Quy trình – đánh giá thực hiện công việc – phân tích thực trạng đánh giá thực hiện công việc tại công ty

Xác định mục tiêu thực hiện công việc: Nhà quản trị cần xác định được các công việc, kỹ năng, kết quả nào cần đánh giá, các yếu tố này liên hệ với việc thực hiện mục tiêu của doanh nghiệ

QUY TRÌNH – ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC – PHÂN TÍCH THỰC

TRẠNG ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY

Phần 1- Mở đầu.

Phần 2- Phân tích nội dung của đánh giá thực hiện công việc:

Phần 3- So sánh và phân tích thực trạng của đánh giá và thực hiện công

việc của công ty.

Bài làm:

Trong hàng loạt các nhiệm vụ của quản trị nguồn nhân lực, việc đánh giá thực hiện công việc được coi là một trong những bước quan trọng của công tác quản trị nguồn nhân lực

Mục đích của việc đánh giá năng lực thực hiện của nhân viên nhằm nâng cao khả năng thực hiện công việc và cung cấp những thông tin phản hồi cho nhân viên biết được mức độ thực hiện công việc Ngoài ra, đánh giá năng lực thực hiện công việc còn giúp công ty có những dữ liệu cho biết khả năng hoàn thành công việc cũng như khả năng thăng tiến của công ty Giúp cho nhân viên sửa chữa, điều chỉnh các sai lầm trong quá trình làm việc, đồng thời làm cơ sở để khuyến khích động viên họ Nếu việc đánh giá sơ sài, theo cảm tính, theo chủ quan sẽ dẫn tới những điều tệ hại trong môi trường quản trị nhân sự của công ty.

Các bước tiến hành việc đánh giá: 5 bước

1 Xác định mục tiêu thực hiện công việc: Nhà quản trị cần xác định được

các công việc, kỹ năng, kết quả nào cần đánh giá, các yếu tố này liên hệ với việc thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp như thế nào hay có thể nói doanh nghiệp mong đợi ở nhân viên thực hiện điều gì?

2 Trách nhiệm những người thực hiện đánh giá: Hiệu quả của công tác

đánh giá phụ thuộc nhiều vào người làm công tác đánh giá, do đó những người này cần được huấn luyện kỹ năng đánh giá Những người đánh giá

có thể bao gồm:

- Người giám sát trực tiếp: Đây thường là những người ở vị trí rất

thích hợp để quan sát hiệu quả của nhân viên.

- Đánh giá của cấp dưới: Do cấp dưới ở một vị trí nhìn cấp trên rõ

ràng hơn và điều này sẽ làm cho công việc quản lý sẽ tốt hơn.

- Đánh giá của đồng nghiệp và các thành viên trong nhóm: Là những

người có quan hệ mật thiết với người được đánh giá và có quan điểm không bị thiên lệch về hiệu quả công việc của nhân viên đó.

- Tự đánh giá: Nếu như nhân viên đó hiểu rõ được các mục tiêu và các

tiêu chí được sử dụng cho việc đánh giá thì họ là những người thích hợp để tự đánh giá hiệu quả của mình.

- Đánh giá của khách hàng: Các tổ chức sử dụng phương pháp này

bởi vì nó thể hiện được mức độ cam kết với khách hàng, khiến nhân viên phải có trách nhiệm giải trình và tạo điều kiện cho sự thay đổi.

3 Lựa chọn phương pháp đánh giá phù hợp: Trong thực tế có rất nhiều

phương pháp đánh giá và có thể nói là chưa có một phương pháp nào là tối ưu cho mọi hoàn cảnh Do đó cần phải lựa chọn những phương pháp khác nhau để đánh giá cho phù hợp.

