Mô tả quy trình lập nhu cầu vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ cho sản xuất kinh doanh của công ty viễn thông viettel

Mô tả quy trình lập nhu cầu vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ cho sản xuấtkinh doanh của Công ty viễn thông Viettel Câu 1 : Giới thiệu về Công ty Viễn thông Viettel: − Công ty Viễn thôn

Trang 1

Mô tả quy trình lập nhu cầu vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ cho sản xuất

kinh doanh của Công ty viễn thông Viettel Câu 1 :

Giới thiệu về Công ty Viễn thông Viettel:

− Công ty Viễn thông Viettel (Viettel Telecom) trực thuộc Tập đoàn Viễn thông Quân đội Viettel được thành lập ngày 05/4/2007, trên cở sở sát nhập các Công ty Internet Viettel, Điện thoại cố định Viettel và Điện thoại di động Viettel.Với mục tiêu trở thành nhà cung cấp dịch vụ viễn thông hàng đầu Việt Nam, Viettel Telecom luôn coi sự sáng tạo và tiên phong là những kim chỉ nam hành động Đó không chỉ là sự tiên phong về mặt công nghệ mà còn là sự sáng tạo trong triết lý kinh doanh, thấu hiểu và thỏa mãn nhu cầu của khách hàng

− Chức năng nhiệm vụ chính của công ty: kinh doanh các sản phẩm dịch vụ Viễn thông và CNTT:

+ Dịch vụ di động (2G, 3G, và EDGE)

+ Dịch vụ điện thoại cố định có dây và không dây

+ Internet băng rộng (ADSL, FTTx, Wimax)

+ Dịch vụ cho thuê kênh nội hạt, thuê kênh đường dài trong nước, thuê kênh quốc tế, dịch vụ mạng riêng ảo (VPN)

+ Kinh doanh thiết bị đầu cuối kèm dịch vụ (DCOM 3G, Iphone, BlackBerry, Sumo…)

Mô tả quy trình lập nhu cầu vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ cho sản xuất kinh doanh của Công ty viễn thông Viettel:

Mục đích của Quy trình: Quy định cách thức thống nhất việc lập nhu cầu, mua sắm, nhập kho và cấp phát hàng hoá, vật tư, thiết bị, công cụ dụng cụ của Công ty Viễn thông Viettel nhằm đảm bảo việc đáp ứng nhu cầu SXKD và quản lý an toàn, đúng quy định của Tập đoàn

Quy trình này áp dụng cho các loại hàng hoá, vật tư, thiết bị, công cụ dụng cụ

do tập đoàn, Công ty và các đơn vị khác trực thuộc tập đoàn lập nhu cầu, mua sắm phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh và lắp đặt phát triển mạng lưới các dịch

Trang 1/13

Trang 2

vụ viễn thông được nhập vào kho của Công ty Viễn thông Viettel và cấp phát cho các chi nhánh

Đối tượng áp dụng: Các phòng ban, đơn vị đề xuất nhu cầu (trực thuộc Công ty Viễn thông Viettel) Các phòng ban quản lý, mua sắm (Phòng kế hoạch, phòng đầu

tư, phòng tài chính)

- Vật tư bao gồm: Các loại cáp đồng treo, cáp đồng chôn, cáp quang, hộp tủ cáp các

loại, ODF, dây thuê bao và các loại vật tư phụ phục vụ cho việc lắp đặt mạng ngoại vi: Colie, kẹp cáp, dây đai, khoá đai, dây nhảy, cọc đồng,

- Công cụ, dụng cụ bao gồm: Máy nổ, máy đo, máy hàn, các vật dụng, phương tiện

được sử dụng phục vụ công việc như máy tính, máy in, máy fax, bàn ghế, tủ

- Hàng hoá bao gồm: Sim, thẻ cào, bộ kít (cho dịch vụ điện thoại di động), điện thoại

di động, điện thoại bàn, điện thoại không dây, modem, spliter (cho dịch vụ ADSL và PSTN), điện thoại di động, modem edge, Converter, modem cho dịch vụ FTTH, modem leased line , những phụ kiện kèm theo như: tờ rơi, băng rôn, hợp đồng…

