7 Vai trò Giám đốc dự án the role of project manager-LÊ HUỆ

Giám đốc dự án là người được tổ chức chỉ định để lãnh đạo Ban quản lý dự án chịu trách nhiệm hoàn thành các mục tiêu dự án và đảm bảo yêu cầu của các bên liên quan. Vai trò của Giám đốc dự án khác với vai trò của người quản lý chức năng hoặc quản lý hoạt động. Thông thường, người quản lý chức năng tập trung vào việc cung cấp kiểm soát nhiệm vụ được giao hoặc tổ chức kinh doanh. Các nhà quản lý hoạt động có trách nhiệm đảm bảo hoạt động kinh doanh có hiệu quả.

Trang 1

VAI TRO

A GUIDE TO THE

%0 tớ GIAM DOC DU AN

PMBOK The Role of Project Manager

GUIDE — Trinh bay: LE HUE

SIXTH EDITION ~ i a ,

Kỹ sư kiến tạo & Công chánh Hardskills in Project Management Scrum Master Project Management Road Trip‘ CONSTRUCTION EXTENSIO to the PMBOK’ Guide \ b Your xưng PMP ẢN Certification

HE THONG QUAN LY CHAT LUONG `À :

HƯỚNG DẮN QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG DỰ ÁN nderstanding the PMBOKE® Fourth Edition

a har Qweltty managermere om ý

Trang 2

NOI DUNG

TONG QUAN VE VAI TRO GDDA

ĐỊNH NGHĨA MỘT GIÁM ĐÓC DỰ ÁN MOI QUAN HE CUA GĐDA

NANG LUC CUA GIAM DOC DU AN KY NANG TICH HOP CUA GBDA

ao

FeO

( TTCLAND www.ttcland.vn

Trang 3

1 TONG QUAN VE VAI TRO GDDA

] Vai trò Giám Đốc dự án là lãnh đạo Ban QLDA;

L) Vai tro nay trong suốt vòng đời dự án;

Trang 4

NHIEM VU CUA GIAM DOC DU AN

L) Chiu trách nhiệm chính là hoàn thành các Mục

tiêu dự án và đảm bảo yêu câu của các bên

liên quan

GĐDA là người đứng đâu chịu trách nhiệm về những gì mà nhóm của họ sản xuất

GĐDA cân phải có cái nhìn toàn diện về sản

phẩm của đội mình để lập kế hoạch, điều phối

và hoàn thành chúng

¬ GĐDA bắt dau bằng việc xem xét tâm nhìn, sứ mệnh và mục tiêu của các tổ chức tương ứng dé đảm bảo sự liên kết với sản phẩm của họ

Trang 5

NHIEM VU CUA GIAM DOC DU AN

GĐDA sử dụng cách giải thích để truyền đạt và khuyên khích thành viên trong nhóm hồn

thành thành cơng các mục tiêu

GĐDA dẫn dắt nhóm dự án để đáp ứng các

mục tiêu của dự án và kỳ vọng của các bên

liên quan

GĐDA sẽ cân bằng các ràng buộc, cạnh tranh trong dự án với các nguôn lực sẵn có

Trang 6

GIÁM ĐÓC DỰ ÁN NHƯ LÀ NHẠC TRƯỞNG

Người ta thường so sánh một Giám đốc dự án như

là một Nhạc trưởng trong dàn nhạc, một dự án lớn

và một dàn nhạc bao gồm nhiêu thành viên, mỗi nhóm đều đóng một vai trò khác nhau Một dàn

nhạc lớn có thể có hơn 100 nhạc công được điêu khién bởi một Nhạc trưởng Những nhạc công có thé choi 25 loại dụng cụ khác nhau Tương tự, một dự án lớn có thê có hơn 100 thành viên dự án do

một Giám đốc dự án đứng đâu Các thành viên của

nhóm có thê hoàn thành nhiều trách nhiệm khác nhau, chẳng hạn như lập Dự án đầu tư, xin các Giây phép, Quản lý thiết kế, Quản lý thi công và quản lý cơ sở vật chat

