Một Giám đốc dự án cần những kỹ năng gì và hãy miêu tả chi tiết về cách họ có thểlàm việc một cách hiệu quả với hai trong số các kỹ năng này?. Một Giám đốc dự án cần có những kỹ năng chí
Trang 1Một Giám đốc dự án cần những kỹ năng gì và hãy miêu tả chi tiết về cách họ có thể
làm việc một cách hiệu quả với hai trong số các kỹ năng này?
Một Giám đốc dự án cần có những kỹ năng chính sau:
- Kỹ năng quản lý thời gian và lập tiến độ
- Kỹ năng lãnh đạo
- Kỹ năng quan hệ con người và quản lý nguồn lực
- Kỹ năng truyền đạt
- Kỹ năng thương lượng
- Kỹ năng tiếp thị và ký kết hợp đồng với khách hàng
- Kỹ năng lập ngân sách
- Kỹ năng kỹ thuật
- Phẩm cách tốt
Giám đốc dự án là trọng tâm của quản trị dự án và có vai trò quan trọng trong hoạt động dự án Nên đòi hỏi một Giám đốc dự án giỏi cần phải hội đủ các yếu tố chính trên
Kỹ năng kỹ thuật:
- Dự án có quy mô lớn và phức tạp thì tính chuyên môn về công nghiệ, kỹ thuật
và thiết bị càng cao, yêu cầu đối với Giám đốc dự án cũng càng cao Nếu Giám đốc dự án thiếu chuyên môn cơ bản thì khó có thể lên kế hoạch, tổ chức và phối hợp các bên liên quan trong quá trình thực hiện dự án
- Giám đốc dự án chịu trách nhiệm cho sự thành bại của dự án nên cần phải có kiến thức kỹ thuật cơ bản nhất định để có cái nhìn tổng thể cho dự án mà đưa
ra những quyết sách hợp lý nhằm kiểm soát chi phí, chất lượng và tiến độ tốt hơn
Trang 2 Kỹ năng lãnh đạo:
- Chức năng chính của Giám đốc dự án là quản lý Nên chỉ giỏi về kỹ thuật mà không có kiến thức quản lý thì cũng không thể thích ứng với yêu cầu Giám đốc
dự án ngày nay Một Giám đốc dự án cần nắm được lý luận về quản lý, quản trị
ra quyết định, quản trị hành vi, luật…Và một số kỹ thuật điều hành cần thiết
- Lãnh đạo là năng lực cơ bản để Giám đốc dự án chỉ đạo, hoạch định, khuyến khích và phối hợp các thành viên trong nhóm cùng thực hiện dự án Đây là năng lực quan trọng nhất Nó đòi hỏi Giám đốc dự án có những phẩm chất cần thiết, có quyền lực nhất định để đạt mục tiêu dự án
- Năng lực ngoại giao thể hiện thông qua khả năng giao tiếp, khả năng thương lượng và giải quyết những vướn mắt với khách hàng
- Năng lực ra quyết định: Giám đốc dự án cần phải biết đưa ra quyết định kịp thời và đúng đắn, đặc biệt là trong điều kiện thiếu thông tin và có nhiều thay đổi
Câu 2 Hãy miêu tả ba cơ cấu tổ chức Cơ cấu nào được áp dụng cho tổ chức hiện tại của anh/chị và tại sao?
a Cấu trúc chức năng
Dự án được chia thành nhiều phần và được phân công tới các bộ phận chức năng hoặc các nhóm trong bộ phận chức năng thích hợp Dự án sẽ được tổng hợp bởi nhà quản
lý chức năng cấp cao
Thuận lợi :
- Sự hiểu rõ của đội nhóm
- Các hệ thống hành chính đã được thiết lập
- Nhân sự có sẳn
- Hiệu quả lên kế hoạch
Trang 3- Thẩm quyền rõ ràng.
Bất lợi :
- Sự cô lập dự án
- Các nguồn lực bị giới hạn
- Các quy trình quan liêu
- Thiếu trọng tâm dự án
- Tập trung vào phòng ban
b Cấu trúc dự án:
Nhà quản lý dự án có đầy đủ thẩm quyền để chỉ định những ưu tiên và chỉ đạo công việc của tất cả các thành viên của đội dự án
Thuận lợi:
- Thẩm quyền trong dự án rõ ràng
- Truyền thông trong dự án được đơn giản hóa
- Tiếp cận chuyên môn cao
Sản xuất
Tổng giám đốc
Tài chính
Cấp giám đốc
Cấp Ban
Cấp phòng
Nhân viên
Trang 4- Tập trung và ưu tiên vào dự án.
