một người quản lý dự án cần phải có kỹ năng gì để đạt hiệu quả

1/ Theo anh/chị, người quản lý dự án cần phải có kỹ để đạt hiệu quả? Hãy nêu tổng quát kỹ giải thích anh/chị tin kỹ quan trọng Trả lời: Quản lý dự án ngành khoa học nghiên cứu việc lập kế hoạch, tổ chức quản lý, giám sát trình phát triển dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành thời gian, phạm vi ngân sách duyệt, đảm bảo chất lượng, đạt mục tiêu cụ thể dự án mục đích đề Mục tiêu việc quản lý dự án thể chỗ công việc phải hoàn thành theo yêu cầu bảo đảm chất lượng, phạm vi chi phí duyệt, thời gian giữ cho phạm vi dự án không thay đổi Người Lãnh đạo để thành công việc quản lý dự án yếu tố quan trọng gây thất bại cho dự án cần phải quan tâm với ý ưu tiên cao 1/ Kỹ xây dựng kế hoạch chiến lược dự án: Người làm quản lý dự án phải hình dung rõ kết nối với chi tiết quan trọng Quản lý dự án quản lý nhóm cần trọng việc biết đâu ưu tiên mong đợi dự án Tránh miêu tả mập mờ tất chi phí - Hãy ln ghi nhớ tuân theo mục tiêu đề suốt trình dự án - Xây dựng chiến lược để đạt tất mục tiêu dự án - Giám sát kiểm tra định kỳ để bảo đảm dự án nằm mục tiêu ban đầu đề - Xác định rõ cột mốc chuẩn đánh giá: kết mong muốn, trở ngại, lập sách giúp đạt kết mong đợi - Để dự án tiến hành cách chặt chẽ tập trung, nên chia chúng thành dự án nhỏ để việc thực thi dễ dàng thời hạn Về lâu dài, hàng loạt kế hoạch nhỏ thành công mang lại hiệu cho tổ chức nhiều việc thực dự án lớn mà khơng có đủ khả để hoàn tất - Việc mời nhà tư vấn bên ngồi mang lại cho tổ chức nhiều ý tưởng có giá trị Tuy nhiên, kiến thức chuyên môn kỹ thuật, kinh doanh quản trị dự án khơng giống Do vậy, phải xem xét kỹ kế hoạch kinh nghiệm nhóm thực dự án cụ thể trước định chọn cho họ hỗ trợ thích hợp từ bên ngồi Kỹ Quản lý dự án cần phải có khả tổ chức, xếp nhân cho dự án Ngày nay, thành viên nhóm quản lý dự án đóng vai trò tích cực nhiều dự án lúc phổ biến Mặc dù nguồn nhân lực có giới hạn hồn thành người quản lý biết xếp cách hợp lý Một số cơng ty thiết lập phòng quản lý dự án đề hoạt động giống ngân hàng hối đoái cho yêu cầu dự án Phòng dự án xem lại tồn nhiệm vụ, chiến lược cơng ty, tiêu chuẩn thiết lập cho việc lựa chọn dự án, kiểm tra khối lượng công việc, xác định rõ dự án ưu tiên hàng đầu, tránh việc làm lúc đa dự án Do khả người quản lý dự án phải có là: - Có trình độ chun mơn liên quan đến dự án Căn đánh giá: kinh nghiệm có, cấp liên quan, đóng góp cơng tác tư vấn, đào tạo, kết giải vấn đề cụ thể - Có lực quản lý nguồn lực Căn đánh giá: kinh nghiệm liên quan, hiệu công tác quản lý, kết thực kế hoạch, mục tiêu đặt - Có lực điều phối, xử lý vấn đề, có kiến thức quản trị dự án Căn đánh giá: kinh nghiệm liên quan, kỹ trình bày vấn đề, tính nhạy bén, nhanh chóng xử lý tình huống, hiểu biết lực chuyên môn đồng nghiệp - Có hiểu biết tốt khách hàng Căn đánh giá: qua lịch sử công tác công việc cụ thể giao - Hiểu rõ quan hệ với đối tác - Được tập thể tín nhiệm - Quản lý dự án phải bắt buộc deadline có thúc giục thời gian: Bởi dự án có hạn chế, giới hạn thời gian, tiền bạc nguồn có giá trị khác Họ phải không ngừng đảm bảo tiến độ dự án thực liên tục Vì thế, người quản lý dự án phải giữ nhân viên trọng đến tiến trình dự án deadline Việc thường xuyên kiểm tra trạng, họp nhắc nhở luôn cần thiết làm việc mà chúng Cách tốt để có khởi đầu tốt phân bổ hợp lý số lượng người nhóm thực dự án Q đơng người làm việc dự án khiến việc động viên, giám sát khuyến khích cá nhân hướng vào nhiệm vụ chung gặp nhiều khó khăn Khó mà nói số lượng thành viên là phù hợp, nguyên tắc chung người việc việc người Nhưng nhiều trường hợp, có thành viên phải đảm đương hai ba việc Kỹ giao tiếp có khả kết hợp với đối tác liên quan: Nếu bạn có khả quản lý, bạn phải có kỹ cá nhân để khơi gợi ý tưởng người khác nhằm tạo kết tốt cho hoạt động dự án - Những công việc quản lý dự án bình thường thực cách tự động với cơng cụ có chức hỗ trợ như: theo dõi dự án, phân công nhiệm vụ, quản lý tiến độ hỗ trợ việc phân tích nguồn lực dựa mạng cục Những công cụ tăng cường việc chia sẻ trao đổi thông tin Tuy nhiên, nhớ việc sử dụng công nghệ làm tăng thêm phức tạp dự án khơng phải điều hay - Thể việc tổ chức, đạo kiểm soát nguồn lực cho dự án để đáp ứng điều kiện thời gian yêu cầu kỹ thuật dự án, kể việc phối hợp với đối tác để đảm bảo nhân lực kỹ thuật phù hợp - Hiểu rõ yêu cầu khách hàng: Các yêu cầu phải thể cụ thể qua việc ghi nhận: ghi chép, thư từ, công văn, vẽ, sơ đồ, hồ sơ mời thầu, e-mail, liệu, Các yêu cầu phải tập hợp đầy đủ trước xây dựng kế hoạch quản trị dự án cập nhật suốt trình thực dự án Quản trị dự án phải nắm phương thức làm việc với khách hàng phối hợp triển khai hệ thống Các yêu cầu khác khách hàng để đánh giá, xác nhận cơng việc hồn tất - Cam kết công ty đáp ứng yêu cầu khách hàng: Cam kết thể cụ thể thông qua hồ sơ (dự thầu, giải pháp, chào giá,…) kết thúc hợp đồng hay hình thức thỏa thuận tương đương Kết cụ thể Quản trị dự án phải xây dựng hạng mục cơng việc chi tiết theo trình tự với đầy đủ yêu cầu chuyên môn, nhân sự, cơng cụ, tài chính, thời gian,… Kỹ kiểm sốt dự án: Bộ phận có trách nhiệm xem xét sách, định hướng chiến lược giải vướng mắc, trở ngại thực dự án - Quản lý nhân sự: Thể việc tổ chức, đạo kiểm soát nguồn lực cho dự án để đáp ứng điều kiện thời gian yêu cầu kỹ thuật dự án, kể việc phối hợp với đối tác để đảm bảo nhân lực kỹ thuật phù hợp - Quản lý cơng việc: Khung cơng việc thể xác, rõ ràng bước thực hiện, công tác với thời gian tiến độ thi công cá nhân, đơn vị - Quản lý thời gian: Thời gian tổ chức triển khai dự án phải thể cụ thể kế hoạch quản trị dự án bao gồm: hoạch định, lập thời gian biểu cụ thể cho cơng việc, triển khai, kiểm sốt đánh giá - Quản lý chi phí: Bao gồm việc kiểm sốt tài chánh có hiệu dự án thơng qua bước định giá, đánh giá, dự trù ngân sách, kiểm sốt, phân tích, dự đốn báo cáo thơng tin chi phí tài chánh - Quản lý thơng tin: Quy trình chuyển giao, sàng lọc, nhận thơng tin xử lý nhằm phục vụ cho toàn trình tổ chức thực dự án - Quản lý chất lượng: Nhằm đảm bảo cho mặt dự án kết hồn tồn đáp ứng chi tiết kỹ thuật yêu cầu, công tác kiểm tra chẩn đoán hệ thống tiến hành theo bước phù hợp với yêu cầu kỹ thuật đưa để đến trí hai bên Kế hoạch quản trị dự án thể việc theo dõi kiểm soát dự án theo bước hoạt động Kiểm soát chặt chẽ giữ cho dự án diễn theo thời gian hoạch định đảm bảo có định kịp thời có vấn đề nảy sinh Kỹ dẫn dắt lãnh đạo trình thực dự án: Người quản lý dự án có quyền đánh giá để thực trách nhiệm họ điều hành dự án Đặc biệt nhà quản lý phải có quyền phối hợp nguồn lực, thiết lập mong đợi, đưa lời dẫn, thiết lập ưu tiên giải tranh cãi nhóm Anh ta ưu tiên để đưa định có ảnh hưởng lớn đến thành công dự án - Khi phải cố gắng để hồn thành cơng việc thời hạn, nhóm thực dự án khó lòng tuân thủ số hoạt động theo quy định việc nộp bảng kiểm tra công việc hay tham gia họp thường kỳ chừng mực đó, nhóm cần trao thêm quyền hạn để hồn thành cơng việc tiến độ với chi phí cấp Mọi người làm việc tích cực mơi trường tin cậy cảm thông lẫn coi trọng sáng kiến cá nhân - Lãnh đạo yêu cầu kĩ giao tiếp cao khả thúc đẩy người Một vấn đề định cơng tác lãnh đạo tìm cân yêu cầu nhân hiệu sản xuất Kỹ định: Làm để có hiệu (chất lượng), rẻ (tiền bạc nguồn hữu hình khác) nhanh (deadline thuận lợi nhận thấy) phối hợp dự án Mỗi nguồn lực dự án cần phải phối hợp tương đương với tỉ lệ ngang Tỉ lệ gọi mong đợi dự án Nếu có vấn đề với nguồn lực trên, báo cho nhà quản lý cấp cao vấn đề sớm bạn cần gợi ý lựa chọn khác để giải vấn đề hạn chế Những lựa chọn khác đề xuất sử dụng nguồn bổ sung cao ngân sách - Để đảm bảo dự án đạt kết mong muốn, người lãnh đạo phải huy động nguồn lực doanh nghiệp, phải khẳng định tính chất quan trọng dự án Ngồi ra, muốn có nhân viên cơng nghệ thơng tin giỏi nhất, có khả thực sáng kiến mình, nhà lãnh đạo phải cung cấp cho nhân viên nguồn lực giống phận kinh doanh - Kỹ định sản phẩm tư chủ thể quản trị, chứa đựng hàm lượng tri thức khoa học lẫn yếu tố sáng tạo tính nghệ thuật định Các định đề vấn đề chín muồi xoay quanh vấn đề tổ chức Chất lượng định phụ thuộc vào chất lượng thông tin thu nhậnvà khả phân tích nhà quản lý dự án Cấp quản lý cao định họ quan trọng, liên quan đến nhiều người, nhiều phận chí vận mệnh tổ chức, cơng ty Khả định khả bẩm sinh - Nhận dạng xác định vấn đề: Nhìn