Hàng tồn kho và thực tế công tác hàng tồn kho tại công ty thương mại – tài chính hải âu

Lời mở đầu Trong kinh tế thị trường, để tồn phát triển đơn vị sản xuất kinh doanh phải đảm bảo tự chủ hoạt động sản xuất kinh doanh có lợi nhuận Muốn thực điều doanh nghiệp sản xuất phải quan tâm đến tất khâu nhằm đáp ứng tốt nhu cầu xã hội chất lượng sản phẩm cao, giá thành hạ, góp phần thúc đẩy vòng quay vốn, đảm bảo phát triển doanh nghiệp có hoạt động quản lý hàng tồn kho Quản lý hàng tồn kho cơng việc phức tạp, đòi hỏi nhà quản lý doanh nghiệp phải biết vận dụng sáng tạo phương pháp quản lý vào thực tiễn hoạt động doanh nghiệp Đồng thời, hàng tồn kho lại bao gồm nhiều thành phần với đặc điểm khác nhau, thành phần lại có độ tương thích khác với phương thức quản lý Vì thế, coi nhẹ hoạt động doanh nghiệp Với tầm quan trọng quản lý hàng tồn kho nhóm em chọn đề tài “Mơ hình quản trị hàng tồn kho thực tế công tác quản trị hàng tồn kho Công ty TNHH Thương mại – Tài Hải Âu ” cho thảo luận nhóm Hy vọng viết góp ích phần vào việc hồn thiện công tác quản lý hàng tồn kho Công ty TNHH Thương mại – Tài Hải Âu tài liệu tham khảo cho đối tượng quan tâm Phần I: sở lý luận hàng tồn kho doanh nghiệp 1.1.Khái niệm, vai trò hàng tồn kho 1.1.1.Khái niệm hàng tồn kho Hàng tồn kho phần tài sản lưu động, tất nguồn lực dự trữ nhằm đáp ứng cho nhu cầu tương lai Hàng tồn kho tồn kho thành phẩm mà có tồn kho sản phẩm dở dang, tồn kho nguyên vật liệu/linh kiện tồn kho công cụ dụng cụ dung sản xuất… Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02, hàng tồn kho tài sản: -Được giữ để bán kì sản xuất, kinh doanh bình thường -Đang trình sản xuất, kinh doanh dở dang -Nguyên liêu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trình sản xuất, kinh doanh cung cấp dịch vụ Hàng tồn kho bao gồm: -Hàng hóa mua để bán: hàng hóa tồn kho, hàng mua đường, hàng gửi bán, hàng hóa gửi gia công chế biến -Thành phẩm tồn kho thành phẩm gửi bán -Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm -Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi gia công chế biến mua đường -Chi phí sản xuất, kinh doanh dịch vụ dở dang -Nguyên liệu, vật liệu để sản xuất, gia công hàng xuất thành phẩm, hàng hóa lưu giữ kho bảo thuế doanh nghiệp 1.1.2.Vai trò hàng tồn kho Trong doanh nghiệp, hàng tồn kho tài sản có giá trị lớn tổng giá trị doanh nghiệp Thơng thường giá trị hàng tồn kho chiếm 40%-50% tổng giá trị tài sản doanh nghiệp Đối với doanh nghiệp sản xuất, hàng tồn kho có vai trò nệm an tồn giai đoạn khác nhau: dự trữ- sản xuất- tiêu thụ sản phẩm Hàng tồn kho phận thiếu q trình sản xuất, điều kiện có tính chất tiền đề cho liên tục trình sản xuất kinh doanh Tồn kho cầu nối sản xuất tiêu thụ Người bán hàng muốn nâng cao mức tồn kho để đáp ứng nhanh chóng mức nhu cầu khách hàng; nhân viên phụ trách sản xuất tác nghiệp thích có khối lượng hàng tồn kho lớn nhờ mà họ lập kế hoạch sản xuất dễ dàng Tuy nhiên, phận tài vụ muốn hàng tồn kho giữ mức thấp nhất, tiền nằm hàng tồn kho khơng chi tiêu vào mục khác Do đó, kiểm tra tồn kho việc làm thiếu được, qua doanh nghiệp giữ lượng tồn kho mức vừa đủ Có nghĩa khơng q nhiều mà đừng Khi mức tồn kho nhiều dẫn đến chi phí tăng cao; số hàng hóa dự trữ lâu bị hư hỏng, hao hụt, giảm chất lượng… điều gây khó khăn việc cạnh tranh với đối thủ thị trường ngược lại lượng tồn kho không đủ làm giảm doanh số bán hàng (đối với hàng tồn kho thành phẩm), dẫn đến tình trạng khách hàng chuyển sang mua hàng đối thủ cạnh tranh có nhu cầu họ khơng đáp ứng Từ lí ta thấy cần thiết việc nghiên cứu hàng tồn kho doanh nghiệp sản xuất 1.2.Quản trị hàng tồn kho doanh nghiệp 1.2.1.Khái niệm quản trị hàng tồn kho Quản trị hàng tồn kho công tác quản trị nhằm: -Đảm bảo cho hàng hóa có đủ số lượng cấu, khơng làm cho q trình bán bị gián đoạn, góp phần nâng cao chất