Chủ đề người quản lý dự án cần kĩ năng gì

CHỦ ĐỀ: NGƯỜI QUẢN LÝ DỰ ÁN CẦN KĨ NĂNG GÌ? Quản lý dự án q trình phức tạp, khơng có lặp lại, khác hồn tồn so với việc quản lý công việc thường ngày nhà hàng, công ty sản xuất hay nhà máy - tính lặp lặp lại, diễn theo quy tắc chặt chẽ xác định rõ cơng việc Trong đó, cơng việc quản lý dự án thay đổi mang tính nhất, khơng lặp lại, khơng xác định rõ ràng khơng có dự án giống dự án Mỗi dự án có địa điểm khác nhau, khơng gian thời gian khác nhau, chí q trình thực dự án có thay đổi mục tiêu, ý tưởng từ chủ đầu tư Cho nên việc điều hành quản lý dự án ln thay đổi linh hoạt, khơng có cơng thức định Dù bạn có nhà quản lý tài ba đến đâu, bạn khơng thể tự gánh vác công việc, người quản lý dự án giỏi người có khả tập hợp người giỏi làm ban quản lý dự án Những dự án lớn đòi hỏi nhiều đến quỹ đầu tư nhân lực Do đó, việc lập dự án với chi phí chi tiết huy động vốn điều quan trọng nhà quản lý dự án Khơng phải có đủ tài lý lẽ để thuyết phục xin tài trợ cho dự án Không vấn đề vốn, kỹ làm việc theo nhóm điều kiện thiết yếu dự án Khi làm dự án bạn phải đối mặt với nhiều khó khăn: vấn đề tiến độ, quan hệ ngoại giao, rủi ro kỹ thuật, giới hạn vốn, nguồn lực, mức độ tích cực nhân viên, áp lực thị trường, thái độ người tiêu dùng mục tiêu dự án… người làm dự án cần phải biết cân sống – công việc, không dễ bị rơi vào trạng thái stress, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu dự án | Trang Ngồi đòi hỏi khắt khe trình độ chun mơn kể trên, người làm quản lý dự án tất nhiên phải người có sức khỏe tốt, khơng có sức khỏe bạn khơng thể chịu áp lực công việc tham gia vào chuyến công tác, khảo sát thị trường, dự án… Để công tác quản lý dự án đạt hiệu tốt nhà quản lý cần có nhiều kỹ đặc biệt cần có số kỹ quan trọng nhằm đưa dự ấn đến thành cơng với tỉ lệ cao là: • Có trình độ chun mơn liên quan đến dự án Căn đánh giá: kinh nghiệm có, cấp liên quan, đóng góp cơng tác tư vấn, đào tạo, kết giải vấn đề cụ thể • Có lực quản lý nguồn lực Căn đánh giá: kinh nghiệm liên quan, hiệu công tác quản lý, kết thực kế hoạch, mục tiêu đặt • Có lực điều phối, xử lý vấn đề, có kiến thức quản trị dự án Căn đánh giá: kinh nghiệm liên quan, kỹ trình bày vấn đề, tính nhạy bén, nhanh chóng xử lý tình huống, hiểu biết lực chuyên môn đồng nghiệp • Có hiểu biết tốt khách hàng Căn đánh giá: qua lịch sử công tác công việc cụ thể giao • Hiểu rõ quan hệ với đối tác • Được tập thể tín nhiệm Ngoài người quản lý dự án gỏi cần số kĩ cụ thể: +) Nhà quản lý dự án cần có kĩ lãnh đạo quản lý người - Các nhà quản lý cần sử dụng thuyết phục lẫn thẩm quyền trực tiếp đồng thời cần biết sử dụng phương thức đó.Ngồi nhà quản lý dự án | Trang cần phải người giỏi giao tiếp có kỹ quản lý xung đột quản lý thay đổi +) Kĩ quản trị dự án: - Phát triển tầm nhìn tổng quát - Xây dựng đội quản lý dự án quản lý đội - Các kĩ lãnh đạo, xây dựng dẫn dắt đội dự án - Các kĩ giao