kết nối công đoạn với Bản thân chức danh quản lý dự án nói lên vị trí lãnh đạo, mà người quản lý dự án người đạo chung cần phải có kỹ lãnh đạo hồn thành chức Các kỹ kết hợp lại tạo kỹ mềm mẫu mực người quản lý dự án Thiếu kỹ bất lợi cho người quản lý trình triển khai dự án 2 Kỹ hội nhập Với quy mô dự án ngày lớn nay, đòi hỏi kỹ hội nhập cao Như nói chức nhà quản lý dự án phối hợp nhiều yếu tố dự án đó, liên kết khâu trình thực Với nhà quản lý dự án có kỹ hội nhập tốt, đảm bảo yếu tố chất lượng tiến độ cho dự án khâu công đoạn kiểm soát cách hiệu kịp thời Một phần quan trọng kỹ hội nhập việc phân tích chi phí hội lựa chọn đưa định phù hợp với mục tiêu dự án Những phương án với chi phí hội cao bị đánh đổi cho phương án có câu chi phí-lợi nhuận hợp lý Có thể lấy ví dụ dự án xây dựng khu chung cư cao tầng với diện tích lớn, nhận thấy khối lượng công việc phải thực nhiều đòi hỏi tính tốn chi tiết từ khâu thiết khâu thi công bắt đầu với giải toả mặt bằng, gọi thầu, xây dựng, hoàn thiện kết thúc bàn giao cơng trình Từng bước q trình thực dự án đòi hỏi người quản lý phải nắm rõ dự án cơng đoạn nào, cần làm gì, bên liên quan kiểm soát Một loạt câu hỏi định hướng cho nhà quản lý điều phối yếu tố dự án nhằm thực mục tiêu đề Kỹ dự án Nếu kỹ hội nhập kỹ người thiên kỹ mềm kỹ dự án lại phần kỹ cứng Kỹ dự án cơng cụ cần thiết để lên kế hoạch thực dự án Việc nắm công cụ sử dụng chúng trình quản lý nâng cao hiệu cho dự án Mặc dù dự án khác có đặc thù riêng mà nhà quản lý cần nắm (hay kỹ kiến thức tổ chức), kỹ dự án chung áp dụng cho toàn dự án, việc sử dụng cơng cụ để dự tốn chi phí chuẩn bị lịch trình khả thi kế hoạch ngân sách cho dự án Một nhà quản lý tốt thiếu kỹ chúng ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu dự án Những công cụ phần thiếu tất dự án, hướng dẫn để thành viên dự án dựa vào tiến hành dự án đó, dự án xây dựng vẽ thiết kế dự tốn cơng trình tiên cho q trình thi cơng II Những kỹ thuộc điểm mạnh Không phải sinh mang tất tố chất kỹ cần thiết để trở thành nhà quản lý dự án Những kỹ phẩm chất kết trình đào tạo kinh nghiệm tích luỹ người Sẽ có số kỹ sở trường, số kỹ sở đoản người quản lý, vấn đề quan trọng phải nhận thức điều đó, biết làm tốt chức nào, hạn chế cần khắc phục, có họ dần hồn thiện kỹ cần thiết cho đích cuối Do đó, nhà quản lý cần tự đặt câu hỏi cho thân với mục đích phân loại kỹ mà họ có cần có Về thân mình, người viết nhận thấy kỹ cứng gồm kỹ dựán, kỹ kỹ thuật hiểu biết tổ chức kỹ thuộc điểm mạnh mình, nói khả vận dụng công cụ cho sản phẩm hữu hình sở trường người Việt Nam nói chung có đầu óc nhạy bén với toán học số Với chuyên ngành kinh tế tài đào tạo, cộng thêm nhiều năm kinh nghiệm làm việc liên quan tới lĩnh vực quản lý dự án, người viết tích luỹ cho cách thức sử dụng cơng cụ sản phẩm kế hoạch, dự toán hay báo cáo theo yêu cầu dự án Việc nắm rõ kỹ dự án khiến người viết tự tin trong trình lên kế hoạch triển khai dự án Hơn nữa, với đặc thù dự án tham gia liên quan nhiều đến xây dựng cơng trình, kinh nghiệm tích luỹ cho người viết kiến thức am hiểu đặc thù ngành tổ chức liên quan, điều giúp ích nhiều hoạt động quản lý dự án mà người viết tham gia Tuy nhiên, phải nói thêm rằng, kiến thức liên quan đến dự án tổ chức cần cập nhật thường xuyên, công cụ dùng quản lý dự án đổi ngày, đó, nhà quản lý dự án tự tin vào kỹ cứng mang tính kỹ thuật cần ý tới thay đổi môi trường kinh doanh để nắm bắt làm kỹ thân Có thể nói Kỹ dự án, Kỹ kỹ thuật Hiểu biết tổ chức ba kỹ thuộc mạnh mà người viết phát huy dự án tham gia với vai trò người quản lý, vậy, trình ứng dụng kỹ đòi hỏi thích ứng đổi trường hợp định III Những kỹ thuộc điểm yếu Trong quản lý dự án có hai vấn đề mà người viết cho gây hạn chế đến hiệu cơng việc với vai trò nhà quản lý, kỹ mềm chưa hồn chỉnh thiếu cân kỹ mềm kỹ cứng Đối với kỹ mềm mà cụ thểba kỹ quan trọnglàkỹ lãnh đạo, kỹ giải vấn đề kỹ định, trình vận dụng chưa lâu dài, người viết chưa thực nhuần nhuyễn thường xử lý tinh có nhiềuáp lực Đơn cử kỹ lãnhđạo, trường hợp có biến động xấu mơi trường kinh doanh, vai trò người quản lý vơ quan trọng việcđịnh hướng cho tồn nhân dựán cách đối phó với bất lợi cổ vũ tinh thần cho nhân viên Kỹ quyếtđịnh giải vấn đề người lãnhđạo giúp họ vượt qua khó khăn Tuy nhiên trường hợp thườngđi kèm vớiáp lực lớn vàrủi ro cao quyếtđịnh, mànếu khơng đủ quyết, người quản lý dễ dàng gặp thất bại Người viết cho thân cần tự rèn luyện thêm kỹ mềm thơng qua q trình thực hành thực tế, có củng cố kỹ Thêm nữa, điều thứ hai người viết muốn đề cập cân kỹ mềm kỹ cứng để có thểđạt thành cơng Sự cân bằngởđây hiểu hài hoà lượng kỹ cứng lượng kỹ mềm sử dung.