Tổng quan về chủ đầu tư Cơ quan chủa quản: trường Đại học An Ninh Nhân Dân Đơn vị thực hiện: trung tâm dạy nghề và đào tạo lái xe Đại diện theo pháp luật: Đinh Văn Hồng chức vụ: giám đốc
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MÍNH
KHOA ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC
BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC HIỆN DỰ ÁN
XÂY DỰNG TRUNG TÂM SÁT HẠCH LÁI XE LOẠI II
GVHD: PGS., TS LƯU TRƯỜNG VĂN Người viết báo cáo: LẠI THỊ THƯƠNG
Lớp: MBA12B TP.HCM, 5/2013
Trang 2NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
Mục lục
Trang 3I Giới thiệu chung 1
I.1 Tổng quan về chủ dự án 1
I.2 Lý do hình thành dự án 1
II Mục tiêu của dự án 2
III Quy mô của dự án 2
III.1 Nguồn nhân lực 2
III.2 Chi phí cho dự án 5
III.3 Thời gian 6
III.4 Thiết bị cho dự án 7
III.5 Giải pháp thiết kế 7
IV Các ràng buộc về dự án 8
V Dự án có liên quan 9
VI Cơ cấu công việc – WBS 9
VII Tiến độ dự án 11
VIII Ma trận phân công trách nhiệm (RAM) 12
IX Trách nhiệm và mối quan hệ giữa các bộ phận trong dự án RACI 13
X Hệ thống quản lý dự án 14
XI Sơ đồ tổ chức dự án 16
XII Rủi ro của dự án và phương án đề phòng rủi ro 16
XIII Quản lý thông tin liên lạc 18
XIV Lợi ích của dự án 19
XIV.1 Đối với chủ đầu tư .19
XIV.2 Đối với cộng đồng xã hội .19
XV Đánh giá nhận xét về dự án 20
XVI Bài học kinh nghiệm từ dự án 21
Trang 4I Giới thiệu chung
I.1 Tổng quan về chủ đầu tư
Cơ quan chủa quản: trường Đại học An Ninh Nhân Dân
Đơn vị thực hiện: trung tâm dạy nghề và đào tạo lái xe
Đại diện theo pháp luật: Đinh Văn Hồng chức vụ: giám đốc
Trụ sở: số km 18, xa lộ Hà Nội, P.Ling Trung, Q.Thủ Đức, TP.HCM
Nghành nghề đào tạo: bảo vệ, đào tạo để sát hạch, cấp giấy phép lái xe hạng B1, B2
Là một đơn vị trực thuộc trường Đại Học An Ninh Nhân Dân, trung tâm dạy nghề và đào tạo lái xe nhận quyết định thành lập số 703/2007/QD-BCA (X13) vào ngày 26/6/2007 nhằm thực hiện các nhiệm vụ mà Bộ Công An giao phó Tổ chức dạy nghề và đào tạo lái
xe ô tô cho cán bộ chiến sỹ Công an nhân dân và các đối tượng khác ngoài xã hội
I.2 Lý do hình thành dự án
Trong thời gian vừa qua, các cơ sở đào tạo lái xe đã có nhiều cố gắng đầu tư cơ sở vật chất, đổi mới xe tập lái và nâng cao chất lượng đội ngũ giáo viên, nên đã đáp ứng yêu cầu học lái xe của người dân Tuy nhiên, các địa điểm sát hạch lái xe còn manh mún, phân tán, chưa có cơ sở sát hạch chính thức, phần lớn học ở đâu thì sát hạch ngay đó, điểm sát hạch còn thô sơ, không đủ tình huống tiêu biểu cho hệ thống giao thông thực tế, phương pháp và phương tiện chấm thi chưa được tiêu chuẩn háo, do các cán bộ trực tiếp ngồi trên
xe thực hiện, việc chấm điểm bằng cảm tính, chưa đánh giá chính xác trình độ của học viên, cá biệt một số nơi còn hiện tượng tiêu cực, chất lượng sát hạch lái xe giữa các địa phương còn có sự khác nhau và không đồng đều để thực hiện luật giao thông đường bộ và
để nâng cao chất lượng đào tạo, sát hạch cấp giấy phépvà ngăn ngừa sự tác động của con người vào kết quả sát hạch, việc xây dựng các trung tâm sát hạch lái xe có đủ các tình
Trang 5huống giao thông đường bộ, đè tín hiệu giao thông đúng tiêu chuẩn và lắp thiết bị tự động chấm điểm lý thuyết và thực hành để sát hạch cho tất cả các hạng xe, là rất cần thiết, là yêucầu tất yếu khách quan trong giai đoạn hiện nay, vì khâu sát hạch là công đoạn cuối, kết thúc của quá trình đào tạo sát hạch để cấp giấy phép lái xe.
