quy trình đánh giá thực hiện công việc của sở kế hoạch và đầu tư thành phố đà nẵng

QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CƠNG VIỆC CỦA SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG I Giới thiệu: Tên đơn vị: Sở kế hoạch Đầu tư thành phố Đà Nẵng Địa chỉ: số 02 Quang Trung, quận Hải Châu, thành phố Đà Nẵng Năm thành lập: 1977 Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Đà Nẵng đơn vị quản lý nhà nước địa phương (cơ quan Chính phủ địa phương) vấn đề hoạch định kế hoạch phát triển kinh tế xã hội hàng năm, tháng, hàng quý, hàng tháng cấp thành phố, cấp Giấy chứng nhận đăng ký thành lập doanh nghiệp theo quy định Luật Doanh nghiệp năm 2005, cấp Giấy chứng nhận đầu tư cho doanh nghiệp sau có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh tiếp tục thực dự án đầu tư theo quy định Luật Đầu tư cho doanh nghiệp nước; cấp phát vốn đầu tư cho dự án từ nguồn ngân sách nhà nước; chương trình mục tiêu quốc gia; quản lý lĩnh vực văn hoá-xã hội, khoa học giáo dục theo chuyên ngành, ngành kinh tế, quản lý khác theo quy định; tiến hành tra dự án vi phạm, doanh nghiệp có dấu hiệu vi phạm quy định pháp luật hoạt động không ngành nghề, không mục tiêu… Hiện nay, Sở Kế hoạch Đầu tư có phòng chức đơn vị trực thuộc gồm: Phòng Xây dựng bản, phòng Văn hóa – Xã hội, Phòng Tổng hợp, Phòng Kinh tế đối ngoại, Phòng Kinh tế ngành, Phòng Đăng ký kinh doanh, Phòng Thanh Tra, Văn phòng Tổ chức hành nhân sự; đơn vị trực thuộc Trung tâm hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ vừa Với số lượng phòng chức vậy, Sở Kế hoạch Đầu tư cần có đội ngũ cán bộ, công chức tương đối nhiều để thực nhiệm vụ theo thẩm quyền Trong tập này, xin trình bày quy trình đánh giá thực công việc Sở kế hoạch Đầu tư thành phố Đà Nẵng Mục đích nghiên cứu mơn quản trị nhân đảm bảo chọn người với kỹ trình độ phù hợp, bố trí cơng việc cho hợp lý, với chuyên môn thời điểm thích hợp để thực mục tiêu, nhiệm vụ Sở Kế hoạch Đầu tư theo nghiệp vụ quan công quyền thành phố Đà Nẵng Dù xã hội nào, chiếm hữu nơ lệ hay phong kiến, tư vấn đề mấu chốt để phát triển xã hội quản trị nhân Một xã hội giàu có, nguồn tài dồi dào, nguồn tài nguyên vật tư phong phú, máy móc thiết bị đại trở nên vơ ích, quản trị nguồn nhân lực dẫn đến khả làm yếu kiềm hãm phát triển Nghiên cứu môn quản trị nhân lực giúp cho nắm chức quản trị bao gồm: - Chức hoạch định; - Chức tổ chức; - Chức lãnh đạo; - Chức kiểm tra II Phân tích: Lý thuyết chung: Ở Nhà nước hay chế độ xã hội yếu tố nguồn nhân lực yếu tố định đến thành bại, nói nguồn nhân lực tổ chức bao gồm tất người lao động làm việc tổ chức đó, nhân lực hiểu nguồn lực người mà nguồn lực gồm thể lực trí lực Ở tổ chức mà nguồn nhân lực mạnh thường tổ chức ngày phát triển, ngược lại nguồn nhân lực khơng mạnh gặp tình trạng “ì ạch”, phát triển Thể lực thể sức khoẻ thân thể, độ cường tráng, phụ thuộc vào sức vóc, tình trạng sức khoẻ người, mức sống, chế độ thu nhập, chế độ ăn uống, chế độ làm việc nghỉ ngơi, chế độ cung cấp dịch vụ y tế, giới tính, tuổi tác … Trí lực thể suy nghĩ, hiểu biết, tiếp thu kiến thức, khiếu bẩm sinh, quan điểm, suy luận người, quan điểm, lòng tin, nhân cách… Trong hoạt động sản xuất kinh doanh truyền thống, việc tận dụng tiềm trí lực, thể lực người khơng thiếu có nhiều doanh nghiệp khai thác tối đa tới mức cạn kiệt Bản chất quản trị nguồn nhân lực quản lý người phạm vi hẹp nội tổ chức, doanh nghiệp, đối xử tổ chức người lao động, đối xử người quản lý với công nhân, ông chủ với người làm mướn Cách nói khác, quản trị nguồn nhân lực chịu trách nhiệm việc đưa người vào tổ chức giúp cho họ thực công việc, thù lao cho sức lao động họ giải vấn đề phát sinh mối quan hệ công việc, quan hệ lao động Tầm quan trọng quản trị nhân lực tổ chức, doanh nghiệp xuất phát từ vai trò quan trọng mối quan hệ người Con người yếu tố cấu thành nên tổ chức, vận hành tổ chức định thành bại tổ chức Nguồn nhân lực nguồn lực thiếu tổ chức, nên quản trị nhân lực lĩnh vực quan trọng quản lý tổ chức, doanh nghiệp Lợi ích việc đánh giá thực công việc bao gồm: - Phân tích thiết kế cơng việc; - Đánh giá thực công việc; - Đào tạo phát triển nhân lực; - Kế hoạch hoá nguồn nhân lực; - Biên chế nhân tổ chức; - Thù lao lao động; - Đánh giá quan hệ lao động bảo vệ lao động Phân tích vấn đề lý thuyết lấy ví dụ làm sáng tỏ vấn đề: Việc đánh giá công việc người lao động nhằm xem xét hiệu làm việc họ, nhằm rút kết cụ thể phục vụ cho công tác quản trị nhân Đánh giá hiệu cơng việc đánh giá có hệ thống thường để phục vụ cho công việc so sánh suất lao động lao động với nhau, tiêu chí đưa Đánh giá thực công việc hoạt động quản lý nguồn nhân lực quan trọng tồn tất tổ chức kinh tế tổ chức nghề nghiệp Tại quan quản lý nhà nước Sở Kế hoạch Đầu tư, việc đánh giá thực cơng việc có ý nghĩa quan trọng phục vụ cho mục tiêu quản lý quan, liên quan đến tổ chức khác việc cấp phép kinh doanh, thẩm định dự án doanh nghiệp địa bàn Ví dụ hệ thống đánh giá cơng việc Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Đà Nẵng dựa hành vi theo tiêu chí sau: - Tuân thủ quy trình nghiệp vụ quy trình thời gian hồn thành cơng việc để trình cấp có thẩm quyền ký loại giấy phép cho doanh nghiệp nhà đầu tư - Chất lượng phong cách giao dịch với khách hàng - Tinh thần, thái độ làm việc đồng nghiệp phận liên quan - Tích lũy kinh nghiệm học tập, trau dồi kiến thức chun mơn - Sự hồn thành nhiệm vụ cán bộ, công chức đánh giá thời gian hồn thành cơng việc chất lượng công việc so với quy định dựa phương pháp đánh giá thiết kế cách khoa học Các kết đánh giá cần phản hồi lại với người lao động để họ biết mức độ thực công việc tổ chức rút kinh nghiệm để phục vụ tốt cho cơng việc sau Phân tích phát triển hệ thống đánh giá thực