Quy trình sản xuất kinh doanh của công ty CP in công đoàn việt nam

QUY TRÌNH SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY CP IN CÔNG ĐOÀN VIỆT NAM I - Giới thiệu công ty Công ty Cổ phần In Công Đoàn Việt Nam, địa chỉ: 167 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội tiền thân là xưởng

QUY TRÌNH SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY CP IN CÔNG ĐOÀN VIỆT NAM

I - Giới thiệu công ty

Công ty Cổ phần In Công Đoàn Việt Nam, địa chỉ: 167 Tây Sơn, Đống Đa,

Hà Nội tiền thân là xưởng in Báo lao động được thành lập ngày 22/8/1945 trực thuộc Tổng liên đoàn lao động VN sau nhiều lần đổi tên và nâng cấp đầu tư đến năm 2008 theo quyết định số 352/QĐ- TLĐ của Tổng liên đoàn lao động Việt Nam công ty trở thành doanh nghiệp cổ phần có vốn điều lệ 40 tỷ đồng, trong đó cổ phần của Tổng liên đoàn lao động (TLĐLĐ) Việt Nam chiếm 51%, hoạt động trong lĩnh vực in ấn các sản phẩm chính là các báo, tạp chí, sách giáo khoa Mặt bằng sản xuất hiện có 1500 m2 tại nội thành và 17.000 m2 tại khu công nghiệp Nam thăng long, số lượng lao đông chính thường xuyên là 360 người được bố trí thành 4 phân xưởng sản xuất: phân xưởng chế bản, phân xưởng in,phân xưởng hoàn thiện sản phẩm và phân xưởng cơ điện cùng các phòng ban nghiệp vụ như phòng kế toán tài

vụ, phòng kế hoạch sản xuất- quản lý tổng hợp và phòng tổ chức hành chính Công suất thiết bị hiện có khoảng 20 tỷ trang in công nghiệp / năm doanh thu thực hiện là

160 tỷ VN đồng Với nhiệm vụ chính từ khi thành lập là in tờ báo Lao động – cơ quan ngôn luận của TLĐLĐ Việt Nam, tiếng nói của người lao động Việt Nam đến nay trong giai đoạn công nghiệp hóa, hiện đại hóa, hội nhập kinh tế thị trường và cạnh tranh đòi hỏi các doanh nghiệp phải luôn không ngừng đổi mới, phát triển kỹ năng đáp ứng ngày một tốt hơn nhu cầu của khách hàng, Công ty CP in công đoàn

VN đã và đang tập trung đầu tư trang thiết bi máy móc mới hiện đại, mở rộng nhà xưởng, đa dạng hoá sản phẩm, ngoài các báo in hàng ngày như báo Lao Động, báo Văn hoá, báoVăn nghệ trẻ, báo Lao động xã hội, báo Thế giới và Việt Nam công

ty còn đảm nhận in 15 tạp chí và sách cho hơn 10 nhà xuất bản cùng các nhà sách

II - Quy trình tác nghiệp

Quy trình sản xuất kinh doanh của Công ty CP In Công Đoàn Việt Nam bao gồm các bước chính như sau:

1 Marketing:

- Các bước tìm kiếm, tiếp cận khách hàng mới là các nhà xuất bản, các báo, tạp chí, các nhà sách

- Tìm hiểu thị trường phát triển những mặt hàng mới như in sổ, vở, lịch bao

bì tem nhãn

- Tham gia đấu thầu các dự án

2 Nhận đặt hàng - phòng kế hoạch sản xuất

- Giao dịch với khách hàng ghi nhận các yêu cầu thông số của đơn hàng, tư vấn cho khách hàng về các tiêu chuẩn kỹ thuật cụ thể cần nắm rõ: số lượng in, khuôn khổ sản phẩm, số màu in, chủng loại giấy in các mẫu tư liệu của khách hàng

- Tính ra giá thành sản phẩm theo chuẩn đơn giá đã quy định từ đó đàm phán với khách hàng để thống nhất giá, tiến hành làm hợp đồng in ấn - lập lệnh sản xuất với đầy đủ thông số kỹ thuật chuyển cho công đoạn tiếp theo

3 Công đoạn thiết kế, chế bản - Phân xưởng Chế bản

- Nhận các thông số kỹ thuật, các yêu cầu, mẫu, tư liệu của khách hàng từ khâu đặt hàng, triển khai dựng mẫu, thiết kế, chỉnh sửa ảnh

- Cho khách hàng duyệt mẫu, kiểm tra chất lượng, kỹ thuật theo lệnh sản xuất Khi đạt yêu cầu thì tiến hành ra bản in để chuyển cho công đoạn in