1 Các chữ viết tắt:

VT: Vật tư (Vật tư ADSL, PSTN, FTTH và leased line)

CCDC: Công cụ dụng cụ

HH: Hàng hoá, phụ kiện

VTT: Công ty Viễn thông Viettel

CTBC: Công ty bưu chính Viettel

BGĐ: Ban Giám đốc Công ty

PKH VTT: Phòng kế hoạch công ty Viettel Telecom

Bộ phận KCS : Ban KCS thuộc phòng kế hoạch

PTC VTT: Phòng tài chính công ty Viettel Telecom

PĐT VTT: Phòng đầu tư công ty Viettel Telecom

PMTH: Phần mềm tích hợp đầu tư kho tàng tài sản

2. Nội dung:

Quy trình lập nhu cầu, mua sắm, nhập kho VT, CCDC, HH:

a. Lưu đồ:

Trang 3

Đơn vị đề xuất

Mục 2.1

Đơn vị mua sắm

(PĐT VTT)

Mục 2.3

BM.01/QT.03.PKH.01

Đơn vị mua sắm –

(PĐT VTT)

Mục 2.6

Bộ phận KCS

Mục 2.7

(PĐT VTT)

Mục 2.8

BM PMTH

PKH VTT

Mục 2.9

BM PMTH

Trang 3/13

Không Đạt

Đạt

Làm thủ tục nhập kho

Lập phiếu yêu cầu nhập kho

Tập hợp văn bản pháp lý,

Làm Bảng tổng hợp thanh

toán, và đê nghị chuyển tiền

Chuyển tiền và Ghi sổ kế toán

Lưu hồ sơ

Kiểm tra hồ sơ

Đề xuất nhu cầu và

trình ký

Bàn giao VT, CCDC, HH

Thực hiện mua sắm

Thông báo kế hoạch nhập kho

theo tháng

Lập phiếu yêu cầu kiểm tra

chất lượng

Nhập thông tin hợp đồng trên

PMTH

Đánh giá chất lượng

Đạt

Không Đạt

Trang 4

PTC VTT – PĐT

VTT

Mục 2.12

PKH VTT- PTC VTT

b Mô tả nhu cầu:

b.1 Đề xuất nhu cầu và trình ký:

• Đơn vị thực hiện: Các đơn vị đề xuất.

• Nội Dung:

 Khi phát sinh nhu cầu VT, HH, CCDC, các đơn vị chức năng lập tờ trình xin phê duyệt cung cấp để đáp ứng nhu cầu Nội dung của tờ trình này phải đảm bảo chi tiết và cụ thể về : Số lượng, yêu cầu kỹ thuật, đơn giá mong muốn, tiến độ mong muốn và những sở cứ tính toán, diễn giải kèm theo

 Tờ trình xin phê duyệt cung cấp VT, HH, CCDC phải được Ban giám đốc phê duyệt trên cơ sở đề nghị của các đơn vị có liên quan nhưng tối thiểu phải gồm: Đơn vị đề xuất, P.ĐT VTT (để mua sắm), P.KH VTT (để xác nhận số lượng tồn kho, theo dõi và chuẩn bị kho tàng ) Nếu tờ trình hoặc đề xuất

Trang 5

mua sắm không đáp ứng yêu cầu trên khi chuyển đến PĐT VTT sẽ không được chấp nhận

 Quy định về thời gian đặt hàng : tùy theo từng loại VT, HH, CCDC, các đơn

vị yêu cầu cần lập tờ trình đề nghị cung cấp theo thời gian quy định để PĐT

VTT chủ động mua sắm (có phụ lục quy định kèm theo).

