Phân tích quy trình mua hàng trong nước tại nhà máy chế tạo phụ tùng ô tô xe máy DETECH

Mục đích : Quy trình này đưa ra cách thức và các quy định về mua vật tư, phụ tùng trong nước phục vụ cho hoạt động sản xuất lắp ráp tại Nhà máy DETECH.. Do vậy Nhà máy có thể chủ động đà

PHÂN TÍCH QUY TRÌNH MUA HÀNG TRONG NƯỚC TẠI NHÀ MÁY

CHẾ TẠO PHỤ TÙNG Ô TÔ XE MÁY DETECH

I. Giới thiệu về doanh nghiệp nghiên cứu:

- Tên doanh nghiệp : Nhà máy chế tạo phụ tùng ô tô xe máy DETECH

- Địa chỉ: Khu Công nghiệp Phố Nối , Mỹ Hào, Hưng Yên

- Vốn điều lệ: 40.000.000.000 đồng

- Số lượng người lao động : 300 người

- Ngành nghề kinh doanh chính : Sản xuất và lắp ráp phụ tùng ô tô xe máy

II. Giới thiệu về quy trình tác nghiệp để phân tích: Phân tích quy trình

mua hàng trong nước, tại Nhà máy Chế tạo phụ tùng ô tô xe máy

DETECH.

1 Mục đích : Quy trình này đưa ra cách thức và các quy định về mua vật tư,

phụ tùng trong nước phục vụ cho hoạt động sản xuất lắp ráp tại Nhà máy DETECH

2 Phạm vi áp dụng: Áp dụng cho Phòng Vật tư kế hoạch, phòng kỹ thuật, kho

hàng trong hoạt động mua vật tư, thiết bị trong nước

3 Tài liệu liên quan :

- Hướng dẫn lựa chọn nhà cung cấp (HD-VT-01-01).

- Quy trình kiểm tra vật tư hàng hoá ( QT-KT-10)

4 Định nghĩa: không

5 Quy trình:

5.1 Sơ đồ quy trình

Người thực hiện Trỡnh tự cụng việc Tài liệu, biểu mẫu

liờn quan – diễn giải

Cỏn bộ phũng

vật tư

BM-VT-01-01

5.2.1

BM-VT-01-02

5.2.3

5.2.4

Phũng vật tư

Kho tổng

HD- VT-01-02 BM-VT-01-03

5.2.5

Phũng Kỹ thuật

QT – LR-10

5.2.6

Thủ kho

Thống kờ kho

Phiếu NK B.Bản giao hàng

5.2.7

Duyệt đơn hhàng

đặt hàng

Lập đơn hàng

Theo dừi đơn hàng

Kiểm tra

Nhập kho

Xỏc định nhu

cầu, lập đề nghị

mua vật tư

Phờ duyệt

+

+

-Xử lý

Phòng Vật tư

Phòng Kỹ thuật

BM-VT-01-08

5.2.8

5.2 Nội dung quy trình.

5.2.1 Đề nghị mua vật tư hàng hoá

- Căn cứ vào lượng hàng tồn kho

- Căn cứ vào kế hoạch sản xuất do phòng kinh doanh và bộ phận kế hoạch tính toán

- Căn cứ vào khả năng cung ứng hàng của nhà cung cấp

- Phòng Vật tư lập đề nghị mua hàng

5.2.2 Phê duyệt: Giám đốc xem xét và phê duyệt đề nghị mua vật tư

5.2.3 Liên hệ với nhà cung cấp, lập đơn hàng.

Trên cơ sở các nhà cung cấp truyền thống sẵn có hoặc các nhà cung cấp mới tự khai thác được, cán bộ vật tư liên hệ lấy báo giá, mẫu hàng (nếu là nhà cung cấp mới) , lập hợp đồng mua hàng hoặc đơn hàng trình giám đốc

5.2.4 Duyệt đơn hàng: Giám đốc xem xét và ký duyệt đơn hàng, hợp đồng mua

hàng

5.2.5 Theo dõi đơn hàng và việc giao hàng.

- Khi đơn hàng đã được gửi đi, cán bộ phòng vật tư có trách nhiệm liên hệ với nhà cung cấp đôn đốc việc thực hiện đơn hàng, đảm bảo hàng được giao đúng tiến độ; phối hợp với bộ phận kho sắp xếp thời gian nhập hàng một cách hợp lý

5.2.6 Kiểm tra.

Khi hàng được chuyển đến kho, phòng kỹ thuật (dựa vào các tiêu chuẩn kiểm tra

đã được quy định cho từng mặt hàng) có trách nhiệm kiểm tra từng mặt hàng cụ thể trước khi nhập kho

Đánh giá nhà cung

cấp

5.2.7 Nhập kho.

Căn cứ vào biên bản kiểm tra của phòng kỹ thuật (biên bản hàng kiểm tra đạt chất lượng), đơn đặt hàng, thống kê kho và thủ kho tiến hành làm các thủ tục nhập kho theo đúng quy trình nhập xuất vật tư hàng hoá

5.2.8 Đánh giá nhà cung cấp.

