Ứng dụng ISO tại UBND huyện diễn châu, nghệ an

LỜI CẢM ƠN Để hồn thành đề tài tơi chân thành cảm ơn hướng dẫn từ thầy giáo Khoa Quản trị văn phòng, đặc biệt Ths Lâm Thu Hằng, quan tâm giúp đỡ toàn cán bộ, công chức, viên chức huyện Diễn Châu tạo điều kiện giúp đỡ tơi hồn thành tốt đề tài Tôi xin hứa phấn đầu khơng ngừng học hỏi nâng cao kiến thức để sau trở thành cán văn phòng giỏi Qua cho tơi gửi lời cám ơn, lời chúc sức khoẻ đến thầy cô tồn cán huyện nhiệt tình giúp đỡ tơi hồn thành nhiệm vụ q trình nghiên cứu tìm hiểu thực tế cơng tác văn phòng UBND Huyện Diễn Châu Song với khả có hạn, trình độ lý luận non hiểu biết thực tế chưa nhiều nên đề tài khơng thể tránh khỏi thiếu sót Kính mong thầy, giáo góp ý để đề tài tơi hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Đề tài “Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng UBND Huyện Diễn Châu” tơi có tham khảo số tài liệu sách; giúp đỡ tận tình cán UBND Huyện Diễn Châu có hướng dẫn thầy suốt q trình học trường Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có không trung thực thông tin sử dụng báo cáo Hà Nội, ngày 26 tháng 11 năm 2017 MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT Từ viết tắt Viết đầy đủ tiếng việt HĐND UBND NQ CP UBND CBCNV CCHC TTHC QMR TCVN HTQLCL Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân Nghị Quyết Chính phủ Ủy ban nhân dân Cán công nhân viên Cải cách hành Thủ tục hành Quản lý chất lượng Tiêu chuẩn Việt Nam Hệ thống quản lý chất lượng LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 quan hành nhà nước bước tiến công hội nhập kinh tế đất nước Việc ứng dụng lan rộng khắp tỉnh thành, hoạt động nhằm góp phần đại hành nhà nước, cải thiện mối quan hệ cán quản lý với tổ chức, công dân q trình giải thủ tục hành Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tất lĩnh vực đặc biệt cơng tác văn phòng việc ứng dụng đem lại cho lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức nhận thức rõ trách nhiệm, vai trò cơng xây dựng đất nước giàu đẹp, văn minh; công chức cầu nối luật pháp tở chức, cơng dân, có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức, công dân thực quyền nghĩa vụ theo quy định pháp luật Vì tơi chọn đề tài “Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng UBND Huyện Diễn Châu ” để phần làm sáng tỏ việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO công tác văn phòng đơn vị góp phần kiến thức học ghế nhà trường để góp phần cải thiện công tác Trong giới hạn nghiên cứu khoa học khơng thể trình bày hết mặt cơng tác văn phòng, tơi xin tập trung vào vài mặt có đặc điểm nởi bật hạn chế định để góp phần công sức nhỏ việc đề xuất giải pháp khắc phục hạn chế Lịch sử nghiên cứu Nội dung nghiên cứu có nhiều nhà nghiên cứu chỉ dừng lại tầm vi mơ mà chưa có nhìn nhận đánh giá từ nhiều người Đối tượng phạm vi nghiên cứu 3.1 Đối tượng nghiên cứu Nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng, đánh giá thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 để từ đưa số giải pháp nhằm hoàn thiện 3.2 Phạm vi nghiên cứu Không gian địa điểm: Uỷ ban