VAI TRÒ
GIÁM ĐỐC DỰ ÁNThe Role of Project Manager
Trang 2NỘI DUNG
1 TỔNG QUAN VỀ VAI TRÒ GĐDA
2 ĐỊNH NGHĨA MỘT GIÁM ĐỐC DỰ ÁN3 MỐI QUAN HỆ CỦA GĐDA
Trang 31 TỔNG QUAN VỀ VAI TRÒ GĐDA
Vai trò Giám Đốc dự án là lãnh đạo Ban QLDA;
Vai trò này trong suốt vòng đời dự án;
Có vai trò GĐDA trong giai đoạn xây dựng (CM);
Vai trò GĐDA được thiết lập tùy thuộc vào dự án;
Trang 4NHIỆM VỤ CỦA GIÁM ĐỐC DỰ ÁN
Chịu trách nhiệm chính là hoàn thành các Mục
tiêu dự án và đảm bảo yêu cầu của các bên liên quan.
GĐDA là người đứng đầu chịu trách nhiệm về
những gì mà nhóm của họ sản xuất
GĐDA cần phải có cái nhìn toàn diện về sản phẩm của đội mình để lập kế hoạch, điều phối và hoàn thành chúng
GĐDA bắt đầu bằng việc xem xét tầm nhìn, sứ
mệnh và mục tiêu của các tổ chức tương ứng để đảm bảo sự liên kết với sản phẩm của họ.
Trang 5NHIỆM VỤ CỦA GIÁM ĐỐC DỰ ÁN…
GĐDA sử dụng cách giải thích để truyền đạt và
khuyến khích thành viên trong nhóm hoàn thành thành công các mục tiêu.
GĐDA dẫn dắt nhóm dự án để đáp ứng các
mục tiêu của dự án và kỳ vọng của các bên liên quan
GĐDA sẽ cân bằng các ràng buộc, cạnh tranh
Trang 6GIÁM ĐỐC DỰ ÁN NHƯ LÀ NHẠC TRƯỞNG
Người ta thường so sánh một Giám đốc dự án như là một Nhạc trưởng trong dàn nhạc, một dự án lớn và một dàn nhạc bao gồm nhiều thành viên, mỗi nhóm đều đóng một vai trò khác nhau Một dàn nhạc lớn có thể có hơn 100 nhạc công được điều khiển bởi một Nhạc trưởng Những nhạc công có thể chơi 25 loại dụng cụ khác nhau Tương tự, một dự án lớn có thể có hơn 100 thành viên dự án do một Giám đốc dự án đứng đầu Các thành viên của nhóm có thể hoàn thành nhiều trách nhiệm khác nhau, chẳng hạn như lập Dự án đầu tư, xin các Giấy phép, Quản lý thiết kế, Quản lý thi công… và quản lý cơ sở vật chất
Trang 7QUYỀN LỰC CỦA GIÁM ĐỐC DỰ ÁN
Quyền lực của Giám đốc dự án tùy thuộc cấu
trúc tổ chức của Quản lý dự án như: Tổ chức theo từng dự án, Tổ chức theo chức năng, Tổ chức theo Ma trận mà ở đó tổ chức ủy quyền nhiều hay là ít cho GĐDA.
Giám đốc dự án có chức năng quản lý dự án từ bước Chuẩn bị dự án đến Kết thúc dự án được gọi là PM (Project Manager), những Giám đốc dự án chỉ quản lý từ giai đoạn Thực hiện dự án đến Kết thúc được gọi là CM (Construction Manager).
Trang 8KIẾN THỨC & KỸ NĂNG CỦA GIÁM ĐỐC DỰ ÁN
Nhạc trưởng không thể chơi nhạc cụ trong dàn
nhạc, nhưng phải có Kiến thức âm nhạc, hiểu biết và kinh nghiệm
Nhạc trưởng cung cấp cho dàn nhạc với sự lãnh
đạo, lập kế hoạch và điều phối thông qua truyền thông
Nhạc trưởng cung cấp thông tin bằng cách sử
Trang 9KIẾN THỨC & KỸ NĂNG CỦA GIÁM ĐỐC DỰ ÁN…
GĐDA không có khả năng sẽ thực hiện mọi vai trò
của dự án nhưng phải có Kiến thức QLDA, sự hiểu biết và kinh nghiệm
GĐDA cung cấp thông tin bằng văn bản và giao
tiếp với nhóm bằng cách sử dụng các cuộc họp và các dấu hiệu nói hoặc qua văn bản chữ viết.
