báo cáo kết quả thực hiện dự án thành lập trung tâm tin học – ngoại ngữ

Giúp các bạn trẻ, sinh viên mới ra trường trang bị chomình những kiến thức bổ trợ cần thiết để có thể tìm cho mình một việc làm ổn định và phù hợp,…  Báo cáo này nhằm đánh giá lại quá t

BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC HIỆN DỰ ÁN THÀNH LẬP TRUNG TÂM TIN HỌC

NGOẠI NGỮ IQ.

GVHD: PGS TS Lưu Trường Văn.

Người viết báo cáo: Lê Thanh Sang MSHV: MBA12B-033

Phụ lục

1 GIỚI THIỆU 4

2 MỤC TIÊU CỦA DỰ ÁN: 4

3 QUY MÔ, PHẠM VI DỰ ÁN: 4

3.1 Nhân sự 5

3.2 Chi phí 6

4 CÁC RÀNG BUỘC 10

5 CÁC LOẠI TRỪ (EXCLUSIONS) 10

6 DỰ ÁN CÓ LIÊN QUAN 10

7 CƠ CẤU CÔNG VIỆC – WBS 11

8 TIẾN ĐỘ DỰ ÁN 12

9 MA TRẬN PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM (RAM) 14

10 MA TRẬN RACI CỦA DỰ ÁN 15

11 PHƯƠNG ÁN KIỂM SOÁT DỰ ÁN ĐÃ ĐƯỢC DÙNG TẠI DỰ ÁN NÀY 17

12 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA DỰ ÁN 18

13 QUẢN LÝ RỦI RO CỦA DỰ ÁN, PHƯƠNG ÁN GIẢM NHẸ 19

14 LIÊN LẠC, GIAO TIẾP VÀ QUẢN LÝ THÔNG TIN DỰ ÁN: 20

15 MỨC ĐỘ HOÀN THÀNH CỦA DỰ ÁN 21

15.1 Đối với Chủ đầu tư: 21

15.2 Lợi ích cho Xã hội và Cộng đồng 21

16 NHỮNG NỘI DUNG CẦN CẢI THIỆN ĐỐI VỚI DỰ ÁN NÀY 21

17 CÁC BÀI HỌC KINH NGHIỆM MÀ BẠN RÚT RA ĐƯỢC TỪ DỰ ÁN THỰC TẾ NÀY 22

1 Giới thiệu.

Lý do hình thành Dự án

 Trong thời kỳ hội nhập kinh tế sâu rộng hiện nay, nhất là sau khi Việt Nam

đã gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới WTO thì tin học ngoại ngữ lànhững kiến thức bổ trợ cực kỳ cần thiết cho tất cả mọi người Đặc biệt là giớitrẻ trong đó phải kể đến học sinh, sinh viên Ngoại ngữ - tin học là chìa khóavàng giúp chúng ta tiếp cận và khám phá kho tàng tri thức của nhân loại.Giúp con người chia sẽ, kết nối,… với nhau không phân biệt khoảng cáchkhông gian, thời gian Giúp các bạn trẻ, sinh viên mới ra trường trang bị chomình những kiến thức bổ trợ cần thiết để có thể tìm cho mình một việc làm

ổn định và phù hợp,…

 Báo cáo này nhằm đánh giá lại quá trình thực hiện Dự án, rút ra những mặtmạnh, mặt yếu trong quá trình thực hiện để đưa ra giải pháp cần cải thiệngiúp Trung tâm hoạt động giảng dạy tốt, đạt mục tiêu của dụ án; giúp Banlãnh đạo và người đọc có cái nhìn sâu sắc hơn cũng như rút kinh nghiệm choviệc thực hiện các Dự án tương tự được tốt hơn

 Trung tâm được xây dựng, triển khai đúng tiến độ và hoạt động đem lạidoanh thu, lợi nhuận cho chủ đầu tư

3 Quy mô, phạm vi dự án:

- Trung tâm tin học ngoại ngữ giảng dạy từ cơ bản đến nâng cao, luyện cho

học viên các kỹ năng cơ bản như: nghe, nói, đọc, viết tự tin trong giao tiếphàng ngày cũng như thành thạo các thao tác trên máy tính, ứng dụng tin họcvăn phòng, Photopshop vào công việc,… Với sự giảng dạy tận tâm có kinhnghiệm của đội ngũ giáo viên sẽ đem lại sự hài lòng của học viên

- Tên Dự án “Thành lập Trung tâm tin học – ngoại ngữ IQ”

- Kinh phí: 660 triệu.