4 Công đoạn in - Phân xưởng In

- Nhận lệnh sản xuất, các mẫu màu, mẫu market tiến hành in thử ra tờ in đầu tiên => chuyển cho cán bộ kỹ thuật duyệt in: Cán bộ kỹ thuật kiểm tra tờ in

mẫu so sánh với các thông số kỹ thuật của lệnh sản xuất như: kích thước, chủng loại giấy, mẫu và màu sắc của khách hàng đã duyệt

Sau khi tờ in đủ tiêu chuẩn kỹ thuật tiến hành ký duyệt cho in với số lượng theo yêu cầu của đơn hàng Trong quá trình in người thợ máy in phải thường xuyên kiểm tra tính ổn định của tờ in cho đến sản phẩm cuối cùng

- KCS sản phẩm in: Khi máy in hoàn thành xong số lượng in, bộ phận KCS tiến hành kiểm tra các tờ in loại ra các sản phẩm không đủ tiêu chuẩn, kiểm tra lại

số lượng tờ in có đúng yêu cầu của lệnh sản xuất không sau đó bàn giao bán thành phẩm cho công đoạn tiếp theo

5 Công đoạn gia công sản phẩm - Phân xưởng gia công hoàn thiện

Nhiệm vụ của công đoạn này là gia công các tờ in đủ tiêu chuẩn thành sản phẩm hoàn thiện bao gồm: gấp, khâu các tay sách, vào bìa sách, xén thành phẩm,

bó gói Yêu cầu của công đoạn này là sản phẩm phải đúng, đủ số trang, đúng khuôn khổ, đủ số lượng

6.Trả hàng và Chăm sóc khách hàng

- Vận chuyển sản phẩm đến địa chỉ của khách hàng, bàn giao hàng và các giấy tờ liên quan, lấy xác nhận từ khách hàng

- Tiếp nhận các ý kiến phản hồi từ khách hàng chuyển cho các bộ phận liên quan, từ đó rút kinh nghiệm để phục vụ tốt hơn trong các lần sau

- Thực hiện các chế độ hoa hồng, hậu mãi với khách hàng

Sơ đồ quy trình tác nghiệp sản xuất chính

Nhìn một cách tổng thể quy trình sản xuất của công ty hiện tại là tương đối đầy

đủ các bước, các công đoạn, khá gọn nhẹ, hạn chế các bước trung gian Tuy nhiên, phương thức thực hiện ở mỗi khâu còn có những bất cập và sự phối hợp giữa các công đoạn đôi lúc còn lỏng lẻo, thiếu ăn khớp làm ảnh hưởng xấu đến chất lượng

Bộ phận nhận hàng

Công đoạn chế bản

Công đoạn In

Công đoạn gia công sản phẩm

Trả hàng chăm sóc khách hàng

và tiến độ hoàn thành sản phẩm, gây khó khăn cho công tác quản lý cũng như làm giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh Là cán bộ phòng kế hoạch sản xuất hiện tại tôi đang trực tiếp tham gia vào việc nhận hàng, tính giá thành và lên kế hoạch sản xuất nên ta xem xét những hạn chế cụ thể của công đoạn này

Nhận hàng và lên kế hoạch sản xuất:

Đây là khâu quan trọng nhất quyết định đến tính chính xác và tiến độ sản xuất của sản phẩm, là khâu tiếp nhận thông tin từ khách hàng nên mọi thông số đều phải

rõ ràng được ghi chép tỉ mỉ, cụ thể nhưng đôi lúc có những thông tin ngay từ ban đầu hoặc được khách hàng bổ sung nhưng chỉ được truyền qua lời nói, hoặc điện thoại có thể thiếu chính xác, trung thực, gây hậu quả xấu cho sản xuất, khi xảy ra

sự cố khó giải quyết và rút kinh nghiệm Như vậy khi nhận đặt hàng và làm hợp đồng kinh tế, người nhận phải ghi chép đầy đủ, các thông tin từ khách hàng phải có bút tích tránh nhầm lẫn, các tài liệu như mẫu, giấy phép phải đầy đủ

Sau khi nhận đơn đặt hàng phòng sản xuất lên kế hoạch sản xuất cụ thể cho từng công đoạn và xác định thời gian trả hàng Trong nhiều trường hợp người lên kế hoạch sản xuất không nắm hết được hoặc không cập nhật thường xuyên tiến độ sản xuất của các sản phẩm đang thực hiện nên kế hoạch cho các khâu bị chồng chéo gây tình trạng dồn ứ dẫn tới thời gian trả hàng bị chậm trễ Có trường hợp việc tính toán thời gian sản xuất không chính xác do người lập kế hoạch không lường hết được độ khó, độ phức tạp của sản phẩm gây khó khăn cho các phân xưởng vì không thực hiện đúng tiến độ

