cách nâng cáo kỹ năng để trở thành nhà quản lý dự án giỏi

Mục đích tập xác định điểm mạnh, điểm yếu bạn vai trò nhà quản lý dự án Và tìm cách nâng cáo kỹ để trở thành nhà quản lý dự án giỏi Contents I Tổng quan dự án Bản chất dự án 2 Tầm quan trọng dự án với doanh nghiệp Vai trò trách nhiệm nhà quản lý dự án II Những yêu cầu nhà quản lý dự án Những kỹ cần thiết cho nhà quản trị dự án hiệu Ba kỹ điểm mạnh nhà quản trị dự án hiệu Ba kỹ coi điểm yếu nhà quản trị dự án III Để trở thành nhà quản lý dự án hiệu 10 Tài liệu tham khảo: I 11 Tổng quan dự án Bản chất dự án Dự án coi nhiệm vụ, cơng việc để giải vấn đề cần thiết đề khuôn thời gian, ngân sách, nguồn lực, dự án ln có đặc điểm - Có điểm khởi đầu có điểm kết thúc(mang tính chất “tạm thời” –temporary Dự án có tính – Unique, dự án có đặc điểm nhất, giống nhau, không gian, thời gian, bối cảnh, người … Tầm quan trọng dự án với doanh nghiệp Như biết, xu hội nhập tồn phát triển doanh nghiệp hay tổ chức, hay đời người đối mặt với cạnh tranh gay gắt khốc liệt để tồn phát triển tổ chức, doanh nghiệp cần phải triển khai hạng mục công việc cách hiệu tránh thất bại đáng tiếc để bị đào thải Hàng năm giới có hàng tỷ dự án khác diễn tỷ lệ thành công dự án theo ước tính khoảng 30% số coi thành công(đúng thời hạn, phạm vi ngân sách) Thật lãng phí tổ chức để tỷ lệ dự án thất bại cao Đó điểm mà ngày tổ chức, doanh nghiệp coi trọng việc quản trị dự án, coi quản trị dự án hiệu chìa khóa chiến lược để cạnh tranh phát triển Dự án đời để giải vấn đề đó, hội doanh nghiệp, tổ chức Vai trò trách nhiệm nhà quản lý dự án Từ tầm quan trọng dự án doanh nghiệp, tổ chức nêu trên, ta thấy vai trò nhà quản trị dự án quan trọng, cần củng cố, xây dựng để đáp ứng yêu cầu thực tế ngày II - Nhà quản trị dự án nhà quản lý mối quan hệ người người - dự án Là nhà điều phối, hoạch định, kiểm soát phân chia công việc trao quyền - cho cá nhân dự án Là người chịu trách nhiệm cuối cho thành công hay thất bại dự án Những yêu cầu nhà quản lý dự án Những kỹ cần thiết cho nhà quản trị dự án hiệu Có thể nói nhà quản lý dự án nhà lãnh đạo “Leader” kỹ cần có cho nhà quản lý dự án kỹ cho nhà lãnh đạo Nhà quản lý dự án phải để để dự án đích, hồn thành mục tiêu đề Nhà quản lý dự án người chịu trách nhiệm cuối dự án, người chịu trách nhiệm giải trình, người điều phối nguồn nhân lực …ta thấy người quản trị dự án cần nhiều kỹ khác đặc biệt phải vận dụng kỹ cách linh hoạt sáng tạo để đem lại thành công cho dự án Trong kỹ có bao gồm kỹ chun mơn hay gọi kỹ cứng kỹ mềm, sau sơ lược kỹ  Kỹ truyền thơng Như biết dự án diễn để giải vấn đề doanh nghiệp, dự án có nguồn nhân lực định, nguồn nhân lực đến từ chuyên môn khác để giải tác vụ khác cho dự án, nhận thức, hiểu biết cơng việc khác khâu tổ chức truyền thông hết thức cần thiết, truyền thơng kỹ mà xun xuốt trình diễn dự án, nhà quản lý dự án phải dùng kỹ chiếm đến 90% thời gian làm việc - Truyền thông để nhận thức mục tiêu chung dự án - Truyền thông để hiểu chung “ngôn ngữ”, hiểu chung khái - niệm Truyền thông để giải xung đột, bất đồng khác