 Đối với những hàng hóa là ấn phẩm, các đơn vị khi yêu cầu in ấn phải đảm bảo chuyển yêu cầu được phê duyệt cho P.ĐTVTT tối thiểu là 07 ngày trước ngày mong muốn hàng về kho

• Thời gian: Các đơn vị gửi đề xuất mua sắm cho P.ĐT VTT (trừ hàng hóa là ấn

phẩm) phải đưa trước ngày mong muốn hàng về kho tối thiểu bằng thời gian mua sắm quy định Cụ thể:

Những hàng hoá, vật tư thiết bị có giá trị nhỏ hơn 500 triệu đồng

Thời gian mua sắm

(kể từ khi làm hồ sơ đến khi hàng về kho)

1. Trang thiết bị văn phòng có sẵn trong nước 15 ngày

2 Trang thiết bị văn phòng không có sắn trong

6 Hàng hóa dùng cho khuyến mại các dịch vụ A,

Những hàng hoá, vật tư thiết bị có giá trị lớn hơn 500 triệu đồng và nhỏ hơn 2 tỷ

1 Trang thiết bị văn phòng có sẵn trong nước 20 ngày

Trang 5/13

Trang 6

3 VT cho phát triển mạng ngoại vi có sẵn trong

4 Vật tư cho phát triển mạng ngoại vi phải nhập

Những hàng hoá, vật tư thiết bị có giá trị lớn hơn 2 tỷ đồng

1 Trang thiết bị văn phòng có sẵn trong nước 45 ngày

3 VT cho phát triển mạng ngoại vi có sẵn trong

4 Vật tư cho phát triển mạng ngoại vi phải nhập

Một số lưu ý về thời gian:

 Với những hàng hóa, vật tư, thiết bị có phát sinh việc đơn vị yêu cầu cung cấp tiến hành test chất lượng sản phẩm mẫu, thì thời gian hàng về kho sẽ cộng thêm thời gian đơn vị yêu cầu test sản phẩm

Trang 7

 Với những hàng hóa do Tập đoàn ký hợp đồng mua sắm, thì thời gian hàng về kho là thời gian quy định tại hợp đồng do Tập đoàn thỏa thuận với nhà cung cấp

b.2 Thực hiện mua sắm:

• Đơn vị thực hiện: PĐT VTT.

• Nội Dung:

Khi nhận được đề xuất nhu cầu của các đơn vị đã được ban Giám đốc phê duyệt, PĐT VTT thực hiện các hoạt động mua sắm theo luật và theo quy định của TĐ, công ty

Đối với các trường hợp VT, CCDC, HH nhỏ lẻ được phân cấp có thể các đơn

vị tự mua sắm nhưng phải tuân theo đúng quy trình mua sắm hoặc được sự đồng ý của PĐT VTT

b.3 Thông báo kế hoạch nhập kho theo tháng:

• Đơn vị thực hiện: PĐT VTT

• Nội dung: PĐT VTT thông báo kế hoạch nhập kho cho PKH VTT theo tháng

bằng bảng tổng hợp nhập kho, trong đó nêu rõ chi tiết về tên hàng, khối lượng hàng, nơi chuyển hàng (các kho của công ty tại 3 miền) và đôn đốc các đối tác thực hiện nghiêm túc bảo đảm đầy đủ về số lượng, chất lượng, tiến độ Đồng thời thông báo cho đơn vị sử dụng để có kế hoạch triển khai

• Thời gian: Ngày 25 hàng tháng PĐT VTT thông báo kế hoạch nhập kho của tháng sau

b.4 Bàn giao VTTB, CCDC, HH:

• Đơn vị thực hiện: PĐT VTT - PKH VTT.

• Nội dung:

Khi hàng về kho bắt buộc phải có hợp đồng

PĐT VTT và đối tác bàn giao hàng tại các kho của VTT, người nhận hàng là thủ kho

Trang 7/13

Trang 8

Khi nhận phải kiểm tra về tính còn nguyên vẹn (nguyên đai, nguyên kiện ) của

lô hàng, kiểm đếm số lượng đầy đủ và lập biên bản bàn giao VTTB, HH, CCDC giữa người giao hàng và người nhận hàng (BBBG của đối tác), mỗi bên giữ 01 bản

• Thời gian: PĐT VTT thông báo cho PKH VTT trước 02 ngày khi hàng về kho

nội dung hợp đồng mua sắm, số lượng VT,HH,CCDC chuẩn bị về kho để PKH VTT chuẩn bị kho bãi, mặt bằng, phương tiện xếp dỡ nhận hàng

b.5 Lập thông tin hợp đồng trên PMTH

• Đơn vị thực hiện: PĐT VTT.

