Quy trình quản lý đào tạo

Quy trình Quản lý đào tạo Với vai trò Trưởng phòng Tư vấn đào tạo Viện tin học doanh nghiệp – Phòng thương mại cơng nghiệp Việt Nam, lĩnh vực phụ trách tổ chức chương trình đào tạo, tổ chức kiện, xúc tiến thương mại nước Sau học tập, nghiên cứu môn Quản trị hoạt động, tơi nhân thấy đơn vị có số quy trình làm việc chưa phù hợp cần phải cải tiến cho phù hợp Để áp dụng kiến thức học lựa chọn Quy trình Quản lý đào tạo để nghiên cứu I Giới thiệu quy trình Quy trình quản lý đào tạo quy trình quản lý tồn cơng tác đào tạo từ việc thiết kế, xây dựng nội dung khoá học, tuyển sinh, tuyển chọn giáo viên, công tác chuẩn bị đảm bảo cho khoá học, tổ chức triển khai đào tạo kết thúc khoá học Quy trình quản lý đào tạo xây dựng, định nghĩa, mô tả bước tiến hành công việc cách khoa học, hợp lý phù hợp với thực tế triển khai đào tạo đơn vị Việc thực quy trình Quản lý đào tạo giúp kiểm sốt khâu tồn cơng tác tổ chức khố đào tạo, hạn chế bớt cố rủi ro sai sót khơng đáng có , nhằm làm cho việc tổ chức đào tạo đạt kết tốt II Sơ đồ quy trình đào tạo Người thực Sơ đồ quy trình Tliệu, biểu mẫu -Quản lý đào tạo -Báo -Nhóm thiết kế việc Thiết kế chương trình đào tạo Xử lý thơng tin Xây dựng chương trình ĐT cáo Báo cáo cơng -Nhóm marketing -Thư mời tham gia Quảng cáo đào tạo -Thư cảm ơn -Báo Quảng cáo, tiếp thị Mời tham dự Tìm tài trợ, đối -Cảm ơn cơng việc -Báo cáo - Nhóm quản lý -Giấy triệu tập học Tuyển sinh học viên cáo -Báo cáo công việc Thơng báo Nhập học -Nhóm quản lý Chuẩn bị đào tạo giáo viên -Nhóm - Lý lịch giáo viên quản học viên Tài Giáo viên liệu -Nhóm kỹ thuật -Lịch giảng dạy lý -Phiếu học viên Kỹ thuật Biểu mẫu -Báo cáo cơng Chuẩn bị khác việc -Nhóm quản lý -Đề kiểm tra kết Triển khai đào tạo giáo viên -Nhóm quản Đăng học viên Đào ký tạo -Nhóm kỹ thuật học thúc khố học lý -Phiếu thăm dò ý Kiểm tra cuối khố Thăm dò ý kiến học viên kiến học viên ﾧ -Giáo viên -Học viên Quản lý đào tạo -Báo cáo tổng kết Tổng kết khoá học III MƠ TẢ QUY TRÌNH Quy trình thiết kế chương trình đào tạo (QTTK) 1.1 Định nghĩa Thiết kế đào tạo nêu mục đích khố đào tạo, đối tượng đào tạo, xây dựng nội dung chương trình cần đào tạo 1.2 Nội dung 1.2.1 Xử lý thơng tin Trưởng nhóm thiết kế chịu trách nhiệm phân cơng thành viên nhóm TK thực cơng việc sau: • Tham khảo thông tin nhu cầu đào tạo mà học viên đề xuất “Phiếu thăm dò ý kiến học viên” khố đào tạo trước • Dựa vào nhu cầu hợp tác thực tế hiệp hội, doanh nghiệp, tổ chức • Khảo sát thơng tin thị trường để phần nắm nhu cầu đào tạo khách hàng Thơng tin lấy từ nguồn khác phương tiện tuyên truyền thông tin đại chúng, mạng internet, trao đổi hỏi ý kiến,vv… • Phân tích thơng tin thu thập để biết nhu cầu cấp bách thị trường cần đào tạo mảng kiến thức 1.2.2 Xây dưng chương trình đào tạo Sau bước phân tích thơng tin, trưởng nhóm thiết kế cần báo cáo đề xuất chương trình đào tạo với QLĐT bao gồm nội dung sau: Chỉ tên môn học, nội dung mơn học • Đưa thời lượng mơn học, khố học • Xác định đối tượng người học • Mục đích, ý nghĩa mơn học, khố học Quy trình quảng cáo (QTQC) 2.1 Định nghĩa Quy trình quảng cáo thực chất quảng cáo chương trình đào tạo, tìếp thị học viên, tìm nguồn tài trợ đối tác tham gia vào