Quy trình bán hàng thức ăn chăn nuôi DABACO

Tuy nhiên trong phạm vi bài báo cáo này cho phép tôi được trình bày một quy trình tác nghiệp thông thường nhất tại Công Ty Cổ Phần DABACO Việt Nam, nơi tôi đang công tác, đó là: “ Quy tr

Thế kỷ 21, từng thời kỳ, dưới sự thôi thúc, áp lực của thị trường, quần thể các doanh nghiệp lớn, nhỏ đã phải thay đổi cách quản trị, quản lý khâu tác nghiệp, khâu biến chiến lược, sách lược thành hiện thực Doanh nghiệp là nơi trực tiếp tạo ra của cải vật chất phục vụ cho nhu cầu đời sống xã hội và đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp Để tồn tại và phát triển các doanh nghiệp phải tìm mọi biện pháp không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh Với chi phí đầu vào tối thiểu, doanh nghiệp phải tạo ra được những sản phẩm có chất lượng cao, mẫu mã đẹp đáp ứng được nhu cầu tiêu dùng ngày càng cao của

xã hội, đồng thời phải đem lại lợi ích tối đa cho doanh nghiệp Quản trị sản xuất

và tác nghiệp bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến việc quản trị các yếu tố đầu vào, tổ chức, phối hợp các yếu tố đó nhằm chuyển hoá chúng thành các sản phẩm vật chất hoặc dịch vụ với hiệu quả cao nhất Tuy nhiên trong phạm vi bài báo cáo này cho phép tôi được trình bày một quy trình tác nghiệp thông thường

nhất tại Công Ty Cổ Phần DABACO Việt Nam, nơi tôi đang công tác, đó là: “

Quy trình bán hàng thức ăn chăn nuôi DABACO”.

1

a Công ty Cổ phần DABACO Việt Nam tiền thân là Công ty Nông sản

Hà Bắc được thành lập năm 1996 chuyên sản xuất thức ăn chăn nuôi gia súc, gia

cầm và hiện nay công ty đang thực hiện quy trình bán hàng thức ăn chăn nuôi theo các bước sau:

 Bước 1: Tìm kiếm/thăm dò khách hàng

Bước đầu tiên trong quá trình bán hàng thức ăn chăn nuôi của Công ty cổ phần DaBaCo Việt Nam là: Nhân viên thị trường đến các vùng chăn nuôi trọng điểm, lập danh sách khách hàng bán sản phẩm thức ăn chăn nuôi

 Bước 2: Đánh giá khách hàng tiềm năng

Nhân viên thị trường xây dựng hệ thống tiêu chuẩn đánh giá khách hàng tiềm năng như: Khả năng tài chính, sản lượng một tháng bán bao nhiêu tấn cám của hãng cạnh tranh, bao nhiêu năm kinh nghiệm bán thức ăn chăn nuôi

 Bước 3: Chuẩn bị tiếp cận khách hàng

- Nhân viên bán hàng tìm hiểu đầy đủ thông tin về khách hàng triển vọng, đề ra mục tiêu của cuộc thăm hỏi

- Chuẩn bị các tài liệu giới thiệu về công ty, mang theo các loại mẫu cám, mẫu bao bì cho từng giai đoạn phát triển của vật nuôi

- Chuẩn bị về tinh thần

- Ăn mặc, tác phong chuẩn mực

 Bước 4: Tiếp cận khách hàng

Đây là giai đoạn nhân viên bán hàng giới thiệu sản phẩm DaBaCo với khách hàng Nhân viên bán hàng biết cách chào hỏi người mua để có được bước mở đầu

cho mối quan hệ sau này, bao gồm biểu hiện bề ngoài, những lời mở đầu và cách nhận xét trong câu chuyện

 Bước 5: Trình bày và thuyết trình

- Mở đầu

- Đánh giá, khẳng định các nhu cầu và mong đợi của khách hàng

- Hỏi để có được cam kết ban đầu

- Nhân viên bán hàng DaBaCo nhấn mạnh kĩ lưỡng những lợi ích của khách hàng

và nêu lên được những tính năng của từng dòng sản phẩm DaBaCo đảm bảo được lợi ích đó

- Đưa bảng giá, cho chế độ, chính sách: thưởng, chiết khấu tháng, quý , năm, tính giá trần cho khách hàng và giải thích các mức giá đưa ra

 Bước 6: Ký hợp đồng

b Theo tôi, quy trình này có những bất cập cho công tác quản lý là: Ngay

trong bước 5 trình bày và thuyết trình thì nhân viên bán hàng đã đưa toàn bộ bảng giá, chế độ, chính sách cho khách hàng nhưng chưa chắc khách hàng đã tâm huyết lấy hàng DaBaCo bởi lẽ họ còn so sánh với rất nhiều hãng sản xuất thức ăn chăn nuôi khác, họ chưa được dùng thử mà mới chỉ nghe nhân viên trình bày Nếu như khách hàng tiềm năng này mà nhân viên đã đặt niềm tin vào họ quá nhiều nhưng không lấy hàng thì buộc nhân viên bán hàng lại tiếp tục đi tìm các khách hàng khác trong vùng cần mở nhà phân phối thì lúc đó gặp phải sự phản

