Nghiệp vụ giao nhận vật tư – trang thiết bị tại công ty cổ phần đầu tư và thương mại dịch vụ ( có bản báo cáo tài chính )

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ VINACONMIN - ITASCO 1.1 Lịch sử hình thành phát triển ngành nghề kinh doanh 1.1.1 Lịch sử hình thành Tên thức: Cơng ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Dịch vụ - VINACOMIN Tên giao dịch tiếng Anh: Investment, Trading and Services Joint Stock Company Tên giao dịch viết tắt: V- ITASCO Địa chỉ: Số Phan Đình Giót - Phương Liệt - Thanh Xuân - Hà Nội Điện thoại: 04.36647595 Fax: 04.36647600 Website: www.itasco.vn Email: tvn_itasco@vnn.vn; Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Dịch vụ - VINACOMIN công ty Tập đồn Cơng nghiệp Than - Khống sản Việt Nam, có tư cách pháp nhân, có dấu riêng, mở tài khoản Ngân hàng theo quy định pháp luật Công ty chuyển đổi từ doanh nghiệp Nhà nước sang Công ty cổ phần theo Quyết định số 150/2004/QĐ-BCN ngày 01/12/2004 Bộ trưởng Bộ Cơng nghiệp Cơng ty hoạt động hình thức Cơng ty cổ phần từ ngày 14/01/2005 theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103009929 Sở Kế hoạch Đầu tư Thành phố Hải Phòng cấp lần đầu ngày 14/01/2005 Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0200170658 Sở Kế hoạch đầu tư TP Hà Nội cấp thay đổi lần ngày 01/10/2010 (chuyển từ Đăng ký kinh doanh số 0103009929 Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hải Phòng cấp lần đầu ngày 14/11/2005) Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0200170658 Sở Kế hoạch đầu tư TP Hà Nội cấp thay đổi lần 10 ngày 10/07/2011 1.1.2 Quá trình phát triển Cơng ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Dịch vụ - VINACOMIN doanh nghiệp thành viên hạch tốn độc lập đại gia đình Tập đồn Cơng nghiệp Than - Khống sản Việt Nam; Được chuyển đổi từ Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Dịch vụ theo định số 150/2004/QĐ- BCN Bộ Công nghiệp kể từ ngày 01/12/2004, nhà nước giữ 57% vốn điều lệ, trụ sở nằm Thành phố Hà Nội Với bề dày truyền thống 25 năm xây dựng, trưởng thành phát triển, từ ngày đầu thành lập với tài sản, tiền vốn khiêm tốn, đội ngũ cán công nhân viên vài chục người; Đến vốn chủ sở hữu Công ty lên tới hàng trăm tỷ đồng, đội ngũ CBCNV lên đến 400 người, 50% có trình độ đại học trở lên Đây nhân tố quan trọng đóng góp cho nghiệp phát triển bền vững Công ty Hiện nay, Công ty hoạt động theo mơ hình hai cấp Tại thời điểm Cơng ty có 04 Cơng ty Trách nhiệm hữu hạn thành viên, 03 Công ty Cổ phần 03 chi nhánh trực thuộc có mặt khắp miền Tổ quốc như: Hà Nội, Hải Phòng, Quảng Ninh, Khánh Hồ Thành phố Hồ Chí Minh Ngồi ra, với tư cách cổ đơng sáng lập, Cơng ty góp vốn với đối tác thành lập Công ty Cổ phần 01 Công ty TNHH Cùng với phát triển VINACOMIN, năm qua Công ty trở thành doanh nghiệp kinh doanh đa ngành với nhiệm vụ cung cấp vật tư chiến lược, sản phẩm khí chủ lực cho đơn vị VINACOMIN; tiếp nhận vận chuyển vật tư, thiết bị VINACOMIN giao chủ trì nhập