nhân dân Huyện Diễn Châu Thời gian: Năm 2017 Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Qua việc nghiên cứu, tìm hiểu nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng từ phân tích, đánh giá thực trạng ứng dụng ISO cơng tác văn phòng quan để rút điểm mạnh, điểm yếu công tác Đồng thời đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu ứng dụng ISO cơng tác văn phòng Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu - Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp: quan sát - Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp: phân tích tởng hợp số liệu - Phương pháp điều tra, vấn, phiếu điều tra - Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo Giả thuyết khoa học Việc ứng dụng ISO công tác văn phòng có vai trò ý nghĩa vơ cùng quan trọng hoạt động quan, tổ chức Nhìn nhận thực tế việc ứng dụng cơng tác văn phòng quan tâm mắt xích quan trọng hoạt động quan Cơ quan triển khai đưa nội dung ứng dụng ISO vào cơng việc hiệu cao Ý nghĩa luận thực tiễn đề tài 7.1 Ý nghĩa luận đề tài: Đề tài góp phần làm sáng tỏ thêm nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phòng quan áp dụng, quan tâm đưa giải pháp nhằm hoàn thiện việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phòng 7.2 Về mặt thực tiễn đề tài: Đề tài giúp lãnh đạo quan, doanh nghiệp đặc biệt lãnh đạo văn phòng nhận thức ưu điểm, nhược điểm, lực tổ chức, quản lý việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng quan đồng thời đề xuất giải pháp để lãnh đạo văn phòng tởng kết, áp dụng vào thực tiễn nhằm nâng cao chất lượng cơng tác văn phòng quan, doanh nghiệp Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, đề tài nghiên cứu gồm ba chương: Chương 1: Khái quát chung UBND Huyện Diễn Châu lý luận chung hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 Chương 2: Thực trạng Ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng UBND Huyện Diễn Châu Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng ISO công tác văn phòng UBND Huyện Diễn Châu Chương KHÁI QUÁT CHUNG VỀ UBND HUYỆN DIỄN CHÂU VÀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG ISO 9001:2008 Lịch sử hình thành, chức nhiệm vụ, cấu tổ chức UBND Huyện Diễn Châu 1.1.1 Lịch sử hình thành Diễn Châu huyện đồng ven biển dọc theo Quốc lộ 1A Phía Bắc giáp huyện Quỳnh Lưu, phía Tây giáp huyện Yên Thành, phía Nam giáp với Nghi Lộc, phía Đơng giáp biển với chiều dài bờ biển 25 km Huyện Diễn Châu có diện tích 304,92 km2 dân số 295000 nguời, có 38 xã thị trấn Diễn Châu huyện có vị trí trị, kinh tế, xã hội, quốc phòng an ninh quan trọng tỉnh Nghệ An UBND huyện Diễn Châu có trụ sở đóng địa bàn trung tâm Thị trấn Diễn Châu với diện tích 1108m2 gồm khu nhà tầng ( 01 nhà 04 tầng, nhà tầng nhà tầng) nơi làm việc lãnh đạo quan, văn phòng phòng ban UBND Ngồi có số phòng ban liền kề như: Phòng GD-ĐT, Ủy ban dân số gia đình trẻ em, Huyện uỷ, Huyện đồn Với vị trí tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi, chỉ đạo hoạt động công tác quản lý nhà nước xã thị trấn thuộc huyện Đồng thời tạo điều kiện dễ dàng cho quan, đơn