Kế hoạch quản lý dự án là một tài liệu để giúp cho Tư vấn lập Kế hoạch để Quản lý dự án một cách nhanh gọn và đầy đủ. Kế hoạch QLDA được thiết lập sau khi Dự án đầu tư đã được cấp phép. Kế hoạch này sẽ trình cho Chủ đầu tư chấp thuận trước khi thực hiện. Trọng tâm của Kế hoạch là nêu ra những công việc cần phải thực hiện trong dự án (WHAT) và cách mà bạn Quản lý dự án như thế nào (HOW)
Logo CÔNG TY …………………………………………………… KẾ HOẠCH QUẢN LÝ DỰ ÁN KẾ HOẠCH QUẢN LÝ DỰ ÁN Dự án:……………………………………… Chủ đầu tư:……………………………… Tư vấn quản lý dự án: HÌNH PHỐI CẢNH DỰ ÁN Tháng năm Template – Kế hoạch Quản lý dự án KS Lê Huệ tư vấn soạn thảo Trang: 1/39 Logo CÔNG TY …………………………………………………… KẾ HOẠCH QUẢN LÝ DỰ ÁN KẾ HOẠCH QUẢN LÝ DỰ ÁN Dự án:……………………………………… Chủ đầu tư:……………………………… Tư vấn Quản lý dự án: Ngày … tháng … năm Phê duyệt Chủ đầu tư (Ký tên & đóng dấu) Ngày… tháng… năm Thiết lập Tư vấn Quản lý dự án (Ký tên & đóng dấu) Template – Kế hoạch Quản lý dự án KS Lê Huệ tư vấn soạn thảo Trang: 2/39 Logo CÔNG TY …………………………………………………… KẾ HOẠCH QUẢN LÝ DỰ ÁN HƯỚNG DẪN Kế hoạch quản lý dự án tài liệu để giúp cho Tư vấn lập Kế hoạch để Quản lý dự án cách nhanh gọn đầy đủ Kế hoạch QLDA thiết lập sau Dự án đầu tư cấp phép Kế hoạch trình cho Chủ đầu tư chấp thuận trước thực Trọng tâm Kế hoạch nêu công việc cần phải thực dự án (WHAT) cách mà bạn Quản lý dự án (HOW): Trang bìa: Cần ghi thơng tin hình ảnh cơng trình Mục 1.1: Tóm lược qui mô dự án theo Hồ sơ thiết kế Mục 1.2: Phạm vi công việc theo Dự án đầu tư & Dự toán Mục 1.3: Tiến độ ghi theo Dự án đầu tư Hợp đồng thi công Mục 1.4: Các mốc thời gian thiết lập theo tiến độ Hợp đồng thi công Mục 3: Phần tổ chức quản lý dự án, tùy theo dự án lớn nhỏ, kỹ thuật phức tạp hay đơn giãn mà số lượng nhân bố trí nhiều hay ít, dự án đơn giãn có qui mơ nhỏ, nhân kiêm nhiệm quản lý nhiều lãnh vực tập trung quản lý nhiệm vụ cốt lõi Mục 4: Phần lãnh vực quản lý dự án, dự án có qui mơ nhỏ, kỹ thuật đơn giãn cần tập trung vào nhiệm vụ cốt lõi để quản lý điều chỉnh cho phù hợp với dự án Trong lãnh vực quản lý có Quản lý tài thường Cơng ty khơng tham gia, mà Chủ đầu tư thiết lập máy quản lý Mục 4: Phần tiến độ, đưa thông tin tiến độ dự án cho phù hợp Mục 4: Phần quản lý chất lượng, khơng có nhu cầu quản lý chất lượng khâu khảo sát hay thiết kế loại trừ Mục 4: Phần quản lý chọn thầu, tùy theo hợp đồng với Chủ đầu tư mà ghi nội dung công việc cho phù hợp Mục 4: Phần quản lý rủi ro, tùy theo hợp đồng Quản lý dự án toàn diện hay Quản lý dự án giai đoạn xây dựng mà chọn hai nội dung cho phù hợp Mục 5, 6, bao gồm yếu tố Phụ thuộc, Giả định Hạn chế dự án: Lấy thông tin Dự án đầu tư Chủ đầu tư cung cấp Kế hoạch Quản lý dự án