linh kiện, thuê lắp ráp tổ chức tiêu thụ xe ôtô Kamaz, Kraz, Scania, nhận thầu khai thác than, bốc xúc đất đá, vận tải thuỷ bộ, chuyển tải than xuất khẩu, vận chuyển than cuối nguồn; kinh doanh bất động sản thi công dự án hạ tầng Doanh thu hàng năm Công ty tăng, từ năm từ 2005 đến bình quân doanh thu đạt 1.800 tỷ đồng/năm Kể từ năm 2003 VINACOMIN - ITASCO triển khai đầu tư, kinh doanh nhiều dự án như: Khu đô thị Vĩnh Thái - TP Nha Trang, khu đô thị Cầu Sắt - TP Plêyku, khu thị ng Bí - Quảng Ninh, … 1.1.3 Ngành nghề kinh doanh Theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0200170658 chuyển từ Đăng ký kinh doanh số 0103009929 Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hà Nội cấp lần đầu ngày 14/11/2005, bao gồm: - Khai thác, tận thu, chế biến, kinh doanh than khoáng sản loại Dịch vụ bốc xúc, san lấp, vận chuyển than đất đá Sản xuất, lắp ráp, tiêu thụ, bảo hành xe tải nặng xe chuyên dùng loại Sản xuất phụ tùng ô tô sản phẩm khí Xây dựng cơng trình giao thơng, cơng nghiệp dân dụng Đóng mới, cải tạo phương tiện thuỷ, loại: Sà lan loại 250-500 tấn, Tầu - đẩy 150-200 mã lực Đầu tư, kinh doanh sở hạ tầng bất động sản - Kinh doanh, xuất nhập trực tiếp, xuất nhập uỷ thác loại: vật tư, - thiết bị, phương tiện, nguyên vật liệu, sắt thép, xăng dầu; hàng tiêu dùng Kinh doanh vận tải đường thuỷ, đường bộ, cầu cảng, bến bãi Tư vấn, khảo sát, giám sát, thiết kế, quy hoạch, lập dự tốn tổng dự tốn - cơng trình xây dựng, cơng trình hạ tầng kỹ thuật Thiết kế quy hoạch tổng mặt bằng, kiến trúc, nội ngoại thất cơng trình xây - dựng dân dụng, cơng nghiệp Thiết kế kết cấu cơng trình xây dựng dân dụng, công nghiệp Thiết kế quy hoạch tổng mặt bằng, thiết kế kiến trúc, nội ngoại thất công trình xây dựng dân dụng, cơng nghiệp Thiết kế kiến trúc hạ tầng khu đô thị công - nghiệp Đại lý bán hàng cho hãng nước phục vụ sản xuất ngành Xây dựng dự án nhiệt điện, thủy điện, xi măng, hóa chất Kinh doanh dịch vụ khách sạn, nhà hàng; Kinh doanh lữ hành nội địa, lữ hành - quốc tế, dịch vụ khác Sản xuất, kinh doanh bê tông sản phẩm khác từ xi măng, vữa 1.2 Bộ máy tổ chức hành cơng ty Sơ đồ 1.1: Bộ máy tổ chức công ty Nguồn: http://itasco.vn/ 1.3 Đánh giá chung tình hình hoạt động kinh doanh cơng ty giai đoạn 2007-2010 Bảng 1.1: Tình hình chi tiêu tài công ty cổ phần đầu tư thương mại dịch vụ - VINACOMIN (2009-2011) Đơn vị: VNĐ STT Tài sản Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 Tổng lợi nhuận 1.594.590.288.488 1.885.622.298.111 2.585.726.524.867 Tổng chi phí 1.576.143.440.897 1.861.621.592.389 2.555.324.957.277 Lợi nhuận trước thuế 18.446.847.591 24.000.705.722 30.401.567.590 Lợi nhuận sau thuế 14.666.799.518 18.478.022.371 22.801.175.693 ( Nguồn: Bảng báo cáo tiêu tài kiểm tốn công ty CPĐT TM&DV VINACOMIN năm 2009 - 2011) Thông qua bảng báo cáo kết hoạt động kinh doanh Công ty CPĐT TM&DV VINACOMIN, ta thấy doanh thu lợi nhuận công ty giai đoạn vừa qua có xu hướng tiến triển tốt, liên tục tăng