vị tổ chức cá nhân báo cáo trình hoạt động với lãnh đạo huyện; quan đơn vị nơi khác đến liên hệ công tác Cơ quan UBND huyện Diễn Châu chịu chỉ đạo quản lý toàn diện UBND huyện, Chủ tịch UBND chịu lãnh đạo công tác Đảng Đảng uỷ quan UBND huyện có trách nhiệm tham mưu giúp UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện quản lý, điều hành hoạt động kinh tế - xã hội địa bàn, chỉ đạo xã, thị trấn đơn vị trực thuộc UBND huyện thực chủ trương, sách Đảng, pháp luật Nhà nước 1.1.2Cơ cấu tổ chức văn phòng UBND huyện diễn châu Văn phòng HĐND-UBND huyện Diễn Châu có 12 cán bộ, cơng chức biên chế 10 hợp đồng 68 người PHỤ LỤC I: Sơ đồ máy Văn phòng HĐND-UBND: a.Chánh Văn Phòng: Thừa lệnh Chủ tịch UBND huyện ký văn thuộc phạm vi điều hành, phối hợp, đôn đốc cấp, ban, ngành thuộc huyện chuẩn bị đề án trình HĐND UBND huyện; giấy mời; thông báo; công văn truyền đạt ý kiến UBND huyện Chủ tịch UBND huyện cho cấp, ngành Ký giấy công tác cho cán bộ, công chức thuộc UBND huyện quản lý Tiếp nhận xử lý văn đến, thẩm định văn phòng ban tham mưu cho Thường trực HĐND, Chủ tịch Phó chủ tịch UBND, y chính, lục văn cần thiết gửi cho cấp, ngành đơn vị - Tổ chức thực đầy đủ, sách Đảng Nhà nước, Nghị HĐND, chỉ thị, định UBND huyện quan Văn phòng HĐND-UBND huyện - Làm chủ tài khoản quản lý hoạt động thu - chi ngân sách Văn phòng HĐND-UBND huyện theo quy định pháp luật, bảo đảm chế độ thực hành tiết kiệm có hiệu b.Phó Chánh Văn Phòng Tổng Hợp – Nội Chính Theo dõi, nắm bắt lĩnh vực công tác thuộc chức năng, nhiệm vụ HĐND UBND huyện phân công Thu thập, xử lý thông tin, làm báo cáo định kỳ văn báo cáo đột xuất UBND huyện; đề xuất tham mưu xây dựng chương trình cơng tác (tháng, q, năm) UBND huyện Quản lý, chỉ đạo, kiểm tra việc triển khai thực công tác Thi đua khen thưởng Theo dõi, quản lý chỉ đạo phận văn thư lưu trữ, đánh máy thực tốt nhiệm vụ Tham gia, dự thảo kết luận đồng chí chủ tịch UBND huyện phiên họp thường kỳ UBND huyện Theo dõi, quản lý công tác tiếp dân, đối ngoại nội Được quyền thẩm định văn quan đơn vị ban ngành Chịu trách nhiệm cơng việc chung Chánh Văn phòng uỷ quyền giải c.Phó chánh Văn Phòng Quản Trị -Hành Chính Quản lý điều hành công tác quản trị - hành chính, bao gồm: Tở chức tiếp nhận cơng văn, tài liệu phân phối, theo dõi trình giải công văn; Tổ chức quản lý hoạt động: In ấn tài liệu, phát hành công văn, bảo quản tài liệu, lưu trữ, quản lý mạng tin học nội chương trình 112 (kể máy trang bị cho phòng chun mơn quản lý sử dụng) Tổ chức quản trị, quản lý tài sản, trang thiết bị, phương tiện làm việc: tổ chức đảm bảo cho hoạt động hội họp, tiếp khách, công tác ,… quan UBND huyện; Đảm bảo hậu cần, tiếp tân phục vụ, bảo vệ quan, phòng cháy, chữâ cháy, vệ sinh mơi trường, nhà khách Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra chấp hành kỷ luật lao động quy chế làm việc quan UBND huyện cán công chức Quản lý, điều hành phân công đội xe phục vụ cho lãnh đạo công tác làm việc Chịu trách nhiệm cơng việc chung Chánh Văn hòng uỷ quyền giải d.Bộ phận văn thư lưu trữ: Tiếp nhận, đăng ký chuyển giao