Cán bộ phòng vật tư phải thường xuyên theo dõi cập nhật thông tin của nhà cung cấp; 3 tháng một lần tiến hành đánh giá về chất lượng vật tư hàng hoá, giá cả, tiến độ giao hàng, thời gian sử lý thông tin do khách hàng phản hồi để lãnh đạo Nhà máy xem xét và ra quyết định có tiếp tục mua hàng hay tìm nhà cung cấp khác thay thế

III. Những bất cập của quy trình và đề xuất khắc phục.

Tôi nhận thấy quy trình mua hàng của Nhà máy còn một số bất cập cần khắc phục như sau:

1 Xác định nhu cầu vật tư cần mua (5.2.1):

Việc xác định vật tư cần mua và lập kế hoạch cho sản xuất hiện nay đang dựa vào bảng tính toán kế hoạch tiêu thụ sản phẩm do phòng kinh doanh lập căn cứ vào việc dự đoán nhu cầu thị trường cho từng loại sản phẩm Việc này rất rủi ro

và khó chính xác vì nhu cầu thị trường phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố cả chủ quan và khách quan Do vậy nhiều khi xảy ra tình trạng sản xuất thiếu so với nhu cầu của thị trường hoặc sản xuất dư thừa gây tồn kho, ứ đọng vốn thậm chí đôi khi phải huỷ sản phẩm do vòng đời sản phẩm ngắn hơn so với dự tính Tất cả các trường hợp trên đều gây thiệt hại lớn cho Nhà máy, ảnh hưởng đến kết quả sản xuất kinh doanh

Đề xuất biện pháp khắc phục:

Tất cả sản phẩm của Nhà máy hiện nay được tiêu thụ thông qua hệ thống đại lý độc quyền Do vậy Nhà máy có thể chủ động đàm phán với các đại lý của mình lên kế hoạch tiêu thụ sản phẩm và lập đơn đặt hàng để Nhà máy sản xuất và cung cấp sản phẩm dựa trên các đơn đặt hàng này Do tâm lý khách hàng thường

không muốn lập đơn đặt hàng gửi trước mà đợi khi nào cần mặt hàng nào mới đặt mua để tiết kiệm vốn , Nhà máy nên có chính sách khuyến khích việc đặt hàng trước bằng cách cho hưởng giá ưu đãi Khi thực hiện được điều này nhà máy sẽ chủ động được kế hoạch sản xuất và tiết kiệm được rất nhiều về lãng phí sản xuất thừa cũng như lãng phí tồn kho

2 Lập đơn hàng với nhà cung cấp mới (5.2.3).

Nhà máy hiện có một đội ngũ các nhà cung cấp truyền thống đã có quan hệ mua bán trong nhiều năm và luôn cung cấp những sản phẩm tương đối ổn định về chất lượng Song để có được nhiều sự lựa chọn và tăng tính cạnh tranh cả về giá

cả cũng như chất lượng, nhà máy cũng luôn tìm kiếm và mua hàng từ một số các nhà cung cấp mới Tuy nhiên việc quyết định mua hàng từ những nguồn mới này hiện chưa được xem xét và đánh giá nhà cung cấp một cách bài bản và chi tiết Việc quyết định nhiều khi được đưa ra sau khi xem mẫu hàng do khách hàng đem chào và Nhà máy quyết định đặt mua một lô để dùng thử Sự việc này nhiều khi xảy ra tình trạng hàng thực tế giao khác với hàng mẫu hoặc giống với hàng mẫu nhưng chất lượng không đồng đều Mặc dù số hàng không đạt được trả lại cho nhà cung cấp nhưng lại ảnh hưởng nghiêm trọng đến kế hoạch sản xuất của Nhà máy

Đề xuất biện pháp khắc phục:

Đối với các nhà cung cấp mới, phải tiến hành điều tra, đánh giá nhà cung cấp trước khi ký đặt hàng , không nên chỉ dựa trên sản phẩm mẫu hoặc các thông số

kỹ thuật do nhà cung cấp gửi đến Khi sử dụng sản phẩm của những nhà cung cấp này phải đánh dấu sản phẩm và theo dõi sát sao trong quá trình sử dụng

Câu 2 Áp dụng những kiến thức đã học vào thực tế doanh nghiệp, cách thức áp dụng.