qua năm Giai đoạn 2009 – 2010, doanh thu lợi nhuận công ty đạt mức tăng cao, doanh thu tăng 18% lợi nhuận tăng 30% Có mức tăng kể xuất phát từ công ty giai đoạn mở rộng thị trường đầu tư, có thêm nhiều dự án lớn như: Khu đô thị Tàm Xá – Đông Anh, Khu đô thị Vĩnh Thái – Nha Trang, … Đồng thời giai đoạn này, doanh nghiệp tận dụng lợi mà thị trường mang lại Việt Nam gia nhập WTO, phát huy mạnh công ty với đội ngũ nhân viên có bề dày kinh nghiệm, chất lượng ổn định đáp ứng nhu cầu tốt cho khách hàng Giai đoạn 2010 – 2011, doanh thu lợi nhuận công ty giữ mức tăng đáng kể, doanh thu tăng 37%, lợi nhuận tăng 26% Trong giai đoạn với góp vốn thành lập nhiều cơng ty như: Công ty CP BĐS An Thịnh, Công ty CP phát triển đô thị Vĩnh Thái, … mở rộng thêm nhiều ngành nghề kinh doanh , tình hình kinh doanh công ty ngày phát triển thuận lợi CHƯƠNG 2: TÌNH HÌNH GIAO NHẬN SẢN PHẨM VẬT TƯ NHẬP KHẨU ĐỂ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CPĐTTM&DV VINACOMIN – ITASCO 2.1 Cơng tác tổ chức thực quy trình giao nhận vật tư SƠ ĐỒ 2.1 Quy trình giao nhận vật tư cơng ty VINACOMIN - ITASCO Kí kết hợp đồng giao nhận • Nhận chứng từ kiểm tra • Nhận D/O ( cược cơng tốn, kí quĩ) • Khai hải quan • Lấy phiếu xuất nhập bãi • Thanh lí hải quan cổng • Vận chuyển hàng kho • ( Nguồn: Tác giả tự tổng hợp ) 2.1.1 Kí kết hợp đồng giao nhận Phòng kinh doanh xác định khách hàng doanh nghiệp nước có nhu cầu nhập khẩu, doanh nghiệp có nhu cầu vật tư để sản xuất Trong hợp đồng đề cập đến điều khoản như: - Thời gian thực dịch vụ: nghiệp vụ giao nhận thực cho lần nhập (ngắn hạn) hay cho lần sau khoảng thời gian định (dài - hạn) Chi phí dịch vụ giao nhận (có bao gồm chi phí liên quan đến nghiệp vụ giao nhận: phí hải quan, phí lưu container, phí cược container,…) Nhận chứng từ kiểm tra 2.1.2 Nhân viên VINACOMIN - ITASCO hỏi trực tiếp người nhập đại diện người nhập việc chứng từ đến chưa (thường theo đường ngân hàng) Sau nhân viên dùng Giấy giới thiệu, giấy có dấu chữ kí đại diện công ty trực tiếp nhập lô hàng phế liệu (thường chữ kí giám đốc), nhận chứng từ Ngân hàng Sau nhận chứng từ, nhân viên kiểm tra nội dung có liên quan xem có với thông tin cung cấp từ người nhập hay không Một chứng từ thường bao gồm: Hợp đồng, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn đường biển, giấy báo hàng đến Tùy theo đặc điểm lơ hàng mà chứng từ cần có thêm giấy tờ khác Lưu ý: Các chứng từ y cần có chữ ký xác nhận chủ hàng chủ hàng chịu trách nhiệm trước pháp luật 2.1.3 Nhận D/O (cược cơng, tốn chi phí phát sinh (nếu có)) Sau có vận đơn gốc tay (đã kí hậu chuyển nhượng cho cơng ty nhập khẩu), nhân viên xuất trình vận đơn gốc giấy giới thiệu đến hãng tàu để nhận D/O Thơng thường nhận D/O, nhân viên đóng loại phí phí chứng từ, phí vệ sinh container, phí lưu kho bãi, cung cấp mã số thuế công ty nhập để hãng tàu đối chiếu, xuất hóa đơn đóng dấu “Đã toán” Trong trường hợp lệnh giao hàng hết hạn ngày trước bắt đầu tính lãi phát sinh