Quy trình sửa chữa lớn thiết bị xe máy

Sửa chữa lớn thiết bị-xe-máy là những công việc đại tu các thiết bị công trình được qui định trong qui phạm quản lý kỹ thuật thi công, mà đai tu chính là sửa... Nguồn vốn SCL là chi phí

Quy Trình sửa chữa lớn thiết bị-xe-máy

MÔ TẢ QUY TRÌNH

Trên cương vị Tổng Giám đốc Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng & XNK Phục Hưng-Constrexim, là người trực tiếp chỉ đạo xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 của công ty áp dụng từ năm 2007 Sau khi được học tập, nghiên cứu môn Quản trị hoạt động, tôi nhân thấy Công ty còn có một số quy trình làm việc chưa được phù hợp và cần phải được cải tiến cho phù hợp Để áp

dụng những kiến thức đã được học tôi lựa chọn Quy trình Sửa chữa lớn thiết

bị xe máy để nghiên cứu.

Quy trình sửa chữa lớn thiết bị-xe-máy (SCL) là quy trình quy định sửa chữa lớn thiết bị xe máy của công ty mà trong báo cáo này đề cập Quy trình SCL được xây dựng nhằm hệ thống hóa và tăng cường cơ sở pháp lý trong công tác quản lý sửa chữa lớn thiết bị-xe-máy của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng & XNK Phục Hưng-Constrexim do Tổng Giám đốc phê duyệt Thiết bị-xe-máy sử dụng trong quá trình thi công được đánh giá bằng sự vận hành an toàn, ổn định với chất lượng tốt trong khi đó sự vận hành thiết bị-xe-máy phụ thuộc chủ yếu vào chất lượng đại tu SCL.Như vậy quy trình SCL là một bộ phận tác nghiệp quan trọng trong việc sản xuất kinh doanh trên các công trường đang thi công

Sửa chữa lớn thiết bị-xe-máy là những công việc đại tu các thiết bị công trình được qui định trong qui phạm quản lý kỹ thuật thi công, mà đai tu chính là sửa

và phòng ngừa sự cố, nhằm đảm bảo vận hành an toàn và kinh tế trong suốt thời gian giữa hai kỳ đại tu

Nguồn vốn SCL là chi phí SCL nằm trong giá thành sản phẩm hàng năm của Công ty, nguồn vốn SCL hàng năm chỉ có giá trị thực hiện trong năm tài chính

kế hoạch, hết năm nếu không sử dụng hết phải chuyển sang giảm giá thành sản phẩm, không được chuyển sang lợi nhuận, không được chuyển nguồn vốn SCL

từ năm này sang năm khác, công trình này sang công trình khác

Trường hợp công trình dở dang do yêu cầu kỹ thuật phức tạp, khối lượng lớn hoặc phát sinh khối lượng lớn dẫn đến kéo dài thời gian thi công, thì phải nghiệm thu, thanh toán khối lượng đã thực hiện trong năm kế hoạch, phần còn lại chuyển tiếp đưa vào kế hoạch năm sau Nguồn vốn SCL được áp dụng cho việc SCL các tài sản cố định trong dây chuyền sản xuất và phụ trợ đã được liệt

kê trong danh mục TSCĐ của Công ty, các tài sản cố định này được sửa chữa theo chu kỳ qui định trong danh mục SCL đã được Tổng Giám đốc Công ty phê duyệt

Nội dung và trình tự công việc đại tu

Khảo sát, đánh giá tình trạng và lập phương án, thiết kế kỹ thuật;

Tháo lắp kiểm tra, vệ sinh bảo dưỡng, sửa chữa phục hồi chi tiết thiết bị, thay thế những chi tiết bị hỏng;

Thí nghiệm, hiệu chỉnh, nghiệm thu, chạy thử và bảo hành

Chu kỳ Đại tu

Căn cứ vào kết quả kiểm tra định kỳ hoặc kết quả kiểm tra đột xuất cũng như qui định của Nhà chế tạo về chu kỳ thời gian vận hành để quyết định;