Như vậy khâu nhận hàng và lên kế hoạch sản xuất phải hết sức được chú trọng, những người đảm nhận phải nắm chắc được quy trình công nghệ, hiểu được cặn kẽ các điểm đặc biệt yêu cầu của sản phẩm, tính toán chính xác thời gian sản xuất qua các công đoạn; tuân thủ đúng các thủ tục về hợp đồng, giấy phép, bản quyền các tài liệu đặt in

Trên đây là công đoạn khá quan trọng và còn nhiều bất cập trong hệ thống sản xuất

ở Công ty CP In Công Đoàn Việt Nam Khắc phục được những nhược điểm đó Công ty sẽ cải thiện được đáng kể về khả năng đáp ứng tốt yêu cầu của khách hàng:

độ chính xác, chất lượng sản phẩm và thời gian hoàn thành hợp đồng

III - Áp dụng quản trị tác nghiệp vào Công ty CP In Công Đoàn Việt Nam

Sau khi nghiên cứu môn học quản trị hoạt động tôi thấy được một cách hệ thống các bước, các công việc của quá trình tác nghiệp trong các doanh nghiệp nói chung

và đặc biệt là doanh nghiệp sản xuất như Công ty CP In Công Đoàn Việt Nam nói riêng Cụ thể bao gồm:

1 Lập kế hoạch

+ Lập kế hoạch sản xuất;

+ Lập kế hoạch mua sắm vật tư, nguyên liệu;

+ Lập kế hoạch sử dụng máy móc thiết bị;

+ Lập kế hoạch sử dụng lao động;

+ Lập kế hoạch cải thiện chất lượng

2 Tổ chức thực hiện:

+ Phân giao công việc cho các bộ phận/đơn vị;

+ Phân giao công việc cho nhân viên;

+ Phân giao máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu;

+ Định mức vật tư, lao động;

+ Tính toán lượng lao động phù hợp;

+ Quy định cách thức phối hợp

3 Lãnh đạo

+ Xây dựng bầu không khí làm việc hăng say;

+ Tạo môi trường làm việc sạch sẽ, an toàn

+ Thúc đẩy nhân viên hợp tác, chia sẻ;

+ Đào tạo công nhân;

+ Giải quyết các vấn đề, khúc mắc giữa các cá nhân, bộ phận

4 Kiểm tra

+ Kiểm tra tiến độ các kế hoạch;

+ Kiểm tra mức tiêu thụ nguyên vật liệu, năng lượng, nhân lực;

- Kiểm tra chất lượng sản phẩm

Các nội dung áp dụng từ môn học:

* Xác định các công việc quan trọng và kế hoạch tác nghiệp trung và dài hạn cho Công ty

- Quyết định việc bố trí mặt bằng sản xuất sao cho hợp lý, tiết kiệm diện tích, hạn chế vận chuyển lòng vòng, lãng phí

- Vấn đề nhân lực đáp ứng cho sản xuất

+ Xác định lượng hàng cần sản xuất là bao nhiêu, thời gian hoàn thành NTN

+ Xác định năng suất thực hiện của máy móc và người lao động, làm thế nào để tăng được năng suất lao động: phát huy sáng kiến cải tiến kỹ thuật

+ Nên thuê lao động và đầu tư máy móc như thế nào, khi nhu cầu giảm có nên giữ chân lao động hay không và giữ bằng cách nào: đặc thù sản xuất ngành in là việc dồn vào nửa cuối hàng năm nên vào những lúc ít việc Công ty vẫn phải dành ra một khoản tiền từ lãi để trả lương chờ việc cho công nhân để duy trì nhân lực cho lúc nhiều việc

- Quản lý nhà cung cấp và dự trữ nguyên vật liệu:

+ Xác định các nhà cung cấp nguyên vật liệu: giấy, mực đủ đáp ứng kịp thời ngay

cả khi thời gian cần là rất gấp

+ Mỗi loại giấy, mực, bản kẽm cần dự trữ bao nhiêu theo từng mùa, vụ căn cứ vào đặc điểm sản phẩm, cần xác định tương đối chính xác nếu thừa sẽ tốn kho bãi, đọng vốn và vật tư sẽ xuống cấp gây lãng phí rất lớn

- Quản lý việc bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị: các máy in đòi hỏi phải được thường xuyên kiểm tra bảo dưỡng và rất hay xảy ra các sự cố hỏng hóc, nhất là máy in báo, với phương châm "phát hiện xử lý ngay từ khi chưa xảy ra sự cố"

* Xác định chiến lược cạnh tranh lành mạnh và hiệu quả đó là:

+ Cạnh tranh về chất lượng: Công ty CP In Công Đoàn Việt Nam đã và đang thực hiện chiến lược coi trọng khách hàng, tìm hiểu thái độ và mong muốn của họ về chất lượng sản phẩm in, coi cạnh tranh về chất lượng là ưu tiên số 1

+ Cạnh tranh về tiến độ trả hàng: đặc thù của các sản phẩm in là đi cùng các sự kiện nên thời gian hoàn thành cần rất chính xác và kịp thời nên nhiều khach hàng đạt tiêu chí này là điều kiện bắt buộc khi ký hợp đồng

* Áp dụng hệ thống sản xuất LEAN và loại bỏ các lãng phí sản xuất:

1-Sản xuất thừa: In thừa số lượng do khâu tiếp nhận thông tin từ khách

hàng - triển khai vào sản xuất không chính xác hoặc do số lượng bù hao in lớn hơn số lượng cần dùng Khắc phục: tăng cường kiểm soát thông tin, có tỷ

lệ bù hao in chính xác, phù hợp với từng đơn hàng

2-Chờ đợi: nhiều trường hợp công đoạn sau phải chờ công đoạn trước gây

lãng phí thời gian và làm chậm tiến độ sản xuất Khắc phục: tính toán chính xác và quy định chặt chẽ về thời gian sản xuất cho từng công đoạn

3-Vận chuyển nội bộ: do bố trí sản xuất, các lô sản phẩm, bán thành phẩm

chưa hợp lý dẫn đến phải vận chuyển lòng vòng Khắc phục: sắp xếp lại, quy định rõ đường vận chuyển nội bộ phù hợp cho các khu vực

4-Lưu kho: các sản phẩm sản xuất xong chưa trả hàng gây tốn diện tích kho

bãi, để lâu có thể hư hỏng sản phẩm, hoặc nguyên vật liệu lưu kho làm giảm chất lượng Khắc phục: tăng cường công tác giám sát, đôn đốc tiến độ trả hàng, kiểm tra kho tàng

5-Sản phẩm sai hỏng: gây lãng phí lớn về vật chất (nguyên vật liệu, nhân

công, thòi gian ) làm mất uy tín của công ty với khách hàng và có thể gây hậu quả xấu về chính trị xã hội (khi những tài liệu in không đúng chất lượng

bị phát tán) Khắc phục: tuân thủ nghiêm các quy định chất lượng trong sản xuất, nâng cao năng lực thiết bị tránh những lỗi, sự cố do máy móc gây ra như máy ghi bản, máy in

* Sự hợp tác Just-in-time (JIT): Trong dây chuyền sản xuất chỉ mang tới đúng

chủng loại vật liệu cần thiết, đúng số lượng cần thiết và vào đúng thời điểm cần thiết: nếu thực hiện tốt nguyên tắc này sẽ rất hữu ích trong dây chuyền in, đặc biệt

là các cơ sở có diện tích sản xuất hẹp như Công ty CP In Công Đoàn Việt Nam nhằm đạt được các mục tiêu: loại bỏ các hành động không cần thiết, loại bỏ hàng tồn trên dây chuyền và khâu vận chuyển, nâng cao chất lượng và độ tin cậy

* thực hiện tốt tiêu chí 5 S (Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Sẵn sàng, Săn sóc) luôn là

một chỉ tiêu của các bộ phận vì trong sản xuất in thì bụi bẩn luộn thuộm, cẩu thả sẽ gây ra những sai hỏng, lãng phí đáng tiếc

* Phương pháp Kanban: Việc ghi các thẻ thông tin trên các kệ vật liệu và bán

thành phẩm trong dây chuyền sản xuất có tác dụng chỉ dẫn tránh nhầm lẫn và tiết kiệm thời gian kiểm tra, tìm kiếm

Kết luận :Qua việc nghiên cứu môn học Quản trị hoạt động đã giúp tôi hệ

thống lại nhiều kiến thức cả về lý thuyết và thực tế, đồng thời tiếp cận được những điều mới mẻ, rất khoa học và thực sự bổ ích trong công tác quản trị tác nghiệp của thực tế sản xuất Có đựơc những kiến thức này tôi thấy mình

tự tin hơn trong công việc và hy vọng sẽ chuyển những kiến thức đó thành những sáng kiến giúp công ty quản lý sản xuất tốt hơn, đạt đựoc mục tiêu làm cho khách hàng ngày càng hài lòng, nâng cao uy tín và sự thành công của doanh nghiệp trong tương lai

TÀI LIỆU THAM KHẢO _

1 Giáo trình Quản trị hoạt động của Đại học Griggs.

2 Các báo cáo, các quy định về sản xuất của Công ty CP In công đoàn VN