Trang 7

QUYEN LUC CUA GIAM DOC DU’ AN

¬ Quyên lực của Giám đốc dự án tùy thuộc cau

trúc tổ chức của Quản lý dự án như: Tổ chức theo từng dự án, Tổ chức theo chức năng, Tổ mm chức theo Ma trận mà ở đó tổ chức ủy quyền

nhiều hay là ít cho GĐDA

Giám đốc dự án có chức năng quản lý dự án từ bước Chuẩn bị dự án đến Kết thúc dự án

được gọi là PM (Project Manager), những Giám

đốc dự án chỉ quản lý từ giai đoạn Thực hiện

dự án đến Kết thúc được gọi là CM

(Construction Manager)

Trang 8

KIEN THUC & KY NANG CUA GIAM DOC DU AN

L Nhạc trưởng không thể chơi nhạc cụ trong dan nhạc, nhưng phải có Kiến thức âm nhạc, hiểu biết

và kinh nghiệm

Nhạc trưởng cung cấp cho dàn nhạc với sự lãnh đạo, lập kế hoạch và điều phối thông qua truyền

thong

LH Nhạc trưởng cung cấp thông tin bang cách sử dụng cây baton và các chuyền động cơ thể khác

Trang 9

KIÊN THỨC & KỸ NĂNG CỦA GIÁM ĐÓC DỰ ÁN

CÌ GĐDA khơng có khả năng sẽ thực hiện mọi vai trò

của dự án nhưng phải có Kiến thức QLDA, sự hiều biết và kinh nghiệm

GĐDA cung cấp thông tin bằng văn ban và giao

tiếp với nhóm bằng cách sử dụng các cuộc họp và các dấu hiệu nói hoặc qua văn bản chữ viết

Trang 10

Giám đốc dự án là người được tổ chức giao nhiệm vụ

lãnh đạo Ban QLDA chịu trách nhiệm đạt được các

Mục tiêu của dự án và đảm bảo yêu câu của các bên

liên quan

Ngoài ra GĐDA cân phải có ít nhất các thuộc tính sau:

°_ Hiểu biết về quản lý dự án, môi trường kinh doanh,

các khía cạnh kỹ thuật;

° Các kỹ năng cân thiết dé dan dat Ban QGLDA có hiệu

quả, phối hợp công việc, cộng tác với các bên liên

quan, giải quyết vẫn đề và ra quyết định;

°ồ Khả năng phát triển và quản lý phạm vi, tiến độ, ngân sách, tài nguyên, rủi ro, kê hoạch, và báo cáo; °_ Các thuộc tính khác can thiết chẳng hạn như cá tinh,

Trang 11

2 ĐỊNH NGHĨA MỘT GIÁM ĐÓC DỰ ÁN

Quản lý dự án hồn thành cơng việc thông qua nhóm dự án và các bên liên quan khác Quản lý dự án dựa

vào các Kỹ năng của cá nhân, bao gồm, nhưng khơng giới hạn: ¢ Kha nang lanh dao, ¢ Xây dựng nhóm, ‹ Thuc day, ¢ Giao tiép, ° Ảnh hưởng, Presenter - Quyết định, ‹ - Nhận thức về chính trị và văn hóa, A S ¢ Thương lượng,

¢ Tao điều kiện thuận loi,

¢ Quan ly xung dot va

(ứ TfC}^NPI uần luyện

na EEE Presenter ng

Trang 12

2 ĐỊNH NGHĨA MỘT GIÁM ĐÓC DỰ ÁN Finished Project

Giám đốc dự án thành công khi các mục tiêu của dự

án đã đạt được Một khía cạnh khác của thành công

là sự hải lòng của các bên liên quan Giảm đốc dự án cân giải quyết các nhu câu, mỗi quan tâm và kỳ vọng của các bên liên quan đề đáp ứng các bên liên quan

có liên quan Đề thành công, Giám đốc dự án nên

điều chỉnh các phương pháp tiếp cận dự án, vòng

Trang 13

2 ĐỊNH NGHĨA MỘT GIÁM ĐÓC DỰ ÁN

Vai trò của Giám đốc dự án khác với vai trò của

người Quản lý chức năng hoặc Quản lý hoạt động Thông thường, người quản lý chức năng tập trung

vào việc cung cấp giám sát quản lý cho một đơn vị

chức năng hoặc kinh doanh

Trang 14

3 MOI QUAN HE TONG HOP CUA GIAM DOC DU AN TONG QUAN TÀI TRỢ NGÂN SÁCH CHỦ ĐÀU TƯ NHA THAU, TU’ VAN CAC BO, SO’ NGƯỜI SỬ DỤNG ) KHÁCH HÀNG it UBND CAC CAP } (2 TTCLAND CÁC BÊN LIÊN QUAN KHÁC

