kế hoạch quản lý dự án thành lập quán sinh tố take away

- Xây dựng được thương hiệu Icefruzz là nơi đáng tin cậy cho học sinh – sinh viên, nhân viên văn phòng và các cô chú bác có nhu cầu thưởng thức một sản phẩm chất lượng các loại sinh tố đ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC

KẾ HOẠCH QUẢN LÝ DỰ ÁN

THÀNH LẬP QUÁN

SINH TỐ TAKE AWAY

GVHD : PGS-TS Lưu Trường Văn SVTH : Nguyễn Duy Tuấn – MBA12B

TP HCM, THÁNG 5 NĂM 2013

MỤC LỤC

Table of Contents

1 LÝ DO THÀNH LẬP DỰ ÁN 2

2 MỤC TIÊU CỦA DỰ ÁN 3

3 QUY MÔ, PHẠM VI DỰ ÁN 3

3.1 Nhân sự 4

3.2 Chi phí : 5

3.2.1 Điều tra thị trường và thu thập thông tin 6

3.2.2 Thuê mặt bằng 6

3.2.3 Thuê nhân viên 7

3.2.4 Thiết kế quán 7

3.2.5 Mua bàn và ghế 7

3.2.6 Các vật dụng trang trí 8

3.2.7 Ly 8

3.2.8 In poster và bandroll 8

3.2.9 Máy móc pha chế 8

3.2.10 Xây dựng cơ bản 9

3.2.11 Chi phí hoạt động như điện, nước,… 9

3.2.12 Nguyên vật liệu 9

3.2.13 Chi phí quảng cáo, marketing 9

3.2.14 Chi phí khuyến mãi 9

3.2.15 Sản phẩm 10

3.3 Thời gian thực hiện dự án 11

3.4 Kỹ thuật : 11

4 CÁC GIẢ ĐịNH 12

5 CÁC RÀNG BUỘC 12

6 CÁC LOẠI TRỪ 13

7 DỰ ÁN CÓ LIÊN QUAN 13

8 CƠ CẤU CÔNG VIỆC – WBS 14

9 TIẾN ĐỘ DỰ ÁN 15

9.1 Bảng công việc của dự án 15

9.2 Tiến độ Gantt 16

10 MA TRẬN PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM (RAM) 17

11 TRÁCH NHIỆM VÀ MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC BỘ PHẬN TRONG DỰ ÁN –

RACI 18

12 PHƯƠNG ÁN KIỂM SOÁT DỰ ÁN 19

13 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC DỰ ÁN 20

13.1 Yêu cầu nhân viên 20

13.2 Đào tạo, khen thưởng 21

14 CÁC RỦI RO CHÍNH CỦA DỰ ÁN, PHƯƠNG ÁN GIẢM NHẸ 21

15 LIÊN LẠC, GIAO TIẾP VÀ QUẢN LÝ THÔNG TIN DỰ ÁN 22

15.1 Liên lạc, giao tiếp 22

15.2 Quản lý thông tin 23

16 MỨC ĐỘ THÀNH CÔNG CỦA DỰ ÁN 23

16.1 Đối với chủ đầu tư 23

16.2 Lợi ích xã hội và cộng đồng 24

17 NHỮNG NỘI DUNG CẦN CẢI THIỆN 24

18 CÁC BÀI HỌC KINH NGHIỆM 25

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

THÀNH LẬP QUÁN SINH TỐ TAKE AWAY

“ICEFRUZZ”

1 Lý do thành lập dự án

“Sài Gòn hai mùa mưa nắng” câu nói quen thuộc của bao nhiêu người không chỉ ở Sài Gòn và còn ở khắp Việt Nam Đúng vậy, Sài Gòn khác rất nhiều

so với các vùng khác của nước ta, chỉ duy nhất hai mùa trong năm, mùa Mưa và

mùa Nắng Hầu như khí hậu Sài gòn quanh năm không biến chuyển, mỗi ngày,

mỗi mùa đều như nhau, sáng và chiều mát, trưa nóng, và tối khí hậu ôn hòa

Mùa mưa trước đây thường bắt đầu vào cuối tháng 5, kết thúc vào đầu tháng 12 Nhưng gần đây, mùa mưa bắt đầu có lộn xộn một chút Tháng mưa có khi tháng 3 tháng 4 đã bắt đầu (nhưng chỉ lác đác vài nơi), có khi tận tháng 7 mới bắt đầu, nhưng khi kết thúc lại rất sớm Mưa Sài Gòn vài năm trở lại đây không còn như xưa, kéo dài ngày này qua ngày khác Bây giờ, những cơn mưa đến rất nhanh, chỉ vỏn vẹn 15-30 phút là dứt, và nắng chói chang lại kéo ngay đến, đi đôi với bầu không khí nóng ẩm rất khó chịu Buổi trưa của mùa mưa, nhiệt độ cũng phải đến 37-39oC, rất oi bức

