QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NĂNG SUẤT LAO ĐỘNG QUA CÔNG cụ QUẢN lý THỜI GIAN và CÔNG cụ báo cáo tại bảo AN GROUP

Lý do chọn đề tài Để người lao động gắn bó lâu dài với công ty trước tiên phải đánh giá chính xác, công bằng công sức lao động của từng bộ phận, đánh giá được đúng người đúng việc, phải

QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NĂNG SUẤT LAO ĐỘNG QUA CÔNG

CỤ QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ CÔNG CỤ BÁO CÁO TẠI BẢO AN

GROUP

BÀI LÀM

I Lý do chọn đề tài

Để người lao động gắn bó lâu dài với công ty trước tiên phải đánh giá chính xác, công bằng công sức lao động của từng bộ phận, đánh giá được đúng người đúng việc, phải cho người lao động thấy được sự công bằng trong khâu đánh giá năng suất lao động đó là làm nhiều hưởng nhiều, làm ít hưởng ít và không làm không hưởng Do vậy, việc hoàn thiện các quy trình hoạt động tác nghiệp tại công ty là một vấn đề hết sức quan trọng để Công ty hoạt động một cách có hiệu quả nhất Vì vậy, tôi chọn đề tài Quy trình đánh giá năng suất làm việc qua công cụ báo cáo tại Công ty Cổ phần Tập đoàn phát triển đô thị Bảo

An (gọi tắt là BẢO AN GROUP) để phân tích những bất cập hay nhược điểm cho công tác quản lý tại công ty

II Thông tin chung

Công ty cổ phần tập đoàn phát triển đô thị Bảo an (gọi tắt là BẢO AN GROUP)

là Công ty mới được sát nhập từ nhiều công ty con được hình thành từ tháng 8/2010 hoạt động trong lĩnh vực Bất động sản, Xây dựng các khu đô thị mới, chung cư cao cấp, khu công nghiệp, trung tâm thương mại-dịch vụ, kinh doanh bất động sản và hoạt động thương mại quốc tế Trong thời gian mới thành lập Công ty chủ yếu tập trung vào công tác làm các thủ tục ra mắt, sửa chữa văn phòng trụ sở Công ty, chuẩn bị công tác nhân sự, hoàn thiện bộ máy và các quy trình hoạt động, các thủ tục pháp lý để công ty đi vào hoạt động

III Mô tả quy trình đánh giá năng suất làm việc

1 Mục đích

Hướng dẫn cán bộ nhân viên (CBNV) Công ty các bước thực hiện của quy trình thống nhất về đánh giá và tự đánh giá năng suất lao động theo đúng quy trình để đảm bảo quyền lợi chính đáng của mình;

Tạo sự công bằng trong lao động và khuyến khích mọi người lao động

2 Phạm vi

Áp dụng cho toàn bộ Công ty

3 Hình thức đánh giá

3.1 Đánh giá theo thời gian lao động:

3.1.1.Chấm công bằng máy xác định vân tay

- Để sử dụng được công việc chấm công bằng vân tay thì bước đầu tiên phải lắp đặt máy chấm công ở vị trí thích hợp cho tất cả CBCNV Máy chấm công sẽ được kết nối với máy tính để phân tích và lọc dữ liệu cuối tháng tổng kết bảng chấm công cho văn phòng để thực hiện một phần việc đánh giá lao động

- Nhân viên phụ trách máy chấm công sẽ đăng ký vân tay và hướng dẫn cho từng CBCNV, với những trường hợp vân tay mờ để thuận tiện cho việc chấm công thì nhân viên đó sẽ được cấp một thẻ từ để máy có thể nhận dạng nhân viên đó một cách dễ dàng

- Khi thực hiện chấm công máy sẽ có các câu lệnh rõ ràng Những trường hợp khi đưa tay để nhận dạng chấm công nhận được câu lệnh “Xin cảm ơn!” thì việc chấm công đã hoàn tất, những trường hợp chấm công nhận được câu lệnh “Xin thử lại” có nghĩa việc chấm công của người đó phải thực hiện lại cho đến khi nhận được câu lệnh “Xin cám ơn”

- Hàng ngày CBCNV khi đến Công ty sẽ thực hiện chấm công bằng máy nhận dạng vân tay, những người được chấm công là toàn bộ CBCNV làm

việc trong Công ty trừ các Lãnh đạo trong Ban Giám đốc vì do đặc thù công việc như Tổng Giám đốc và các Phó Tổng Giám đốc