- Thời gian thực hiện 2 tháng 15 ngày

- Trung tâm có 2 phòng học Tiếng Anh và một phòng máy vi tính (30 máy)

- Dự án được thực hiện qua các bước :

- Khảo sát, tìm mặt bằng

- Thiết kế, trang bị cơ sở vật chất, phòng học, phòng máy tính,…

- Chính sách tiếp thị, quảng cáo,

- Kế hoạch triển khai hoạt động giảng dạy.

- Nguồn vốn đầu tư

- Trung tâm được thành lập từ một thành viên do Ông Lê Minh Thành làm

chủ Vốn tự có 400 triệu và vay ngân hàng 260 triệu

3.1 Nhân sự

- Đơn vị thực hiện: Ban quản lý dự án

- Nhân sự tham gia: 3 Người làm việc toàn thời gian

- Trung tâm giao cho Ban quản lý lập kế hoạch, phương án thực hiện và Dự án

đã thực hiện như sau:

- Cơ cấu nhân sự cho dự án:

- Chi tiết phân công công việc cụ thể như sau:

Vị trí Mô tả công việc

-Làm việc với các nhà cung cấp, đối tác

-Chuyển giao Dự án khi hoàn thành

-Lập kế hoạch thiết kế phòng máy tính

-Tư vấn, phối hợp nhân viên kế toán tính chi phí mua sắm máymóc

-Lập kế hoạch thiết kế đường dây điện, hệ thống âm thanh, ánhsáng, điện thoại,

-Chịu trách nhiệm với Trưởng dự án về Kỹ thuật do mình phụtrách

Đơ n giá

Thà nh tiền

quyền và các quyết định về ngân sách, bao gồm cả các thay đổi ngân sáchdưới mức Ngân sách được duyệt thuộc về Trưởng dự án.

- Các chương trình đào tạo dự kiến

Các chương trình đào tạo cơ bản dự kiến

Ngoại ngữ

Tiếng Anh

- Thời gian thực hiện của dự án: 2 tháng 15 ngày.

- Thời điểm bắt đầu: đầu tháng 1/ 2010

- Các mốc thời gian chính như sau:

9 Mua sắm trang thiết bị, bàn ghế, đồ dùnghọc tập,… 7

- Trung tâm cần đươc triển khai thực hiện nhanh chóng vì mặt bằng thuê, đảm

bảo hoàn thành đúng tiến độ dự án, nếu càng kéo dài càng tốn thêm chi phíphát sinh nhất là chi phí thuê hàng tháng

- Nguồn vốn đầu tư có giới hạn 660 triệu đồng, nên phải tính toán kỹ các công

việc sửa chữa, trang trí, mua sắm máy móc thiết bị, các đồ dùng khác,… chohợp lý, tiết kiệm

- Trung tâm phải tuyển giáo viên có bằng cấp, kinh nghiệm, nhiệt tình và có

kỹ năng sư phạm để đảm bảo chất lượng đào tạo Đem lại sự hài lòng nhấtcho người học

- Các yêu cầu cần thực hiện trong việc thực hiện dự án Trung tâm IQ

- Nộp hồ sơ xin giấy phép hoạt động trước 1 tháng, đảm bảo có giấy phép

thành lập Trung tâm trước ngày hoạt động giảng dạy là 1 tuần

- Hình ảnh, chất lượng phục vụ: chuẩn bị tuyển dụng nhân sự trước ngày dự

kiến hoạt động ít nhất 1 tháng; đào tạo huấn luyện nhân viên để có một độingũ nhân viên làm việc chuyên nghiệp, nhiệt tình, vui vẻ, … đáp ứng nhucầu học tập của học viên, phù hợp môi trường giáo dục