Môn quản trị hoạt động là một môn khoa học quản lý rất hữu ích và dễ áp dụng vào thực tiễn Mọi doanh nghiệp dù là sản xuất hay dịch vụ đều có thể áp dụng được Làm việc trong một đơn vị sản xuất tôi nhận thấy có rất nhiều nội dung

hữu ích có thể áp dụng được tại doanh nghiệp tôi, tuy nhiên trước tiên tôi chọn

áp dụng phương pháp sản xuất Lean cho doanh nghiệp của mình

Vậy Phương pháp sản xuất Lean là gì?

Lean là triết lý sản xuất nhằm liên tục tìm kiếm và giải quyết các vấn đề trong sản xuất nhằm giảm tồn kho và tăng năng suất sản xuất Phương pháp sản xuất Lean là một phương pháp sản xuất được xem là mang lại hiệu quả nhất hiện nay,

nó còn được gọi là phương thức sản xuất Toyota (TPS), phương thức Just In Time (JIT) hay phương thức sản xuất không dự trữ (Zero Inventory)

Mục tiêu của phương pháp sản xuất Lean là hoàn toàn loại bỏ các lãng phí xảy

ra trong quá trình sản xuất từ đó cho phép cải thiện hệ thống sản xuất tối ưu, tinh gọn Với phương pháp sản xuất Lean, doanh nghiệp sản xuất có thể giảm chi phí sản xuất, tăng sản lượng đầu ra và rút ngắn thời gian sản xuất

Theo quan điểm truyền thống của Toyota và những người thực hành lean manufacturing, có những loại lãng phí chính bao gồm:

1 Sản xuất dư thừa: Tức sản xuất nhiều hơn hay quá sớm hơn những gì được

yêu cầu một cách không cần thiết

2 Khuyết tật: Bên cạnh các khuyết tật về mặt vật lý trực tiếp, khuyết tật cũng

bao gồm các sai sót về giấy tờ, cung cấp thông tin sai lệch về sản phẩm, giao hàng trễ, sản xuất sai quy cách, sử dụng quá nhiều nguyên vật liệu hay tạo ra phế phẩm không cần thiết

3 Dự trữ/ Tồn kho: Lãng phí về tồn kho nghĩa là dự trữ quá mức cần thiết về

nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm

4 Di chuyển: Sự di chuyển không tạo ra giá trị gia tăng cho sản phẩm.

5 Chờ đợi: Chờ đợi là thời gian công nhân hay máy móc nhàn rỗi bởi sự tắc

nghẽn hay luồng sản xuất trong xưởng thiếu hiệu quả

6 Thao tác: bất kỳ các chuyển động tay chân hay việc đi lại không cần thiết của

các công nhân không gắn liền với việc gia công sản phẩm

7 Gia công thừa: Tiến hành nhiều công việc gia công hơn mức khách hàng yêu

cầu dưới hình thức chất lượng hay công năng sản phẩm

8 Kiến thức rời rạc: Thông tin và kiến thức không có sẵn tại nơi hay vào lúc

cần đến

Triển khai áp dụng tại doanh nghiệp.

Để áp dụng hệ thống sản xuất Lean tại đơn vị mình, chúng tôi bước đầu sẽ triển khai các hoạt động sau:

 Nhận thức về Lean : Tiến hành huấn luyện nhân viên về các nguyên tắc của lean, đồng thời thuyết phục những người khác trong công ty về lợi ích của lean

 Thay đổi phương thức sản xuất : Trọng tâm của Lean manufacturing là Pull System ( Sản Xuất Kéo), trong đó luồng sản xuất trong nhà máy được điều tiết bởi yêu cầu từ công đoạn cuối quy trình “kéo” hoạt động của các công đoạn đầu quy trình, vốn trái ngược với hoạt động sản xuất hiện đang được áp dụng tại doanh nghiệp chúng tôi đó là hệ thống sản xuất đẩy ( hoạt động sản xuất được thúc đẩy từ đầu quy trình đến cuối quy trình dựa trên một lịch sản xuất định kỳ)