chương trình đào tạo 2.2 Nội dung Quy trình quảng cáo (marketing) bao gồm nội dung sau: 2.2.1 Quảng cáo tiếp thị Sau QTTK, nhóm quảng cáo nhận thông tin chủ đề nội dung chương trình khố học, trưởng nhóm marketing chịu trách nhiệm phân cơng thành viên nhóm thực cơng việc sau: • Quảng cáo khố đào tạo: Chọn lọc, xếp, chỉnh sửa thông tin quảng cáo khoá đào tạo tới để khách hàng biết rõ khố đào tạo, chẳng hạn mục đích khố đào tạo gì, chương trình cung cấp kiến thức cho người học lợi ích việc tham gia khố học • Quảng cáo nội dung liên quan: Chẳng hạn đề cập đến kiện, hội thảo, ứng dụng CNTT mà nội dung có nhiều liên quan giúp cho người có thêm thơng tin để hiểu chương trình đào tạo tới Đặc biệt, chủ đề đào tạo lớn, phục vụ cho ngành hàng đặc trưng, cần viết để quảng cáo chương trình Cách thức tiến hành: hình thức quảng cáo tiếp thị theo nhiều cách khác nhau, chẳng hạn: đăng tin phương tiện thông tin đại chúng, số website VCCI số địa website có tên tuổi nhiều người truy cập, hay viết quảng cáo báo, tạp chí VCCI, số Bộ, ngành có liên quan, vv… 2.2.2 Tìm tài trợ, đối tác • Tìm nhà tài trợ, nguồn tài trợ, đối tác tham gia chương trình đào tạo tới • Xây dựng quyền lợi nghĩa vụ họ tham gia chương trình đào tạo 2.2.3 Mời tham dự • Viết thư mời tổ chức, cá nhân tham dự khoá đào tạo • Tiếp nhận phản hồi từ khách hàng, tập hợp trả lời câu hỏi khách hàng • Lập danh sách đăng ký tham dự khoá học (BM-Danh sách đăng ký tạm thời) 2.2.4 Cảm ơn • Viết thư cảm ơn nhà tài trợ, đối tác giúp đỡ, hợp tác cho khoá học Viết thư cảm ơn tổ chức, cá nhân đăng ký tham dự khố học 2.2.5 Báo cáo cơng việc Trưởng nhóm marketing phải báo cáo kết cơng việc marketing với người quản lý đào tạo, giúp cho người quản lý đào tạo có thơng tin chủ yếu trước đưa định có tổ chức khố học hay khơng Quy trình tuyển sinh (QTTS) 3.1 Định nghĩa Quy trình tuyển sinh quy trình tiến hành thủ tục cần thiết để xác định danh sách học viên thức tham gia khố đào tạo 3.2 Nôi dung 3.2.1 Thông báo Người QLHV phải gửi giấy triệu tập học viên đến học viên có đăng ký tham dự khố học để thức thơng báo cho học viên biết thơng tin cần thiết khoá học địa điểm học, thời gian khai giảng, lịch học, nội dung học,vv… 3.2.2 Nhập học Học viên sau nhận giấy triệu tập học, đến địa điểm học vào thời điểm thông báo để tiến hành làm thủ tục nhập học Người QLHV có trách nhiệm tiếp đón học viên thực cơng việc sau: • Ghi tên học viên • Thu học phí • Phát phiếu học viên hướng dẫn họ điền nội dung vào phiếu Quy trình chuẩn bị đào tạo (QTCB) 4.1 Định nghĩa Quy trình chuẩn bị đào tạo giai đoạn thực sau người quản lý đào tạo có định tổ chức khố học Đây giai đoạn chuẩn bị điều kiện cần thiết đảm bảo cho khố học triển khai theo kế hoạch thành công 4.2 Nội dung 4.2.1 Chuẩn bị giảng viên Trưởng nhóm quản lý giáo viên (QLGV) có nhiệm vụ phân cơng thành viên nhòm QLGV thực cơng việc sau: • Lựa chọn giảng viên: cần lựa chọn giảng viên tham gia khố học cho có trình độ chun mơn phong cách sư phạm đáp ứng yêu cầu nội dung môn học, đối tượng người học • Đưa yêu cầu với giảng viên: yêu cầu giảng viên chuẩn bị đề cương, giáo trình giảng dạy, tài liệu tham khảo nội dung tập thực hành, … • Đề nghị giáo viên điền vào biểu mẫu