Xây dựng kế hoạch chuyến đi tham dự hội thảo

đề tài: Xây dựng kế hoạch chuyến tham dự "Hội thảo Quốc công nghệ thiết bị đại cho sản xuất xi măng " hai ngày 25,26/2/20013 Đà Nẵng công ty Xi măng Hải Phòng Xác định mục đích chuyến cơng tác Cán cử tham gia Hội thảo quốc tế công nghệ sản xuất xi măng Đà Nẵng với mục đích: - Tìm hiểu hạn chế cơng nghệ doanh nghiệp nhưu doanh nghiệp khác nước từ có biện pháp cụ thể nhằm cải tiến công nghệ sản xuất công ty - Tham khảo đổi công nghệ nước tiến tiến - Xúc tiến, ứng dụng công nghệ vào sản xuất doanh nghiệp - Học hỏi cơng nghệ nước ngồi để áp dụng cơng nghệ vào sản xuất cơng ty -Có thể tìm kiếm đối tác Xác định thành phần tham gia Thành phần tham gia gồm có: - Tổng giám đốc cơng ty Xi măng Hải Phòng- ơng Trần Duy Sơn: Trưởng đồn - Trưởng ban khoa học công ngệ công ty xi măng Hải Phòng: Phó đồn - Trưởng phòng kỹ thuật hai nhân viên chủ chốt có kinh nghiêm trực tiếp làm việc nhà máy xi măng - Thư kí tổng giám đốc 3.Thời gian, địa điểm lịch trình chuyến , phương tiện lại - Thời gian: Từ ngày 25 đến ngày 27/5/2013 - Địa điểm: Thành phố Đà Nẵng - Lịch trình chuyến đi: + Lịch trình ngày 24/5/2013  14h ngày 24/5/2013 thành viên tham gia chuyến có mặt công ty kiểm tra lại thủ tục hành lần cuối  14h30- 15h Xuất phát từ cơng ty sân bay Cát Bi có mặt sân bay Cát Bi vào khoảng 15h tiến hành thủ tục trước lên máy bay  17h05-18h50: Máy bay xuất phát sân bay Cát Bi tơi sân bay Đà Nẵng  19h-19h30: Từ sân bay bắt taxi tới khách sạn Biển Vàng - địa C1, 0405 Phạm Văn Đồng, Đà Nẵng  19h30 ngày 24/5/2013 - sáng ngày 25/5/2013 Các thành viên nghỉ ngơi phòng tiến hành hoạt động khác + Lịch trình ngày 25/5/2013 7h ngày 25/5/2013 Các thành viên có mặt phòng khách khách sạn địa điểm để tham dự hội thảo  8h-16h ngày 25/5/2013 Các thành viên đoàn tham dự hội thảo  16h- sáng ngày 26/5/2013 Các thành viên đồn trở khách sạn ngỉ ngơi tham gia số hoạt đông khác giao lưu gặp gỡ với doanh nghiệp khác + Lịch trình ngày 26/5/2013 giống lịch trình ngày 25/5/2013 + Lịch trình ngày 27/5/2013  8h- 16h ngày 27/5/2013 đoàn khách mời hội thảo thăm nhà máy xi măng Cosevco Đà Nẵng  18h- 20h Dự bữa tiệc bế mạc hội thảo  20h ngày 27/5/2013 - 11h ngày 28/5/2013 thành viên ngỉ ngơi khách sạn có hoạt động khác tiến hành thu dọn hành lý + Lịch trình ngày 28/5/2013  12h ngày 28/5/2013 Bắt taxi sân bay Đà Nẵng làm thủ tục  14h10-15h45 Máy bay xuất phát từ sân bay Đà Nẵng Giải thủ tục hành Giải thủ tục hành chính: + Đặt vé máy bay: Vé máy bay chuyến từ Hải Phòng tới Đà Nẵng cho thành viên chuyến hãng Vietnam Airlines từ sân bay Cát Bi tới sân bay Đà Nẵng + Đặt phòng (1 phòng cao cấp phòng người ) khách sạn Biển Vàng + Giấy đường + Giấy giới thiệu: Câng gửi thông báo trước cho ban tổ chức hội thảo để hội thảo biết số lượng thành viên đồn tham gia hội thảo để kịp thời đón tiếp Khi đoàn mang theo giấy giới thiệu để ban tổ chức biết để đón tiếp + Quyết định cử cơng tác: Với mục đích tham dự hội thảo công ty định gửi giấy định công tác tới thành viên 5.Phương tiện lại: + Ơ tơ cơng ty đưa thành viên sân bay đón thành viên từ sân bay công ty chuyến công tác hoàn thành Phải liên hệ trước với phận vận tải công ty để chuẩn bị xe, nhân viên lái xe đảm bảo thực ké hoạch có phương án dự trù + Máy bay: từ Hải phòng vào Đà Nẵng từ Đà Nẵng Hải Phòng + Taxi lại thành phố Đà Nẵng Địa diểm ăn nghỉ nơi làm việc : khách sạn Biển Vàng ngày đêm Chuẩn bị tài liệu chuyên môn  + Tài liệu chương trình buổi hội thảo + Tài liệu giới thiệu khái quát nội dung hội thảo + Tài liệu diễn thuyết chuyên gia có mặt buổi hội thảo + tài liệu có liên quan đến cơng nghệ nói đến + Tài liệu chuẩn bị tham gia thảo luận đóng góp ý kiến buổi hội thảo 7.Lập hồ sơ chuyến dự trù kinh phí + Hồ sơ chuyến đi: Nhật ký hành trình Thơng tin khách sạn Bản chương trình hẹn gặp Tài liệu cho làm việc lãnh đạo (semi riêng, dán nhãn, đánh số hồ sơ,…) Dựa vào kế hoạch chuyến công tác mà ta lập dự trù kinh phí, nộp lên xin tạm ứng kinh phí trước : + Liệt kê dự trù khoản chi phí Tổng dự trù kinh phí vào khoảng : 35.000.000VNĐ Liệt kê tất khoản chi phí phải tri trả : + Tài liệu cần dùng cho chuyến đi: 500.000VNĐ + Kinh phí cho tiền tàu xe, mua vé máy bay… khoản liên quan đến lại, di chuyển  Tiền vé máy bay cho người lẫn về: 15.000.000 VNĐ  Tiền taxi thành viên lại Đà Nẵng : 2.000.000 VNĐ + Chi phí cho ngủ nghỉ thời gian cơng tác: phòng khách sạn ngày 5.000.000 VNĐ + Chi phí cho ăn uống: 5.000.000 VNĐ + Các khoản phải dùng để mua quà hay vật phẩm để kính biếu: 10.000.000 VNĐ ... khách khách sạn địa đi m để tham dự hội thảo  8h-16h ngày 25/5/2013 Các thành viên đoàn tham dự hội thảo  16h- sáng ngày 26/5/2013 Các thành viên đồn trở khách sạn ngỉ ngơi tham gia số hoạt đông... buổi hội thảo + Tài liệu giới thiệu khái quát nội dung hội thảo + Tài liệu diễn thuyết chuyên gia có mặt buổi hội thảo + tài liệu có liên quan đến cơng nghệ nói đến + Tài liệu chuẩn bị tham gia thảo. .. đường + Giấy giới thiệu: Câng gửi thông báo trước cho ban tổ chức hội thảo để hội thảo biết số lượng thành viên đoàn tham gia hội thảo để kịp thời đón tiếp Khi đồn mang theo giấy giới thiệu để ban