luận văn tốt nghiệp điểm cao. TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU HÀNG CONTAINER MẶT HÀNG GẠCH ỐP LÁT TẠI CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU CSL. Trong những năm gần đây, trước yêu cầu cao về hội nhập và phát triển kinh tế của nước ta thì lượng hàng hóa vận chuyển từ Việt Nam ra nước ngoài và ngược lại có tốc độ phát triển vượt bậc. Với xu thế đó, hoạt động xuất nhập khẩucũng trở nên ngày một sôi nổi giữa các quốc gia trên thế giới. Mặc dù hầu hết các quốc gia đều muốn tăng cường xuất siêu, hạn chế nhập siêu, song hoạt động nhập khẩu vẫn là vấn đề tất yếu và không thể thiếu. Để đảm bảo cho hoạt động được thực hiện một cách thuận lợi, an toàn, đòi hỏi quy trình nhập khẩu phải được cải tiến, nâng cao và hoàn thiện trong các bước nghiệp vụ. Thực hiện hợp đồng là một trong các bước của quy trình nhập khẩu, không những đóng vai trò quan trọng mà còn quyết định đến hiệu quả của quy trình. Bởi đây là cơ sở pháp lý để xác định quyền và nghĩa vụ giữa các bên, là căn cứ giải quyết tranh chấp, khiếu nại – các vấn đề mà trong hoạt động kinh doanh quốc tế khó tránh khỏi. Vấn đề tổ chức và thực hiện hợp đồng tưởng chừng như đơn giản, song trong thực tế nó phụ thuộc vào quy mô, tiềm lực của từng công ty, vấn đề thị trường, tình hình kinh tế,…đều ảnh hưởng rất lớn đến tiến trình thực hiện hợp đồng. Để tổ chức thực hiện chuyên nghiệp, có hiệu quả, kiểm soát được tiến trình thực hiện từng hợp đồng là vấn đề còn bỏ ngỏ đối với nhiều doanh nghiệp, nhất là các doanh nghiệp còn non trẻ như công ty TNHH XNK CSL...
Tailieuxnk.com Trường Đại học Tài Chính - Marketing Khoa Thương Mại BÁO CÁO THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU HÀNG CONTAINER MẶT HÀNG GẠCH ỐP LÁT TẠI CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU CSL Giảng viên hướng dẫn : Th.S HỒ THÚY TRINH Sinh viên thực hiện: VÕ THỊ HỒNG THẮM (sđt 01646788727) MSSV : 1421004423 Chuyên ngành : QUẢN TRỊ KINH DOANH QUỐC TẾ TP HCM , THÁNG 11 NĂM 2017 Tailieuxnk.com DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt Tiếng Việt Tiếng Anh CP Cổ phần B/L Vận đơn đường biển Bill of Lading D/O Lệnh Giao hàng Delivery Order C/O Giấy chứng nhận xuất xứ Certificate of Origin C/A Giấy chứng nhận thành phần phân tích Certificate of Analysis TT Chuyển tiền điện Telegraphic Transfer EIR Phiếu giao nguyên container Equipment Intercharge Receipt Cont Container Container VCCI Phòng Thương mại Công nghiệp Việt Nam Vietnam Chamber of Commerce and Industry Mã HS Mã phân loại hàng hóa Harmonized System Code FCL Hàng nguyên container Full Container Load CFR Tiền hàng cước phí Cost and Freight LỜI MỞ ĐẦU Trong năm gần đây, trước yêu cầu cao hội nhập phát triển kinh tế nước ta lượng hàng hóa vận chuyển từ Việt Nam nước ngồi ngược lại có tốc độ phát triển vượt bậc Với xu đó, hoạt động xuất nhập khẩucũng trở nên ngày sôi quốc gia giới Mặc dù hầu hết quốc gia muốn tăng cường xuất siêu, hạn chế nhập siêu, song hoạt động nhập vấn đề tất yếu thiếu Để đảm bảo cho hoạt động thực cách thuận lợi, an tồn, đòi hỏi quy trình nhập phải cải tiến, nâng cao hoàn thiện bước nghiệp vụ Thực hợp đồng bước quy trình nhập khẩu, khơng đóng vai trò quan trọng mà định đến hiệu quy trình Bởi sở pháp lý để xác định quyền nghĩa vụ bên, giải tranh chấp, khiếu nại – vấn đề mà hoạt động kinh doanh quốc tế khó tránh khỏi Vấn đề tổ chức thực hợp đồng tưởng chừng đơn giản, song thực tế phụ thuộc vào quy mơ, tiềm lực cơng ty, vấn đề thị trường, tình hình kinh tế,…đều ảnh hưởng lớn đến tiến trình thực hợp đồng Để tổ chức thực chuyên nghiệp, có hiệu quả, kiểm sốt tiến trình thực hợp đồng vấn đề bỏ ngỏ nhiều doanh nghiệp, doanh nghiệp non trẻ công ty TNHH XNK CSL Nhận thức tầm quan trọng việc tổ chức thực hợp đồng hoạt động xuất nhập doanh nghiệp nói chung hoạt động nhập ngành vật liệu xây dựng nói riêng, thấy thực trạng quy trình tổ chức thực hợp đồng nhập doanh nghiệp, chọn để tài “Tổ chức thực hợp đồng nhập mặt hàng gạch ốp lát công ty TNHH xuất nhập CSL” làm báo cáo thực hành nghề nghiệp Mục tiêu nghiên cứu - Tìm hiểu nắm rõ quy trình tổ chức thực hợp đồng nhập mặt hàng gạch ốp lát công ty TNHH XNK CSL - Nhận khác biệt lý thuyết với thực tế - Nhận phát huy điểm mạnh biết cách khắc phục hạn chế quy trình Đối tượng phương pháp nghiên cứu - Đối tượng: Quy trình tổ chức thực hợp đồng nhập mặt hàng gạch ốp lát - Phương pháp: Phương pháp quan sát: quy trình nghiệp vụ thực hợp đồng nhập Phương pháp vấn trực tiếp cá nhân: đặt câu hỏi với anh, chị nhân viên phòng xuất nhập khẩu, giao nhận cách thức phương pháp tổ chức thực hợp đồng Nghiên cứu bàn: trình hình thành phát triển công ty Bố cục đề tài Bài nghiên cứu gồm hai phần chính: - Phần 1: Quá trình hình thành phát triển cơng ty TNHH XNK CSL - Phần 2: Thực trạng quy trình tổ chức thực hợp đồng nhập mặt hàng gạch ốp lát công ty TNHH XNK CSL đề xuất giải pháp PHẦN 1: QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU CSL 1.1 Lịch sử hình thành phát triển công ty Công ty TNHH XNK CSL doanh nghiệp tư nhân thành lập vào ngày 24/04/2015 với giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0313228115 Sở Kế Hoạch Đầu Tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp Cơng ty hoạt động hình thức Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn thành viên sáng lập góp vốn: Ơng Phạm Anh Thơng (70%) Bà Phạm Thị Trầm (30%) Tên đơn vị : CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU CSL Tên viết tắt : CSLIMPORT EXPORT COMPANY LIMITED :Số 59 Đường Bạch Đằng, Phường 2, Quận Tân Trụ sở Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam Điện thoại/ Fax: (028) 98504321 Mail : info@csl.com.vn Tổng vốn kinh doanh : 7.000.000.000 VNĐ Mã số thuế : 0314320498 Người diện theo pháp luật: Ông Phạm Anh Thông 1.2 Chức năng, nhiệm vụ lĩnh vực hoạt động công ty Chức năng, nhiệm vụ Để đáp ứng nhu cầu phát triển không ngừng kinh tế Việt Nam giai đoạn nay, công ty không ngừng cải thiện, nâng cấp mở rộng hoạt động kinh doanh có tiếp tục tìm kiếm hội kinh doanh hoạt động phân phối sản phẩm dịch vụ cho đối tác nước rộng khắp thị trường giới, đồng thời phát triển hoạt động kinh doanh chiến lược lĩnh vực phát triển P a g e | 28 trọng yếu kinh tế Việt Nam Công ty đã, tiếp tục góp sức vào phát triển kinh tế Việt Nam kỷ 21 Lĩnh vực hoạt động công ty Công ty chuyên xuất nhập khẩu, phân phối sỉ lẻ mặt hàng : - Thiết bị máy văn phòng : máy in, máy photocopy, máy chiếu, chiếu, máy nạp mực - Máy móc, thiết bị, phụ tùng máy nông nghiệp máy khác - Thiết bị điện gia dụng, điện – điện tử, thiết bị an ninh: camera giám sát, loại thiết bị viễn thông - Vật tư xây dựng: mặt hàng gạch lát nền, gạch men, gạch ốp tường, gạch granite - Lương thực, thực phẩm, loại đồ uống có cồn không cồn - Các mặt hàng vải, hàng may sẵn, giày dép, hàng da giả da; đồ dùng gia dụng; giường, tủ, bàn, ghế đồ nội thất tương tự Ngồi cơng ty cung cấp dịch vụ : - Vận tải hàng hóa đường đường thủy nội địa - Hoạt động dịch vụ hồ trợ khác liên quan đến vận tải - Giao nhận hàng hóa, thu phát chứng từ vận tải, làm thủ thục hải quan - Các hoạt động bao bì đóng gói hàng hóa nhằm mục đích bảo vệ hàng hóa đường vận chuyển, dỡ hàng hóa, lấy mẫu, cân hóa Với lợi trội từ ngày đầu nhập trực tiếp phân phối mặt hàng nông, lâm sản Tận dụng đà phát triển, nằm bắt xu thị trường khoảng thời gian gần cơng ty có bước chuyển sang mở rộng kinh doanh đa dạng mặt hàng khác, trội kể đến mặt hàng gạch ốp lát, nhập với tỉ trọng cao so với mặt chung mặt hàng lại Tuy doanh nghiệp thành lập gần công ty chuyên nghiệp gây dựng uy tín thị trường việc phân phối sản phẩm P a g e | 28 nhập đạt chất lượng từ khắp quốc gia giới Công ty khơng ngừng tích cực xây dựng lòng tin nơi khách hàng cách cung cấp sản phẩm đạt chất lượng, dịch vụ tốt, giá cạnh tranh đến với khách hàng nước 1.3 Định hướng phát triển công ty đến năm 2020 Sự phát triển công ty