Quy trình Quản lý đào tạo bậc cao đẳng hệ chính qui theo hệ thống tín chỉ

Quy trình Quản lý đào tạo bậc cao đẳng hệ chính qui theo hệ thống tín chỉ

BỘ CÔNG THƯƠNG

TRƯỜNG CAO ĐẲNG THƯƠNG MẠI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

QUY TRÌNH Quản lý đào tạo bậc cao đẳng hệ chính qui theo hệ thống tín chỉ

(Ban hành kèm theo Quyết định số 304 ngày 27 tháng 7 năm 2010

của Hiệu trưởng trường Cao đẳng Thương mại)

Qui trình/Công việc Bộ phận đảm nhiệm Công việc cụ thể

1.Tuyển sinh

1.1.Triệu tập nhập

học Phòng Đào tạo -Công bố danh sách thí sinh trúng tuyểntrên mạng Internet;

-Phát giấy báo nhập học theo danh sách thí sinh trúng tuyển;

-Phát biểu mẫu đăng ký chuyên ngành cho sinh viên không trúng tuyển nguyện vọng

1 và tổng hợp số liệu đăng ký;

+Quy định rõ số lượng cần tuyển thêm của từng chuyên ngành;

+Điểm của từng chuyên ngành cần tuyển thêm;

+Phương thức xét trúng tuyển vào từng chuyên ngành;

-Lập danh sách sinh viên trúng tuyển từng chuyên ngành (nguyện vọng 1 và đăng ký của sinh viên không trúng tuyển nguyện vọng 1);

-Chuyển dữ liệu triệu tập trúng tuyển cho phòng công tác Học sinh – Sinh viên để tổ chức đón tiếp Học sinh – Sinh viên nhập học;

1.2.Tiếp nhận sinh

viên nhập học

Phòng Công tác Học

sinh – Sinh viên (chủ trì và phối hợp với phòng Đào tạo, phòng Tài chính – Kế toán)

-Tổ chức tiếp nhận sinh viên theo giấy báo nhập học;

+Sinh viên nộp hồ sơ (phòng Công tác Học sinh – Sinh viên);

+Sinh viên nộp học phí, lệ phí KTX (phòng Tài chính – Kế toán);

+Sinh viên xem lịch sinh hoạt đầu khóa; -Lưu hồ sơ nhập học đúng thời gian theo qui chế tuyển sinh đại học và cao đẳng hệ chính quy;

2.Đăng ký nhập học

2.1.Đặt mã sinh viên Phòng Công tác Học

sinh – Sinh viên -Đặt mã sinh viên theo qui định của BộGD&ĐT; 2.2.Thành lập lớp

sinh hoạt

Phòng Công tác Học sinh – Sinh viên

-Lập quyết định thành lập lớp sinh hoạt; -Lập quyết định thành lập ban đại diện lớp sinh hoạt;

-Chuyển danh sách lớp sinh hoạt (có mã số) và danh sách ban đại diện lớp cho văn phòng Khoa;

-Chuyển danh sách lớp (có mã số) cho phòng Đào tạo, phòng Tài chính - Kế toán, phòng Quản trị - Đời sống;

-Phân công cố vấn học tập theo đơn vị lớp sinh hoạt (danh sách cố vấn học tập do Khoa và Phòng Công tác Học sinh – Sinh viên thống nhất đề nghị)

2.3.Tổ chức sinh hoạt

đầu khóa và đầu năm

học

Phòng Công tác Học sinh – Sinh viên -Lập kế hoạch sinh hoạt đầu khóa, thôngbáo cho các bộ phận liên quan và sinh viên

biết;

-Phối hợp với các bộ phận tổ chức thực hiện kế hoạch sinh hoạt;

-Tổng hợp kết quả (loại khỏi danh sách những sinh viên sinh hoạt đầu khóa không đạt yêu cầu);

2.4.Tổ chức khám

sức khỏe đầu khóa Bộ phận Y tế, phòngCông tác Học sinh –

Sinh viên

-Lập kế hoạch khám sức khỏe đầu khóa và thông báo cho sinh viên biết;

-Thống nhất với cơ quan y tế về kế hoạch khám sức khỏe đầu khóa;

