Quy trình tổ chức thực hiện chương trình du lịch của công ty

I ) Quá trình hình thành phát triển cơng ty Q trình hình thành phát triển công ty Công ty TNHH du lịch thương mại mặt trời châu đặt trụ sở 52 Lý Thường Kiệt – Hà Nội thành lập ngày 9/2003 với số vốn ban đầu 500 triệu VND Với tổng số cán công nhân viên 14 người có trình độ đại học số cộng tác viên Công ty thực chức sau: + Kinh doanh lữ hành nội địa quốc tế + Kinh doanh dịch vụ du lịch Qua bốn năm hoạt động kể từ ngày thành lập, với cố gắng phấn đấu toàn thể cán công nhân viên với phát huy mạnh mẽ nghiệp vụ nhu cầu khách du lịch, công TNHH du lịch Thương mại Mặt Trời Châu dần tạo chỗ đứng cho thị trường du lịch nước Quy trình tổ chức thực chương trình du lịch cơng ty Thiết kế chương trình du lịch cơng ty du lịch Asia Sun Travel Thiết kế chương trình du lịch khâu quan trọng kinh doanh chương trình du lịch nói riêng kinh doanh lữ hành nói chung.Thiêt kế chương trình du lịch Cơng ty tiến hành qua bước như: nghiên cứu khả đáp ứng Cơng ty, thiết kế chương trình du lịch, nghiên cứu thị trường, cuối đòi hỏi thị trường Thiết kế chương trình du lịch cơng việc đòi hỏi liên kết nhiều phận liên quan cấu nhân viên làm việc công ty du lịch Asia Sun Travel phận marketing hạn chế nên họ chưa đáp ứng tất công việc công ty nên đòi hỏi phải có liên kết phận khác cônng ty Nghiên cứu thị trường : thị trường khách nước, thị trường khách quốc tế Phân loại khách du lịch xếp không theo quy tắc định mà khơng có gượng ép việc lựa chọn phân loại mà cần phù hợp với chiến lược kinh doanh công ty Sau thiết kế chương trình du lịch phải nghiên cứu khả đáp ứng với nội dung khác chương trình du lịch Sau thu thập thơng tin nghiên cứu thị trường họ tìm đựoc điều kiện, khả đáp ứng chương trình yếu tố tài nguyên, khả đón tiếp phục vụ khách Tài nguyên du lịch đưa vào sử dụng phải đáp ứng đựoc nhu cầu khách đáp ứng yêu cầu sau : tài nguyên du lịch, tiếng tài nguyên đó, sở cốt lõi chương trình du lịch Ngồi chương trình du lịch có giá trị mặt tinh thần, tri thức, cảm giác cho khách du lịch Tài nguyên du lịch có quan hệ mật thiết với với mục đích chuyến du lịch khách Với du lịch văn hố chương trình du lịch phải đảm bảo đáp ứng tính văn hố chương trình du lịch với du lịch sinh thái phải đáp ứng tính quan trọng chương trình du lich sinh thái Với du lich mạo hiểm tài nghuyên du lịch phải nói lên mạo hiểm gọi phù hợp, giá trị mà tài nguyên du lịch đem lại đáp ứng trơng đợi khách du lịch Vì để làm nhân viên công ty du lịch Asia Sun Travel phải có kiến thức am hiểu sâu rộng tài nghuyên giá trị văn hố, lịch sử khơng nhân viên phải biết tổ chức chương trình du lịch cho mức độ hợp lý cao Mặt khác xem xét đến khả sẵn sàng phục vụ đón tiếp khách du lịch khả tài nghuyên, an ninh chật tự, điều kiện lại Thì tính khả thi chương trình cao Vấn đề tưởng chừng đơn giản thực khơng đơn giản chút Việt Nam năm gần lên tình trạng ăn xin ảnh hưởng đến phần văn hoá người Việt Nam nhìn khách du lịch đến Việt Nam , nạn ăn xin chủ yếu tập trung điểm du lịch nước ta Đền Hùng, Hồ Gươm, Hạ Long Nhưng năm gần ngành du lịch Việt Nam kết hợp với ngành khác phần giải tệ nạn nhiên