TNHH xuất nhập CSL gắn liền với chiến lược phát triển kinh tế đối ngoại nói chung hoạt động xuất nhập nói riêng Mục tiêu chung đến năm 2020 mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh, đồng thời đa dạng hóa mặt hàng xuất nhập khẩu, đa phương hóa loại hình dịchvụ cung cấp Cụ thể hóa chủ trương trên, công ty đề mục tiêu phát triển chiến lược: - Định hướng phát triển nguồn nhân lực: Chú trọng đến công tác quản lý đạo tạo cán bộ, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực thơng qua khóa huấn luyện ngắn hạn, khơng ngừng cập nhật sách, luật định có liên quan đến lĩnh vực xuất nhập để nhân viên làm quen thích nghi, điều chỉnh thuế Sắp xếp lại, tổ chức bố trí người phù hợp với khả trình độ họ Tạo điều kiện tối đa để cán bộ, công nhân viên phát huy hết lực - Định hướng phát triển thị trường: trì mối quan hệ làm ăn lâu dài với khách hàng nước nước ngồi; giữ vững thị trường mà nắm giữ đồng thời tìm kiếm thêm khách hàng mới, tranh thủ khả mở rộng thị trường sang khu vực khác; tăng cường tìm kiếm sản phẩm với chất lượng đảm bảo, phù hợp với nhu cầu ngày cao khách hàng Phấn đấu đạt mức tăng trưởng lợi nhuận 15% năm - Định hướng hoạt động tài – kế tốn: Khơng ngừng hồn thiện, nâng cao phương pháp hạch tốn cơng tác tổ chức hạch tốn kế tốn cơng ty Đồng thời phải liên tục cập Thông tư, nghị định, luật thuế thay đổi để áp dụng sách thuế kịp thời ghi nhận nghiệp vụ kế toán.Từng phận kế tốn phân cơng, phân nhiệm rõ ràng, cụ thể cho phù hợp với lực, trình độ chuyên P a g e | 28 môn kinh nghiệm thực tế người, tạo điều kiện cho nhân viên phát huy lực trình độ chun mơn - Định hướng phát triển thương hiệu: Xây dựng thương hiệu thị trường phải dựa tiêu chí làm ăn hiệu quả, uy tín Đẩy mạnh phát triển thương hiệu vũng thị trường nước, tạo động lực mở rộng quy mô, kinh doanh phát triển đạt lợi nhuận cao P a g e | 28 PHẦN2: THỰC TẾ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU HÀNG CONTAINER MẶT HÀNG GẠCH ỐP LÁT TẠI CÔNG TY TNHH XNK CSL VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP 2.1Ký kết hợp đồng Gạch ốp lát mặt hàng vật liệu xây dựng đổ nhiều vào Việt Nam thời gian gần đây, phục vụ cho nhu cầu chuộng hàng ngoại người tiêu dùng Tại công ty TNHH XNK CSL tỉ trọng nhập mặt hàng tăng lên đáng kể, chủ yếu nhập từ quốc gia Trung Quốc, Ý, Tây Ban Nha, Malaysia, Với khác biệt vị trí địa lý quốc gia tận dụng phát triển hệ thống thông tin liên lạc nay, ký kết hợp đồng gián tiếp phương thức công ty lựa chọn cho ngành hàng Theo phương thức này, công ty TNHH XNK CSL tiến hành gửi chào hàng nêu rõ hàng hóa, ấn định số lượng muốn mua giá môt cách trực tiếp tới bên đối tác Hợp đồng hập xem ký kết kể từ thời điểm chào hàng chấp nhận, việc thỏa thuận điều khoản hayràng buộc hợp đồng công ty trao đổi qua điện thoại, thư điện tử, Fax… với nhà xuất Thỏa thuận hợp đồng công ty gồm nội dung chủ yếu: - Tên hàng : ghi rõ tên thông dụng, tên thương mại tên khoa học ( có), ngơn ngữ sử dụng hợp đồng tùy thuộc điều khoản thương lượng với nước - Số lượng : ghi rõ số lượng hàng hóa xác quy định số lượng hàng hóa kèm theo độ dung sai, xác định rõ đơn vị đo lường - Phẩm chất : đưa thỏa thuận lựa chọn tiêu chuẩn xác định chất lượng hàng hóa cụ thể, ghi rõ tiêu chuẩn để quy định phẩm phẩm chất hàng hóa, vào mẫu hàng hau tiêu chuẩn công nhận tập quán thương mại Đối với lô hàng theo catalogue catologue giữ làm sở để so sánh chất lượng Hàng hóa theo mẫu P a g e | 28 hợp đồng, đặc biệt với quốc gia có vị trí khơng q xa Trung Quốc.Tuy khơng có u cầu bắt buộc nàotrong điều kiện thương mại ký kết, việc mua bảo hiểm hàng hóa cần thiết giúp cơng ty hạn chế rủi ro, mát hư hại liên quan đến hàng hóa mình.Bỏ qua bảo hiểm hạn chế mang tính rủi ro lớn công ty việc thực hợp đồng nhập Với hạn chế này, tác giả đề xuất giải pháp sau: Có thể thấy việc sử dụng dịch vụ giao nhận vận tải từ forwarder giúp cơng ty tận dụng nhiều lợi ích, để trì lợi cạnh tranh lâu