nhân viên VINACOMIN – ITASCO phải trả thêm phí gọi phí lưu cơng (nhưng thường nhân viên yêu cầu hãng tàu kiểm tra lại đa phần trường hợp công ty nhập gia hạn với hãng tàu từ trước) Sau cung cấp vận đơn hợp lệ đóng đầy đủ loại phí, hãng tàu giữ lại vận đơn gốc cấp cho nhân viên từ 3-5 D/O gốc hóa đơn Khi người nhận hàng giao chứng từ cho công ty VINACOMIN – ITASCO người nhận hàng kiểm tra tính hợp lệ chứng từ, hay tu chỉnh xảy bất hợp lệ, nên số liệu chứng từ khớp với nhau, lúc nhận D/O, nhân viên giao nhận cần kiểm tra, đối chiếu nội dung D/O với vận đơn đủ, nhằm phát sai sót D/O( có) tu chỉnh ngay, tránh trường hợp D/O khơng có giá trị hiệu lực Vậy nhận lệnh, nhân viên giao nhận cần đối chiếu lệnh với vận đơn đại lý hãng tàu nội dung chủ yếu sau: tên tàu; số vận đơn; tên địa người nhận hàng; người gởi hàng; tên hàng; loại hàng; cảng bốc; cảng dỡ Đặc biệt nhân viên giao nhận phải ý thời hạn hiệu lực D/O vấn đề lưu kho, lưu bãi, lưu container( có hãng tàu miễn phí, có hãng tàu tính phí sau D/O hết hiệu lực) xếp thời gian hợp lý, tiến hành làm thủ tục nhận hàng tránh tình trạng phát sinh thêm chi phí này, D/O hạn hiệu lực lấy hàng 2.1.4 Khai hải quan Sau chuẩn bị đầy đủ hồ sơ hải quan, nhân viên giao nhận tiến hành khai báo Hải quan điện tử qua phần mềm chuyên dụng EcusK2 Bước 1: Nhân viên công ty nhập liệu vào phần mềm EcusK2: + Nhập thông tin tờ khai: Người nhập khẩu, người xuất khẩu, loại hình nhập khẩu, hợp đồng, hóa đơn thương mại, phương tiện vận tải, vận tải đơn, nước xuất khẩu, cảng – địa điểm xếp hàng, cảng – địa điểm dỡ hàng, điều kiện giao hàng, đồng tiền tốn – tỷ giá tính thuế, phương thức toán … + Nhập danh sách hàng tờ khai: Tên hàng – quy cách phẩm chất, mã số hàng hóa (mã HS), xuất xứ hàng hóa, số lượng, đơn vị tính, đơn giá nguyên tệ, trị giá nguyên tệ, thuế suất thuế nhập , thuế suất thuế VAT (10%) Sau tiến hành ghi lại, phần mềm EcusK2 tự động tính số tiền thuế mà doanh nghiệp phải nộp cho lô hàng + Các chứng từ kèm theo: Hợp đồng, Hóa đơn thương mại, chứng từ đính kèm dạng ảnh (hợp đồng, hóa đơn thương mại, packing list, vận đơn, C/O Form D, giấy ủy quyền nhập khẩu) Bước 2: Sau nhập xong tiến hành khai báo, liệu chuyển qua mạng vào hệ thống tiếp nhận Hải quan Hệ thống tiếp nhận Hải quan nhận liệu tự động cấp cho doanh nghiệp số tiếp nhận hồ sơ Cán hải quan kiểm tra liệu doanh nghiệp truyền xác phản hồi số tờ khai Sau có số tờ khai, nhân viên giao nhận công ty chuẩn bị hồ sơ gồm: Tờ khai hải quan (in từ phần mềm khai báo), hợp đồng, hóa đơn thương mại, vận đơn để tiến hành xin Chứng thư bảo lãnh Ngân hàng Bước 3: Sau kiểm tra tính hợp lệ xác liệu truyền, cán Hải quan tiến hành việc phân luồng tờ khai phản hồi cho doanh nghiệp: - Luồng xanh: nhân viên cần cầm tờ khai hải quan (gồm tờ giống nhau) đưa cho người tiếp nhận Người kiểm tra đóng dấu, sau đưa cho nhân viên tờ khai để nhân viên đến bàn trưởng/ phó/ người chịu trách nhiệm phòng khai hải quan để ký nháy Sau kí nháy xong, nhân viên đưa lại cho người tiếp nhận tờ khai để lưu trữ, tờ lại nhân - viên giữ, kết thúc q trình gọi “hàng hóa thơng quan” Luồng vàng: nhân viên cầm tờ khai hồ sơ để xuất trình Người tiếp nhận kiểm tra chi tiết hồ sơ xem có với tiếp nhận từ mạng - hải quan hay khơng Các bước lại tương tự luồng xanh Luồng đỏ: việc kiểm tra chi tiết hồ sơ, hàng hóa bị kiểm tra Nhân viên cầm hồ sơ đến nộp kiểm tra viên, sau có nhân viên luân chuyển hải quan đến tiếp nhận hồ sơ nhập liệu vào máy truyền đến phận kiểm hóa Lúc nhân viên điền vào tờ giấy tên “Giấy đăng kí phân kiểm”, giấy phận kiểm hóa chuyển lên cho Trưởng phòng phân kiểm tiến hành phân kiểm (phân xem vào thời gian tiến hành kiểm tra hàng hóa) Sau nhân viên VINACOMIN có đầy đủ thông tin cầm hồ sơ tiến hành việc kiểm tra kí nháy luồng xanh luồng vàng 10 Bước 4: Công chức Hải quan kiểm tra chi tiết hồ sơ, kiểm tra giá thuế ký xác nhận chuyển toàn hồ sơ qua phận kiểm hóa Cán chi cục Hải quan phân công công chức Hải quan xuống cảng kiểm tra thực tế hàng hóa 2.1.5 - Lấy phiếu xuất nhập bãi, kiểm hàng Lấy phiêu xuất nhập bãi: Đối với thiết bị vật tư khơng rút ruột bãi mà mượn container mang về, nên nhân viên giao nhận vào đại lí hãng tàu trình D/O, u cầu lấy nguyên container Đại lí hãng tàu thu tiền cược container, biên lai thu tiền cược khoảng 400 000 VNĐ/Container 20’ khoảng 200 000 VNĐ/container 40’ đồng thời đóng dấu vào D/O “lấy nguyên container” dấu đại lí hãng tàu, đóng tiền cược giữ phiếu thu tiền cược Nhân viên giao nhận đem D/O trình Thương Vụ xin đem container về, xuất trình mã số thuế, Thương vụ thu tiền nâng container, phí chuyển bãi xuất hóa đơn, đóng dấu “Đã thu tiền” lên D/O Nhân viên nhận phiếu xuất nhập bãi, phiếu thông hành để người vận chuyển vào bãi container để chở hàng Trong trường hợp hàng lẻ, không cần phải mang container khơng cần phải cược tiền th container, xin dấu “Rút ruột bãi”, nộp tiền nhận phiếu xuất - Kiểm hàng: + Hàng lẻ: ( xảy ) : Nhân viên giao nhận vào kho CFS ( container f reight station ) gặp thủ kho trình D/O u cầu biết vị trí hàng để kiểm tra + Hàng nguyên container: Nhân viên giao nhận đến phòng điều độ cảng để yêu cầu hạ/chuyển container cần, mời cán hải quan đến kiểm tra thực tế hàng hóa, sau xác định container nguyên seal gốc, số, seal, người giao nhận liên hệ với công nhân cảng tiến hành cắt seal, mở container bắt đầu kiểm hóa - Sau cán Hải Quan kiểm tra thực tế lơ hàng, đồng ý hàng hóa thực nhập với khai báo chủ hàng tờ khai, cán Hải quan ký xác nhận thông quan lô hàng 2.1.6 Thanh lý hải quan cổng 11 Đây khâu cuối trình nghiệp vụ giao nhận hàng, người giao nhận mang tờ khai ký xác nhận thông quan, lệnh giao hàng phiếu giao nhận container (EIR) trình cho Hải quan giám sát cổng Hải quan đối chiếu giấy tờ sau: tờ khai hàng hóa nhập đóng dấu hải quan (1 sao), vận đơn (1 chính), gốc D/O Sau xem xét, đối chiếu, nhân viên hải quan đóng dấu trả lại D/O Nhân viên giao nhận đến khu vực hải quan