tiếp - Các kĩ quản lý người - Các kĩ hỗ trợ - Các kĩ giao tiếp nội tổ chức - Kĩ chấp nhận trích phản hồi thơng tin từ người khác - Kĩ sử dụng cơng cụ đội nhóm - Kĩ bán hàng xúc tiến thương mại +)Các kĩ hội nhập : Một nhiệm vụ chủ chốt nhà quản lý dự án điều phối nhiều thành phần dự án - Trở ngại lớn cho trình làm việc tập thể kỹ giao tiếp cá nhân, vốn điểm yếu đa số nhà quản lý dự án Việt Nam Kỹ trước hết khả diễn đạt ý tưởng ngơn ngữ nói, viết (việc diễn đạt ý tưởng âm nhạc, hình ảnh, động tác hình thể thuộc mơn nghệ thuật) Thứ hai, biết đặt câu hỏi thông minh, câu hỏi ngắn gọn giúp người tìm hiểu tiếp cận chất vấn đề việc Thứ ba | Trang kỹ lắng nghe để hiểu đúng, hiểu đủ nghe ý kiến người khác Nắm bắt thành thạo kỹ điều kiện để người đạt đến nguyên tắc "Biết mình, biết người trăm trận trăm thắng" giao tiếp Chúng ta sáng tạo tốt tập thể, làm việc nhóm +) Kĩ Năng kĩ thuật: Một nhà quản lý dự án phải hiểu hạng mục cần thực mặt kĩ thuật, không cần thiết phải hiểu sâu sắc chuyên gia vấn đề thực dự án Tuy nhiên , họ phải biết có khó khăn hay cạm bẫy tiềm ẩn hay khơng +) kĩ tổ chức: Xác định công việc cần phải làm phân công cho đơn vị, cá nhân đảm nhận cơng việc tạo mối quan hệ ngang, dọc nội dự án Trong trình cần lưu ý yếu tố: Văn hóa, sách, tính cách trị cuả tổ chức cá nhân Tóm lại nhà quản lý dự án cần có nhiều kĩ để đưa dự án đến thành công đạt hiệu cao Có thể gói gọn tồn kĩ nói thành số kĩ tổng hợp sau đây: Kĩ Quản lý Kỹ bao gồm kỹ hoạch định, tổ chức điều hành dự án, tổ chức công việc cá nhân Hoạch định trình thiết lập mục tiêu, xây dựng chiến lược kế hoạch để thực mục tiêu Trong trình này, nhà quản lý phải dự kiến khó khăn, trở ngại, biến động môi trường liên quan có kế hoạch dự phòng | Trang Hoạch định có xa gần Xa tầm nhìn tổng thể dự án dài hạn với câu hỏi chính: "Mục tiêu dự án?, Qui mơ dự án? Tiến độ dự án,… Khơng giới hạn câu trả lời phạm vi nội dự án, mà đến lúc phải định vị bối cảnh chung kinh tế hợp tác toàn cầu Hoạch định gần kế hoạch ngắn hạn tháng, quí, hay năm phục vụ cho mục tiêu nhỏ dự án Tuy nhiên, công việc chung tổ chức tốt công việc cá nhân không tổ chức hiệu Nhà quản lý dự án đại phải người tổ chức tốt cơng việc thời gian Cần phân bổ hợp lý nguồn lực cá nhân cho công việc vụ hàng ngày, đầu tư phát triển (học tập, nghiên cứu), thư giãn, gia đình xã hội Sự cân đối bố trí nguồn lực cá nhân làm giảm hiệu nhà quản lý dự án Kĩ Lãnh đạo Một nhà quản lỹ dự án tốt phải dám nhận trách nhiệm, đương đầu với thử thách chấp nhận thay đổi Họ phải biết động viên phận, nhân viên cách tạo môi trường làm việc tốt (thu nhập, hứng thú làm việc, thử thách, an tồn cơng việc, thăng tiến ), phải đưa nhận xét (khen phê bình) xác tinh thần xây dựng Khen phê bình lúc liều lượng có tác dụng động viên cao Trên thực tế nhiều nhà quản lý cách khen ngợi hay phê bình khơng vượt qua thân hay cảm tình cá nhân xen vào công việc Lựa chọn, hướng dẫn, phát