biệt văn hóa Truyền thơng để để liên kết nhóm, tạo động lực làm việc cho thành - viên dự án Truyền thông để liên kết bên bên ngồi dự án Có thể nói tất hoạt động dự án cần đến truyền thơng, nói truyền thơng kỹ quan trọng bậc nhà quản lý dự án  Kỹ quản lý xung đột Như nêu dự án thực thi nguồn nhân lực tổng hợp, đến từ chuyên mơn khác để bổ trợ lẫn nhau, ln tiềm ẩn xung đột mang tính đặc thù hành vi người nhà quản lý dự án cần có kỹ để giải xung đột - Xung đột văn hóa - Xung đột nhận mệnh lệnh quản lý - Xung đột lợi ích cá nhân, lợi ích nhóm …  Kỹ quản lý thời gian Dự án cơng việc có thời gian ấn định tùy theo phạm vi dự án, dự án hội cho doanh nghiệp, dự án ln phải chịu chi phí hội dự án mà kéo dài thời gian tức chi phí hội lớn ví dụ: - Nếu giải thời gian, hay rút ngắn thời gian, cơng ty có - hội làm dự án mới, hay giai vấn đề Thời gian, với tổ chức hay doanh nghiệp hồn tồn quy tiền quản lý thời gian tức quản lý tiền bạc, khơng gây lãng phí  Kỹ định Ra định kỹ không phần quan trọng nhà quản trị dự án, định kịp thời để chớp lấy có hội Ra định liên quan đến giải vấn đề giải vấn đề phải định Nhà quản trị nói chung nhà quản trị dự án nói riêng luôn phải định, định kỹ chủ yếu nhà quản trị Bạn luôn mời định thực định chất lượng kết định bạn có khả ảnh hưởng tích cực tiêu cực đến dự tổ chức dự án bạn Điều chủ yếu bạn phải biết tối đa hóa khả định bạn bạn muốn trở thành nhà quản trị dự án hiệu  Kỹ tổ chức làm việc nhóm Dự án thực thi nhóm người, dự án phải tổ chức làm việc theo nhóm Kỹ làm việc theo nhóm “kỹ mềm” vô quan trọng với người đời sống hàng ngày cơng việc Đặc biệt với vai trò quản trị lãnh đạo dự án kỹ tổ chức làm việc nhóm lại quan trọng Muốn có kỹ làm việc nhóm tốt, kỹ tổ chức làm việc nhóm gắn chật với các lý thuyết hành vi người, nhà quản trị dự án cần người có trải nghiệm thực tế, quan sát, tự rút học cho  Kỹ quản lý rủi ro Dự án đối mặt với rủi ro tiềm ẩn, rủi ro dự án đến từ nhiều nguyên nhân phạn vi khác nhau(rủi ro tài chính, rủi ro hoạt động hàng ngày, rủi ro thiên tai ….) Vậy nhà quản trị dự án phải có kỹ để quản trị rủi ro để có phương án làm giảm thiểu biến nguy đe dọa thành giá trị, tức biến rủi ro thành hội  Kỹ quản lý thay đổi Thay đổi thứ diễn hàng ngày sống người ngày nay, thay đổi yếu tố bên ngồi, thay đổi yếu tố nội bên Đối với dự án thế, thay đổi thường xuyên diễn để nhà quản lý dự án quản lý thay đổi để chúng diễn có kiểm sốt, gây xáo trộn tác động xấu Quản lý thay đổi thực chất kế hoạch hoá đạo triển khai thay đổi để đạt mục tiêu đề cho thay đổi  Kỹ quản lý mục tiêu Mục tiêu gắn liền với tiến độ dự án, để trượt tiến độ dẫn đến trượt mục tiêu, nhà quản trị dự an phải làm để dự án đạt mục tiên thời gian ngân sách… kỹ không phần quan trọng nhà quản trị dự án  Kỹ quản lý tài Tài kỹ chuyên môn quan trọng, mà suốt trình dự án cần phải quản lý cách chặt chẽ Một dự ánh coi không thành công nhà quản lý dự án để vượt ngân sách lập Vì kỹ quan trọng  Kỹ quản lý chất lượng Chất lượng mục tiêu của dự án, để quản lý chất lượng nhà quản trị dự án cần phải có kỹ quản