dài, tiết kiệm chi phí thời gian, cơng ty cần có phận nghiệp vụ chun biệt để đảm đương nghiệp vụ này, đồng thời cần tăng cường mở rộng thiết lập mối quan hệ trực tiếp với hãng tàu hay forwarder để có nhiều ưu ưu đãi Bên cạnh đó, với tiềm lực kinh tế quy mơ kinh doanh hạn chế so với ngành, công ty nên cân nhắc rõ khả năng, quy rõ trách nhiệm để lựa chọn điều kiện thương mại phù hợp với doanh nghiệp Đa phần doanh thu công ty thu từ hoạt động xuất nhập hàng hóa, nên việc chịu rủi ro hay tổn thất liên quan đến hàng hóa điều tất yếu ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh công ty Công ty nên nhận thức rõ vai trò thiết thực bảo hiểm hàng hóa thay vì số lợi nhuận trước mắt mà tăng thêm rủi ro tài chính, đe dọa hoạt động kinh doanh phát triển công ty 2.3 Thực bước khâu tốn Thanh toán thực dựa theo điều kiện mà công ty ký kết hợp đồng Đối với hợp đồng nhập khẩu, công ty chủ yếu lựa chọn hai phương thức tốn: tốn thư tín dụng ( L/C) toán điện chuyển tiền TTR (trả trước 100%) P a g e | 28 - Thanh tốn thư tín dụng ( L/C) : Thực phương thức toán trước tiên cơng ty phải chứng minh pháp lý, tức phải có giấy phép kinh doanh nộp ngân hàng Thứ hai, doanh nghiệp phải có tài khoản ngoại tệ theo giấy tờ : giấy phép kinh doanh, định thành lập công ty, định bổ nhiệm Giám đốcvà kế toán trưởng, kèm theo đơn mở tài khoản Trong trường hợp khơng có ngoại tệ, u cầu phải có ủy nhiệm chi từ tài khoản nội tệ sang tài khoản ngoại tệ, đơn xin mua ngoại tệ hợp đồng mua ngoại tệ với ngân hàng Sau tốn phí mở L/C cách ký quĩ (thường phải ký quĩ 30% số tiền thư tín dụng ngân hàng mở) công ty nhận thông báo lấy bảng thư tín dụng.Việc tốn xem hồn tất cơng ty xuất trình chứng từ tốn hợp lệ với ngân hàng Thơng thường, phía nhà xuất đưa yêu cầu ràng buộc loại L/C trả khơng hủy ngang.Một số sai sót mà cơng ty thường gặp phải việc tốn L/C: + Không ý kỹ chứng từ xuất trình: lỗi sai tả, sai sót số lượng hàng hóa, khơng đủ số lượng loại chứng từ + Trong nhiều trường hợp, công ty chưa nhận chứng từ mà hàng cập cảng Khi cơng ty cần gấp hàng hóa phải thu xếp để ngân hàng phía phát hành thư bảo lãnh gửi hãng tàu để nhận hàng Để bảo lãnh, công ty buộc phải trả thêm khaonr phí cho ngân hàng Hơn nữa, cơng ty khơng nhận hàng theo quy định tiền bồi thường giữ tàu hạn phát sinh + Ngân hàng nhà xuất thường vào chứng từ xuất trình mà khơng vào việc kiểm tra hàng hóa, kiểm tra tính chân thực chứng từ mà không chịu trách nhiệm chất lượng số lượng hàng hóa Vậy nên khơng lần công ty phải nhận hàng chất lượng, hàng bị hư hại q trình vận chuyển, chí hàng khơng đơn đặt hàng mà phải hồn trả đầy đủ tiền toán cho ngân hàng phát hành P a g e 10 | 28 Ðể tránh L/C phải tu chỉnh nhiều lần thời gian tốn kém, công ty nên fax đơn xin mở L/C đến nhà xuất xem trước xin ý kiến Đồng thời, nên xem L/C gốc đề nghị tu chỉnh cần để bảo vệ quyền lợi cho - Thanh tốn điện chuyển tiền (TTR) : Đây phương thức toán đơn giản, phù hợp với lực cơng ty, lựa chọn hợp đồng thương mại mà công ty ký kết Để thực phương thức tốn này, cơng ty việc tiến hành lập thủ tục chuyển tiền Ngân hàng nướcđến tài khoản ngoại tệ ngân hàng nhà xuất khẩu.Việc tốn xem thành cơng khinhà xuất nhận giấy báo có, ngược lại cơng ty nhận giấy báo nợ Phương thức toán thỏa thuận hợp đồng ký kết dựa tin tưởng lẫn nhau, mối quan hệ hợp tác nhiều lần công ty đối tác Không phủ nhận TTRlà phương thức toán thực đơn giản, khơng đòi hỏi cao u cầu nghiệp vụ, chi phí chuyển lại thấp phương thức khác Tuy nhiên người bán người mua phải chịu rủi ro, lẽ việc trả tiền cho người bán phụ thuộc vào thiện chí người mua, điều khơng đảm bảo quyền lợi cho người bán Ngược lại chuyển tiền trước, khơng có đảm bảo chắn người bán giao hàng giao hàng hạn Trong trường hợp này, công ty TNHH XNK CSL thực trả trước 100% giá trị hợp đồng, đồng nghĩa với việc công ty phải gánh chịu 100% rủi ro hợp đồng lần Từ hạn chế trên, tác giả đề xuất giải pháp: Tùy thuộc điều kiện