triển phân quyền cho nhân viên kỹ quan trọng nhà Quản lí dự án Nhà quản lý dự án giỏi phải có cộng giỏi để biến kế hoạch họ thành thực Ứng xử giao tiếp | Trang Kỹ đòi hỏi tinh tế, linh hoạt kiến thức kinh nghiệm xã hội nhà quản lý dự án Mục tiêu kỹ nâng cao hiểu biết tôn trọng lẫn sở nhận diện công nhận giá trị nhu cầu đối tượng giao tiếp Công nhận chia sẻ giá trị thành tựu người khác hồn tồn khơng phải việc đơn giản dù giá trị cấp hay đồng nghiệp, cấp Đây sở quan trọng giao tiếp, xử lý mâu thuẫn thương lượng Truyền thông Gửi nhận thơng tin rõ ràng, xác, đầy đủ hiệu yêu cầu kỹ Kỹ bao gồm kỹ thông báo, nói, nghe viết Nhà quản lý dự án phải có khả thơng báo cho cộng sự kiện, định, thay đổi cách hiệu Kỹ nói, thuyết phục trình bày coi kỹ truyền thông quan trọng bậc nhà quản lý Có ý tưởng không thuyết phục người khác tin làm theo chắn thất bại Mơ hình nhà quản lý "lẳng lặng mà làm" khơng chỗ đứng phong cách quản lý đại Cần ghi nhớ "im lặng vàng lời nói lúc kim cương" Một điểm yếu mà nhiều nhà quản lý hay mắc phải lắng nghe Nghe chấp nhận khác biệt yếu tố quan trọng phát triển Nói khó, nghe khó, viết khó Viết cho đúng, thể rõ ý tưởng thuyết phục người đọc kỹ cần luyện tập thường xuyên Bên cạnh việc truyền thông nội dự án, nhà quản lý cần luyện tập kỹ truyền thông công cộng diễn thuyết, trả lời vấn, viết báo Kĩ động viên | Trang Làm để nhân viên làm việc cách hứng thú say mê mà không cần phải tăng lương hay thưởng cho họ? Theo chuyên gia quản trị nguồn nhân lực, vấn đề trở nên đơn giản nhiều doanh nghiệp hiểu tiền bạc lại động thúc đẩy nhân viên làm việc -Tạo điều kiện để nhân viên khen - Tổ chức họp “Đảm bảo chất lượng” (Quality Assurance – QA) tuần - Khen thưởng theo thành tích khơng theo chức vụ - Tạo niềm vui công việc - Gắn kết nhân viên với khách hàng hài lòng Nhân viên cảm thấy vui họ biết mà làm giúp khách hàng hài lòng Chẳng hạn, mời số khách hàng thân thiết tham quan phận khen ngợi nhân viên trước khách hàng Cũng làm số đoạn phim video ghi lại lời cảm ơn khách hàng dự án, , sau phát cho nhân viên phận xem để họ cảm nhận ý nghĩa quan trọng cơng việc mà họ đóng góp cho dự án hài lòng khách hàng Kiến thức chun mơn/nghề nghiệp Có hai khối kiến thức mà nhà quản lý dự án cần phải có Một kiến thức/kỹ chuyên môn cụ thể nghề nghiệp Hai kiến thức tổng quát dự án, ngành, hoạt động liên quan, kiến thức môi trường kinh doanh, pháp lý, trị, kinh tế xã hội, kiến thức môi trường kinh doanh quốc tế xu hướng phát triển chủ đạo | Trang Cần lưu ý kiến thức khái niệm động, ln thay đổi, nhà quản lý phải liên tục cập nhật chủ động tích lũy kiến thức "Học tập suốt đời" trở thành phẩm chất quan trọng nhà quản lý Học tập khơng thiết từ nhà trường mà từ tất nơi tự học, học từ bạn bè, học từ kinh nghiệm, học từ khóa huấn luyện ngắn hạn Hiện nay, văn hóa học tập doanh nghiệp doanh nhân VN ta chưa mạnh Một số thiên khoa cử cấp, số lớn khác chạy theo vụ ngày mà bỏ bê