-Chuẩn bị phòng khám, bảng hướng dẫn; phân công người quản lý, chuẩn bị cho việc khám sức khỏe đầu khóa;

-Tổ chức thực hiện khám sức khỏe đầu khóa;

-Lập hồ sơ sức khỏe và tổng hợp kết quả khám sức khỏe; thanh toán tiền cho cơ quan y tế;

-Đề nghị hướng xử lý những sinh viên có vấn đề về sức khỏe; yêu cầu những sinh viên đó viết cam kết (nếu tiếp tục học tập tại trường);

2.5.Cấp thẻ sinh viên Phòng Công tác Học

sinh – Sinh viên -Lựa chọn ngân hàng để làm thẻ sinh viênđa năng (thẻ có chức năng quản lý sinh

viên ra vào cổng, thay thẻ mượn sách thư viện, thẻ quản lý sinh viên ở ký túc xá, thẻ nộp tiền học phí qua máy ATM);

-Lập danh sách làm thẻ sinh viên, có đầy

đủ thông tin theo yêu cầu quản lý của nhà trường và của ngân hàng làm thẻ;

-Kết hợp với ngân hàng, tổ chức làm thẻ; cấp thẻ cho sinh viên; hướng dẫn sinh viên

sử dụng thẻ;

2.6.Cung cấp thông

tin nhập học cho sinh

viên

Phòng Công tác Học sinh – Sinh viên -Xây dựng sổ tay sinh viên giới thiệu chosinh viên bao gồm: thông tin chung về nhà

trường như cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của các bộ phận; các chuyên ngành và chương trình học tập của các chuyên ngành đào tạo…; thông tin chi tiết

về kế hoạch đào tạo; qui trình và các qui định đăng ký khối lượng học tập, lịch thi, học phí phải nộp…;

-Cung cấp sổ tay sinh viên qua cố vấn học tập;

-Cung cấp phiếu nhận cố vấn học tập cho sinh viên;

2.7.Đăng ký học tập

theo hệ thống tín chỉ

Phòng Đào tạo -Phát đơn đăng ký học tập theo hệ thống

tín chỉ cho sinh viên và lưu đơn này vào

hồ sơ học tập của từng sinh viên;

2.8.Quyết định nhập

học

Phòng Đào tạo

(chủ trì và phối hợp với phòng Công tác Học sinh – Sinh viên)

-Trình Hiệu trưởng ra quyết định nhập học (sau khi học tập chính thức 1 tháng); -Báo cáo Bộ về quyết định nhập học theo quy định;

Phòng Công tác Học sinh – Sinh viên -Trên cơ sở dữ liệu triệu tập trúng tuyển,vào sổ đăng ký sinh viên, chuyển cho các

Khoa (vào cuối học kỳ đầu tiên) để vào điểm từng học kỳ, năm học cho sinh viên thuộc Khoa quản lý;

3.Đăng ký khối

lượng học tập

3.1.Dự thảo kế hoạch

giảng dạy

Phòng Đào tạo -Lập danh sách học phần dự kiến giảng

dạy (phân biệt học phần bắt buộc và học phần tự chọn);

-Lập danh sách dự kiến lớp học phần; -Phối hợp với Khoa/Bộ môn phân công giảng viên giảng dạy;

-Lên lịch giảng dạy cho cả học kỳ, lịch thi theo lớp học phần;

Yêu cầu: cung cấp dự thảo này 2 tháng trước khi bắt đầu năm học mới;

3.2.Đăng ký khối

lượng học tập

Phòng Đào tạo

(chủ trì và phối hợp với phòng Tài chính – Kế toán)

-Học kỳ đầu tiên, sinh viên thực hiện khối lượng học tập theo kế hoạch giảng dạy chung của nhà trường;

-Các học kỳ tiếp theo, phát đơn đăng ký khối lượng học tập cho sinh viên (qua văn phòng Khoa, phòng Đào tạo, mạng internet), 2 bản;

Sinh viên -Tham khảo kế hoạch học tập và ý kiến

của cố vấn học tập về dự kiến khối lượng đăng ký;