cổng, xuất trình: phiếu xuất nhập bãi, tờ khai hải quan gốc D/O có đóng dấu đối chiếu Cán giữ lại D/O, đóng dấu vào phiếu xuất nhập bãi trả lại với tờ khai gốc 2.1.7 Vận chuyển hàng kho Sau có phiếu thơng quan cổng hải quan, người giao nhận cho xe vào chở hàng kho, cho xe kéo container bãi Sau dỡ hàng, người giao nhận cầm phiếu cược container phiếu xác nhận container rỗng ( tình trạng sạch, tốt, khơng hư hỏng ) mang hãng tàu để trả container nhận lại tiền cược Hồn tất qui trình giao nhận hàng hóa 2.2 Đánh giá cơng tác tổ chức nhập công ty VINACOMINITASCO 2.2.1 Ưu điểm Về nhân sự: Cơng ty VINACOMIN - ITASCO có đội ngũ nhân viên trẻ tuổi, động, chịu khó học hỏi, thường xuyên training, hỗ trợ cho cơng việc Các nhân viên có khả thích ứng nhanh, khả cập nhật nắm bắt thay đổi quy định pháp luật liên quan đến khâu thủ tục xuất nhập Về hoạt động môi giới thương mại xuất nhập khẩu: Cơng ty khơng có lợi riêng biệt, mà hoạt động mang lại khách hàng có nhu cầu vận chuyển đường biển xuất nhập lớn cho công ty, mở thêm mối quan hệ với công ty kinh doanh XNK nước 12 Về thương hiệu: Cơng ty định hướng thương hiệu theo hướng nhân hiệu, lấy người làm điểm mạnh công ty Điều thể qua mối quan hệ rộng giám đốc với khách hàng đối tác Về uy tín: Uy tín cho cơng ty nước giúp đơn vị sản xuất kinh doanh nước thâm nhập vào thị trường giới nhanh chóng, kịp thời, tìm thị trường mà cần Vì động lực để kích thích đơn vị sản xuất kinh doanh nước sản xuất mặt hàng xuất để đem cho đất nước nhiều ngoại tệ nhằm phục vụ cho công đổi đất nước, hướng theo công nghiệp hóa đại hóa 2.2.2 Hạn chế Bên cạnh thành tựu mà cơng ty đạt gặp phải số hạn chế sau: Cơng tác chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ giao nhận nhiều bất cập: Công việc phức tạp, bao gồm nhiều cơng đoạn, bước qui trình yêu cầu giấy tờ, tài liệu khác chẳng hạn như: hợp đồng, hóa đơn thương mại, giấy phép nhập Việc chuẩn bị giấy tờ này, xin nhiều loại giấy tờ, đối chiếu thông tin cho phù hợp đòi hỏi thời gian cẩn thận Về nguyên nhân khách quan, hệ thống mạng hải quan khơng ổn định, đơi lúc trục trặc, sai chi tiết, thiếu thơng tin hàng hóa, cố tiếp nhận thơng tin gây tốn lãng phí thời gian, tiền bạc, nhân lực uy tín cơng ty Cơ sở vật chất trợ cấp cho nhân viên giao nhận khiêm tốn: sở vật chất văn phòng số lượng máy photocopy, máy fax, máy in trang bị đầy đủ phải hoạt động hết cơng suất, đơi lúc trục trặc Máy vi tính tốc độ xử lí chậm, lâu khơng nâng cấp, dính virus, lỗi phần mềm gây chậm trễ xử lí cơng việc Cơ sở vật chất kho bãi tùy theo giai đoạn, lúc thực nhiều đơn hàng với số lượng lớn phải thuê thêm container ngoài, mạng lưới khách hàng mở rộng số lượng container, xe mooc, xe kéo cần bổ sung thêm Nhân viên giao nhận công việc chủ yếu nhận chứng từ cảng làm thủ tục giao nhận nên sở vật chất bị giản lược, sử dụng bàn làm việc máy vi tính 13 chồng chéo, bất tiện, hỗ trợ tiền lương hạn chế Nguồn nhân lực chưa đồng chưa đủ: Bên cạnh nhân viên lâu