tốn hơp đồng mà cơng ty có rủi ro khác Tuy nhiên, để đảm bảo lợi ích kinh doanh, cơng ty TNHH XNK CSL nên lựa chọn phương thức toán hạn chế tối thiểu rủi ro san sẻ rủi ro cho hai bên ( toán L/C, tốn trả chậm, v.v) kèm theo ràng buộc cam kết giao hàng giao hàng thời gian với nhà xuất P a g e 11 | 28 2.4 Nhận kiểm tra hồ sơ chứng từ Sự đồng chứng từ, hợp đồng (Sale of contract), phiếu đóng gói (Packing list), hóa đơn (Commercial invoice ), vận đơn đường biển ( B/L ) tên hàng, số lượng, trọng lượng, xuất xứ vô quan trọng Các loại chứng từ cần đảm bảo logic số lượng, nội dung tính pháp lý Tại cơng ty, nội dung kiểm tra hồ sơ chứng từ hợp đồng nhập mặt hàng gạch ốp lát tiến hành theo thứ tự trước sau định loại chứng từ: - Parking list : việc kiểm tra phiếu đóng gói dựa vào hợp đồng ký kết Các nội dung cần kiểm tra parking list bao gồm: thông tin người bán, người mua; thông tin hàng hóa, tên hàng, đơn vị tính, GW, CBM, mộc chữ ký công ty - Invoice: việc kiểm tra hóa đơn thương mại dựa vào hợp đồng parking list Các nội dung cần phải kiểm tra invoice bao gồm: số ngày invoice; thông tin người bán, người mua; thơng tin hàng hóa, tên hàng, đơn vị tính, tổng tiền, đồng tiền tốn; cảng – cảng đến; phương thức toán; cách thức giao hàng; mộc chữ ký công ty - Bảo hiểm hàng hóa: việc kiểm tra thơng tin bảo hiểm hàng hóa dựa vào invoice parking list Các nội dung cần phải kiểm tra bảo hiểm bao gồm: số ngày bảo hiểm (trước ngày B/L); người bảo hiểm người thụ hưởng; điều kiện bảo hiểm ( A, B, C); Trí giá bảo hiểm; số ngày invoice; cảng – cảng đến, têu tàu, số chuyến; văn phòng đại diện nước; mộc chữ ký bảo hiểm - B/L : việc kiểm tra vận đơn dựa vào parking list Các nội dung cần phải kiểm tra vận đơn bao gồm: số ngày B/L; loại B/L; cước phí; mộc chữ ký B/L - C/O : việc kiểm tra C/O dựa vào B/L, invoice parking list P a g e 12 | 28 + Đối với loại C/O không ưu đãi, thông tin cần kiểm tra bao gồm : Tên hàng; số lượng; mộc chữ ký C/O + Đối với loại C/O có ưu đãi, cần kiểm tra xác thơng tin: nhà xuất khẩu; tên địa nhà nhập khẩu; tên tàu, số chuyến, cảng đi, cảng đến; quan cấp C/O; mark/ shipping mark; tên hàng số lượng hàng hóa; tiêu chí xuất xứ; GW, CBM; trị giá FOB; số ngày invoice; mộc chữ ký C/O Trong trình kiểm tra chứng từ cho hợp đồng nhập hàng gạch, cơng ty thường thường gặp phải sai sót như: - Invoice điều kiện giao hàng FOB (kèm tên cảng xuất), hay CIF (kèm tên cảng nhập) - Khi người xuất bán hàng theo giá CIF ghi hóa đơn thương mại theo giá FOB nơi xếp hàng không ghi chi phí sau - Nhà xuất bán hàng có chiết khấu hóa đơn ghi giá thực thu mà số tiền chiết khấu - Mơ tả hàng hóa khong rõ ràng, thiếu số thông tin yêu cầu, gộp nhiều mặt hàng vào loại - Ngồi có số lỗi số liệu không trùng khớp chứng từ, phí cao, việc thực tế phát sinh khác biệt (tàu bị trễ so với dự kiến, số lượng, số khối hàng hóa khơng đúng,…) Việc sai sót số thông tin phải thông báo đến nhà xuất chờ phản hồi thông tin bổ sung từ họ, chậm vòng tiếng nhận chứng từ Việc kiểm tra thơng tin bắt buộc phải thực nhanh xác để có lỗi xảy để nhân viên chứng từ xử lý kịp thời, phòng ngừa trường hợp phát sinh thêm phụ phí, tốn thời gian, ảnh hưởng đến q trình thơng quan hàng hóa sau Trong trường hợp loại chứng từ C/O, Packing List, Invoice, có sai sót thiếu chứng từ cơng ty TNHH XNK CSL phải làm “ Công văn xin nợ chứng từ ” để mở tờ khai hải quan Vì thấy P a g e 13 | 28 việc kiểm tra độ xác chứng từ quan trọng, thực tốt khâu không giúp công ty tiết kiệm thời gian mà hạn chế nhiều rủi ro giấy tờ sau 2.5Lấy lệnh giao hàng làm thủ tục thông quan cho hàng nhập 2.5.1 Lấy lệnh giao hàng D/O Với việc hợp tác với forwarder để thuê phương tiện vận tải, công ty nhiều thời gian lo ngại việc chủ động lên website hãng tàu để kiểm tra lịch tàu đến Thay vào đó, nhân viên cơng ty TNHH XNK CSL việc có tay thơng báo hàng đến, vận đơn gốc giấy giới thiệu cơng ty làm thủ tục nhận D/O Tuy nhiên, để có D/O, cơng