Phân tích quy trình mua hàng trong nước tại nhà máy chế tạo phụ tùng ô tô xe máy DETECH

PHÂN TÍCH QUY TRÌNH MUA HÀNG TRONG NƯỚC TẠI NHÀ MÁY CHẾ TẠO PHỤ TÙNG Ô TÔ XE MÁY DETECH I Giới thiệu doanh nghiệp nghiên cứu: - Tên doanh nghiệp : Nhà máy chế tạo phụ tùng ô tô xe máy DETECH - Địa chỉ: Khu Công nghiệp Phố Nối , Mỹ Hào, Hưng Yên - Vốn điều lệ: 40.000.000.000 đồng - Số lượng người lao động : 300 người - Ngành nghề kinh doanh : Sản xuất lắp ráp phụ tùng ô tô xe máy II Giới thiệu quy trình tác nghiệp để phân tích: Phân tích quy trình mua hàng nước, Nhà máy Chế tạo phụ tùng ô tô xe máy DETECH Mục đích : Quy trình đưa cách thức quy định mua vật tư, phụ tùng nước phục vụ cho hoạt động sản xuất lắp ráp Nhà máy DETECH Phạm vi áp dụng: Áp dụng cho Phòng Vật tư kế hoạch, phòng kỹ thuật, kho hàng hoạt động mua vật tư, thiết bị nước Tài liệu liên quan : - Hướng dẫn lựa chọn nhà cung cấp (HD-VT-01-01) - Quy trình kiểm tra vật tư hàng hố ( QT-KT-10) Định nghĩa: khơng Quy trình: 5.1 Sơ đồ quy trình Người thực Trình tự cơng việc Tài liệu, biểu mẫu liên quan – diễn giải Xác định nhu Cán phòng cầu, lập đề nghị vật tưmua vật tư BM-VT-01-01 5.2.1 - Giám đốc Phê duyệt 5.2.2 - Cán vật tư HD-VT-01-01 BM-VT-01-02 Lập đơn hàng + 5.2.3 Giám đốc + Duyệt đơn hhàng - BM- VT-01-04 5.2.4 đặt hàng HD- VT-01-02 Phũng vt tư BM-VT-01-03 Kho tổng Theo dõi đơn hàng 5.2.5 QT – LR-10 Kiểm tra Xử lý Phòng Kỹ thuật 5.2.6 Phiếu NK Thủ kho Thống kê kho Nhập kho B.Bản giao hàng 5.2.7 Phòng Vật tư BM-VT-01-08 Đánh giá nhà cung Phòng Kỹ thuật cấp 5.2.8 5.2 Nội dung quy trình 5.2.1 Đề nghị mua vật tư hàng hố - Căn vào lượng hàng tồn kho - Căn vào kế hoạch sản xuất phòng kinh doanh phận kế hoạch tính tốn - Căn vào khả cung ứng hàng nhà cung cấp - Phòng Vật tư lập đề nghị mua hàng 5.2.2 Phê duyệt: Giám đốc xem xét phê duyệt đề nghị mua vật tư 5.2.3 Liên hệ với nhà cung cấp, lập đơn hàng Trên sở nhà cung cấp truyền thống sẵn có nhà cung cấp tự khai thác được, cán vật tư liên hệ lấy báo giá, mẫu hàng (nếu nhà cung cấp mới) , lập hợp đồng mua hàng đơn hàng trình giám đốc 5.2.4 Duyệt đơn hàng: Giám đốc xem xét ký duyệt đơn hàng, hợp đồng mua hàng 5.2.5 Theo dõi đơn hàng việc giao hàng - Khi đơn hàng gửi đi, cán phịng vật tư có trách nhiệm liên hệ với nhà cung cấp đôn đốc việc thực đơn hàng, đảm bảo hàng giao tiến độ; phối hợp với phận kho xếp thời gian nhập hàng cách hợp lý 5.2.6 Kiểm tra Khi hàng chuyển đến kho, phòng kỹ thuật (dựa vào tiêu chuẩn kiểm tra quy định cho mặt hàng) có trách nhiệm kiểm tra mặt hàng cụ thể trước nhập kho 5.2.7 Nhập kho Căn vào biên kiểm tra phòng kỹ thuật (biên hàng kiểm tra đạt chất lượng), đơn đặt hàng, thống kê kho thủ kho tiến hành làm thủ tục nhập kho theo quy trình nhập xuất vật tư hàng hoá 5.2.8 Đánh giá nhà cung cấp Cán phòng vật tư phải thường xuyên theo dõi cập nhật thông tin nhà cung cấp; tháng lần tiến hành đánh giá chất lượng vật tư hàng hoá, giá cả, tiến độ giao hàng, thời gian sử lý thông tin khách hàng phản hồi để lãnh đạo Nhà máy xem xét định có tiếp tục mua hàng hay tìm nhà cung cấp khác thay III Những bất cập quy trình đề xuất khắc phục Tơi nhận thấy quy trình mua hàng Nhà máy số bất cập cần khắc phục sau: Xác định nhu cầu vật tư cần mua (5.2.1): Việc xác định vật tư cần mua lập kế hoạch cho sản