Trong những trường hợp phải rút ngắn hoặc kéo dài chu kỳ Đại tu, hoặc phải sửa chữa lớn đột xuất do thiết bị hư hỏng (thiên tai, sự cố) thì phải được Tổng Giám đốc phê duyệt

Thời gian và tiến độ đại tu

Thời gian sửa chữa trung bình là 30 ngày nhưng không được vượt quá 45 ngày, trong trường hợp sửa chữa phức tạp mà thời gian lớn hơn qui định thì trước khi thực hiện đại tu tổ máy, phải có văn bản báo cáo Tổng Giám đốc công ty phê duyệt

Tuỳ thuộc vào tình trạng kỹ thuật, khối lượng sửa chữa và tính cấp thiết mà lập thời gian, tiến độ sửa chữa phù hợp, đảm bảo phục vụ thi công

Lập kế hoạch sửa SCL.

Kế hoạch SCL hàng năm

Hàng năm căn cứ vào Chu kỳ SCL, kế hoạch SCL và yêu cầu sản xuất kinh doanh, Phòng Quản lý Vật tư thiết bị (QLVTTB) xem xét trình Tổng Giám đốc

để thông báo cho các đơn vị biết danh mục và tiến độ các thiết bị chính sẽ tới kỳ hạn SCL (thông báo trước cho các đơn vị);

Khi nhận được thông báo, phòng (QLVTTB) có trách nhiệm nghiên cứu, đề nghị bổ sung hiệu chỉnh cho phù hợp với tình trạng kỹ thuật hiện tại của thiết bị Đồng thời cùng các Đơn vị sản xuất rà soát, thống kê “danh mục” các thiết bị, công trình khác đã đến chu kỳ SCL để lập kế hoạch “danh mục SCL” báo cáo Ban Giám đốc và Tổng Giám đốc phê duyệt;

Khi có quyết định phê duyệt danh mục SCL, Phòng QLVTTB chủ trì cùng các Đơn vị sản xuất tiến hành việc khảo sát lập phương án kỹ thuật, khối lượng công việc, vật tư, tiến độ thực hiện, trình Tổng Giám đốc phê duyệt

Khi khảo sát lập phương án kỹ thuật, các Đơn vị cần rà soát đầy đủ các thiết bị-xe-máy đã tới thời hạn SCL hoặc trước thời hạn do hư hỏng của thiết bị, không thể chờ đến kỳ sửa chữa tiếp theo để hạn chế trình duyệt bổ xung danh mục SCL

Kế hoạch SCL điều chỉnh:

Trong quá trình thực hiện kế hoạch, do yêu cầu sản xuất phải điều chỉnh lại kế hoạch SCL cho phù hợp, phòng QLVTTB chủ trì cùng Phòng Tài chính kế toán

rà soát toàn bộ hạng mục SCL, nguồn vốn và chi phí đã thực hiện để dự kiến lập báo cáo gửi Tổng Giám đốc xin điều chỉnh

Tổ chức thực hiện sửa chữa lớn

Nhanh chóng triển khai công tác SCL theo thời gian và tiến độ đã được phê duyệt

Tổ chức mua sắm vật tư, phụ tùng, thiết bị phục vụ công tác SCL theo đúng qui định về quản lý, sử dụng và mua sắm vật tư thiết bị của Công ty đã ban hành Trong việc chuẩn bị vật tư, thiết bị cho sửa chữa, phòng QLVTTB cần kiểm tra danh mục trong kho để sử dụng vật tư sẵn có, nếu còn thiếu mới được mua, vật

tư thiết bị mua về nhập kho phải đúng theo kế hoạch, đúng chủng loại và tiêu chuẩn kỹ thuật được phê duyệt

Khi thực hiện SCL, đơn vị sửa chữa cần chấp hành nghiêm chỉnh các chế độ lệnh, phiếu công tác, qui trình thực hiện, biện pháp an toàn, yêu cầu kỹ thuật, thời hạn hoàn thành và định mức về nhân công, vật tư, ca máy trong sửa chữa lớn, đồng thời thống kê đầy đủ khối lượng công việc đã thực hiện và vật tư đã sử dụng để làm cơ sở quyết toá