Kế hoạch tổng hợp bao gồm tất giải pháp quản lý Kế hoạch quản lý chất lượng, tiến độ, rủi ro, truyền thơng, nhân Giám đốc khỏi phải lập Kế hoạch chi tiết (nếu khơng có yêu cầu Chủ đầu tư) Kế hoạch Giám đốc dự án lập trình Chủ đầu tư chấp thuận,sau Kế hoạch chấp thuận Giám đốc dự án có trách nhiệm hướng dẫn cho nhân Ban QLDA, Nhà thầu Tư vấn liên quan hiểu rõ thực hiện, thay đổi cập nhật thường xuyên vào Kế hoạch Kế hoạch Quản lý dự án KS Lê Huệ tư vấn soạn thảo, kế hoạch xây dựng khung chung Tư vấn QLDA, anh chị dựa vào khung để lập Kế hoạch QLDA với vai trò Chủ đầu tư, nội dung chi tiết tùy theo dự án mình, tùy theo mục tiêu xác định cho dự án mà điều chỉnh cho phù hợp, template giúp cho anh chị tham khảo áp dụng, khơng mang tính bắt buộc thực Template – Kế hoạch Quản lý dự án KS Lê Huệ tư vấn soạn thảo Trang: 3/39 CÔNG TY …………………………………………………… Logo KẾ HOẠCH QUẢN LÝ DỰ ÁN NỘI DUNG Cơ sở lập kế hoạch 1.1 Tóm tắt quy mô dự án 1.2 Phạm vi công việc dự án 1.3 Mục tiêu dự án 1.4 Các mốc thời gian 1.5 Phương pháp luận quản lý dự án Chức quyền hạn tư vấn QLDA 2.1 Chức 2.2 Nhiệm vụ 2.3 Mối quan hệ Hệ thống tổ chức Ban quản lý dự án 3.1 Sơ đồ tổ chức 3.2 Danh sách nhân 3.3 Phân công nhiệm vụ 3.4 Lịch biểu làm việc Kế hoạch quản lý dự án 4.1 Quản lý tiến độ 4.2 Quản lý khối lượng 4.3 Quản lý chất lượng 4.4 Quản lý thay đổi 4.5 Quản lý an toàn – VSMT – PCCN 4.6 Quản lý chọn thầu 4.7 Quản lý nhân lực Ban QLDA 4.8 Quản lý truyền thông 4.9 Quản lý rủi ro 4.10 Quản lý khiếu nại 4.11 Quản lý cố Những phụ thuộc dự án Những giả định dự án Những hạn chế dự án Kết hoàn thành dự án Tài Kếtliệu quảđính kèm Template – Kế hoạch Quản lý dự án KS Lê Huệ tư vấn soạn thảo Trang: 4/39 CÔNG TY …………………………………………………… Logo KẾ HOẠCH QUẢN LÝ DỰ ÁN CƠ SỞ LẬP KẾ HOẠCH 1.1 Tóm tắt Quy mơ dự án - Tóm tắt Quy mô dự án kiến trúc, quy hoạch, kết cấu, diện tích, cơng năng, cơng suất cơng trình: - Tiêu chuẩn chất lượng yêu cầu: - Tiến độ dự án: - Giải pháp thi công: - Các yêu cầu đặc biệt dự án: 1.2 Phạm vi công việc dự án Nêu rõ nội dung công việc dự án cần thực (WHAT): - Giai đoạn - Hạng mục - Bộ phận - Công việc 1.3 Mục tiêu dự án Mục tiêu việc quản lý dự án: - Về phạm vi công việc:thực phạm vi công việc phê duyệt; - Về tiến độ: Các gói thầu thực theo tiến độ hợp đồng ký kết, tổng tiến độ dự án thực trong: … tháng, từ …… đến……… ; - Về chất lượng: ▪ Chất lượng đảm bảo theo yêu cầu Tiêu chuẩn thi công nghiệm thu thiết kế; ▪ Chọn lựa nhà thầu có chất lượng qua kinh nghiệm thực 05 cơng trình tương tự; ▪ 100% lỗi chất lượng phát phải sửa chữa trước nghiệm thu đưa vào sử dụng; - Về giá thành: Nằm Tổng mức đầu tư phê duyệt - Về an toàn Các Mục tiêu dự án xếp theo ưu