văn - đến theo quy định; Tiếp nhận thảo để trình duyệt, dự thảo trình ký quan, ban ngành tham mưu chuyển đến, theo dõi trình luân chuyển văn đảm bảo địa chỉ an tồn; Quản lý đóng dấu văn quy định Lưu trữ bảo quản văn bản, tài liệu quan; tổ chức phục vụ nhu cầu khai thác, tra cứu tài liệu lưu trữ Thực quy chế bảo mật công tác văn thư lưu trữ quan Trong trình tiếp nhận văn chưa có chữ ký tham mưu phòng, ban chun mơn chữ ký thẩm định Chánh Văn phòng, Phó Văn phòng không cho ban hành văn 10 chuyên môn 2.4.3 Định nghĩa Họp hình thức hoạt động quản lý nhà nước, cách thức giải cơng việc, thơng qua thủ trưởng quan hành nhà nước trực tiếp thực lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động việc giải công việc thuộc chức năng, thẩm quyền quan theo quy định pháp luật; Gồm họp: Họp giao ban định kỳ đột xuất họp chuyên môn Họp giao ban họp lãnh đạo Văn phòng với các trưởng phó phòng để nắm tình hình triển khai thực nhiệm vụ công tác; trao đổi ý kiến thực chỉ đạo giải công việc thường xuyên; Họp giao ban đột xuất: Là họp giao ban để triển khai nhiệm vụ cấp bách theo yêu cầu cấp trên; Họp chuyên môn họp để trao đổi, thảo luận vấn đề thuộc chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ nhằm xây dựng hoàn thiện dự án, đề án, xử lý vấn đề phát sinh trình hoạt động, tác nghiệp đơn vị; Người chủ trì họp người có thẩm quyền điều hành họp, đưa ý kiến kết luận họp; Người tham dự họp người mời họp người đại diện cho quan, đơn vị mời họp người ủy quyền dự họp; 35 2.4.4 Nội dung Họp giao ban họp chuyên môn Trách nhiệm Trình tự cơng việc Phòng Hành chính, tiếp dân phòng Hành tiếp dân Phụ lục, mẫu biểu Đăng ký thông báo lịch họp Chuẩn bị nội dung báo cáo họp phòng chun mơn Phòng Hành chính, tiếp dân Phòng Hành chính, tiếp dân Lãnh đạo Văn phòng trưởng Tổng hợp nội dung báo cáo, xác lập chương trình họp Ch̉n bị phòng họp Triển khai tở chức họp phòng Phòng Hành Thơng báo kết họp lưu chính, tiếp dân hình Lưu đồ tổ chức họp • Mơ tả quy trình Thực định kỳ, hàng tuần hàng tháng họp đột xuất Bước 1: Đăng ký thông báo lịch họp: Phòng hành tiếp dân đăng ký lịch họp với Chánh văn phòng thơng báo lịch họp, nội dung họp cho phòng văn phòng Bước 2: Chuẩn bị nội dung báo cáo họp: Các phòng, đơn vị chuẩn bị nội dung báo cáo họp gửi cho Lãnh đạo phòng tham dự họp (nếu họp giao ban) Bước 3: Tổng hợp nội dung báo cáo, xác lập chương trình họp: 36 Trên sở nội dung báo cáo phòng gửi, phòng Hành tởng hợp nội dung họp, xác lập chương trình họp Bước 4: Ch̉n bị phòng họp: Phòng Quản trị chuẩn bị phòng họp, thiết bị (nếu cần) để phục vụ họp Bước 5: Triển khai tở chức họp: Phòng Hành chính, tiếp dân gửi chương trình họp báo cáo tởng hợp (nếu có) cho Lãnh đạo Văn phòng phòng thuộc Văn phòng UBND Chánh văn phòng (hoặc người ủy quyền) chủ trì họp; Trưởng phòng cán ủy quyền đọc báo cáo kết công việc thực dự kiến công việc triển khai Báo cáo nội dung công tác, vấn đề vướng mắc cần có thống chỉ đạo thực nhiệm vụ chuyên môn Các phòng có liên quan phát biểu, thảo luận; Chánh văn phòng (hoặc người ủy quyền) kết luận nội dung thực