BÀI tập TÌNH HUỐNG tạo động lực làm việc –

Theo thuyết hai nhân tố của Herzberg thì để tạo động lực cho nhân viên bao gồm hai nhóm nhân tố sau: - Nhóm nhân tố thúc đẩy: Đây là các yếu tố thuộc bên trong công việc.. Đặc điểm của n

BÀI TẬP TÌNH HUỐNG Tạo động lực làm việc –

Mai đã làm việc tại văn phòng chính của một công ty du lịch được 10 năm Ban đầu cô

nhận thấy công việc thú vị và đòi hỏi nhiều nỗ lực nhưng áp lực công việc lại rất cao

Cô có thu nhập khá tính theo tiêu chuẩn của ngành du lịch nhưng càng ngày cô càng

chán nản vì khối lượng công việc quá nhiều

Khi được mời điều hành một văn phòng đại lý du lịch mới ở NhaTrang, Mai nắm lấy cơ

hội, xem đây là dịp giảm bớt thời gian làm việc hành chính và giành nhiều thời gian

trong vai trò là « đạidiện du lịch » hơn

Mai tuyển thêm 3 nhânviên – hai nhân viên giao dịch là Thanh và Tuấn và một nhân

viên văn phòng : Ngọc

Mai quyết định là sẽ điều hành đại lý du lịch này trên cơ sở càng chuyên nghiệp càng tốt Tất cả các khách hàng đặt chuyến du lịch riêng sẽ đến gặp cô và cô sẽ thiết kế một chuyến đi trọn gói cho họ Đây là phần khó khăn và thú vị nhất trong công việc Tuy nhiên, Mai quyết định để cho Thanh lo về mặt hành chính cho các chuyến đi này Cô cũng quyết định đích thân giải quyết tất cả các thắc mắc về các chuyến du lịch

Tuấn chuyên về các chuyến du lịch trọn gói, còn Thanh lo việc đặt vé máy bay, xe lửa,

xe buýt và phà, đồng thời thuê xe và đặt phòng khách sạn Những vấn đề liên quan đến

hộ chiếu, thị thực, ngoại tệ, séc du lịch và bảo hiểm du lịch thì do cả hai cùng làm

Thanh và Tuấn có trách nhiệm nhập tất cả các đăng ký chuyến đi vào hệ thống lưu trữ hồ sơ chính để dễ tham khảo Ngọc có trách nhiệm đảm bảo thông tin được lưu trữ đúng cách, mặc dù cô chủ yếu làm các công việc văn phòng và soạn thảo các thư từ cho Mai và hai nhân viên giao dịch Tất cả thư từ do Mai kiểm tra và ký trước khi gửi đi

Tất cả các khoản tiền mà khách thưởng cho nhân viên của công ty được gộp chung

và

chia đều cho Thanh, Tuấn và Ngọc vào cuối tháng

Sau ba tháng hoạt động, Mai xem lại kết quả công việc của đại lý và không hài lòng với

những gì đang diễn ra Sự vắng mặt của các nhân viên ngày càng gia tăng và họ thường

đi làm trễ Rất nhiều khách hàng đã phàn nànvề « cung cách lấc cấc » của nhân viên

giao dịch và chất lượng dịch vụ nói chung Một vài khách hàng còn phàn nàn cả về lỗi

chính tả của các bức thư Mai đến gặp các nhân viên và biểu lộ sự không hài lòng của

mình Cô ngạc nhiên khi biết cả ba nhân viên đều không thỏa mãn với mức lương của

mình và Tuấn còn cho biết thêm là anh đang chán công việc

Mai hứa sẽ xem xét lại vấn đề tiền lương và gợi ý là họ sẽ được tăng lương thỏa đáng

Vận dụng các kiến thức đã học, Anh/Chị hãy trả lời các câu hỏi sau:

1 Áp dụng khái niệm của Herzberg cho rằng tiền lương là yếu tố duy trì, hãy

mô

tả kết quả có thể xảy ra khi Mai quyết định tăng lương đáng kể cho nhân viên của mình Chỉ với quyết định này có giúp Mai giải quyết vấn đề đang gặp

phải ?