công việc Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Đà Nẵng 3.1 Với vai trò trưởng phòng Tổ chức hành - nhân sự, xác định phải đáp ứng yêu cầu sau: - Tính phù hợp: Sự phù hợp đòi hỏi mang tính liên quan tiêu chuẩn thực công việc, tiêu thức đánh giá với mục tiêu tổ chức Sở Kế hoạch Đầu tư Trong hệ thống đánh giá thực công việc bao gồm chất lượng công việc giao mà nhân viên thực hiện, tiêu chuẩn thời gian thực công việc, việc tiếp xúc với tổ chức, cá nhân doanh nghiệp thủ tục cấp Chứng nhận đăng ký kinh doanh thành lập doanh nghiệp, cấp Giấy chứng nhận đầu tư - Tính nhạy cảm: Hệ thống đánh giá có nhiều cơng cụ đo lường có khả phân biệt người hồn thành tốt cơng việc giao, hồn thành cơng việc giao hay người khơng hồn thành cơng việc hay dựa vào tập thể hồn thành công việc để hưởng lợi Sự hợp lý đắn việc sử dụng hệ thống đánh giá thông tin phản hồi kết đánh giá nhân viên có ảnh hưởng lớn đến việc xây dựng quan, phát triển đạo đức nhân viên, việc cấp phép dễ phát sinh vấn đề nhậy cảm tham nhũng, tiêu cực xãy Thái độ hay cách cư xử nhân viên với tổ chức doanh nghiệp Hệ thống đánh giá đáp ứng mục tiêu, tạo môi trường làm việc tích cực cho nhân viên Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Đà Nẵng - Độ tin cậy: Hệ thống đánh giá quán, mẫu đánh giá độc lập công việc cá nhân, phòng ban mang tính thống cao Thể yếu tố này, vai trò Trưởng phòng Hành chính-Nhân quan trọng khách quan, nắm tất nhu cầu cơng việc phòng ban, phòng Đăng ký kinh doanh giao dịch với tổ chức, cá nhân làm Giấy chứng nhận Đăng ký kinh doanh, phòng Xây dựng với dự án từ nguồn vốn ngân sách Nhà nước, Phòng Kinh tế đối ngoại với nhà đầu tư nhằm tham mưu, đề xuất Ban giám đốc Sở đánh giá khách quan mức độ tin cậy mẫu đánh giá tính chất trung thực đánh giá - Tính thực tế: Đánh giá phải mang tính thực tiễn, thực tế cao, mẫu đánh giá phải đơn giản, dễ hiểu dễ sử dụng người lao động người quản lý Tính thực tế chỗ trở thành cơng việc cập nhật hàng ngày khơng phải hoạt động đối phó, qua loa 3.2 Xây dựng thực chương trình đánh giá - Lựa chọn lập phương pháp đánh giá: Căn mục tiêu quản lý để lựa chọn phương pháp đánh giá phù hợp, đồng thời thiết kế chương chương trình nội dung đánh giá phù hợp với yêu cầu quan - Lựa chọn người đánh giá: Các quan Nhà nước thường chọn người lãnh đạo trực tiếp người đánh giá chủ yếu Ngoài có tham gia trưởng phòng hành nhân để việc đánh giá có hiệu hơn, công - Chu kỳ đánh giá Sở Kế hoạch Đầu tư hàng quý (3 tháng), tháng năm - Huấn luyện kỹ cho người đánh giá: Lựa chọn, huấn luyện, đào tạo cho người đánh giá để đảm bảo hiệu công tác đánh giá Sử dụng hai cách thức để huấn luyện người đánh giá gồm cung cấp văn hướng dẫn đánh giá tổ chức lớp huấn luyện, đào tạo - Phỏng vấn trực tiếp để đánh giá: buổi nói chuyện trực tiếp Ban giám đốc Sở với nhân viên để xem xét lại toàn tình hình thực cơng