• Nội dung:

 Đối với các trường hợp do trực tiếp PĐT VTT mua sắm thì PĐT VTT thực hiện nhập thông tin hợp đồng trên PMTH, điền đầy đủ các thông tin hợp đồng vào PMTH để lưu dữ liệu hợp đồng

 Đối với các trường hợp các đơn vị trực tiếp mua sắm thì các đơn vị đó phải chuyển hợp đồng mua sắm về PĐT VTT để PĐT VTT là đơn vị duy nhất nhập thông tin hợp đồng vào PMTH, mục đích để PĐT VTT quản lý toàn bộ hợp đồng mua sắm của công ty

b.6 Lập phiếu yêu cầu kiểm tra chất lượng:

• Nội dung:

 PĐT VTT vào PMTH thực hiện lập yêu cầu kiểm tra chất lượng

 Gửi bản cứng phiếu yêu cầu kiểm tra kèm theo tờ trình và hợp đồng (nếu chưa có hợp đồng phải có đơn hàng do người có thẩm quyền phê duyệt) cho

bộ phận KCS Trong trường hợp chưa có hợp đồng hoặc đơn hàng thì phải có công văn chỉ đạo của Ban Giám đốc tập đoàn hoặc Ban Giám đốc Công ty, kèm theo biên bản chỉ tiêu kỹ thuật làm sở cứ kiểm tra

Trang 9

• Thời gian : Lập yêu kiểm tra chất lượng trước 02 ngày khi hàng về kho.

b.7 Đánh giá chất lượng VTTB, CCDC, HH:

• Đơn vị thực hiện: Bộ phận KCS phối hợp PĐT VTT và đối tác.

• Nội dung: Nội dung KCS được thực hiện theo quy trình đánh giá chất lượng

hàng hoá đầu vào hiện hành

b.8 Lập phiếu yêu cầu nhập kho:

• Nội dung:

 PĐT VTT có trách nhiệm lập phiếu yêu cầu nhập kho Công ty, Thực hiện trên PMTH (chọn kho nhập là kho Công ty) và tập hợp hồ sơ nhập kho gửi PKH VTT để làm thủ tục trên PMTH, hồ sơ nhập kho bao gồm:

- Tờ trình được phê duyệt

- Hợp đồng mua bán

- Hoá đơn tài chính

- Biên bản kiểm tra và đánh giá chất lượng

- Biên bản bàn giao có chữ ký của thủ kho

- Phiếu yêu cầu nhập kho BM Trên PMTH.

• Thời gian: Trong vòng 01 ngày sau khi nhận được phiếu đánh giá chất lượng

PĐT VTT phải lập phiếu yêu cầu nhập kho Công ty

b.9 Làm thủ tục nhập kho VTT:

• Đơn vị thực hiện: PKH VTT - PĐT VTT.

• Nội dung:

 PKH VTT căn cứ vào hồ sơ nhập kho và phiếu yêu cầu nhập kho trên PMTH

tiến hành nhập kho Công ty VTT Phiếu nhập kho theo BM.Trên PMTH

 Sau khi làm thủ tục nhập kho xong, ban kho PKH VTT có trách nhiệm sắp xếp, quản lý, niêm phong, cấp phát và bảo quản Hàng hoá nhập kho được quản lý khoa học theo quy định, đảm bảo an toàn tuyệt đối và chịu trách

Trang 9/13

Trang 10

nhiệm trước Công ty về quản lý hàng hoá trong kho Hàng hoá nhập kho phải được cập nhập vào thẻ kho và phần mềm quản lý