- Nguồn vốn đầu tư trung tâm một phần là do đi vay ngân hàng, nên phải trả

lãi vay với lãi suất 16%/năm

- Các chương trình đào tạo khác: khi mới hoạt động trung tâm chỉ đào tạo tin

học và ngoại ngữ Sau thời gian đi vào hoạt động ổn định trung tâm sẽ pháttriển lên đào tạo thêm Tiếng Nhật và Tiếng Hoa

- Dự án không bao gồm các bước tiếp theo như mở rộng chương trình đào tạo

tiếng Nhật, tiếng Hoa Bước đầu chỉ hoạt động đào tạo tin học và tiếng Anh

- Dự án chưa tính đến những phát sinh bất ngờ như lạm phát tăng cao, làm chi

phí đầu tư máy móc, thiết bị dụng cụ tăng lên

- Các tai nạn hỏa hoạn, thiên tai bất ngờ làm chậm tiến độ của dự án.

6 Dự án có liên quan.

- Các dự thành lập Trung tâm tin học – ngoại ngữ của các Trường đại học, caođẳng trong khu vực Tp HCM

- Các dự án thành lập trung tâm tin học – ngoại ngữ của những đơn vị, trung

Mua máy vi tính, máy chiếu,

Thiết kế, lắp đặt phòng máy, phòng

học

Cài đặt chương trình phục vụ dạy

Triển khai hoạt động dạy học

Kế hoạch tiếp thị, marketing

Thiết kế băng rôn, phát tờ rơi, bảng hiệu

Thời khóa biểu

8 Tiến độ dự án.

Sơ đồ gantt

9 Ma trận phân công trách nhiệm (RAM)

Công việc chính

Nhân sự thực hiện

Nhân sự liênquan

TrưởngDA

CVtinhọc

Thưký

Giámđốc

Bênngoài

Mua sắm trang thiết bị, bàn ghế, đồ dùng

Thiết kế lắp đặt phòng máy tính, phòng

Bố trí nhân sự 2 2 2 5 1Quy trình đào tạo chất lượng, phong cách

Phối hợp với (C) Báo tin cho ( I )

Cải tạo, trang trí, thiết kế MB Bên ngoài GĐ Dự án GĐMua sắm trang thiết bị, bàn ghế, đồ dùng

Quy trình đào tạo chất lượng, phong cách

11 Phương án kiểm soát dự án đã được dùng tại dự án này.

- Bám sát Ma trận phân công trách nhiệm để giám sát việc thực hiện theo kếhoạch, phát hiện sớm việc chậm tiến độ, sai mục tiêu Được thực hiện hàngngày, tuần và đánh giá khi chuyển qua công việc khác

- Lập phương án dự phòng cho Kế hoạch Nhân sự (do các vị trí Chuyên viêntin học và thư ký chỉ có 1 người nên việc nghỉ đột suất, nghỉ việc sẽ ảnhhưởng đến tiến độ, chất lượng dự án )

- Chuyên viên Tin học thực hiện báo cáo công việc hàng ngày cho Thư ký.Thư ký tổng hợp và so sánh với Kế hoạch gửi Trưởng dự án Trưởng dự ántheo dõi Kế hoạch và kiểm soát chặt chẽ về mặt thời gian, chi phí

- Kinh phí cấp cho Dự án được chi theo tiến độ công việc và giao cho Thư kýkiêm kế toán lập Kế hoạch và chi theo Ngân sách Dự án:

- Chi phí trang thiết bị, đồ dùng dạy học, hậu cần: bàn, ghế, quạt, in ấn tài liệu,

tờ rơi, do Thư ký phụ trách

- Máy vi tính, Projector,…: chuyên viên tin học phụ trách

- Do quy mô của Dự án nhỏ và thời gian thực hiện ngắn nên việc ghi chép,theo dõi đơn giản trên Excel

