Tài liệu Giám đốc Dự án – Nhân tố quyết định thành công của dự án pdf

IeMBA Giám đốc Dự án – Nhân tố định thành công DA Dr Ta Ngoc Cau Hanoi School of Business Lecture 02 4/26/2008 IeMBA GĐ DA đội Dự án Mục tiêu học Trách nhiệm người quản lý dự án Những kỹ cần thiết người quản lý dự án làm để phát triển kỹ Phân cơng cơng việc cách hiệu Quản lý kiểm soát thay đổi dự án người quản lý dự án 4/26/2008 IeMBA GĐ DA đội Dự án Mục tiêu học (tiếp) – Phát triển tăng trưởng nhóm – Đặc điểm nhóm hoạt động hiệu yếu tố cản trở tính hiệu – Xây dựng nhóm – Nguồn gốc xung đột dự án phương pháp giải xung đột – Giải vấn đề – Quản lí thời gian hiệu 4/26/2008 Phần I: GĐ DA IeMBA I.Trách nhiệm GĐDA Đảm bảo DA chất lượng, ngân sách, thời hạn định hài lòng khách hàng GĐDA chịu trách nhiệm lãnh đạo nhóm DA để hồn thành mục tiêu DA 4/26/2008 IeMBA I.Trách nhiệm GĐDA Sản phẩm/dịch vụ Ngân sách Thời gian 4/26/2008 IeMBA I.Trách nhiệm GĐDA SP/DV Thời gian 4/26/2008 Ngân sách IeMBA GĐ DA Nếu Manchester United đội DA - Sir Alex Ferguson GĐDA 4/26/2008 IeMBA GĐ DA Nếu đội DA dàn nhạc - GĐDA nhạc trưởng 4/26/2008 IeMBA GĐ DA Bản thân Ban ? Lãnh đạo Khách ? hàng GĐ DA Đội ? DA Các bên ? liên quan 4/26/2008 IeMBA GĐ DA - Anh ai? Người quản lý dự án chịu trách nhiệm lãnh đạo nhóm cơng tác để hồn thành mục tiêu dự án, chìa khóa thành công dự án Lãnh đạo 4/26/2008 Quản Thương lý thuyết Hòa giải Cổ vũ Lobby Ngoại giao Huấn luyện 10 IeMBA GĐ DA - Anh ai? Xã hội Lãnh đạo Giải vđ Nhóm cơng tác Thương thuyết Chính trị Quan hệ k/h Kĩ thuật Phạm vi CV WBS Lịch biểu Nguồn lực Ngân sách Báo cáo 11 4/26/2008 IeMBA GĐ DA - Anh ai? Thành công dự án phụ thuộc không vào hoạt động đội DA mà phụ thuộc nhiều vào tham dự lãnh đạo cấp trên, giám đốc phòng ban chức năng, khách hàng, nhà cung cấp, nhà thầu phụ yếu tố khác 4/26/2008 12 IeMBA I Trách nhiệm GDDA Lập kế hoạch: a b c d e f g Xác định mục tiêu dự án Thống mục tiêu với khách hàng Trao đổi mục tiêu với đội DA Cùng đội DA lập kế hoạch Cùng khách hàng nghiên cứu lại kế hoạch Thiết lập hệ thống thông tin đội DA Huấn luyện hệ thống cho đội DA 13 4/26/2008 IeMBA I Trách nhiệm GĐDA Tổ chức: d Xác định công việc cho đội DA outsource Trao quyền giao nhiệm vụ cho thành viên đội DA Thảo luận kí hợp đồng với nhà thầu phụ Tạo môi trường làm việc cộng tác 4/26/2008 14 a b c IeMBA I Trách nhiệm GĐDA Kiểm sốt a b c d Thu thập thơng tin chất lượng, tiến độ, chi phí thơng qua hệ thống thông tin xây dựng So sánh tiến độ thực tế với kế hoạch Đưa biện pháp xử lý Thông báo, đạo đội DA thực sửa đổi 15 4/26/2008 IeMBA I Trách nhiệm GĐDA Một số thách thức cá nhân GDDA GDDA khơng có vai trị bật dự án mà phải đối mặt với vấn đề như: Quà tặng từ nhà thầu Áp lực thay đổi nội dung báo cáo để che đậy việc chậm tiến độ Báo cáo giả dối thời hạn chi phí Áp lực hi sinh chất lượng để thưởng tránh bị phạt Tiết lộ thông tin đấu thầu 4/26/2008 16 IeMBA I Trách nhiệm GĐDA Một số thách thức cá nhân GDDA GDDA khơng có vai trị bật dự án mà phải đối mặt với vấn đề như: Nhà thầu tìm cách “mua” dự án cách hạ thấp giá chào thầu sau tìm cách cắt xén phạm vi công việc chất lượng dự án Sự đút lót, hối lộ dự án quốc tế Sử dụng vật liệu thay không đảm bảo chất lượng, bỏ qua chuẩn mực an tồn/vệ sinh thục dự án Khơng chịu công nhận dự án thất bại dự án kết thúc Giải pháp bạn? 17 4/26/2008 IeMBA II Các kĩ GĐ dự án GĐ DA cần nhiều kiến thức kĩ năng, gồm phạm trù chính: Các kĩ quản trị DA Kĩ quản lý công nghệ Các kĩ quan hệ cá nhân Các tố chất mong muốn 4/26/2008 18 IeMBA II Các kĩ GĐ dự án Các kĩ sử dụng công cụ quản trị DA Xác định mục tiêu dự án Lập kế hoạch WBS/ ma trận trách nhiệm Xây dựng sơ đồ mạng/CPM/PERT/GANTT Truyền thông DA Quản trị rủi ro … 19 4/26/2008 IeMBA II Các kĩ GĐ dự án Các kĩ mềm Kĩ lãnh đạo Kĩ phát triển người Kĩ giao tiếp Kĩ quan hệ với cá nhân Kĩ thuyết phục Kĩ ủy quyền Kĩ giải vấn đề Kĩ quản lí thời gian… 4/26/2008 20 10 IeMBA II Các kĩ GĐ dự án Các tố chất Tính trung thực Có sức thuyết phục Kiên quyết/quyết đoán Cởi mở dễ gần gũi Tư hệ thống Tinh tế/nhạy cảm Chịu đựng áp lực 21 4/26/2008 IeMBA II Các kĩ GĐ dự án Nhà lãnh đạo Nhà quản lý Hai một? 4/26/2008 22 11 IeMBA III.Phát triển kĩ GĐ DA Tích lũy kinh nghiệm Làm việc nhiều DA Học từ sai lầm người khác Có thể mắc lỗi với điều kiện lỗi Tìm kiếm phản hồi người khác Tự đánh giá rút học cho thân Trao đổi với GĐ DA khác Tham dự khóa đào tạo Tham gia vào tổ chức khác Đọc sách báo, tự tìm hiểu 23 4/26/2008 IeMBA IV Phân cơng cơng việc Phân công công việc bao hàm việc trao quyền cho nhóm cơng tác cho thành viên để họ hoàn thành trách nhiệm giao Trách nhệm GĐ DA Lựa chọn nhóm cơng tác phù hợp (kiến thức, kĩ năng, thời gian ) Thành viên DA nhóm cơng tác phải trả lời rõ câu hỏi: Việc gì? Nguồn lực nào? Thời hạn Kết cuối Quyền hạn 4/26/2008 24 12 IeMBA IV Phân công công việc Một số sai lầm phân cơng cơng việc GĐ DA có kiến thức kĩ tốt cơng việc DA ln cho làm tốt Thiếu tin tưởng vào người khác Sợ quyền kiểm sốt Làm cho thành viên/nhóm cơng tác sợ mắc sai lầm 25 4/26/2008 IeMBA MỨC ĐỘ PHÂN CÔNG CAO NHẤT Anh tự định có cần nói cho hay không Hãy cho biết việc anh làm Cho tơi biết anh có làm Hãy tiến hành trừ tơi nói „khơng“ Hãy cho tơi biết anh định có làm Hãy chờ thẩm định Cho biết phương pháp lựa chọn đề xuất phương pháp Tôi đánh giá định MỨC ĐỘ PHÂN CƠNG THẤP NHẤT 4/26/2008 Nói cho tơi tồn việc tơi định phải làm làm 26 13 IeMBA V Quản trị thay đổi Sự thay đổi tất yếu Các nguyên nhân dẫn đến thay đổi: Từ khách hàng Đội DA đề xuất Do việc xuất không dự kiến Người sử dụng đòi hỏi thay đổi 27 4/26/2008 IeMBA V Quản trị thay đổi Mức độ rủi ro Chi phí cho thay đổi Khả xảy thay đổi Thời gian 4/26/2008 28 14 IeMBA V Quản trị thay đổi Đối phó với thay đổi Xây dựng qui trình lập hồ sơ thay đổi định thay đổi Mỗi thay đổi tiểu DA 29 4/26/2008 IeMBA VI Giám đốc DA làm gì? Gây ảnh hưởng >< Sử dụng quyền lực “Tôi quản trị dự án mà chịu hồn tồn trách nhiệm lại khơng có quyền lực số cơng viêc?” “Tơi khơng có quyền kiểm sốt trực tiếp số nhóm hỗ trợ bên ngồi Tơi biết làm để lãnh đạo nhóm hồn tất nhiệm vụ giao hời hạn?” 4/26/2008 30 15 IeMBA VI Giám đốc DA làm gì? Các sở để gây ảnh hưởng GĐ DA Quyền lực Phân việc Ngân quỹ Thăng tiến Tiền bạc Kỷ luật Thách thức Chuyên môn Quan hệ thân thiết 31 4/26/2008 IeMBA VII Kết luận GĐ DA huấn luyện viên, nhạc trưởng Trách nhiệm GĐ DA đảm bảo khách hàng hài lịng, cơng việc hồn thành có chất lượng, khơng vượt ngân sách thời hạn GĐ DA cần có nhiều kĩ kĩ đào tạo 4/26/2008 32 16 ... DA đội Dự án Mục tiêu học (tiếp) – Phát triển tăng trưởng nhóm – Đặc điểm nhóm hoạt động hiệu yếu tố cản trở tính hiệu – Xây dựng nhóm – Nguồn gốc xung đột dự án phương pháp giải xung đột – Giải... lượng, bỏ qua chuẩn mực an toàn/vệ sinh thục dự án Không chịu công nhận dự án thất bại dự án kết thúc Giải pháp bạn? 17 4/26/2008 IeMBA II Các kĩ GĐ dự án GĐ DA cần nhiều kiến thức kĩ năng, gồm... quản trị DA Kĩ quản lý công nghệ Các kĩ quan hệ cá nhân Các tố chất mong muốn 4/26/2008 18 IeMBA II Các kĩ GĐ dự án Các kĩ sử dụng công cụ quản trị DA Xác định mục tiêu dự án Lập kế hoạch WBS/