Mô tả quy trình lập nhu cầu vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ cho sản xuất kinh doanh của công ty viễn thông viettel

Mô tả quy trình lập nhu cầu vật tư, hàng hóa, cơng cụ dụng cụ cho sản xuất kinh doanh Công ty viễn thông Viettel Câu : Giới thiệu Công ty Viễn thông Viettel: − Công ty Viễn thơng Viettel (Viettel Telecom) trực thuộc Tập đồn Viễn thông Quân đội Viettel thành lập ngày 05/4/2007, cở sở sát nhập Công ty Internet Viettel, Điện thoại cố định Viettel Điện thoại di động Viettel.Với mục tiêu trở thành nhà cung cấp dịch vụ viễn thông hàng đầu Việt Nam, Viettel Telecom coi sáng tạo tiên phong kim nam hành động Đó khơng tiên phong mặt cơng nghệ mà sáng tạo triết lý kinh doanh, thấu hiểu thỏa mãn nhu cầu khách hàng − Chức nhiệm vụ công ty: kinh doanh sản phẩm dịch vụ Viễn thông CNTT: + Dịch vụ di động (2G, 3G, EDGE) + Dịch vụ điện thoại cố định có dây khơng dây + Internet băng rộng (ADSL, FTTx, Wimax) + Dịch vụ cho thuê kênh nội hạt, thuê kênh đường dài nước, thuê kênh quốc tế, dịch vụ mạng riêng ảo (VPN) + Kinh doanh thiết bị đầu cuối kèm dịch vụ (DCOM 3G, Iphone, BlackBerry, Sumo…) Mô tả quy trình lập nhu cầu vật tư, hàng hóa, cơng cụ dụng cụ cho sản xuất kinh doanh Cơng ty viễn thơng Viettel: Mục đích Quy trình: Quy định cách thức thống việc lập nhu cầu, mua sắm, nhập kho cấp phát hàng hố, vật tư, thiết bị, cơng cụ dụng cụ Công ty Viễn thông Viettel nhằm đảm bảo việc đáp ứng nhu cầu SXKD quản lý an toàn, quy định Tập đồn Quy trình áp dụng cho loại hàng hố, vật tư, thiết bị, cơng cụ dụng cụ tập đồn, Cơng ty đơn vị khác trực thuộc tập đoàn lập nhu cầu, mua sắm phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh lắp đặt phát triển mạng lưới dịch Trang 1/13 vụ viễn thông nhập vào kho Công ty Viễn thông Viettel cấp phát cho chi nhánh Đối tượng áp dụng: Các phòng ban, đơn vị đề xuất nhu cầu (trực thuộc Công ty Viễn thơng Viettel) Các phòng ban quản lý, mua sắm (Phòng kế hoạch, phòng đầu tư, phòng tài chính) - Vật tư bao gồm: Các loại cáp đồng treo, cáp đồng chôn, cáp quang, hộp tủ cáp loại, ODF, dây thuê bao loại vật tư phụ phục vụ cho việc lắp đặt mạng ngoại vi: Colie, kẹp cáp, dây đai, khoá đai, dây nhảy, cọc đồng, - Công cụ, dụng cụ bao gồm: Máy nổ, máy đo, máy hàn, vật dụng, phương tiện sử dụng phục vụ cơng việc máy tính, máy in, máy fax, bàn ghế, tủ - Hàng hoá bao gồm: Sim, thẻ cào, kít (cho dịch vụ điện thoại di động), điện thoại di động, điện thoại bàn, điện thoại không dây, modem, spliter (cho dịch vụ ADSL PSTN), điện thoại di động, modem edge, Converter, modem cho dịch vụ FTTH, modem leased line , phụ kiện kèm theo như: tờ rơi, băng rôn, hợp đồng… Các chữ viết tắt: VT: Vật tư (Vật tư ADSL, PSTN, FTTH leased line) CCDC: Công cụ dụng cụ HH: Hàng hố, phụ kiện VTT: Cơng ty Viễn thơng Viettel CTBC: Cơng ty bưu Viettel BGĐ: Ban Giám đốc Cơng ty PKH VTT: Phòng kế hoạch cơng ty Viettel Telecom Bộ phận KCS : Ban KCS thuộc phòng kế hoạch PTC VTT: Phòng tài cơng ty Viettel Telecom PĐT VTT: Phòng đầu tư cơng ty Viettel Telecom PMTH: Phần mềm tích hợp đầu tư kho tàng tài sản Nội dung: Quy trình lập nhu cầu, mua sắm, nhập kho VT, CCDC, HH: a Lưu đồ: Trách nhiệm Lưu đồ Biểu mẫu/Tài liệu Trang 2/13 Đơn vịĐề đềxuất xuấtnhu cầu trình ký Mục 2.1 Đơn vị Thực mua sắmmua sắm (PĐT VTT) Mục 2.2 Mục 2.3 Đơn vị mua sắm Thông báo kế hoạch nhập kho (PĐT VTT) BM.01/QT.03.PKH.01 theo tháng Đơn vị mua sắm – Bànphiếu giao VT, cầu CCDC, PKHLập (PĐT – PKH ) nhậpHH yêu kho Mục 2.4 Đơn vị mua sắm (PĐT VTT )tin hợp đồng Nhập thông Mục 2.5 Làm thủ tục nhập kho PMTH Đơn vị mua sắm Lập phiếu (PĐT VTT)yêu cầu kiểm tra Tập hợpchất vănlượng pháp lý, Làm Bảng tổng hợp toán, đê nghị chuyển tiền Bộ phận KCS Đánh giá chất lượng Kiểm tra hồ sơ Đơn vị mua sắm (PĐT VTT) Không Mục 2.7 Không Đạt Đạt Chuyển tiền Ghi sổ kế toán PKH VTT Mục 2.6 Đạt Mục 2.8 BM PMTH Mục 2.9 BM PMTH Trang 3/13 Lưu hồ sơ Đơn vị mua sắm (PĐT VTT) Mục 2.10 PTC VTT Mục 2.11 PTC VTT – PĐT VTT Mục 2.12 PKH VTT- PTC VTT - PĐT VTT Mục 2.13 b Mô tả nhu cầu: b.1 Đề xuất nhu cầu trình ký: • Đơn vị thực hiện: Các đơn vị đề xuất • Nội Dung:  Khi phát sinh nhu cầu VT, HH, CCDC, đơn vị chức lập tờ trình xin phê duyệt cung cấp để đáp ứng nhu cầu Nội dung tờ trình phải đảm bảo chi tiết cụ thể : Số lượng, yêu cầu kỹ thuật, đơn giá mong muốn, tiến độ mong muốn sở tính tốn, diễn giải kèm theo  Tờ trình xin phê duyệt cung cấp VT, HH, CCDC phải Ban giám đốc phê duyệt sở đề nghị đơn vị có liên quan tối thiểu phải gồm: Đơn vị đề xuất, P.ĐT VTT (để mua sắm), P.KH VTT (để xác nhận số lượng tồn kho, theo dõi chuẩn bị kho tàng ) Nếu tờ trình đề xuất Trang 4/13 mua sắm không đáp ứng yêu cầu chuyển đến PĐT VTT không chấp nhận  Quy định thời gian đặt hàng : tùy theo loại VT, HH, CCDC, đơn vị yêu cầu cần lập tờ trình đề nghị cung cấp theo thời gian quy định để PĐT VTT chủ động mua sắm (có phụ lục quy định kèm theo)  Đối với hàng hóa ấn phẩm, đơn vị yêu cầu in ấn phải đảm bảo chuyển yêu cầu phê duyệt cho P.ĐTVTT tối thiểu 07 ngày trước ngày mong muốn hàng kho • Thời gian: Các đơn vị gửi đề xuất mua sắm cho P.