cần thiết (Lý lịch giảng viên, Đề cương… • Phổ biến quy định cho giáo viên • Trưởng nhóm báo cáo kết thực với QLĐT 4.2.2 Chuẩn bị tài liệu Nhóm QLGV kết hợp với giảng viên thực nhiệm vụ sau: • Xem phiếu chuẩn bị giáo viên để biết tên giáo trình tài liệu tham khảo mà giáo viên chọn để sử dụng cho khố ĐT Trong trường hợp khơng có sẵn giáo trình , tài liệu giảng dạy cụ thể, đề nghị giáo viên biên soạn tài liệu ngắn gọn nêu nội dung chương trình ĐT , làm sở để hướng dẫn học viên học tập • Tiến hành in ấn, photo mua tài liệu với số lượng đủ để phát cho học viên 4.2.3 Chuẩn bị kỹ thuật Trưởng nhóm kỹ thuật chịu trách nhiệm phân cơng thành viên nhóm thực nội dung sau: • Kiểm tra trang thiết bị: tiến hành kiểm tra toàn hệ thống máy tính trang thiết bị phòng học phòng thực hành để cho đảm bảo tất trang thiết bị trạng thái hoạt đơng tốt (nếu lad lớp CNTT) • Cài đặt phần mềm cần thiết theo yêu cầu nội dung khố học • Chuẩn bị đầy đủ thiết bị, dụng cụ cần thiết cho khoá học, chẳng hạn: đĩa cài đặt chương trình, kìm mạng, card mạng, cap mạng, giấy in, máy in,vv… • Trưởng nhóm báo cáo kết thực với QLĐT 4.2.4 Chuẩn bị biểu mẫu Trưởng nhóm QLGV chịu trách nhiệm phân cơng người chuẩn bị in sẵn biểu mẫu cần thiết để phát cho giáo viên học viên bắt đầu lúc diễn khoá học, chẳng hạn: phiếu phân công giáo viên, lịch giảng dạy, phiếu điểm học viên, phiếu học viên, phiếu ý kiến học viên, vv… 4.2.5 Chuẩn bị khác Trưởng nhóm QLHV chịu trách nhiệm phân công người thực công việc sau: • Trang trí phòng học: hoa cắm, hiệu,… • Phòng học: phơng màn, bảng, bút viết, rẻ lau bảng, micro,… • Thẻ giáo viên, học viên • Văn phòng phẩm: đĩa mềm, bút, vở, cặp,… • Hậu cần: nước uống, tea-break… • Dự trù kinh phí triển khai toán lớp học với phận kế toán • Báo cáo kết thực với QLĐT Quy trình triển khai đào tạo (QTĐT) 5.1 Định nghĩa Quy trình triển khai đào tạo (QTĐT) giai đoạn đào tạo thực mà suốt thời gian giảng viên có trách nhiệm truyền đạt tồn nội dung kiến thức theo yêu cầu khoá học cho học viên tham dự 5.2 Nội dung • Kiểm tra đầu khoá: giáo viên cần tiến hành kiểm tra chất lượng học viên trước bắt đầu giảng dạy, đánh giá sơ trình độ hiểu biết học viên, để thơng qua giáo viên điều chỉnh nội dung giảng phương pháp giảng dạy cho phù hợp với trình độ chung lớp học Hình thức kiểm tra học viên làm viết trả lời câu hỏi • Tiến hành đào tạo: thời gian mà giáo viên truyền đạt toàn nội dung kiến thức theo yêu cầu khoá học, dựa vào đề cương xây dựng đăng ký từ trước Trong trình giảng dạy, giáo viên cần giao tập thực hành cho học viên Tỷ lệ thời gian lý thuyết thực hành giáo viên xác định • Kiểm tra cuối khố: kêt thúc giai đoạn đào tạo, học viên làm kiểm tra hồn thành mơn học Kết kiểm tra đánh giá kết học tập học viên hồn thành khố học • Kết thúc khoá hoc, học viên thăm dò ý kiến nhận xét khố học phương pháp giảng dạy, trình độ giảng viên, nội dung giáo trình, thời gian giảng dạy,vv…, đồng thời thăm dò nhu cầu học tập học viên Quy trình tổng kết (QTKT) 6.1 Định nghĩa Tập hợp số liệu thu từ khoá học, viết báo cáo tổng kết rút kinh nghiệm khoá học để tạo bước chuẩn bị cho khoá đào tạo tới 6.2 Nội dung • Lưu trữ liệu phiếu học viên, phiếu thăm dò ý kiến học viênNhóm QLHV đảm