lượng kinh doanh tránh bị ứ đọng hàng hóa -Đảm bảo giữ gìn hàng hóa mặt giá trị giá trị sử dụng, góp phần làm giảm hư hỏng, mát hàng hóa gây tổn thất tài sản cho doanh nghiệp -Đảm bảo cho lượng vốn doanh nghiệp tồn hình thái vật chất mức độ tối ưu nhằm tăng hiệu vốn hàng hóa góp phần làm giảm chi phí bảo quản hàng hóa Như vậy, quản trị hàng tồn kho nội dung quan trọng quản trị tài doanh nghiệp 1.2.2.Các nhân tố ảnh hưởng đến tồn kho dự trữ Mức tồn kho dự trữ doanh nghiệp nhiều hay thường phục thuộc vào số yếu tố sau: -Quy mô sản xuất nhu cầu dự trữ nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Nhu cầu dự trữ nguyên vật liệu, hàng hóa doanh nghiệp thường bao gồm: dự trữ thường xuyên, dự trữ bảo hiểm, dự trữ thời vụ -Khả sẵn sàng cung ứng thị trường -Thời gian vận chuyển hàng từ nhà cung cấp đến doanh nghiệp -Xu hướng biến động giá hàng hóa, nguyên vật liệu -Độ dài thời gian chu kỳ sản xuất sản phẩm -Trình độ tổ chức sản xuất khả tiêu thụ sản phầm doanh nghiệp -Khả xâm nhập mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm… 1.2.3.Chi phí tồn kho -Chi phí đặt hàng: bao gồm chi phí liên quan đến việc chuẩn bị phát hành đơn đặt hàng chi phí giao dịch, quản lý, kiểm tra toán Chi phí đặt hàng cho lần đặt hàng thường tương đối ổn định không phụ thuộc vào số lượng hàng mua -Chi phí bảo quản (lưu kho): chi phí xuất doanh nghiệp phải lưu giữ hàng để bán, bao gồm chi phí đóng gói hàng, chi phí bốc xếp hàng vào kho, chi phí thuê kho, bảo hiểm, khấu hao kho thiết bị kho, chi phí hao hụt, hư hỏng hàng hóa, lãi vay… Các yếu tố chi phí phụ thuộc vào khối lượng hàng hóa mua vào -Các chi phí khác: chi phí giảm doanh thu hết hàng, chi phí uy tín với khách hàng, chi phí gián đoạn sản xuất… 1.2.4.Mơ hình đặt hàng hiệu (Economic odering quantity – EOQ) Mơ hình EOQ mơ hình quản trị tồn kho mang tính định lượng, sử dụng để tìm mức tồn kho tối ưu cho doanh nghiệp Mơ hình đề xuất ứng dụng từ năm 1915, nhiều doanh nghiệp sử dụng Kỹ thuật kiểm sốt dự trữ theo mơ hình dễ áp dụng, sử dụng nó, người phải dựa vào giả thiết sau: -Lượng hàng mua lần đặt hàng -Nhu cầu, chi phí đặt hàng chi phí bảo quản xác định Thời gian mua hàng – thời gian từ đặt đơn vị hàng tới nhận hàng xác định -Chi phí mua đơn vị không bị ảnh hưởng số lượng hàng đặt -Không xảy tượng hết hàng  Mơ hình đặt hàng hiệu quả: ∑Chi phí tồn kho = ∑Chi phí đặt hàng + ∑ Chi phí bảo quản ∑Chi phí đặt hàng = * P ∑Chi phí bảo quản = * C Trong đó: EOQ số lượng đặt hàng hiệu D tổng nhu cầu loại sản phẩm thời gian định P chi phí cho lần đặt hàng C chi phí bảo quản đơn vị hàng tồn kho EOQ =  Xác định thời điểm đặt hàng: Điểm tái đặt hàng = số lượng hàng bán đơn vị thời gian * thời gian mua hàng  Lượng dự trữ an toàn: -Dự báo biến động nhu cầu với phân phối xác suất tương ứng -Xác định mức dự trữ an toàn (mức đệm) tối đa cần xem xét -Phân tích tác động trạng thái mức dự trữ an toàn tới tổng cp tồn kho -Lựa chọn mức dự trữ an tồn tối ưu (mức đệm hứa hẹn tổng chi phí tồn kho tối thiểu) Phần II: Thực trạng công tác quản trị hàng tồn kho công ty TNHH Thương mại – Tài Hải Âu 2.1.Tình hình chung công ty 2.1.1.Giới thiệu sơ lược công ty TNHH Thương mại – Tài Hải Âu Cơng ty TNHH Thương mại - Tài Hải Âu tiền thân công ty TNHH Hải Âu thành lập năm 1991 hoạt động lĩnh vực kinh doanh xe tải hạng nặng xe cơng trình Trải qua 20 năm hoạt động với kinh nghiệm sẵn có, Cơng ty bạn hàng nhà cung cấp uy tín, hiệu hàng đầu khách hàng nước Trong ngày đầu thành lập với mn vàn khó khăn doanh nghiệp trẻ trước lĩnh vực kinh doanh đầy rủi ro mạo hiểm, nỗ lực nội lực thân, Hải Âu dần chiếm lòng tin đối tượng khách hàng trở thành đối tác nhiều Tập Đoàn lớn như: Hyundai, SamSung, Kamaz, Daewoo, Sakai, Hitachi, DongFeng nhà cung cấp quen thuộc Tập Đồn, tổng cơng ty lớn như: Sơng Đà, Cienco, Licogi, Hòa Phát, Hồng