chúng vẩn tồn khơng nhiều nhân viên thị trường công ty du lịch Asia Sun Travel phải nắm bắt điều để hoàn thiên chương trình du lịch ngày hồn thiện để đảm bảo mong muốn khách hàng Đảm bảo an toàn cho khách phương diện an ninh phương diện sức khoẻ cho khách yếu tố quan trọng, sau Việt Nam cơng nhận điểm đến an tồn ngành du lịch Việt Nam không ngừng tăng lên chất lượng số lượng lượng khách đến Việt Nam Như vụ 11/9/2000 làm Việt Nam vô tình tăng lượng khách đến sau nạn dịch viêm đường hô hấp lại làm cho phần giảm lượng khách đến Chính với nạn khũng bố nhiều Việt Nam “một điểm đến an toàn thân thiện “đã lôi lôi nhiều khách du lịch yếu tố mà nhân viên thị trương cơng ty du lịch Asia Sun Travel phải tính đến Trong xây dựng chương trình du lịch cơng ty phải biết tính đến vấn đề giao thơng có ảnh hưởn quan trọng đến việc xây dựng tour chương trình du lịch phải biết kết hợp tuyến điểm du lịch chương trình cho hợp lý khơng gây trở ngại cho khách việc đảm bảo sức khoẻ cho khách chuyến đi, mức giá phải hợp lý Công ty du lịch Asia Sun Travel xây dựng mức giá lựa chọn vào : Thời gian chuyến đi, vị chí thứ hạng khách sạn,mối quan hệ cơng ty với khách sạn nơi khách đến, chất lượng phục vụ khách sạn địa điểm đến Sau nghiên cứu thị trường nghiên cứu khả đáp ứng công ty du lịch Asia Sun Travel cuối thiết kế chương trình du lịch cua công ty Đây công việc không đơn giản cơng ty lữ hành lúc lập ý tưởng, xây dựng ý tưởng đến thực ý tưởng.Vì khơng nhân viên thị trường mà công việc chung tồn cơng ty Tất người đưa ý tưởng chọn lựa ý tưởng hay nhất, hợp lý để ngày hoàn thiện chương trình du lịch cơng ty 2.2 Xác định giá thành giá bán cho chương trình du lịch công ty Việc xác định giá thành giá bán chương trình du lịch quan trọng với công ty lữ hành nào, đặc biệt công ty Asia Sun Travel việc xác định giá thành, giá bán, điểm hòa vốn ln Asia Sun Travel đưa lên công việc quan trọng công ty, chương trình du lịch xây dựng, dựng giá quan trọng, trước hết giá có sức cạnh tranh lớn công ty lữ hành nước Nếu giá thành chương trình du lịch thấp sức cạnh tranh lớn lãi suất cao Đối với cơng ty Asia Sun Travel mức giá xác định sau: chi phí bán (C b) 8% giá thành, lợi nhuận dịch vụ du lịch nước bán 8% - 10% Lợi nhuận chương trình du lịch nước ngồi khoảng 10 – 12 % Các chi phí khác cơng ty dự tính 6% Còn thuế tùy theo chương trình mà mức thuế đánh khác Cách xác định điểm hòa vốn: Qhv = Fc P - Vc Trong đó: Qhv: sản lượng hòa vốn Fc: chi phí cố định chương trình tính cho khách P: giá bán chương trình du lịch Vc: chi phí biến đổi chương trình cho khách Việc xác định điểm hòa vốn cho cơng ty biết cơng ty bán sản phẩm có lãi bán sản phẩm hòa vốn tính khả thi dự án nào, chương trình du lịch có đạt tính khả thi khơng có nên thực hay khơng Cơng ty ln tìm cách làm cho Qhv thấp mà cơng ty 2.3 Tổ chức xúc tiến Do đặc điểm cơng ty bé, nhân viên công ty với 15 người (bao gồm giám đốc), nguồn tài cơng ty có hạn nên việc xúc tiến tuyên truyền quảng cáo chủ yếu huy động nhân viên công ty thực Sau chương trình du lịch thiết kế xong, công ty phải xác định thị trường mục tiêu cuối xây dựng thiết kế chiến lược tuyên truyền