Khi công việc SCL đã hoàn thành, vật tư thu hồi được Đơn vị sửa chữa bàn giao tại kho thì Phòng QLVTTB chủ trì cùng các Đơn vị liên quan thành lập Hội đồng kiểm tra, đánh giá số lượng và chất lượng vật tư thu hồi để làm thủ tục nhập kho và phục vụ cho công tác quyết toán.Thời gian thực hiện chậm nhất là

07 ngày khi công trình được nghiệm thu đưa vào vận hành

Đối với hạng mục SCL cần thuê ngoài, phải thực hiện đúng qui định về đấu thầu, chào giá canh tranh, hợp đồng kinh tế để đảm bảo cho công trình không vượt quá định mức và khả năng tài chính của Công ty

Nghiệm thu, thanh toán và bảo hành SCL

Việc nghiệm thu các thiết bị hoặc hạng mục công trình sau khi đại tu, sửa chữa đều phải chấp hành các qui định về “Nghiệm thu và bảo hành sửa chữa lớn tài sản cố định”

Khi có thông báo của Đơn vị sửa chữa là thiết bị đã hoàn thành thì căn cứ vào nhiệm vụ được giao, Đơn vị chủ quản phải tổ chức nghiệm thu ngay để đưa công trình, thiết bị vào vận hành trong thời hạn 07 ngày đối với công trình tự làm, 14 ngày đối với công trình thuê ngoài

Trong thời hạn trên, Đơn vị sửa chữa phải hoàn thành các biên bản nghiệm thu công trình và chuyển cho Phòng QLVTTB để kiểm tra và tập hợp thành 02 bộ biên bản nghiệm thu chuyển cho Phòng QLVTTB tổng hợp lập Hồ sơ nghiệm thu chuyển giao cho các đơn vị

Quyết toán SCL:

Việc quyết toán SCL chỉ được thực hiện khi có đầy đủ: Biên bản nghiệm thu kỹ thuật, biên bản nghiệm thu khối lượng, bản vẽ hoàn công, biên bản kiểm tra sửa chữa bảo dưỡng và hiệu chỉnh, biên bản thu hồi vật tư (nếu có) và biên bản đánh giá chất lượng thiết bị-xe-máy đạt tiêu chuẩn cho phép đưa vào sử dụng

Khi có đầy đủ các loại biên bản nghiệm thu đã quy định thì phòng Tài chính kế toán hoặc Phòng QLVTTV thực hiện quyết toán Thời gian tiến hành quyết toán

là 20 ngày(SCL tự làm) và 30 ngày(SCL thuê ngoài), hoàn thành quyết toán được tính từ ngày quyết toán được phê duyệt

ĐÁNH GIÁ MẶT YẾU

Về cơ bản thì quy trình này cũng đã được tập thể cán bộ công ty thảo luận, hiệu chỉnh và ban hành nhiều lần để phù hợp với thực tế Thường mỗi lần hiệu chỉnh ban hành lần sau thì khắc phục được nhược điểm và thiếu sót không lường trước những phát sinh trong quá trình thực hiện và điều đó lại phát sinh những điểm yếu mới trong công tác quản lý Hiện tại quy trình này vẫn còn một số nhược điểm sau:

-Kế hoạch SCL hàng năm thường lệch nhiều so với kế hoạch đề ra Nguyên nhân do thiết bị-xe-máy đang làm hoặc chưa làm của năm trước dồn sang năm sau, phát sinh sự cố bất thường làm cho quy trình bị rối loạn

-Chu kỳ đại tu quy định cho một số thiết bị con chung chung, chưa có danh mục quy định cho từng thiết bị điều chỉnh qua kinh nghiệm quản lý nhiều năm gây lãng phí tiền công, vật tư (thực tế nhiều thiết bị có thể kéo dài chu kỳ).Nguyên nhân là áp dụng máy móc sự tuân thủ quy trình kỹ thuật mà không căn cứ thực tế