- Cuối tuần hoặc kết thúc một công việc chính Ban quản lý dự án họp và kiểmtra việc thực hiện trong tuần/ Công việc, phát hiện sự sai lệch và đưa raphương án điều chỉnh kịp thời Do dự án nhỏ, việc lập kế hoạch và giám sátthực hiện tốt nên không xảy ra tình trạng: chậm tiến độ, vượt chi phí, chấtlượng

- Tiêu chí giới hạn sai lệch các tiêu chí của Dự án đã được quy định như sau:

Chi phí

Chi phí thực tế vượt Ngân sách

Chi phí thực tế vượt Ngân sáchtrong khoảng 5% ->10% Kiểm tra lại toàn bộ chi phíChi phí thực tế vượt Ngân sách

Thời gian

Thời gian thực hiện thực tế vượt

Kế hoạch <= 5 %

Điều tra tìm nguyên nhân

Tăng ca để bù vào thời gian trễ,bảo đảm việc thực hiện đúng tiếnđộ

Thời gian thực hiện thực tế vượt Điều tra tìm nguyên nhân

ban đầu nếu Chi phí không vượtNgân sách

13 Quản lý rủi ro của dự án, phương án giảm nhẹ.

Mặc dù là dự án nhỏ nhưng công tác quản lý rủi ro của dự án cũng phải thực hiệntốt để giảm thiểu tối đa những yếu tố không lường trước được ảnh hưởng đến tiến

độ thực hiện dự án, làm gia tăng chi phí

ST

T Vấn đề rủi ro

M ứ c đ ộ r ủi r o

Giải pháp giảm nhẹ rủi ro

1

Nhân viên nghỉviệc đột xuất

M

Kế hoạch nhân sự dụ phòngLàm hợp đồng lao động chặt chẽChế độ đã ngộ, lương thưởngkhuyến khích tinh thần làm việctích cực của nhân viên

2

Chủ nhà chấm dứthợp đồng trướchạn hoặc tăng giáthuê nhà

M

Qui định các điều khoản hợpđồng chặt chẽ khi ký hợp đồngthuê nhà và đưa các giải phápràng buộc trong hợp đồng

3 Tai nạn thiên tai,mưa bão, cháy nổ L Kiểm soát và hạn chế tổn thấtnếu có xảy ra

4 Mất cắp thiết bị,linh kiện, máy móc L Trang bị camera quan sát nhằmhạn chế mất cắp.

5

Nhà cung cấpkhông cung cấptrang thiết bị, máymóc đúng chấtlượng

những cơ sở, trungtâm khác trong khuvực lân cận

chất lượng đem lại sự hài lòngnhất cho người học

Xây dựng kế hoạch quảng cáo,marketing

7 Dự án chậm tiếnđộ làm gia tăng chi

Lập kế hoạch theo dõi, giám sát,kiểm tra trong quá trình thực hiện

dự án

Ghi chú: H: Cao M: Trung bình L: thấp

14 Liên lạc, giao tiếp và quản lý thông tin Dự án:

Liên lạc, Giao tiếp.

- Trưởng dự án là người đứng đầu Dự án, làm đầu mối liên hệ khi cần trao đổi,kiểm tra công việc

- Các hình thức trao đổi thông tin giữa các thành viên trong dự án:

- Họp hàng tuần vào sáng thứ 6 để các thành viên Báo cáo, Trao đổi công việc

- Thư ký có trách nhiệm ghi nhận Biên bản cuộc họp để báo cáo lại Giám đốc

Cơ sở, và các bên liên quan

- Do qui mô của Dự án nhỏ nên không có Điều lệ Dự án

- Các nhân viên thuộc dự án thực hiện theo Hợp đồng lao động

- Các chính sách được hưởng theo thỏa thuận, hợp đồng trong giai đoạn Dự ánđang triển khai

Quản lý thông tin.