Anh Gia Lai, Trường Thịnh… Trong 10 năm đầu tồn phát triển có giai đoạn sáp nhập, chia tách có khó khăn tưởng chứng khơng vượt qua Cơng ty trì bảo vệ thương hiệu Hải Âu mạnh Năm 2001 năm đánh dấu bước ngoặt quan trọng Hải Âu Nhận thấy nhu cầu tình hình thị trường xuất hội mới, Ban lãnh đạo Công ty định thay đổi đầu tư mạnh mẽ chất lượng Việc thay đổi tên công ty thành công ty TNHH Thương mại - Tài Hải Âu ngày Kế thừa lực giá trị cốt lõi, công ty TNHH Hải Âu ngày phát triển lớn mạnh chứng 10 năm kế hoạch lần thứ Cơng ty đạt thành tích đáng ghi nhận sau:  Kiện tồn máy hoạt động với đầy đủ phòng ban như: Phòng kinh doanh, phòng kế tốn, phòng hành chính, phòng kĩ thuật, …  Là Tổng đại lý phân phối Tập Đoàn Dongfeng LiuZhou  Là đại lý thức chiếm 75% sản lượng bán Tập Đoàn Liugong LiuZhou  Là Tổng đại lý Tập Đoàn CIMC Thẩm Quyến  Là nhà phân phối Tập đoàn động Yuchai Với quan điểm không ngừng nỗ lực, không ngừng phát triển Hải Âu đầu tư bước nâng cấp điểm bán hàng thành trung tâm phân phối chuyên nghiệp như: Hà Nội, Hưng Yên, Bắc Ninh, Hải Phòng, Quảng Ninh, Vĩnh Phúc, Lào Cai, Lạng Sơn, Nghệ An Đà Nẵng tiến tới Thành phố Hồ Chí Minh, nâng tổng diện tích showroom kho hàng lên 20ha Đây thành Công ty Hải Âu đạt suốt 20 năm qua Hiện tập thể cán công nhân viên tồn cơng ty ln nỗ lực phấn đấu đơn vị mạnh chất lượng để xứng đáng với tin tưởng khách hàng đối tác nước 2.1.2.Đánh giá khái quát hoạt động quản lý công ty Hải Âu thời gian qua Khi vào hoạt động sản xuất – kinh doanh, Hải Âu gặp nhiều khó khăn nên năm đầu chưa thu nhiều kết đáng kể Tuy nhiên, thị trường máy hạng nặng Việt Nam thị trường tiềm Vì thế, hoạt động công ty ngày phát triển  Cơ cấu nguồn vốn: Chỉ tiêu Hệ số nợ (nợ/tổng tài sản) Tỉ suất tài trợ (VCSH/tổng nguồn vốn) Tỉ số nợ/vốn chủ sở hữu 2010 30,2% 69,8% 2011 26,3% 73,7% 2012 23,9% 77,1% 43,27% 35,67% 31% Các tiêu cho thấy khả tự bảo đảm mức độ độc lập mặt tài cơng ty ngày củng cố Hệ số nợ giảm có nghĩa phần lớn tài sản mà doanh nghiệp có đầu tư số vốn Điều cho thấy sách huy động vốn cơng ty chủ yếu tìm kiếm nguồn lực nội để giảm rủi ro sử dụng nhiều nợ xảy thời kì đầu vào hoạt động  Kết hoạt động sản xuất – kinh doanh Lợi nhuận giữ lại Tỉ lệ lợi nhuận giữ lại/Vốn chủ sở hữu 2010 VND 131.634.075.00 2011 VND 196.369.750.00 2012 VND 244.258.471.00 62,5% 68,7% 65,3% Qua bảng báo cáo kết kinh doanh Hải Âu ba năm liên tiếp thấy lợi nhuận cơng ty tăng qua năm Tuy nhiên thấy điều: tốc độ tăng doanh thu thấp tốc độ tăng giá vốn hàng bán Doanh nghiệp cần nắm bắt xu hướng tìm nguyên nhân biện pháp cải thiện xu hướng ảnh hưởng khơng tốt đến lợi nhuận lâu dài công ty 2.2.Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho yếu tố tác động đến quản lý hàng tồn kho công ty TNHH Thương mại – Tài Hải Âu 2.2.1.Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho công ty TNHH Thương mại – Tài Hải Âu -Cơng ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho -Hàng tồn kho phản ánh theo giá gốc trừ dự phòng giảm giá dự phòng cho hàng lỗi thời Dự phòng giảm giá dự phòng cho hàng lỗi thời lập dựa vào đánh giá Ban giám đốc giá bán ước tính hàng tồn kho trừ khoản chi phí liên quan ước tính để hồn thành sản phẩm chi phí bán hàng ước tính -Giá gốc tính theo phương pháp nhập trước-xuất trước (FIFO) bao gồm tất chi phí liên quan phát sinh để có hàng tồn kho địa điểm trạng thái -Đối với thành phẩm sản phẩm dở dang, giá gốc bao gồm chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân cơng trực tiếp chi phí sản xuất chung phân bổ 2.2.2.Yếu tố tác động đến quản lý hàng tồn kho công ty TNHH Thương mại – Tài Hải Âu -Nhu cầu thị trường: khoảng cách địa lý Việt Nam kéo dài từ Bắc xuống Nam, nhu cầu vận chuyển hàng hóa đường lớn, cơng trình xây dựng phát triển nhiều việc sử dụng xe tải hạng nặng, xe cơng trình từ đẩy mạnh -Khả