năm giàu kinh nghiệm đội ngũ nhân viên trẻ động lại chưa tích lũy nhiều kinh nghiệm giải quyết, xử lí tình kịp thời Khả tiếp thu mong muốn cải thiện lực thân cá nhân khác gây không đồng chất lượng nguồn nhân lực Số lượng nhân viên chưa thực đáp ứng đầy đủ yêu cầu công việc, đồng thời phải giải công việc chẳng hạn vừa làm giấy tờ khai báo Hải quan, vừa lo vận chuyển, chạy giấy tờ bên ngoài… nên hiệu làm việc chưa cao 14 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUI TRÌNH NHẬP KHẨU VẬT TƯ CỦA CƠNG TY VINACOMIN – ITASCO Định hướng chiến lược phát triển thời gian tới cơng ty 3.1 - Đa dạng hóa sản phẩm, chun mơn hóa sản xuất, đa dạng hóa ngành, phát triển dịch vụ, kinh doanh tổng hợp - Chú trọng đầu tư phát triển dịch vụ xuất nhập – khai thuê hải quan Mở rộng thêm dịch vụ khác kinh doanh kho bãi, lưu trữ bảo quản hàng - hóa Nâng cao lực quản lý toàn diện, đầu tư nguồn lực, đặc biệt đầu tư cho - người mội trường làm việc Xây dựng phát triển thương hiệu Cơng ty, nhãn hiệu hàng hóa, mở rộng kênh - phân phối nước quốc tế Xây dựng tài lành mạnh Tạo điều kiện đề sách tốt để chăm lo đời sống cho nhân viên - giữ chân người lao động Đảm bảo mức tăng trưởng doanh thu lợi nhuận Tái cấu tổ chức hoàn thiện máy quản lý nhằm tạo điều kiện cho phòng - ban làm việc dễ dàng có liên kết chặt chẽ với Đưa chiến lược xúc tiến nhằm quảng bá thương hiệu, thu hút thêm nhiều khách hàng 3.2 Một số giải pháp nhằm hồn thiện nghiệp vụ cơng ty Để hồn thiện tốt qui trình nhập vật tư – thiết bị sản xuất Công ty ITASCO cần phải không ngừng nâng cao nghiệp vụ, cải tiến khâu, quy trình nhiều vướng mắc nhằm tạo mơi trường cạnh tranh tốt Trong trình trình thực nghiệp vụ giao nhận Công ty Cổ phần ĐTTM&DV ITASCO, tác giả nhận thấy ban lãnh đạo Công ty hỗ trợ, hợp tác chặt chẽ phòng ban tạo cho nhân viên giao nhận có điều kiện thuận lợi để hồn thành tốt nhiệm vụ Tuy nhiên, muốn hoàn thiện nữa, cần phải có số giải pháp cụ thể: 3.2.1 Các yếu tố công ty - Khắc phục khâu sai sót việc chuẩn bị chứng từ: 15 Để khắc phục sai sót q trình giao nhận chứng từ, nhân viên công ty cần phải kiểm tra đối chiếu cẩn thận chứng từ với Nếu có sai lệch thơng tin hàng hóa chứng từ cần phải tìm hiểu nguyên nhân gây sai lệch yêu cầu sửa đổi chứng từ cho ăn khớp với Các nhân viên phụ trách việc lên tờ khai cho công ty cần ý điền đầy đủ xác mục tờ khai như: Người nhập khẩu, người xuất khẩu, loại hình nhập khẩu, hợp đồng, hóa đơn thương mại, vận tải đơn, điều kiện giao hàng, đồng tiền tốn – tỷ giá tính thuế, tên hàng – quy cách phẩm chất, mã số hàng hóa, xuất xứ hàng hóa… Có thể tổ chức khóa học thêm, mời cán hải quan hướng dẫn nghị định, thông tư hàng tháng Cơng ty Bên cạnh đó, Cơng ty nên cử cán học luân phiên khóa nghiệp vụ liên quan nhằm linh động việc xử lý tồn quy trình nhập nói chung, giao nhận nói riêng.Trong q trình lập số chứng từ cần thiết, công ty cần phải cập nhật thông tin thường xuyên văn hướng dẫn quan nhà nước tuyệt đối phải