-Viết đơn đăng ký và nộp trực tiếp tại phòng Đào tạo sau khi đã có xác nhận của

cố vấn học tập;

Phòng Đào tạo -Nhận đơn đăng ký trực tiếp từ sinh viên;

-Kiểm soát tính hợp lệ của đơn đăng ký; -Xác nhận đơn đăng ký hợp lệ;

-Cập nhật dữ liệu đăng ký;

-Lưu 1 bản đơn đăng ký, trả cho sinh viên

1 bản để nộp học phí;

Sinh viên -Nộp học phí qua máy ATM hoặc tại

phòng Tài chính - Kế toán;

Phòng Tài chính - Kế toán

-Thu và xác nhận sinh viên đã nộp học phí (kèm chứng từ);

-Trả 1 bản đơn đăng ký cho sinh viên; -Cập nhật hồ sơ sinh viên nộp học phí; Sinh viên -Nộp 1 bản phô tô biên lai nộp học phí cho

phòng Đào tạo Lưu bản chính biên lai và một bản đăng ký khối lượng học tập; Phòng Đào tạo -Nhận 1 bản danh sách nộp học phí từ

phòng Tài chính – Kế toán;

-Cập nhật dữ liệu đóng học phí vào hồ sơ

đăng ký khối lượng học tập;

3.3.Xử lý dữ liệu

đăng ký khối lượng

học tập của sinh viên

và hoàn tất quá trình

đăng ký

Phòng Đào tạo -Thêm, hủy bớt lớp học phần không đủ

điều kiện mở lớp (nếu có);

-Lập danh sách lớp học phần (sinh viên phải nộp học phí trước khi kết thúc đăng

ký khối lượng học tập 1 tuần Nếu không nộp học phí, sinh viên sẽ không có tên, xem như chưa đăng ký khối lượng học tập trong kỳ này);

-Làm thủ tục xác nhận để sinh viên rút học phần không mở lớp để làm thủ tục rút học phí (nếu có);

-Cập nhật hồ sơ đăng ký khối lượng học tập của sinh viên;

4.Tổ chức đào tạo

4.1.Lập kế hoạch

giảng dạy chính thức Phòng Đào tạo -Thành lập lớp học phần: chỉ định lớptrưởng, lớp phó lớp học phần;

-Điều chỉnh kế hoạch dự thảo, lập kế hoạch chính thức;

-Cung cấp thông tin kế hoạch giảng dạy chính thức cho sinh viên;

-Chuyển kế hoạch giảng dạy, kế hoạch thi cho Khoa, cho Giảng viên (qua văn phòng Khoa hoặc mạng Internet);

-Chuyển bảng vào điểm học phần, bảng theo dõi lớp học phần cho giảng viên (qua

VP khoa hoặc mạng Internet);

-Lập kế hoạch thực tập cuối khóa, kế hoạch làm và chấm khóa luận tốt nghiệp Chuyển kế hoạch này cho Khoa/ Bộ môn

và các bộ phận liên quan;

4.2.Tổ chức thực hiện

kế hoạch giảng dạy

Khoa/Bộ môn

(phối hợp với phòng Quản trị - Đời sống

và phòng Đào tạo)

-Chuyển kế hoạch giảng dạy, danh sách lớp học phần, từ phòng Đào tạo cho giảng viên;

-Cung cấp Lịch giảng dạy trong tuần cho giảng viên;

-Yêu cầu giảng viên xây dựng lịch trình giảng dạy trong tuần theo đúng thời gian quy định;

-Ký và quản lý lịch trình giảng dạy trong tuần của từng giảng viên (chậm nhất là vào ngày thứ 2 của tuần đó);

-Quản lý tiến độ giảng dạy và tình hình giảng dạy của giảng viên;

-Phối hợp quản lý lớp học phần thông qua lớp trưởng/phó lớp học phần và giảng viên đứng lớp;

-Xử lý và báo cáo phòng Đào tạo tình hình giảng viên đổi giờ giảng, nghỉ giảng dạy

bù và những tình huống đột xuất khác làm gián đoạn giảng dạy;