nhận vấn đề bước có vai trò đặc biệt quan trọng việc định hiệu Bước thực thiếu xác bước trở nên vơ nghĩa.Một bác sĩ muốn tìm phương án chữa bệnh cho bệnh nhân trước hết phải biết bệnh nhân bị bệnh gì, khơng cố gắng bác sĩ trở nên vơ nghĩa Ví dụ: phương án chữa bệnh tim mạch khác phương án chữa bệnh dày… Cũng tương tự , doanh nghiệp hàng hóa bị tồn động nhiều nhà quản trị cần phải đưa định để cải thiện tình hình Vấn đề chỗ nào? Nguyên nhân dẫn đến có nhiều chất lượng sản phẩm khơng phù hợp với khách hàng, giá khơng hợp lý phương thức kinh doanh trở nên lạc hậu … điều quan trọng nhà quản lý phải xác định ngun nhân thức dẫn đến tình hình liên quan tìm phương án phù hợp khắc phục nguyên nhân Trong tình đơn giản, nhà quản lý nhanh chóng xác định vấn đề Ngược lại, tình phức tạp , khó đề nhiệm vụ định cách xác Trong tình thường phải đề nhiệm vụ định cách sơ tiếp tục thu thập , phân tích thơng tin để làm rõ nhiệm vụ Đặc biệt phải nhớ: cách đặt vấn đề sai dẫn đến định kết sai - Xác định mục tiêu: Sau người định xác định vấn đề cần giải đặt mục tiêu cần đạt Đặt mục tiêu giúp cho nhà quản lý biết cần đạt để đạt Ví dụ: Một cửa hàng thời trang gặp khó khăn với hình ảnh xấu thái độ bán hàng không tốt chất lượng ngày giảm chủ cửa hàng định đưa mục tiêu “nâng cao hình ảnh” cửa hàng Kỹ truyền đạt thơng tin truyền thông: Đây phần quan trọng giao tiếp Một người lắng nghe hiểu diễn Thấu cảm mặt nhẹ lắng nghe tin tưởng Bạn hiểu họ cảm thấy nào, họ cảm thấy điều bạn làm chúng cảm thấy khác biệt Sự thấu cảm đặc biệt quan trọng bạn ứng phó với khác hàng để họ quay trở lại với dịch vụ bạn Sự góp sức tất người tham gia vào dự án cần phải công nhận cách xứng đáng Phần thưởng dành cho họ không cần phô trương Đôi khi, thư động viên từ sếp niềm khích lệ cho nhân viên Khen thưởng nhân viên làm việc tốt cách tặng họ vé xem trận bóng đá, xem phim hay ca nhạc, thêm số ngày nghỉ phép tăng phụ cấp cho họ hình thức thể đánh giá cao công sức mà họ cống hiến cho dự án - Trung tâm thu thập, xử lý thông tin: Điểm trọng tâm trung chuyển, lưu trữ, xử lý tất loại thông tin - Phổ biến, truyền đạt thông tin: Chuyển giao thông tin cho cấp dưới, báo cáo thông tin cho cấp - Người phát ngôn tổ chức: Chuyển giao thông tin chọn lọc cho người bên ngồi cơng ty Kỹ xây dựng mơi trường làm việc chuyên nghiệp: Đây hoạt động nhằm tách nhiệm vụ lớn thành nhiệm vụ nhỏ để dễ dàng quản lý Những nhiệm vụ nhỏ giao cho nhóm nhân viên Theo nguyên tắc, bạn phải hoàn thành mục tiêu Tuy nhiên, bạn cần cung cấp ý để tương tác lẫn khúc công việc tiếp cận cẩn thận điểm mạnh, điểm yếu nhân viên theo cách tốt Áp lực cơng việc làm cho nhân viên dự án bị căng thẳng mệt mỏi tinh thần lẫn thể xác Bạn phải nhạy bén với tượng ý đừng để để xảy Trường hợp thường thấy người phân công vào hàng loạt dự án Các tổ chức có khuynh hướng chọn người đưa sáng kiến có khả áp dụng cao Nếu nhận thấy có tình trạng người vừa hồn thành xong dự án phân công vào dự án khác bạn nên xây dựng số sách để giới hạn hay giám sát việc sử dựng nhân viên Có trình độ kỹ thuật quản lý dự án: - Hãy ghi nhớ tuân theo mục tiêu đề suốt trình dự án - Lựa chọn thành viên thích hợp cho dự án – người đóng góp nhận định thơng tin có ích cho dự án khơng đơn người hợp tác làm việc nhóm - Hãy bàn giao phần theo cột mốc dự án, nhờ mà tiến trình đo lường dễ dàng - Có trình độ chun mơn liên quan đến dự án, kinh nghiệm có, cấp liên quan, đóng góp cơng tác tư vấn, đào tạo, kết giải vấn đề cụ thể Có lực quản lý nguồn lực, kinh nghiệm liên quan, hiệu công tác quản lý, kết thực kế hoạch, mục tiêu đặt Có lực điều phối, xử lý vấn đề, có kiến thức quản trị dự án, kinh nghiệm liên quan, kỹ trình bày vấn đề, tính nhạy bén, nhanh chóng xử lý tình huống, hiểu biết lực chuyên môn đồng nghiệp Câu 2: Ba kỹ mà anh/chị nghĩ điểm mạnh anh/chị?Nêu chi tiết, kèm theo ví dụ, giải thích ba kỹ lại điểm mạnh anh/chị Trả lời: a/ Kỹ xây dựng kế hoạch, chiến lược tổ chức thực dự án: Là người có ảnh hưởng tới người để đạt tới mục đích mục tiêu dự án Có trọng trách: - Nắm vững nội dung bao quát chung công việc, cấu trúc phân việc, lịch biểu Ngân sách - Hãy bàn giao phần theo cột mốc dự án, nhờ mà tiến