Văn phòng Ủy ban nhân dânỦy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp huyện Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn Xây dựng quy trình tạo mọ
Trang 1XÂY DỰNG QUY TRÌNH HÀNH CHÍNH MỘT CỬA LIÊN THÔNG
Đè bài:
Lựa chọn một quy trình tác nghiệp thông thường nhất tại doanh nghiệp hoặc tổ chức của anh/chị mà hiện nay anh/chị đang tham gia vào Hãy mô tả quy trình này theo các bước công việc đang được thực hiện hiện nay Theo anh/chị, quy trình này có những ưu điểm hay nhược điểm gì cho công tác quản lý Vì sao? theo anh/chị quy trình này cần cải thiện như thế nào để việc thực hiện trở nên tốt hơn
1 HIỆN TRẠNG CÁC QUI TRÌNH THỦ TỤC HÀNH CHÍNH MỘT CỦA
Trong những năm gần đây nền kinh tế nước nhà ngày càng phát triển với nền kinh tế nhiều thành phần cùng với sự kiện nổi bậc - Việt Nam chính thức gia nhập tổ chức kinh tế thế giới WTO, với sự kiện đó nước ta đã thu hút được sự ủng
hộ nhiệt tình của các nhà đầu tư lớn trong nước lẫn nước ngoài
Việc thực hiện cải cách thủ tục hành chính theo hướng phục vụ cho nhân dân, nhà đầu tư, doanh nghiệp, không những có ý nghĩa thu hút đầu tư, tạo môi trường kinh doanh, mà còn là một yêu cầu mang tính tiến bộ về quản lý trong nền hành chính nhà nước
Từ nhu cầu thực tế trên nhu cầu phải xây dựng hệ thống quy trình một cửa giữa UBND tỉnh và các huyện, thị, giữa các sở ban ngành trong tỉnh, giữa người dân, doanh nghiệp với chính quyền là vô cùng cần thiết
2 MỤC TIÊU XÂY DỰNG QUI TRÌNH HÀNH CHÍNH MỘT CỬA LIÊN THÔNG
Xây dựng quy trình Nhận và trả hồ sơ hành chính duy nhất một nơi
Trang 2Văn phòng Ủy ban nhân dân
Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp huyện)
Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn
Xây dựng quy trình tạo mọi điều kiện thuận lợi đối với người dân, doanh nghiệp, các sở ban ngành trong tỉnh Đăng ký và quản lý tốt hồ sơ cấp phép cung cấp thông tin chính xác, hữu ích, kịp thời cho lãnh đạo, cho công dân, giảm phiền hà, tiết kiệm được thời gian, tiền của, công sức của nhân dân và nhà nước
2.1 CÁC LĨNH VỰC THỰC HIỆN THEO QUI TRÌNH MỘT CỬA.
1 – LĨNH VỰC KINH TẾ
Phòng ban vận hành hệ thống: phòng kinh tế
1 Cấp mới giấy CN ĐKKD
2 Cấp đổi giấy CN ĐKKD
3 Cấp phó bản giấy CN ĐKKD
4 Thay đổi nội dung giấy CN ĐKKD
5 Gia hạn giấy CN ĐKKD
6 Ngưng kinh doanh
2 – LĨNH VỰC VĂN HÓA
Phòng ban vận hành hệ thống: phòng Văn hóa thông tin
8 Cấp phép quảng cáo
9 Xác nhận cấp phép cấp giấy phép kinh doanh karaoke
10 Xác nhận cấp phép hoạt động kinh doanh vũ trường
11 Xác nhận đơn cấp phép cấp phép lân sư rồng
12 Xác nhận chuyển đổi địa chỉ
13 Xác nhận chuyển đổi họ tên
14 Xác nhận cấp phó bản cấp giấy phép hành nghề
15 Gia hạn giấy phép
3 – LĨNH VỰC LAO ĐỘNG
Phòng ban vận hành hệ thống: phòng lao động -TBXH
Trang 319 Báo cáo tăng giảm lao động
20 Đăng ký thang lương, bảng lương
4 – LĨNH VỰC TƯ PHÁP
Phòng ban vận hành hệ thống: phòng tư pháp, phường xã
21 Chứng thực hợp đồng
22 Chứng thực hủy bỏ hợp đồng