cung ứng nhà cung cấp: nay, công ty chuyên sản xuất, lắp ráp nước trọng đến phân khúc thị trường xe cỡ nhỏ cỡ trung nhiều Bởi vậy, công ty Hải Âu có nhiều lợi trọng đến phân khúc thị trường xe tải hạng năng, xe công trình chất lượng cao nhà cung ứng sản phẩm Nếu thị trường có nhiều nhà cung cấp, nhà cung cấp có khả cung ứng đặn , kịp thời theo nhu cầu kinh doanh doanh nghiệp khơng cần tồn kho nhiều ngược lại -Quy mô kinh doanh, khả vốn, điều kiện dự trữ doanh nghiệp, quy mô kinh doanh doanh nghiệp lớn hay nhỏ, mạng lưới kinh doanh rộng hay hẹp, khả bán thị trường nhiều hay ít, khả vốn mạnh hay hạn chế, điều kiện diện tích kho trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản tốt hay không tốt… tất ảnh hưởng đến cơng tác quản lý hàng tồn kho -Do khó khăn mặt nhân thời gian gần mà số nhân viên đảm đương nhiệm vụ liên qua tới hàng tồn kho ít, phần lớn cơng việc đổ dồn vào Phòng Kinh doanh Sổ sách hàng tồn kho chủ yếu tổng hợp Phòng Tài kế tốn, khối lượng công việc phận nhiều kế toán hàng tồn kho mảng nhỏ nhiều nghiệp vụ mà phòng phải xử lý ngày nên việc ghi chép, theo dõi sát tình hình hàng tồn kho bị hạn chế Các mẫu bảng ghi chép, tổng hợp chưa thực khoa học sát với tình hình thực tế nhân phụ trách mảng thiếu kinh nghiệm quản trị hàng tồn kho 2.3.Phân tích tình hình thực quản lý hàng tồn kho cơng ty TNHH Thương mại – Tài Hải Âu 2.3.1.Kết công tác quản lý hàng tồn kho công ty Hải Âu năm gần Hàng tồn kho thành phần quan trọng cấu tổng tài sản công ty Hải Âu doanh nghiệp thương mại với hoạt động chủ yếu mua bán loại xe tải lớn, máy móc phục vụ ngành xây dựng, nhập cung cấp loại phụ tùng thay nên cấu hàng tồn kho bao gồm tiêu trình bày bảng Sau bảng tóm tắt tình hình hàng tồn kho doanh nghiệp qua ba năm tài Bảng 2.3.1: Bảng tóm tắt tình hình hàng tồn kho Cơng ty Hải Âu qua ba năm 2010, 2011 2012 Chỉ tiêu Tổng tài sản Hàng tồn kho 2010 (VND) 2011 (VND) 2012 (VND) 491.532.000.00 301.740.000.000 387.838.000.000 154.930.886.40 116.954.424.000 143.274.813.540 Tỉ lệ hàng tồn kho tổng tài sản 38,76% 36,94% 31,52% Các thành phần hàng tồn kho Hàng mua 111.074.264.40 đường 70.433.855.000 99.184.753.504 Thành phẩm tồn kho 41.548.805.000 39.076.367.000 36.839.275.000 Phụ tùng để bán 15.477.256.000 17.478.230.000 20.366.102.000 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (10.505.492.000) (12.464.537.000) (13.348.755.00) Nguồn: Bảng cân đối kế tốn năm 2010, 2011, 2012 cơng ty TNHH Thương mại – Tài Hải Âu Nhìn cách tổng thể, hàng tồn kho Hải Âu có xu hướng chiếm tỉ trọng tổng tài sản nhỏ dần qua năm Đây xu tất yếu kể từ Hải Âu đầu tư thêm vốn vào Công ty sản xuất phụ tùng Hải Phòng để chủ động hoạt động sản xuất kinh doanh 2.3.2.Đánh giá hiệu quản lý hàng tồn kho cơng ty Hải Âu theo mơ hình EOQ Mỗi doanh nghiệp vào sản xuất kinh doanh cố gắng tìm cho mơ hình quản lý hàng tồn kho phù hợp Nhưng loại hàng tồn kho áp dụng mơ hình EOQ cách cứng nhắc mà tùy vào đặc điểm loại hàng tồn kho đó, mối quan hệ doanh nghiệp với bên ngoài, nhu cầu thị trường mà doanh nghiệp tìm mơ hình phù hợp cho riêng Với doanh nghiệp thương mại kinh doanh phân khúc xe tải hạng nặng xe cơng trình Hải Âu, điều lại quan trọng đặc thù ngành kinh doanh cần nhiều vốn, mặt khác giá trị xe không nhỏ, lên tới hàng trăm, hàng nghìn triệu đồng Yêu cầu công tác bảo quản, bảo trì, bảo dưỡng cho loại xe ngặt nghèo Với điều kiện kho bãi nhiều hạn chế cộng với tác nhân từ thiên nhiên, biến động tình 10 hình kinh tế đặc biệt biến động tỷ giá hối đoái (phần lớn giao dịch với đối tác nước thực Đô la Mỹ đồng tiền nước bạn) nên việc để ứ đọng hàng lâu kho thực mối nguy hiểm lớn với tồn cơng ty  Thành phẩm tồn kho Chỉ tiêu thành phẩm tồn kho loại xe tải hạng nặng máy cơng trình mà cơng ty đặt mua từ đối tác Giá trị đặt mua lần dựa giá trị sản phẩm nhập ước tính đưa