ty phải hồn thành loại phí sau với forwarder : - Phụ phí xếp dỡ cảng (THC) - Phí tải hàng lẻ (CFS) - Phí D/O - Phụ phí cân đối container (CIC) - Phụ phí cước biển (O.F.) - Handling fee Khi hoàn thành loại phí, forwader đưa cho nhân viên cơng ty D/O copy với nội dung tương tự tờ D/O gốc, u cầu nhân viên cơng ty kí xác nhận, đồng thời ghi số thống tin lên tờ D/O để minh chứng cho việc D/O nhận Nhân viên công ty cần kiểm tra, đối chiếu nội dung D/O với vận đơn, nhằm phát sai sót D/O (nếu có) để chỉnh sửa ngay.Vì gạch ốp lát mặt hàng yêu cầu phải chứng minh có kho bảo quản, nên để giao thẳng khonhân viên công ty cần tiến hành làm giấy xin mượn container kho riêng (theo mẫu có sẵn) đóng tiền cược cho số container muốn mượn Số tiền cược container P a g e 14 | 28 trả lại container trả nơi qui định Việc hoàn tất thủ tục dược xác nhận dấu đóng “Hàng giao thẳng” lên D/O, đồng thời in “Phiếu báo cáo hư hỏng/ giám định/ biên nhận container thiết bị” bới forwarder cho phép hàng đưa kho riêng Tuy nhiên thấy, đặc trưng ngành hàng yêu cầu thêm việc chứng minh doanh nghiệp phải có kho bảo quản diện tích phù hợp, điều khiến cơng ty gánh thêm phần chi phí Bên cạnh đó, việc phụ thuộc vào công ty dịch vụ việc thuê phương tiện vận tải khiến công ty chịu thêm nhiều khoản phí phát sinh, góp phần làm tăng chi phí thực ảnh hưởng đến lợi nhuận thu từ hợp đồng Với quy mô hoạt động kinh doanh nhỏ, tùy vào loại hợp đồng công ty nên cân nhắc việc lựa chọn tự làm, thuê ngoài, đồng nghĩa với việc chịu áp lực chi phí, tập trung thực phát huy điểm mạnh Cơng ty nên có phương hướng mở rộng quan hệ hợp tác, tận dụng hội để thiết lập mối quan hệ trực tiếp với hãng tàu với forwarder khác nhau, nhằm có lợi hiểu biết giá, sách để đưa lựa chọn tốt, tăng lợi cạnh tranh cho công ty 2.1.5.2 Thơng quan hàng nhập Khai báo hải quan điện tử lấy kết phân luồng Thực theo thông tư 38/2015/TT-BTC ngày 25/03/2015 Bộ trưởng Bộ Tài ban hành, cơng ty phải tiến hành khai báo hải quan điện tử Hệ thống thông quan tự động Cơ chế cửa quốc gia Phần mềm ECUS – hệ thống thông quan hàng hóa tự động Việt Nam (VNACCS) cấp phép công ty Thái Sơn công ty sử dụng để khai báo huấn luyện nhân viên thực khai báo phần mền này.Với ưu điểm nhanh, tiện lợi, đơn giản dễ sử dụng, thủ tục hải quan điện tử trở thành lựa chọn tối ưu cho công ty, hạn chế giấy tờ rườm rà, giúp công ty tiết kiệm thời gian công sức nhiều P a g e 15 | 28 Sau khitruyền liệu khai báo, hệ thống trả ba kết sau cho lô hàng vừa khai Tùy vào kết phân luồng nhận mà công ty thực bước phù hợp kết phân luồng - Luồng xanh: hàng hóa miễn kiểm tra hồ sơ giấy miễn kiểm tra thực tế Ở kết phân luồng công ty lượt bỏ giai đoạn đăng ký tờ khai hải quan kiểm hóa Thay vào việc in tờ khai, đóng tiền lý tờ khai hồn thành Để thực thơng quan lơ hàng công ty thời gian buổi Các loại phí cần thơng quan lơ hàng luồng xanh: + Đóng tiền thương vụ + Thanh lý hàng hóa - Luồng vàng: Với kết luồng vàng, hàng cần kiểm tra hồ sơ hải quan Theo đó, cơng ty phải tiến hành đăng ký tờ khai cảng (theo thông tư 38) Tờ khai thông quan rút cơng ty đa hồn thành nghĩa vụ thuế Để thực thông quan lô hàng công ty thời gian buổi Các loại phí để thơng quan lô hàng bao gồm: + Đăng ký tờ khai + Rút tờ khai + Thanh lý tờ khai + Đóng tiền thương vụ + Thanh lý hàng hóa - Luồng đỏ: Với kết phân luồng hải quan kiểm tra hồ sơ giấy hàng hóa công ty.Công ty buộc phải thực đầy đủ tất bước thơng quan hàng hóa Sau đăng ký tờ khai, công ty phải tiến hành đăng ký chuyển bãi kiểm hóa, đồng thời đăng ký bấm cắt seal Trường hợp kiểm hóa 5%, hàng hóa tập kết bãi kiểm hóa, kiểm hóa 100% hàng hóa buộc phải tập kết nhà kiểm hóa tập trung Để hồn thành lơ hàng cơng ty từ đến ngày Các loại phí để thông quan lô hàng gồm: P a g e 16 | 28 + Đăng ký tờ khai + Rút tờ khai + Đăng ký chuyển bãi kiểm hóa + Đăng ký bấm cắt seal + Phí giao container + Phí chuyển bãi kiểm hóa + Phí xếp dỡ hàng + Thanh lý tờ khai + Đóng tiền thương vụ + Thanh lý hàng hóa Lưu ý, nguyên tắc sai phạm công ty thường mắc phải khai hải quan là: - Khi viết số tiền số cần ý đến dấu cách hàng triệu, hàng trăm dấu cách hàng thập phân - Giá nguyên tệ có phải giá FOB chưa, chưa phải phải chuyển giá FOB để tính thuế, theo Khoản Điều Luật thuế xuất khẩu, thuế nhập 45/2005/QH11 “Giá tính thuế hàng hóa nhập giá thực tế phải trả tính đến cửa nhập theo hợp đồng, phù hợp với cam kết quốc tế Giá bao gồm chi phí vận chuyển đến cửa nhập.” Đối với mặt hàng gạch ốp lát, C/O chứng từ đặc biệt quan trọng phân loại hàng hóa theo quy định hải quan nước nhập định thuế suất thuế nhập hàng hóa Với hợp đồng khơng có C/O, mặt hàng có mã HS thuộc nhóm 6908nảy phải chịu thuế nhập 35%, với 10% thuế VAT Trong trường hợp có C/O, thuế suất ưu đãi áp theo Nghị định 128/2016/NĐ-CP Chính phủ tùy vào quốc gia khu vực ( tra Biểu thuê xuất nhập 2017).Thủ tục đóng thuếcho lo hàng chuyển qua phận kế P a g e 17 | 28 tốn cơng ty, toán ngân hàng nhận lại giấy nộp tiền vào ngân sách Nhà nước đóng mộc Thông quan hàng nhập Thông quan hàng nhập xem công đoạn quan trọng việc thực hợp đồng Tuy không nằm danh mục hàng hóa nhập có giấy phép, theo Nghị định 187/2013/NĐ-CP ngày 20/11/2013 phủ Việt Nam có hiệu lực20/2/2014, gạch ốp lát mà mặt hàng nằm danh mục nhập có điều kiện ngành chủ quan, cụ thể Bộ xây dựng Để thơng quan, công ty TNHH XNK CSL buộc phải tiến hành công bố hợp quy kiểm tra chất lượng cho lô theo Quy chuẩn kỹ thuật Quốc gia QCVN 16:2014/BXD ban hành thông tư số 15/2014/TT-BXD , đạt tiêu chuẩn phép nhập khẩu, tức công ty phải có “Giấy chứng nhận kiểm tra chất lượng” “Giấy chứng nhận hợp quy” phòng kiểm nghiệm độc lập Nhà nước hay nước xác nhận đạt tiêu chuẩn chất lượng Quy trình kiểm tra chất lượng sản phẩm tiến hành nước, đòi hỏi cơng ty TNHH XNK CSL liên hệ với Chi Cục Hải Quan Cửa Khẩu Cảng Sài Gòn để xin “Công văn xin lấy mẫu hàng kiểm tra” Việc lấy mẫu Hải quan cảng thực đóng niêm phong trước chứng kiến xác nhận nhân viên Sau có kết kiểm tra chất lượng phép mở tờ khai Tùy vào kết phân luồng trả cho lô hàng sau truyền liệu luồng vàng, công ty TNHH XNK CSL buộc phải chuẩn bị xuất trình chứng từ theo yêu cầu để quan hải quan tiến hành kiểm tra, bao gồm: - Tờ khai hải quan ký đóng dấu - Giấy giới thiệu công ty (khi nhân viên công ty xuất trình) - Hợp đồng thương mại (Contract) P a g e 18 | 28 - Hóa đơn thương mại ( Invoice ) - Phiếu đóng gói (Packing list) - Vận đơn đường biền (Bill of lading) - Giấy chứng nhận hợp quy - Giấy chứng nhận kiểm tra chất lượng (Certificate of quality) Sau chuẩn bị đầy đủ chứng từ, nhân viên công ty đến Chi cục Hải quan cửa Cảng Sài Gòn vào CFS để tìm vị trí hàng cơng ty tiến hành thơng quan Với việc xuất trình tờ khai giấy hợp lệ, tính hợp lý giá , số lượng hàng hóa thuế suất theo thông tin khai báo doanh nghiệp, hải quan thức cho thơng quan lơ hàng Có thể thấy, lợi gia nhập sau công ty tích lũy kinh nghiệm thực tế người trước, học hỏi cách làm công ty lớn, đồng thời tham khảo ý kiến chuyên gia lĩnh vực kinh doanh xuất nhập Quy trình tổ chức thực hợp đồng rườm rà đảm bảo hoàn thành hiệu quả, có chất lượng chứng tỏ trình độ chuyển nghiệp kinh nghiệm thực tế dày dặn mà đội ngũ nhân viên công ty sở hữu Tuy nhiên, với quy mơ chưa lớn, chưa có mối quan hệ lâu năm với quan liên quan nên việc thực quy trình gặp nhiều khó khăn, vướng mắc, nhiều thời gian, đặc biệt khâu chứng từ.Từ hạn chế đó, tác giả đề xuất giải pháp : Để hạn chế rủi ro, sai sót khâu hoàn thành thủ tục giấy tờ, q trình thực hợp đồng cơng ty nên có phân chia hợp lý nhân viên chuyên trách phòng ban thực hiện, tránh tình trạng nhân viên phải kiêm nhiều công việc từ khâu nộp tiền khâu thủ tục thông quan hàng nhập Bên cạnh đó, cơng ty nên tăng cường mở rộng mối quan hệ hợp tác, tạo lập mối quan hệ với bên liên quan, từ nắm bắt hội tận dụng lợi thúc đẩy thực khâu quy trình có hiệu quả, tiết kiệm thời gian chi