Trang 10Giám đốc dự án là người được tổ chức giao nhiệm vụ lãnh đạo Ban QLDA chịu trách nhiệm đạt được các Mục tiêu của dự án và đảm bảo yêu cầu của các bên liên quan
Ngoài ra GĐDA cần phải có ít nhất các thuộc tính sau:
• Hiểu biết về quản lý dự án, mơi trường kinh doanh,
các khía cạnh kỹ thuật;
• Các kỹ năng cần thiết để dẫn dắt Ban QLDA có hiệu
quả, phối hợp công việc, cộng tác với các bên liên quan, giải quyết vấn đề và ra quyết định;
• Khả năng phát triển và quản lý phạm vi, tiến độ,
ngân sách, tài nguyên, rủi ro, kế hoạch, và báo cáo;
• Các thuộc tính khác cần thiết chẳng hạn như cá tính,
thái độ, đạo đức và lãnh đạo.
Trang 112 ĐỊNH NGHĨA MỘT GIÁM ĐỐC DỰ ÁN
Trang 122 ĐỊNH NGHĨA MỘT GIÁM ĐỐC DỰ ÁN
Giám đốc dự án thành công khi các mục tiêu của dự án đã đạt được Một khía cạnh khác của thành công là sự hài lòng của các bên liên quan Giám đốc dự án cần giải quyết các nhu cầu, mối quan tâm và kỳ vọng của các bên liên quan để đáp ứng các bên liên quan có liên quan Để thành công, Giám đốc dự án nên điều chỉnh các phương pháp tiếp cận dự án, vòng đời và các quy trình quản lý dự án để đáp ứng các yêu cầu của dự án và sản phẩm.
Trang 132 ĐỊNH NGHĨA MỘT GIÁM ĐỐC DỰ ÁN
Vai trò của Giám đốc dự án khác với vai trò của
người Quản lý chức năng hoặc Quản lý hoạt động
Thông thường, người quản lý chức năng tập trung vào việc cung cấp giám sát quản lý cho một đơn vị chức năng hoặc kinh doanh
Trang 14NHÀ THẦU, TƯ VẤNCÁC BỘ, SỞUBND CÁC CẤPNGƯỜI SỬ DỤNGCÁC BÊN LIÊN QUAN KHÁCGIÁM ĐỐC DỰ ÁNTÀI TRỢ NGÂN SÁCHKHÁCH HÀNG
Để làm tốt mối quan hệ này bạn phải cần đến Kỹ năng Communication Management:
• Nhận dạng các bên liên quan
• Khảo sát những yêu cầu
• Có KH đáp ứng các yêu cầuTỔNG QUAN
3 MỐI QUAN HỆ TỔNG HỢP CỦA GIÁM ĐỐC DỰ ÁN
Trang 15DỰ ÁN
Giám đốc dự án dẫn dắt nhóm dự án để đáp ứng các mục
tiêu của dự án và kỳ vọng của các bên liên quan Người quản lý dự án sẽ cân bằng các ràng buộc cạnh tranh trong dự án với các nguồn lực sẵn có.
Giám đốc dự án cũng thực hiện các vai trò truyền thông
giữa các bên liên quan.
Nghiên cứu cho thấy rằng các Giám đốc dự án thành công
từ mối quan hệ tốt và kỹ năng giao tiếp
Trang 16TỔ CHỨC
Giám đốc dự án chủ động tương tác với các Bên liên quan:
Yêu cầu có đủ nguồn lực
Đáp ứng đủ và kịp thời kinh phí
Nghiệm thu hoặc bàn giao các sản phẩm
Sắp xếp các mục tiêu với mục đích của tổ chức.
Trang 17PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ
Giám đốc dự án luôn được thông báo về các xu thế hiện tại của ngành Giám đốc dự án lấy thông tin này và xem nó ảnh hưởng như thế nào hoặc áp dụng cho các dự án hiện tại Các xu hướng này bao gồm nhưng không giới hạn ở:
Phát triển sản phẩm và công nghệ; Mới và thay đổi thị trường;
Xây dựng các tiêu chuẩn; Công cụ hỗ trợ kỹ thuật;
Các ảnh hưởng đến kỷ luật quản lý dự án; Cải tiến quy trình và phát triển bền vững.