Từ năm 1998 Bộ giao thông vận tải đã chỉ đạo ngoài việc xây dựng tương đối hoàn chỉnh hệ thống văn bản pháp quy, tăng cường cơ sở vật chất kỹ thuật chuyên môn của các
cơ sở đào tào, cần tập chung đầu tư xây dựng các Trung tâm sát hạch lái xe, ứng dụng các công nghệ mới vào khâu sát hạch Trung tâm sát hạch lái xe phải được thiết kế xây dựng theo các quy định của Bộ giao thông vận tải, có đầy đủ các hạng mục công trình cơ bản, ô
tô sát hạch theo tiêu chuẩn và các thiết bị kiểm tra chấm điểm tự động
Việc xây dựng các trung tâm sát hạch phải đòi hỏi kinh phí lớn, nên phải lựa chọn địa điểm, có quy hoạch hợp lý cho từng thời kỳ, theo một tiêu chuẩn thống nhất và có định hướng khoa học và thực tế Các trung tâm sát hạch lái xe có nhiệm vụ chính là đảm bảo chất lượng cơ sở vật chất và phương tiện theo quy định để thực hiện các kỳ sát hạch đạt kếtquả chính xác, khách quan; phối hợp và tạo điều kiện cho các hội đồng sát hạch các địa phương đưa học viên đến và tổ chức sát hạch được thuận tiện, đúng kế hoạch và bảo đảm
an toàn tuyệt đối cho người, phương tiện, thiết bị trong quá trình sát hạch
Nắm bắt được nhu cầu thực tiễn, cũng như các chính sách, chủ trương hướng dẫn của
Bộ giao thông vận tải, việc đầu tư xây dựng “TRUNG TÂM SÁT HẠCH LÁI XE LOẠI II” trực thuộc Trường đại học an ninh nhân dân sẽ phục vụ và hỗ trợ chương trình đào tạo cho sinh viên của trường, đồng thời giúp giải quyết tình trạng quá tải một số Trung tâm sát hạch khác đống trên địa bàn TP.HCM
II Mục tiêu của dự án
Tổ chức đào tạo lái xe ô tô, mô tô cho cán bộ chiến sĩ, học viên của trường, các đơn vịkhác thuộc lực lượng công an trên địa bàn và các đối tượng khác ngoài xã hội
III Quy mô của dự án
Địa điểm thực hiện: số km18, Xa Lộ Hà Nội, P.Linh Trung, Q Thủ Đức, TP.HCM.Tọa lạc trên khi đất có tổng diện tích 24.154,53m2, nằm trong khuôn viện trường đại học
An Ninh Nhân Dân Dựa vào báo cáo khảo sát địa kỹ thuật công trình cải tạo nâng cấp – xây mới mở rộng Trường Đại Học Ân Ninh Nhân Dân do công ty TNHH XD Công Nghiệp và Dân Dụng Tân Bình thực hiện tháng 04/2006, địa chất nên ở khu vực xây dựng có cường độ chịu lực tốt, tính nén lún tương đối thấp khả năng biến dạng nhỏ.Xây dựng sân sát hạch lái xe, nhà điều hành (gồm hệ thống các phòng học và các phòng quản lý, điều hành trung tâm), hệ thống hạ tầng kỹ thuật, hệ thống trang thiết bị
Trang 6III.1 Nguồn nhân lực
Đơn vị thực hiện: chủ đầu tư
Nhân sự tham gia: 24 Người
Ban lãnh đạo công ty giao cho Phòng Dự án lập kế hoạch, phương án thực hiện và Dự án đãthực hiện như sau:
Cơ cấu nhân sự cho dự án:
BAN GIÁM ĐỐC
Vị trí Số lượng mô tả công việc
Giám đốc 1 - Theo dõi điều hành công việc của trung
tâm
- Triệu tập nhân viên họp định kỳ và nhận báo cáo
- Định hướng công việc của trung tâm
- Chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của trung tâm
Phó giám đốc 2 - Cùng giám đốc điều hành trung tâm
- Quản lý các bộ phận
- Nhận báo cáo và đánh giá
- Cùng giám đốc đưa ra ý kiến phát triển trung tâm
Trang 7BỘ PHẬN KINH DOANH
Vị trí Số lượng Mô tả công việc
Trưởng phòng 1 - Quản lý nhân viên kinh doanh và theo dõi công
- Theo dõi công nợ theo thời gian, hóa đơn
- Báo cáo trực tiếp với trưởng phòng