- Khuyến khích sự cân đối về thành quả, thời gian và chi phí
Bất lợi:
- Tăng gấp đôi nỗ lực
- Động lực và sự trung thành không rõ rệt
- Sự ganh đua trong nội bộ công ty
- Ít có sự ổn định cho nghề nghiệp cho những thành viên tham gia dự án
c Cấu trúc ma trận
Nhà quản lý dự án chia sẽ trách nhiệm với các nhà quản lý chức năng nhằm chỉ định những ưu tiên và chỉ đạo công việc của các cá nhân được phân công làm việc tại dự án
Thuận lợi:
- Trọng tâm dự án rõ ràng
- Bố trí nhân lực linh hoạt
- Khả năng thích ứng với các kỹ năng và nhu cầu quản lý
Quản lý Dự án B
Sản xuất
Kỹ
thuật
Sản xuất
Kỹ thuật
Sản xuất
Kỹ thuật
Tổng giám đốc
Quản lý Dự án C Quản lý Dự án A
Trang 5Kinh doanh
Dự án 1
Dự án 2
Dự án 3
Trách nhiệm dự án
Tài chính
Tổng giám đốc
- Các cơ hội phát triển nhân viên
- Khả năng thích ứng với những thay đổi trong kinh doanh
Bất lợi:
- Các xung đột nội bộ
- Gia tăng các mâu thuẩn
- Các mối quan hệ thẩm quyền và mệnh lệnh phức tạp
- Các hệ thống ghi nhận công lao nhân viên phức tạp
Hiện tại Công ty tôi có nhiều dự án và tùy thuộc vào loại dự án mà áp dụng cơ cấu
tổ chức cho phù hợp Chúng tôi thường sử dụng hai cơ cấu tổ chức sau:
Khác Sản xuất
Trang 6- Dự án có thời gian dài và tính chuyên môn cao thì chúng tôi áp dụng theo cơ cấu tổ chức Dự án nhằm có sự tập trung và ưu tiên vào dự án Nên dự án được kiểm soát chặt chẽ hơn
- Các dự án còn lại, mang tính chất đại trà thì công ty tôi áp dụng cơ cấu tổ chức theo ma trận nhằm sử dụng hiệu quả nguồn lực sẳn có Nhưng để kiểm soát chi phí quản lý dự án, chúng tôi dựa vào cấu trúc mô tả công việc của toàn dự án
để phân bổ nguồn lực hợp lý
Câu 3 Sự cân bằng giữa các yếu tố trách nhiệm, trách nhiệm giải trình, và thẩm quyền áp dụng như thế nào trong quản lý dự án? Nếu anh/chị được giao nhiệm vụ quản lý một dự án, anh/chị cần làm gì để cân bằng cả ba yếu tố này?
Quản lý dự án là có thể nói là quản lý nhiều mối quan hệ Vì một dự án có nhiều đối tượng tham gia thực hiện Mỗi đối tượng có vai trò, vị trí ảnh hưởng, quyền và nghĩa
vụ nhất định Các bên tham gia dự án có thể hỗ trợ hợp tác với nhau, nhưng cũng có thể mâu thuẩn với nhau Để đảm bảo dự án thành công, cần có sự phối hợp chặt chẽ, hợp tác
và hỗ trợ giữa các bên liên quan Vì vậy Giám đốc dự án cần kiểm soát được sự cân bằng giữa các yếu tố trách nhiệm, trách nhiệm giải trình, và thẩm quyền trong công tác quản lý
dự án Cần xác định quyền lợi và trách nhiệm của các khách hàng đối tác, các bên liên quan và khách hàng là người sử dụng Từ đó xây dựng các công cụ quản lý để cân bằng được các yếu tố trên
- Xây dựng quy chế ban QLDA để quy định quyền hạn và nghĩa vụ của Khách
hàng đối tác đối với ban QLDA
- Xây dựng quy chế phối hợp giữa ban QLDA và khách hàng đối tác.
- Xây dựng bộ các tiêu chuẩn điều kiện sách để làm căn cứ phê chuẩn dự án khi
dự án hoàn thành
- Xây dựng quy định họp giao ban định kỳ giữa ban QLDA và Khách hàng đối
tác hàng tuần, 02 tuần hoặc tháng nhằm để ban QLDA báo cáo, giải trình
Trang 7những thuận lợi và khó khăn trong quá trình triển khai dự án Đồng thời các kiến nghị cần được giải quyết nếu có
- Xây dựng chức năng nhiệm vụ của các phòng ban nghiệp vụ, cán bộ chuyên
môn trong ban QLDA
- Hoạch định cấu trúc phân việc mô tả toàn bộ công việc của dự án, phân công
công việc cụ thể theo từng cấp quản lý, nêu rõ trách nhiệm và quyền hạng của từng nhóm công tác đồng thời đánh giá thời gian và chi phí hoàn thành công việc
- Xây dựng bộ hồ sơ năng lực của các nhà thầu thi công, nhà cung cấp vật tư,
nhà cung cấp thiết bị…
- Trước khi ký kết hợp đồng hợp tác cùng các nhà thầu ban QLDA cần khảo sát
kỹ năng lực tài chính cũng như chuyên môm của các nhà thầu
- Trong hợp đồng cần ghi rõ các tiêu chuẩn kỹ thuật có liên quan Quy định về
khối lượng và thời gian hoàn thành từng điểm dừng kỹ thuật, từng đầu việc và từng hạng mục (Microsoft Project)
- Hoạch định dự án theo sơ đồ Gantt (Henry Gantt)
- Bố trí cán bộ giám sát hợp lý và ghi chép Nhật ký công trình đầy đủ.
- Xây dựng chế độ họp giao ban định kỳ hàng tuần giữa các biên liên quan để
đánh giá tình hình thực hiện của các nhà thầu Tháo gỡ những khó khăn trong quá trình triển khai thực hiện
- Xây dựng kênh thông tin giữa ban QLDA và khách hàng.
- Mời khách hàng tham gia giám sát trong quá trình triển khai dự án, nếu có
điểm chưa phù hợp hay cần điều chỉnh thì điều chỉnh ngay
Trang 8- Xây dựng lộ trình nghiệm thu bàn giao từng hạng mục và bàn giao toàn tự án.
- Các cam kết về an toàn, bảo trì và bảo hành.