tuân thủ quy định - Đầu tư vào sở vật chất, nâng cao mức trợ cấp cho nhân viên giao nhận: Cơng ty cần có sách đầu tư vào sở vật chất, từ văn phòng đến kho bãi Đầu tư thêm trang thiết bị văn phòng máy in, fax, photocopy, bàn làm việc, nâng cấp vi xử lí liệu máy tính, thường xuyên cập nhật phần mềm đại Tăng cường thêm phương tiện vận tải xe kéo, xe chở hàng, container Công ty nên kêu gọi đóng góp thành viên cơng ty, đặc biệt nhân viên công ty – người có khoản tiền tiết kiệm muốn tăng thêm thu nhập cho Điều có lợi, mặt giải tình trạng thiếu phương tiện vận chuyển hàng hóa cho khách hàng Mặt khác, có góp vốn thành viên cơng ty nên cơng ty trích khoản tiền lời để trả chi phí góp vốn cho thành viên, giúp nhân viên cơng ty có thêm khoản thu nhập đáng kể Tăng thêm trợ cấp cho nhân viên giao nhận để bù lại chi phí phát sinh trình thực nghiệp vụ, đồng thời nhân tố kích thích tinh thần hăng hái công việc nhân viên 16 - Đào tạo phát triển nguồn nhân lực, cải thiện máy quản lý: Nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán công nhân viên công ty, đặc biệt trình độ ngoại ngữ cách tổ chức lớp tập huấn, đào tạo khóa ngắn ngày cơng ty, mời chun gia đến để giảng dạy Khơng nâng cao trình độ nghiệp vụ mà nhân viên cần phải học hỏi để nắm bắt việc ứng dụng công nghệ thông tin công việc Xây dựng chế tuyển dụng, bổ nhiệm người có lực đảm nhận vị trí chủ chốt theo hướng trẻ hóa cán bộ, tuyển dụng thêm nhân viên có trình độ chun mơn giỏi, liên kết với trường đại học thành phố để tuyển dụng nhân viên xuất sắc cho công ty, đào tạo chuyên môn nghiệp vụ cho họ từ tuyển dụng công ty nên tổ chức định kì thi sát hạch nghiệp vụ, ngoại ngữ để tạo cho nhân viên ý thức tự học tập, trau dồi nâng cao kiến thức trình độ thân Cuối cùng, công ty cần đưa nội qui với qui định chặt chẽ, kết hợp với sách lương thưởng rõ ràng, hợp lý để khuyến khích nhân viên làm việc, tạo hội cho cá nhân có tính cầu tiến sáng tạo cơng việc 3.2.2 Các yếu tố ngồi cơng ty: - Nhằm nâng cao khả tốn mình, Cơng ty nên gìn giữ tăng cường việc việc trì mối quan hệ tốt ngân hàng ủy quyền tốn quốc tế tốn L/C, T/T cho lơ hàng nhập xuất - Duy trì phát triển mối quan hệ với nhân viên hải quan chi cục, hải quan cảng Điều thực việc thực nghiêm túc, đầy đủ thủ tục hải quan cảng Kết hợp hỗ trợ từ hai phía để giúp hiểu kỹ đơn hàng đưa xác nhận nhanh nhất, xác 17 ... thực dịch vụ: nghiệp vụ giao nhận thực cho lần nhập (ngắn hạn) hay cho lần sau khoảng thời gian định (dài - hạn) Chi phí dịch vụ giao nhận (có bao gồm chi phí liên quan đến nghiệp vụ giao nhận: ... thủ quy định - Đầu tư vào sở vật chất, nâng cao mức trợ cấp cho nhân viên giao nhận: Công ty cần có sách đầu tư vào sở vật chất, từ văn phòng đến kho bãi Đầu tư thêm trang thiết bị văn phòng máy... HÌNH GIAO NHẬN SẢN PHẨM VẬT TƯ NHẬP KHẨU ĐỂ SẢN XUẤT TẠI CƠNG TY CPĐTTM&DV VINACOMIN – ITASCO 2.1 Cơng tác tổ chức thực quy trình giao nhận vật tư SƠ ĐỒ 2.1 Quy trình giao nhận vật tư cơng ty VINACOMIN