hiện, đánh giá kết đạt được, tồn tại, khuyết điểm; đồng thời chỉ đạo biện pháp khắc phục nội dung công tác cần triển khai trước mắt biện pháp thống chỉ đạo nghiệp vụ chun mơn Phòng Hành tiếp dân ghi kết luận Chánh Văn phòng (hoặc người ủy quyền) để thông báo kết họp Bước Thơng báo kết họp: Phòng Hành tiếp dân hồn thiện, gửi thơng báo kết họp tới Lãnh đạo Sở, phòng Sở chậm sau ngày làm việc kể từ ngày tổ chức họp Văn thư Văn phòng UBND lưu 37 TIỂU KẾT: Trong chương tơi nêu thực trạng ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng UBND Huyện Diễn Châu để để sang chương ta đánh giá có ưu điểm hạn chế nào, đưa giải pháp khắc phục hạn chế nhằm nâng cao hiệu việc áp dụng iso phù hợp 38 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG ISO TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI UBND HUYỆN DIỄN CHÂU 3.1 Đánh giá Kết thu trình xây dựng thực theo tiêu chuẩn ISO quận quán, thể tâm, cam kết lãnh đạo Văn phòng đồng tình, tham gia tích cực hầu hết cán bộ, công chức Tập thể CBCNV vượt qua khó khăn, thách thức trước cơng việc mẻ, phức tạp, đòi hỏi nhiều cơng sức, thời gian để hồn thành nhiệm vụ giao kế hoạch Đó kết thiết thực, góp phần thực CCHC quận Đội ngũ cán bộ, công chức chủ chốt Văn phòng đào tạo kiến thức quản lý chất lượng công tác, hệ thống quản lý chất lượng quốc tế nói chung áp dụng dịch vụ hành cơng Trong q trình xây dựng HTQL chất lượng, đơn vị có hội rà sốt chức năng, nhiệm vụ, xác định chức danh nghiệp vụ yêu cầu thành viên đơn vị vị trí cơng tác, phân cơng, phối hợp thực loại công việc Xác định liên quan, việc đòi hỏi phối hợp đơn vị liên quan ngồi Văn phòng Tở chức rà soát, thu thập, sắp xếp loại văn làm thực chức năng, nhiệm vụ tham chiếu cần Cải tiến việc quản lý tài liệu, hồ sơ đảm bảo dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy Thơng qua hoạt động kiểm sốt tài liệu, kiểm soát hồ sơ việc cập nhật văn quy phạm pháp luật thường xuyên, đảm bảo công tác lưu trữ, bảo mật Lãnh đạo dễ dàng kiểm tra tiến độ kết công việc phận, cá nhân Tạo phong cách, môi trường làm việc khoa học, cải thiện lề lối, tác phong làm việc cán công chức nhà nước Thực nhiệm vụ giúp cán bộ, công chức làm việc khoa học hơn, giải công việc khẩn trương hơn, nâng cao ý thức trách nhiệm chủ động công việc đồng thời phối hợp chặt chẽ với thành viên khác 39 ngồi đơn vị Đó hội sâu, nâng cao nghiệp vụ, kỹ công tác cho cán bộ, công chức Mặt khác đề yêu cầu đào tạo lâu dài, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ, kỹ làm việc cho cán bộ, công chức, người lao động bảo đảm vị trí cơng tác Từ tiến hành áp dụng thử hệ thống quản lý chất lượng đến nay, có chuyển biến rõ rệt hoạt động Văn phòng, nâng cao hiệu lực, mang lại hiệu thiết thực thể mặt Các đơn vị chủ động tổ chức thực công việc theo quy định, kể việc phối hợp với đơn vị liên quan Văn phòng Bảo đảm chất lượng phục vụ điều hành, chỉ đạo lãnh đạo Bộ, nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng, chất lượng cơng việc đo đếm theo chuẩn mực quy định ngày đáp ứng u cầu khách hàng (thơng qua góp ý, đánh giá đơn