việc giao, thông tin cần phản hồi từ người trực tiếp thực công việc, mối quan hệ phối hợp với đồng nghiệp, tính độc lập giải vấn đề nhân viên, tính nỗi trội khiếu người để từ đua định nhân cách có hiệu quả, điều chuyển cá nhân đảm nhiệm công việc phù hợp với khả người để đạt hiệu công việc tốt hiệu III Giải pháp Đối với Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Đà Nẵng, đơn vị quản lý nhà nước doanh nghiệp, đầu tư, phát triển kinh tế – xã hội, việc đưa giải pháp để thực việc đánh giá công việc quan trọng nhằm đánh giá hiệu hoạt động cán bộ, nhân viên toàn Sở phục vụ cho mục tiêu cung cấp dịch vụ tốt cho người dân, doanh nghiệp cộng đồng: Đề xuất giải pháp, kiến nghị giải vấn đề: 1.1 Xác định mục tiêu, đối tượng phục vụ: + Cung cấp dịch vụ cơng doanh nghiệp ngồi nước + Cung cấp đa dạng loại dịch vụ công cách chuyên nghiệp, kịp thời thời gian quy định + Hướng đến làm lành mạnh hóa mơi trường đầu tư kinh doanh thành phố Đà Nẵng, giảm tiêu cực 1.2 Lựa chọn hai phương pháp để đánh giá công việc cán bộ, nhân viên: + Nhân viên áp dụng đánh giá theo phương pháp Thang đo dựa hành vi + Đối với Ban giám đốc Sở Trưởng, phó phòng áp dụng đánh giá Quản lý mục tiêu 1.3 Thông thường áp dụng thêm phương pháp vấn trực tiếp để tăng thêm hiệu đánh giá nhằm lắng nghe tiếng nói trực tiếp từ nhân viên để việc đánh giá công khách quan + Chu kỳ đánh giá: tháng/lần, tháng/lần năm /lần + Công nghệ đánh giá: Dùng phần mềm phiếu đánh giá Tất phiếu đánh giá, phần mềm đánh giá cấp nhật thơng qua đơn vị quản lý Phòng Hành nhân theo ủy quyền Giám đốc Sở để tích hợp cho kết đánh giá mức độ hồn thành cơng việc vào cuối năm để áp dụng chế độ thi đua, khen thưởng 1.4 Lựa chọn người đánh giá: Căn biểu mẫu đánh giá đưa cho nội dung công việc, cán việc tự đánh giá mức độ hoàn thành cơng việc mình, đính giá cho đồng nghiệp mình, phòng nghiệp vụ đánh giá cho phòng nghiệp vụ kia… 1.5 Sắp xếp hệ thống thang điểm đánh giá: Thang điểm đánh giá khoa học giúp người đánh giá dễ dàng thực hiện, thang điểm yếu tố ảnh hưởng đến mức độ đánh giá chi tiết mang tính khách quan, tránh tình trạng qua loa, lấy lệ Căn tiêu chuẩn đánh sau: - Tiêu chuẩn hồn thành cơng việc - Đo lường thực tốt hay không tốt công việc theo tiêu thức tiêu chuẩn - Thông tin phản hồi người nhân viên, trưởng phó phòng Phòng tổ chức hành nhân Có thể tóm tắt thành sơ đồ sau: Cơng việc thực tế thực Đánh giá công việc Thông tin phản hồi từ nhân viên trưởng phó phòng Đo lường mức độ thực cơng việc Tiêu chuẩn hóa công việc Quyết định vấn đề nhân Sở Kế hoạch Đầu tư Hồ sơ cán bộ, nhân viên Các học rút từ giải vấn đề: Việc đánh giá công việc quan trọng tổ chức Sở Kế hoạch Đầu tư Đà Nẵng, học rút từ đánh giá tốt công việc cán bộ, nhân viên thấm nhuần, vào năm 2007, tổ chức VNCI (Hoa Kỳ) đánh giá số lực cạnh tranh cấp tỉnh xếp Đà Nẵng vị trí thứ 15 nước Dù thời gian