Còn nắng Sài Gòn, hầu như quanh năm không thay đổi, vẫn cái nắng khiến người đi đường phải che

chắn cẩn thận, vẫn cái

nắng nhìn ra là lóa cả

mắt, nhiệt độ buổi trưa

rất cao (38-41oC) Mọi

sinh hoạt của người dân

thường bị đảo lộn trong

thời gian này vì nóng, tất

cả người dân đều muốn ở

nhà hoặc văn phòng công

ty,…để tránh né cái nóng

oi bức Còn buổi tối thì

người dân tìm đủ mọi phương cách để tránh né cái nóng : Người thì vào siêu thị,

kẻ ra công viên, là cà quán café, một số khác tập trung ở bờ sông để hóng mát…

Đó là những kiểu “trốn” nóng rất hiệu quả và khá tiết kiệm

Với cái nóng luôn thường trực như ở Sài Gòn dù là mùa Mưa hay mùa Nắng thì việc ngồi nhâm nhi một ly sinh tố mát lạnh với không gian mát lạnh như Băng (sử dụng nhiều gam màu lạnh) là một cảm giác thú vị vô cùng mà nhiều người dân Sài Gòn mong muốn, hay mua đem về thưởng thức cùng bạn bè thật là tuyệt Vì vậy, việc thành lập một quán sinh tố mát lạnh và phục vụ nhanh kiểu take away là một ý tưởng hay và cần sớm thực hiện

2 Mục tiêu của dự án

- Kinh doanh có lãi và tồn tại được 1 năm từ ngày thành lập

- Mở thêm được 2 chi nhánh tại khu vực quận Tân Bình và Gò Vấp trong năm thứ 2 để tăng độ nhận biết khách hàng

- Xây dựng được thương hiệu Icefruzz là nơi đáng tin cậy cho học sinh – sinh viên, nhân viên văn phòng và các cô chú bác có nhu cầu thưởng thức một sản phẩm chất lượng (các loại sinh tố được điều chế theo phong cách của các nhà hàng 5 sao), giá cả phải chăng và một không gian băng giá như đang ở trong căn nhà ở Bắc cực làm giảm đi cái nóng oi bức của Sài Gòn

- Thời gian hoàn vốn của chi nhánh đầu tiên ở quận 1 là trong vòng 2 năm

- Quán được xây dựng và thực hiện đúng tiến độ đã đề ra

3 Quy mô, phạm vi dự án

Thời tiết Sài Gòn luôn có cái nóng oi bức, nên nhu cầu giải nhiệt cho cái nóng rất cao, nên quy mô thử nghiệm ban đầu sẽ là khu vực quận 1, nơi có mật độ dân cư cao và nhu cầu take away, gọi điện thoại mang đến tận nơi, nghỉ ngơi buổi trưa,…là khá cao nên quy mô dự án có thể mở rộng thêm nữa

- Kinh phí dự kiến : 750 triệu đồng

- Thời gian thực hiện : 4 tháng

- Dự án được thực hiện qua các bước :

+ Thăm dò thị trường và đưa ra các kế hoạch

+ Xem xét sản phẩm mẫu, đưa vào dùng thử và chỉnh sửa sản phẩm.

+ Tìm kiếm các nhà cung cấp nguyên liêu

+ Tìm kiếm các nhà thầu cho các hạng mục để thi công dự án

+ Thực hiện dự án

3.1 Nhân sự

Dự án được thành lập trên ý tưởng và sự thống nhất của nhóm

“Eskimo” là những người bạn cùng học cấp 3 bao gồm 5 thành viên với những chuyên ngành khác nhau như : kinh doanh, công nghệ thông tin, thiết kế,…

- Các thành viên thực hiện dự án bao gồm : 5 người làm việc toàn thời gian

+ 1 thành viên chuyên trách cho tất cả các khâu toàn dự án – Trưởng dự án+ 1 thành viên chuyên trách về điều chế các sản phẩm và liên hệ với nhà cung cấp nguyên vật liệu