-Làm thủ tục miễn thi, xét hồ sơ xin nghỉ

ốm, làm thủ tục xét duyệt sinh viên vắng thi có lý do hoặc trường hợp thiếu điểm có

lý do được phép nợ lại;

-Phân công giảng viên hướng dẫn thực tập cuối khóa, tổ chức chấm báo cáo thực tập, lập và nộp kết quả thực tập cuối khóa cho phòng Đào tạo;

-Xét điều kiện làm khóa luận tốt nghiệp, nộp danh sách làm khóa luận tốt nghiệp cho Ban giám hiệu qua phòng Đào tạo; -Tổ chức thực hiện khóa luận tốt nghiệp theo kế hoạch chung (phân công giảng viên hướng dẫn, giảng viên chấm báo cáo nộp cho Ban giám hiệu, và lập, nộp báo cáo kết quả chấm khóa luận cho phòng Đào tạo);

Phòng Quản trị - Đời

sống -Chuẩn bị trang thiết bị, thư viện, phòngthực hành máy tính…phục vụ giảng dạy

học tập theo thời khóa biểu;

-Chuẩn bị hội trường, âm thanh, ánh sáng theo thời khóa biểu;

Giảng viên -Nhận kế hoạch giảng dạy từ văn phòng

Khoa (hoặc mạng Internet);

-Nhận các tài liệu quản lý đào tạo từ Khoa hoặc từ phòng Đào tạo hoặc qua mạng

-Xây dựng Lịch trình giảng dạy trong tuần theo đúng thời gian quy định;

-Thực hiện giảng dạy học phần được phân công theo thời khóa biểu;

-Thực hiện thủ tục kiểm soát lớp học phần

và thủ tục quản lý học vụ trong phạm vi phụ trách theo qui chế;

-Lên danh sách cấm thi (nếu có);

-Ra đề, chấm bài thi, bài kiểm tra bộ phận theo qui chế;

-Lập và nộp bảng điểm học phần do mình phụ trách cho Bộ môn, Khoa và phòng Đào tạo theo quy chế;

Phòng Đào tạo -Theo dõi việc tổ chức thực hiện kế hoạch

đào tạo, giám sát và kiểm ra việc chấp hành qui chế của khoa, bộ môn và giảng viên;

4.3.Tổ chức thi, đánh

giá học phần Phòng Đào tạo(chủ trì và phối hợp

với phòng Khảo thí

và Đảm bảo chất lượng, các Khoa)

-Lên lịch thi, phối hợp với khoa bố trí phòng thi;

-Lên danh sách và lịch chấm khóa luận, chấm báo cáo thực tập cuối khóa Phối hợp với Khoa bố trí phòng để chấm;

Phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng -In sao đề thi;-Phát đề thi đến từng phòng thi;

-Giám sát quá trình thi, chấm thi;

-Tổ chức chấm phúc khảo (nếu có);

Các Khoa -Lập danh sách sinh viên dự thi;

-Tổ chức thi (phân công coi thi, bố trí phòng thi, quản lý bài thi);

-Tổ chức chấm thi (rọc phách, giao bài thi, nhận bài thi sau khi chấm, phối hợp với

Bộ môn, phân công giảng viên chấm thi, chấm báo cáo thực tập cuối khóa, chấm khóa luận tốt nghiệp, lập bảng điểm học phần theo biên bản chấm thi theo đúng quy chế và kế hoạch của nhà trường); -Chuyển bảng điểm thi kết thúc phần sau khi ráp phách cho giảng viên để vào điểm

học phần;

-Nộp về phòng Đào tạo 1 bản điểm thi kết thúc học phần sau khi vào phách;

-Nhập và lập bảng điểm tổng hợp theo đơn

vị lớp sinh hoạt;

-Chuyển bảng kết qủa học tập theo lớp sinh hoạt cho phòng Công tác HSSV để xét khen thưởng, học bổng…;

-Thông báo kết học tập (điểm quá trình và điểm thi) qua mạng;

Giảng viên -Chấm thi học phần, chấm báo cáo thực

tập cuối khóa, chấm khóa luận theo phân công của Ban giám hiệu và Khoa;