thủ tục hành giấy tờ có liên quan quy định cấp phép đầu tư, cấp Chứng nhận đăng ký kinh doanh thành lập doanh nghiệp Sở Kế hoạch Đầu tư thực tốt, nói đứng đầu nước, không VNCI đánh giá cao, thang điểm định VNCI phụ thuộc nhiều vào mức độ đánh giá hài lòng doanh nghiệp, doanh nghiệp khơng hài lòng số điểm mấu chốt Sở Kế hoạch Đầu tư Cũng vào cuối năm 2007 Sở Kế hoạch Đầu tư bắt đầu đưa đánh giá hồn thành cơng việc cán bộ, nhân viên để lãnh đạo Sở điều chỉnh lại định số nhân sự, lưu chuyển nhân vị trí làm việc cách hợp lý Căn vào tổng hợp đánh giá cuối năm 2007, đầu năm 2008 Giám đốc điều chuyển vị trí từ việc tiếp xúc trực tiếp với doanh nghiệp đưa vào phòng nghiệp vụ điều chuyển vị trí khác thay Cuối năm 2008, Đà Nẵng VNCI xếp vào vị trí thứ nước số lực cạnh tranh cấp tỉnh Tuy nhiên, đánh giá cuối năm 2008, Giám đốc chưa hài lòng điều chuyển vị trí phòng nghiệp vụ sang phòng khác, điều chuyển vị trí phận tiếp xúc giải đăng ký kinh doanh cho doanh nghiệp sang nhận nhiệm vụ khác, điều nhân viên có kinh nghiệm xuống phận tiếp xúc doanh nghiệp Kết năm 2009 số lực cạnh tranh cấp tỉnh chuyển vị trí thứ từ tỉnh Bình Dương sang thành phố Đà Nẵng, năm 2010 Đà Nẵng xếp vị trí thứ nước số lực cạnh tranh cấp tỉnh Theo thang điểm VNCI cơng việc liên quan đến cấp phép Sở kế hoạch Đầu tư chiếm đến 90% tổng số điểm để đánh giá xếp hạng Liên hệ đến công việc thực tế: Hiện nay, việc áp dụng đánh giá thực công việc Giám đốc quan tâm yêu cầu để cải tiến thủ tục hành chính, lề lối làm việc cán bộ, nhân viên Sở, sống thu hút đầu tư, giảm tiêu cực cải thiện môi trường đầu tư nhằm đẩy nhanh tiến độ phát triển kinh tế - xã hội thành phố Đà Nẵng Qua việc đánh giá thực công việc, cấp lãnh đạo điều hành công việc cách tốt hơn, trôi chảy hơn, cán phận thấy trách nhiệm cao để phục vụ tốt cho người dân Việc áp dụng đánh giá thực công việc khoa học quản lý áp dụng Sở Kế hoạch Đầu tư Đà Nẵng mang lại hiệu cao, thể ưu điểm rõ rệt đánh giá mức độ hồn thành cơng việc cán bộ, nhân viên đơn vị Đánh giá thực công việc kiểm tra mức độ tự giác nhân viên công việc giao, đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ giải mối quan hệ công việc giao thông qua nâng cao lực nhận thức cơng việc cán bộ, nhân viên Việc áp dụng đánh giá thực công việc đặt nhân viên vào quy trình làm việc độc lập khép kín theo quy trình chung Luật hóa, quy trình cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thành lập doanh nghiệp Luật Doanh nghiệp quy định không ngày, Sở Kế hoạch Đầu tư quy định không ngày (giảm ngày so với quy định Luật) Nếu nhân viên khơng thực theo quy trình đề với phần kiểm sốt quy trình theo hệ thống đánh giá công việc Sở Kế hoạch Đầu tư Đà Nẵng chắn cơng việc cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thành lập doanh nghiệp không kịp thời người dân kêu ca, phản ánh với quyền cấp trên, mơi trường đầu tư