vị, cá nhân quan) Nền nếp làm việc, quản lý công việc chặt chẽ hơn, sắp xếp chấn chỉnh tài liệu, việc lập hồ sơ để theo dõi việc đánh giá kết cơng việc khách quan, xác Mặt khác chỉ rõ lỗi, khiếm khuyết cá nhân, phận giúp cho việc khắc phục nhanh chóng Về mặt ý thức, tạo chuyển biến quan trọng nhận thức từ cán quản lý đến cán bộ, công chức, người lao động trước trách nhiệm thực thi công vụ chất lượng công tác; thành viên thấy rõ trách nhiệm trước yêu cầu công việc mà phụ trách để tự trau dồi, nâng cao kỹ nghiệp vụ nhằm đáp ứng công việc giao Kết áp dụng tiêu chuẩn ISO Văn phòng đơn vị quan đồng tình, ủng hộ phối hợp chặt chẽ với Văn phòng hoạt động 3.1.1 Ưu điểm Có hướng dẫn, chỉ đạo trực tiếp cấp cùng hỗ trợ tích cực Ban chỉ đạo Cơng nghệ thơng tin quan đảng Trung ương Có tâm, ý thức nâng cao hiệu suất làm việc, lợi ích ISO từ lãnh đạo Văn phòng Các cán bộ, cơng chức văn phòng có ý thức tránh nhiệm cao 40 công việc mình, cùng phối hợp, hợp tác nhịp nhàng, cố gắng cùng học hỏi, tham gia góp ý kiến cho hệ hông vận hành tốt Được kế thừa tài liệu, trình vận hành, học hỏi kinh nghiệm từ thực tiễn tỉnh bạn xây dựng hệ thống quản lý ISO áp dụng thành công quan - Trình độ tin học văn phòng cán bộ, công chức nâng cao, thiết bị công nghệ trang bị tương đối đầy đủ, nối mạng, số quan giải công việc qua hệ thống phần mềm hệ điều hành Được thống chỉ đạo, hướng dẫn Ban chỉ đạo tỉnh, cấp kinh phí đầy đủ theo tiến độ 3.1.2 Nhược điểm Là công cụ quản lý mới, nhiều thuật ngữ tiêu chuẩn trừu tượng, khó hiểu dẫn đến việc tiếp cận với hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 số lãnh đạo cơng chức, ngưòi lao động hạn chế Lãnh đạo số phòng chưa thực muốn triển khai xây dựng áp dụng Việc luân chuyển cán bộ, tách nhập phận, chậm ban hành chức năng, nhiệm vụ phòng ảnh hưởng đến trình tiến độ triển khai Tất thành viên Ban chỉ đạoTCVN ISO 9001:2008, đặc biệt đại diện lãnh đạo chất lượng quan kiêm nhiệm nên ảnh hưởng tới tiến độ chất lượng việc kiểm tra, đôn đốc việc xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng đơn vị Thói quen làm việc máy móc, thụ động số phận, cơng chức gây khó khăn trình triển khai Các văn pháp luật thường xun thay đởi, khơng đồng Kinh phí cho việc áp dụng, trì hệ thống hạn chế Các tở chức tư vấn xa gây khó khăn cho việc tháo gỡ vướng mắc phát sinh trình xây dựng hệ thống tài liệu Việc cập nhật tài liệu pháp luật liên quan vào hệ thống quản lý chất lượng chưa thực thường xuyên Thói quen xử lý cơng việc theo kinh nghiệm, theo lói mòn nên ảnh hưởng 41 đến q trình cài tiến hệ thống chất lượng 3.1.3 Một số kết quả đạt được: Mặc dù gặp khó khăn q trình xây dựng, áp dụng trì hệ thống quản lý chất lượng Văn phòng UBND Huyện đưa hệ thống vào vận hành đạt kết sau: Quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn phận, cá nhân tránh chống chéo, đồng thời tăng cường phối hợp xử lý công việc Lãnh đạo dễ dàng kiểm tra tiến độ kết công việc phận, cá nhân Tạo phong cách, môi trường làm việc khoa học, cải thiện lề lối, tác phong làm việc cán công chức nhà nước Các quy trình giải cơng