trình đo lường dễ dàng - Xây dựng đội nhóm đồn kết giải vấn đề Nếu khơng khó đưa giải pháp đắn tạo nhiều tranh cãi mục tiêu dự án - Lựa chọn thành viên thích hợp cho dự án – người đóng góp nhận định thơng tin có ích cho dự án không đơn người hợp tác làm việc nhóm - Trao đổi với anh em: Bao gồm báo cáo, biểu mẫu, tin, hội họp thủ tục làm việc ý tưởng trao đổi cởi mở trung thực - Dành thời gian dự phòng trường hợp xảy tình khơng mong đợi vấn đề chưa dự tính - Làm tất thứ để giữ cho tác vụ theo lịch trình, sai lầm làm sa lầy dự án - Luôn cảnh giác rào cản “phong tỏa” trình dự án (roadblocks) hướng đến hoạt động chuyên nghiệp (pro-active), đừng phản ứng lại chúng mà giúp thành viên dự án hoàn thành nhiệm vụ họ - Động viên tinh thần làm việc, bao gồm khích lệ, phân việc, mời tham gia uỷ quyền - Theo dõi công việc, bao gồm theo dõi, thu thập trạng đánh giá trạng * Ví dụ: Dự án triển khai ERP dự án phần mềm lớn doanh nghiệp Theo thông tin thống kê giới Việt Nam dự án triển khai phần mềm có tỷ lệ thất bại tương đối cao Tỷ lệ dự án hoàn thành theo tiến độ đề thấp phần lớn dự án triển khai thành cơng khơng theo tiến độ đặt phải cắt bớt phần "sương sẩu" khơng thể hồn thành Đối với dự án triển khai ERP, vấn đề kỹ thuật chiếm vai trò khoảng 50% thành cơng dự án, có q nhiều yếu tố ảnh hưởng đến trình triển khai dự án ERP dự án triển khai thời gian khoảng tháng tới vài năm Ta xem số điểm cần nhấn mạnh doanh nghiệp quản lý dự án triển khai ERP - Tổ chức phân công trách nhiệm cho nhân viên chủ chốt: Sau giám đốc doanh nghiệp định thành lập ban quản lý dự án, sở thống kế hoạch tổng thể với nhà cung cấp phần mềm nhiệm vụ Ban quản lý dự án doanh nghiệp hoàn thành trách nhiệm phía doanh nghiệp quản lý nhân viên tham gia dự án để đạt mục tiêu giai đoạn - Soạn thảo quy tắc tiến hành công việc khuôn khổ dự án: + Nhân viên phân công tác nghiệp chức phần mềm phải có trách nhiệm kiểm tra hoạt động đắn chức + Nhân viên phải cách để hoàn thành cơng việc giao theo kế hoạch, có khó khăn trình bày Ban quản lý dự án để có biện pháp hỗ trợ 10 + Nhân viên phải kiểm tra kỹ tất thông tin biên công việc hàng ngày nhân viên nhân viên phía đối tác trước ký vào biên công việc theo ISO - Thường xuyên họp giao ban nội họp định kỳ với đối tác triển khai phần mềm: Họp định kỳ nội có tác dụng lớn việc tìm điểm chưa tích cực tinh thần phương pháp làm việc đội ngũ nhân viên Trong họp nội bộ, ban dự án cần phân tích kỹ cơng việc dự án, mức độ hoàn thành so với kế hoạch, lý chậm trễ từ đưa phương hướng giải Đầu tư thời gian cho họp nội động tác thiết thực Ban dự án đội ngũ triển khai để đưa dự án đến thành cơng Nếu khơng có họp thường xuyên để kiểm điểm tình hình nảy sinh nhiều công việc bị chậm trễ mà Ban dự án khơng có phương án kịp thời để khắc phục Kết họp nội kế hoạch cụ thể cho thời gian tới tinh thần làm việc "làm mới" cho đội ngũ tiếp nhận phần mềm - Công khai chế bồi dưỡng làm thêm khen thưởng kỷ luật thích đáng: Dự án triển khai ERP thường gây thêm tải công việc nhiều cho đội ngũ nhân viên Ngồi cơng việc hàng ngày phải hoàn thành đặn, nhân viên tiếp nhận phần mềm phải nhận trách nhiệm thêm lớn công việc dự án Khối lượng công việc có tăng gấp đơi so với lúc chưa tiến hành dự án Vì vậy, việc phải cố gắng thêm nhiều làm thêm việc thời gian ngày nghỉ thường xuyên yêu cầu bắt buộc Trong trường hợp vậy, Ban dự án khơng có đề xuất với Ban Giám đốc công ty chế bồi dưỡng làm thêm thích đáng nhân viên nản chí khơng có tinh thần làm việc theo xuất mà ban dự án mong muốn Ngoài ra, Ban dự án phải thường xuyên theo dõi nhắc nhở, chí kỷ luật nhân viên khơng tích cực, thường xun khơng hồn thành nhiệm vụ đồng thời tuyên dương khen thưởng nhân viên tích cực hoàn thành nhiệm vụ b/ Kỹ truyền đạt thơng tin truyền thơng: Sự góp sức tất người tham gia vào dự án cần phải công nhận cách xứng đáng Phần thưởng dành cho họ không cần phô trương Đôi khi, thư động viên từ sếp niềm khích lệ cho nhân viên Khen thưởng nhân viên làm việc tốt cách tặng họ vé xem trận bóng đá, xem phim hay ca nhạc, thêm số ngày nghỉ phép tăng phụ cấp 11 cho họ hình thức thể đánh giá cao công sức mà họ cống hiến cho dự án - Trung tâm thu