xuất dựa vào bảng tính tốn kế hoạch tiêu thụ sản phẩm phịng kinh doanh lập vào việc dự đoán nhu cầu thị trường cho loại sản phẩm Việc rủi ro khó xác nhu cầu thị trường phụ thuộc vào nhiều yếu tố chủ quan khách quan Do nhiều xảy tình trạng sản xuất thiếu so với nhu cầu thị trường sản xuất dư thừa gây tồn kho, ứ đọng vốn chí đơi phải huỷ sản phẩm vòng đời sản phẩm ngắn so với dự tính Tất trường hợp gây thiệt hại lớn cho Nhà máy, ảnh hưởng đến kết sản xuất kinh doanh Đề xuất biện pháp khắc phục: Tất sản phẩm Nhà máy tiêu thụ thông qua hệ thống đại lý độc quyền Do Nhà máy chủ động đàm phán với đại lý lên kế hoạch tiêu thụ sản phẩm lập đơn đặt hàng để Nhà máy sản xuất cung cấp sản phẩm dựa đơn đặt hàng Do tâm lý khách hàng thường Lập đơn hàng với nhà cung cấp (5.2.3) Đề xuất biện pháp khắc phục: Câu Áp dụng kiến thức học vào thực tế doanh nghiệp, cách thức áp dụng hữu ích áp dụng doanh nghiệp tôi, nhiên trước tiên chọn áp dụng phương pháp sản xuất Lean cho doanh nghiệp Vậy Phương pháp sản xuất Lean gì? Lean triết lý sản xuất nhằm liên tục tìm kiếm giải vấn đề sản xuất nhằm giảm tồn kho tăng suất sản xuất Phương pháp sản xuất Lean phương pháp sản xuất xem mang lại hiệu nay, cịn gọi phương thức sản xuất Toyota (TPS), phương thức Just In Time (JIT) hay phương thức sản xuất không dự trữ (Zero Inventory) Mục tiêu phương pháp sản xuất Lean hồn tồn loại bỏ lãng phí xảy q trình sản xuất từ cho phép cải thiện hệ thống sản xuất tối ưu, tinh gọn Với phương pháp sản xuất Lean, doanh nghiệp sản xuất giảm chi phí sản xuất, tăng sản lượng đầu rút ngắn thời gian sản xuất Theo quan điểm truyền thống Toyota người thực hành lean manufacturing, có loại lãng phí bao gồm: Sản xuất dư thừa: Tức sản xuất nhiều hay sớm yêu cầu cách không cần thiết Khuyết tật: Bên cạnh khuyết tật mặt vật lý trực tiếp, khuyết tật bao gồm sai sót giấy tờ, cung cấp thông tin sai lệch sản phẩm, giao hàng trễ, sản xuất sai quy cách, sử dụng nhiều nguyên vật liệu hay tạo phế phẩm không cần thiết Dự trữ/ Tồn kho: Lãng phí tồn kho nghĩa dự trữ mức cần thiết nguyên vật liệu, bán thành phẩm thành phẩm Di chuyển: Sự di chuyển không tạo giá trị gia tăng cho sản phẩm Chờ đợi: Chờ đợi thời gian cơng nhân hay máy móc nhàn rỗi tắc nghẽn hay luồng sản xuất xưởng thiếu hiệu Thao tác: chuyển động tay chân hay việc lại không cần thiết công nhân không gắn liền với việc gia công sản phẩm 7 Gia công thừa: Tiến hành nhiều công việc gia công mức khách hàng yêu cầu hình thức chất lượng hay cơng sản phẩm Kiến thức rời rạc: Thông tin kiến thức khơng có sẵn nơi hay vào lúc cần đến Triển khai áp dụng doanh nghiệp Để áp dụng hệ thống sản xuất Lean đơn vị mình, bước đầu triển khai hoạt động sau:  Nhận thức Lean : Tiến hành huấn luyện nhân viên nguyên tắc lean, đồng thời thuyết phục người khác công ty lợi ích lean  Thay đổi phương thức sản xuất : Trọng tâm Lean manufacturing Pull System ( Sản Xuất Kéo), luồng sản xuất nhà máy điều tiết yêu cầu từ công đoạn cuối quy trình “kéo” hoạt động cơng đoạn đầu quy trình, vốn trái ngược với hoạt động sản xuất áp dụng doanh nghiệp chúng tơi hệ thống sản xuất đẩy ( hoạt động sản xuất thúc đẩy từ đầu quy trình đến cuối quy trình dựa lịch sản xuất định kỳ) Để tránh gây gián đoạn sản xuất áp dụng phương thức sản xuất Pull phận Khởi đầu từ phân xưởng lắp ráp Để làm việc phòng kinh doanh điều chỉnh sách bán hàng, khuyến khích khách hàng đặt hàng để nhà máy sản xuất theo đơn (hiện khách hàng không đặt hàng trước nên nhà máy sản xuất dựa dự báo sản xuất nhằm sẵn sàng cung cấp cho khách hàng cần) Sau nhận đơn đặt hàng từ khách hàng, phân xưởng lắp ráp tính tốn nhu cầu vật tư gửi cho phận liên quan Tương tự phân xưởng phận khác nhu cầu công đoạn sau tiến hành gia cơng ngun liệu; để nguyên vật liệu hay bán thành phẩm giao số lượng, thời điểm chủng loại Làm điều giảm nhiều lãng phí sản xuất dư thừa tồn kho mà tồn Nhà máy  Cải tiến liên tục (KaiZen): Do Lean manufacturing đòi hỏi cam kết cải tiến liên tục , nhờ cơng ty khơng ngừng tìm kiếm hoạt động không tạo giá trị tăng thêm cách thức để loại bỏ chúng Trọng tâm việc cải tiến nhắm vào việc xác định nguyên nhân tiềm tàng hoạt động không tạo giá trị tăng thêm loại bỏ chúng cách cải tiến quy trình sản xuất Cụ thể chúng tơi xây dựng chương trình đề xuất cải tiến tích cực khuyến khích việc góp ý cải tiến thưởng cho ý tưởng áp dụng thành công  Áp dụng phương pháp 5S 5S phương pháp tảng cho hoạt động cải tiến doanh nghiệp, giúp tổ chức nơi làm việc hiệu giữ nơi cách có tổ chức Cụ thể, chúng tơi thực trì hoạt động sau : + Sàng lọc – khơng dùng đến bỏ chuyển nơi khác + Sắp xếp – công cụ dụng cụ chuẩn bị bố trí theo phương pháp + Sạch – làm môi trường hàng ngày + Sẵn sàng – loại bỏ biến động trình sản xuất + Săn sóc – trì cơng việc thực nhận diện phát triển Với 5S, tình trạng khơng ổn định lãng phí, bất hợp lý bị phơi bày sớm hơn, giúp chúng tơi nhanh chóng có hoạt động hiệu giải nhanh chóng vấn đề phát sinh  Sự tham gia Lãnh đạo cao cấp Cũng dự án quan trọng khác cải tiến quy trình, cam kết hỗ trợ cấp lãnh đạo cao điều thiết yếu Chắc chắn nảy sinh nhiều vấn đề triển khai hệ thống lean hiểu vấn để giải ban Giám đốc toàn tâm toàn ý với việc triển khai thành công lean Kết luận: Qua môn học quản trị hoạt động thực học nhiều điều hữu ích để áp dụng cho việc cải tiến phát triển doanh nghiệp mình, đặc biệt kiến thức quản lý sản xuất theo phương pháp Lean Được biết Lean manufacturing áp dụng ngày rộng rãi công ty hàng đầu giới , ngày nhiều doanh nghiệp áp dụng sản xuất Lean nhiều lĩnh vực khác Tôi tin tưởng với thành công việc áp dụng Lean nhiều năm qua, cùngvới kiến thức học qua môn học này, việc áp dụng Lean đem lại cho doanh nghiệp chúng tơi thay đổi to lớn góp phần vào phát triển doanh nghiệp Xin chân thành cám ơn Chương trình Thày giáo cung cấp cho kiến thức quý giá Hà nội, ngày 09 tháng năm 2011 TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Phát triển khả lãnh đạo Đại học Griggs http://WWW.leansigmavn.com ... mua hàng hay tìm nhà cung cấp khác thay III Những bất cập quy trình đề xuất khắc phục Tơi nhận thấy quy trình mua hàng Nhà máy cịn số bất cập cần khắc phục sau: Xác định nhu cầu vật tư cần mua. .. đầu từ phân xưởng lắp ráp Để làm việc phòng kinh doanh điều chỉnh sách bán hàng, khuyến khích khách hàng đặt hàng để nhà máy sản xuất theo đơn (hiện khách hàng không đặt hàng trước nên nhà máy. .. duyệt đơn hàng, hợp đồng mua hàng 5.2.5 Theo dõi đơn hàng việc giao hàng - Khi đơn hàng gửi đi, cán phòng vật tư có trách nhiệm liên hệ với nhà cung cấp đơn đốc việc thực đơn hàng, đảm bảo hàng giao