Để làm tốt mối quan hệ này bạn phải cần đến

Ky nang Communication Management: Nhan dang cac bén lién quan

Trang 15

3 MOI QUAN HE TONG HOP CUA GIAM DOC DU AN

DU’ AN

LÌ Giám đốc dự án dẫn dắt nhóm dự án để đáp ứng các mục

tiêu của dự án và kỳ vọng của các bên liên quan Người

quản lý dự án sẽ cân bằng các ràng buộc cạnh tranh trong

dự án với các nguồn lực sẵn có

CÌ Giám đốc dự án cũng thực hiện các vai trò truyền thông

giữa các bên liên quan

LÌ Nghiên cứu cho thấy rằng các Giám đốc dự án thành công từ mối quan hệ tốt và kỹ năng giao tiếp

Trang 16

TỔ CHỨC

Giám đốc dự án chủ động tương tác với các Bên liên quan:

CÌ Yêu cầu có đủ nguồn lực

CÌ Đáp ứng đủ và kịp thời kinh phí

CÌ Nghiệm thu hoặc bàn giao các sản phẩm

LÌ Sắp xếp các mục tiêu với mục đích của tổ chức

Trang 17

PHAT TRIEN CONG NGHE

Giám đốc dự án luôn được thông báo vê các xu thế hiện

tại của ngành Giám đốc dự án lấy thông tỉn này và xem nó

ảnh hưởng như thế nào hoặc áp dụng cho các dự án hiện

tại Các xu hướng này bao gôm nhưng không giới hạn ở: Phát triển sản phẩm và công nghệ;

Mới và thay đổi thị trường; Xây dựng các tiêu chuẩn;

Công cụ hỗ trợ kỹ thuật;

Các ảnh hưởng đến kỷ luật quản lý dự án; Cải tiến quy trình và phát triển bền vững

VU

_LLLL

Trang 18

CHUYEN NGHIEP TRONG QUAN LY

Tiếp tục chuyển giao kiến thức và hội nhập là rất quan

trọng đối với Giám đốc dự án Sự phát triển chuyên môn

này đang được tiến hành trong quản lý dự án và trong các

lĩnh vực khác mà Giám đốc dự án duy trì về vấn đề

chuyên môn Việc chuyển giao tri thức và hội nhập này

bao gồm nhưng khơng giới hạn ở:

CÌ Đóng góp kiến thức và chuyên mơn cho những người khác

CÌ Tham gia đào tạo, tiếp tục phát triển

Trang 19

4 NANG LUC CUA GIAM DOC DU’ AN TAM GIAC TAI NANG 1 Quản lý kỹ thuật dự án: Các kiến thức, kỹ năng và hành vi liên quan đến các lĩnh vực cụ thể của dự án Khả năng lãnh đạo: Kiến thức, kỹ năng và hành vi cần thiết để hướng dẫn, thúc đây và chỉ đạo một nhóm, để giúp tổ chức đạt được mục tiêu kinh doanh 2 Quản lý chiến lược và kinh doanh: Kiến thức và

chuyên môn tổ chức nâng cao hiệu quả hoạt động và cung cấp kết quả kinh doanh tốt hơn

Tư NEW

Trang 20

4 NANG LUC CUA GIAM DOC DU’ AN

Ky nang ky thuật: Theo nghiên cứu các nhà quan ly

dự án hàng đầu luôn chứng tỏ một số kỹ năng chính bao gồm 14 kỹ năng, nhưng không giới hạn:

° 4 Kỹ năng cốt lõi đề quản lý Mục tiêu dự án: KNQL

chất lượng, tiền độ, chỉ phí và phạm vi công việc

„ 6 Kỹ năng hỗ trợ: KNQL nguôn lực, thông tin, rui ro,

chọn thâu, các bên liên quan, và sự tích hợp

¢ 4 Ky nang mở rộng cho Quản lý dự án xây dựng:

Trang 21

Kỹ năng chiên lược và kinh doanh: Các kỹ nang quản lý kinh doanh va chién lược bao gồm kỹ nang xem xét tổng quát, đàm phán và thực hiện có hiệu quả các quyết định và hành động hỗ trợ sự liên kết chiến lược và đổi mới Kỷ năng này có thê bao gồm kiến thức làm việc về các chức năng

khác như quản lý tài chính, tiếp thị và hoạt động

Các GĐDA cần phải có kiến thức về kinh doanh để có thê:

° Giải thích cho người khác ° Làm việc với nhà tài trợ

° Thực hiện chiên lược hiệu qu¿

Trang 22

Kỹ năng lãnh đạo: Kỹ năng lãnh đạo bao gồm:

° Ứng phó với mọi người

„ - Có phẩm chất và kỷ năng của người lãnh đạo „ - Quyên lực và gặt hái cơng việc hồn tất

¢ - Vai trò Lãnh đạo và Quản lý

Những kỹ năng này có thê bao gồm việc thê hiện các khả năng cân thiết như đàm phán, khả năng kiên cường, giải quyết vấn đề, tư duy phê phán và kỹ năng giao tiếp Các dự án đang trở nên ngày càng

phức tạp với ngày càng có nhiều doanh nghiệp thực hiện chiến lược của họ thông qua các dự án

(2 TTCLAND _-

Trang 23

Phong cach lanh dao:

Các Giám đốc dự án có thể dẫn dắt nhóm của ho bằng nhiều cách Phong cách quản lý dự án lựa chọn có thê là sở thích cá nhân, hoặc kết quả của

sự kết hợp của nhiều yếu tô liên quan đến dự án

Trang 24

Ca tinh:

Nhân cách đề cập đến những khác biệt cá nhân trong các mẫu đặc trưng của suy nghĩ, cảm giác

và hành xử Đặc điểm tính cách bao gồm nhưng

không giới hạn ở:

¢ Nha nhan; * Quan ly;

¢ Sang tao; ¢ Chinh tri;

° Văn hố; °ƯỒ Định hướng dịch vụ;

¢ Cảm XÚC; ¢ Xã hội;

¢ Tri tué; ¢ Hệ thống

Trang 25

5 KY NANG TICH HOP CUA GDDA

Vai trò của GĐDA là gấp đôi khi thực hiện dự án:

Các GĐDA đóng vai trò then chốt trong làm việc với Chủ đầu tư dự án nhằm hiều rõ các mục tiêu chiến

lược và đảm bảo sự liên kết các mục tiêu và kết quả của dự án với các mục tiêu, danh mục đâu tư và các lĩnh vực kinh doanh Bằng cách này, các

GĐDA đóng góp vào việc tích hợp và thực hiện

chiến lược

LÌCác GĐDA có trách nhiệm hướng dẫn nhóm làm

việc cùng nhau để tập trung vào những gì thực sự

cân thiết ở cấp dự án Điêu này đạt được thông qua

việc tích hợp các quy trình, kiên thức và con người Quản lý tích hợp dự án là trách nhiệm cụ thể của

GDDA va không thể ủy nhiệm hoặc chuyền giao

Trang 26

QUAN LY SU’ TICH HOP LA GI?

oy O Quan ly tich hop dy an bao gom cac tién trinh

và các hoạt động đề xác định, kết hợp, thống nhất, và phối hợp các tiễn trình khác nhau

¬ Tích hợp bao gồm các đặc điểm của sự thống

nhất, hợp nhất, truyền thông, và các hành

động tích hợp đó là rất quan trong dé thực

hiện dự án hoàn thành

LH Quản lý dự án tích hợp bao gồm việc lựa

chọn phân bồ nguồn lực, tạo sự can bang

giữa mục tiêu cạnh tranh và lựa chọn thay

thê, và quản lý phụ thuộc lẫn nhau giữa các

nhiệm vụ quản lý dự án

(2 TTCLAND wwwsirlandxn

OO Ồ CC UYNYNỢNNNNN D bĐDÐỀ

Trang 27

MUC DICH CUA SU’ QUAN LY TICH HOP?