thập, xử lý thông tin: Điểm trọng tâm trung chuyển, lưu trữ, xử lý tất loại thông tin - Phổ biến, truyền đạt thông tin: Chuyển giao thông tin cho cấp dưới, báo cáo thông tin cho cấp - Người phát ngôn tổ chức: Chuyển giao thông tin chọn lọc cho người bên ngồi cơng ty - Là lắng nghe với mục đích trước hết để thực hiểu người khác Là vào bên khung tham chiếu người khác Bạn nhìn việc thơng qua họ, hiểu mô thức họ, hiểu suy nghĩ họ, cảm nghỉ họ Bản chất lắng nghe thấu hiểu chỗ bạn đồng ý với người khác, mà hiểu đầy đủ, sâu sắc người đó, tình cảm suy nghĩ họ Khi lắng nghe thấu hiểu, bạn không nghe tai, mà qua trọng bạn nghe mắt tim Bạn lắng nghe để cảm nhận, để giải nghĩa, để hiểu hành vi người khác, bạn nhận thức, trực cảm cảm nhận (Theo tính tốn chun gia giao tiếp, giao tiếp có 10% giao tiếp thể qua lời nói, 30% thể qua âm thanh, 60% qua ngôn ngữ, cử chỉ, điệu bộ) Lắng nghe thấu hiểu có sức mạnh lớn lao đem lại liệu xác để bạn sử dụng Thay dựa vào kinh nghiệm chủ quan để nhìn nhận, lý giải 12 suy nghĩ, tình cảm, động hành vi người khác, bạn dựa vào thực tế khách quan Trong quan hệ sếp nhân viên, người lãnh đạo nên lắng nghe tâm tư nhân viên qua hiểu họ dễ điều hành khiến cho nhân viên cảm thấy tin cậy hơn, làm việc hạn chế nhảy việc nhân viên bất đồng với sếp * Ví dụ: Trong trình tổ chức triển khai thực dự án “Xây dựng trụ sở Sở Giao dịch I- Ngân hàng Phát triển Việt Nam”, nội BQL dự án có nhiều bất đồng quan điểm xủ lý tác nghiệp hàng ngày, với cương vị Trưởng Ban- Người đứng đầu kiên nhẫn lắng nghe thơng tin từ người khác nói, kể vấn đề không đồng ý, sở người lắng nghe đồng cảm đóng vai trò người thúc đẩy hành động tạo động lực cho người khác Trong đó, thành cơng đo khả hiểu vấn đề người nói c/ Kỹ kiểm sốt dự án: Là q trình đo lường, đánh giá, điều chỉnh việc thực nhằm đảm bảo cho mục tiêu, kế hoạch dự án hồn thành có hiệu quả, việc kiểm sốt khơng phát sai sót, ách tắc mà tìm kiếm hội để đẩy nhanh dự án Từ vấn đề chặt chẽ thực quy trình người quản lý dự án cơng tác kiểm sốt, bao gồm giai đoạn sau: - Theo dõi: Thu thập ghi chép liệu thực tế để so sánh trình thực thực tế với tiêu kế hoạch đề - Phân tích: Đánh giá tình trạng công việc so sánh kết đạt với kế hoạch, xác định nguyên nhân hướng tác động - Điều chỉnh: Lên kế hoạch thực hoạt động, công việc phù hợp với kế hoạch, nhằm tối thiểu hóa sai lệch tiêu cực tối đa hóa lợi ích từi sai lệch tích cực * Ví dụ như, trưởng phòng cơng nghệ thơng tin kinh doanh cấp trung gian tham gia họp thực trạng dự án tổ chức định kỳ hai lần tuần Mọi vấn đề khúc mắc đưa họp phân công cho thành viên phận kiểm soát dự án giải đó, nhóm thực dự án tiếp tục công tác họ 13 Từ vấn đề coi điểm mạnh quản lý dự án tơi, tơi xin giải thích kỹ coi điểm mạnh sau: a/ Kỹ xây dựng kế hoạch, chiến lược tổ chức thực dự án: Với cương vị nhà quản lý dự án đầu tư Nhà nước giai đoạn nay, tơi thấy có: + Có chun mơn kinh nghiệm 15 năm thẩm định quản lý dự án đầu tư Nhà nước + Có nhiều kinh nghiệm quản lý dự án với nhiều loại hình dự án khác nhau, đặc thù công việc quản lý nhà nước + Hiện thành viên Ban Quản lý dự án quan (mỗi năm bình qn có 3-7 dự án triển khai Việt Nam- từ xây dựng Trung tâm đào tạo, trụ sở làm việc địa phương nước…) + Người quản lý dự án phải không tránh né việc đưa định cứng rắn Mặt khác không nên hấp tấp đánh giá Tuy nhiên cần đưa định lúc chấp nhận trách nhiệm hậu + Người quản lý dự án phải có khả trình bày ý tưởng dạng lời viết Trình bày lời thường xuất với dự án kĩ trình bày tốt tuyệt đối cần thiết để động viên tổ Kĩ viết tốt cần thiết để chuẩn bị tài liệu dự án + Người quản lý dự án nên dồn toàn tâm toàn ý cho thành công dự án Sẵn sàng cung cấp hỗ trợ cần thiết kĩ thuật, điều hành hành tài để hồn thành mục đích mục tiêu Việc thiếu nhiệt tình trở thành lây lan sang người tham dự khác, làm cho suất bị giảm + Người quản lý dự án cần có khả làm cho người tham dự vào dự án trì tham dự đạt mục đích mục tiêu Nếu người quản lí dự án khơng thể động viên anh em nhóm khơng thực tốt cơng việc b/ Kỹ truyền đạt thông tin truyền thông: + Người quản lý dự án phải có khả quan hệ tích cực với người Họ phải tích cực nghe có khả thơng cảm với