-Thời gian và tiến độ đại tu quy định thường cao hơn thực tế, nguyên nhân do tính dự phòng và cẩn thận cao, đặt thời gian dài để đạt thành tích vượt tiến độ -Các mốc thời gian quy định trong năm từ việc lập, duyệt, đến việc thực hiện thường bị chậm gây lãng phí nhân công chờ đợi, thay đổi kế hoạch Nguyên nhân do sự phối hợp giữa các đơn vị không tốt (do tổ chức sản xuất)

-Việc tổ chức SCL chưa khoa học, bố trí nhân lực không hợp lý, lãng phí nhân công chờ đợi do chưa có đủ vật tư vật liệu, dụng cụ, máy thi công

-Việc nghiệm thu, bảo hành, quyết toán, đánh giá giá trị vật tư thu hồi và xử lý còn chậm và nhiều tồn đọng gây lãng phí vốn và ảnh hưởng đến hạch toán, báo cáo tài chính.Nguyên nhân do trình độ cán bộ, quy định trách nhiệm và thưởng phạt chưa tốt

CÁCH KHẮC PHỤC

Từ việc nhìn nhận những điểm yếu trên cần phải hiệu chỉnh ban hành lại quy chế SCL trong đó có phần quan trọng nhất là quy trình thực hiện SCL, nội dung cốt lõi của quy chế là quy trình thực hiện, vì thế cần biên soạn sao cho ngắn gọn,

dễ hiểu và có thể mô hình hóa bằng cách vẽ sơ đồ tác nghiệp thành khuôn mẫu bắt buộc phải tuân thủ tuyệt đối

-Để khắc phục sự sai lệch KH hàng năm so cần bổ xung quy định phải có chiến lược kinh doanh dài hạn, phải nhìn nhận tổng thể tình trạng thiết bị công trình để mức độ dự báo sai hỏng chính xác hơn

-Lập danh mục chu kỳ đại tu cho từng loại thiết bị công trình phải kết hợp cả quy trình kỹ thuật nghành và thực tế thiết bị tại chỗ theo từng năm căn cứ vào những ghi chép quá trình đại tu lần trước gần nhất

-Tăng cường sự phối hợp giữa các đơn vị bằng việc quy định thêm vào quy trình trách nhiệm của cá nhân và đơn vị

-Cần co lại thời gian tiến độ sát thực tế và tăng cường giám sát SCL, áp dụng nghiêm ngặt định mức SCL, tăng cường thưởng phạt đối với đơn vị được giao SCL

-Nâng cao chất lượng khảo sát hiện trạng máy móc thiết bị, Nâng cao trình độ

kỹ sư, cán bộ kỹ thuật bằng cách gửi tập huấn quản lý kỹ thuật trong ngành, tham quan học tập đơn vị bạn

-Tổ chức SCL khoa học, hợp lý; tăng cường trách nhiệm quản đốc phân xưởng sửa chữa trong việc phân công lao động tránh lãng phí nhân công chờ đợi

-Nâng cao trình độ cán bộ, chuyên viên kinh tế, kế hoạch, tài chính, tăng cường chế độ thưởng phạt đi đôi với giao trách nhiệm rõ ràng

2.Áp dụng môn học quản trị hoạt động.

*Nội dung áp dụng:

Đối với một công ty hoạt động trong lĩnh vực xây lắp thì sản phẩm đầu ra là các công trình, qua các nội dung đã học trong môn học quản trị hoạt động, có lẽ nội dung hệ thống sản xuất lean, TPS, JIT là có thể áp phù hợp cho lĩnh vực xây dựng vì các lý thuyết này đề cập nhiều đến cắt giảm chi phí không cần thiết, cắt giảm lãng phí do chờ đợi (JIT), giảm các yếu tố đầu vào mà đầu ra vẫn không thay đổi (Lean)

Trong lĩnh vực xây dựng, thực tế khi tổ chức thi công thì có vô số lãng phí nhân

nằm chờ do thời tiết bất thường, thay đổi thiết kế, vướng mặt bằng thi công hoặc chờ đợi công trình…Như vậy công ty phải tiếp tục nghiên cứu giảm lãng phí này