đối của khách hàng là bảng giá chính sách đã được đặt ở nhiều nhà phân phối thức ăn chăn nuôi, thậm chí còn được đưa đến tận các trang trại và hộ chăn nuôi Khi đó có những nhà phân phối cũng có ý định ký kết hợp đồng với công ty cổ phần DaBaCo nhưng lo ngại lợi nhuận không được đảm bảo vì đã lộ ra bảng giá hóa đơn và giá trần, nhà phân phối mới rất khó bán hàng

Bên cạnh đó quy trình bán hàng này sau bước 5 trình bày và thuyết trình thì đến bước 6 đã ký hợp đồng ngay cũng gây bất cập cho công tác quản lý bởi trên thực tế tôi cũng đã gập phải rất nhiều trường hợp khách hàng ký hợp đồng với công ty cổ phần DaBaCo rồi nhưng cũng không lấy hàng, đối với việc bán hàng sản phẩm thức ăn chăn nuôi có đặc thù riêng, ký hợp đồng trước khi lấy hàng không có điều khoản nào yêu cầu khách hàng nếu không lấy hàng sẽ phải bồi thường, mặt khác khi nhân viên bán hàng ký được hợp đồng với khách hàng rồi

đã báo cáo về công ty nhưng khách hàng đó lại không lấy hàng thì lãnh đạo quản

lý sẽ không có phương án chỉ đạo tập trung vào vùng thị trường đó để khai thác tìm nhà phân phối

c Với việc mô tả quy trình bán hàng thức ăn chăn nuôi của Công ty cổ phần

DaBaCo Việt Nam theo các bước công việc đang được thực hiện hiên nay như trên còn có những bất cập cũng như nhược điểm cho công tác quản lý Theo tôi quy trình này cần cải thiện để việc thực hiện trở lên tốt hơn là sắp xếp lại quy trình bán hàng và thêm một số bước như sau:

* Bước 1: Tìm kiếm/thăm dò khách hàng

* Bước 2: Đánh giá khách hàng tiềm năng

* Bước 3: Chuẩn bị tiếp cận khách hàng

* Bước 4: Tiếp cận khách hàng

* Bước 5: Tạo mối quan hệ

Dùng những thông tin bạn đã chuẩn bị trước để tạo dựng sự liên kết với khách hàng, hãy khiến họ tin tưởng và chú ý bạn Và hãy cố tạo ấn tượng với khách bằng cách tập trung lắng nghe và quan tâm đến họ, tạo cho họ cảm giác thân thiện Để làm được điều này, hãy tìm hiểu về cá nhân khách hàng và các tổ chức của họ, những mục tiêu cũng như khó khăn họ gặp phải để đạt được mục tiêu đó

* Bước 6: Tìm hiểu nhu cầu

Hãy dùng những câu hỏi thích hợp để phát hiện những nhu cầu thực sự của khách hàng Và hãy nhớ dành nhiều thời gian cho việc này, vì bạn phải đảm bảo rằng bạn và khách hàng đều đang có chung một hướng đi Có một câu nói bất hủ

trong ngành bán hàng: “ Khách hàng không mua vì lý do của bạn, mà họ mua vì

lý do của họ” Đó là lý do vì sao bạn nên dành nhiều thời gian tìm hiểu nhu cầu

của khách hàng

* Bước 7: Trình bày và thuyết trình

Sau khi bạn đã tạo được sự liên kết và hiểu rõ những nhu cầu của khách, bạn

có thể trình bày về sản phẩm của mình và đưa cám vào một số trang trại cho dùng thử để khách hàng thấy được sản phẩm thức ăn chăn nuôi của công ty cổ phần DaBaCo là có chất lượng tốt hơn, có sự khác biệt so với các công ty sản xuất thức

ăn chăn nuôi khác, để cho khách hàng thấy được là sản phẩm phù hợp với họ Vì bây giờ khách hàng đã sẵn sàng đón nhận những giải pháp cho nhu cầu của họ

* Bước 8: Ký hợp đồng

2

a Theo tôi tất cả những nội dung trong môn học Quản trị Tác nghiệp đều có

thể áp dụng vào công việc của doanh nghiệp tôi đang công tác Tuy nhiên tôi thấy

nội dung: “ Hệ thống sản xuất Lean” đặc biệt có ý nghĩa và vô cùng quan trọng

để tôi có thể áp dụng vào công việc của mình hiện nay

b Tôi sẽ dự định áp dụng những kiến thức đó vào những hoạt động sau:

- Loại bỏ các lãng phí

- Thực hiện nguyên tắc 5S

- Tác động tới nhân viên

Hiện nay các sản phẩm đầu ra của công ty tôi vẫn còn nhiều bao cám hỏng như: rách vỏ bao do mắc phải đinh trên kệ hàng trong quá trình vận chuyển, khâu đầu bao bị hở làm cho không khí vào dẫn tới mốc cám Đầu vào nguyên liệu kiểm tra chưa đảm bảo chất lượng nên dẫn tới đầu ra không chắc chắn đảm bảo, vẫn phải kiểm tra cho nên đây cũng là một trong các hoạt động dư thừa Một trong các nguyên tắc 5S là: Sàng lọc - những gì không dùng đến thì bỏ đi hoặc chuyển đi nơi khác, hoạt động này tôi có thể áp dụng vào việc giải quyết ngay các

vỏ bao bì do nhập nguyên liệu còn tồn đọng nhiều trong kho thì cần phải được bán ngay cho phế liệu

Ngoài ra tôi còn áp dụng tới việc khuyến khích nhân viên thường xuyên có sáng kiến mới mà hoạt động này từ trước tới nay tôi chưa hề làm, có thể tôi sẽ dự định trong một tháng nhân viên nào có nhiều sáng kiến hay nhất sẽ được thưởng 500.000VNĐ Bên cạnh đó tôi cũng sẽ áp dụng là các trưởng bộ phận phải thường xuyên liên tục đào tạo nhân viên của mình sao cho sản xuất phải an toàn, bắt buộc bằng mọi giá là phải đúng giờ, loại bỏ các loại lãng phí như: Sản xuất thừa, đợi chờ, vận chuyển, lưu kho, thao tác, gia công thừa, sản phẩm hỏng

Tóm lại, qua việc nghiên cứu học tập môn học Quản trị hoạt động Tôi nhận thấy rằng Quản trị hoạt động là một môn khoa học nghiên cứu tính hiệu quả của quá trình chuyển hóa từ các nguồn lực đầu vào sản xuất như nguyên vật liệu, vốn, lao động, thành các sản phẩm đầu ra hữu dụng cho khách hàng như hàng hóa

và dịch vụ Khách hàng ngày nay càng quan tâm nhiều hơn đến các hàng hóa và dịch vụ có chất lượng cao với giá cả cạnh tranh, được liên tục đổi mới và cải tiến

Do vậy, nghiên cứu về quản trị hoạt động ngày càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết với các doanh nghiệp từ sản xuất cho đến dịch vụ và kinh doanh thương mại Trong những thời điểm đầy thách thức này, quản trị hoạt động giúp “con tầu đi đúng hướng” bằng cách đóng vai trò là người giải thích cho tổ chức, người

cố vấn khôn ngoan và người giữ những con số hợp tiêu chuẩn đạo đức Các Giám đốc hiểu rằng kết quả kinh doanh tốt xuất phát từ quy trình năng động, các thủ tục

và các thói quen đã được thiết kế tốt và được triển khai và quản lý một cách đúng đắn

Song tại Công ty Cổ phần DaBaCo Việt Nam , là đơn vị chuyên sản xuất

con giống gia súc, gia cầm, sản xuất thức ăn chăn nuôi và chế biến thực phẩm cũng luôn phải đối mặt với sự cạnh tranh ngày càng tăng trên một thị trường với

xu hướng toàn cầu thì quản trị hoạt động còn là vấn đề mới mẻ Với tôi đứng trên cương vị của mình đang là trợ lý Tổng giám đốc nên tôi luôn phải không ngừng học tập nâng cao trình độ chuyên môn nói chung cũng như trình độ quản trị sản xuất và tác nghiệp nói riêng để là cánh tay đắc lực hỗ trợ Tổng giám đốc trong việc ra quyết định chính xác, làm sao cho có các thông tin chi tiết về toàn bộ các hoạt động của công ty, chi phí cho từng hoạt động, vai trò của từng hoạt động trong toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh, trên cơ sở đó để cho Tổng giám đốc

có thể xác định được các hoạt động sao cho chủ động kiểm soát, thấy được những bất cập hay nhược điểm cho công tác quản lý để từ đó có biện pháp khắc phục, cải thiện trong công việc thực hiện trở nên tốt hơn Bên cạnh đó, tôi cũng luôn luôn học hỏi cần phải hiểu rõ quá trình và nguyên nhân phát sinh chi phí không chỉ giúp Tổng giám đốc tìm ra biện pháp thích hợp để cắt giảm chi phí mà còn giúp Tổng giám đốc xác định được một cơ chế tính giá và khuyến khích nhân viên phù hợp, góp phần quan trọng nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên, qua đó cải thiện hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần DaBaCo Việt Nam trong thời gian tới

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Giáo trình môn học: Quản trị hoạt động (chương trình đào tạo Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh Quốc tế)

2 Sách: “ Quản lý sản xuất ” Tác giả: TS Nguyễn Văn Nghiến– NXB giáo dục 2008

3 Giáo trình: “ Quản trị sản xuất và tác nghiệp” – Đại học KTQD

4 Trần Lâm Bình – Báo nông nghiệp số 100 ra ngày 18/5/2007