Có một số phương pháp đánh giá như sau:

a) Đánh giá 3600: Được đánh giá bởi nhiều người đánh giá từ những

thông tin đầu vào từ nhiều cấp trong nội bộ của công ty và từ bên ngoài Đây cũng là thước đo hiệu quả công việc và khách quan hơn.

b) Thang điểm đánh giá: Các ý kiến đánh giá được ghi vào một thang

điểm và đánh giá theo các nhân tố đã định trước.

c) Ghi chép các sự kiện quan trọng: Là những ghi chép các sự kiện tiêu

cực hay tích cực.

d) Bài luận: Là bài viết ngắn gọn mô tả kết quả công việc Tuy nhiên

phương pháp này phụ thuộc nhiều vào khả năng viết của người đánh giá.

e) Các tiêu chuẩn công việc: Là phương pháp so sánh hiểu quả công

việc với tiêu chuẩn đã định trước.

f) Xếp hạng: Tất cả các nhân viên trong một nhóm được xếp hạng theo

thứ tự hiệu quả công việc.

g) So sánh theo cặp: Là phương pháp so sánh hiệu quả công việc của

mỗi nhân viên với từng nhân viên khác trong nhóm.

h) Tỷ lệ phân bố bắt buộc: Phương pháp này giả định rằng tất cả các

nhóm nhân viên đều có một hình thái phân bố giống nhau (ví dụ như: những người làm việc hiệu quả cao chiếm 20%, trung bình chiếm 70%, kém chiếm 10% Tuy nhiên phương pháp này có các vấn đề về pháp lý.

i) Các thang đánh giá dựa trên hành vi: Các hành vi công việc xuất

phát từ các sự kiện quan trọng được mô tả một cách khách quan hơn.

j) Các hệ thống đánh giá dựa trên kết quả: Là phương pháp đánh giá

dựa trên mức độ hoàn thành các mục tiêu đó Nhà quản lý và cấp dưới phải thông nhất về các mục tiêu cho lần đánh giá tiếp theo.

k) Các trung tâm đánh giá: Sử dụng các trung tâm đánh giá để hỗ trợ

cho hệ thống đánh giá của công ty.

4 Đánh giá theo tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc: Đánh giá việc

thực hiện công việc có nghĩa là so sánh việc thực hiện công việc của nhân viên với tiêu chuẩn mẫu Điều này sẽ khách quan hơn và tránh được tình trạng cả nể, cảm tình mà mất đi tính khách quan trong quá trình đánh giá.

Để thực hiện tốt được công việc trên nhà quản trị cần xác lập được các tiêu chí đánh giá:

- Các tố chất: Một số các tố chất của nhân viên như là tính sáng tạo, chủ động trong công việc.

- Các hành vi: Nếu như một số hành vi mang lại kết quả mong muốn thì việc sử dụng chúng trong quá trinh đánh giá là xác đáng Ví dụ: Phong cách lãnh đạo, khả năng làm việc theo nhóm, tinh thần hợp tác…

- Năng lực: Là phạm vi rộng kiến thức, các kỹ năng, tố chất và hành vi mang tính nghiệp vụ Năng lực được lựa chọn nên là những năng lực

có liên quan mật thiết tới việc hoàn thành công việc Trong công việc

về lãnh đạo, các năng lực liên quan có thể là bao gồm việc phát triển tài năng, ủy quyền và các kỹ năng quản lý con người.

- Mức độ đạt mục tiêu: Các kết quả được xác định cần phải nằm trong tầm kiểm soát của cá nhân hoặc là nhóm làm việc đó Các kết quả đó cần phải mang lại thành công cho cả tổ chức.

- Tiềm năng phát triển: Nhà quản trị nên chú trọng vào tương lai, bao gồm các hành vi và kết quả cần thiết để bồi dưỡng và phát triển nhân viên.

5.Trao đổi với nhân viên

về nội dung, phạm vi và kết quả đánh giá: Việc

trao đổi với nhân viên về nội dung, phạm vi và kết quả đánh giá là cần thiết vì mục đích của đánh giá là giúp tìm ra được những điểm còn tồn tại, điểm chưa thống nhất và phát hiện được những tiềm năng của nhân viên.