vào kinh doanh tháng Dựa vào nhu cầu tiêu thụ tháng, công ty xác định lượng đặt mua lần Tuy nhiên, kế hoạch thực ln có độ chênh lệch định Thông thường, thời gian để hàng từ cửa đến kho bãi công ty Trung tâm dịch vụ ôtô Long Biên – Hà Nội trung bình ngày Điều có ảnh hưởng quan trọng đến cách tính lượng nguyên vật liệu nhập theo đơn hàng Trung bình lần đặt hàng có giá trị: 48.000.000.000 VND Giá trị trung bình đơn vị sản phẩm nhập khẩu: 800.000.000 VND Lượng đặt hàng trung bình lần: 48.000.000.000/800.000.000 = 60 (chiếc) -Từ ta có Nhu cầu hàng hố trung bình năm: D = 60 x 12 = 720 (chiếc) -Chi phí cho lần đặt hàng bao gồm: Chi phí quản lý giao dịch khoảng bao gồm chi phí đàm phán thương lượng, hội họp, vận chuyển hàng hoá từ cửa tới kho bãi công ty Long Biên - Hà Nội: P = 130.000.000 VND Chi phí lưu kho cho xe nhập trung bình bao gồm chi phí bảo quản 5.000.000 VNĐ chi phí tài (thuế 80.000.000 VNĐ) là: C = 85.000.000 VNĐ Xét theo mơ hình EOQ ta có lượng đặt hàng tối ưu là: -Số lần đặt hàng năm là: 720/47 = 15 lần 11 Thời gian lần đặt hàng là: 360/15 = 24 ngày Như vậy, lượng đặt hàng tối ưu thấp lượng đặt hàng trung bình cơng ty 13 Xét tổng thể, chênh lệch lớn Hơn nữa, kế hoạch kinh doanh thực tiễn diễn tháng khơng hồn tồn trùng Vì thế, nhu cầu xem xét khía cạnh bình qn hố Theo xu hướng này, công ty định hướng quản lý hàng tồn kho nguyên vật liệu nhập tồn kho theo mơ hình EOQ Với tỉ lệ nhập ngày giảm, dài hạn, mơ hình bị thu hẹp Chỉ có loại nguyên vật liệu thực cần nhập áp dụng mơ hình để xác định lượng đặt hàng tối ưu Thời gian giao hàng từ cửa đến kho công ty trung bình ngày Mỗi ngày cơng ty cần có số lượng xe trung bình đưa vào tiêu thụ = Tổng số xe nhập đưa vào kinh doanh năm / 360 ngày, nên: Số lượng hàng bán ngày là: 720/360 = 2(xe)  Điểm tái đặt hàng lại là: x = (xe) Trên thực tế, công ty chưa xác định cụ thể ngày đặt hàng mà ước lượng theo khả tiêu thụ, đặt hàng vào ngày cuối tháng Công ty chưa xác định lượng dự trữ an tồn cho thời điểm đặt hàng, lượng xe nhập tồn kho đủ đáp ứng nhu cầu ngày lô hàng chưa đến nhà máy Tuy nhiên, điều dẫn đến nhiều kết không lường hết xe chở hàng đường gặp trục trặc không kịp nên ngày giao hàng bị lùi lại, kho hết xe để bán mà xe chưa đến nơi Trường hợp khác xảy xe nhập không đáp ứng tiêu chuẩn kĩ thuật hợp đồng có thơng số kĩ thuật khác với u cầu cơng ty Chính vậy, cần lượng dự trữ an tồn để đề phòng trường hợp xấu xảy  Phụ tùng để bán Một mảng kinh doanh chiếm tỷ lệ nhỏ tổng vốn đầu tư công ty (khoảng 5% năm) không phần quan trọng việc đảm bảo q trình kinh doanh cơng ty diễn cách thơng suốt thuận lợi loại phụ tùng thay cho dòng xe tải xe cơng trình mà cơng ty kinh doanh Việc nhập cung cấp loại phụ tùng xuất phát từ quan tâm sâu sắc tới khách hàng công ty hầu hết loại phụ tùng hàng ngoại nhập, khách hàng thường khơng thể khó tìm mua thị 12 trường nội địa Tuy nhiên, thông thường, lượng phụ tùng tồn kho hàng lượng đáp ứng khoảng 15 đến 20 ngày kinh doanh mà Công ty yêu cầu đơn hàng tuỳ theo tình hình nhu cầu loại phụ tùng nhà cung cấp cung cấp cho Hải Âu lượng hàng mà công ty đặt mua Vì vậy, gần khơng có lượng phụ tùng tồn kho an tồn (dự phòng) 2.3.3.Nhận xét  Kết đạt được: -Thứ nhất, phận chuyên trách quản lý hàng tồn kho Phòng Kinh doanh, Phòng Kế tốn tài chính… thực tốt nhiệm vụ Với đội ngũ nhân viên nhiều kinh nghiệm lĩnh vực quản trị tài chính, khả lên kế hoạch kinh doanh tốt, việc đặt hàng sát nhu cầu thị trường từ dẫn đến khả gây ứ đọng hàng kho -Thứ hai, qua việc đánh giá thơng qua mơ hình hàng tồn kho EOQ thấy lượng đặt hàng trung bình lần Cơng ty sát với lượng đặt hàng tối ưu theo lý thuyết từ mơ hình dù Cơng ty chưa lần áp dụng mơ hình vào việc quản lý hàng tồn kho  Hạn chế: -Thứ nhất, việc bố trí, phân cơng nhiệm vụ cho phòng ban quản lý hàng tồn kho Công ty chồng