BỘ PHẬN KẾ TOÁN
Vị trí Số lượng Mô tả công việc
Trưởng phòng 1 - Quản lý nhân viên trong bộ phân
- Phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng
theo Luật kế toán
- Tiến hành kiểm kê tài sản, đánh giá lại tài sản kịp thời
- Lập bảng lương cho trung tâm
- Báo cáo với trưởng phòngThu ngân + thủ quỹ 1 - Chịu trách nhiệm thu, chi tiền các khoản khi
phát sinh
- Báo cáo định kì cho trưởng phòng
BỘ PHẬN ĐÀO TẠO + BẢO TRÌ XE
Vị trí Số lượng Mô tả công việc
Giáo viên thực
hành lái xe
8 - Tuân thủ giáo trình giảng dạy
- Tận tình hướng dẫn học viên
Trang 8- Thực hiện đúng quy tắc trung tâmGiáo viên thực
Vị trí Số lượng Mô tả công việc
Bảo vệ 2 ca 2 - Bảo vệ tài sản của trung tâm
- Đảm bảo an ninh của trung tâmNhân viên tạp vụ 1 - Vệ sinh văn phòng sạch sẽ hàng ngày
Ban lãnh đạo trung tâm sẽ làm việc với tất cả các nguồn lực để thực hiện Lập kế hoạch dự
án, đồng thời chịu trách nhiệm về tiến độ và hiệu suất của Dự án
III.2 Chi phí cho dự án
Loại hình quản lý: trung tâm nhà nước
3 Ô tô sát hạch 2.100.000.000 1.428.793.47 3.528.793.476
Trang 94 Thiết bị chấm
điểm phòng lý thuyết
5 Thiết bị chấm
điểm thực hành lái xe
3.915.253.000
- Chủ dự án sẽ chịu trách nhiệm lập kế hoạch, quản lý và báo cáo, giải thích những sai lệch chiphí và giới thiệu cho Ban lãnh đạo biết các lựa chọn để đạt được hiệu quả trong việc sử dụngngân sách dự án
- Ngoài ra còn dự phòng them 10% rủi ro Tất cả đều được tính toán chi tiết và trình lên banlãnh đạo
III.3 Thời gian
Thời gian thực hiện dự án: 9/07/2007-13/04/2009
Các mốc thời gian:
Trang 10STT Công việc chính Thời gian
8 Kiểm tra và nghiệm thu 13/3/2009-10/4/2009
9 Marketing trước khi khánh thành 10/4/2009-27/4/2009
10 Kết thúc
III.4 Thiết bị cho dự án
- Hệ thống chấm điểm sát hạch và giám sát tự động
- Hệ thống biển báo giao thông
- Thiết bị văn phòng (bàn ghết, máy vi tính, máy in, tủ tài liệu, các thiết bị nghe nhìn và đồ dung dạy học cần thiết)
- Hệ thống mạng LAN máy tính
- Máy biến áp 3 pha 150KVA
- Xe cơ giới dung để sát hạch
III.5 Giải pháp thiết kế
- Chức năng: được xem là nhà điều hành đa năng với đầy đủ các phòng chức năng của một
cơ sở đào tạo và của một trung tâm sát hạch theo quy định của thông tu 07/TT-BGTVT
và quyết định số 4392/QĐ-BGTVT Bao gồm:
+ 01 phòng tiếp nhận hồ sơ, thu nạp thông tin của thí ính dự sát hạch:60m2
+ 02 phòng học vqaf hướng dẫn ôn tập luật giao thông đường bộ:100m2
+ 02 phòng sát hạch lý thuyết:60m2
+ Phòng điều hành, chấm thi về thực hành kỹ năng lái xe và tổng hợp kết quả sát hạch: 60m2
+ 01 phòng hội đồng sát hạch thực hiện điều hành kỳ sát hạch:60m2
+01 phòng giám đốc trung tâm:40m2
+02 phòng phó giám đốc trung tâm:30m2
+01 phòng hành chánh quản trị:60m2
+01 phòng học cấu tạo sửa chữa ô tô: 40m2
+01 phòng học đạo đức người lái xe ô tô: 40m2
Trang 11+ 01 phòng học nghiệp vụ vận tải ô tô: 40m2
+ 01 phòng học kỹ thuật lái xe ô tô: 40m2
+ Khu công trình phụ khác
Nhà chờ:
- Kiến trúc nhà cấp IV, 1 tầng, diện tích sàn xây dựng 200m2, chiều cao tầng 4.3m
- Kết cấu: móng đơn BTCT; cột vì kèo, xà gồ thép; tường xây gạch bao che; mái lợp tôn
- Chức năng: dành cho thí sinh chờ dự thi sát hạch thực hành lái xe ô tô