việc cụ thể hoá, minh bạch rõ ràng dễ thực hiện, dễ kiểm sốt, hạn chế sai sót Thuận tiện cho cán bộ, công chức, cá nhân đến liên hệ cơng tác, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ hành Rút ngắn thời gian tiếp nhận, xử lý hồ sơ theo yêu cầu tổ chức, cá nhân số phận; tỷ lệ hồ sơ giải thời gian nâng lên Cải tiến việc quản lý tài liệu, hồ sơ đảm bảo dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy Thơng qua hoạt động kiểm soát tài liệu, kiểm soát hồ sơ việc cập nhật văn quy phạm pháp luật thường xuyên, đảm bảo công tác lưu trữ, bảo mật Tiếp nhận ý kiến tổ chức, cá nhân trình xử lý cơng việc qua có biện pháp chấn chỉnh, khắc phục, phòng ngừa tạo mơi trường làm việc minh bạch, thuận lợi Trợ giúp văn thư văn phòng tở chức lưu trữ cơng văn đi, cơng văn đến, cơng văn nội (có thể hiểu bao gồm tài liệu cho mượn) Lãnh đạo, trợ lý phận quan tìm kiếm, tra cứu công văn đi, công văn đến, công văn nội để phục vụ công tác chuyên mơn Trợ giúp Lãnh đạo, cán bộ, trợ lý tở chức “qui trình xử lý” riêng trình giải vụ việc 42 Lãnh đạo quan biết tình hình xử lý công văn cán quan (thơng qua trạng thái xử lý loại cơng văn, văn liên quan có lưu hồ sơ xử lý văn vụ việc) Cung cấp cách “in lưu trữ” loại văn riêng biệt phục vụ công tác lưu trữ văn bản, hồ sơ quan Khuyến khích cơng chức, viên chức chủ động hướng đến việc nâng cao thành tích cở đơn vị quan 3.1.4 Kiến nghị: Đề nghị BCĐ ISO thường xuyên mở lớp tập huấn nhằm nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, công chức thực công tác quản lý, vận hành HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cán bộ, công chức làm việc Văn phòng Tỉnh uỷ Tăng cường cơng tác tun truyền, phổ biến nâng cao nhận thức cho cán bộ, cơng chức quan phát huy vai trò tham gia Đảng, đồn thể cơng thực áp dụng, quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 quan Cần nâng cao trách nhiệm người đướng đầu qaun việc chỉ đạo thực hiện, gắn kết thực với đánh giá thi đua, khen thưởng hàng năm Cần co phối hợp chặt chẽ với Ban chỉ đạo ISO tỉnh hoạt động liên quan đến tổ chức thực công tác bồi dưỡng, nâng cao kiến thức, trình độ chun mơn, nghiệp đội ngũ cán bộ, công chức đầu mối sử dụng ISO Cần phân công trách nhiệm phù hợp để đảm bảo HTQLCL xây dựng áp dụng mang lại hiệu cao nhất, cần găn liền cơng tác xây dựng áp dụng HTQLCL với công tác kiểm sốt, kiểm tra quy trình thực hệ thống quản lý chất lượng đơn vị Kết nối chặt chẽ hệ thơng quan, đơn vị có liên quan hệ thống khối đảng, đoàn thể thành khối thơng nhất, hồn chỉnh có tính liên thơng Cần tích cực học hỏi, giao lưu, trao đởi kinh nghiệp chuyên môn, nghiệp vụ 43 PHẦN KẾT LUẬN Qua thời gian tìm hiểu thực tế quan, nhận thấy việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng cơng cụ đắc lực cơng tác quản lý điều hành lãnh đạo Để góp phần giải tồn lãnh đạo văn phòng cần có đề xuất với lãnh đạo để cải tiến hệ thống quản lý chất lượng ứng dụng ISO, hệ thống máy tính quan bố trí nhân đủ cho phù hợp với yêu cầu công tác Trong xu hội nhập kinh tế quốc tế mở cho doanh nghiệp Việt Nam nhiều hội bên cạnh