- Công ty áp dụng chấm công theo Nội quy nơi làm việc: Mùa hè thu từ 01/4 - 30/9: sáng từ 8h00 – 12h00, chiều từ 13h30 – 17h30, mùa đông xuân từ 01/10 – 31/03: sáng từ 8h00 – 12h00, chiều từ 13h00 – 17h00

- Toàn bộ số liệu về việc chấm công hàng ngày của CBCNV sẽ được tổng hợp vào ngày cuối tháng do cán bộ phụ trách theo dõi máy chấm công thực hiện Qua phân tích số liệu sẽ biết được CBCNV những người nào đi muộn, về sớm, người nào bỏ về giữa ca để từ đó làm căn cứ đánh giá năng suất làm việc công việc

- Đối với các trường hợp quyên không chấm vân tay thì sẽ không tính công ngày hôm đó để tạo thói quen và phong cách chuyên nghiệp

- Đối với các bộ phận CBCNV thường xuyên phải làm việc ở bên ngoài không thể chấm công hoặc chấm công muộn thì sẽ phải giải trình các thời gian chênh lệch và phải có ý kiến đồng ý của Lãnh đạo trực tiếp thì mới được chấp nhận

3.1.2 Cử cán bộ trực tiếp chấm công khắc phục các sự cố mất điện

- Đối với các trường hợp khi máy bị sự cố như hỏng hóc, mất điện Công ty

cử cán bộ trực tiếp chấm công cho CBCNV tránh trường hợp CBCNV đến có mặt xong tự ý nghỉ việc

3.1.3 Đánh giá năng suất lao động qua việc tổng kết lọc dữ liệu từ máy chấm công

- Cuối tháng cán bộ phụ trách quản lý theo dõi máy chấm công lọc các dữ liệu của từng CBCNV trong Công ty để xét năng suất lao động

- Đối với các CBCNV đi đầy đủ các ngày trong tháng số ngày công tổng hợp được sẽ chyển đến văn phòng để tổng hợp đánh giá

- Các CBCNV không đủ ngày công thì căn cứ vào bảng giải trình có ý kiến của lãnh đạo trực tếp văn phòng tổng hợp đánh giá hiệu quả

3.2 Quy trình đánh giá năng suất lao động qua phân công công việc hàng

tuần, tháng, quý

- Các Phòng, ban của công ty đều có bản mô tả chức năng, nhiệm vụ của từng Phòng, Ban Trong các Phòng, Ban, mỗi vị trí đều có bản mô tả công việc chi tiết của từng vị trí Do vậy, Công ty được giao cho các Phòng Ban thông qua phiếu giao việc (Mẫu phiếu giao việc), các Phòng Ban sẽ tiếp tục triển khai công việc tới từng cá nhân theo chức năng

- Cuối tuần các Phòng Ban tổng hợp báo cáo tình hình triển khai công việc cho Lãnh đạo trực tiếp quản lý tùy theo sự phân công trong Ban lãnh đạo công ty

- Cuối tháng bộ phận lao động tiền lương sẽ tập hợp các báo cáo tuần để hoàn tất việc đánh giá năng suất lao động bên cạnh đó kết hợp với các dữ liệu từ máy chấm công để đánh giá hệ số hiệu quả công việc

- Việc đánh giá năng suất lao động hàng quý giúp cho việc đánh giá, xem xét để đề xuất mức thù lao lại cho toàn bộ cán bộ nhân viên đảm bảo công bằng, hợp lý, xếp loại thi đua khen thưởng

- Việc báo cáo được thực hiện theo từng đầu mục việc khác nhau và do sự phân công trong Ban lãnh đạo công ty trực tiếp quản lý Ví dụ: hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư, hoạt động tài chính, hoạt động giám sát, vận hành sản xuất, Mỗi công việc đều có báo cáo riêng theo từng đặc thù, đảm bảo lãnh đạo từ Phòng, Ban, đến lãnh đạo công ty nắm bắt được thông tin kịp thời, chỉ đạo, đánh giá đúng hiệu quả công việc

3.2.1 Tiếp nhận báo cáo công việc hàng tuần, tháng, quý, năm

- Hàng tuần, hàng tháng, hang quý vào ngày cuối tuần, cuối tháng, cuối quý các Phòng Ban tập hợp các báo cáo đánh giá qua tuần nộp lại cho nhân viên tổng hợp Nhân viên tổng hợp kiểm tra hình thức báo cáo, các mẫu báo cáo đã hoàn thành, theo đúng quy định của Công ty đã đề ra sau

đó phân loại báo cáo, kiểm tra nội dung báo cáo so với kế hoạch công việc

đầu tuần đăng ký đảm bảo phải đúng nội dung công việc và cuối cùng tổng hợp báo cáo theo đầu việc đúng với form mẫu chuẩn theo quy định của Công ty, sau khi hoàn thiện các bước kiểm tra sẽ gửi lãnh đạo

