Một người quản lý dự án cần có kỹ năng gì để đạt hiệu quả

Giám đốc quản lý dự án trước hết phải là một người khá đặc biệt với trình độ chuyên môn rất cao, thái độ nhã nhặn, có kinh nghiệm qua nhiều năm làm việc để có thể giải quyết những tình h

1 Một người Quản lý dự án cần có kỹ năng gì để đạt hiệu quả? Nêu tổng quát các kỹ năng này và giải thích những kỹ năng này là quan trọng?

2 Ba kỹ năng nào là điểm mạnh nhất của anh/chị Nêu chi tiết, kèm theo ví dụ, giải thích tại sao ba kỹ năng này lại là điểm mạnh nhất của anh/chị?

Ba kỹ năng nào là điểm yếu nhất của anh/chị Nêu chi tiết, kèm theo ví dụ, giải thích tại sao ba kỹ năng này lại là điểm yếu nhất của anh/chị?

Sử dụng 6 kỹ năng trên, anh/chị có thể làm gì để phát huy những kỹ năng mạnh nhất của anh/chị và cải thiện những kỹ năng yếu nhất của anh/chị?

NỘI DUNG:

Câu 1: Quản lý dự án là một ví trí mà không ít bạn trẻ hiện nay mơ ước Một khi xác định

nghiêm túc trên con đường sự nghiệp, đó là vị trí hấp dẫn khiến người ta phải phấn đấu

Tuy nhiên, không phải ai cũng có thể đảm nhận vai trò này Có những người giỏi về chuyên môn nhưng lại không có năng lực quản lý Người khác biết cách lãnh đao nhưng lại thiếu tầm nhìn vĩ mô về các dự án, không biết cách phân chia công việc phù hợp với từng nhân viên Vì thế, không dễ dàng gì để được giao trọng trách quản lý dự án ở các công ty

Giám đốc quản lý dự án trước hết phải là một người khá đặc biệt với trình độ chuyên môn rất cao, thái độ nhã nhặn, có kinh nghiệm qua nhiều năm làm việc để có thể giải quyết những tình huống phát sinh

Vị trí giám đốc dự án đòi hỏi nhiều kỹ năng hỗn hợp, vừa mang tính vĩ mô vừa vi mô Từ kinh

nghiệm của bản thân, bạn bè, cấp quản lý và giáo trình được học, tôi đưa ra một số kỹ năng cần có của một nhà quản lý dự án như sau:

Quản lý dự án là công tác đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp, đòi hỏi người nắm giữ

vị trí này cần phải có các kỹ năng đặc biệt để đảm bảo công việc tiến hành đúng như dự liệu

- Bình tĩnh để kiểm soát tình hình:

Một quản lý dự án giỏi cần phải luôn bình tĩnh trước những thay đổi và việc ngoài ý muốn xảy ra suốt quá trình thực hiện 80% công việc sẽ không theo đúng dự đoán ban đầu Người quản lý phải ưu tiên giữ cho tinh thần cả đội bình tĩnh và ổn định trước trở ngại

Quản lý dự án là công tác đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp

- Đảm bảo tiến độ công việc:

Bên cạnh chú trọng vào từng chi tiết trong dự án, người quản lý cũng cần có cái nhìn toàn cục và sự phán đoán sắc bén để bảo đảm công việc theo kịp tiến độ đề ra

- Thích ứng nhanh với thay đổi:

Bình tĩnh trước trở ngại vẫn chưa đủ, người quản lý phải thích ứng thật nhanh với sự thay đổi để lèo lái cỗ xe dự án luôn nhắm đúng mục tiêu cần đến Đưa ra biện pháp kịp thời để kiểm soát tình hình là tối quan trọng trong công tác quản lý, vì nếu không phản ứng nhanh, mọi thành quả có thể bị tổn hại nghiêm trọng chỉ trong chốc lát

- Óc phân tích tốt:

Phân tích kết quả đạt được để phát huy thêm hoặc rút kinh nghiệm, phân tích tình hình hiện tại để đưa ra quyết định cho tương lai, tất cả đòi hỏi người quản lý phải có tầm nhìn rộng và