+ 1 thành viên chuyên trách thiết kế cho tất cả các hạng mục của dự án

+ 1 thành viên chuyên trách làm Marketing cho dự án

+ 1 thành viên liên lạc với nhà thầu công trình thực hiện dự án

- Chi tiết công việc

Vị trí Mô tả công việc

Trưởng dự án

- Lập kế hoạch cho dự án

- Phân công và giám sát toàn bộ công việc của dự án

- Tính toán và kiếm soát chi tiêu cho toàn dự án

- Đôn đốc và giải quyết các khó khăn để dự án được hoàn thành đúng tiến độ

quán sao cho đúng với mục tiêu ban đầu của dự án

- Thiết kế các bandroll, poster, các decal dán trên quầy, trên tường, bảng hiệu,…

Marketing

- Tiến hành lên kế hoạch Marketing cho quán trước khi quán khai trương như : thời điểm phát poster, quảng cáo các trang báo mạng về ẩm thực, ăn uống,…

- Lên kế hoạch các khuyến mãi của chương trình làm sao cho thu hút khách hàng đến quán và cảm thấy vừa lòng với khuyến mãi đó

Thi công

- Người giám sát cần phải theo sát tiến độ dự án, thường xuyên liên lạc, bàn bạc với trưởng dự án để có thể kịp thời điều chỉnh dự án hay có các phương án khi dự án gặp sự cố

- Liên lạc và chọn lọc đơn vị thi công có uy tín, làm các điều khoản trên hợp đồng thật kỹ càng

Nguồn vốn đầu tư : Quán sinh tố take away Icefruzz được đầu tư kinh doanh bằng vốn của 5 thành viên của nhóm, mỗi thành viên đóng góp như nhau : 150tr/người Tổng vốn đầu tư dự kiến là : 750tr

Thuê nhân viên

+ 6 Sinh viên làm việc bán thời gian

+ 1 nhân viên giữ xe

+ 1 kế toán

+ Quản lý trực tiếp quán

15

300

+ Chia làm 3 ca, 2 người/ca, 2.5tr/người

+ Do 1 thành viên nhóm làm+ Do 1 thành viên nhóm làm

5 Mua bàn và ghế 40 + 10 bộ bàn ghế

11 Chi phí hoạt động như điện, nước,… 5 5tr/tháng

2tr/ngày

13 Chi phí quảng cáo, marketing 50 Thực hiện trên nhiều kênh

15 Tủ lạnh để trữ trái cây, nguyên vật liệu 20 2 cái

3.2.1 Điều tra thị trường và thu thập thông tin

- Nhóm 5 thành viên sẽ chia ra mỗi người 1 khu vực trong quận 1,3,4,5 và 8 để tìm hiểu nhu cầu tất cả các tầng lớp, quan trọng nhất là tầng lớp học sinh – sinh viên và nhân viên văn phòng có nhu cầu uống sinh tố làm nhanh, ngon, sạch, tiện lợi và theo một phong cách Mỹ…

- Ngoài ra nhóm còn phải đi uống sinh tố, café ở các quán gần sát nơi dự án sắp thực hiện để có thể nắm bắt điểm mạnh, điểm yếu và học hỏi cách thiết kế làm sao tạo điểm khác biệt và thu hút khách hàng

3.2.2 Thuê mặt bằng

- Nhóm thực hiện thuê mặt bằng tại ngã ba đường Nguyễn Cư Trinh và Nguyễn Trãi Tại đây gần trường học, nằm trung tâm tại các quận và là đường thông thoáng, có khá nhiều người qua lại Xung quanh có khá nhiều trung tâm mua sắm, các cao ốc văn phòng và người dân xung quanh cũng khá đông đúc

- Diện đất thuê đất là : 28 m2, thuê trong vòng 1 năm, đặt cọc 3 tháng

3.2.3 Thuê nhân viên

- Kế toán (1 người) : do chính thành viên trong nhóm thực hiện việc ghi chép sổ sách và tính toán lãi lỗ hàng ngày

- Quản lý trực tiếp quán (1 người): do chính thành viên của nhóm thực hiện, thường trực thường xuyên tại quán để quản lý các hoạt động và phát sinh của quán

- Nhân viên (6 người) : Thuê sinh viên làm việc bán thời gian, chia làm 3 ca, ca sáng (từ 9h – 13h) ; ca chiều (từ 13h-18h), ca tối (từ 18h-22h) và luân phiên thay đổi để tạo điều kiện cho sinh viên dành thời gian học

- Nhân viên giữ xe (1 người) : Thuê 1 nhân viên giữ xe làm việc cả ngày (dự định thuê người quen)