nhận • Kiểm tra để hồn chỉnh tồn hồ sơ liên quan đến khóa học – Do QLĐT thực • Viết báo cáo tổng kết khố học – Do QLĐT thực IV Mơ tả vị trí cơng việc Vị trí Trách nhiệm Quyền hạn Mối quan Yêu cầu hệ Người -Chịu trách nhiệm - Điều hành quản lý hoạt động khoá nhân lực, vật đào tạo đào tạo lực (QLĐT) - Đề xuất với Trưởng nhóm phòng đào tạo vấn -Sử dụng đề liên quan đến công phương tác đào tạo tiện làm việc -Chỉ đạo điều hành việc phong đào tạo xây dựng, tổ chức để chương trình đào tạo phục vụ cho công việc - Chỉ đạo, điều hành công tác triển khai đào tạo theo khố học cụ Nhóm thể -Thực chức mô tả Trưởng quy trình -Chịu trách nhiệm chung - Đề xuất Phối hợp - Có khả nhóm hoạt động nhóm vấn đề quản phụ trách với QL trưởng thiết cần với - Tổ chức, điều hành ĐT nhóm lý, điều hành cơng hoạt động nhóm - Sử dụng, bố nghiệp vụ việc phụ trách nguồn khác - Có kinh trí - Báo cáo kết thực nhân, vật lực triển nghiệm độ cơng việc nhóm nhóm khai cơng trình với QLĐT Nhân viên phụ trách việc vào vực chuyên công việc phù mơn nghiệp hợp vụ mà -Thực nhiệm vụ - Đề xuất Phối vấn đề cần với lĩnh đảm nhận hợp - Có khả hồn trưởng nhóm phân cơng thiết - Báo cáo kết thực trưởng cơng việc trưởng nhóm với nhân viên thành nhóm nhóm với phụ trách cơng tốt việc giao - Sử dụng nhóm khác - Có khả trang thiết bị làm nhóm để triển khai việc theo phục vụ cho cơng việc cơng nhóm việc chun mơn II Các bất cập hạn chế Quy trình: - Tốn nhiều nhân lực thời gian phân nhiều mảng hoạt động - Ứng dụng công nghệ thông tin chưa triệt để, việc nhân viên cập nhật danh sách học viên vào phần mềm sử dụng ban đầu sau khơng trọng chăm sóc khách hàng cũ - Số lượng thư gửi xuống DN bị trả nhiều không cập nhật thường xuyên khiến cho phận tuyển sinh khó khăn phát sinh nhiều chi phí III Cải thiện quy trình: Để quy trình thực tốt cần tập trung vấn đề sau: - Đối với tuyển sinh: Ứng dụng CNTT mạnh nữa, sửa đổi lại phần mềm quản lý học viên - Lọc kỹ data thường xuyên để tránh lãng phí tổ chức lớp học - Hồn thiện lại phận chăm sóc khách hàng với tuyển sinh để tiếp cận khai thác tốt số lượng học viên tham dự Câu 2: Theo anh/chị nội dung môn học Quản trị hoạt động áp dụng vào cơng việc anh/chị doanh nghiệp anh/chị nay? Anh/chị dự định áp dụng kiến thức vào hoạt động áp dụng nào? Bài làm: 10 I Các nội dung môn học áp dụng vào cơng việc tơi nay: Sau thời gian học tập nghiên cứu mơn học Quản trị hoạt động tơi thấy nhiều điều áp dụng cho cơng việc tơi Để bước áp dụng toàn kiến thức học, trước mắt lựa chọn phương pháp 5S để áp dụng 5S tảng để thực hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ quan điểm làm việc môi trường lành mạnh, đẹp, thống đãng, tiện lợi tinh thần thoải mái hơn, suất lao động cao có điều kiện để việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng hiệu 5S theo tiếng Nhật là: “SERI”, “SEITON”, “SEISO”, SEIKETSU” “SHITSUKE”, theo tiếng Việt là: “SÀNG LỌC”, “SẮP XẾP”, “SẠCH SẼ”, SẴN SÀNG” “SÂU SÁT” SERI (Sàng lọc): Là xem xét, phân loại, chọn lựa loại bỏ thứ không cần thiết nơi làm việc Chống xu hướng người muốn giữ thứ cho trường hợp dự phòng, giữ loại dụng cụ, phương tiện tối thiểu hỗ trợ cho công việc, nên dán nhãn “đỏ” vào dụng cụ, thiết bị vật liệu cần thiết