 PĐT VTT thông báo hàng đã nhập kho cho đơn vị có nhu cầu sử dụng ngay khi hàng vào kho

 PKH VTT chuyển phiếu nhập kho cho PTC VTT 2 lần trong tháng (Ngày 15

và ngày cuối tháng)

Thời gian: Không quá 02 ngày PKH VTT phải hoàn thiện các thủ tục nhập kho

(thời gian được tính từ lúc PKH VTT nhận đầy đủ hồ sơ nhập kho)

b.10 Tập hợp văn bản pháp lý, Làm Bảng tổng hợp thanh toán, và đê nghị chuyển tiền.

• Đơn vị thực hiện : PĐT VTT (Đơn vị mua sắm).

• Nội dung : Sau khi làm xong thủ tục nhập kho PĐT VTT tiến hành tổng hợp

các hồ sơ pháp lý liên quan và sắp xếp theo thứ tự phát sinh chuyển về PTC VTT, cụ thể:

1 Giấy đề nghị chuyển tiền theo điều khoản hợp đồng

2 Giấy đề nghị thanh toán tiền tạm ứng (nếu ứng tiền mặt)

3 Bảng tổng hợp thánh toán

4 Tờ trình, chỉ thị, hoặc Uỷ quyền của TĐ - bản gốc nếu thanh toán hết 1 lần,

bản photo có sao y nếu thanh toán nhiều lần

5 Tờ trình Công ty, Đề xuất - bản gốc

6 Thiết kế kỹ thuật và dự toán kinh phí (nếu có) - bản gốc

7 Quyết định thi công (nếu có) - bản gốc

8 Hồ sơ mua sắm theo quy định - bản gốc (lưu ý : có kẹp kèm báo đăng tin mời

thầu)

9 Đàm phán hợp đồng - bản gốc

10.Hợp đồng kinh tế - bản gốc

11.Hồ sơ hoàn công (nếu có) - bản gốc

12.Biên bản nghiệm thu bàn giao - bản gốc

Trang 11

13.Hồ sơ quyết toán - bản gốc

14.Hoá đơn tài chính - bản gốc

15.Biên bản bàn giao đưa vào sử dụng - bản gốc

16.Phiếu nhập kho - bản gốc

17.Phiếu xuất kho (nếu có) - bản gốc

18.Biên bản bàn giao cho đơn vị sử dụng (nếu có) - bản gốc (có xác nhận của

thủ trưởng đơn vị)

19.Các văn bản pháp lý khác (Giấy bảo lãnh; Giấy chứng nhận xuất xứ sản phẩm ; )

Thời gian: Sau 2 ngày kể từ ngày hoàn thiện nhập kho.

b.11 Kiểm tra hồ sơ

• Đơn vị thực hiện: PTC VTT – PĐT VTT (Đơn vị mua sắm).

• Nội dung: Khi nhận được bộ hồ sơ đầy đủ từ PĐT VTT (Đơn vị mua sắm), PTC

VTT (kế toán thanh toán) tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của bộ chứng từ:

 Trường hợp bộ chứng từ hợp lý, hợp lệ PTC VTT ký duyệt thanh toán và chuyển cho PĐT VTT trình ký Ban Giám đốc

 Trường hợp bộ chứng từ thiếu có thể bổ sung: PTC VTT trả lại PĐT VTT và yêu cầu bổ sung;

 Trường hợp chứng từ không hợp lý, hợp lệ: PTC VTT sẽ từ chối thanh toán hoặc thanh toán một phần

• Thời gian:

 Sau 03 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ

 Đối với trường hợp không đạt thì PĐT VTT (Đơn vị mua sắm) phải hoàn thiện trong vòng 05 ngày để trả lại PTC VTT

b.12 Chuyển tiền và ghi sổ kế toán.

• Đơn vị thực hiện: PTC VTT – PĐT VTT (Đơn vị mua sắm).