3.2.4 Thiết kế quán

- Ý tưởng được hình thành và bàn luận giữa 5 thành viên của nhóm và thiết kế

do chính 1 thành viên trong nhóm thực hiện

- Tông màu chủ đạo : Quán lấy tông màu chủ đạo là các màu lạnh như : trắng, xanh lục, xanh lá cây để tạo khung cảnh lạnh lẽo và băng giá

3.2.5 Mua bàn và ghế

- Bàn ghế đều được chọn

kiểu dáng trẻ trung, tông

màu trắng giúp khách giải

tõa cơn khát và cái nóng oi

bức vào buổi trưa

- Ngoài các loại ghế thông

thường thì còn có các loại

ghế cao (như dạng ngồi ở

bar) được đặt sát quầy bar

3.2.6 Các vật dụng trang trí

- Các vật dụng trang trí là các loại như : hình ảnh trái cây, sự tươi mát, trẻ trung, các con vật dễ thương được đặt tại các góc từng vị trí để tạo sự thư thái cho khách hàng

- Sử dụng hoa giả nhưng tươi mới đặt trên quầy bar, trên góc tại chỗ ngồi của khách, tạo không gian không gian lãng mạn

3.2.7 Ly

- Bộ ly được sử dụng không phải là dạng ly thủy tinh

như quán cafe hay quán nước sinh tố khác thực

hiện mà là dạng ly nhựa nhưng được thiết kế sang

trọng, tiện lợi cho việc mang đi và thưởng thức tại

bất cứ đâu mà vẫn vệ sinh

- Trên thân ly sẽ được dán 1 lớp giấy để vừa quảng cáo thương hiệu cho Icefruzz

mà còn vừa có thể giúp khách hàng không cảm thấy lạnh tay khi thưởng thức sinh tố

3.2.8 In poster và bandroll

- Thiết kế poster do 1 thành viên trong

nhóm thực hiện, ý tưởng là sự thống

nhất của 5 thành viên

- Bandroll và bảng hiệu sẽ được thực

hiện đúng tông màu chủ đạo và gợi

cho khách hàng hiểu ngay triết lý của

quán khi nhìn vào bảng hiệu

3.2.10 Xây dựng cơ bản

- Việc xây dựng sẽ được cả nhóm cùng giám sát tiến độ thi công để đảm bảo cho

sự thi công đúng với ý tưởng đề ra ban đầu

- Không gian xung quanh sẽ sử dụng nhiều loại đèn phản chiếu để giúp không gian lạnh hơn

3.2.11 Chi phí hoạt động như điện, nước,…

- Do thuê độc lập nên điện nước sẽ được tự chủ, giảm chi phí tiêu thụ hàng tháng

3.2.12 Nguyên vật liệu

- Các nguyên vật liệu đều được sử dụng tươi mới, để giúp khách hàng cảm nhận

độ tươi, ngon của sản phẩm

- Tất cả các nguyên vật liệu này sẽ do chính thành viên pha chế của nhóm đứng

ra đảm nhận tìm kiếm, mua và thực hiện bảo quản

3.2.13 Chi phí quảng cáo, marketing

- Thời gian đầu sẽ sử dụng kênh phân phối bạn bè là chính Dựa vào mối quan

hệ của 5 thành viên của nhóm để quảng cáo truyền miệng, nhờ sự ủng hộ của bạn bè trong thời gian đầu của quán

- Sử dụng các kênh truyền thông IT : do 1 thành viên IT trong nhóm thực hiện

Sẽ liên tục lên các diễn đàn về ăn uống sài gòn để quảng cáo và giới thiệu sản phẩm

- Liên lạc tài trợ cho các chương trình học sinh – sinh viên để quảng bá sản phẩm

- Đăng trên các trang nhommua, cungmua,…để vừa là hình thức quảng cáo, vừa

là hình thức tăng doanh thu bán hàng

3.2.14 Chi phí khuyến mãi

- Khai trương : uống 1 ly sẽ được bốc thăm 1 lần, với giải thưởng là các Phiếu quà tặng có giá trị từ : 50 -100 ngàn VND hoặc các món quà xinh xắn Thời gian diễn ra trong 10 ngày tính từ ngày khai trương