Trang 18CHUYÊN NGHIỆP TRONG QUẢN LÝ
Tiếp tục chuyển giao kiến thức và hội nhập là rất quan trọng đối với Giám đốc dự án Sự phát triển chuyên môn này đang được tiến hành trong quản lý dự án và trong các lĩnh vực khác mà Giám đốc dự án duy trì về vấn đề chuyên môn Việc chuyển giao tri thức và hội nhập này bao gồm nhưng không giới hạn ở:
Đóng góp kiến thức và chuyên môn cho những người
khác
Tham gia đào tạo, tiếp tục phát triển
Trang 19QUẢN LÝ KỸ THUẬTKHẢ NĂNG LÃNH ĐẠOQL CHIẾN LƯỢC & KINH DOANHTAM GIÁC TÀI NĂNG1 Quản lý kỹ thuật dự án: Các kiến thức, kỹ năng và hành vi liên quan đến các lĩnh vực cụ thể của dự án.3 Khả năng lãnh đạo: Kiến thức, kỹ năng và hành vi cần thiết để hướng dẫn, thúc đẩy và chỉ đạo một nhóm, để giúp tổ chức đạt được mục tiêu kinh doanh.
2 Quản lý chiến lược và kinh doanh: Kiến thức và chuyên môn tổ chức nâng cao hiệu quả hoạt động và cung cấp kết quả kinh doanh tốt hơn.
Trang 20Kỹ năng kỹ thuật: Theo nghiên cứu các nhà quản lý dự án hàng đầu luôn chứng tỏ một số kỹ năng chính bao gồm 14 kỹ năng, nhưng khơng giới hạn:
• 4 Kỹ năng cốt lõi để quản lý Mục tiêu dự án: KNQL
chất lượng, tiến độ, chi phí và phạm vi cơng việc.
• 6 Kỹ năng hỗ trợ: KNQL nguồn lực, thông tin, rủi ro, chọn thầu, các bên liên quan, và sự tích hợp.
• 4 Kỹ năng mở rộng cho Quản lý dự án xây dựng:
KNQL an tồn, mơi trường, tài chính và khiếu nại.
Trang 21Kỹ năng chiến lược và kinh doanh: Các kỹ năng quản lý kinh doanh và chiến lược bao gồm kỹ năng xem xét tổng quát, đàm phán và thực hiện có hiệu quả các quyết định và hành động hỗ trợ sự liên kết chiến lược và đổi mới Kỷ năng này có thể bao gồm kiến thức làm việc về các chức năng khác như quản lý tài chính, tiếp thị và hoạt động Các GĐDA cần phải có kiến thức về kinh doanh để có thể:
• Giải thích cho người khác• Làm việc với nhà tài trợ
• Thực hiện chiến lược hiệu quả
Trang 22Kỹ năng lãnh đạo: Kỹ năng lãnh đạo bao gồm:
• Ứng phó với mọi người
• Có phẩm chất và kỷ năng của người lãnh đạo
• Quyền lực và gặt hái cơng việc hồn tất
• Vai trị Lãnh đạo và Quản lý
Những kỹ năng này có thể bao gồm việc thể hiện các
khả năng cần thiết như đàm phán, khả năng kiên
cường, giải quyết vấn đề, tư duy phê phán và kỹ năng giao tiếp Các dự án đang trở nên ngày càng phức tạp với ngày càng có nhiều doanh nghiệp thực hiện chiến lược của họ thông qua các dự án.
Trang 23Phong cách lãnh đạo:
Các Giám đốc dự án có thể dẫn dắt nhóm của họ bằng nhiều cách Phong cách quản lý dự án lựa chọn có thể là sở thích cá nhân, hoặc kết quả của sự kết hợp của nhiều yếu tố liên quan đến dự án Phong cách quản lý dự án sử dụng có thể thay đổi theo thời gian dựa trên các yếu tố trong kịch bản Các yếu tố chính cần xem xét bao gồm nhưng không giới hạn ở:
• Đặc điểm của nhà lãnh đạo;
• Đặc điểm thành viên nhóm;
• Đặc điểm tổ chức;
• Các đặc điểm về môi trường.
Trang 24Cá tính:
Trang 25Vai trò của GĐDA là gấp đôi khi thực hiện dự án:
Các GĐDA đóng vai trò then chốt trong làm việc với Chủ đầu tư dự án nhằm hiểu rõ các mục tiêu chiến lược và đảm bảo sự liên kết các mục tiêu và kết quả của dự án với các mục tiêu, danh mục đầu tư và các lĩnh vực kinh doanh Bằng cách này, các GĐDA đóng góp vào việc tích hợp và thực hiện chiến lược.