ĐT VTT (trừ hàng hóa ấn phẩm) phải đưa trước ngày mong muốn hàng kho tối thiểu thời gian mua sắm quy định Cụ thể: Những hàng hố, vật tư thiết bị có giá trị nhỏ 500 triệu đồng TT Tên nhóm hàng Trang thiết bị văn phòng có sẵn nước Trang thiết bị văn phòng khơng có sắn nước phải nhập Vật tư cho phát triển mạng ngoại vi Thời gian mua sắm (kể từ làm hồ sơ đến hàng kho) 15 ngày 45 ngày 50 ngày Thiết bị phụ trợ mua nước 30 ngày Thiết bị nhập 60 ngày Hàng hóa dùng cho khuyến mại dịch vụ A, P, di động có sẵn nước Hàng hóa dùng cho khuyến mại dịch vụ A, P, di động phải nhập 30 ngày 60 ngày Những hàng hố, vật tư thiết bị có giá trị lớn 500 triệu đồng nhỏ tỷ TT Tên nhóm hàng Trang thiết bị văn phòng có sẵn nước Thời gian mua sắm (kể từ làm hồ sơ đến hàng kho) 20 ngày Trang 5/13 Trang thiết bị văn phòng khơng có sắn nước phải nhập VT cho phát triển mạng ngoại vi có sẵn nước Vật tư cho phát triển mạng ngoại vi phải nhập Thiết bị phụ trợ mua nước Thiết bị nhập 50 ngày 45 ngày 55 ngày 35 ngày 65 ngày Hàng hóa dùng cho khuyến mại dịch vụ A, P, di động có sẵn nước Hàng hóa dùng cho khuyến mại dịch vụ A, P, di động phải nhập 35 ngày 65 ngày Những hàng hố, vật tư thiết bị có giá trị lớn tỷ đồng TT Tên nhóm hàng Trang thiết bị văn phòng có sẵn nước Trang thiết bị văn phòng khơng có sắn nước phải nhập VT cho phát triển mạng ngoại vi có sẵn nước Vật tư cho phát triển mạng ngoại vi phải nhập Thiết bị phụ trợ mua nước Thiết bị nhập Hàng hóa dùng cho khuyến mại dịch vụ A, P, di động có sẵn nước Hàng hóa dùng cho khuyến mại dịch vụ A, P, di động phải nhập Thời gian mua sắm (kể từ làm hồ sơ đến hàng kho) 45 ngày 75 ngày 60 ngày 90 ngày 65 ngày 90 ngày 60 ngày 90 ngày Một số lưu ý thời gian:  Với hàng hóa, vật tư, thiết bị có phát sinh việc đơn vị yêu cầu cung cấp tiến hành test chất lượng sản phẩm mẫu, thời gian hàng kho cộng thêm thời gian đơn vị yêu cầu test sản phẩm Trang 6/13  Với hàng hóa Tập đồn ký hợp đồng mua sắm, thời gian hàng kho thời gian quy định hợp đồng Tập đoàn thỏa thuận với nhà cung cấp b.2 Thực mua sắm: • Đơn vị thực hiện: PĐT VTT • Nội Dung:  Khi nhận đề xuất nhu cầu đơn vị ban Giám đốc phê duyệt, PĐT VTT thực hoạt động mua sắm theo luật theo quy định TĐ, công ty  Đối với trường hợp VT, CCDC, HH nhỏ lẻ phân cấp đơn vị tự mua sắm phải tuân theo quy trình mua sắm đồng ý PĐT VTT b.3 Thơng báo kế hoạch nhập kho theo tháng: • Đơn vị thực hiện: PĐT VTT • Nội dung: PĐT VTT thông báo kế hoạch nhập kho cho PKH VTT theo tháng bảng tổng hợp nhập kho, nêu rõ chi tiết tên hàng, khối lượng hàng, nơi chuyển hàng (các kho công ty miền) đôn đốc đối tác thực nghiêm túc bảo đảm đầy đủ số lượng, chất lượng, tiến độ Đồng thời thông báo cho đơn vị sử dụng để có kế hoạch triển khai • Thời gian: Ngày 25 hàng tháng PĐT VTT thông báo kế hoạch nhập kho tháng sau