Xác định sự tôn tại dự án và trao quyên cho Giám đốc dự án;

Kết hợp tất cả các Kế hoạch thành một Kế

hoạch dự án chung;

Trang 28

NOI DUNG QUAN LY SU’ TICH HOP TRONG DU’ AN?

Là tất cả Hoạt động va Quy trình nhằm xác định, liên kết, hợp nhất và hỗ trợ giữa các Quy trình khác

nhau, các hoạt động Quản lý dự án bên trong Nhóm

Nội dung Quản lý tích hợp bao gồm: Lập Dự án đâu tư;

Lập Kê hoạch Quản lý dự án;

Định hướng và quản lý công việc; Quản ly Kiên thức dự án;

Theo dõi và kiêm soát công việc;

Trang 29

CAC TIEN TRINH

QUAN LY SU TICH HOP ^

f Project Management Process Groups

Knowledge Initiating Planning Executing Monitoring Closing

Areas Process Process Process and Controlling Process

Group Group Group Process Group Group

4 Project 4.1 Develop 4.2 Develop Project | 4.3 Direct and 4.5 Monitor and 4.7 Close Project integration Project Charter Management Plan | Manage Project Control Project or Phase

Management Work Work

Trang 30

20 Bh

Tích hợp thực hiện theo Quy trình Presenter

C] Quản lý dự án có thể được xem như là một tập các quy trình và hoạt động được thực hiện để đạt được các mục

tiêu của dự án Một số quá trình này có thể diễn ra một

lân, nhưng nhiều quy trình khác chồng chéo và xảy ra nhiều lần trong suốt dự án

CÌ Mặc dù không có khái niệm tuyên bố về cách tích hợp các

quy trình dự án nhưng rõ ràng một dự án có một cơ hội

nhỏ để đạt được mục tiêu khi người quản lý dự án không

tích hợp các quy trình dự án mà họ tương tác

Trang 31

Tích hợp ở mức độ nhận thức

C] Có nhiều cách khác nhau để quản lý dự án, và phương

pháp được lựa chọn thường phụ thuộc vào đặc điểm

cụ thể của dự án bao gồm quy mô, mức độ phức tạp

của dự án hoặc tổ chức, và văn hoá của tổ chức thực

hiện Rõ ràng là các kỹ năng cá nhân và khả năng của GĐDA có liên quan chặt chẽ đến cách mà dự án được quản lý

CÌ Giám đốc dự án nên phấn đấu để trở nên giàu có trong tất cả các Kiến thức Quản lý Dự án Cuối cùng,

đó là thông qua khả năng của GĐDA để tích hợp các

quy trình trong các lãnh vực Kiến thức đó làm cho nó có thể đạt được kết quả dự án mong muốn

(2 TTCLAND _.-

Trang 32

Tích hợp trong bối cảnh

L) Đã có nhiều thay đổi trong bối cảnh kinh doanh và dự án

diễn ra hôm nay so với vài thập kỷ trước Các công nghệ

mới đã được giới thiệu Mạng xã hội, các khía cạnh đa

văn hóa, các nhóm ảo, và các giá trị mới là một phần của

thực tế mới của các dự án GĐDA xem xét các ý nghĩa của bối cảnh này trong kế hoạch truyên thông và quản lý

kiến thức để hướng dẫn nhóm dự án

C]Ì Các GĐDA có thể quyết định làm thế nào để sử dụng tốt nhất những yếu tố mới này của môi trường trong các dự án của họ để đạt được thành công

Trang 33

Tích hợp trong Quan lý dự án bao gồm những

nội dung: -

a LẬP DỰ ÁN ĐÀU TƯ

Lập Dự án đầu tư là quá trình phát triển một tài liệu chính thức cho phép sự tôn tại của một dự án và cung cấp quyên cho Giám đốc dự án, và là

một cách trực tiếp để cam kết cho dự án Kết quả bước này là dự án được cấp Chứng nhận