trị chất lượng, phải phân định tiêu chí để đo lượng chất lượng phải để đo lường chất lượng mà sản phẩm đầu dự án Trên kỹ nói cần thiết cho nhà quản trị dự án thành công, nhiên bóc tách kỹ riêng lẻ chưa đủ khơng bao hàn nết chất ý nghĩa kỹ Trong thực tế kỹ có liên kết mật thiết với nhau, có kỹ có kỹ ngược lại…các kỹ bổ trợ lẫn ví dụ với kỹ truyền thơng, bạn người có kỹ truyền thơng tốt, đồng nghĩa có nhiều kỹ khác xung quang đàm phán, quản lý xung đột…và kỹ truyền thông công cụ để thực thi kỹ khác Ba kỹ điểm mạnh nhà quản trị dự án hiệu  Kỹ truyền thông Kỹ truyền thông đem lại thành công cho nhà quản trị dự án mà đem lại công cho ai, từ lãnh đạo nhân viên làm việc chuyên môn tổ chức, truyền thơng có sức mạnh khơng thể phủ nhận Truyền thơng nói chìa khóa để giải nhiều vấn đề nguyên nhân nhiều vấn đề khơng có kỹ vận dụng khơng tốt kỹ Như phân tích trên, với nhà lãnh đạo nói chung, nhà quản lý dự án nói riêng truyền thơng luốn chiếm đến 90% thời gian nhà quản lý Như biết dự án có tham gia nhiều mảng chun mơn khác nhau, người đến từ phòng ban khác nhau, tổ chức khác tiềm ẩn xung đột bên nó, xung đột văn hóa, xung đột lợi ích cá nhân, xung đột nhận mệnh lệnh quản lý … Vậy làm cách để hóa giải vấn đề đó? Theo quan điểm tơi để hóa giải vấn đề phần lớn từ kỹ truyền thông Một điểm khác theo thuyết hành vi người với vật tượng cảm nhận cá nhân khác dẫn đến tượng không đồng quan điểm nhóm người cụ thể dự án dẫn đến xung đột khơng hiểu chung ngơn ngữ, truyền thông để người hiểu chung ngôn ngữ, hiểu chung ý nghĩa, mục đích …  Kỹ quản lý, giải xung đột Xung đột hiểu yêu cầu, ý tưởng, giá trị mục tiêu đối lập Trong tổ chức, dự án hình thành nhóm người xung đột khơng thể tránh khỏi, có xung độ xảy mà khơng giải hiệu dẫn đến leo thang hậu khơng thể lường trước được, xung đột giải hiệu đem lại thành công cho dự án hay mục tiêu công việc Bởi thế, quản lý xung đôt thực cần thiết với nhà quản trị dự án, xung đột thường bắt nguồn từ nhiều nguyên nhân, xung đột văn hóa, xung đột lợi ích, niềm tin, ý tưởng, xung đột nhận mệnh lệnh quản lý … Và xung đột thiếu gắn kết thành viên tham gia dự án Ví dụ Một xung đột điển hình thường xảy mà gặp dự án mà tham gia nơi làm việc cách năm, nhận định xung đột xuất phát điểm từ xung đột văn hóa, cách giải xung đột trưởng dự án đơn giản hiệu góp phần mang lại thành công dự án sau Năm 2009 đồng nghiệp tham gia dự án đại hóa cơng nghệ tơng tin “core banking modernization” cho ngân hàng thương mại Việt Nam, nhà quản trị dự án người Úc, đào tạo chuyên nghiệp việc quản trị dự án, ông ta nhà quản trị có tầm hiểu biết sâu rộng cơng nghệ thơng tin, nhiên lần ông điều động đến Việt Nam với vai trò quản lý dự án theo định Ngân hàng Úc mà ông làm việc(ngân hàng Úc tham gia mua 20% cổ phần ngân hàng Việt Nam để trở thành đối tác chiến lược cử chuyên gia tham gia công tác quản trị điều hành theo tỷ lệ vốn góp) Các thành viên dự án gồm hai nhóm đến từ Úc chuyên gia Việt Nam Xung đột diễn giai đoạn lập kế hoạch dự án hai nhóm chuyên gia người Việt người Úc - Người Việt tham gia