việc tích lũy kiến thức Xử lý thông tin lực tư Tiếp nhận xử lý thông tin cách hiệu để đưa định xác Có bốn thành phần Đầu tiên kỹ phân tích vấn đề định Nó bao gồm nhận dạng vấn đề, triệu chứng, nguyên nhân xử lý thông tin để đưa giải pháp xác thời gian ngắn Thứ hai kỹ phân tích tài định lượng Các nhà quản lý dự án phải làm việc với số tài có khả phân tích số để phục vụ trình quản lý dự án Thứ ba nhà quản lý phải có khả phát triển sáng tạo phương pháp giải vấn đề cho dự án Sáng tạo phẩm chất quan trọng, khơng tự nhiên đến mà kết trình học hỏi, quan sát tư liên tục Thứ tư khả xử lý chi tiết Thông tin nhiều đa dạng, để xử lý hiệu nhà quản lý dự án phải biết chọn lọc thông tin quan trọng, giữ khuynh hướng không chi tiết cần thiết, cân đối toàn cục nhân tố cần thiết | Trang Trong tất kĩ theo chức : Kĩ quản lý, kĩ lãnh đạo kĩ động viên kĩ mà với kinh nghiệm thân thời gian công tác thực nhiều dự án với vai trò Kế tốn trưởng kiêm quản trị trưởng tổ trưởng cơng đồn Trong q trình triển khai dự án nhằm đạt nhiều mục tiêu hiệu cơng tác kĩ quản lý vô quan trọng kĩ thực tốt tạo mơ tả cơng việc rõ nét cho tồn phận thành viên dự án hiểu vai trò nhiệm vụ điều vơ quan trọng đóng vai trò định đến việc thành cơng dự án mặt mục tiêu, tiến độ phần hành công việc khác dự án Kĩ giúp cho thân cho công tác quản lý dự án xây dựng kế hoạch chi tiết tài chính, tiến độ lường trước khó khăn thuận lợi xảy q trình thực dự án Đây coi điểm mạnh thân tơi tơi nói người có khả lập kế hoạch dẫn chi tiết phần hành nghiệp vụ công việc cách hiệu cho nhân viên cấp đồng nghiệp cách dễ hiểu khả giao tiếp trình bày cơng việc với cấp đánh giá có lực Ngồi kĩ lãnh đạo điểm mạnh việc trang bị kĩ mềm phong cách lãnh đạo đại với phương châm: “khơng có nhân viên viên dốt, có lãnh đạo tồi” Thực tế cho thấy để lanh đạo tốt cần ý số vấn đề: - Cần nhận thức xác xác nhận thức đóng vai trò quan trọng phong cách lãnh đạo Một quản trị viên đánh hội đạt hiệu cộng viên có nhận thức sai lầm thiếu xác khả người Sự nhận thức sai lầm đem đến hậu đặt họ vào sai chỗ Điều làm hỏng kế hoạch lớn lao tổ chức chức vụ có tầm ảnh hưởng nhiều người nhiều công tác Nhiều quản trị viên mắc bệnh trầm kha n chí hay gọi thành kiến (bias) Một nhân viên làm sai việc khơng có nghĩa luôn sai hay xấu Họ cần hướng dẫn huấn luyện để trở nên tốt Nếu quản lý người có nhận thức xác, chắn họ nhận điều để hoàn hảo hố đội ngũ | Trang Kinh nghiệm: Một người lãnh đạo có q trình hoạt động tốt với kinh nghiệm phong phú thường có chọn lựa phương cách lãnh đạo phù hợp với nhân tay Cấu trúc lãnh đạo tổ chức công việc tùy thuộc vào phương cách người lãnh đạo Một phương cách đạt hiệu phương cách thích hợp với hồn cảnh, mơi trường, nhân sự, mục tiêu tổ chức Không thể dùng cấu trúc phức tạp cho hồn cảnh tài eo hẹp hay môi trường đơn giản… hay ngược lại, dùng cấu trúc đơn giản cho tổ chức lớn môi trường cạnh tranh phức tạp, vv Đồng thời, người lãnh