Các GĐDA có trách nhiệm hướng dẫn nhóm làm
việc cùng nhau để tập trung vào những gì thực sự cần thiết ở cấp dự án Điều này đạt được thông qua việc tích hợp các quy trình, kiến thức và con người.
Quản lý tích hợp dự án là trách nhiệm cụ thể của GĐDA và không thể ủy nhiệm hoặc chuyển giao.
Trang 26 Quản lý tích hợp dự án bao gồm các tiến trình và các
hoạt động để xác định, kết hợp, thống nhất, và phối hợp các tiến trình khác nhau.
Tích hợp bao gồm các đặc điểm của sự thống nhất,
hợp nhất, truyền thông, và các hành động tích hợp đó là rất quan trọng để thực hiện dự án hoàn thành
Quản lý dự án tích hợp bao gồm việc lựa chọn phân bổ nguồn lực, tạo sự cân bằng giữa mục tiêu cạnh tranh và lựa chọn thay thế, và quản lý phụ thuộc lẫn nhau giữa các nhiệm vụ quản lý dự án
QUẢN LÝ SỰ TÍCH HỢP LÀ GÌ?
Trang 27MỤC ĐÍCH CỦA SỰ QUẢN LÝ TÍCH HỢP? Xác định sự tồn tại dự án và trao quyền cho Giám đốc dự án; Kết hợp tất cả các Kế hoạch thành một Kế hoạch dự án chung;
Dẫn dắt và thực hiện theo Kế hoạch đã lập;
Theo dõi tiến độ và đề xuất sự thay đổi nếu cần;
Điều chỉnh Kế hoạch dự án;
Đóng dự án;
Trang 28NỘI DUNG QUẢN LÝ SỰ TÍCH HỢP TRONG DỰ ÁN?Là tất cả Hoạt động và Quy trình nhằm xác định, liên kết, hợp nhất và hỗ trợ giữa các Quy trình khác nhau, các hoạt động Quản lý dự án bên trong Nhóm Nội dung Quản lý tích hợp bao gồm:a Lập Dự án đầu tư;b Lập Kế hoạch Quản lý dự án;c Định hướng và quản lý công việc;d Quản lý Kiến thức dự án;
e Theo dõi và kiểm soát cơng việc;
Trang 29CÁC TIẾN TRÌNH
QUẢN LÝ SỰ TÍCH HỢP
Trang 30Tích hợp thực hiện theo Quy trình
Quản lý dự án có thể được xem như là một tập các quy
trình và hoạt động được thực hiện để đạt được các mục tiêu của dự án Một số quá trình này có thể diễn ra một lần, nhưng nhiều quy trình khác chồng chéo và xảy ra nhiều lần trong suốt dự án.
Mặc dù không có khái niệm tuyên bố về cách tích hợp các
quy trình dự án nhưng rõ ràng một dự án có một cơ hội nhỏ để đạt được mục tiêu khi người quản lý dự án không tích hợp các quy trình dự án mà họ tương tác.
Trang 31Tích hợp ở mức độ nhận thức
Có nhiều cách khác nhau để quản lý dự án, và phương
pháp được lựa chọn thường phụ thuộc vào đặc điểm cụ thể của dự án bao gồm quy mô, mức độ phức tạp của dự án hoặc tổ chức, và văn hoá của tổ chức thực hiện Rõ ràng là các kỹ năng cá nhân và khả năng của GĐDA có liên quan chặt chẽ đến cách mà dự án được quản lý.
Giám đốc dự án nên phấn đấu để trở nên giàu có
trong tất cả các Kiến thức Quản lý Dự án Cuối cùng, đó là thông qua khả năng của GĐDA để tích hợp các quy trình trong các lãnh vực Kiến thức đó làm cho nó có thể đạt được kết quả dự án mong muốn.
Trang 32Tích hợp trong bối cảnh
Đã có nhiều thay đổi trong bối cảnh kinh doanh và dự án
diễn ra hôm nay so với vài thập kỷ trước Các công nghệ mới đã được giới thiệu Mạng xã hội, các khía cạnh đa văn hóa, các nhóm ảo, và các giá trị mới là một phần của thực tế mới của các dự án GĐDA xem xét các ý nghĩa của bối cảnh này trong kế hoạch truyền thông và quản lý kiến thức để hướng dẫn nhóm dự án.