óc phân tích tốt để đưa ra quyết định chính xác Biết rõ tình hình bản thân là bạn đã có được 50% thành công

- Khả năng hoạch định:

Một dự án đồ sộ bắt buộc người quản lý phải “cứng tay” trong việc hoạch định phương án,

đề ra chỉ tiêu, phân bổ nguồn lực…trong một dự án lớn sẽ có ti tỉ những khâu nhỏ hơn cần phải lên kế hoạch, mỗi kế hoạch là một mắt xích có thể ảnh hưởng đến những kế hoạch còn lại Người quản lý ngoài việc cố gắng thúc đẩy từng kế hoạch được thực hiện nghiêm túc, còn phải đề ra phương án dự phòng nếu chẳng may một trong số các kế hoạch lâm vào bế tắc

Quản lý công việc: Khung công việc thể hiện chính xác, rõ ràng các bước thực hiện, từng công tác với thời gian và tiến độ thi công của từng cá nhân, từng đơn vị

Quản lý thời gian: Thời gian tổ chức triển khai dự án phải thể hiện cụ thể trong kế hoạch quản trị dự án bao gồm: hoạch định, lập thời gian biểu cụ thể cho từng công việc, triển khai, kiểm soát và đánh giá

Quản lý chi phí: Bao gồm việc kiểm soát tài chánh có hiệu quả của dự án thông qua các bước định giá, đánh giá, dự trù ngân sách, kiểm soát, phân tích, dự đoán và báo cáo thông tin về chi phí tài chánh

Quản lý thông tin: Quy trình chuyển giao, sàng lọc, nhận thông tin và xử lý nhằm phục vụ cho toàn bộ quá trình tổ chức thực hiện dự án

Quản lý chất lượng: Nhằm đảm bảo cho mọi mặt của dự án và kết quả của nó hoàn toàn đáp ứng được chi tiết kỹ thuật được yêu cầu, công tác kiểm tra chẩn đoán hệ thống được tiến hành theo từng bước phù hợp với yêu cầu kỹ thuật được đưa ra để đi đến sự nhất trí giữa hai bên

Kế hoạch quản trị dự án cũng thể hiện được việc theo dõi và kiểm soát dự án theo từng bước hoạt động Kiểm soát chặt chẽ sẽ giữ được cho dự án diễn ra theo đúng thời gian hoạch định và đảm bảo có được những quyết định kịp thời khi có vấn đề nảy sinh

Ngoài ra một số các kỹ năng khác cần có của một nhà Quản lý dự án:

- Kỹ năng về con người:

Các nhà quản lý dự án cần sử dụng cả sự thuyết phục lẫn thẩm quyền trực tiếp, đồng thời cũng cần biết khi nào thì sử dụng mỗi phương thức đó

Nhà quản lý dự án cần phải là một người giỏi giao tiếp và có các kỹ năng truyền đạt thông tin, kỹ năng quản lý xung đột và quản lý thay đổi

Khả năng giải quyết vấn đề: Trong quá trình triển khai dự án chắc chắn phát sinh nhiều

vấn đề từ nhỏ đến lớn, từ đơn giản đến phức tạp mà một nhà quản lý dự án phải đối mặt

vì vậy họ cần có khả năng linh hoạt, quyết đoán trong mọi tình huống để xử lý, giải quyết các vấn đề nhanh chóng, phù hợp

Sự linh hoạt và khả năng thích ứng: Người quản lý dự án luôn biết cách tập trung tìm

giải pháp và để ý nhiều đến hiệu quả công việc hơn là những ý kiến, đề nghị Giải quyết

được vấn đề sẽ bao gồm nhiều khía cạnh, từ việc giữ đúng lịch trình, đặt ra mục tiêu và tìm hướng đi mới, họ còn phải đối mặt với rắc rối một cách linh động