2 Mai có thể bắt đầu áp dụng phương pháp làm giàu công việc trong đại lý

du

lịch của mình bằng cách nào ?

3 Những hiệu quả nào có thể đạt được khi áp dụng làm giàu công việc?

4 Mô tả những thay đổi trong công việc mà Mai có thể tiến hành nhằm làm giàu công việc của hai nhân viên giao dịch

5 Hãy cho Mai những lời khuyên về những thay đổi khác mà cô có thể làm nhằm tăng động lực làm việc.

Nội dung bài viết

Hiện nay với sự phát triển vũ bão của xã hội, nền kinh tế ngày càng phát triển, cạnh tranh ngày càng gay gắt thì doanh nghiệp càng phải đối mặt với một thực trạng đó là tiềm kiếm, tạo ra và giữ chân các nhân tài Để làm được điều đó thì các nhà quản trị cần phải biết tạo ra động lực thúc đẩy cho nhân viên dưới quyền của mình

Thúc đẩy là một quá trình tâm lý diễn ra do sự tác động có mục đích và theo định hướng của con người Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, thúc đẩy là những tác động hướng đích của doanh nghiệp nhằm động viên nhân viên nâng cao thành tích và giúp họ hoàn thành nhiệm vụ một cách có hiệu quả

Động lực là sự dấn thân, sự lao động của con người Khi được thúc đẩy trong một tình huống nào đó thì con người sẽ có được sự dấn thân hết mình trong công việc cùng với tất cả sức lực và trí tuê Thông thường người lao động chỉ thực

sự dấn thân và cống hiến hết mình vào công việc khi họ có được sự thỏa mãn về cá nhân Động lực là một vấn đề khá mờ nhạt, không rõ ràng và rất khó nhận biết

bằng nghiên cứu thực nghiệm Tuy nhiên nhà quản trị lại có thể tạo ra động lực cho nhân viên khi họ được thúc đẩy

Như vậy có thể nói, trong bất kỳ doanh nghiệp nào, nhân viên cũng cần phải thấy được động lực làm việc Do đó việc nghiên cứu các động cơ thúc đẩy để tạo động lực cho nhân viên trong doanh nghiệp là hết sức cần thiết đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào trong thời đại hiện nay

1 Theo thuyết hai nhân tố của Herzberg thì để tạo động lực cho nhân viên bao gồm hai nhóm nhân tố sau:

- Nhóm nhân tố thúc đẩy: Đây là các yếu tố thuộc bên trong công việc Bao gồm các nhân tố tạo nên sự thỏa man, sự thành đạt, sự thừa nhận thành tích, bản thân trong công việc của người lao động, trách nhiệm và chức năng lao động, sự thăng tiến Đây chính là nhu cầu cơ bản của người lao động khi tham gia làm việc Đặc điểm của nhóm này là nếu không được thỏa mãn thì sẽ dẫn đến bất mãn, nếu được thỏa mãn thì sẽ có tác dụng tạo động lực cho người lao động làm việc

- Nhóm nhân tố duy trì: Đây là các yếu tố thuộc về môi trường làm việc của người lao động, các chính sách chế độ quản trị của doanh nghiệp, tiền lương, sự hướng dẫn công việc, các quan hệ với con người, các điều kiện làm việc Các yếu

tố này khi được tổ chức tốt thì có tác dụng ngăn ngừa sự không thỏa mãn đối với công việc của người lao động

Theo Herzberg: tiền lương là một trong những yếu tố trong nhóm duy trì tạo động lực cho nhân viên làm việc Theo ông thì tiền lương nhìn chung không có tác dụng tạo động lực cho nhân viên mặc dù chậm trả tiền lương có thể làm cho nhân viên trở nên bất mãn Tuy nhiên, tiền lương lại là yếu tố cực kỳ quan trọng khi nhân viên có cảm giác mình bị trả lương không thỏa đáng