Do đặc điểm các công trình ở xa công ty cũng như ở xa trung tâm tỉnh, thành phố nên hiện nay do quản trị chưa tốt vẫn còn rất nhiều lãng phí vận chuyển, danh mục đầu xe phục vụ vận chuyển có tới hàng chục cái, như vậy chi phí đầu

tư xe lớn, chi phí xăng dầu, công tác phí lớn, một người đi công tác cũng phải điều 1 xe Ngoài ra các chi phí vận chuyển ngoài sản xuất cũng khá nhiều

Ngoài ra còn nhiều loại lãng phí khác như thời gian hội họp, tham dự hội nghi cấp trên, hội nghị địa phương, tham gia phong trào, các hội, quỹ từ thiện ủng hộ, chi phí tiếp khách….Tất cả các loại lãng phí trên đều có thể cắt giảm mà không ảnh hưởng đến sản sản xuất kinh doanh

Các nội dung về áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế về chất lượng ISO 9001-2000 là một trong những nội dung áp dụng phù hợp với lĩnh vực xây dựng và Công ty

Cổ phần Đầu tư Xây dựng & XNK Phục Hưng đã tiến hành áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001-2000

*Dự định áp dụng:

Hệ thống sản xuất just- in –time(JIT) sẽ được áp dụng trong việc cắt giảm các loại lãng phí do chờ đợi không cần thiết Giả sử giảm bớt biên chế thì khi có công trình thi công sẽ không đủ nhân công để làm, sẽ không kịp tiến độ Hiện

nhân lại ngồi chờ hoặc làm những việc khác Để áp dụng JIT phù hợp và hiệu quả có thể phải tổ chức lại sản xuất, thành lập xí nghiệp sửa chữa tự hạch toán

có con dấu riêng, có thể phải mở rộng địa bàn sửa chữa thuê ở nơi khác khi đó Công ty sẽ hợp đồng thuê SCL cũng như sửa chữa thường xuyên trọn gói Khó khăn nhất của xí nghiệp sửa chữa sẽ là vấn đề tìm việc làm cho công nhân Điều khó khăn này sẽ được giải quyết khi công ty thành lập công ty sửa chữa chung gom các loại thiết bị-xe-máy trong toàn mô hình và mở rộng ra ở các đơn vị khác làm được như vậy sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí nhân công chờ đợi Xây dựng tổ chức LEAN chủ yếu loại bỏ những hoạt động thừa không mang lại giá trị như những hoạt động hội họp quá mức, hoạt động đoàn thể quá mức, giao lưu tiếp khách, tăng chi phí đào tạo cán bộ nhân viên, đào tạo một người có thể làm được nhiều việc vì trong một công đoạn cần rất nhiều nghề khác nhau, nếu một người không biết nhiều việc thì phải tuyển rất nhiều người, khi đó chi phí tiền công tăng, hiệu suất sử dụng lao động thấp, sẽ lại diễn ra tình trạng lãng phí

do cờ đợi

Tuy nhiên các dự định và các giải pháp trên để đạt được thành công trong thực

tế còn phải mất nhiều thời gian trong việc nâng cao nhận thức CBCNV khi mà

họ có nguy cơ bị sa thải Trước hết công ty đang thực hiện việc cắt giảm tự nhiên và chỉ tuyển người có trình độ năng lực chuyên môn cao

Chi phí vận chuyển là một trong những lãng phí đáng kể, vận chuyển không hiệu quả (một chuyến xe vận chuyển một vài lô hàng giá trị chỉ hơn chi phí cho

chuyến xe một chút, một chuyến xe chỉ chở 1 chuyên viên đi công tác), để tránh lãng phí này phải thực hiện khoán cho người chạy vật tư, người đi công tác đi xe công cộng Đối với việc vận chuyển ngoài sản xuất có thể phải thắt chặt và thực hiện cho thuê dịch vụ

Công ty đang áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001-2000 và sẽ cải tiến thường xuyên để ngày càng tốt hơn

Với kiến thức được học môn quản trị hoạt động, còn nhiều nội dung có thể áp dụng vào việc cải thiện hiệu quả quản trị công ty, trong khuôn khổ báo cáo này chỉ có thể đề cập những nội dung quan trọng và thiết thực có tác dụng củng cố quản lý, giảm chi phí, tăng năng suất lao động