Nhà bảo vệ:
- Kiến trúc: nhà cấp IV, 1 tầng, diện tích sàn xây dựng 14m2, chiều cao tầng 3.6m
- Kết cấu: móng đơn, cột, dầm, sàn bê tong cốt thép; tường xây bao che; mái lớp tôn
- Chức năng: dành cho bộ phận bảo vệ trung tâm
San nền: khối lượng san nền là 5.621m3, trong đó: khối lượng đắp là 1.956m3, khối
Cấp điện, chiếu sang ngoài nhà:
- Nguồn điện cấp cho công trình lấy từ mạng điện trung thế của địa phương, lắp đặt trạm điện thế 3 pha 150KVA, kéo dải dây dẫn ngầm từ trạm biến áp đến các hạng mục công trình
- Chiếu sang ngoài nhà đảm bảo ánh sang cho việc tập lái vào buổi tối cho học viên
Trang 12- Giá cả cũng là vấn đề để giữ chân khách hàng cũng như duy trì lợi nhuận của trung tâm
- Các đối tượng nhắm đến không hoàn toàn là khác hàng cá nhân mà còn các cơ quan nhà nước, trường học ( quân đội, công an, sinh viên…), đơn vị truyền thông, đối tác, đối thủ, các công ty trong và ngoài nước muốn đào tạo lái xe nhân viên
- Về học viên: muốn học tại trung tâm thì sẽ ghi danh trực tiếp tại trụ sở trung tâm Trong suốt quá trình học luôn phải tuân thủ nội quy dành cho học viên tại trung tâm Đảm bảo đóng học phí và lệ phí thi đúng hạn
- Ngoài ra khách hàng cũng có thể ghi danh trực tuyến hay thuê xe trực tuyến trung tâm sẽđảm bảo về giờ học lý thuyết hay thực hành cũng như đảm bảo giờ giao xe, chất lượng
xe, dịch vụ khác cho học viên Ngược lại khách hàng cũng phải chấp hành đúng như hợp đồng đã kí khi ghi danh hoặc thuê xe
- Trung tâm và khách hàng phải đảm bảo thực hiện đúng luật cho nhà nước đề ra
V Dự án có liên quan
- Cùng với việc mở các lớp đào tào lái xe ô tô và mở các khóa thi thì trung tâm cũng thông qua đó còn cùng cấp các dịch vụ khác như: cho thuê sân bãi, xe cho những khách hàng cónhu cầu muốn thực hành thêm
- Với các dịch vụ này thì trung tâm có thể phát triển rộng hơn trong tương lai
VI Cơ cấu công việc – WBS
Trang 13Trung tâm sát hạch loại II
Nhân sự
Ban lãnh đạo
Nhân viên
Thiết kế kiến trúc
Trang thiết bị
Marketing
PR về sự kiện khánh thành
Xây dựng thương hiệu
Đưa wedsite vào hoạt động
Triển khai diện rộng
Đánh giá, kiểm tra toàn bộ
Quảng cáo, tuyển sinh học viên
Trang 14VII Tiến độ dự án
Trang 15VIII Ma trận phân công trách nhiệm
ST
T
Công việc chính Nhân sự thực hiện
GD dựán
Chuyên gia tư vấnxây dựng
Kiến trúc sư
Kỹ sư xây dựng
Thư ký
7 Trang trí kiến trúc sau
khi hoàn thành xây dựng xong
9 Marketing trước khi
Trang 16IX Trách nhiệm và mối quan hệ giữa các bộ phận trong
Phối hợp với ( C)
Báo tin cho (I)
tư vấn xây dựng
BGD, chủ đầutư
BGD
7 Trang trí kiến trúc sau
khi hoàn thành xây dựng xong
Trang 17X Hệ thống quản lý dự án
Bám sát Ma trận phân công trách nhiệm để giám sát việc thực hiện theo kế hoạch, pháthiện sớm việc chậm tiến độ, sai mục tiêu Được thực hiện hàng ngày, tuần và đánh giá khichuyển qua công việc khác
Lập phương án dự phòng cho Kế hoạch Nhân sự (do các vị trí Kỹ sư xây dựng hoặckiến trúc sư ….chỉ có 1 người nên việc nghỉ đột suất, nghỉ việc sẽ ảnh hưởng đến tiến độ,chất lượng dự án )
Kỹ sư xây dựng, kiến trúc sư thực hiện Báo cáo công việc hàng ngày cho chủ thầu xâydưng và chủ thầu xây dựng sẽ báo cáo lại cho trưởng dự án Trưởng dự án bám sát Kếhoạch và Kiểm soát chặt chẽ về mặt Thời gian, Chi phí