Sự quyết đoán, tự tin, sức thuyết phục: Vị trí lãnh đạo luôn đòi hỏi bạn kỹ năng quản lý

tốt, sử dụng một cách thường xuyên Vì vậy, bạn cần tổ chức mọi thứ thật khoa học, trình tự Hơn nữa, người quản lý dự án còn phải biết cách phân chia thời gian cho từng công việc phù hợp, việc gấp thì làm trước và đúng thời hạn, không để lãng phí hay để nhân viên rơi vào tình trạng stress vì thời gian quá gấp gáp.Họ truyền đạt cho các đồng nghiệp, cấp dưới những giá trị cốt lõi, đảm bảo rằng sứ mệnh và kế hoạch của dự án được hiểu và các mục tiêu hoạt động được thực hiện đúng

Đĩnh đạc, nhiệt tình, khả năng sáng tạo, sự tự nhiên: Một người quản lý giỏi luôn biết

cách chia việc lớn thành từng công việc nhỏ và theo dõi từng việc cụ thể dù biết rằng, đôi khi, làm thế chỉ thêm rước việc vào thân Tuy nhiên, làm được điều đó chứng tỏ sếp

có tình yêu, lòng say mê đối với công việc và đủ khả năng kiểm soát mọi vấn đề, kể cả khi có bất ngờ xảy đến

- Các kỹ năng dự án:

Nhà quản lý dự án cần có khả năng dự toán các chi phí và chuẩn bị các lịch trình khả thi

và các kế hoạch ngân sách hợp lý

Phát triển một tầm nhìn tổng quát: Không có một dự án nào hoàn hảo từ đầu đến cuối mà

không gặp chút khó khăn nào Nguyên nhân có thể do chủ quan hay khách quan nhưng thông thường, người giữ vị trí giám đốc dự án phải lường trước mọi việc để có phương án

dự phòng Một người quản lý tốt luôn có cách ứng phó kịp thời nếu dự án gặp khó khăn

về tài chính hay nhân sự bởi họ biết nhìn xa trông rộng và suy nghĩ thực tế Tất nhiên, không thể phủ nhận giám đốc dự án cần có cái nhìn tổng thể nhưng chỉ riêng điều đó thôi thì chưa đủ Càng quản lý dự án lớn, bạn càng cần phải có những định hướng chi tiết, giải quyết từng việc nhỏ nhất để có thể hoàn thành dự án đúng thời hạn

Xây dựng đội ngũ và quản lý, lãnh đạo, và dẫn dắt đội ngũ dự án: Đây gần như là đòi hỏi

hàng đầu đối với một giám đốc dự án bởi, quản lí một dự án có nghĩa là bạn phải có cái nhìn toàn diện: về nhân viên, về những việc cần làm, từ vấn đề tài chính, tiến độ công việc cho đến đánh giá hiệu quả của từng nhóm

Kỹ năng kết nối và phát triển quan hệ hợp tác trong toàn tổ chức

Người quản lý dự án cần có khả năng kết nối các phòng ban liên quan, cơ quan chức trách

để dự án được triển khai hiệu quả Bên cạnh đó, quản lý dự án là người xây dựng và phát triển mối quan hệ hợp tác nội bộ trong dự án, đối ngoại với các đối tác, khách hàng, chủ đầu tư Quản lý dự án cần gạt bỏ cái tôi của bản thân và luôn tích cực trong các mối quan

hệ với mọi người, mọi tính cách Họ có khả năng mở rộng các mối quan hệ bằng cách đầu

tư vào những mối quan hệ có lợi cho cả hai bên Những nhà quản lý dự án thành công liên kết họ với những “người nâng đỡ và các quản lý, lãnh đạo khác”, những người có thể làm rộng thêm phạm vi ảnh hưởng, không chỉ của mình, mà còn cả của người khác

Khả năng chấp nhận chỉ trích, phản hồi và thông tin đầu vào từ những người khác

Trong mọi tình huống, người quản lý dự án cần bình tĩnh, kiềm chế cảm xúc bản thân để

xử lý và giải quyết công việc với một đầu óc tỉnh táo, sáng suốt Quá trình triển khai dự

án, đặc biệt các dự án lớn càng có những khó khăn, sóng gió, thành công đi đôi với những thất bại, vì vậy quản lý dự án cần xác định tinh thần vững vàng trước những chỉ trích, phản hồi có thể xảy ra