nhiều sức ép thách thức phía trước, để tồn phát triển doanh nghiệp cần phải xây dựng nguồn lực cho mình, phải đáp ứng u cầu khách hàng.Một hệ thống quản lý chất lượng áp dụng phổ biến giới đố tiêu chuẩn Quốc tế ISO 9001 Hiện Việt Nam doanh nghiệp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001 hoạt động sản xuất, kinh doanh cơng tác văn phòng việc làm thực cần thiết Đề tài khái quát vấn đề chung quản lý chất lượng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 Tập trung nêu rõ mục đích, ý nghĩa việc ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng quan, doanh nghiệp để từ nêu thực trạng khó khăn việc ứng dụng ISO UBND Huyện Diễn Châu nói riêng quan doanh nghiệp nói chung đưa số đề xuất biện pháp để doanh nghiệp ứng dụng hiệu tiêu chuẩn vào cải tiến chất lượng làm việc Trên nội dung báo cáo thực tập Một lần xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo Nhà trường, thầy, cô giáo; cấp Lãnh đạo huyện giúp tơi hồn thành báo cáo Xin chân thành cảm ơn! 44 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Thị Bích Hằng, Nguyễn Xuân Khôi (2000), Các công cụ cho quản lý cải tiến chất lượng, Nhà xuất khoa học kỹ thuật Bùi Nguyên Hùng, Nguyễn Thúy Quỳnh Loan (2004) Quản lý chất lượn, Nhà xuất Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh Đặng Minh Trang (2012), Quản lý chất lượng doanh nghiệp, Nhà xuất Thống kê thành phố Hồ Chí Minh TCVN ISO 9001:2008, Hệ thống quản lý chất lượng, yêu cầu Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg ngày 20 tháng năm 2006 Thủ tướng Chính phủ quy định áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động quan hành nhà nước Quyết định số 118/2009/QĐ –TTg ngày 30 tháng năm 2006 thủ tướng phủ việc Về việc sửa đổi, bổ sung số điều Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg ngày 20 tháng năm 2006 Thủ tướng Chính phủ quy định áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động quan hành nhà nước Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05 tháng 03 năm 2014 việc áp dụng Hệ thống Quản lý chất lượng Tập giảng Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 900 cơng tác văn phòng 45 PHỤ LỤC PHỤ LỤC I: Sơ đồ máy Văn phòng HĐND-UBND: Chánh Văn phòng Phó Chánh văn phòng Tổng hợp Phó CVP Quản trị-Hành Văn thư Lưu trữ Đánh máy photo Kế toán copy Tài vụ Lái xe Bảo vệ tạp vụ PHỤ LỤC II : Lưu đồ xử lý công văn đến PHỤ LỤC III: PHỤ LỤC IV: ... lượng ISO 9001:2008 Chương 2: Thực trạng Ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng UBND Huyện Diễn Châu Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng ISO cơng tác văn phòng UBND Huyện Diễn. .. quản trị văn phòng UBND Huyện Diễn Châu 19 Chương THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG ISO 9001:2008 TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI UBND HUYỆN DIỄN CHÂU Thực áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 vào... sung ban hành UBND Tỉnh Nghệ An danh mục thủ tục hành thuộc thẩm quyền giải UBND cấp huyện 2.2 Nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng UBND Huyện Diễn Châu 2.2.1 Quy trình