Các công việc thực hiện hàng ngày đều được lưu trữ bằng văn bản và quản lý bằngphần mềm Thư ký dự án cất giữ, bảo quản các Thiết bị phần cứng vào cuối ngày
Kinh phí cấp cho Dự án được chi theo tiến độ Công việc và giao cho Nhân viên chuyêntrách Lập kế hoạch và chi theo Ngân sách Dự án
Quy mô dự án lớn và thời gian dài nên cần kiểm tra và theo dõi cẩn thận
Cuối tuần hoặc kết thúc một Công việc chính Dự án hợp để họp và kiểm tra việc thựchiện trong tuần/ Công việc, phát hiện sự sai lệch và đưa ra phương án điều chỉnh kịp thời
Do dự án lớn, việc lập kế hoạch và giám sát thực hiện tốt nên ít xảy ra tình trạng: Chậmtiến độ, Vượt chi phí, Chất lượng công trình Tiêu chí giới hạn sai lệch các tiêu chí của Dự
án đã được quy định như sau:
Trang 18Giới hạn Phương án giải quyết
Chi phí
Chi phí thực tế vượt Ngân sách <=5 % Điều tra tìm nguyên nhân
Chi phí thực tế vượt Ngân sách 10% 5
Chi phí thực tế vượt Ngân sách >10 % Dừng Dự án
Thời gian
Thời gian thực hiện thực tế vượt Kế hoạch <=
5 %
Điều tra tìm nguyên nhân
Tăng ca để bù vào thời gian trễ, bảo đảm việcthực hiện đúng tiến độ
Thời gian thực hiện thực tế vượt Kế hoạch >
10 %
Điều tra tìm nguyên nhân
Xem xét lại Toàn bộ dự án, xây dựng phương
án đuổi kịp tiến độ ban đầu nếu Chi phí không vượt Ngân sách và Tính khả thi Kỹ thuật là đúng đắn
Chất lượng
Tỷ lệ lỗi xây dựng <=3% Cảnh báo
Tỷ lệ lỗi 3% 10% Điều tra tìm nguyên nhân.
Khắc phục để thực hiện lại
Tỷ lệ lỗi > 10%
Điều tra tìm nguyên nhân
Loại bỏ và tìm nhà cung cấp hoặc nhà thầu
uy tín hơn
Trang 19XI Sơ đồ tổ chức dự án
XII Rủi ro của dự án và phương án đề phòng rủi ro
- Đây là dự án tương đối lớn và thời gian khá dài nên sẽ gặp khó khăn khi có rủi ro xảy ra.Chính vì thế ban quản lý cần lưu ý và kịp thời có phương án khi có phát hiện ra rủi ro Các rủi
o Tính bảo mật thông tin về: Ý tưởng, các đối tác cung cấp Nguyên vật liệu đầu vào,…
Trưởng Dự án
Kiến trúc sư xây dựng Kỹ sư xây dựng Quản lý công trình Thư ký
Trang 20o Đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu, dịch vụ giá cả uy tín và chất lương
- Trước khi phân công Nhân sự cho Dự án, Trưởng dự án đề xuất Nhân sự dự kiến ( kiến trúc
sư, kỹ sư xây dựng, quản lý xây dựng) với bộ phận Nhân sự và xin ý kiến của bộ phận quản lýtrực tiếp các Nhân sự này
o Có thể gặp một số rủi ro về mặt pháp luật khiến thời gian bắt đầu và kết thúc có thểlệch so với dự kiến và thi công bị trễ nải
o Ký Cam kết tính bảo mật
o Không nghỉ việc trong quá trình thực hiện Dự án (trừ trường hợp bất khả kháng)
o Tuyên bố chính sách Lương, Thưởng khi thực hiện Dự án
o Mức bồi thường thiệt hại nếu phá vỡ cam kết
o Lập các Cam kết thành Văn bản, các bên tham gia phải ký xác nhận trách nhiệm
- Nguyên vật liệu, nhân công trong suốt quá trình thực hiện dự án: Sau khi đã lập bảng kếhoạch thực hiện và thiết kế xây dựng do kiến trúc sư thiết kế thì cần xúc tiến xây dựng dự
án, tìm nhà thầu uy tín, đảm bảo sẽ giao nhận đúng thời gian kịp tiến độ và chi phí cho dự
án không chênh lệch so với tính toán Cần có ràng buộc trong suốt quá trình thực hiện dự
án như kí kết hợp đồng để tránh các trường hợp không mong muốn xảy ra