Câu 2: Từ một số đánh giá của đồng nghiệp, cấp trên và từ bản thân, tôi xin đưa ra ba kỹ năng mạnh và yếu nhất:

Ba kỹ năng mạnh nhất:

2.1 Kỹ năng giao tiếp/Communication skill

Trong mọi tình huống giao tiếp tôi luôn chia sẻ rõ ràng quan điểm của bản thân, và thường xác định các nội dung mình cần chia sẻ, xác định quan điểm, các điều cần nói để mọi người hiểu và nhanh chóng nhận ra các nội dung thông tin và mong muốn của tôi Bên cạnh đó, tôi luôn xác định người tôi chia sẻ, nói chuyện là đối tượng như thế nào, họ thích và không thích điều gì để hiểu và trao đổi, chia sẻ những điều người khác muốn nghe

Là một người phụ nữ nên cũng là một trong những thế mạnh của tôi sử dụng giọng điệu, ngữ điệu trong giao tiếp, điều này giúp tôi truyền tải những gì mà tôi muốn nói Với những ngữ điệu trong khi nói chuyện cũng sẽ giúp người nghe cảm thấy thoải mái và thú vị hơn khi lắng nghe

Trong các cuộc hội thoại trực tiếp, ngoài việc chia sẻ bằng lời nói tôi còn thể hiện bằng ngôn ngữ cơ thể: từ ánh mắt chân thành nhìn thẳng một cách tự tin vào người đang nói chuyện Điều này nhiều người đã đánh giá tôi là con người ngay thẳng và đáng tin cậy Cử chỉ này cũng giúp tôi thể hiện tôn trọng người nghe và làm cho họ cảm thấy bạn đánh giá cao sự hiện diện của họ,

nụ cười thân thiện, bắt tay nồng ấm, cử chỉ, động tác khoan thai, … đều giúp cho việc trao đổi thông tin hiểu quả

Tôi cũng thường kiểm soát bản thân khi bạn đang bàn bạc công việc, hay nói chuyện gì đó với những người xung quanh, để phát huy kỹ năng lắng nghe và thấu cảm, tạo cơ hội cho người khác chia sẻ quan điểm Tôi thường khuyến khích mọi người cùng đặt câu hỏi và bày tỏ quan điểm của mình Điều này giúp cho cuộc nói chuyện đạt kết quả

Bên cạnh việc sử dụng lời nói trong giao tiếp, tôi sử dụng các kênh truyền thông khác như email, forum, mạng xã hội để chia sẻ hay truyền đạt những thông điệp cần thiết đến với mọi người

Trong một số các buổi thảo luận, đàm phán, tôi thường sử dụng trang phục phù hợp để góp phần quan trọng trong việc giao tiếp với đối tác một cách chuyên nghiệp, và với nhân viên có

sự gần gũi, thân thiện

2.2 Khả năng ảnh hưởng/Influence

Nhiều tình huống trong công việc, tôi đã chia sẻ vơi mọi người trong phòng và trong công ty để

họ cùng đồng lòng cho một số hoạt động chung, sẵn sàng cống hiến cho thời gian và công sức

để thực hiện

Chuyến công tác vào thành phố Hồ Chí Minh cuối tháng 9/2012, để thuyết phục mọi người triển khai việc tham gia chương trình quỹ phúc lợi nhằm mục đích triển khai hoạt động thăm hỏi nhân viên khi ốm, hiếu, hỷ, sinh nhật, … Ngay lúc đầu, nhân viên đã rất phản đối vì họ

chưa nhìn thấy quyền lợi như thế nào nhưng đã phải trích 50,000 đ/ tháng lương cho quỹ phúc lợi Tuy nhiên tôi đã đưa ra những kế hoạch, chương trình để tổ chức và phân bổ chi phi đảm bảo quyền lợi nhân viên cho các hoạt động định kỳ, không định kỳ Sau đó mọi người nhận thức được trách nhiệm và quyền lợi cho chính bản thân, họ đã tình nguyện tham gia và có những nhân viên sẵn sàng trở thành thành viên trong ban tổ chức Chương trình của chúng tôi