- Sau thời gian này sẽ có hình thức

khuyến mãi uống và bóc thăm phiếu

trúng thưởng các quà tặng giá trị

như : Ipop,…và các phiều quà tặng

giảm giá trên sản phẩm

Classic Smoothies

Goji Berry Smoothies

kẹo bạc hà, quả việt quất,

nước ép acai berry, dâu tây

Acai Tropical

nước ép acai, táo,

thơm, dâu tây

Passion Berry

dâu tươi, phúc bồn tử, chanh dây, lựu, mật ong

TeApple

táo, trà xanh, mật ong

A! Goji

trái goji, táo, thơm, sữa chua

Dark Acai

Nước ép acai, blackcurrant,

dâu tây, chuối

Nước ép acai, kiwi,

raspberry, sữa đậu nành

Avomatcha

matcha, avocado, fresh milk M&Mcino

socola M&M, cà phê,

TeApple With Matcha

trà xanh, táo,

sữa chua, matcha Baileycino

rượu bailey, cà phê,

sữa tươi

Berry Mixed Up!

quả lý chua, phúc bồn tử, việt quất, sữa chua, soda

Avograiny

ngũ cốc, bơ, sữa tươi

Grain Tomazing

ngũ cốc, cà chua bi, mật ong

Matcha Mangola

matcha, mango, fresh milk

3.3 Thời gian thực hiện dự án

- Thời gian dự kiến hoàn thành dự án : 4 tháng

- Thời điểm bắt đầu dự án : tháng 6/2011

+ 01/06 – 30/06/2011 : Khảo sát, lập kế hoạch, chuẩn bị vốn cho dự án

+ 01/07 - 04/07/2011 : Chuẩn bị mặt bằng

+ 05/07/2011 : Khởi công xây dựng

+ 30/08/2011 : Hoàn thành xây dựng cơ bản

+ 01/09 – 20/09 : Hoàn tất việc lắp đặt và trang trí cho dự án

+ 21/09 – 15/10 : Chuẩn bị để khai trương, tiến hành thông báo đến bạn bè, người thân và các trang mạng internet về ngày khai trương của quán

3.4 Kỹ thuật :

- Sử dụng công nghệ Instant forzen tiên tiến của Mỹ để đông đặc trái cây nhằm giữ lại toàn bộ tinh chất và mùi vị đặc trưng của trái cây, đảm bảo mang đến thức uống rất ngon và cực kỳ bổ dưỡng

- Công thức pha chế đầy sáng tạo của ICEFRUZZ được chính các bartender chuyên nghiệp của khách sạn 5 sao tại New York dày công nghiên cứu

- Thức uống ICEFRUZZ được tạo nên từ dòng Berry cao cấp nhập trực tiếp từ

Mỹ, Úc, trái cây tươi, ngũ cốc tự nhiên, tinh chất trà xanh hòa trộn với yogurt, mật ong rừng Đặc biệt nhất là dòng Goji Berry - The King of Berries, với hàm lượng chất chống lão hóa cao nhất trong tất cả loại trái cây Đây là bí quyết dưỡng sắc đẹp mà các sao Hollywood tin dùng

Trong dự án xây dựng quán Icefruzz cần bổ sung thêm các ràng buộc như sau :

- Cần thực hiện các khâu của dự án một cách nhanh chóng và đúng tới tiến độ đã nên trong dự án để đảm bảo quán sẽ hoạt động hiệu quả tạo ra lợi nhuận cao

- Các thành viên của nhóm phải tuân thủ đúng các mục tiêu đã đề ra và cố gắng

để đạt được các mục tiêu đó

- Nguồn vốn từ 5 thành viên là cố định nên khi chi tiêu mua sắm cần phải tuân thủ theo những công việc đã nêu trên kế hoạch dự án Nếu có phát sinh thì phải cùng nhau bàn thảo để việc mua sắm được đầy đủ, tiết kiệm và chính xác

- Các thành viên của dự án thì ngoài thành viên quản lý chính là thường xuyên

có mặt tại quán thì 4 thành viên còn lại đều có công việc chính khác, việc góp vốn thành lập quán Icefruzz chỉ là phụ để vừa học hỏi kinh nghiệm, vừa tìm kiếm đường hướng kinh doanh Vì vậy việc 4 thành viên có mặt thường trực là không thể, nhưng sẽ tranh thủ và chia thời gian đến quán để hỗ trợ quản lý

- Cần đi đăng ký kinh doanh ngay để kịp có giấy phép cho dự án

- Tiến hành đăng ký các loại giấy chứng nhận để tạo sự tự tin cho khách hàng như : chứng nhận an toàn vệ sinh thực phẩm, chứng nhận các nguyên vật liệu

là tươi mới,…