Qua một số lý thuyết về đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên được phân tích

ở trên tôi xin được phân tích về thực trạng đánh giá hiệu quả công việc của công ty nơi tôi đang làm việc như sau:

Giới thiệu chung về công ty

Công ty Archetype Việt Nam nằm trong tập đoàn Archetype, được thành lập năm 1996 tại Việt Nam Đến nay công ty đã có thời gian hoạt động 15 năm với đội ngũ hơn 200 kiến trúc sư làm việc tại hai văn phòng chính là Hà Nội và Hồ Chí Minh

Archetype Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực tư vấn thiết kế nhà cao tầng, các khu căn hộ cao cấp, resort; quản lý dự án, quản lý thi công các công trình lớn Đến thời điểm năm 2011 công ty đã thực hiện trên 250 dự án thành công và uy tín

A Hiện tại công ty đang áp dụng một số hình thức đánh giá năng lực nhân viên như sau:

- Xác định mục tiêu thực hiện công việc: Dựa trên bản Mô tả công việc đã được

nhân viên ký ngay từ ngày đầu mới bắt đầu vào làm, nhằm giúp nhân viên có định hướng cơ bản trong lĩnh vực mình đảm trách cũng như mong đợi và yêu cầu cơ bản.

- Người giám sát trực tiếp: Mỗi nhóm, phòng ban đều có đội ngũ giám sát viên

trực tiếp Đây thường là những người ở vị trí rất thích hợp để quan sát hiệu quả của nhân viên.

- Tự đánh giá: Áp dụng cho trưởng các bộ phận (Manager).

- Thang điểm đánh giá: Công ty có áp dụng thang điểm đánh giá để đánh giá

mức độ hoàn thành công việc của nhân viên trong năm, để từ đó xét thưởng hàng năm đồng thời làm tiêu chuẩn để tăng lương và đề bạt cho nhân viên.

-Mục tiêu đánh giá

 Cung cấp cho nhân viên quỹ thời gian chất lượng nhất định để thảo luận về công việc, các thành công đạt được và các quan ngại về công việc của họ trực tiếp với người quản lý của mình trong một cuộc họp “one-on-one” (Cuộc họp chỉ có 2 người).

 Tạo cơ hội cho những người quản lý nhận ra sự đóng góp của nhân viên cho công ty và đưa ra những phản hồi quan trọng về những mặt cần phải khắc phục.

 Tạo điều kiện cho cả nhân viên lẫn người quản lý thảo luận các mục tiêu cho

bộ phận của họ trong năm tới cũng như đặt ra các mục tiêu mỗi người cần đạt được.

 Tạo ra một diễn đàn để chúc mừng các thành tích cá nhân đã đạt được của nhân viên trong năm vừa qua.

 Tạo cơ sở cho việc xem xét nâng lương và các khoản thưởng cho nhân viên.

 Tạo cơ hội cho nhân viên và

người quản lý xem lại bản mô

tả công việc của nhân viên.

 Cung cấp cơ sở để xác định những nhân viên tiềm năng để phát triển sự nghiệp cho họ.

Các tiêu chí đánh giá hiệu quả

 Các thông tin chi tiết (Details): Tên, chức danh và bộ phận của nhân viên được đánh giá và người quản lý thực hiện việc đánh giá năng lực.

 Mục tiêu (Objectives): Trong phần này các mục tiêu đã được thống nhất trong lần đánh giá năng lực cho giai đoạn 2009/10 cần được điền vào các ô tương ứng Nhân viên tự đánh giá việc hoàn thành các mục tiêu đã đề ra Người quản lý cũng sẽ thực hiện đánh giá việc hoàn thành các mục tiêu của nhân viên Trong cuộc họp đánh giá năng lực, nhân viên và người quản lý sẽ thảo luận để đạt được sự đồng thuận về việc người nhân viên đã thực hiện các mục tiêu này như thế nào Đối với những nhân viên không có mục tiêu từ lần đánh giá trước đây (ví dụ: những nhân viên gia nhập tập đoàn Archetype trong năm 2010) thì bỏ trống phần này Xin đọc phần 3 và 4 của hướng dẫn này để biết thêm chi tiết làm sao để tự đánh giá và đánh giá năng lực nhân viên như thế nào.