b.4 Bàn giao VTTB, CCDC, HH: • Đơn vị thực hiện: PĐT VTT - PKH VTT • Nội dung:  Khi hàng kho bắt buộc phải có hợp đồng  PĐT VTT đối tác bàn giao hàng kho VTT, người nhận hàng thủ kho Trang 7/13  Khi nhận phải kiểm tra tính ngun vẹn (ngun đai, ngun kiện ) lô hàng, kiểm đếm số lượng đầy đủ lập biên bàn giao VTTB, HH, CCDC người giao hàng người nhận hàng (BBBG đối tác), bên giữ 01 • Thời gian: PĐT VTT thông báo cho PKH VTT trước 02 ngày hàng kho nội dung hợp đồng mua sắm, số lượng VT,HH,CCDC chuẩn bị kho để PKH VTT chuẩn bị kho bãi, mặt bằng, phương tiện xếp dỡ nhận hàng b.5 Lập thông tin hợp đồng PMTH • Đơn vị thực hiện: PĐT VTT • Nội dung:  Đối với trường hợp trực tiếp PĐT VTT mua sắm PĐT VTT thực nhập thơng tin hợp đồng PMTH, điền đầy đủ thông tin hợp đồng vào PMTH để lưu liệu hợp đồng  Đối với trường hợp đơn vị trực tiếp mua sắm đơn vị phải chuyển hợp đồng mua sắm PĐT VTT để PĐT VTT đơn vị nhập thông tin hợp đồng vào PMTH, mục đích để PĐT VTT quản lý tồn hợp đồng mua sắm cơng ty b.6 Lập phiếu yêu cầu kiểm tra chất lượng: • Đơn vị thực hiện: PĐT VTT • Nội dung:  PĐT VTT vào PMTH thực lập yêu cầu kiểm tra chất lượng  Gửi cứng phiếu yêu cầu kiểm tra kèm theo tờ trình hợp đồng (nếu chưa có hợp đồng phải có đơn hàng người có thẩm quyền phê duyệt) cho phận KCS Trong trường hợp chưa có hợp đồng đơn hàng phải có cơng văn đạo Ban Giám đốc tập đồn Ban Giám đốc Cơng ty, kèm theo biên tiêu kỹ thuật làm sở kiểm tra Trang 8/13 • Thời gian : Lập yêu kiểm tra chất lượng trước 02 ngày hàng kho b.7 Đánh giá chất lượng VTTB, CCDC, HH: • Đơn vị thực hiện: Bộ phận KCS phối hợp PĐT VTT đối tác • Nội dung: Nội dung KCS thực theo quy trình đánh giá chất lượng hàng hố đầu vào hành b.8 Lập phiếu yêu cầu nhập kho: • Đơn vị thực hiện: PĐT VTT • Nội dung:  PĐT VTT có trách nhiệm lập phiếu yêu cầu nhập kho Công ty, Thực PMTH (chọn kho nhập kho Công ty) tập hợp hồ sơ nhập kho gửi PKH VTT để làm thủ tục PMTH, hồ sơ nhập kho bao gồm: - Tờ trình phê duyệt - Hợp đồng mua bán - Hố đơn tài - Biên kiểm tra đánh giá chất lượng - Biên bàn giao có chữ ký thủ kho - Phiếu yêu cầu nhập kho BM Trên PMTH • Thời gian: Trong vòng 01 ngày sau nhận phiếu đánh giá chất lượng PĐT VTT phải lập phiếu yêu cầu nhập kho Công ty b.9 Làm thủ tục nhập kho VTT: • Đơn vị thực hiện: PKH VTT - PĐT VTT • Nội dung:  PKH VTT vào hồ sơ nhập kho phiếu yêu cầu nhập kho PMTH tiến hành nhập kho Công ty VTT Phiếu nhập kho theo BM.Trên PMTH  Sau làm thủ tục nhập kho xong, ban kho PKH VTT có trách nhiệm xếp, quản lý, niêm phong, cấp phát bảo quản Hàng hoá nhập kho quản lý khoa học theo quy định, đảm bảo an toàn tuyệt đối chịu