tiên, phù hợp với Dự án đầu tư phê duyệt 1.4 Các mốc thời gian Các mốc thời gian dự án cho công việc cần thiết, thiết lập theo đây, giúp cho việc phân khúc tiến độ để quản lý chi tiết, phát chậm Template – Kế hoạch Quản lý dự án KS Lê Huệ tư vấn soạn thảo Trang: 5/39 Logo CÔNG TY …………………………………………………… KẾ HOẠCH QUẢN LÝ DỰ ÁN trễ để kịp thời xử lý Các mốc tiến độ phân chia nhỏ theo Sprint theo khung quản lý Agile/Scrum: Tên mốc thời gian Mơ tả cơng việc Ngày hồn tất bàn giao 1.5 Phương pháp luận quản lý dự án Phương pháp luận quản lý dự án Công ty giải pháp quản lý dự án xây dựng cách toàn diện chuyên nghiệp, quản lý dự án bao gồm nhiệm vụ cốt lõi nhiệm vụ hỗ trợ Xây dựng quy trình quản lý trình Chủ đầu tư chấp thuận trước thực ❖ Quản lý dự án trước tiên phải đáp ứng yêu cầu Nhà nước Việt Nam dự án đầu tư xây dựng, lãnh vực cốt lõi yêu cầu cần phải quản lý là: ▪ Quản lý chất lượng: Quản lý chất lượng dự án bao gồm trình hoạt động tổ chức thực sách chất lượng, mục tiêu trách nhiệm để đáp ứng Tiêu chuẩn chất lượng mà Thiết kế đề Nó thực qua Hệ thống quản lý chất lượng sách Quy trình với hoạt động cải tiến liên tục Nội dung bao gồm lập Kế hoạch chất lượng, thực Đảm bảo chất lượng Kiểm soát chất lượng ▪ Quản lý phạm vi công việc: Bao gồm công việc cần thiết để đảm bảo dự án bao gồm tất cơng việc, phải hồn thành cơng việc để hồn thành dự án Quản lý phạm vi dự án chủ yếu quan tâm đến việc xác định kiểm sốt không đưa vào dự án Nội dung bao gồm kiểm soát dự toán, kiểm soát khối lượng thay đổi, điều chỉnh khối lượng Phạm vị công việc quản lý không vượt phạm vi Dự án đầu tư/Dự toán/ hay Hợp đồng, vượt phải chủ đầu tư phê duyệt ▪ Quản lý tiến độ : Quản lý tiến độ dự án bao gồm công việc cần thiết để thiết lập tiến độ quản lý hoàn thành dự án thời gian Nội dung bao gồm vẽ tiến độ, kiểm soát tiến độ, theo dõi tiến độ ▪ Quản lý chi phí dự án: Bao gồm công việc liên quan đến dự tốn, ngân sách kiểm sốt chi phí để dự án hồn tất vịng ngân sách (Tổng mức đầu tư) phê duyệt Nội dung bao gồm kiểm sốt cơng tác lập Template – Kế hoạch Quản lý dự án KS Lê Huệ tư vấn soạn thảo Trang: 6/39 Logo CÔNG TY …………………………………………………… KẾ HOẠCH QUẢN LÝ DỰ ÁN dự toán, dự trù ngân sách, kiểm sốt chi phí tốn (Cơng việc CĐT giao cho Ban QLDA đưa vào, khơng có loại trừ) ▪ Quản lý tài chính: Quản lý tài bao gồm quản lý cơng việc chi nguồn tài cho dự án so với chi phí quản lý, theo dõi lưu chuyển tiền tệ ròng cho dự án xây dựng với việc quản lý chi phí hàng ngày Quản lý tài cịn thực việc ghi chép theo dõi sổ sách kế toán cho phù hợp với Quy định pháp luật Nội dung bao gồm lập kế hoạch tài chính, kiểm sốt tài chính, theo dõi sổ sách ghi chép (Công việc CĐT giao cho