23 Chứng thực văn bản đơn phương đình chỉ thực hiện
hợp đồng, giấy ủy quyền
24 Chứng thực việc khai nhận di sản
25 Chứng thực bản sao giấy tờ, văn bản song ngữ và tiếng
nước ngoài
26 Chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản bằng tiếng
nước ngoài và song ngữ
27 Chứng thực giấy ủy quyền, hợp đồng ủy quyền
28 Chứng thực chữ ký người dịch
29 Xác định không có tên trong sổ bộ hộ tịch
30 Bổ sung hộ tịch
31 Điều chỉnh nội dung trong sổ hộ tịch và các giấy tờ hộ
tịch khác
32 Cấp bản sao hộ tịch từ sổ gốc
33 Cấp lại bản chính Giấy khai sinh
34 Thay đổi cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác
định lại giời tính
5 – LĨNH VỰC Y TẾ
Phòng ban vận hành hệ thống: phòng Y tế
35 Cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện về vệ sinh an toàn
thực phẩm
36 Thẩm định cấp Giấy, gia hạn chứng chỉ hành nghề y
dược tư nhân
6 – LĨNH VỰC QUẢN LÝ ĐÔ THỊ
Phòng ban vận hành hệ thống: phòng Quản lý đô thị
37 Cấp phép xây dựng
38 Cấp phó bản
39 Gia hạn giấy phép
40 Điều chỉnh nội dung giấy phép
41 Điều chỉnh nội dung thiết kế
42 Cấp mới, cấp đổi số nhà
43 Chỉnh sửa quyết định cấp số nhà
Trang 444 Xác nhận quy hoạch
45 Hợp pháp hóa chuyển quyền thuê nhà ở thuộc sở hữu
nhà nước
46 Cấp phép sử dụng vỉa hè
47 Cấp phép đào đường
7 – LĨNH VỰC TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG
Phòng ban vận hành hệ thống: phòng Tài nguyên và Môi trường
48 Cấp mới GCN QSHNHAO & QSD DATO
49 Cấp lại GCN QSHNHAO & QSD DATO
50 Cấp đổi GCN QSHNHAO & QSD DATO
51 Mua bán, chuyển nhượng, thừa kế một phần
52 Mua bán, chuyển nhượng, thừa kế một phần toàn phần
53 Đăng ký thế chấp
54 Xóa thế chấp
55 Đăng ký bổ sung
56 Điều chỉnh hồ sơ thế chấp
57 Cung cấp thông tin giao dịch đảm bảo
58 Cấp mới QSD DATO
59 Cấp lại GCN QSD DATO
60 Cấp đổi GCN QSD DATO
61 Chuyển nhượng một phần QSD DATO
62 Chuyển nhượng toàn phần QSD DATO
63 Chuyển mục đích sử dụng đất
64 Tách thửa
65 Hợp thửa
66 Giao đất, thu hồi đất
67 Chuyển từ thuê đất sang giao đất có thu tiền sử dụng
đất
68 Đăng ký cho thuê, thuê lại quyền sử dụng dất
69 Xóa đăng ký cho thuê, thuê lại QSD đất
70 Gia hạn sử dụng đất
Trang 52.2 QUY TRÌNH MỘT CỬA HIỆN TẠI
Giải thích mô hình:
- Người dân nộp hồ sơ : Người dân tự tìm hiểu thông tin về thủ tục, các
hồ sơ pháp lý có liên quan từ các cơ quan nhà nước thông qua điện thoại hoặc liên hệ trực tiếp với cơ quan quản lý nhà nước Sau khi hoàn tất hồ sơ, người dân trực tiếp mang đến cơ quan quản lý nhà nước nộp tại phòng phòng tiếp nhận hồ sơ
- Phòng tiếp nhận hồ sơ sau khi nhận hồ sơ sẽ tiến hành kiếm tra tính hợp lệ của hồ sơ, vào sổ but phê, lập phiếu hẹn
- Sau khi nhận hồ sơ phòng tiếp nhận hồ sơ tiến hành chuyển hồ sơ cho
bộ phận chức năng sử lý hồ sơ
Trang 6- Bộ phận chức năng sau khi nhận hồ sơ từ bộ phận một cửa sẽ tiến hành vào sổ theo giỏi và tiến hành thụ lý hồ sơ
- Sau khi xử lý xong hồ sơ, bộ phận chức năng chuyển trả hồ sơ cho bộ phận một cửa