nhu cầu người + Là người có sáng kiến ham học hỏi (Thường xuyên đưa đề xuất giải pháp xủ lý công việc thường xuyên quản lý dự án) 14 + Nhóm làm việc có mục tiêu chung tương thích với (nhiều người có kinh nghiệm quản lý dự án, ngăn nắp quản lý thời gian tốt lãnh đạo tin tưởng ủng hộ) + Phân công công việc người, việc (tin tưởng công việc) + Lắng nghe thấu hiểu có sức mạnh lớn lao đem lại liệu xác để tơi sử dụng Thay dựa vào kinh nghiệm chủ quan để nhìn nhận, lý giải suy nghĩ, tình cảm, động hành vi người khác, dựa vào thực tế khách quan Trong quan hệ sếp nhân viên, người lãnh đạo nên lắng nghe tâm tư nhân viên qua hiểu họ dễ điều hành khiến cho nhân viên cảm thấy tin cậy hơn, làm việc hạn chế nhảy việc nhân viên bất đồng với sếp c/ Kỹ Kiểm soát dự án: Các thay đổi, rủi ro vấn đề Do thường xuyên thẩm định đánh giá dự án đầu tư nên tơi coi việc kiểm sốt dự án từ khâu lập dự án tốn dự án hồn thành đưa vào sử dụng + Kiểm sốt q trình thực dự án (theo dõi đo lường kết quả, tiêu thực tế…) + Thu thập thông tin báo cáo tình hình thực hiện, phân tích thực trạng, hoạt động điều chỉnh (phát sinh, thay đổi hạng mục đầu tư…) + Các nội dung kiểm soát hỗ trợ: Kiểm soát thay đổi nội dung, kiểm soát chất lượng, kiểm sốt tiến độ, kiểm sốt chi phí kiểm soát rủi ro… Câu 3: Ba kỹ mà anh/chị nghĩ điểm yếu anh/chị? Nêu chi tiết, kèm theo ví dụ việc anh/chị nghĩ kỹ điểm yếu anh/chị Trả lời: Bên cạnh yếu tố cần đủ người quản lý dự án có kỹ người quản lý dự án chưa đáp ứng giai đoạn là: a/ Kỹ dẫn dắt lãnh đạo thực dự án: Các sức ép vai người quản lý dự án, Những sức ép làm cho người quản lý thường rơi vào phong cách quản lý bị động Đó sức ép: 15 - Từ phía khách hàng, Uy tín, danh dự, Tài chính, Từ thủ trưởng cấp trên, Thủ tục hành chính, Nhân (sự đồng thuận, hợp tác, "chung thuỷ"), Thị trường (cạnh tranh), Chuẩn sản phẩm/bảo đảm chất lượng, Nguồn nhân lực hạn chế công nghệ - Nhất quán Người quản lý dự án khơng thể chệch tầm nhìn, ngoại trừ hồn cảnh bất khả kháng Người quản lí dự án phải định để đạt tới mục đích mục tiêu dự án Tính quán nuôi dưỡng cho ổn định làm cho người tham dự thích ứng với hồn cảnh thay đổi Việc thiếu quán hay dẫn đến bất đồng - Tầm nhìn xa trơng rộng Người quản lý dự án phải có khả thấy kết cuối cùng, cho dù khơng rõ ràng ý niệm người khác Họ phải có khả hình dung dự án tới đâu bảo đảm thứ xảy để đạt tới tầm nhìn dự án - Phản ứng tích cực Người quản lý dự án khơng đợi cho việc xảy hành động Phải đưa sáng kiến để giữ cho dự án tiến lên theo kế hoạch Phải chấp nhận độ phức tạp thay đổi (Chìa khố quản lí thay đổi phản ứng thụ động) * Ví dụ: Trong q trình tổ chức thực cấc dự án giao, đặc biệt phần việc tổ chức đấu thầu, lựa chọn nhà thầu thường gặp phái sức ép từ lãnh đạo cấp trên, nguồn lực bị hạn chế đặc biệt công nghệ chưa đáp ứng đòi hỏi nhiệm vụ giao quan có liên quan - Việc đưa vào kỉ luật quản lí dự án khơng dễ dàng Một số người chống lại việc thực hành quản lí dự án họ cảm thấy đụng chạm tới "độc lập chun mơn" mình, muốn "giấu nghề" - Một số cán chun mơn BQL có cảm giác bị "săm soi", theo dõi để phạt - Một số khác đấu tranh với quản lí dự án họ cảm thấy ngăn cấm sáng tạo - Một số người chống lại quản lí dự án khó chịu với phiền phức hành (họp hành, báo cáo, lấy chữ ký, ) Thực việc cần thiết thực b/ Kỹ định: Ra định hành động quan trọng người quản lý Thực chất, quản lý trình định, Các mức độ định: 16 (tuỳ vào tầm ảnh hưởng định đến mục tiêu quản lý) Tuy nhiên, giai đoạn để phân chia công việc cách hợp lý hiệu đòi hỏi người quản lý phải có nhiều thơng tin để định - Ở cấp cao, định liên quan tới mục tiêu chung - Ở cấp trung gian, định liên quan tới mục tiêu cụ thể, vấn đề chuyên môn, công nghệ - Ở cấp thấp, định liên quan trực tiếp đến đạo thực nghiệp vụ hoạt động - Cần phải phát huy sáng tạo nhân viên: Hãy để tất "bộ óc" nhóm làm việc bạn hoạt động đưa sáng kiến thay bạn người đưa mệnh lệnh họ thi hành theo Thật nguy hiểm nhân viên bạn làm việc máy Hậu có tình nguy kịch xảy ra, họ không tự giải cơng việc họ bị bạn tước khả phán đoán suy nghĩ Là quản lý giỏi, bạn phải người mang đến công việc trao quyền cho nhân viên Bạn phải khiến họ suy nghĩ đưa phương