phí trình thực hợp đồng P a g e 19 | 28 2.6 Nhậnvà kiểm tra hàng hóa nhập khẩu, mang kho bảo quản Sau in phiếu xuất/nhập bãi, nhân viên cơng ty mang tồn phiếu xuất/ nhập bãi với D/O (01 chính) , tờ khai hải quan (01 photo) kèm gốc nộp cho Hải quan giám sát bãi Phiếu xuất/nhập bãi tờ khai hải quan gốc trả lại sau có xác nhận chữ ký cán hải quan Nhân viên công ty mang phiếu xuất nhập bãi qua cửa định để tiến hành nhận, kiểm tra hàng hóa đầy đủ xác nhận lên phiếu xuất/nhập bãi chứng minh nhận đủ hàng hóa,kèm theo biển số xe vận chuyển sau Việc nhận hàng hoàn thành nhân viên bãi đóng dấu, ký tên giữ lại liên Cơng ty TNHH XNK CSL tiến hành kiểm tra lô hàng cảng dựa vào tiêu chí : - Kiểm tra số lượng, chủng loại sản phẩm (dựa vào hợp đồng) - Kiểm tra tình trạng hàng mối tương quan so sánh với chứng nhận tình trạng hàng (tình trạng bảo quản, nhãn mác…) - Kiểm tra thống thông số kỹ thuật phụ kiện kèm thực tế hợp đồng Để đảm bảo chất lượng hàng hóa, tránh hư hỏng giảm thiểu chi phí phát sinh lưu cảng, công ty cần tiến hành làm hồ sơxin công văn giải toả hàng hố kho bảo quản với cam kết : - Chịu trách nhiệm bảo quản nguyên vẹn (cả số lượng chất lượng) lô hàng đăng ký - Chỉ lưu thông hàng hóa sau Quý Trung tâm cấp Giấy xác nhận chất lượng đạt yêu cầu nhập hoàn tất thủ tục thơng quan 2.7 Hồn tất hợp đồng lưu hồ sơ Sau hoàn thành thủ tục, phận chứng từ công ty tiến hànhsắp xếp theo thứ tự có hệ thống chứng từ có liên quan đến lơ hàng , sau chuyển toàn P a g e 20 | 28 chứng cho vào lưu trữ.Hồ sơ lưu vào cuối tháng xếp theo thứ tự từ xuống sau: Bìa hồ sơ : bìa hồ sơ đính kèm bên ngồi có ghi đầy đủ thông tin số hợp đồng, ngày hợp đồng, tên tàu, số chuyến, số container, số seal, số B/L, cảng chất hàng, cảng dỡ hàng, thông số liên quan đến hàng hóa (số lượng, loại hình đóng gói, NW, GW) để tiện cho việc đối chiếu thơng tin bên hồ sơ dễ tìm kiếm cần Tờ khai hải quan hàng nhập Hợp đồng ( Sale contract) Hóa đơn (Invoice) Bảng liệt kê chi tiết hàng hóa ( Packing List) Vận đơn đường biển (Bill of Loading) Giấy chứng nhận kiểm cha chất lượng Giấy chứng nhận hợp quy Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước Lệnh chuyển tiền Tất hồ sơ kẹp vào bìa cứng với màu quy định (hàng xuất bìa xanh, hàng nhập bìa vàng) xếp lưu trữ tháng theo thứ tự từ lên, tức hồ sơ gần xếp Việc xếp phân loại theo màu theo thời gian hỗ trợ nhiều cho nhân viên cơng việc tìm kiếm Nhân viên dễ dàng tìm thấy hồ sơ mà mong muốn để đối chiếu màu sắc quy định thống cho cơng ty Tuy có nhiều ưu điểm việc lưu giữ hồ sơ, song cơng ty diễn số hạn chế: P a g e 21 | 28 - Với khối lượng lớn loại giấy tờ, việc tìm kiếm hồ sơ cần trở nên khó khăn, nhiều thời gian - Tốn nhiều diện tích phải lưu trữ hồ sơ giấy, hồ sơ lưu nhiều năm - Rủi ro dễ thất lạc giấy tờ - Điều kiện bảo quản khó khăn cơng ty tương đối nhỏ, mơi trường dễ ẩm ướt, mục rỗi giấy tờ Để khắc phục nhược điểm trên, tác giả đề xuất số giải pháp: - Thay lưu trữ nhiều hồ sơ giấy, công ty nên tiến hành lưu trữ hồ sơ giấy hồ sơ điện tử hệ thống máy chủ cơng ty để dễ tìm kiếm kiểm soát - Nơi cất giữ hồ sơ giấy tờ nên vệ sinh, kiểm tra xếp lại theo định kỳ - Loại bỏ hồ sơ hạn lưu trữ, với hợp đồng, hồ sơ chứng từ trạng thái chờ, nên cất nơi riêng để tránh nhầm lẫn thất lạc chứng từ P a g e 22 | 28 P a g e 23 | 28 ... e | 28 PHẦN2: THỰC TẾ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU HÀNG CONTAINER MẶT HÀNG GẠCH ỐP LÁT TẠI CÔNG TY TNHH XNK CSL VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP 2.1Ký kết hợp đồng Gạch ốp lát mặt hàng vật liệu... mặt hàng gạch ốp lát công ty TNHH xuất nhập CSL làm báo cáo thực hành nghề nghiệp 1 Mục tiêu nghiên cứu - Tìm hiểu nắm rõ quy trình tổ chức thực hợp đồng nhập mặt hàng gạch ốp lát công ty TNHH. .. 2: Thực trạng quy trình tổ chức thực hợp đồng nhập mặt hàng gạch ốp lát công ty TNHH XNK CSL đề xuất giải pháp PHẦN 1: QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU CSL