trách Trang 9/13 nhiệm trước Công ty quản lý hàng hoá kho Hàng hoá nhập kho phải cập nhập vào thẻ kho phần mềm quản lý  PĐT VTT thông báo hàng nhập kho cho đơn vị có nhu cầu sử dụng hàng vào kho  PKH VTT chuyển phiếu nhập kho cho PTC VTT lần tháng (Ngày 15 ngày cuối tháng) Thời gian: Không 02 ngày PKH VTT phải hoàn thiện thủ tục nhập kho (thời gian tính từ lúc PKH VTT nhận đầy đủ hồ sơ nhập kho) b.10 Tập hợp văn pháp lý, Làm Bảng tổng hợp toán, đê nghị chuyển tiền • Đơn vị thực : PĐT VTT (Đơn vị mua sắm) • Nội dung : Sau làm xong thủ tục nhập kho PĐT VTT tiến hành tổng hợp hồ sơ pháp lý liên quan xếp theo thứ tự phát sinh chuyển PTC VTT, cụ thể: Giấy đề nghị chuyển tiền theo điều khoản hợp đồng Giấy đề nghị toán tiền tạm ứng (nếu ứng tiền mặt) Bảng tổng hợp thánh tốn Tờ trình, thị, Uỷ quyền TĐ - gốc toán hết lần, photo có y tốn nhiều lần Tờ trình Cơng ty, Đề xuất - gốc Thiết kế kỹ thuật dự tốn kinh phí (nếu có) - gốc Quyết định thi cơng (nếu có) - gốc Hồ sơ mua sắm theo quy định - gốc (lưu ý : có kẹp kèm báo đăng tin mời thầu) Đàm phán hợp đồng - gốc 10.Hợp đồng kinh tế - gốc 11.Hồ sơ hồn cơng (nếu có) - gốc 12.Biên nghiệm thu bàn giao - gốc Trang 10/13 13.Hồ sơ toán - gốc 14.Hoá đơn tài - gốc 15.Biên bàn giao đưa vào sử dụng - gốc 16.Phiếu nhập kho - gốc 17.Phiếu xuất kho (nếu có) - gốc 18.Biên bàn giao cho đơn vị sử dụng (nếu có) - gốc (có xác nhận thủ trưởng đơn vị) 19.Các văn pháp lý khác (Giấy bảo lãnh; Giấy chứng nhận xuất xứ sản phẩm ; ) Thời gian: Sau ngày kể từ ngày hoàn thiện nhập kho b.11 Kiểm tra hồ sơ • Đơn vị thực hiện: PTC VTT – PĐT VTT (Đơn vị mua sắm) • Nội dung: Khi nhận hồ sơ đầy đủ từ PĐT VTT (Đơn vị mua sắm), PTC VTT (kế toán toán) tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ chứng từ:  Trường hợp chứng từ hợp lý, hợp lệ PTC VTT ký duyệt toán chuyển cho PĐT VTT trình ký Ban Giám đốc  Trường hợp chứng từ thiếu bổ sung: PTC VTT trả lại PĐT VTT yêu cầu bổ sung;  Trường hợp chứng từ không hợp lý, hợp lệ: PTC VTT từ chối tốn tốn phần • Thời gian:  Sau 03 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ  Đối với trường hợp không đạt PĐT VTT (Đơn vị mua sắm) phải hồn thiện vòng 05 ngày để trả lại PTC VTT b.12 Chuyển tiền ghi sổ kế tốn • Đơn vị thực hiện: PTC VTT – PĐT VTT (Đơn vị mua sắm) • Nội dung: Trang 11/13  Sau PTC VTT kiểm tra hồ sơ xong, PĐT VTT tiếp tục mang hồ sơ trình ký BĐG chuyển trả lại PTC VTT để chuyển tiền  PTC VTT thực chuyển tiền ghi nhận hồ sơ đầy đủ thủ tục theo quy định thực ghi sổ kế toán b.13 Lưu hồ sơ:  PKH VTT có trách nhiệm lưu trữ tồn hồ sơ nhập kho (Photo, riêng phiếu nhập kho gốc) làm để theo dõi, quản