án khả thi * Ví dụ: Quản lý sản xuất - Quyết định tăng thêm/ cắt giảm phân xưởng sản xuất (cấp cao) - Quyết định tăng lương đồng loạt, cải tiến chế độ tiền thưởng (cấp cao) - Quyết định cải tiến dây chuyền sản xuất (cấp trung gian cấp thấp) - Quyết định tin học hoá quản lý (cấp cao cấp trung gian) - Quyết định trừ lương nhân viên vi phạm kỷ luật (cấp thấp) - Quyết định cho toàn nhà máy nghỉ ngày để picnic tập thể c/Kỹ giao tiếp có khả kết hợp với đối tác liên quan: Nhiều người cho rằng, người giỏi chuyên môn chưa hẳn quản lý tốt giao tiếp tốt Bởi muốn trở thành người quản lý giỏi, giao tiếp tốt, doanh nhân cần biết tự nâng cao lực, kỹ quản lý Sau cách nâng cao kỹ quản lý - Chưa đặt câu hỏi: Càng có nhiều câu hỏi, bạn tìm nhiều cách giải vấn đề khám phá vấn đề đối lập với định nghĩa ban đầu 17 - Chưa kiểm tra tự trau dồi kiến thức cho thân: Theo chuyên gia phân tích, trước khởi nghiệp, người cần biết điểm mạnh, điểm yếu Để làm điều này, người quản lý cần xem lại biết khơng biết việc quản lý (trong việc giao tiếp quan trọng) Hãy kiểm lại kinh nghiệm người trước xem có lợi điểm phải thay đổi - Chưa có kinh nghiệm phản biện lưu lốt: Bạn đóng vai trò "người biện hộ cho ma quỷ”, phản biện lại với nhân viên Chính lúc phản biện kích thích sáng tạo đề phòng tình bất trắc cho nhóm bạn - Chưa học cách lắng nghe hiểu người khác: Bí để thành cơng vai trò lãnh đạo biết cách giao tiếp đánh giá xác nhân viên Đó phần thách thức việc quản lý nhiều nhà chuyên nghiệp tình chuyển từ người bạn sang vị trí điều khiển Khi thiết lập mối quan hệ với tập thể mới, điều quan trọng phải thẳng thắn trung thực Ngoài ra, đánh giá thực tế, khả làm việc nhân viên nói chuyện với họ chất lượng công việc cần thiết phải làm thường xuyên, song tránh nặng nề, quy chụp bạn phải yêu cầu họ làm tốt Từ vấn đề coi điểm yếu quản lý dự án tôi, xin giải thích kỹ coi điểm yếu sau: - Nói người quản lý dự án giỏi việc phân phối nguồn lực: Các sức ép vai người quản lý dự án, Những sức ép làm cho người quản lý thường rơi vào phong cách quản lý bị động Đó sức ép: + Từ phía khách hàng, Uy tín, danh dự, Tài chính, Từ thủ trưởng cấp trên, Thủ tục hành chính, Nhân (sự đồng thuận, hợp tác, "chung thuỷ"), Thị trường (cạnh tranh), Chuẩn sản phẩm/bảo đảm chất lượng, Nguồn nhân lực hạn chế công nghệ + Để đáp ứng việc phân phối nguồn lực quản lý dự án, thân nhà quản lý dự án chưa đáp ứng đòi hỏi nhiệm vụ tơi cần tìm người cố vấn dày dạn kinh nghiệm, tìm chỗ làm người quản lý có kinh nghiệm, có uy tín, theo dõi học hỏi họ thói quen, cách xử tốt sau vận dụng Bạn học kinh nghiệm từ người quản lý giỏi nơi khác thân tình nhờ họ cố vấn cho 18 - Kỹ định: Ra định hành động quan trọng người quản lý Thực chất, quản lý trình định, Các mức độ định: (tuỳ vào tầm ảnh hưởng định đến mục tiêu quản lý) Tuy nhiên, giai đoạn để phân chia công việc cách hợp lý hiệu đồi hỏi người quản lý phải có nhiều thơng tin để định + Ở cấp cao, định liên quan tới mục tiêu chung + Ở cấp trung gian, định liên quan tới mục tiêu cụ thể, vấn đề chuyên môn, công nghệ + Ở cấp thấp, định liên quan trực tiếp đến đạo thực nghiệp vụ hoạt động + Hãy để nhân viên bạn tham gia vào q trình hồn tất cơng việc Đừng chăm chăm theo dõi nhân viên "Anh làm đến đâu rồi?, Anh xong chưa? " Nó khiến nhân viên cảm thấy thân họ trẻ - Kỹ giao tiếp có khả kết hợp với đối tác liên quan: Nhiều người cho rằng, người giỏi chuyên môn chưa hẳn quản lý tốt giao tiếp tốt Bởi muốn trở thành người quản lý giỏi, giao tiếp tốt, doanh nhân cần biết tự nâng cao lực, kỹ quản lý Sau cách nâng cao kỹ quản lý (khắc phục yếu điểm quản lý dự án) + Đặt câu hỏi: Càng có nhiều câu hỏi, bạn tìm nhiều cách giải vấn đề khám phá vấn đề đối lập với định nghĩa ban đầu + Một người quản lý tốt chuyên môn chưa người giao tiếp giỏi, người giao tiếp giỏi chưa phải người quản lý tốt nhiều người giao tiếp giỏi thuộc khả bẩm sinh Một người giao tiếp tốt người biết cách đào tạo, hỗ trợ khích lệ nhân viên Nếu bạn không dành thời gian hỗ trợ nhân viên bảo đảm đáp ứng nhu cầu hợp lý họ họ khó ủng hộ bạn làm tốt việc Rich Moore, chuyên gia cao cấp Hiệp hội Quản lý AAMI Mỹ, nói: “Nhà quản lý hiệu người biết tài đối