phát triển, thu hút đầu tư dẫn đến hậu thất nghiệp, nghèo đói, xã hội phát triển, kinh tế gặp nhiều khó khăn IV Kết luận Quản trị nhân lực môn khoa học quản lý doanh nghiệp, nguyên nhân thành công thay thất bại hoạt đông doanh nghiệp, quản lý hành nhà nước, quản trị nhân lực mang tính định đến hệ thống quản lý nhà nước kết thực thủ tục hành chính, thể tiến hay trì trệ hoạt động quản lý hành nhà nước Đánh giá thực cơng việc quan quy trình phức tạp phải chịu nhiều ảnh hưởng tâm lý, tình cảm người, đánh giá dựa chủ quan, cảm tính nên để đạt thành cơng tổ chức phải xây dựng hệ thống đánh giá thật khoa học, mang tính thực tiễn cao, thang điểm rõ ràng, tiêu chuẩn đánh giá thật khách quan Bản chất chủ quan đánh giá nguyên nhân lỗi thường phạm phải đánh giá dễ dẫn tới sai phạm đánh giá làm sai lệch kết đánh giá Đây sai lầm cần phải tránh hoạt động tổ chức thực việc đánh giá công việc mà hậu dẫn đến khơng thể lường trước Tuy nhiên hệ thống đánh giá phải tạo động lực để phát triển lao động làm cho người lao động bị giảm suất lo sợ dễ dẫn đến tình trạng bị căng thẳng tâm lý ln sợ có kẻ theo dõi, rình rập, bắt lỗi chí hại Qua mơn học quản trị nguồn nhân lực, tiếp cận mơn học, tìm hiểu nắm bắt mục đích, yêu cầu nhằm nâng cao lực quản trị điều hành, góp phần vào phát triển quản lý tốt nguồn nhân lực Sở Kế hoạch Đầu tư tương lai, phát huy lợi cao tài năng, trí tuệ lực người bố trí phận cơng tác, phát huy lực, sáng tạo công việc cá nhân phòng ban góp phần hồn thành cơng việc cấp giao phó, người dân tín nhiệm, góp phần thúc đẩy phát triển xã hội./ TÀI LIỆU THAM KHẢO 10 Giáo trình Đào tạo Thạc sĩ Quản trị kinh doanh quốc tế, Đại học Griggs (Hoa Kỳ) Quản trị nguồn nhân lực- Tác giả PGS.TS Trần Kim Dung-NXB Tổng hợp Thành phồ Hồ Chí Minh, tháng năm 2010 Giáo trình Quản trị nguồn nhân lực Trường Đại học kinh tế Quốc dân Th.S Nguyễn Vân Điềm PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân chủ biên – NXB ĐH KTQD năm 2007 Nguyên lý Kim tự tháp Minto - Tác giả Barbara Minto - Nhà xuất trẻ 2007 Kế hoạch kinh doanh trang giấy - Jim Horan - NXB ĐH Kinh tế Rút từ: Wiliam B Werther, Jr., Keith Davis, “Human Resources and Persionel Management” fifth edition, Irwin Mac Graw-Hill, 1996, trang 344 11 ... thống đánh giá cơng việc Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Đà Nẵng dựa hành vi theo tiêu chí sau: - Tuân thủ quy trình nghiệp vụ quy trình thời gian hồn thành cơng việc để trình cấp có thẩm quy n... quan tiêu chuẩn thực công việc, tiêu thức đánh giá với mục tiêu tổ chức Sở Kế hoạch Đầu tư Trong hệ thống đánh giá thực công việc bao gồm chất lượng công việc giao mà nhân viên thực hiện, tiêu chuẩn... vấn đề: Việc đánh giá công việc quan trọng tổ chức Sở Kế hoạch Đầu tư Đà Nẵng, học rút từ đánh giá tốt công việc cán bộ, nhân viên thấm nhuần, vào năm 2007, tổ chức VNCI (Hoa Kỳ) đánh giá số lực