đã và đang triển khai cho cả Hà Nội và Hồ Chí Minh Hiện nay mọi nhân viên rất hào hứng và phấn khởi cho các phong trào vì hoạt động phúc lợi hàng tháng, hàng quý

Nhiều dự án, các chương trình mới cần sự thuyết phục của mọi người tham gia, tôi thường thay mặt cho ban Giám đốc Công ty chia sẻ, phân tích, truyền đạt yêu cầu mục đích của kế hoạch công việc mới

2.3 Tiếp nhận phản hồi, chỉ trích:

Phải nhận về những lời chỉ trích, phê bình, rõ ràng, với ai cũng chẳng bao giờ vui Trước đây tôi thường có những phản ứng ngay lập tức và thể hiện hơi thái quá, thiếu kiểm soát làm cho tình hình trở nên xấu đi

Khi khủng hoảng kinh tế năm 2008, chúng tôi đã cùng lập kế hoạch về tái cấu trúc doanh nghiệp, triển khai và đánh giá về nguồn lực, cơ cấu tổ chức mới hiệu quả, gọn nhẹ Trong các buổi họp bàn đã có nhiều ý kiến trái chiều cho việc cân nhắc nên duy trì hay không cơ cấu ban biên tập hiện tại Tôi đã nhận được những phản hồi vô cùng nặng nề từ phía Ban biên tập khi đề xuất giảm số lượng nhân sự ban biên tập từ 23 người (gồm 1 trưởng ban, 3 trưởng nhóm quản

lý 6 nhân viên, 1 thứ ký biên tập) xuống còn 14 người (gồm 1 trưởng ban, 2 trưởng nhóm quản

lý 5 nhân viên, 1 thư ký biên tập) Tôi và trưởng ban biên tập đã có buổi tranh luận dài và khá nặng nề về kế hoạch cắt giảm nhân sự này Vì thiếu kiểm soát Trưởng ban biên tập đã nổi xung chê bai khả năng tổ chức của tôi không chỉ qua trao đổi trực tiếp mà cả trên email Tôi luôn cố gắng bình tĩnh, nhẫn nhịn đón nhận mà không cảm thấy quá khó chịu hay bị những cảm xúc tiêu cực lấn át Vì tôi nhận thấy mình còn có thể học hỏi được điều gì đó nữa từ những chỉ trích, phê bình Đặc biệt khi ở vị trí quản lý, công việc được triển khai liên quan đến nhiều phòng ban những phát sinh tranh luận, phản hồi trong quá trình dự án thực hiện là không tránh khỏi Tôi

cố duy trì thái độ cởi mở, bình tĩnh và tìm cách tiếp cận với Trưởng ban biên tập có thể giúp tôi như thế nào Sau đó tôi đã mời Tổng Giám Đốc có cuộc họp với hai chúng tôi để chia sẻ thêm

về chiến lược kinh doanh, và cơ cấu tổ chức từ đó cả hai chúng tôi đã có được sự hợp tác và thái độ thiện chí cho mục đích của kế hoạch tái cơ cấu tổ chức

Tôi đã và đang phát huy thế mạnh này của bản thân Hiện tại, tôi đã có thể dần từ bỏ việc phụ thuộc vào những đánh giá bên ngoài để quan tâm hơn tới những đánh giá từ chính bản thân Khi tự mình nhìn nhận và đánh giá mọi việc, tôi sẽ bớt quan tâm tới những đánh giá từ bên ngoài Tôi đã học cách không quan tâm quá nhiều và sẽ nhanh chóng quên nó đi, thay vì việc dành suốt cả ngày trời để tức giận, buồn bã hay tìm hiểu căn nguyên vì sao

Đôi khi, cũng có những thông tin giá trị trong sự chỉ trích tiêu cực Tôi cần tìm ra các chi tiết thực tiễn và chính xác về những điều chưa tốt Có thể đã luôn có một giải pháp cho vấn đề, nhưng tôi cần thêm thông tin để nhận ra điều đó bằng cách cải thiện kỹ năng giao tiếp và khiến

nó hiệu quả, cụ thể hơn, tôi có thể tiếp cận gần hơn với việc hiểu biết người khác cũng như giải quyết rắc rối Bên cạnh đó tôi cố gắng có thể hiểu, giúp đỡ và thay đổi tâm trạng của người đưa

ra những lời chỉ trích, hẳn họ sẽ đánh giá tôi tốt hơn Từ đó, tôi có thể biến một cuộc xung đột thành mối quan hệ giá trị cho mình