- Người dân nhận hồ sơ trả lại từ bộ phận một cửa
2.3 NHỮNG KHÓ KHĂN VƯỚNG MẮC ĐỐI VỚI QUY TRÌNH HIỆN TẠI.
- Hàng năm, khối lượng thụ lý hồ sơ tại các cơ quan quản lý nhà nước là rất lớn tuy nhiên các hồ sơ này chủ yếu được nhập và quản lý bằng cách lưu sổ bộ(thủ công) hoặc các ứng dụng văn phòng (word, Excel) nên các thông tin hoàn toàn không thể chia sẽ cho nhau khi cần thiết
- Cùng một hồ sơ nhưng được lưu trữ nhiều lần tại nhiều nơi gây lãng phí trong công tác quản lý
- Các cơ quan gặp nhiều khó khăn trong việc quản lý, tra cứu, xử lý thông tin sai lệch trong công tác quản lý nhà nước
- Một số hồ sơ còn trả bổ sung nhiều lần, gây phiền hà cho công dân;
- Nội dung xác nhận hồ sơ chưa đầy đủ, chưa đồng bộ, còn sai sót;
- Một số hồ sơ trễ hạn vẫn còn;
- Chưa liên thông từ tỉnh xuống huyện, thị và các sở ban ngành, chi cục thuế gây khó khăn cho công tác thụ lý hồ sơ tại các bộ phận thụ lý hồ sơ
- Công tác báo cáo thống kê phục vụ cung cấp thông tin cho lãnh đạo Cơ quan quản lý nhà nước còn thực hiện thủ công Các cán bộ xử lý nghiệp vụ không thể báo cáo tức thời khi lãnh đạo cần có thông tin chính xác và nhanh chóng
Trang 72.4 SỰ CẦN THIẾT XÂY DỰNG QUY TRÌNH MỘT CỬA LIÊN THÔNG.
- Việc áp dụng qui trình vào công tác quản lý nhằm cải cách thủ tục hành chính, giảm bớt thời gian xử lý và thời gian đi lại của người dân, tạo điều kiện kiểm soát công việc của cấp lãnh đạo đối với các bộ phận chức năng tại các cơ quan nhà nước một cách thuận tiện
- Công việc hiện tại rất lớn gây quá tải trong quá trình xử lý công việc của lãnh đạo cũng như cán bộ chuyên môn Việc áp dụng chương trình quản lý sẽ giảm thiểu thời gian xử lý, nâng cao hiệu quả công việc cho cán bộ công chức tại các
cơ quan quản lý nhà nước, giúp cho việc tra cứu thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả
- Việc triển khai một cửa liên thông sẽ nối kết và chia sẽ thông tin từ UBND Tỉnh đến các quận, huyện, thị xã và các sở ban ngành với nhau Tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ chuyên môn tham khảo thông tin và thụ lý hồ sơ một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả Hồ sơ được thụ lý không bị bế tắc do phải tìm hiểu thông tin từ nhiều nguồn khác nhau bằng các phương pháp truyền thống
Từ những vấn đề nêu trên việc đầu tư xây dựng quy trình “Một cửa liên
thông” là hết sức cần thiết và cấp bách tại các cơ quan quản lý nhà nước
3 ĐỀ XUẤT THAY ĐỔI QUY TRÌNH.
3.1 ĐỊNH HƯỚNG QUY TRÌNH LIÊN THÔNG.
- Xây dựng quy trình hoạt động quản lý một cửa, một dấu
- Công khai tất cả các trạng thái, kết quả xử lý hồ sơ tại từng bộ phân tham gia thụ lý hồ sơ từ lúc tiếp nhận hồ sơ đến lúc hồ sơ được hoàn tất
Trang 8- Quản lý tập trung, kết nối, chia sẽ thông tin từ UBNDT tỉnh đến UBND huyện, thị xã, và các sở ban ngành nhằm phục vụ cho công tác thụ lý hồ sơ một cách chính xác, nhanh chóng và hiệu quả.
- Cung cấp công cụ tra cứu, báo cáo, thống kê một cách nhanh chóng và hiệu quả
- Khả năng kết nối với cổng thông tin điện tử của tỉnh:
o Nhận các hồ sơ do người dân đăng ký trực tiếp từ cổng thông tin điện tử của Tỉnh
o Cung cấp thông tin hồ sơ và trạng thái xử lý hồ sơ lên cổng thông tin điện tử của Tỉnh để người dân có thể tiếp cận
o Cung cấp thông tin về thủ tục, qui trình thụ lý hồ sơ lên cổng thông tin điện tử để người dân tham khảo