Trong trường hợp trên cả ba nhân viên Thanh, Tuấn, Ngọc đều không thỏa mãn với mức lương của mình, Mai sử dụng phương án là tăng lương đáng kể cho

họ Hiệu ứng tức thời trong ngắn hạn là cả 3 nhân viên này sẽ chấp nhận ở lại làm việc cho Mai

Tuy nhiên, nếu Mai chỉ sử dụng phương án này để giữ chân và mang lại sử thỏa mãn cho nhân viên của mình thì chưa đủ vì chính trong nhân viên của cô – Tuấn còn có tâm trạng chán công việc Theo Herzberg thì ngoài yếu tố về tiền lương, nhà quản trị còn phải sử dụng các yếu tố khác của nhóm duy trì để thỏa mãn nhu cầu của người lao động Ngoài ra, những nhân tố thỏa mãn người lao động là khác với các nhân tố tạo ra sự bất mãn Vì vậy, Mai không thể mong đợi sự thỏa mãn của người lao động bằng cách đơn giản là xóa bỏ các nguyên nhân gây ra sự bất mãn Việc động viên nhân viên ở đây đòi hỏi Mai phải giải quyết thỏa đáng, cân bằng cả hai nhóm nhân tố là duy trì và động viên, không nên chú trọng riêng nhân tố nào Tuy nhiên có một vấn đề vẫn có thể sảy ra đó là: dù nhân viên hài lòng trong công việc thì chưa chắc đã mang lại được hiệu quản công việc cao hơn Như vậy, nếu Mai chỉ quyết định tăng lương đáng kể cho nhân viên của mình thì đây chỉ được xem là một giải pháp tạm thời, trước mắt, nhưng không hứa hẹn là sẽ giải quyết được triệt để vấn đề, không giúp cô tạo động lực và thúc đẩy nhân viên làm việc trong thời gian dài hạn

2 Để làm giàu công việc hay chính là việc làm cho công việc trở nên ý nghĩa hơn, Mai có thể sử dụng các phương pháp như:

- Cho mỗi nhân viên thấy toàn bộ công việc, từ đầu đến cuối, chứ không chia công việc thành những nhiệm vụ nhỏ

- Tăng mức độ trách nhiệm đối với công việc bất cứ khi nào và nơi nào có thể

- Giảm mức độ giám sát, cho phép nhân viên được kiểm soát cách tiếp cận công việc, các thiết bị cần thiết, nhiều hơn

- Mở rộng loại hình công việc mà nhà quản trị giao cho nhân viên

- Tạo cơ hội để mỗi nhân viên trở nên thành thạo trong một nhiệm vụ cụ thể hoặc một số lĩnh vực hoạt động

- Tìm cách để mở rộng phạm vi công việc mà Mai và nhóm của Mai đang đảm trách

- Đảm bảo rằng các công việc có ý nghĩa và các nhân viên nhận thức được điều đó

3 Khi sử dụng các phương pháp làm giàu công việc trên có thể mang lại một số hiệu quả nhất định cho Mai:

Thứ nhất, nhân viên của Mai sẽ cảm thấy yêu thích, hứng thú hơn với công việc, thấy được ý nghĩa của công việc mà mình đang làm

Thứ hai, tăng mức độ trách nhiệm trong công việc của nhân viên, từ đó dẫn đến việc các nhân viên làm việc cẩn thận hơn, có trách nhiệm hơn, vì nếu làm sai thì họ sẽ phải chịu trách nhiệm nhiều hơn

4 Trong quá trình áp dụng các phương pháp làm giàu công việc trong đại lý du lịch của mình, Mai có thể tiến hành những thay đổi sau để làm giàu công việc của hai nhân viên giao dịch:

- Tăng sự đa dạng của các kỹ năng làm việc bằng cách tăng số lượng các nhiệm vụ phức tạp hơn cho công việc trong một khoảng thời gian nhất định Những nhiệm vụ này được thiết kế để tạo cơ hội cho nhân viên phát triển những kỹ năng và năng lực chưa được sử dụng hết Tuy nhiên, kết quả công việc phải nhìn thấy được

- Nâng cao tầm quan trọng của công việc: thiết kế công việc sao cho có tầm quan trọng, nghĩa là kết quả của công việc sẽ có ảnh hưởng tới những người khác

(ngày nay nhiều doanh nghiệp khuyến khích nhân viên coi các đồng nghiệp như khách hàng trong công việc, và điều này phù hợp với mục đích nâng cao tầm quan trọng của công việc)

- Xem việc giao các nhiệm vụ mới như cơ hội chứ không phải là yêu cầu Điều này cho phép nhân viên lựa chọn sự đảm nhận nhiệm vụ nào và vào lúc nào Nhân viên sẽ nhận được các nhiệm vụ phức tạp hơn khi họ thấy có đủ khả năng thực hiện

- Trao cho nhân viên và các bộ phận nhiều quyền tự chủ hơn: cho phép sự linh hoạt hoan trong cách thức tiến hành, kiểm tra và phối hợp công việc Bạn có thể đã nghe từ trao quyền, có nghĩa là người quản lý lui vào hậu trường và trao cho đội ngũ nhân viên quyền tự quản lý

- Thiết lập các cơ chế đảm bảo thông tin phản hồi nhanh chóng và trực tiếp

Việc thiết kế công việc theo cách thức làm giàu công việc cần phải liên hệ tới thuyết của Maslow: người ta sẽ không mong đợi thỏa mãn những nhu cầu cao hơn nếu những nhu cầu cơ bản chưa được đáp ứng Chú ý thuyết của Herzberg: yếu tố duy trì tùy tính tiêu tích cực mà có thể ảnh hưởng đến động lực làm việc Thuyết kỳ vọng thì nhắc nhở nhà quản lý phải làm sao để nhân viên tận mắt nhìn thấy: 1 Mối quan hệ giữa nỗ lực với kết quả công việc, và giữa kết quả công việc với khen thưởng; 2 Khen thưởng là công bằng; 3 Phần thưởng có giá trị

5 Để có thể tạo động lực làm việc cho nhân viên của mình, trước hết Mai cần tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến những hài lòng trong công việc của nhân viên của mình

- Thứ nhất, với lý do chung các nhân viên của Mai chưa thỏa mãn với mức lương hiện tại Lý do chính gây đến sự chưa thỏa mãn này có thể dễ dàng nhận thấy khi Mai sử dụng phương pháp bình quân, tất cả các khoản tiền mà khách hàng

thưởng nhân viên của công ty được gộp chung và chia đều cho ba nhân viên vào cuối tháng Với chính sách hiện tại, mọi nhân viên dù làm nhiều, làm ít đều có mức thưởng như nhau Điều này tạo cho các nhân viên của Mai một tâm lý bất mãn, không muốn dấn thân hết mình vào công việc

- Thứ hai, Tuấn đang có tâm trạng chán công việc hiện tại Sự chán nản của Tuấn có thể do những nguyên nhân sau:

+ Mất phương hướng hoặc sự kiểm soát mọi mặt trong công việc

+ Các nguyện vọng không đạt được

+ Bị tước mất trách nhiệm

+ Bất đồng với cấp trên hay đồng nghiệp

+ Chính sách hoặc các quy định hiện tại của doanh nghiệp không theo ý muốn của mình

+ Sự an toàn trong công việc có thể bị đe dọa

+ Cấp trên không tin tưởng khi giao nhiệm vụ

Sau khi đã tìm hiểu được các nguyên nhân dẫn đến sự chưa hài lòng của nhân viên của mình, Mai có thể sử dụng một số các thay đổi sau đây ngoài thay đổi

về tiền lương mà Mai đã hứa:

- Tiền thưởng: Ngoài việc tăng mức lương cơ bản, cô nên xem xét lại tiền thưởng cho nhân viên, ai làm hiệu quả cao – thưởng nhiều, hiệu quả thấp – thưởng

ít hoặc không thưởng Ngoài thưởng về vật chất cô còn có thể sử dụng các phần thưởng về tinh thần như: khen thưởng động viên, tặng hiện vật

- Các thay đổi về đào tạo: Cô Mai có thể cho nhân viên của mình tham gia các khóa học, các buổi hội thảo, chuyên đềm tổ chức các tình huống, trò chơi kinh doanh… để nâng cao các kỹ năng của mình như các kỹ năng về chuyên môn, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng tham gia các hoạt động tập thể… Đây là một thay đổi có

thể giúp Mai giải quyết được các phàn nàn của khách hàng về chất lượng giao dịch

và chất lượng dịch vụ

- Phân quyền và ủy quyền cho nhân viên: Hiện nay có thể thấy, Mai đã giao việc theo từng mảng cho nhân viên, tuy nhiên họ lại không có quyền tự quyết định các công việc của mình làm, mà tất cả đều phải thông qua cô Điều này làm cho nhân viên không thấy được tránh nhiệm và quyền lợi của họ trong công việc họ làm Để thúc đẩy nhân viên làm việc, cô nên giao quyền cho cấp dưới để họ thấy được tránh nhiệm cũng như quyền lợi của mình, khi đó họ sẽ dám dấn thân vào công việc với tinh thân trách nhiệm cao hơn

- Sử dụng các phương pháp làm giàu công việc hay chính là việc làm cho công việc trở nên có ý nghĩa hơn Để có thể làm được điều này Mai nên thiết kế lại công việc và nơi làm việc, sao cho nhân viên của cô sẽ:

+ Có trách nhiệm hơn

+ Có thể tự kiểm soát được nhiều hơn công việc của mình

+ Có nhiều thông tin phản hồi hơn

Trong trường hợp này, Mai có thể sử dụng các phương pháp như:

+ Nâng cao sự thú vị của công việc bằng việc ủy quyền toàn bộ một mảng công việc cho nhân viên của mình Ví dụ như Tuấn chuyên lo về các chuyến du lịch trọn gói thì nên để anh trực tiếp gặp gỡ và thiết kế tour cho họ chứ không nhất thiết tất cả đều là do Mai giải quyết

+ Hoán đổi vị trí của mọi người để có cơ hội phát triển hơn

+ Yêu cầu nhân viên đưa ra đề xuất và để họ thức hiện

Tạo động lực cho người lao động là một vấn đề có vai trò ngày càng trở nên quan trọng trong chính sách quản trị nhân lực của mỗi doanh nghiệp Công tác tạo động lực được thực hiện tốt sẽ thúc đẩy người lao động hăng say làm việc, cố gắng phấn đấu nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Mặt khác, khi chính sách của công ty hợp lý, thỏa mãn được những nhu cầu của người lao động thì người lao động sẽ yên tâm làm việc, gắn bó lâu dài với doanh nghiệp hơn

Do đó, trong bất kỳ trường hợp nào, nhà quản trị cũng cần quan tâm đến vấn

đề tạo động lực cho nhân viên của mình, khi thấy được động lực các nhân viên sẽ làm việc có trách nhiệm hơn và dấn thân hơn Từ đó giúp cho hiệu quả và năng suất công việc tăng, giúp nhà quản trị thực hiện được các mục tiêu mà mình đề ra

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Nguyễn Hải Sản (2007), Giáo trình Quản trị học, NXB Thống kê

2 Stephen P.Robbins, Timothy A Judge (2008), Hành vi tổ chức, NXB Lao động

xã hội

3 Philip Kotler (2007), Marketing management , Prantice Hall International