Các GĐDA có thể quyết định làm thế nào để sử dụng tốt
nhất những yếu tố mới này của môi trường trong các dự án của họ để đạt được thành công.
Trang 33Tích hợp trong Quản lý dự án bao gồm những nội dung:
a LẬP DỰ ÁN ĐẦU TƯ
Lập Dự án đầu tư là quá trình phát triển một tài liệu chính thức cho phép sự tồn tại của một dự án và cung cấp quyền cho Giám đốc dự án, và là một cách trực tiếp để cam kết cho dự án Kết quả bước này là dự án được cấp Chứng nhận đầu tư, nguồn lực để tổ chức các hoạt động của dự án.
Đây là một nhiệm vụ của GĐDA, nếu không thực hiện nhiệm vụ này thì chỉ gọi GĐ xây dựng (CM).
Trang 34b LẬP KẾ HOẠCH QUẢN LÝ DỰ ÁN
Lập Kế hoạch quản lý dự án là quá trình xác định, chuẩn bị và phối hợp tất cả các Kế hoạch phụ và tích hợp chúng vào một Kế hoạch quản lý dự án toàn diện Kế hoạch này sẽ trình cho cấp có thẩm quyền phê duyệt trước khi thực hiện.
Nội dung KHQLDA gồm 2 phần chính:
• Trong dự án làm những việc gì? WHAT?
• Làm cách nào để Quản lý dự án? HOW?
Sau khi dự án được cấp phép, GĐDA phải lập KH QLDA.
Trang 35Định hướng và quản lý công việc là quá trình lãnh đạo và thực hiện các công việc được xác định trong Kế hoạch quản lý dự án và thực hiện các thay đổi đã được phê duyệt để đạt được mục tiêu của dự án.
Kết quả công việc thực hiện GĐDA phải báo cáo cho các cấp liên quan để theo dõi và kiểm soát.
Trang 36Quản lý kiến thức dự án là quá trình sử dụng kiến thức hiện có và tạo kiến thức mới để đạt được các mục tiêu của dự án và đóng góp cho việc học tập tổ chức
Trước khi thực hiện dự án, GĐDA dựa trên kết quả dự án và kiến thức được tạo ra bởi dự án có sẵn để hỗ trợ các dự án hoặc giai đoạn trong tương lai GĐDA sử dụng công cụ Training để đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho Nhóm QLDA.
d QUẢN LÝ KIẾN THỨC DỰ ÁN
Trang 37Theo dõi và kiểm soát dự án là quá trình kiểm soát và báo cáo tiến độ để đáp ứng các mục tiêu được xác định trong Kế hoạch quản lý dự án.
Trong nhiệm vụ này trong tâm là kiểm soát, phát hiện những gì không phù hợp yêu cầu phải sửa chữa, đồng thời những Kế hoạch lập ra không phù hợp phải điều chỉnh.
Trang 38Thực hiện kiểm soát thay đổi tích hợp là quá trình xem xét tất cả các yêu cầu thay đổi; phê duyệt các thay đổi và quản lý thay đổi để bàn giao sản phẩm, tài sản quá trình tổ chức, tài liệu dự án, và Kế hoạch Quản lý dự án Nó đánh giá tất cả các yêu cầu thay đổi hoặc sửa đổi dự án tài liệu, sản phẩm bàn giao, các tiêu chí, hoặc Kế hoạch quản lý dự án và phê duyệt hoặc từ chối các thay đổi.
GĐDA phải có Biểu mẫu tổng hợp để thường xuyên theo dõi tình trạng của những thay đổi.
Trang 39g KẾT THÚC HAY ĐÓNG DỰ ÁN
Đóng dự án hoặc giai đoạn dự án là quá trình hoàn tất các nhiệm vụ Quản lý dự án để chính thức hoàn thành dự án hoặc giai đoạn dự án
Kết thúc dự án, GĐDA cung cấp bài học kinh nghiệm, kết thúc chính thức của công việc dự án, và tạo ra các nguồn lực để thực hiện những dự án mới.
Chuyên đề này sẽ giúp cho:
• Các Kỹ sư nhận biết các yêu cầu để rèn luyện trở thành GĐDA;• Giúp cho Cơng ty giao nhiệm vụ cho GĐDA;
• Làm cơ sở để Interview tuyển chọn Giám đốc dự án.