tượng dành thời gian để tìm hiểu nhân viên mình" 19 Câu 4: Sử dụng kỹ trên, anh/chị làm để phát huy kỹ mạnh anh/chị cải thiện kỹ yếu anh/chị? Trả lời: a/ Để phát huy kỹ mạnh người quản lý dự án cần: - Tam giác Quản lý dự án: Là tam giác mà ba cạnh thể ba yếu tố khống chế dự án người quản lý là: Chất lượng công việc (bao gồm cho khối lượng yêu cầu kỹ thuật), thời gian hoàn thành (tiến độ thực hiện) ngân sách đề mức vốn đầu tư) Đảm bảo cân đối ba yếu tố để tam giác khơng bị hở góc thể chất lượng, thành cơng tác quản lý dự án Vì vậy, người ta gọi tam giác chất lượng - Cần phải phát huy sáng tạo nhân viên: Hãy để tất "bộ óc" nhóm làm việc bạn hoạt động đưa sáng kiến thay bạn người đưa mệnh lệnh họ thi hành theo Thật nguy hiểm nhân viên bạn làm việc máy Hậu có tình nguy kịch xảy ra, họ khơng tự giải cơng việc họ bị bạn tước khả phán đoán suy nghĩ Là quản lý giỏi, bạn phải người mang đến công việc trao quyền cho nhân viên Bạn phải khiến họ suy nghĩ đưa phương án khả thi - Tìm người cố vấn dày dạn kinh nghiệm: Bạn tìm chỗ làm người quản lý có kinh nghiệm, có uy tín, theo dõi học hỏi họ thói quen, cách xử tốt sau vận dụng Bạn học kinh nghiệm từ người quản lý giỏi nơi khác thân tình nhờ họ cố vấn cho - Phải có kinh nghiệm phản biện lưu lốt: Bạn đóng vai trò "người biện hộ cho ma quỷ”, phản biện lại với nhân viên Chính lúc phản biện kích thích sáng tạo đề phòng tình bất trắc cho nhóm bạn -Tự kiểm tra học lại: Đừng coi việc học hành đủ mà nên thường xuyên học lại Hiện có nhiều tổ chức cung cấp khóa phát triển kỹ quản lý có nhiều hội thảo xoay quanh vấn đề này, bạn đừng bỏ lỡ hội để học thêm chúng - Lập hệ thống theo dõi công việc mạng nội bộ: Hãy để nhân viên bạn tham gia vào q trình hồn tất cơng việc Đừng chăm chăm theo dõi nhân 20 viên "Anh làm đến đâu rồi?, Anh xong chưa? " Nó khiến nhân viên cảm thấy thân họ trẻ - Học cách lắng nghe hiểu người khác: Bí để thành cơng vai trò lãnh đạo biết cách giao tiếp đánh giá xác nhân viên Đó phần thách thức việc quản lý nhiều nhà chuyên nghiệp tình chuyển từ người bạn sang vị trí điều khiển Khi thiết lập mối quan hệ với tập thể mới, điều quan trọng phải thẳng thắn trung thực Ngoài ra, đánh giá thực tế, khả làm việc nhân viên nói chuyện với họ chất lượng công việc cần thiết phải làm thường xuyên, song tránh nặng nề, quy chụp bạn phải yêu cầu họ làm tốt b/ Để khắc phục kỹ yếu người quản lý dự án cần: - Phải có phương án dự bị cho kế hoạch làm việc hoàn hảo: Khi nhân viên bạn đưa phương án, nói với họ " Cái theo thật hay sáng tạo Tuy nhiên, tơi nghĩ có thêm phương án khác nữa" Trong trường hợp có phương án bị "phá sản" tình khách quan chủ quan, phương án lại giúp cơng ty bạn không kẹt vào bị động - Đặt nhân viên lên hết: Một người lãnh đạo tốt người biết cách đào tạo, hỗ trợ khích lệ nhân viên Nếu bạn khơng dành thời gian hỗ trợ nhân viên bảo đảm đáp ứng nhu cầu hợp lý họ họ khó ủng hộ bạn làm tốt việc - Ra định hành động quan trọng người quản lý: Thực chất, quản lý trình định, Các mức độ định: (tuỳ vào tầm ảnh hưởng định đến mục tiêu quản lý) Tuy nhiên, giai đoạn để phân chia công việc cách hợp lý hiệu đồi hỏi người quản lý phải có nhiều thơng tin để định + Ở cấp cao, định liên quan tới mục tiêu chung + Ở cấp trung gian, định liên quan tới mục tiêu cụ thể, vấn đề chuyên môn, công nghệ + Ở cấp thấp, định liên quan trực tiếp đến đạo thực nghiệp vụ hoạt động 21 + Hãy để nhân viên bạn tham gia vào q trình hồn tất cơng việc Đừng chăm chăm theo dõi nhân viên "Anh làm đến đâu rồi?, Anh xong chưa? " Nó khiến nhân viên cảm thấy thân họ trẻ 22 ... yếu quản lý dự án tơi, tơi xin giải thích kỹ coi điểm yếu sau: - Nói người quản lý dự án giỏi việc phân phối nguồn lực: Các sức ép vai người quản lý dự án, Những sức ép làm cho người quản lý thường... thẩm định quản lý dự án đầu tư Nhà nước + Có nhiều kinh nghiệm quản lý dự án với nhiều loại hình dự án khác nhau, đặc thù công việc quản lý nhà nước + Hiện thành viên Ban Quản lý dự án quan (mỗi... Nhất quán Người quản lý dự án chệch tầm nhìn, ngoại trừ hồn cảnh bất khả kháng Người quản lí dự án phải định để đạt tới mục đích mục tiêu dự án Tính qn ni dưỡng cho ổn định làm cho người tham dự