giữ lại SEITON (Sắp xếp): Là bố trí, đặt thứ ngăn nắp theo trật tự hợp lý để dễ dàng, nhanh chóng cho việc sử dụng Khi xếp nên sử dụng phương tiện trực quan cách rõ ràng, đễ người dễ nhận biết, tạo nơi làm việc có tổ chức, giảm thiểu thời gian tìm kiếm, loại bỏ hành động dư thừa gây lãng phí thời gian SEISO (Sạch sẽ): Là giữ gìn vệ sinh nơi làm việc, máy móc, thiết bị để đảm bảo môi trường, mỹ quan nơi làm việc Tất thành viên đơn vị có ý thức tham gia giữ gìn vệ sinh, phải có đủ phương tiện, dụng cụ vệ sinh cho đầy đủ thích hợp Cơng việc vệ sinh việc làm thường xuyên người tổ chức, Ban lãnh đạo thường xuyên kiểm tra nhắc nhở việc thực 11 SEIKETSU (Sẵn sàng): Là trì thường xuyên việc làm, cải tiến liên tục nơi làm việc để đạt hiệu cao điều quan trọng cần thiết Xác lập hệ thống kiểm soát trực quan, dán nhãn đánh dấu màu sắc Tạo môi trường dễ dàng để trì việc sàng lọc, xếp SHITSUKE (Sâu sát): Giáo dục người có ý thức, tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt qui định nơi làm việc Hãy biến việc làm tốt đẹp trở thành thói quen, niêm yết kết đánh giá 5S nơi làm việc để khuyết chích việc tốt rút kinh nghiệm việc chưa tốt Kiểm tra định kỳ với nguyên tắc xác lập, xây dựng định hình văn hố đơn vị Theo tơi 5S phương pháp hiệu để huy động người, cải tiến môi trường làm việc nâng cao suất doanh nghiệp Tôi nhận thấy xây dựng 5S xây dựng ý thức cải tiến cho người nơi làm việc; xây dựng tinh thần đồng đội người; phát triển vai trò lãnh đạo cán lãnh đạo cán quản lý thông qua hoạt động thực tế; xây dựng sở để đưa vào kỹ thuật cải tiến Nơi làm việc trở nên ngăn nắp hơn, tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến, người làm việc có kỷ luật Các điều kiện hỗ trợ sẵn sàng cho công việc Chỗ làm việc trở nên thuận tiện an toàn Nhân viên tự hào nơi làm việc ngăn nắp, đem lại nhiều hội sản xuất, kinh doanh có hiệu Khi thực 5S thành cơng đơn vị, thứ không cần thiết loại bỏ khỏi nơi làm việc, vật dụng cần thiết xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt vị trí thuận tiện cho người sử dụng, máy móc thiết bị trở nên sẽ, bảo dưỡng, bảo quản Từ hoạt động 5S nâng cao tinh thần tập thể, tạo hoà đồng người, qua người làm việc có thái độ tích cực, có trách nhiệm ý thức cơng việc Xuất phát từ nhu cầu: Đảm bảo sức khoẻ nhân viên,Dễ dàng, thuận lợi, tiết kiệm thời gian q trình làm việc; Tạo tinh thần bầu khơng khí 12 làm việc cởi mở; Nâng cao chất lượng sống; Nâng cao suất Tôi xây dựng phương áp để áp dụng phương pháp 5S cho đơn vị , để hội thành công cao hơn, tơi triển khai áp dụng phòng tơi trước, điển hình để nhân rộng toàn đơn vị 13 ... Quản lý đào tạo -Báo cáo tổng kết Tổng kết khố học III MƠ TẢ QUY TRÌNH Quy trình thiết kế chương trình đào tạo (QTTK) 1.1 Định nghĩa Thiết kế đào tạo nêu mục đích khố đào tạo, đối tượng đào tạo, ... người quản lý đào tạo, giúp cho người quản lý đào tạo có thơng tin chủ yếu trước đưa định có tổ chức khố học hay khơng Quy trình tuyển sinh (QTTS) 3.1 Định nghĩa Quy trình tuyển sinh quy trình. .. khố học Quy trình quảng cáo (QTQC) 2.1 Định nghĩa Quy trình quảng cáo thực chất quảng cáo chương trình đào tạo, tìếp thị học viên, tìm nguồn tài trợ đối tác tham gia vào chương trình đào tạo 2.2