Để tránh gây gián đoạn sản xuất chúng tôi sẽ áp dụng phương thức sản xuất Pull này tại từng bộ phận một Khởi đầu là từ phân xưởng lắp ráp Để làm được việc này phòng kinh doanh sẽ điều chỉnh chính sách bán hàng, khuyến khích khách hàng đặt hàng để nhà máy sản xuất theo đơn (hiện tại khách hàng không đặt hàng trước nên nhà máy đang sản xuất dựa trên dự báo sản xuất nhằm sẵn sàng cung cấp cho khách hàng khi cần) Sau khi nhận được đơn đặt hàng từ khách hàng, phân xưởng lắp ráp sẽ tính toán nhu cầu vật tư và gửi cho các bộ phận liên quan Tương tự như vậy các phân xưởng và bộ phận khác cũng căn cứ nhu cầu của công đoạn sau thì mới tiến hành gia công nguyên liệu; làm sao để nguyên vật liệu hay bán thành phẩm được giao đúng số lượng, đúng thời điểm

và đúng chủng loại Làm được điều này sẽ giảm được rất nhiều lãng phí về sản xuất dư thừa và tồn kho mà hiện nay vẫn đang tồn tại ở Nhà máy chúng tôi

 Cải tiến liên tục (KaiZen):

Do Lean manufacturing đòi hỏi một cam kết cải tiến liên tục , nhờ đó công ty không ngừng tìm kiếm các hoạt động không tạo ra giá trị tăng thêm và cách thức

để loại bỏ chúng Trọng tâm của việc cải tiến chúng tôi sẽ nhắm vào việc xác định các nguyên nhân tiềm tàng của các hoạt động không tạo ra giá trị tăng thêm

và loại bỏ chúng bằng cách cải tiến quy trình sản xuất Cụ thể chúng tôi sẽ xây dựng một chương trình đề xuất cải tiến tích cực khuyến khích việc góp ý cải tiến

và thưởng cho các ý tưởng được áp dụng thành công

 Áp dụng phương pháp 5S

5S là một phương pháp nền tảng cho các hoạt động cải tiến tại doanh nghiệp, giúp chúng tôi tổ chức được nơi làm việc hiệu quả và giữ nơi đó một cách có tổ chức Cụ thể, chúng tôi sẽ thực hiện và duy trì các hoạt động sau :

+ Sàng lọc – những gì không dùng đến thì bỏ đi hoặc chuyển đi nơi khác

+ Sắp xếp – các công cụ dụng cụ được chuẩn bị và bố trí theo phương pháp + Sạch sẽ – làm sạch môi trường hàng ngày

+ Sẵn sàng – loại bỏ các biến động trong quá trình sản xuất

+ Săn sóc – duy trì công việc đã được thực hiện và nhận diện sự phát triển

Với 5S, tình trạng không ổn định và các lãng phí, bất hợp lý bị phơi bày và hiện

ra sớm hơn, nó giúp chúng tôi nhanh chóng có các hoạt động hiệu quả và giải quyết nhanh chóng các vấn đề đang phát sinh

 Sự tham gia của Lãnh đạo cao cấp

Cũng như bất kỳ dự án quan trọng nào khác về cải tiến quy trình, sự cam kết và

hỗ trợ của cấp lãnh đạo cao nhất là điều thiết yếu Chắc chắn sẽ nảy sinh nhiều vấn đề khi triển khai hệ thống lean và chúng tôi hiểu rằng các vấn để này chỉ có

thể được giải quyết khi ban Giám đốc toàn tâm toàn ý với việc triển khai thành công lean

Kết luận:

Qua môn học quản trị hoạt động tôi thực sự đã học được rất nhiều điều hữu ích

để áp dụng cho việc cải tiến và phát triển doanh nghiệp mình, đặc biệt là những kiến thức về quản lý sản xuất theo phương pháp Lean Được biết Lean manufacturing đang được áp dụng ngày càng rộng rãi tại các công ty hàng đầu trên thế giới , ngày càng nhiều các doanh nghiệp áp dụng sản xuất Lean ở nhiều lĩnh vực khác nhau Tôi tin tưởng với sự thành công của việc áp dụng Lean trong nhiều năm qua, cùngvới những kiến thức đã học được qua môn học này, việc áp dụng Lean sẽ đem lại cho doanh nghiệp chúng tôi những thay đổi to lớn góp phần vào sự phát triển của doanh nghiệp Xin chân thành cám ơn Chương trình và Thày giáo đã cung cấp cho chúng tôi những kiến thức quý giá này.

Hà nội, ngày 09 tháng 1 năm 2011

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Giáo trình Phát triển khả năng lãnh đạo của Đại học Griggs

2 http://WWW.leansigmavn.com