chéo Hải Âu cơng ty có hoạt động sản xuất kinh doanh sơi động, lượng vốn đầu tư tương đối lớn Để có hệ thống kiểm sốt nội thích đáng với nghiệp vụ liên quan đến hàng tồn kho, phòng ban nên kiêm nhiệm chức định Ngoài ra, phận nhận kiểm tra hàng chưa thành lập thành phòng riêng biệt với phòng mua hàng, lưu hàng vận chuyển Chức phòng quan trọng, bảo đảm hàng vào kho đáp ứng chất lượng tiêu chuẩn kĩ thuật đề Tuy nhiên, công ty Hải Âu, hoạt động phận chưa tăng cường -Thứ hai, hệ thống sổ sách quản lý hàng tồn kho vài thiếu sót, khơng có cột ghi rõ giá trị loại máy móc, ghi giá trị tổng thể theo số lượng gây khó khăn cho việc nhận biết giá trị loại máy để có đánh giá cần thiết 13 -Thứ ba hạn chế lớn Công ty chưa áp dụng mơ hình hàng dự trữ vào công tác quản trị hàng tồn kho Phần lớn định đặt hàng dựa kinh nghiệm đội ngũ quản lý Mặc dù số lượng đặt hàng Công ty sát với tính tốn theo mơ hình lâu dài, Hải Âu cần cho mơ hình mang tính khoa học để hạn chế tối đa sai lầm việc đặt hàng, tránh rủi ro khơng đáng có q trình kinh doanh Phần III: Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu công tác quản trị hàng tồn kho cơng ty TNHH Thương mại – Tài Hải Âu Để nâng cao hiệu quản lý hàng tồn kho, Hải Âu cần xác định tầm quan trọng vấn đề hoạt động quản lý tài sản Mục đích quản lý hàng tồn kho nhằm giảm vòng quay dự trữ, khống chế hàng tồn kho để giảm chi phí, tránh ứ đọng vốn, tăng khả sử dụng vốn, đồng thời giúp doanh nghiệp chủ động hoạt động kinh doanh 3.1.Áp dụng mơ hình quản lý hàng tồn kho cách phù hợp 3.1.1.Áp dụng mơ hình EOQ để quản lý Với bước tính tốn trình bày phần 2.3.2, Cơng ty nên xác định lượng đặt hàng tối ưu cho cơng ty trước bước vào năm tài Điều quan trọng lượng đặt hàng công ty chưa đạt mức tối ưu nên chưa tối thiểu hố chi phí đặt hàng chi phí lưu kho Thay đặt 60 xe tháng lần việc áp dụng cách đặt hàng (theo mơ hình EOQ) đơn đặt hàng 47 xe năm đặt hàng 15 lần giúp công ty cải thiện 14 vấn đề Cụ thể giảm lượng đặt hàng lần tăng số lần đặt hàng năm lên trung bình 15 lần/năm Hải Âu nên tính tốn cụ thể để tìm cho loại hàng tồn kho lượng đặt hàng tối ưu Có vậy, chi phí kinh doanh giá thành sản phẩm giảm để cạnh tranh với hãng cung cấp khác Đồng thời, dựa biến động lượng xe tồn kho thực tế năm, đặt lượng dự trữ an tồn cần thiết Cơng ty cần thực nghiêm ngặt kiểm tra, kiểm kê hàng tồn kho thường xun, định kì có biên kiểm kê gửi lên ban lãnh đạo Công ty, đặc biệt công cụ dụng cụ phải thực kiểm kê thành phần hàng tồn kho khác Dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần lập nhiều để bù đắp thiệt hại nhiều trường hợp hàng tồn kho bị giảm chất lượng, số lượng Trong năm vừa qua, Hải Âu ln có lượng nhỏ hàng tồn kho tồn thời gian dài mà chưa tiêu thụ Công ty cần lập thêm dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho loại phải tìm cách lý, vừa giảm chi phí lưu kho, lại giảm lượng dự phòng phải lập 3.1.2.Kết hợp quản lý hàng tồn kho theo mơ hình EOQ với mơ hình chiết khấu giảm giá Nếu Cơng ty đặt hàng chiết khấu với số lượng lớn, mơ hình EOQ thay đổi đơi chút Để định có nên u cầu lơ hàng với số lượng lớn để chiết khấu hay không, doanh nghiệp cần tối thiểu hố tổng chi phí mua hàng, đặt hàng chi phí lưu kho Cơng ty giảm chi phí hàng tồn kho năm đặt hàng đủ lớn để hưởng tỉ lệ chiết khấu hợp lý Tuy nhiên, Công ty phải cân nhắc xem áp dụng mơ hình cho loại hàng tồn kho nào, so sánh xem chi phí tăng lên (như chi phí lưu kho), chi phí giảm (như chi phí mua hàng) Có loại hàng tồn kho để lâu làm giảm giá trị, kết dự phòng giảm giá hàng tồn kho lại tăng lên, gây khó khăn cho doanh nghiệp 3.1.3.Hoàn thiện máy tổ chức hệ thống sổ sách quản lý hàng tồn kho Trước hết, dù áp dụng mơ hình nào, vấn đề đặt nhà quản lý làm để quản lý người, phát huy đầy đủ tính tích cực nhân viên tính sáng tạo họ, khiến họ có tinh