3.2 ĐỀ XUẤT XÂY DỰNG QUI TRÌNH MỘT CỬA LIÊN THÔNG
Trang 9- Tiếp nhận hồ sơ
- Nhận hồ sơ bổ sung
- Luân chuyển hồ sơ
- Công khai trạng thái, kết quả xử lý hồ sơ
- Theo dõi xử lý, tổng hợp thông tin
- Thống kê, báo cáo, tra cứu hồ sơ
3.3 MINH HỌA QUI TRÌNH MỘT CỬA LIÊN THÔNG.
Giải thích mô hình:
- Qui trình: Tùy theo mõi loại hồ sơ sẽ có một qui trình chuyển, trình ký và trả hồ sơ khác nhau Qui trình sẽ do bộ phận chuyên môn tự định nghĩa ngay trên hệ thống Căn cứ trên qui trình hệ thống tự tạo luồng xử lý cho hồ sơ
- Người dân:
o Nộp hồ sơ trực tuyến, bổ sung hồ sơ trực tuyến
o Nộp hồ sơ gốc, nhận phiếu hẹn từ bộ phận tiếp nhận hồ sơ
o Tra cứu trạng thái xử lý hồ sơ thông qua cổng thông tin điện tử
o Nhận kết quả hồ sơ tại phòng tiếp nhận hồ sơ
Trang 103.4 ĐỀ XUẤT QUI TRÌNH BỘ PHẬN MỘT CỬA LIÊN THÔNG:
- Nhập thông tin hồ sơ trong trường hợp người dân nộp hồ sơ trực tiếp
- Nhận hồ sơ trực tuyến, yêu cầu bổ xung hồ sơ trực tuyến trong trường hợp người dân nộp hồ sơ trực truyến
- Chuyển hồ sơ cho bộ phận chuyên môn xử lý
- Nhận hồ sơ từ bộ phận chuyên môn gửi đến
- Tra cứu trạng thái, kết quả thụ lý hồ sơ tại các bộ phận chuyên môn
- Tra cứu, thống kê các hồ sơ trễ hạn, hồ sơ đã xử lý, hồ sơ đang thụ lý theo loại
hồ sơ, theo thời gian, theo địa điểm…
- Xem toàn bộ nhật ký xử lý của một hồ sơ
- Kết thúc, trả hồ sơ đã xử lý cho người dân
3.5 ĐỀ XUẤT QUI TRÌNH TẠI BỘ PHẬN CHỨC NĂNG
- Nhận hồ sơ từ bộ phận tiếp nhận hồ sơ hoặc từ bộ phận khác chuyển đến
- Cập nhật kết quả thụ lý hồ sơ
- Chuyển hồ sơ cho bộ phận khác có liên quan thụ lý
- Chuyển trả hồ sơ cho bộ phận một cửa
- Tra cứu trạng thái, kết quả thụ lý hồ sơ tại các bộ phận chuyên môn
- Tra cứu, thống kê các hồ sơ trễ hạn, hồ sơ đã xử lý, hồ sơ đang thụ lý theo loại
hồ sơ, theo thời gian, theo địa điểm…
Trang 11- Tham khảo thông tin từ các sở ban ngành khác phục vụ cho công tác thụ lý hồ
sơ Ví vụ: kiểm tra số ĐKKD của một doanh nghiệp mà không cần thông qua
sở kế hoạch đầu tư
3.6 ĐỀ XUẤT QUY TRÌNH TẠI BAN LÃNH ĐẠO:
- Phê duyệt kết quả xử lý
- Tra cứu trạng thái, kết quả thụ lý hồ sơ tại các bộ phận chuyên môn
- Tra cứu, thống kê các hồ sơ trễ hạn, hồ sơ đã xử lý, hồ sơ đang thụ lý theo loại
hồ sơ, theo thời gian, theo địa điểm…
- Xem toàn bộ nhật ký xử lý của một hồ sơ
4 HIỆU QUẢ MANG LẠI
- Việc xây dựng quy trình một cửa liên thông triến khai thành công sẽ góp phần cải cách thủ tục hành chính, giảm thời gian xử lý hồ sơ và thời gian đi lại của công dân
- Các qui trình tin học hóa giúp xử lý thông tin hồ sơ của cán bộ chuyên môn theo chức năng nghiệp vụ của mình trong một hệ thống thông tin thống nhất và thông suốt
- Tạo dựng được hệ thống báo cáo thống kê tức thời phục vụ công tác quàn lý Nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành của lãnh đạo trong công tác quản lý nhà nước
- Nâng cao năng xuất xử lý, đảm bảo xử lý kịp thời hồ sơ theo qui định mà không cần tăng biên chế Giảm bớt các công việc cập nhật thông tin trùng nhiều lần, ở nhiều nời, và nhiều sổ để lập báo cáo…
Trang 12- Tạo nền tảng xây dựng các dự án tin học khác theo định hướng và chủ trương của chính phủ, góp phần nâng cao khả năng phục vụ cùa các cơ quan quản lý nhà nước trong giai đoạn Việt Nam đã gia nhập WTO, nâng cao uy tín của chính quyền trong công tác quản lý nhà nước
5 LỜI KẾT
Mục tiêu phần 5-Lời kết trả lời cho yêu cầu sau:
Theo anh/chị những nội dung nào trong môn Quản trị Tác nghiệp này là có thể áp dụng vào công việc của anh/chị hoặc doanh nghiệp anh/chị hiện nay? Anh/chị dự định sẽ áp dụng những kiến thức đó vào những hoạt động gì và sẽ áp dụng như thế nào?