Đểđạt cân khơng hềđơn giản Một ví dụ sau: nhà quản lý có khả lãnhđạo tốt thiết kỹ hiểu biết kỹ thuật liên quan đến dựán giao thông cơng cộng mà quản lý thìở nhà quản lý kỹ mềmđã vượt trội so với kỹ cứng, việc thiếu công cụ quan thuộc kỹ cứng chắn phá hỏng dựán Với trường hợp này, cách tốt để cân bằngđó mời chuyên gia kỹ thuật để hỗ trợ người quản lý việc tạo công cụ phục vụ dựán, người quản lý lúc phải vận dụng kỹ quản lý để kiểm sốt chuyển gia hỗ trơ mịnh Việc cải thiện hai vấn đề quan trọng để người viết hoàn thiện kỹ quản lý dựán vàđóng góp vào thành cơng dựán IV Phát triểnkỹnăng người Quản lý Dự án Nhưđã đề cập đếnở trên, việc nhậnđịnh đượcđiểm mạnh, điểm yếuở người quản lý cần thiết để khắc phục nhượcđiểm phát huy mạnh Sau nắm rõưu, nhượcđiểm thân, bước cần thực làm “Kế hoạch hành động phát triển kỹ năng” (Skill development action plan) Đểđạt hiệu quả, kế hoạch nên xem xét người hướng dẫn thường lãnhđạoở mức cao Một nói chuyện trao đổi với người hướng dẫn giúp hoàn thiện kế hoạch có mục tiêu cách thức thực thực tế Trong kế hoạch nêu kỹ mạnh, với thân người viết kỹ cứng, cách sử dụng kỹ hiệu nhất, kỹ năm điểm yếu, hay kỹ mềm, nguyên nhân cách cân kỹ Đối với kỹ cứng, người viết cần cố gắng cập thông tin công cụ để không bị lạc lậu, tựđánh giá kỹ thường xuyên cộngđánh giá khách người hướng dẫn để có kết quảđúng Đối với kỹ mềm, trang bị kiến thứcvà vận dụn thực tế cách tốt nhấtđể rèn luyện kỹ Quan sát học hỏi tựđánh giá thường xuyên làđiều cần thiết để cải thiện kỹ thiếu Ngồi người hương dẫn, sẽđóng vai trò kiềm tra thúc đẩy việc thực kế hoạch trên, người viết tin mìnhsẽ có thêm động lực để rèn lun phát triển kỹ Kết luận Như vậy, xu phát triển cho thấy tất yếu đòi hỏi nhà quản lý dựán phải có kỹ cần thiết để thực dựán thành cơng Khơng có nhà quản lýnào tự nhiên có đầyđủ kỹ cần thiết, họ mạnh số kỹ yếu số kỹ khác Những kỹ cứng bao gồm kỹ dựán, kỹ kỹ thuật hay hiểu biết tổ chức thường làđiểm mạnh người viết trìnhđào tạo kinh nghiệm tích luỹ, kỹ mềm, thiếu vận dụng, lại làđiểm yếu người viết đặc biệt trường hợp nhiềuáp lực Để cải thiện kỹ mình, thân người viết phải xây dựng kế hoạch hành động có gópý giám sát người hướng dẫn, thường quản lý cấp cao hơn, để phát huy mạnh cải thiện nhữngđiểm yếu củamình Danh mục tài liệu tham khảo Anne M., 2012 Balancing Project Management Hard Skills and Soft Skills Brandeis University Jack G & James P C., 2012, Successful Project Management Cengage Learning, 5th ed Larry R., 2011 Successful Project Management American Management Association, 3rd ed Meredith JR & Mantel JS., 2011 Project Management: a managerial approach Wiley & sons Inc, 8thed Salah E., 2001 The skills and career path of an effective project manager International Journal of Project Management, Vol 19 Young, T.L., 2013 Successful Project Management Kogan Page Limited, 4th ed Vijay V., 2009 The human aspects of project management: human resource skills for the project manager Project Management Institute The end ... cho nhà quản lý điều phối yếu tố dự án nhằm thực mục tiêu đề Kỹ dự án Nếu kỹ hội nhập kỹ người thiên kỹ mềm kỹ dự án lại phần kỹ cứng Kỹ dự án cơng cụ cần thiết để lên kế hoạch thực dự án Việc... sau kỹ hội nhập kỹ dự án Kỹ người Các kỹ người kỹ mềm người quản lý dự án yếu tố giúp phát huy tài nhân dự án chất gắn kết họ tổng thể hoạt động hiệu Phần lớn nhà Quản lý dự án định vào vị trí... để người quản lý dự án điều hành thực hiệu đạt thành công cho dự án Hơn nữa, quản lý dự án đòi hỏi cân kỹ cứng kỹ mềm cách nhuần nhuyễn hiệu Một nhà quản lỹ dự án cần biết thân sở hữu kỹ nào, kỹ