thần trách nhiệm cao 15 Việc làm cần thiết Công ty lúc bổ sung thêm nhân lực có kiến thức quản lý hàng tồn kho cho hai phòng Kinh doanh phòng Kế tốn tài để giảm tải khối lượng cơng việc mà cán phải xử lý Hệ thống sổ sách kế tốn hàng tồn kho cần hồn thiện hơn, đặc biệt phiếu xuất, nhập kho cần thiết kế cho chuyển tải nội dung cần thiết cho nhà quản lý, tránh sai sót, gian lận nhầm lẫn xảy hoạt động liên quan đến hàng tồn kho Đối với hệ thống chứng từ chu trình hàng tồn kho, Cơng ty cần lập chi tiết loại phiếu phiếu xuất kho, phiếu lưu kho, phiếu vận chuyển hàng với nội dung thể rõ mục đích sử dụng, cách thức vận chuyển tốn, nơi đến, nơi Các phòng ban cần phân tách nhiệm vụ Phòng kinh doanh nên thực chức mua hàng lựa chọn khách hàng tiêu thụ Phòng kiểm tra chất lượng số lượng hàng tồn kho nhập, xuất theo dõi biến động kì cần thành lập Các cán liên quan phải đào tạo để nắm vững chu trình hàng tồn kho cơng ty mình, từ hiểu 3.1.4.Một số giải pháp khác Ngồi giải pháp nêu trên, để cơng tác quản lý hàng tồn kho Công ty Thương mại – Tài Hải Âu hồn thiện nữa, số đóng góp khác dựa quan sát thực tế Công ty thời gian qua: - Cơng ty cần tích cực tìm hiểu, xác định đưa lựa chọn đắn nguồn cung ứng, người cung ứng để đạt mục tiêu: Giá mua vào thấp, điều khoản thương lượng có lợi cho doanh nghiệp đặc biệt phải đảm bảo chất lượng vật tư, hàng hóa - Lựa chọn phương tiện, cách thức vận chuyển phù hợp để tối thiểu hóa chi phí vận chuyển, xếp dỡ - Thường xuyên theo dõi biến động phân khúc thị trường Công ty tiến hành kinh doanh Dự đoán xu biến động tương lai để có định điều chỉnh kịp thời việc mua sắm, dự trữ vật tư, hàng hóa có lợi cho doanh nghiệp trước biến động thị trường - Tổ chức tốt, khoa học việc bảo quản loại xe phụ tùng Cần áp dụng chế độ thưởng phạt hợp lý, tránh tình trạng mát, hỏng hóc hay hao mòn khơng đáng có hàng hóa, vật tư 16 - Thường xuyên kiểm tra, nắm vững tình hình dự trữ, phát kịp thời tình trạng hàng hóa bị ứ đọng, khơng phù hợp với nhu cầu thị trường để nhanh chóng đề biện lý, giảm giá… nhằm thu hồi vốn, tránh thua lỗ tiến hành đầu tư vào dòng sản phẩm khác thích hợp Kết luận Qua trình làm thảo luận, nhóm chúng em tìm hiểu học hỏi nhiều điều mẻ, bổ ích, lý thú quản trị doanh nghiệp nói chung quản lý hàng tồn kho nói riêng Đồng thời giúp chúng em hiểu thêm để trở thành nhà quản trị giỏi khơng cần am hiểu vấn đề lý luận mà phải biết vận dụng lý luận vào thực tiễn để giải vấn đề thực tế phát sinh Với đề tài “Mơ hình quản trị hàng tồn kho thực tế công tác 17 quản trị hàng tồn kho Cơng ty TNHH Thương mại – Tài Hải Âu ”, nhóm em thấy quản lý hàng tồn kho hoạt động quản lý phức tạp, đòi hỏi nhà quản lý doanh nghiệp phải vận dụng sáng tạo phương pháp, mô hình thực tiễn phải lập hệ thống cấu quản lý hiệu Để có thành công quản lý hàng tồn kho, người quản lý phải thực bỏ công sức thời gian để tìm cho doanh nghiệp giải pháp phù hợp Trong trình nghiên cứu đề tài hiểu biết hạn chế nên chuyên đề em khơng thể tránh khỏi thiếu sót Chúng em mong nhận ý kiến đóng góp thầy giáo để thảo luận hồn thiện DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Quản trị tài chính– Chủ biên: PGS.TS Nguyễn Thị Phương Liên - Nhà xuất Trường Đại học Thương Mại Giáo trình Tài Doanh nghiệp – Chủ biên: PGS.TS Nguyễn Đình Kiệm – Nhà Xuất Tài – 2008 Giáo trình Quản trị Tài – Tác giả: Nguyễn Hải Sản – Nhà Xuất Tài – 2007 Giáo trình Kiểm tốn tài – Chủ biên: GS.TS Nguyễn Quang Quynh – Nhà Xuất Tài – 2001 http://haiau.vn/vn/ 18 Mục lục Lời mở đầu Phần I: sở lý luận hàng tồn kho doanh nghiệp 1.1.Khái niệm, vai trò hàng tồn kho 1.1.1.Khái niệm hàng tồn kho 1.1.2.Vai trò hàng tồn kho 1.2.Quản trị hàng tồn kho doanh nghiệp 1.2.1.Khái niệm quản trị hàng tồn kho 1.2.2.Các nhân tố ảnh hưởng đến tồn kho dự trữ 1.2.3.Chi phí tồn kho 1.2.4.Mơ hình đặt hàng hiệu (Economic odering quantity – EOQ) 19 Phần II: Thực trạng công tác quản trị hàng tồn kho công ty TNHH Thương mại – Tài Hải Âu 2.1.Tình hình chung công ty 2.1.1.Giới thiệu sơ lược công ty TNHH Thương mại – Tài Hải Âu 2.1.2.