họp thường không giờ, người Úc thường đến ngồi đợi đủ thành viên để trình bầy lại vấn đề - trình bầy, dẫn đến họp luôn vượt thời gian định Khi trả lời câu hỏi, thường không trả lời thẳng vào vấn đề mà trả lời thường diễn dải nguyên trước vào vấn đề chính, nêu nguyên mà không trả lời câu hỏi Người Úc ngược lại trả lời ngắn gọn Các xung đột ban đầu đơn giản, nhiên diễn liên tục dẫn đến buổi họp gần không chốt hết vấn đề, sau tháng nhóm dự án khơng hồn thành deadline, tồn dự án đối mặt với nguy có trượt tiến độ, nguy dẫn đến chuyên gia Úc yêu cầu thay tồn nhân nhóm người Việt Nam họ nói “khơng đủ lực chun mơn”, điều làm cho chuyên gia phía Việt Nam phản ứng gay gắt Thực tế chun mơn mà văn hóa khác biệt hai nhóm làm việc Nhà quản trị dự án (PM) nhận diện vấn đề ông nhắc nhở họp toàn dự án để cải thiện vấn đề trên, nhiên lâu việc lại tái diễn Cuối đề xuất với nhà quản trị dự án cho thiết kế tờ giấy A3 bắt mắt, có ghi tất nội quy, hướng dẫn dán lên cửa kính, chỗ dễ nhận thấy khuông viên làm việc dự án, phòng họp Chỉ thời gian ngắn với cách làm xung đột, mâu thuẫn “tạm gọi mâu thuẫn văn hóa làm việc” hai nhóm làm việc giải Qua ví dụ ta thấy, giải xung đột, mâu thuẫn dự án cần thiết vô quan trọng để kịp thời ngăn chặn leo thang dẫn đến ảnh hưởng đến kết dự án, xa thất bại dự án  Kỹ quản lý thời gian Thời gian vơ quan trọng, nói thời gian tiền, để thời gian có nghia tiền Với dự án nói chung để dự án vượt thời gian coi dự án khơng thành cơng, với nhà quản trị dự án việc quản lý thời gian điều kiện để dự án thành công hay thất bại Thời gian gắn liền với hội, dự án mà kéo dài thời gian đồng nghĩa với với việc chi phí hội lớn hơn, tiết kiệm thời gian có có hội triển khai dự án hội lớn cho doanh nghiệp hay tổ chức Ba kỹ coi điểm yếu nhà quản trị dự án Để dự án đem lại thành cơng cao nhà quản lý dự án cần phải biết chuyên môn, yếu tố quan trọng hay nói cách khác đem lại an tồn cho kiểm sốt dự án Tuy nhiên phân tích bên trên, dự án thành lập để giải vấn đề đó, vấn đề liên quan đến nhiều lĩnh vực tài chính, khoa học kỹ thuật, cơng nghệ, mơi trường … khơng bó buộc lĩnh vực nhà quản trị dự án để hiểu rõ lĩnh vực chuyên môn Vì kỹ chuyên sâu chuyên môn điểm yếu cá nhân tơi với nhiều nhà quản lý dự án khác Những kỹ mà điểm yếu nhà quản trị dự án hay gặp phải là: - Kỹ chuyên môn kỹ thuật, công nghệ, lĩnh vực kỹ mang tính chun sâu cơng nghệ, khơng thể hai mà người không đào tạo, nghiên cứu chuyên sâu hiểu rõ chất Với điểm yếu này, để điều hành quản lý dự án thuộc lĩnh vực nhà quản lý dự án cần nắm mục tiêu dự án(project objective) thiết lập quy trình tiêu chuẩn để thơng qua kiểm sốt - tốt … Kỹ tài chính, quản lý tài là phạm trù rộng lớn phức tạp, quản lý tài ln gắn liền với điều khơng lường trước với rủi ro tiềm ẩn liên quan đến mơi trường inh tế vĩ mơ, sách phủ, giới …đây điểm yếu nhà quản trị dự án không đào tạo chuyên sâu chuyên ngành tài chính, điểm yếu….