• Nội dung:

Trang 11/13

Trang 12

 Sau khi PTC VTT kiểm tra hồ sơ xong, PĐT VTT tiếp tục mang hồ sơ trình

ký BĐG và chuyển trả lại PTC VTT để chuyển tiền

 PTC VTT thực hiện chuyển tiền ngay ghi nhận được hồ sơ đã đầy đủ thủ tục theo quy định và thực hiện ghi sổ kế toán

b.13 Lưu hồ sơ:

 PKH VTT có trách nhiệm lưu trữ toàn bộ hồ sơ nhập kho (Photo, riêng phiếu nhập kho bản gốc) làm căn cứ để theo dõi, quản lý và phục vụ cho báo cáo, kiểm tra

 PTC VTT có trách nhiệm lưu trữ toàn bộ chứng từ thanh toán bằng bản gốc

 PĐT VTT có trách nhiệm lưu trữ toàn bộ chứng từ thanh toán (Photo)

c Những bất cập, hạn chế của quy trình:

- Trong quy trình KCS sản phẩm có lập biên bản đánh giá chất lượng sản phẩm Tuy nhiên, trong quy trình lưu hồ sơ, chứng từ để tổng hợp thanh quyết toán, trả tiền, không có giấy chứng nhận đánh giá chất lượng hàng hóa nhập kho Về nguyên tắc, P.Tài chính có thể sẽ không thanh quyết toán với lý

do hàng không đảm bảo chất lượng, yêu cầu

d Giải pháp khắc phục:

Yêu cầu bộ phận KCS phải hoàn thiện, cung cấp các giấy tờ liên quan đến đánh giá chứng nhận chất lượng sản phẩm P.Kế hoạch phải là đầu mối chịu trách nhiệm trước khi nhập hàng hóa về kho P Tài chính bổ sung giấy tờ chứng nhận đánh giá chất lượng hàng hóa trong hồ sơ thanh quyết toán

Câu 2 :

Môn học giúp tôi nhìn nhận và có thể vận dụng tốt trong công việc Đặc biệt:

- 04 bước chính của quá trình sản xuất và tác nghiệp

Trang 13

- 07 lãng phí theo mô hình LEAN.

- Lập kế hoạch tác nghiệp

- Quản trị dự trữ trong quá trình tác nghiệp

Vận dụng trong doanh nghiệp: 07 lãng phí theo mô hình LEAN

- Sản xuất thừa: Mạng Viettel thiết kế dung lượng lớn để đáp ứng cho số

lượng khách hàng lớn, ngày cao điểm và giờ cao điểm Tuy nhiên, do số lượng khách hàng chưa đạt được mong muốn, số ngày cao điểm, giờ cao điểm chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng thời gian đáp ứng nên dẫn đến những ngày thấp điểm, giờ thấp điểm dung lượng bị dư thừa Doanh nghiệp buộc phải đưa ra những giải pháp để kích thích khách hàng gọi trong những giờ thấp điểm (giảm giá giờ thấp điểm)

- Đợi chờ: Hệ thống bán hàng sử dụng phần mềm bán hàng online trên toàn

quốc Do vậy, khi phần mềm có sự cố sẽ làm ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống Nhân viên không thể làm giao dịch trên hệ thống Khách hàng không thể mua hàng Giải pháp khắc phục là mua hệ thống phần mềm và máy chủ hiện đại, thiết kế hệ thống dự phòng để chuyển đổi khi gặp sự cố

- Sản phẩm hỏng: Trạm phát sóng của Viettel liên quan đến rất nhiều yếu tố

cần đảm bảo Trạm có thể bị gián đoạn thông tin bởi nhiều lý do: đứt cáp truyền dẫn đến trạm, mất điện, Điều này ảnh hưởng lớn đế Công ty khi mà khách hàng ko thể gọi được, công ty không thu được tiền của khách hàng Giải pháp là thường xuyên theo dõi, bảo dưỡng thiết bị, cung cấp máy phát điện cho các trạm,

Hết

Trang 13/13

Định dạng
Số trang	13
Dung lượng	180 KB