đạo tốt cần am tường cơng tác tổ chức lãnh đạo Càng thấu hiểu việc phải làm làm, có hội đạt hiệu qua việc hướng dẫn dùng người vào vị trí cơng việc Thật khó kiểm tra cơng việc giám định cơng việc người khác khơng hiểu cơng việc cách thấu đáo Trình độ đồng nghiệp cộng sự: Trình độ nhân viên, cộng viên kiện quan trọng ảnh hưởng nhiều tới phương cách lãnh đạo nhà quản lý dự án Công tác lãnh đạo tiến trình chia sẻ hỗ trợ Chẳng hạn, người lãnh đạo nắm tay nhân viên nhiều kinh nghiệm kỹ thuật đại, có kiến thức kinh nghiệm Các nhân viên nên tham gia vào cơng tác lãnh đạo nhiều bình thường để phát triển đội ngũ tổ chức, dĩ nhiên bớt việc quản trị có tính cách độc tài áp đặt Ngược lại, đa số nhân viên kinh nghiệm, thiếu kiến thức tay nghề yếu, người lãnh đạo cần cấu trúc cơng việc chặt chẽ với giám thị cần cứng rắn Liên hệ với đồng nghiệp: Giao tiếp tốt với người lãnh đạo khác ban ngành tổ chức điều cần thiết để trao đổi kinh nghiệm, ý kiến, tư tưởng, gợi ý thế, người lãnh đạo biết cầu tiến người ln học hỏi qua việc mưu tìm nâng đỡ, khuyến khích đồng nghiệp để trau dồi canh tân Đồng nghiệp công tác họ tiêu chuẩn để so sánh giám định thành cơng tác đối chiếu cải tiến phương cách lãnh đạo cho thích hợp với tổ chức 10 | Trang Cái cuối mà tơi thấy thích hợp đem lại hiệu cao trong tác quản lý tơi động viên Việc động viên thời điểm, không gian thời gian đem lại hiệu mà ngờ tới Đây yếu tố quan trọng tạo động lực cho toàn thành viên phận thực dự án đồng tâm hiệp lực đến mục tiêu cuối với niềm hưng phấn ý chí kiên định góp phần thành cơng cho mục tiêu chung dự án Ngồi ba kĩ nói điểm mạnh thân bên cạnh nhiều kĩ khác cần học hỏi nói có số kĩ coi yếu thân là: - Kĩ truyền thơng có thẻ coi điểm yếu tơi đặc thù dự án trải qua đa số dự án cơng ích có chủ đầu tư nhà nước( cơng trình giao thơng, cầu cống …) trách nhiệm thực dự án nhằm đáp ứng yêu cầu chủ đầu tư với chất lượng tiêu chuẩn kĩ thuật sẵn có thực dự án tập trung vào yếu tố: chất lượng, tiến độ nhằm đáp ứng yêu cầu chủ đầu tư mà thôi, công tác truyền thông dự án….chủ yếu thuộc chủ đầu tư dẫn đến người thực dự án không cần thực cơng tác cách thức kinh nghiệm kĩ thiếu thốn chưa thực trải nghiệm thực tế cách đắn - Một kĩ gây nhiều khó khăn trong tác quản lý dự án tơi kĩ chuyên môn Do dự án thực chủ yếu dự án xây dựng dân dụng công nghiệp chuyên môn tơi quản trị kinh doanh tài ngân hàng điều phần ảnh hưởng đến công tác quản lý dự án đặc biệt việc định vấn đề liên quan đến kĩ thuật đơn (VD: việc thay đổi thiết kế bắt buộc biện pháp thi công không phù hợp thay đổi kết cấu cơng trình cần lập lại bảng tính…) gặp vấn đề cần phải có phận khác hỗ trợ đơi cần phải th ngồi để giải cơng việc dẫn đến khó chủ động kiểm sốt nguồn lực tài thời gian, tiến độ 11 | Trang - Ngoài kĩ kĩ cúng gây nhiều khó khăn cho thân kĩ bán hàng xúc tiến thương mại Do đặc thù dự án thực gần khơng liên quan đến thương mạị kĩ khơng phát triển