đầu tư, nguồn lực đề tổ chức các hoạt động của

dự án

Đây là một nhiệm vụ của GĐDA, nêu không thực

hiện nhiệm vụ này thì chỉ gọi GĐÐ xay dung (CM)

(2 TTCLAND _-

Trang 34

b LAP KE HOACH QUAN LY DU’ AN

Lập Kế hoạch quản lý dự án là quá trình xác định,

chuẩn bị và phối hợp tất cả các Kế hoạch phụ và

tích hợp chúng vào một Kế hoạch quản lý dự án

toàn diện Kế hoạch này sẽ trình cho cấp có thẩm

quyên phê duyệt trước khi thực hiện

Nội dung KHQLDA gồm 2 phân chính:

¢ Trong dw an làm những viéc gi? WHAT?

- Lam cach nao dé Quan ly du an? HOW?

Sau khi du an duoc cap phép, GDDA phai lap KH

QLDA

Trang 35

c DINH HUONG & QUAN LY CONG VIEC

Định hướng và quản lý công việc là quá trình

lãnh đạo và thực hiện các công việc được xác

định trong Kế hoạch quản lý dự án và thực hiện các thay đổi đã được phê duyệt đề đạt được mục

tiêu của dự án

Kết quả công việc thực hiện GĐDA phải báo cáo

cho các cấp liên quan đề theo dõi và kiểm soát

(2 TTCLAND v14

Trang 36

5 KY NANG TICH HOP CUA GDDA d QUẢN LÝ KIÊN THỨC DỰ ÁN

Quản lý kiên thức dự án là quá trình sử dụng kiến thức hiện có và tạo kiến thức mới đề đạt được các

mục tiêu của dự án và đóng góp cho việc học tập

tổ chức

Trước khi thực hiện dự án, GĐDA dựa trên kết quả

dự án và kiến thức được tạo ra bởi dự án có sẵn đề

hỗ trợ các dự án hoặc giai đoạn trong tương lai GĐDA sử dụng công cụ Training để đào tạo nâng

cao nghiệp vụ cho Nhóm QLDA

(2 TTCLAND _

Trang 37

e THEO DOI & KIEM SOAT CONG VIEC

Theo dõi và kiểm soát dự án là quá trình kiểm soát và báo cáo tiến độ đề đáp ứng các mục tiêu được

xác định trong Kê hoạch quản lý dự án

Trong nhiệm vụ này trong tâm là kiểm soát, phát hiện những gì không phù hợp yêu câu phải sửa chữa, đông thời những Kê hoạch lập ra không phù

hợp phải điều chỉnh m

Trang 38

f THUC HIEN TONG HOP NHUNG THAY DOI!

Thực hiện kiểm soát thay đổi tích hợp là qua

trình xem xét tất cả các yêu cau thay đổi; phê duyệt các thay đổi và quản lý thay doi dé ban

| giao san pham, tài sản quá trình tổ chức, tài liệu

Ss du an, va Ké hoach Quan ly dw an No danh gia

tat cả các yêu câu thay đổi hoặc sửa đồi dự án

7 ¿ tài liệu, sản phẩm bàn giao, các tiêu chí, hoặc Kế

TT” hoạch quản lý dự án và phê duyệt hoặc từ chối các thay đồi

GĐDA phải có Biêu mẫu tổng hợp để thường Xuyên theo dõi tình trạng của những thay đổi

(2 TrCLAND suy tteland.vn

Trang 39

g KET THUC HAY DONG DU AN

Đóng dự án hoặc giai đoạn dự án là quá trình

hoàn tất các nhiệm vụ Quản lý dự án để chính

thức hoàn thành dự án hoặc giai đoạn dự án

Kết thúc dự án, GĐDA cung cấp bài học kinh nghiệm, kết thúc chính thức của công việc dự án,

và tạo ra các nguôn lực đề thực hiện những dự

an moi

Chuyên đề này sẽ giúp cho:

‹ Các Kỹ sư nhận biết các yêu câu đề rèn luyện trở thành GĐDA;

ÖÒ Giúp cho Công ty giao nhiệm vụ cho GĐDA;

- - Làm cơ sở để Interview tuyên chọn Giám đốc dự án

(2 TTCLAND _-

Định dạng
Số trang	42
Dung lượng	1,92 MB