- Trong quá trình nhận báo cáo, nhân viên lao động tiền lương nếu phát hiện báo cáo nộp thiếu hoặc không đúng form mẫu quy định công ty, nội dung không phù hợp, hoặc báo cáo được chuyển đến muộn hơn thời gian quy định thì coi như bộ phận đó chưa làm báo cáo, bộ phận đó hoặc cá nhân

sẽ chịu hình thức kỷ luật theo quy định của Công ty Trong trường hợp việc báo cáo không thực hiện đúng quy định cần thiết, phải ra quyết định khiển trách, kỷ luật

- Đối với cán bộ đi công tác vùng xa không có điều kiện gửi báo cáo qua mail thì phải nhờ cán bộ ở bộ phận đó có điều kiện giúp đỡ hoặc phải gọi điện về báo cáo

3.2.2 Phân loại sơ bộ báo cáo

Sau khi tiếp nhận, báo cáo đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:

- Loại báo cáo: được phân theo từng nhiệm vụ: Kinh doanh, đầu tư, hoạt động sản xuất, theo từng công việc được bộ phận tổng hợp báo cáo gửi cho Hội đồng Quản trị, Ban Giám đốc, Trưởng các bộ

3.2.3 Đánh giá năng suất lao động qua hình thức giao việc hàng tuần, tháng, quý, năm

- Việc đánh giá năng suất lao động qua hình thức giao việc nhằm mục đích đánh giá đúng năng lực chuyên môn của người lao động nhưng bên cạnh đó cũng phải áp dụng quy chế rõ ràng trong việc hoàn tất báo cáo công việc sao cho hoàn thành đúng tiến độ và chất lượng công việc tránh tình trạng hoàn thành tiến độ nhưng công việc không đảm bảo được chất lượng (làm cho xong việc)

- Đánh giá công việc hàng tuần, tháng, quý, năm giúp cho công ty có công

cụ đánh giá lại lao động trong toàn công ty Việc đánh giá càng chính xác

thì càng giúp cho cán bộ nhân viên thêm động lực, giúp cho người lao động phấn đấu hoàn thiện mình

4 Tổng hợp đánh giá

Từ hai công cụ đánh giá trên, Công ty có một phần nào đó cái nhìn khách quan và sát thực về thời gian làm việc và chất lượng công việc của từng bộ phận trong công ty Từ hai công cụ trên giúp cho Ban lãnh đạo công ty có công cụ đánh giá chính xác hơn về khả năng đóng góp của từng cán bộ nhân viên và của từng bộ phận từ đó trả thù lao xứng đáng cho từng cá nhân, bộ phận đóng góp Mặc khác, giúp cho Ban lãnh đạo công ty tổng hợp, rút ra được điểm mạnh điểm yếu của từng cá nhân, từng bộ phận để giao việc hiệu quả hơn Người lao động được khuyến khích, làm việc hăng say hơn

5 Ưu điểm:

Quy trình rất rõ ràng, chặt chẽ, tuân thủ đầy đủ yêu cầu công tác quản lý của công ty

Áp dụng cho những đơn vị có quy mô lớn, mức độ nghiệp vụ cao

6 Nhược điểm

Không phù hợp đối với những doanh nghiệp quy mô nhỏ, tính linh hoạt không cao, dẫn đến chi phí tốn kém

7 Những ý kiến đề suất hoàn thiện quy trình

- Xây dựng phần mềm Quản lý máy chấm công tạo kho dữ liệu trong máy tính để linh hoạt hơn trong công tác chấm công

8 Những loại lãng phí trong 7 loại lãng phí theo mô hình LEAN

8.1 Nguyên tắc cơ bản của Lean

- Khả năng nhận dạng các loại lãng phí và từng bước loại bỏ chúng một cách có hệ thống chính là trọng tâm của phương pháp Lean Các lãng phí thường hiện diện đa dạng dưới những hình thức sau:

- Sản xuất dư thừa: làm ra nhiều hơn nhu cầu, sớm hơn lúc cần thiết…

- Tồn kho: dư thừa nguyên liệu, sản phẩm dở dang, thành phẩm…

- Chờ đợi: do thiếu nguyên phụ liệu, linh kiện, hướng dẫn, thông tin, chờ xét duyệt…

- Vận chuyển: chuyên chở nguyên liệu từ kho đến nơi sử dụng, thông tin qua lại giữa các khâu, các phòng ban…

- Thao tác: tìm kiếm vật dụng, thiết bị; di chuyển hoặc thao tác không hợp

lý gây mệt mỏi…

- Gia công quá mức cần thiết so với yêu cầu khách hàng, sửa chữa hàng bị lỗi…

- Chất lượng: không ổn định, phế phẩm, thông tin sai lệch…

- Lãng phí con người: chất xám, kiến thức, kinh nghiệm của nhân viên không được tiếp thu, tập hợp, chia sẻ…

- Đến đây thì câu hỏi đặt ra là doanh nghiệp sẽ phải cắt giảm chi phí và chống lãng phí như thế nào?