lý phục vụ cho báo cáo, kiểm tra  PTC VTT có trách nhiệm lưu trữ tồn chứng từ tốn gốc  PĐT VTT có trách nhiệm lưu trữ tồn chứng từ toán (Photo) c Những bất cập, hạn chế quy trình: - Trong quy trình KCS sản phẩm có lập biên đánh giá chất lượng sản phẩm Tuy nhiên, quy trình lưu hồ sơ, chứng từ để tổng hợp toán, trả tiền, khơng có giấy chứng nhận đánh giá chất lượng hàng hóa nhập kho Về ngun tắc, P.Tài khơng tốn với lý hàng khơng đảm bảo chất lượng, yêu cầu d Giải pháp khắc phục: Yêu cầu phận KCS phải hoàn thiện, cung cấp giấy tờ liên quan đến đánh giá chứng nhận chất lượng sản phẩm P.Kế hoạch phải đầu mối chịu trách nhiệm trước nhập hàng hóa kho P Tài bổ sung giấy tờ chứng nhận đánh giá chất lượng hàng hóa hồ sơ tốn Câu : Mơn học giúp tơi nhìn nhận vận dụng tốt cơng việc Đặc biệt: - 04 bước q trình sản xuất tác nghiệp Trang 12/13 - 07 lãng phí theo mơ hình LEAN - Lập kế hoạch tác nghiệp - Quản trị dự trữ trình tác nghiệp Vận dụng doanh nghiệp: 07 lãng phí theo mơ hình LEAN - Sản xuất thừa: Mạng Viettel thiết kế dung lượng lớn để đáp ứng cho số lượng khách hàng lớn, ngày cao điểm cao điểm Tuy nhiên, số lượng khách hàng chưa đạt mong muốn, số ngày cao điểm, cao điểm chiếm tỷ trọng nhỏ tổng thời gian đáp ứng nên dẫn đến ngày thấp điểm, thấp điểm dung lượng bị dư thừa Doanh nghiệp buộc phải đưa giải pháp để kích thích khách hàng gọi thấp điểm (giảm giá thấp điểm) - Đợi chờ: Hệ thống bán hàng sử dụng phần mềm bán hàng online toàn quốc Do vậy, phần mềm có cố làm ảnh hưởng đến tồn hệ thống Nhân viên làm giao dịch hệ thống Khách hàng mua hàng Giải pháp khắc phục mua hệ thống phần mềm máy chủ đại, thiết kế hệ thống dự phòng để chuyển đổi gặp cố - Sản phẩm hỏng: Trạm phát sóng Viettel liên quan đến nhiều yếu tố cần đảm bảo Trạm bị gián đoạn thông tin nhiều lý do: đứt cáp truyền dẫn đến trạm, điện, Điều ảnh hưởng lớn đế Công ty mà khách hàng ko thể gọi được, công ty không thu tiền khách hàng Giải pháp thường xuyên theo dõi, bảo dưỡng thiết bị, cung cấp máy phát điện cho trạm, Hết Trang 13/13 ...vụ viễn thông nhập vào kho Công ty Viễn thông Viettel cấp phát cho chi nhánh Đối tượng áp dụng: Các phòng ban, đơn vị đề xuất nhu cầu (trực thuộc Công ty Viễn thông Viettel) Các phòng... tắt: VT: Vật tư (Vật tư ADSL, PSTN, FTTH leased line) CCDC: Công cụ dụng cụ HH: Hàng hố, phụ kiện VTT: Cơng ty Viễn thơng Viettel CTBC: Cơng ty bưu Viettel BGĐ: Ban Giám đốc Cơng ty PKH VTT: Phòng... VTT - PĐT VTT Mục 2.13 b Mô tả nhu cầu: b.1 Đề xuất nhu cầu trình ký: • Đơn vị thực hiện: Các đơn vị đề xuất • Nội Dung:  Khi phát sinh nhu cầu VT, HH, CCDC, đơn vị chức lập tờ trình xin phê duyệt