q trình thực dự án dẫn đến thiếu khả kinh nghiệm lĩnh vực Tóm lại cần phải có nhiều cac kĩ làm nên nhà quản lý dự án giỏi có hiệu nhiên khơng có đầy đủ tất kí cần cố gắng tập trung vào kĩ mấu chốt kĩ điểm mạnh để phát huy hiệu tối ưu công tác quản lý dự Qua thực tế thân soi rọi lực thực tế kĩ sẵn có cơng tác làm, cá nhân thấy với tố chất để làm nhà quản lý dự án tốt cần thực hiện: - Chịu khó nâng cao lực lưu trữ kết công việc Khi thành thạo kỹ quản lý dự án, nhân viên thực công việc nhanh hơn, việc lưu trữ kết cơng việc dạng văn Do đó, nên luyện để nâng cao lực lưu trữ kết công việc dạng biểu đồ quan trọng - Chú ý đến ghi chép rút kinh nghiệm sau giai đoạn thực công việc Nội dung quản lý dự án xây dựng kế hoạch cách thực công việc hiệu với nguồn lực có thời gian ngắn Mỗi thực xong cơng việc gì, bạn ghi lại làm được, rút học kinh nhiệm tài liệu vô giá bạn sau - Thường xuyên liên lạc với đồng nghiệp Không phải họp hành nhiều tốt, mà vấn đề nằm chỗ bạn quản lý thông tin Hãy quan tâm đến trao đổi, tiếp xúc giữ liên lạc với đồng nghiệp để có đủ thơng tin - Làm việc tốt với thành viên nhóm Bạn có làm việc ăn ý với thành viên nhóm? Những thành viên nhóm có muốn cộng tác với bạn? Mọi người có xem bạn người đứng đầu dự án khơng? Bạn 12 | Trang có tích cực nghe người khác nói khơng? Khi người nhóm chất vấn bạn, cố gắng lý giải vấn đề cách trực tiếp thật khách quan - Luôn đảm bảo tiến độ công việc Không đảm bảo tiến độ không thực đầy đủ công việc giao đường ngắn giết chết nghiệp bạn Các kỹ quản lý dự án tập trung vào việc đảm bảo tiến độ công việc với kết tốt nên làm chủ điều này, bạn thành viên nhóm tin tưởng - Bình tĩnh để kiểm sốt tình hình Một người quản lý dự án giỏi cần phải bình tĩnh kiểm sốt tình hình sở có đầy đủ thơng tin dự án Căn vào thời gian phải hoàn thành dự án, người quản lý phải biết phân công phải làm việc gì, đâu ln có phương án đề phòng bất trắc Nếu chẳng may xảy cố, phải thật bình tĩnh để giải vấn đề phát sinh giữ ổn định tình hình - Thích ứng với thay đổi Đừng khó chịu trước thay đổi bất thường dự án Một người quản lý dự án giỏi ln phải thích ứng với thay đổi dự án đề biện pháp kịp thời để kiểm sốt tình hình đảm bảo thành cơng cho dự án Với tất kĩ có dù mạnh hay yếu khơng đủ cho nhà quản lý dự án ln ln phải học hỏi tự hồn thiện thân - 13 | Trang ... đó.Ngồi nhà quản lý dự án | Trang cần phải người giỏi giao tiếp có kỹ quản lý xung đột quản lý thay đổi +) Kĩ quản trị dự án: - Phát triển tầm nhìn tổng quát - Xây dựng đội quản lý dự án quản lý đội... nhiệm Ngồi người quản lý dự án gỏi cần số kĩ cụ thể: +) Nhà quản lý dự án cần có kĩ lãnh đạo quản lý người - Các nhà quản lý cần sử dụng thuyết phục lẫn thẩm quyền trực tiếp đồng thời cần biết... Các nhà quản lý dự án phải làm việc với số tài có khả phân tích số để phục vụ trình quản lý dự án Thứ ba nhà quản lý phải có khả phát triển sáng tạo phương pháp giải vấn đề cho dự án Sáng tạo