Đánh giá khái quát hoạt động quản lý công ty Hải Âu thời gian qua .8 2.2.Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho yếu tố tác động đến quản lý hàng tồn kho cơng ty TNHH Thương mại – Tài Hải Âu 10 2.2.1.Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho cơng ty TNHH Thương mại – Tài Hải Âu 10 2.2.2.Yếu tố tác động đến quản lý hàng tồn kho công ty TNHH Thương mại – Tài Hải Âu 10 2.3.Phân tích tình hình thực quản lý hàng tồn kho công ty TNHH Thương mại – Tài Hải Âu 11 2.3.1.Kết công tác quản lý hàng tồn kho công ty Hải Âu năm gần .11 2.3.2.Đánh giá hiệu quản lý hàng tồn kho cơng ty Hải Âu theo mơ hình EOQ 13 2.3.3.Nhận xét 16 Phần III: Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu công tác quản trị hàng tồn kho công ty TNHH Thương mại – Tài Hải Âu 18 3.1.Áp dụng mơ hình quản lý hàng tồn kho cách phù hợp 18 3.1.1.Áp dụng mơ hình EOQ để quản lý 18 3.1.2.Kết hợp quản lý hàng tồn kho theo mơ hình EOQ với mơ hình chiết khấu giảm giá 19 3.1.3.Hoàn thiện máy tổ chức hệ thống sổ sách quản lý hàng tồn kho 19 3.1.4.Một số giải pháp khác 20 Kết luận 22 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .23 20 Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự - Hạnh phúc BIÊN BẢN HỌP NHĨM LẦN Kính gửi: Cơ giáo Ngơ Thùy Dung - mơn quản trị tài Ngày 8/3/2014 nhóm họp thảo luận 1, Địa điểm họp: sân thư viện 2, Nội dung họp: Nhóm trưởng phân cơng cơng việc cho thành viên tìm hiểu đề tài tài liệu liên quan đến đề tài sau giao thời hạn nộp nhóm 3, Thành phần tham gia: gồm tất thành viên nhóm Các thành viên nhóm tích cực đóng góp ý kiến, buổi họp kéo dài từ 9h30 đến 10h 21 Thư kí Nhóm trưởng Nguyễn Thị Yến Lý Thị Thu Trang Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự - Hạnh phúc BIÊN BẢN HỌP NHÓM LẦN Kính gửi: Cơ giáo Ngơ Thùy Dung - mơn quản trị tài Ngày 15/3/2014 nhóm họp thảo luận 1, Địa điểm họp: sân thư viện 2, Nội dung họp: Nhóm trưởng tập hợp tài liệu từ thành viên sau phân cơng nội dung thảo luận cho thành viên triển khai 3, Thành phần tham gia: gồm tất thành viên nhóm Các thành viên nhóm tích cực đóng góp ý kiến, buổi họp kéo dài từ 9h30 đến 10h Thư kí Nhóm trưởng Nguyễn Thị Yến Lý Thị Thu Trang 22 Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự - Hạnh phúc BIÊN BẢN HỌP NHĨM LẦN Kính gửi: Cơ giáo Ngơ Thùy Dung - mơn quản trị tài Ngày 2/4/2014 nhóm họp thảo luận 1, Địa điểm họp: sân thư viện 2, Nội dung họp: Nhóm trưởng thống cấu thảo luận bao gồm hình thức nội dung thảo luận Phân công người làm slide thuyết trình 3, Thành phần tham gia: gồm tất thành viên nhóm Các thành viên nhóm tích cực đóng góp ý kiến, buổi họp kéo dài từ 14h đến 14h30 Thư kí Nhóm trưởng Nguyễn Thị Yến Lý Thị Thu Trang 23 THÀNH VIÊN NHÓM STT 10 11 Tên Lý Thị Thu Trang (Nhóm trưởng) Nguyễn Thị Yến (Thư ký) Mai Thị Tươi Lê Thị Hải Yến Trịnh Thị Yến Nguyễn Hải Vân Đỗ Thị Trang Trần Thị Huyền Trang Nguyễn Minh Tuyển Phùng Văn Tốt Hoàng Việt Trung 24 Mã sinh viên 11D180170 Đánh giá Ký tên ... quản trị hàng tồn kho 2.3.Phân tích tình hình thực quản lý hàng tồn kho cơng ty TNHH Thương mại – Tài Hải Âu 2.3.1.Kết công tác quản lý hàng tồn kho công ty Hải Âu năm gần Hàng tồn kho thành... lý hàng tồn kho công ty TNHH Thương mại – Tài Hải Âu 11 2.3.1.Kết công tác quản lý hàng tồn kho công ty Hải Âu năm gần .11 2.3.2.Đánh giá hiệu quản lý hàng tồn kho cơng ty Hải Âu. .. lâu dài công ty 2.2.Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho yếu tố tác động đến quản lý hàng tồn kho công ty TNHH Thương mại – Tài Hải Âu 2.2.1.Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho công ty TNHH Thương mại