Ban QLDA đưa vào, khơng có loại trừ) ▪ Quản lý lựa chọn nhà thầu nhà cung ứng: Là tổ chức lựa chọn nhà thầu, nhà cung ứng với tiêu chí: Lựa chọn nhà cung ứng có sản phẩm tốt nhất, giá cạnh tranh, khả cung cấp vật tư theo yêu cầu dự án, đồng thời quản lý thực hoàn tất hợp đồng Nội dung bao gồm lập Kế hoạch chọn thầu & mua sắm, chọn thầu, quản lý hợp đồng ▪ Quản lý an toàn, vệ sinh mơi trường: Quản lý an tồn dự án bao gồm tất hoạt động Chủ đầu tư tổ chức thực để xác định sách an tồn, mục tiêu, trách nhiệm để ngăn chặn tai nạn, có khả gây thương tích cá nhân, tử vong, thiệt hại tài sản Quản lý môi trường dự án bao gồm tất hoạt động Chủ đầu tư tổ chức thực để xác định sách môi trường, mục tiêu trách nhiệm để giảm thiểu tác động đến môi trường xung quanh tài nguyên thiên nhiên phù hợp với giới hạn ghi giấy phép hợp pháp Nội dung bao gồm lập Kế hoạch, thực Đảm bảo Kiểm sốt an tồn lao động mơi trường ❖ Ngồi dự án cần thiết phải quản lý lãnh vực hỗ trợ để mang lại hài lòng khách hàng, hiệu cho dự án phù hợp thông lệ Quốc tế cho dự án liên doanh với nước ngoài, bao gồm: ▪ Quản lý tích hợp dự án: Quản lý tích hợp dự án bao gồm công việc cần thiết để xác định, kết hợp, thống nhất, phối hợp cơng việc khác nhóm q trình quản lý dự án Trong nội dung quản lý dự án, tích hợp bao gồm: Lập dự án đầu tư, lập Kế hoạch quản lý dự án, đạo quản lý công việc dự án, quản lý kiến thức dự án, theo dõi kiểm sốt cơng việc dự án, thực kiểm sốt thay đổi tích hợp, kết thúc dự án hay giai đoạn Đây nhiệm vụ dành riêng cho GĐDA thực suốt vịng đời dự án mà khơng chuyển giao cho ▪ Quản lý rủi ro dự án: Quản lý rủi ro nhằm giúp giảm thiểu, giám sát điều khiển tính khả thi tác động kiện khơng dự đốn Template – Kế hoạch Quản lý dự án KS Lê Huệ tư vấn soạn thảo Trang: 7/39 Logo CÔNG TY …………………………………………………… KẾ HOẠCH QUẢN LÝ DỰ ÁN tối đa hóa nhân dạng hội Quản lý rủi ro bao gồm lập Kế hoạch quản lý rủi ro, nhận dạng, phân tích, lập kế hoạch ứng phó, giám sát kiểm soát dự án Mục tiêu quản lý rủi ro giảm xác suất tác động kiện tiêu cực dự án ▪ Quản lý truyền thông & bên liên quan dự án: Quản lý truyền thông dự án bao gồm việc truyền thông điệp đến nơi lúc; tiếp nhận, phân phối, lưu trữ, sử dụng thơng tin dự án, truyền thơng cịn phối hợp với Bên liên quan, tìm hiểu đáp ứng hài lòng họ để tạo cầu nối Bên liên quan tham gia vào dự án, kết nối văn hóa khác nhau, mức độ khác chuyên mơn, quan điểm mang lại lợi ích việc thực dự án Nội dung bao gồm lập Kế hoạch, chọn kênh truyền thông phù hợp cho dự án, trao đổi thông tin, báo cáo kết thực hiện, phối hợp với Bên liên quan ▪ Quản lý nguồn lực: Quản lý nguồn lực dự án bao gồm trình tổ chức, quản lý lãnh đạo nhân lực, thiết