8.2 Sơ đồ chuỗi giá trị

- Khi doanh nghiệp quyết định bắt tay vào thực hiện Lean, bước đầu tiên phải thực hiện là ghi nhận lại các hoạt động cụ thể xảy ra trong suốt tiến trình cung cấp sản phẩm, dịch vụ Quá trình lập sơ đồ chuỗi giá trị sẽ giúp chủ doanh nghiệp nhìn thấy hiện trạng hoạt động, bao gồm các bước thực hiện công việc; quá trình di chuyển của thông tin và giấy tờ; thời gian xử

lý ở từng công đoạn; tổng thời gian thực hiện một giao dịch đối với khách hàng Sau khi đã có thông tin để nhận ra sự lãng phí cũng như nhìn thấy các cơ hội cải tiến, doanh nghiệp sẽ thiết lập mô hình hoạt động trong tương lai để cải thiện theo từng giai đoạn mỗi sáu tháng hay một năm Mỗi doanh nghiệp có thể cùng lúc có nhiều sơ đồ chuỗi giá trị tùy vào tính chất đặc thù của các nhóm sản phẩm, dịch vụ hay nhóm đối tượng khách hàng

- Trường hợp doanh nghiệp nhận thấy có quá nhiều vấn đề phải cải tiến trong khi thời gian và nguồn lực lại có hạn, hãy tập trung vào các vấn đề đơn giản trước nhằm tạo động lực ban đầu Trong quá trình triển khai Lean, cấp quản lý nên gặp nhau mỗi tuần để đánh giá tiến độ triển khai,

đo lường hiệu quả cũng như có những điều chỉnh kịp thời

8.3Loại bỏ những lãng phí

- Thiết kế luồng công việc liên tục là bước đệm mang tính đột phá giúp giảm thiểu lãng phí về thời gian hoạt động Thời gian hoàn tất công việc chỉ bằng một nửa so với trước kia nhờ loại bỏ sự chờ đợi giữa các công đoạn

- Khi áp dụng cách trên, doanh nghiệp cần lưu ý tổ chức luồng công việc liên tục là điều không đơn giản Trước hết phải được tiến hành thử nghiệm thận trọng trên quy mô nhỏ, sau khi hoàn chỉnh mới áp dụng đại trà cho toàn công ty Ngoài ra, doanh nghiệp cần liên tục tổ chức đào tạo, luân chuyển giữa các bộ phận trong công ty giúp cho việc phân bổ nhân viên được linh hoạt, uyển chuyển Nhờ đó hoạt động của quy trình sẽ không bị đình trệ khi có nhân viên nghỉ phép, bị ốm hoặc có việc đột xuất phải vắng mặt

- Có rất nhiều công cụ để sử dụng khi thực hiện Lean Cho dù sử dụng công cụ nào, việc ứng dụng Lean sẽ khó đem lại kết quả nhanh chóng nếu doanh nghiệp không biết tận dụng chất xám của từng nhân viên Các công

cụ không tự nó giải quyết được vấn đề của doanh nghiệp, chính nhân viên

sẽ là người đưa ra những giải pháp thực tế và khả thi nhất để cải thiện công việc mà họ đang làm

- Trong hơn 15 năm qua, phương pháp Lean ngày càng được áp dụng rộng rãi từ các tập đoàn lớn trên thế giới cho đến các công ty nhỏ, các tổ chức phi lợi nhuận bao gồm cả sản xuất và dịch vụ như ngân hàng, siêu thị bán

lẻ, y tế, hành chính công… Chẳng hạn Nike và Adidas đã đưa Lean vào các nhà máy gia công giày thể thao ở Việt Nam cách đây bốn năm Theo

một thống kê gần đây thì có đến 80% doanh nghiệp ở Mỹ đang triển khai một phần hoặc toàn bộ phương pháp Lean để gia tăng khả năng cạnh tranh

và lợi nhuận

-TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Giáo trình Kinh trị hoạt động – Đại học Griggs;

2 Quy trình quản lý chất lượng của Bảo An Group

The end