 Mục tiêu – Bình luận (Objectives – Comments): Chỗ trống ở đây dành cho những lời nhận xét, bình luận về các mục tiêu và thành quả đạt được, cần nhận xét cụ thể về tiến trình nào đã được thực hiện và những gì còn tồn đọng cần giải quyết để đạt được mục tiêu Điều này sẽ cho phép chuyển tiếp các mục tiêu này, nếu cần thiết, sang năm đánh giá năng lực tiếp theo.

 Thành quả (Achivements): Chỗ trống ở đây dành cho Nhân viên có thể nêu

tới 3 thành quả đạt được trong công việc của mình trong năm vừa qua, những

thành quả này có thể nhận được sự ghi nhận chính thức trong cuộc trao đổi với người quản lý Phần này cần được hoàn thành bởi nhân viên như một phần của việc tự đánh giá năng lực Xin đọc phần 3 của hướng dẫn này để biết cách thiết lập các thành quả.

 Các tiêu chí thực hiện công việc chung (General Performance Criteria):

Có vài tiêu chí thực hiện công việc chung mà Tập đoàn Archetype cho rằng nên là tiêu chí chung cho tất cả các chức danh và bộ phận Các tiêu chí thực hiện công việc này chỉ hơi khác một chút giữa nhân viên và người quản lý Trong phần này, nhân viên phải đánh giá việc thực hiện công việc của mình trong 12 tháng vừa qua trong mối tương quan với mỗi tiêu chí thực hiện công việc chung Người quản lý cũng phải đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên của họ trong 12 tháng qua theo từng tiêu chí Trong cuộc họp, nhân viên và người quản lý cần đạt được sự đồng thuận về việc đánh giá thực hiện công việc trong 12 tháng vừa qua.

 Các tiêu chí thực hiện công việc chung - Nhận xét (General Performance Criteria – Comments): Chỗ trống ở đây dành cho những lời nhận xét đối

với năng lực thực hiện công việc của nhân viên theo các tiêu chí chung Những phần nào cần phải hoàn thiện nên ghi chú rõ ràng.

 Các tiêu chí thực hiện công việc cụ thể (Job Specific Performance Criteria): Trước khi mẫu đánh giá được phát cho nhân viên, phần này sẽ được điền để đảm bảo rằng mỗi trách nhiệm trong bản mô tả công việc của nhân viên được nêu trong mẫu đánh giá Điều này tạo điều kiện cho việc đánh giá năng lực nhân viên dựa vào các trách nhiệm chính trong công việc của họ Phần tự đánh giá, quản lý đánh giá và đồng thuận sẽ được thực hiện cùng một quy trình như với các phần Mục tiêu và Các tiêu chí đánh giá năng lực thực hiện công việc chung Xin đọc phần 3 và 4 của bản hướng dẫn này

để biết thêm chi tiết việc tiến hành thực hiện tự đánh giá và cấp quản lý đánh giá.

 Các tiêu chí công việc cụ thể - Nhận xét (Job Specific Criteria – Comments): Phần này dành để ghi nhận xét về năng lực làm việc của nhân viên trong việc đã thực hiện các trách nhiệm chính của họ trong vòng 12 tháng vừa qua như thế nào Đặc biệt, những phần cần hoàn thiện nên được ghi chú rõ ràng để xem lại trong năm đánh giá tiếp theo Điều này giúp nhân viên phát triển kỹ năng của họ tốt hơn.

Chấm điểm đánh giá (Performance Score):

Điểm đánh giá được tính theo phần trăm trọng số dựa vào sự Đánh giá đồng thuận đã được xác định trong cuộc đánh giá năng lực Dưới đây là bảng phân chia phần trăm trọng số cho mỗi phần của việc đánh giá năng lực làm việc nhân viên:

Nhân viên Nhân viên

không có mục tiêu

Quản lý Quản lý

không có mục tiêu Mục tiêu

Các tiêu chí

thực hiện

công việc

chung

Các tiêu chí

thực hiện

công việc cụ

thể

Điểm số năng lực làm việc không nói lên việc nhân viên đó “rớt” hay

“đậu” trong năm qua Mục đích điểm số là để có cơ sở xếp loại các nhân viên có cùng chức danh phục vụ cho việc tính toán tăng lương, thưởng theo các chính sách của Tập đoàn Archetype

B Những ưu nhược điểm của công tác “Đánh giá thực hiện công việc” tại công ty tôi:

Ưu điểm:

- Công ty đã áp dụng xây dựng được một chương trình cụ thể cho việc đánh giá năng lực nhân viên theo đúng các yêu cầu lý thuyết như: đã có bảng miêu

tả công việc cho từng vị trí, phân cấp các giám sát viên trực tiếp, có chính sách và các tiêu chí để đánh giá hiệu quả công việc.