bị, vật tư dự án Nhóm dự án/Ban QLDA bao gồm người có vai trị trách nhiệm giao để hoàn thành dự án Thành phần số lượng thành viên nhóm dự án thay đổi thường xuyên triển khai dự án Trong vai trò trách nhiệm cụ thể cho thành viên nhóm dự án phân công, tham gia tất thành viên việc lập kế hoạch định tạo hiệu cao Nội dung bao gồm lập kế hoạch, ước tính nguồn lực, lập Ban QLDA, quản lý ban QLDA, kiểm soát nguồn lực ▪ Quản lý khiếu nại dự án: Quản lý khiếu nại mô tả quy trình cần thiết để ngăn chặn khiếu nại xây dựng, để giảm thiểu ảnh hưởng xảy ra, xử lý khiếu nại cách nhanh chóng hiệu Mặc dù thay đổi thỏa thuận với văn hợp đồng xảy thường xuyên, tranh chấp bên liên quan dự án gần phổ biến Mục đích làm cho bên liên quan hài lòng với kết dự án, khơng cịn bị thiệt thịi, nội dung gồm nhận dạng khiếu nại, ngăn ngừa khiếu nại, giải khiếu nại Nói tóm lại, Phương pháp luận quản lý dự án đầu tư xây dựng thực với 14 nhiệm vụ bao gồm nhiệm vụ cốt lõi hỗ trợ, bố trí nhân lực để quản lý nhiệm vụ trên, phương pháp vừa đáp ứng yêu cầu Nhà nước mang lại hiệu cho Chủ đầu tư phù hợp với thông lệ Quốc tế Tùy theo quy mô dự án, mà nhiệm vụ có thực thực đầy đủ hay thực số nhiệm vụ mà thơi, thực nhiệm vụ Kế hoạch QLDA phải đưa vào Template – Kế hoạch Quản lý dự án KS Lê Huệ tư vấn soạn thảo Trang: 8/39 Logo CÔNG TY …………………………………………………… KẾ HOẠCH QUẢN LÝ DỰ ÁN CHỨC NĂNG VÀ QUYỀN HẠN CỦA TƯ VẤN QUẢN LÝ DỰ ÁN 2.1 Chức năng: ▪ Thay mặt Ban Giám đốc Công Ty tư vấn việc tổ chức quản lý để thực yêu cầu nêu hợp đồng, hoàn thành mục tiêu dự án đảm bảo yêu cầu bên liên quan ▪ Thay mặt Chủ đầu tư làm việc trực tiếp với nhà thầu, đơn vị tư vấn bên liên quan theo yêu cầu hoàn thành mục tiêu dự án đảm bảo yêu cầu bên liên quan ▪ Xem xét phê duyệt tài liệu, công văn, văn chuyển giao cho Chủ đầu tư quan thẩm quyền Nhà nước có liên quan theo quy định 2.2 Nhiệm vụ: Để thực chức năng, tư vấn quản lý dự án có nhiệm vụ sau: ▪ Tổ chức hoạt động tư vấn QLDA nhằm đảm bảo hoàn thành mục tiêu dự án yêu cầu bên liên quan theo Phương pháp luận hợp đồng ký ▪ Thay mặt Chủ đầu tư tổ chức việc quản lý hoạt động kiểm tra giám sát: ✓ Kiểm tra tính pháp lý hồ sơ, tài liệu liên quan đến kiểm sốt tiến độ cơng trình q trình thi cơng tổ chức cá nhân có liên quan ✓ Phê duyệt hồ sơ trình duyệt nhà thầu liên quan đến cơng tác thi công ✓ Tham mưu cho Chủ đầu tư việc phê duyệt nguồn vật tư thiết bị nhà thầu đề xuất ✓ Quản lý chất lượng công trình xây dựng ✓ Xem xét việc xây dựng triển khai thực kế hoạch tiến độ thi công chi tiết, đảm bảo theo qui định pháp luật hành ✓ Quản lý kiểm sốt chất lượng cơng việc, đảm bảo việc thực đơn vị thi công yêu cầu hợp đồng ký với bên Chủ đầu tư yêu cầu