- Các thông tin và giao tiếp của các bên tham gia dự án được thực hiện với yêucầu nhanh chóng, chính xác và phải được xác nhận của các bên Thông tinđược lưu trữ một cách hệ thống, giúp việc trích lục được nhanh chóng

- Hồ sơ được thư ký Dự án lưu trữ theo đúng trình tự thời gian và phân loạinhư sau:

- Văn bản, giấy tờ giao dịch liên quan đến dự án

- Hồ sơ kế toán - tài chính: Các hợp đồng với đối tác cung cấp trang thiết bị,máy móc, các chứng từ thu – chi, hồ sơ tạm ứng, thanh quyết toán chi phícủa Dự án

- Hồ sơ lưu trữ: Các tài liệu hồ sơ linh kiện, thiết bị máy móc, các hồ sơ vềnhân sự, chương trình đào tạo được lưu giữ cẩn thận

- Các tài liệu chuyển giao:

- Hồ sơ trang thiết bị, máy móc

- Hợp đồng tuyển dụng nhân sự

- Chương trình đào tạo

- Kế hoạch quảng cáo, tiếp thị

- Thời khóa biểu lớp học

- …

- Chi phí:

- Sử dụng hiệu quả chi phí đầu tư do tìm được nhà cung cấp trang thiết bị,máy móc uy tín, chất lượng và giá cả cạnh tranh

- Thặng dư khoản dự trù chi phí phát sinh

15.2 Lợi ích cho Xã hội và Cộng đồng

- Trung tâm hoàn thành đi vào hoạt động sẽ là nơi cung cấp kiến thức tin học,

ngoại ngữ cho nhiều đối tượng khác nhau trong khu vực dân cư lân cận nhất

là học sinh, sinh viên và thanh thiếu niên

- Góp phần nâng cao trình độ dân trí, phổ cập kiến thức cần thiết về tin học,

ngoại ngữ cho cộng đồng

16 Những nội dung cần cải thiện đối với dự án này.

- Đây là dự án nhỏ nên phương pháp kiểm soát được thực hiện dựa vào kinhnghiệm của quản lý dự án mà không theo một phương pháp chuyên nghiệp

Vì vậy cần phải áp dụng các phương pháp kiểm soát (các phương pháp từcác sách, từ các chuyên gia hoặc các lớp chuyên đề quản lý dự án) vào dự ánmột cách khoa học và nghiêm túc

- Thời gian đào tạo huấn luyện nhân viên không nhiều nên cần tập trung đàotạo đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp nâng cao chất lượng phục vụ ngườihọc

- Chương trình đào tạo chưa được nghiên cứu kỹ, không có gì nổi bật tạo sựkhác biệt với đối thủ cạnh tranh

- Cần mở rộng quy mô đào tạo: tăng số phòng học tiếng anh, và phòng máytính

- Cần thực hiện kế hoạch marketing, quảng cáo, tiếp thị chuyên nghiệp hơn

17 Các bài học kinh nghiệm mà bạn rút ra được từ dự án thực tế này.

- Việc thực hiện dự án là một công việc rất khó khăn, đòi hỏi mọi thành viêntrong nhóm phải có nổ lực, cố gắng tối đa để đạt được mục tiêu cuối cùngcủa dự án

- Thông qua việc thực hiện dự án các thành viên của nhóm đều nhận được bàihọc quý giá về việc phát triển chuyên môn, kỹ năng làm việc nhóm, trong đóviệc tuân thủ nghiêm ngặt thời hạn cuối cho từng công việc của nhóm là rấtquan trọng

- Trong quá trình thực hiện dự án nhóm thực hiện cũng gặp một số khó khănphát sinh, tuy nhiên các thành viên trong nhóm đều có thành ý giúp đỡ nhau

và chia sẽ khó khăn chung

- Sự cam kết trách nhiệm của các thành viên trong dự án là yếu tố sống còn,mang tính quyết định

NGƯỜI VIẾT BÁO CÁO

Tp.HCM, 5/2013

Lê Thanh Sang