-Nộp biên bản chấm thi, chấm báo cáo thực tập, chấm khóa luận TN đúng thời hạn theo qui chế;

Phòng Đào tạo -Nhận bảng điểm học phần từ giảng viên;

-Nhận bảng điểm thi kết thúc học phần từ văn phòng Khoa;

-Cập nhật kết quả học tập theo lớp học phần;

4.4 Khám sức khoẻ

cuối khoá, cấp chứng

chỉ Giáo dục thể chất

Phòng Công tác Học sinh – Sinh viên

(phối hợp với phòng Đào tạo)

-Lập kế hoạch khám sức khoẻ cuối khoá; -Chuẩn bị và tổ chức khám sức khoẻ cuối khoá cho sinh viên chuẩn bị xét tốt nghiệp;

Phòng Đào tạo -Cấp chứng chỉ Giáo dục thể chất cho sinh

viên đạt kết quả;

5.Đánh giá quá

trình học tập, rèn

luyện

5.1.Xét khen thưởng,

học bổng Phòng Công tác Họcsinh – Sinh viên -Nhận dữ liệu kết quả học tập theo lớpsinh hoạt từ văn phòng Khoa;

-Làm thủ tục xét khen thưởng;

-Xây dựng phương án cấp học bổng; 5.2.Xét kỷ luật Phòng Công tác Học

sinh – Sinh viên

-Làm thủ tục xét kỷ luật sinh viên vi phạm qui chế;

-Chuyển dữ liệu xét kỷ luật cho văn phòng Khoa và phòng Đào tạo;

-Đăng ký họp xét kỷ luật trên lịch nhà trường;

5.3.Xét học tiếp, nghỉ

học, thôi học

Phòng Đào tạo -Căn cứ hồ sơ xin nghỉ học tạm thời, hồ sơ

xin học lại, thực hiện thủ tục cho phép nghỉ học tạm thời hoặc tiếp nhận đơn xin học lại;

-Căn cứ kết quả học tập xét, thôi học và làm thủ tục trả sinh viên bị thôi học về địa phương;

6.Công nhận tốt

nghiệp, cấp bằng,

lưu giữ hồ sơ

6.1.Công nhận tốt

nghiệp, cấp bằng Các Khoa -Cung cấp số liệu về kết quả học tập toànkhóa và tỷ lệ các học phần thi lại của sinh

viên;

Phòng Đào tạo -Hàng năm, xét và cấp bằng tốt nghiệp cho

sinh viên 2 đợt, mỗi đợt vào cuối từng học kỳ;

-Sau khi có đầy đủ những điều kiện để xét tốt nghiệp, phòng Đào tạo lập danh sách những sinh viên đủ điều kiện tốt nghiệp, trình Hội đồng xét tốt nghiệp;

-Theo quyết định công nhận tốt nghiệp của Hiệu trưởng, lập hồ sơ để nhận phôi bằng,

tổ chức viết bằng và phối hợp với các bộ phận làm lễ bế giảng;

-Thực hiện chế độ báo cáo thống kê tốt nghiệp theo qui định;

6.2.Khảo sát, lấy

thông tin liên lạc của

sinh viên ra trường

Phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng

-Xây dựng phiếu khảo sát sinh viên ra trường;

-Lập danh sách để sinh viên điền vào các thông tin liên lạc cần thiết sau khi ra trường;

-Tiến hành khảo sát và yêu cầu sinh viên điền thông tin liên lạc trước khi phát Bằng tốt nghiệp;

-Tổng kết khảo sát; cung cấp thông tin khảo sát cho các bộ phận có liên quan; -Cập nhật thông tin liên lạc của sinh viên

ra trường;

6.3.Lưu giữ hồ sơ

sinh viên ra trường Phòng Đào tạo -Lưu giữ số liệu sinh viên còn nợ Chứngchỉ Giáo dục quốc phòng vá Giáo dục thể

chất, chưa đủ điều kiện tốt nghiệp; thông báo kế hoạch học trả nợ;

-Lưu giữ hồ sơ sinh viên ra trường theo quy định;

-Cấp lại Giấy chứng nhận tốt nghiệp, Bảng điểm cho những sinh viên làm mất bản chính;