kỹ thuật qui định tài liệu thiết kế cho công việc, hạng mục cơng trình ✓ Hướng dẫn lập hồ sơ toán Hợp đồng xây dựng, kiểm soát xác nhận hồ sơ toán theo tiến độ nhà thầu trước Chủ đầu tư phê duyệt Template – Kế hoạch Quản lý dự án KS Lê Huệ tư vấn soạn thảo Trang: 9/39 Logo CÔNG TY …………………………………………………… KẾ HOẠCH QUẢN LÝ DỰ ÁN ✓ Quản lý tiến độ thực hạng mục cơng trình xây dựng nhà thầu theo kế hoạch thi cơng cơng trình ✓ Kiểm tra giám sát công tác chuẩn bị cho việc chạy thử không tải – có tải, đào tạo vận hành bàn giao cơng trình sử dụng ✓ Kiểm sốt chi phí phát sinh ✓ Kiểm tra cơng tác an tồn lao động, vệ sinh môi trường, PCCC ✓ Kiểm tra chất lượng hồ sơ nghiệm thu, khối lượng, chất lượng dự án ✓ Tiếp nhận xem xét báo cáo theo định kỳ qui định, qua có ý kiến văn trực tiếp tham mưu cho Chủ đầu tư kiểm soát thực đạo đơn vị trực thuộc kiểm soát chất lượng, tiến độ thực đơn vị thi công ✓ Báo cáo Chủ Đầu tư hàng tháng tiến trình cơng tác ✓ Tổ chức chủ trì họp giao ban hàng tuần buổi họp đột xuất để giải vấn đề liên quan đến việc thực dự án ✓ Giúp Chủ đầu tư lập báo cáo gửi quan quản lý Nhà nước ▪ Tổ chức công việc quản lý hồ sơ - tài liệu liệu: ✓ Tư vấn QLDA tổ chức việc kiểm sốt tồn tài liệu liệu liên quan phát sinh trình thực dự án ✓ Giúp Chủ đầu tư thiết lập lưu trữ hồ sơ, tài liệu kiểm sốt chất lượng xây dựng cơng trình ▪ Xây dựng ban hành quy định quy trình thực thống nhất, phục vụ cơng tác quản lý điều hành dự án: ✓ Điều phối công việc phận trực thuộc Tư vấn QLDA Giám sát phối hợp hợp lý phận thuộc Tư vấn QLDA, đơn vị tư vấn thiết kế, đơn vị thi công, đơn vị khác liên quan để đạt tiến độ chung ✓ Tư vấn QLDA soạn thảo tài liệu qui trình, qui định cơng việc phục vụ cho việc kiểm soát chất lượng thực dự án ✓ Đảm bảo tính thống đồng triển khai thực đơn vị trực thuộc Tư vấn QLDA quan hệ công việc với đơn vị bên đối tác ✓ Quản lý chung đạo cho QA/QC việc: o Soạn thảo thiết lập tài liệu, biểu mẫu kiểm soát chất lượng phục vụ cho quản lý chất lượng cơng trình Template – Kế hoạch Quản lý dự án KS Lê Huệ tư vấn soạn thảo Trang: 10/39 ... quản lý dự án Trong nội dung quản lý dự án, tích hợp bao gồm: Lập dự án đầu tư, lập Kế hoạch quản lý dự án, đạo quản lý công việc dự án, quản lý kiến thức dự án, theo dõi kiểm soát cơng việc dự án, ... …………………………………………………… KẾ HOẠCH QUẢN LÝ DỰ ÁN Quản lý hợp đồng, quản lý khiếu nại Quản lý ATLĐ& VSMT Quản lý khối lượng & toán Quản lý phối hợp truyền thơng Quản lý chi phí dự án Thư ký dự án …………………… ▪... vấn Quản lý dự án (Ký tên & đóng dấu) Template – Kế hoạch Quản lý dự án KS Lê Huệ tư vấn soạn thảo Trang: 2/ 39 Logo CÔNG TY …………………………………………………… KẾ HOẠCH QUẢN LÝ DỰ ÁN HƯỚNG DẪN Kế hoạch quản lý