quảng cáo Công việc xúc tiến nhân viên công ty xác định qua bước sau: - Xác định mục tiêu tuyên truyền, quảng cáo Sau chương trình du lịch xây dựng cơng việc cơng ty phải giới thiệu chương trình đến với khách hàng tìm thị trường khách hàng hợp lý để giới thiệu sản phẩm Mục tiêu công ty giới thiệu sản phẩm cho khách hàng biết, đồng thời phải nói rõ tính lợi ích khách hàng tiêu dùng sản phẩm cho khách hàng biết ưu điểm sản phẩm Cho dù khách hàng không mua sản phẩm cơng ty phải để lại ấn tượng tốt tâm trí khách hàng công ty hay sản phẩm công ty - Xác định ngân sách cho hoạt động quảng cáo Công ty cần phải xác định xem nên lựa chọn mục tiêu thị trường mà công ty lựa chọn để quảng cáo từ xác định nguồn ngân sách thích hợp mà cơng ty dành cho quảng cáo công ty Asia Sun Travel xét đến yếu tố sau: + Chu kỳ sống sản phẩm: sản phẩm công ty chương trình du lịch thiết kế dành nhiều ngân sách cho hoạt động quảng cáo để nhằm mục đích giới thiệu sản phẩm cho khách hàng biết đến kích thích khách hàng tiêu dùng sản phẩm kích thích người tiêu dùng mua sản phẩm + Cạnh tranh quần tụ: với thị trường có đơng đối thủ cạnh tranh u cầu cơng ty phải dành nhiều chi phí cho hoạt động quảng cáo cơng ty giới thiệu sản phẩm tới người tiêu dùng, sản phẩm vượt lên so với sản phẩm thị trường + Tần suất quảng cáo: sản phẩm công ty phải lặp lặp lại quảng cáo cho khách lượng vừa đủ cho hợp lý để không thừa không thiếu cho khách biết đến, chấp nhận tiêu dùng sản phẩm - Quyết định thơng điệp quảng cáo Các chương trình du lịch xây dựng cho dù có thành cơng nữa, để muốn xem chương trình có bán hay khơng người chủ phải biết đưa ý tưởng quảng cáo mang tính độc đáo cho riêng mình, tạo cho sản phẩm có riêng so với sản phẩm công ty lữ hành khác cách tạo vài phong cách riêng, văn phong, lời lẽ hình thức riêng để đưa thơng điệp tới người tiêu dùng đánh vào động mục đích khách du lịch - Quyết định phương tiện truyền thông Hiện có nhiều phương tiện quảng cáo phương tiện quảng cáo mà công ty Asia Sun Travel hay sử dụng Internet, tập gấp, báo viết Cơng ty có trang Web riêng cho cơng ty mạng nhằm giới thiệu cơng ty ngày thành lập, số lượng thành viên, sản phẩm công ty, địa công ty Đồng thời công ty nhận đặt hàng qua mạng Internet Ngồi cơng ty giới thiệu sản phẩm đến khách hàng phương tiện khác báo chí tập gấp Các hội chợ diễn cơng ty phát tập gấp để giới thiệu chương trình du lịch cơng ty Ngồi cơng ty Asia Sun Travel sử dụng số phương tiện truyền thơng khác biển hiệu, áp phích, catalog, báo hình, tivi, đài - Đánh giá hiệu quảng cáo Để biết chương trình quảng cáo có đạt hiệu hay khơng cơng ty phải điều tra xem lượng khách hàng đến với cách nào, qua mạng Internet hay báo chí, hay bạn bè từ để phát huy điểm mạnh củng cố thiếu sót tồn cơng ty Và dành chi phí hợp lý cho quảng cáo - Kích thích người tiêu dùng Để có ngày nhiều khách hàng đến với cơng ty cơng ty Asia Sun Travel sử dụng nhiều hình thức để kích thích người tiêu dùng hai hình thức mà công ty hay sử dụng là: + Giảm giá 5% giá thành cho ngày lễ tết năm ngày 2/9, tết Dương lịch, 30/4, 14/2 + Chương trình du lịch miễn phí dành cho khách hàng đặc biệt có lẽ hình thức hữu hiệu mà cơng ty nhận thấy Vì sau miễn phí cho khách hàng đặc biệt dùng họ hình thức quảng cáo truyền miệng đến nhiều khách hàng 2.4 Tổ chức kênh tiêu thụ Các chương trình du lịch chủ yếu cơng ty tự xây dựng hết cơng ty hiểu sản phẩm hiểu đặc tính sản phẩm biết sản phẩm phù hợp với thị trường từ xác định thị trường mục tiêu, phân đoạn thị trường mục tiêu cho riêng Tại cơng ty Asia Sun Travel có hai kênh tiêu thụ chủ yếu kênh tiêu thụ gián tiếp thông qua công ty lữ hành gửi khách kênh tiêu thụ với khách hàng công ty Do điều kiện kinh doanh nhiều hạn chế với chương trình du lịch nước ngồi cơng ty đóng vai trò cơng ty gửi khách Việc xác định thị trường mục tiêu phân đoạn nhân viên cơng ty phối hợp để tìm kiếm phân đoạn Công ty Asia Sun Travel công ty lữ hành với lượng khách chủ yếu khách nước đến Việt Nam số chiếm tới 80% kênh tiêu thụ thị trường mà cơng ty có mối quan hệ quen biết có uy tín với cơng ty lữ hành gửi khách Các kênh tiêu thụ công ty nhân viên điều hành quản lý thường xuyên trao đổi với công ty lữ hành gửi khách Trước sau chương trình du lịch Còn đóng vai trò cơng ty gửi khách cơng ty ln tìm kiếm xác định cơng ty mà gửi khách phải cơng ty đáng tin tưởng để đặt niềm tin khách hàng vào để đảm bảo uy tín cho cơng ty 2.5 Tổ chức thực Đây giai đoạn cuối quy trình kinh doanh du lịch Trong giai đoạn nhân viên cơng ty lữ hành có trao đổi với công ty lữ hành gửi khách với khách du lịch đặt hàng trực tiếp vấn đề như: số lượng khách, quốc tịch, visa sau nhân viên công ty ký hợp đồng với họ Sau nhân viên cơng ty phải lên kế hoạch chương trình phục vụ khách địa điểm tham quan, thời gian đón khách, địa điểm đón khách, thời gian kết thúc chuyến Chương trình du lịch thực hiện: Bộ phận điều hành khơng tham gia trực tiếp vào q trình đón khách phận lại có vai trò quan trọng việc theo dõi trình thực đặc biệt với khách VIP Để nhằm đảm bảo chất lượng phục vụ công ty đạt u cầu có tình rủi ro hướng dẫn viên ban điều hành nhanh chóng xử lý tình Chất lượng chương trình thực phụ thuộc vào người hướng dẫn viên lớn họ người trực tiếp tạo nên chất lượng chương trình Người hướng dẫn viên trực tiếp tiếp xúc với khách hàng công việc họ phải nhằm thỏa mãn nhu cầu khách hàng Khi đón khách hướng dẫn viên phải đến trước 15 phút địa điểm đón khách tiến hành lịch trình ấn định giúp khách làm thủ tục nhận phòng khách sạn, tốn sau xếp lịch trình khách đưa khách tới địa điểm du lịch hướng dẫn cho khách Sau kết thúc chuyến du lịch hướng dẫn viên công ty giúp khách tốn trả phòng cho khách sạn Khi làm thủ tục tiễn khách hướng dẫn viên ý không nên sốt sắng điều dễ làm nên hiểu nhầm khách cho hướng dẫn viên, người hướng dẫn viên phải tiễn khách phương tiện chở khách khởi hành quay Sau người hướng dẫn viên phải giao nộp giấy tờ, hóa đơn tốn, giấy biên nhận cho cơng ty Sau chương trình du lịch kết thúc công việc công ty là: - Hướng dẫn viên nộp báo cáo cần thiết cho ban điều hành chứng từ cần toán phàn nàn đề nghị khách, tìm điểm chưa để khắc phục - Bộ phận điều hành toán cho bên có liên quan đến chuyến khoản - Hạch tốn chuyến xem có cần giải kết chuyến - Rút kinh nghiệm sau chuyến - Lập sở liệu khách địa khách, Email tạo nên tiềm thức cho khách hàng 2.6 Sản phẩm công ty du lịch Asia Sun Travel Sản phẩm cơng ty chương trình du lịch quốc tế đáp ứng nhu cầu khách đến Việt Nam khách nước ngồi cơng ty du lịch Asia Sun Travel không ngừng cải thiện chương trình du lịch nhằm đáp ứng nhu cầu khách đòi hỏi ngày cao khách nước khách quốc tế.Sau số sản phẩm công ty du lịch Asia Sun Travel : 1)HÀ NỘI- SINGAPORE-HÀ NỘI 2)HÀ NỘI – YANGON – KYAIKHTIYYO – BAGO – HÀ NỘI Đây chương trình du lịch mà cơng ty dành cho khách Việt Nam du kịch nước tổ chức thành công năm gần ngồi cơng ty du lịch Asia Sun Travel tổ chức chương trình du lịch dành cho khách du lịch nước vào Việt Nam thăm quan địa điểm du lịch Việt Nam điển chương trình du lịch sau: * Hà nội - Nha trang –Đà Lạt Chương trình tổ chức thời gian ngày đêm điều đặc biệt chương trình có hai đêm tàu Đây chương trình du lịch cơng ty khách ưa thích với thời gian vừa phải thời gian chuyến hợp lý không làm khách mệt tạo cảm giác vui vẻ sảng khối cho đồn kkhách với tour du lịch công ty bán rẩt nhiều cho khách du lịch nước đến Việt Nam mà cho khách du lịch nôi địa Việt Nam Còn với khách muốn du lịch ngắn ngày cơng ty du lịch Asia Sun Travel có nhiều tour ví dụ Hà nội -Đồ Sơn diển vòng ngày đêm với mức giá dao động khoảng từ 302.000 đến 422000 cho khách khách bao ăn lại chọn gói cơng ty tổ chức tour phù hợp cho khách du lịch nghỉ cuối tuần khách có mức chi trả khơng cao II) QUY TRÌNH NÀY CĨ NHƯNG BẤT CẬP HAY NHƯỢC ĐIỂM GÌ CHO CƠNG TÁC QUẢN LÝ.VÌ SAO? II.1 Những tồn tại, bất cập nhược điểm công tác quản lý Vì: - Cơng ty chưa có văn phòng đại diện nước ngồi có quan hệ thường xuyên với số hãng nước ngồi đồn khách cho cơng ty gửi chưa nhiều Do cơng ty cần mở rộng quan hệ với hãng lữ hành nhiều nhằm mở rộng thị trường cho công ty - Lượng khách tham gia vào hoạt động du lịch lữ hành công ty hầu hết khách quốc tế Tuy nhiên khách theo tour trọn gói chiếm tỷ lệ nhỏ - Khách Việt Nam du lịch nước ngồi chi tiêu mức độ thấp doanh thu từ hoạt động nhỏ - Chưa phân định rõ trách nhiệm cán công ty, người phải làm nhiều công việc nên không tạo điều kiện cho họ phát huy hết lực Điều kiện phòng ban q chật hẹp - Công ty doanh nghiệp thành lập nên nhân lực ít, tổ chức đồn thể chưa mạnh Nhân lực hạn chế tạo khối lượng công việc chồng chéo cho nhân viên, chẳng hạn nhân viên hướng dẫn không tour họ phải đóng vai trò nhân viên marketing, bán sản phẩm chương trình du lịch, tiếp thị công việc làm tăng thu nhập họ mà số hướng dẫn viên ưa thích việc hưởng lợi nhuận từ chương trình bán mà xao nhãng cơng việc họ hướng dẫn, mệt mỏi hướng dẫn điều ảnh hưởng không tốt đến chất lượng phục vụ sản phẩm, đơn họ làm nhân viên bán hàng trước thực chương trình hay hai tháng dừng lại vào mùa để không gây ảnh hưởng dù vào mùa hướng dẫn họ làm marketing cho chương trình ảnh hưởng tới chất lượng cơng việc III)THEO ANH(CHỊ) QUY TRÌNH NÀY CẦN CẢI THIỆN NHƯ THÉ NÀO ĐỂ VIỆC THỰC HIỆN TRỞ NÊN TỐT HƠN III.1.Hồn thiện q trình thiết kế chương trình du lịch công ty Như ta biết trình thiết kế chương trình du lịch cơng ty lữ hành quy trình bao gồm nhiều cơng đoạn từ q trình nghiên cứu thị trường, trình xây dựng, trình thực chương trình du lịch du lịch dịch vụ sau thực chương trình du lịch du lịch III.1.1.Tăng cường nỗ lực nghiên cứu thị trường III.1.1.1.Nghiên cứu thị trường cầu III.1.1.2.Nghiên cứu nhà cung ứng III.1.1.3.Nghiên cứu đối thủ cạnh tranh III.1.1.4.Nghiên cứu khả đáp ứng cơng ty III.1.2.Xây dựng mục đích, ý tưởng cho chương trình du lịch III.1.3.Nâng cao chất lượng chương trình du lịch III.1.3.1.Nâng cao chất lượng đội ngũ lao động công ty III.1.3.2.Nâng cao chất lượng chương trình du lịch cơng ty III.2.Hồn thiện giai đoạn tính giá thành (chi phí) cho chương trình du lịch du lịch cơng ty III.3.Hồn thiện giai đoạn xúc tiến chương trình du lịch cơng ty du lịch Asia Sun Travel III.3.1.Hồn thiện sách quảng cáo III.3.2.Hồn thiện sách phân phối BÀI : 1) Nội dung môn học Quản trị tác nghiệp áp dụng vào cơng việc doanh nghiệp tơi nay:Đó mơ hình LEAN – áp dụng tơi nói riêng với cơng ty du lịch ASIA SUN TRAVEL nói chung 2) Tơi áp dụng mơ hình LEAN vào hoạt động cơng ty nhằm khắc phục tình trạng : -Tồn kho (Inventory) -Chờ đợi (Waiting) * Như biết,hoạt động du lịch ln có tính thời vụ, bao gồm : -thời vụ - vụ (mùa cao điểm) -Đầu mùa - Thời gian có cường độ nhỏ vào trước sau mùa gọi trước mùa -Cuối mùa - sau mùa -thời gian lại với cường độ nhỏ gọi ngồi mùa ( mùa chết) * Thời vụ ngắn du lịch làm cho việc sử dụng tài nguyên du lịch, sở vật chất kĩ thuật lao động không hết công suất gây lãng phí lớn –Trong mùa du lịch cơng ty du lịch ASIA SUN TRAVEL phải hoạt động vất vả, ngồi số nhân viên cơng ty,cơng ty tuyển thêm nhân viên cộng tác viên để làm việc hết mùa vụ lại phải cho họ nghỉ việc, điều dẫn đến trình độ nghiệp vụ nhân viên thuê theo mùa vụ bị hạn chế, thân người bị nghỉ việc sau mùa vụ du lịch phải tìm cơng việc dẫn đến chuyển dịch việc làm ngành du lịch ổn định * Do sở vật chất công ty du lịch ASIA SUN TRAVEL sử dụng năm tỷ trọng chi phí cố định giá thành sản phẩm, hàng hóa dịch vụ du lịch tăng lên, ảnh hưởng đến sách giảm giá thành để tạo lợi cạnh tranh công ty 3) Tôi áp dụng kiến thức mơ hình LEAN để tránh đc tình trạng: Tồn kho (Inventory) Chờ đợi (Waiting) xuất doanh nghiệp du lịch nay.Kiến thức giúp chúng tơi có giải pháp để loại bỏ loại lãng phí như: -Kéo dài thời vụ du lịch -Hình thành thời vụ du lịch thứ năm -Nghiên cứu thị trường để xác định số lượng thành phần luồng du khách triển vọng ngồi mùa du lịch -Nâng cao chất lượng sẵn sàng đón tiếp du khách quanh năm cho nước, vùng khu du lịch -Sử dụng tích cực động lực kinh tế  ... lượng chương trình du lịch cơng ty III.2.Hồn thiện giai đoạn tính giá thành (chi phí) cho chương trình du lịch du lịch cơng ty III.3.Hồn thiện giai đoạn xúc tiến chương trình du lịch cơng ty du lịch. .. NỘI Đây chương trình du lịch mà công ty dành cho khách Việt Nam du kịch nước tổ chức thành cơng năm gần ngồi cơng ty du lịch Asia Sun Travel tổ chức chương trình du lịch dành cho khách du lịch nước... cơng ty Như ta biết trình thiết kế chương trình du lịch cơng ty lữ hành quy trình bao gồm nhiều cơng đoạn từ trình nghiên cứu thị trường, trình xây dựng, trình thực chương trình du lịch du lịch