Ba kỹ năng yếu nhất

2.4 Cách giải quyết vấn đề trong công việc

Giải quyết vấn đề (Problem solving) là một kỹ năng rất cần thiết trong quản lý công việc

Đôi khi trong công việc hằng ngày, khi có một vấn đề nào đó xảy ra, tôi thường phân vân không biết giải quyết theo hướng nào vì lo sợ nếu có quyết định vội vàng thì sẽ ảnh hưởng tới công việc chung, do vậy tôi thường có những suy nghĩ rất lâu để ra quyết định phương pháp triển khai như thế nào Điều này nhiều khi làm cho công việc hay bị trì trệ, một số cơ hội bị bỏ

lỡ và hiệu quả không được như mong muốn

Ví dụ thực tế:

Tôi đã nhận một kế hoạch tuyển dụng 20 nhân viên tiếng Nhật trong thời gian là 40 ngày Đây thật sự là một thử thách rất lớn khi trong một thời gian ngắn, đối tượng ứng viên khó tìm kiếm

và số lượng tuyển dụng nhiều trong khi nhóm tuyển dụng của chúng tôi không có ai biết tiếng Nhật Tuy nhiên tôi đã rất cân nhắc có nên mở rộng các nguồn tuyển dụng với chi phí cao để đảm bảo tiến độ hay không trong khi Công ty đang luôn cắt giảm chi phi vì tình hình lợi nhuận không được tốt Tôi và các thành viên của bộ phận tuyển dụng đã cố gắng sử dụng các nguồn hiện tại để giảm thiểu chi phí nhưng kết quả không được như mong muốn Sau hai tuần, tôi mới

có quyết định đề xuất ngân sách tuyển dụng cho dự án Với nguồn chi phí và sử dụng dịch vụ tuyển dụng, kết quả công việc đã tốt hơn, tuy nhiên chúng tôi đã không đảm bảo tiến độ như kế hoạch và điều này đã ảnh hưởng không nhỏ tới kế hoạch kinh doanh của Vận hành

Bài học:

Tôi cần xác định được những yêu cầu của công việc bằng cách đặt ra những câu hỏi

- Tính chất của công việc (khẩn cấp, quan trọng)?

- Yêu cầu của Giám đốc vận hành là gì?

- Nguồn lực để thực hiện công việc?

- Công việc này có thuộc quyền giải quyết của mình hay không?

- Bản chất của công việc là gì?

- Những đòi hỏi của công việc?

- Mức độ khó – dễ của công việc?

Tôi cần đặt ra mục tiêu sẽ giúp đi đúng hướng trong việc giải quyết vấn đề Câu hỏi ở đây sẽ là: Tôi đang cố gắng đạt được điều gì?: Số lượng nhân sự, chất lượng nhân sự, thời gian hoàn thành và chi phí cần thiết

Từ việc xác định được yêu cầu và mục đích của nhiệm vụ, tôi sẽ phải đánh giá và lựa chọn giải pháp:

Tôi cần chọn lựa giải pháp tối ưu phải đáp ứng được ba yếu tố: có tác dụng khắc phục giải quyết vấn đề dài lâu, có tính khả thi, và có tính hiệu quả

Các câu hỏi ở đây như sau:

- Các giải pháp sẽ được thực hiện như thế nào?

- Chúng sẽ thỏa mãn các mục tiêu của tôi đến mức độ nào?

- Phí tổn (về tài chính, thời gian, công sức…) cho việc áp dụng mỗi giải pháp là bao nhiêu?

- Giải pháp nào tốt hơn, giải pháp nào tốt nhất?

Triển khai và đánh giá kết quả:

Sau khi đã đưa vào thực hiện một giải pháp, tôi cần kiểm tra xem cách giải quyết đó có tốt