- Quản trị hoạt động là môn khoa học nghiên cứu tính hiệu quả của quá trình tác nghiệp trong đơn vị, cơ quan hành chính, trong nhà máy sản xuất…
- Xã hội càng phát triển, quy mô doanh nghiệp ,quy mô nhà máy càng phát triển thì các nhà quản lý càng cần nâng cao các khả năng, kỹ năng cho công tác điều hành, giám sát để đưa doanh nghiệp , đơn vị đi đúng hướng , đạt mục tiêu Sau khóa học cá nhân Tôi thấy khả năng nhận dạng, phân tích và thiết lập các qui trình sản xuất tăng lên hiểu rõ các phương thức sản xuất hiện đại JIT/Lean, phát triển và tối ưu các qui trình hiện đang có của doanh nghiệp từ đầu vào, đầu ra
- Một trong những phương pháp hiệu quả nhất làm giảm chi phí trong sản xuất
là việc xây dựng và tối ưu hóa hoạch định sản xuất sản phẩm Việc đó cho phép doanh nghiệp giảm mức độ nhàn rỗi của thiết bị và chuyên gia có tay
Trang 13hoạch bán hàng vì lý do quá tải nguồn lực sản xuất, tối ưu hóa việc lưu chuyển nguyên vật liệu và hàng tồn kho, làm cho quá trình sản xuất trở nên rõ ràng và
dễ điều khiển
- Xây dựng quy trình sản xuất tối ưu và hoạch định quá trình sản xuất và nguyên vật liệu trong sản xuất, phản ánh quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và xây dựng hệ thống tiêu chuẩn quản lý sản xuất
- Các tính năng tiện ích của phân hệ có thể sử dụng bởi cán bộ phòng kinh tế kế hoạch, phân xưởng sản xuất, phòng điều phối sản xuất và các bộ phận sản xuất khác
- Để cạnh tranh trong nền kinh tế ngày nay, ít Chúng ta phải phấn đầu bằng các đối thủ cạnh tranh toàn cầu, nếu không nói là phải hơn Điều này không chỉ đúng về mặt chất lượng, mà còn về các chi phí, thời gian sản phẩm, chế biết, giao hàng, lắp đặt, phản ứng và các vấn đề khác
- Lean nhấn mạnh làm việc theo nhóm, đào tạo và học hỏi không ngừng, sản xuất theo nhu cầu (sức hút), chế tạo theo yêu cầu khách hàng trên quy mô rộng
và giảm số lượng sản xuất thử nghiệm, sản xuất mẫu, thay đổi hệ thống làm việc nhanh và bảo dưỡng năng suất toàn diện Chẳng có gì ngạc nhiên khi việc
áp dụng lean bao gồm cả phương pháp cải tiến đột phá ngày càng hoàn thiện hơn
- Hiện nay lean được coi là chiến lược để giành thắng lợi đặc biệt quan trọng trong doanh nghiệp vì:
Nhu cầu cạnh tranh hiệu quả trong nền kinh tế toàn cầu hiện nay
Áp lực đòi hỏi giảm giá từ khách hàng
Những thay đổi của công nghệ một cách nhanh chóng
Trang 14Định hướng của thị trường tiếp tục đặt vào chất lượng, chi phí và việc giao hàng đúng thời hạn
Sự mong đợi của khách hàng gia tăng không ngừng
Sự cần thiết phải chuẩn hóa các quá trình để luôn đạt được kết quả như mong muốn
Trân trọng cảm ơn!