Để đối phó với điểm yếu nhà quản trị dự án, cần xây dựng quy trình, tiêu chuẩn, sơ… để tơng qua kiểm sốt tốt hơn, đồng thời xây dựng chế ủy quyền cho cho hạng mục cho nhà chuyên môn để họ thực - cách có hiệu Kỹ quản lý chất lượng quản lý chất lượng thách thức nhà quản trị dự án, dự án mà đầu dự án yêu cầu chất chất lượng định, đo lường nào, kiểm soát chất III lượng coi điểm yếu nhà quản trị dự án Để trở thành nhà quản lý dự án hiệu Có thể nói khơng biết tất cả, khơng có đủ kỹ kể nhà quản lý dự án tài ba, làm để trở thành nhà quản trị dự án thành công? Câu trả lời đơn giản phải biết vận dụng mạnh cách linh hoạt khéo léo để phát huy tối đa điểm mạnh làm giảm thiểu điểm yếu Như ta biết quản lý dự án nhà lãnh đạo mà họ cần nhiều kỹ để đưa dự án đích phạm vi ngân sách, thời gian định Nhà quản lý dự án cần giỏi kỹ người, kỹ hội nhập, kỹ chuyên môn …Tuy nhiên kỹ không mang lại hiệu cách độc lập mà phụ thuộc, gắn kết, bổ trợ qua lại với cách khăng khít, ví dụ bạn giỏi kỹ truyền thông, bạn phát huy bạn làm môi trường cần nhiều kỹ kỹ thuật công nghệ bạn yếu kỹ ngược lại - Là nhà quản trị dự án, đồng nghĩa nhà lãnh đạo có quyền quy định, bạn phải lập kế hoạch từ nguồn lực, phân chia cơng việc… đến chế kiểm sốt, bạn cần xây dựng chế kiểm soát giao quyền công việc chuyên môn cho nhà chuyên môn phù hợp giám sát - thông qua quy trình, báo cáo Để trở thành nhà quản lý dự án thành công, bạn cần chọn lọc dự án phù hợp để nhận làm vai trò nhà quản trị dự án dự án hồn tồn phù hợp với bạn, để quản lý mơt dự án ngồi “kỹ mềm” bạn phải cần kỹ chuyên mơn lĩnh vực Ví dụ bạn nhà quản lý dự án thành công dự án công nghệ thông tin, chưa bạn quản lý thành công dự án lĩnh vực xây dựng cơng trình, mặc dụ lượng ngân sách, khoảng thời gian, lựng nhân lực tương tự Ngun nhân bạn khơng có kinh nghiệm, hiểu - biết, kỹ bổ trợ ngành xây dựng cơng trình Để dự án thành cơng, yếu tố khơng thể thiếu cơng tác phân tích yếu tố, lập kế hoạch, phân rã công việc(WBS)…Từ công việc nhà quản trị dự án định lượng, kiểm soát thời gian, ngân sách, nguồn lực chất lượng dự án Có thể nói để kiểm sốt tốt dự án công tác lập kế hoạch vô quan trọng, dự án rơi vào tình trạng khơng kiểm - soát nhà quản trị dự án cần xem lại việc lập kế hoạch chuẩn chưa Với kỹ mạnh cần lên kế hoạch cải tiến củng cố, trau dồi kiến thức suốt trình làm việc nhà quản trị dự án, có tơi tin bạn trở thành nhà quản lý dự án hiệu Tài liệu tham khảo: A Guide to the project management body of knowledge, Fouth Edition Giáo trình: Kerzner, H, (2009), Project Management: Asystems approach to planning, scheduling, and controlling 10 ... coi điểm yếu nhà quản trị dự án Để trở thành nhà quản lý dự án hiệu Có thể nói khơng biết tất cả, khơng có đủ kỹ kể nhà quản lý dự án tài ba, làm để trở thành nhà quản trị dự án thành công? Câu... đạo “Leader” kỹ cần có cho nhà quản lý dự án kỹ cho nhà lãnh đạo Nhà quản lý dự án phải để để dự án đích, hồn thành mục tiêu đề Nhà quản lý dự án người chịu trách nhiệm cuối dự án, người chịu... phần quan trọng nhà quản trị dự án  Kỹ quản lý tài Tài kỹ chun mơn quan trọng, mà suốt q trình dự án cần phải quản lý cách chặt chẽ Một dự ánh coi khơng thành công nhà quản lý dự án để vượt ngân