- Các tiêu chí đánh giá cơ bản đã tập trung vào một số nội dung cơ bản như: + Hành vi

+ Năng lực

+ Mức độ đạt mục tiêu

- Các nhân viên được phổ biến về chương trình và kế hoạch đánh giá một cách

rõ ràng

Nhược điểm:

- Mặc dù đã có đưa ra chương trình và kế hoạch đánh giá đến từng nhân viên song lại chưa cụ thể về mức thưởng dẫn đến còn có nhiều thắc mắc trong nhân viên

- Các tiêu chí trên chưa tập trung đánh giá vào tố chất và khả năng tiềm ẩn của nhân viên.

- Có nhiều phương pháp đánh giá thực hiện công việc, tuy nhiên công ty mới

áp dụng một phương pháp đánh giá một chiều Có thể nên áp dụng việc đánh giá 3600 để tạo cái nhìn nhiều chiều về nhân viên

- Nhiều khi kết quả vẫn bị ép do việc bị đưa vào một khung tỉ lệ phần trăm dẫn đến có thể chưa thật chính xác

Một số đề xuất khắc phục:

Công ty cần thông báo rõ về mức thưởng trước khi tiến hành việc trả thưởng.

Có thể tiến hành thông qua việc thông báo với Công đoàn Chính sách đánh giá cần phân định rõ yêu cầu, sự khác biệt ở các mức khác nhau như: đạt yêu cầu, trên mức mong đợi… thông qua số điểm chẳng hạn:

Tiêu chí sẽ được sử dụng để xác định số điểm cho yếu tố này của thưởng hiệu quả công việc:

Số điểm

-2 Bản vẽ mắc nhiều lỗi

Thời hạn nộp bản vẽ bị vi phạm

-1 Bản vẽ bị mắc lỗi nhỏ

Đạt tiến độ

0

Bản vẽ thực hiện đúng yêu cầu.

Các thời hạn về việc nộp bản vẽ được tuân thủ đúng

1 Bản vẻ thực hiện đúng yêu cầu

Tiến độ công việc hoàn thành sớm

2 Bản vẽ đạt yêu cầu, có ý tưởng sáng tạo trong công việc và hoàn thành

trước thời hạn

Và từ đó có bảng so sánh:

Các điểm thưởng

% mục tiêu đạt được

2 80-100%

1 70-80%

0 60-70%

-1 50-60%

-2 <50%

Qua đó sẽ giúp cho người đánh giá và người được đánh giá hiểu rõ được các tiêu chí và mục tiêu cần đạt Tránh cho người đánh giá có xu hướng thiên kiến, cả

nể, nhân viên ở bộ phận này thì được đánh giá là vượt mức mong đợi trong khi nhân viên ở phòng khác lại bị đánh giá là đạt yêu cầu.

Kết luận:

Đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên là một trong những hoạt động quan trọng của quản trị nguồn nhân lực, bởi nó giúp cho công ty có cơ sở

để hoạch định, tuyển chọn, đào tạo và phát triển nhân viên Đây cũng là cơ sở để khen thưởng, động viên, khích lệ hoặc kỷ luật nhân viên… giúp cho ban lãnh đạo công ty trả lương, thưởng một cách công bằng.

Tuy nhiên, để việc đánh giá năng lực của nhân viên được thực hiện tốt mang lại kết quả cao cho cả nhân viên và công ty thì công ty cần xây dựng các chính sánh đánh giá, chính sách khen thưởng, phạt một cách công minh, rõ ràng và ngoài ra công ty cần phải có bảng phân tích, miêu tả công việc cụ thể.

TÀI LIỆU THAM KHẢO